Schnellstart neues Equinoxe-Webmail

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1 Schnellstart neues Equinoxe-Webmail Autor: Christian Reininger Datei: schnellstart_equinoxe_webmail.doc Datum: Version: v Seiten: 13

2 Inhalt Allgemein 1. Administratives 2. Technisches Webmail-Oberflaeche 3. Loginseite 4. Posteingang (INBOX) 5. lesen 6. schreiben 7. Ordnerleiste 8. Adressbuch 9. Ordner 10. Optionen Neue Funktionen 11. Suchen 12. Passwort ändern 13. Abwesenheitsnotiz Spam-Filter 14. Allgemein 15. Einstellungen 16. Weisse Liste/Schwarze Liste 17. persönlicher Filter

3 Allgemein 1. Administratives Nach Umstellung des Mail-Systems auf den neuen Server wird ein neues Webmail-Interface mit vielen neuen Funktionen für Sie bereitgestellt. Wenn Sie wie bisher lediglich per POP3/IMAP ihr Postfach abholen möchten, brauchen Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen - nach der Umstellung können Sie wie gewohnt auf ihr Postfach per POP3/IMAP mit den bestehenden Zugangsdaten zugreifen. Wenn Sie unseren neuen Spam-Filter verwenden möchten, richten Sie ihn bitte anhand der beschriebenen Einstellungen unter Punkt 14ff ein - sie müssen den Spam-Filter nur einmalig über Webmail einrichten, und können danach wie gewohnt einen -Client auf Ihrem Rechner verwenden, z.b. Outlook Express oder Mozilla Thunderbird. Anmerkung: Der Spam-Filter kann nur verwendet werden, wenn er über Webmail konfiguriert wurde! Wenn Sie Schwierigkeiten beim Webmail-Login haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support. 2. Technisches Webmail: Weiterleitung: https://darkgate.equinoxe.de/tools/squirrelmail/src/login.php Protokoll: POP3 oder IMAP (sichere Verbindung ist zu bevorzugen!) Servername: darkgate.equinoxe.de Benutzername: Ihre adresse Kennwort: Ihr Kennwort Mailboxgröße: Maximal 250 MB

4 Webmail-Oberfläche 3. Loginseite Als erstes müssen Sie sich an der Webmail-Applikation anmelden. Nach erfolgreichem Login landen Sie im Posteingang. 4. Posteingang (INBOX) Der Posteingang ist die Zentrale der Webmail-Applikation. Ungelesene Nachrichten werden in fetter, gelesene Nachrichten in normaler Schrift wiedergegeben. Zum Lesen einer Nachricht klicken Sie auf den Betreff der Nachricht. Wenn Sie mit einer oder mehreren Nachrichten eine Aktion durchführen möchten, wie z.b. Flag, ungelesen oder Löschen, dann müssen Sie die Nachrichten zuerst markieren (Haken in die Checkbox setzen), und dann die entsprechende Aktion auf der Aktionsleiste rechts auswählen. Wenn Sie eine oder mehrere Nachrichten Verschieben möchten, dann müssen Sie die Nachrichten zunächst markieren (Häckchen setzen), dann den Zielordner in der Drop-Down-Liste auswählen, und schliesslich auf Verschieben klicken, um die Aktion durchzuführen. Vorsicht: Nachdem Nachrichten verschoben wurden, merkt sich die Applikation den Zielordner - man sollte vor dem Verschieben immer überprüfen, ob der richtige Zielordner ausgewählt ist!

5 5. lesen In dem blau hinterlegten Bereich werden die relevanten Kopfdaten angezeigt. Unter Spam-Filter wird angezeigt, ob sich der Absender auf der schwarzen/weissen Liste befindet, bzw. man hat die Möglichkeit den Absender oder dessen Domain direkt auf die schwarze/weisse Liste zu setzen. Nähere Informationen zur schwarzen/weissen Liste und zum Spam-Filter S. Punkt 14ff Folgende Aktionen können hier ausgeführt werden: Nachrichtenliste - der Weg zurück in den entsprechenden Ordner bzw. Posteingang Löschen - die Nachricht löschen Vorherige/Nächste - in der Nachrichtenliste blättern Weiterleiten - Nachricht weiterleiten (s. schreiben Punkt 6) Als Anhang weiterleiten - das kann nützlich sein, wenn der Empfänger ein Attachment nicht öffnen kann, oder falls der Empfänger alle Kopfzeilen erhalten soll/muss. Antworten - dem Absender direkt antworten (s. schreiben Punkt 6) Allen Antworten - dem Absender Antworten, und alle anderen Adressen ins Cc:

6 6. schreiben Durch einen Klick auf den Menüpunkt Schreiben, auf den Aktionspunkt Antworten oder Weiterleiten landen Sie in diesem Dialog. Unter To, Cc, Bcc erkennen Sie das bekannte -Adresserierung-Schema. Wenn Sie mehrere Empfänger in einem Feld angeben möchten, trennen Sie diese bitte mit einem Komma. Folgende Aktionsschaltflächen stehen Ihnen zur Verfügung: Signatur - am Ende der Nachricht wird die Signatur aus ihren persönlichen Einstellungen angehängt Adressen - wechseln Sie ins Adressbuch, um die Empfänger auszuwählen Entwurf Speichern - speichert die bisher geschriebene im Ordner Drafts Compose HTML - wenn Sie einen Word -ähnlichen Editor verwenden möchten Browse.../Durchsuchen... (Browser- und Sprachabhängig) - Auswahl einer lokalen Datei zwecks Upload als Attachment - Um den Upload zu starten, drücken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen Senden - hiermit wird die fertige Nachricht gesendet und im Ordner Sent gespeichert.

7 7. Ordnerleiste Durch einen Klick auf einen Ordner auf der Ordnerleiste können Sie jederzeit auf den Nachrichtenindex (Nachrichtenliste) des jeweiligen Ordners springen: INBOX - Posteingang Drafts - Entwürfe Sent - gesendete Nachrichten Trash - Papierkorb Spam - als Spam erkannte Nachrichten landen automatisch hier * * erst wenn Spam-Filter aktiviert ist - nähere Informationen s. Spam-Filter Punkt 14ff 8. Adressbuch Unter dem Menüpunkt Adressbuch können Sie ihre -Kontakte pflegen. Adressen, die im Adressbuch eingetragen sind, können automatisch auf die weisse Liste gesetzt werden. Für nähere Informationen s. Spam-Filter Punkt 14ff 9. Ordner Unter dem Menüpunkt Ordner können Sie zusätzliche Ordner anlegen, umbenennen und löschen. Die Ordner INBOX, Drafts, Sent, Spam, Trash können nicht umbenannt oder gelöscht werden. Um einen selbsterstellten Ordner gegen umbenennen/löschen zu schützen, können Sie die Austragen/Eintragen-Funktion verwenden. Nach Änderung an Ordnern müssen Sie auf den Link Ordnerliste Aktualisieren klicken. Vorsicht: gelöschte Nachrichten und Ordner können durch uns nicht wiederhergestellt werden!

8 10. Optionen Unter dem Menüpunkt Optionen können Einstellungen vorgenommen werden. Persönliche Informationen hier können persönliche Informationen wie Name, -Adresse usw. angegeben werden. Voreinstellungen für Anzeige hier können Sie die Webmail-Applikation optisch anpassen. Hervorhebung von Nachrichten Sie können anhand von Suchmustern Nachrichten farblich hervorheben. Voreinstellungen für Ordner Diese Einstellungen verändern die Art, in der Ordner angezeigt und manipuliert werden. Indexreihenfolge Die Reihenfolge des Nachrichtenindex kann angepasst werden. Spam-Filter s. Punkt 14ff Nachrichtenfilter Nachrichten können anhand von Suchmustern in andere Ordner einsortiert werden. Passwort ändern s. Punkt 12 Abwesenheitsnotiz s. Punkt 13

9 Neue Funktionen 11. Suchen Unter dem Menüpunkt Suchen können Sie in einzelnen oder allen Nachrichten-Ordnern suchen, und zwar nach Absender (Von), Empfänger (An), Kopie-Empfänger (Cc), Betreff, im Nachrichtentext, oder in allen Feldern gleichzeitig (überall). Vorsicht: Wenn Ergebnisse in mehreren Ordner gefunden werden, wird für jeden Ordner ein eigener Nachrichtenindex angezeigt - dies kann etwas unübersichtlich werden - versuchen Sie deshalb möglichst nur in einem Ordner zu suchen. Je nach Größe der Inbox kann die Suche etwas Zeit in Anspruch nehmen. 12. Passwort ändern Mit dieser Funktion können Sie ihr Kennwort selbst ändern. Um Das Kennwort zu ändern, müssen Sie ihr altes Kennwort eingeben, sowie ein neues Kennwort zweimal übereinstimmend eingeben. 13. Abwesenheitsnotiz Hier können Sie eine Automatische Beantwortung ihrer Nachrichten einrichten oder löschen. Setzen Sie das Häkchen bei Auto-Reply Aktiv, geben Sie eine Auto-Reply Nachricht ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Vorsicht: Die eingehende Nachrichten werden im Posteingang vorgehalten. Sollte ihr Posteingang durch eine längere Abwesenheit die Maximalgröße übersteigen, werden keine neuen Nachrichten für ihr Postfach mehr angenommen!

10 Spam-Filter 14. Allgemein Bevor unser Mailserver eine -Nachricht annimmt, wird die Netzwerk-Adresse des Zustellers gegen eine sogenannte RBL-Liste geprüft - auf dieser Liste befinden sich mit gewisser Aktualität Spam-Absender, von denen auch viele andere Mailserver keine Nachrichten akzeptieren. Dies war bereits auf unserem alten Mailserver so, und wird auch auf dem neuen Mailserver nach dem gleichen Verfahren gehandhabt. Auf die RBL-Liste kann kein Einfluss genommen werden. Der vor- bzw. unkonfigurierte Spam-Filter nimmt grundsätzlich alle Nachrichten wie gewohnt an. Wenn Sie mit dieser Vorgehensweise zufrieden sind, brauchen Sie keine weiteren Einstellungen zu machen. Der neue Spam-Filter wird global durch uns konfiguriert - Sie haben aber dennoch ein paar Möglichkeiten, um auf die grundsätzlichen Einstellungen Einfluß zu nehmen. Wenn Sie mit der Filterung von Spam-Nachrichten einverstanden sind, müssen Sie Einstellungen in der Webmail-Applikation vornehmen. Sie haben die Möglichkeit einen persönlichen Spam-Filter zu pflegen. Hierfür müssen Sie den Filter selbst anlernen, und zwar sowohl mit unerwünschten Nachrichten (Spam), als auch mit erwünschten Nachrichten (non-spam bzw. Ham). Näheres s. Punkt Einstellungen Die Einstellungen für den Spam-Filter erreichen Sie unter Menüpunkt Optionen -> Spam-Filter.

11 Einstellungen (Fortsetzung) Die Voreinstellung des Spam-Filters ist immer wie folgt: Spam Score - Nicht Filtern Use Bayesian Filter - Ja (Häkchen gesetzt) Use SpamNet_v2 - Ja (Häkchen gesetzt) Filterauswahl - keinen Filter verwenden Auto-learn - Nein (Häkchen nicht gesetzt) Nach unserer Empfehlung sollten Sie folgende Einstellungen ändern, um weniger Spam zu erhalten: Spam Score Empfohlen Filterauswahl - globalen Filter verwenden Klicken Sie auf Einstellungen Speichern, um den Spam-Filter zu aktivieren. Vorsicht: Ab jetzt landen alle Nachrichten, die der Filter als Spam mit einem Punktwert (Spam Score) von 4 oder höher versieht, automatisch im Ordner Spam, und nicht im Posteingang. Der Ordner Spam ist über die Webmail-Applikation erreichbar, und kann hier wie jeder andere Ordner eingesehen werden. Wenn Sie in ihrem -Client IMAP anstelle von POP3 zum Abholen der Nachrichten verwenden, können Sie auf den Spam-Ordner direkt zugreifen. Keine Software der Welt kann zur Zeit mit 100% Sicherheit Spam-Nachrichten und nicht-spam- Nachrichten voneinander unterscheiden. Auch fallen den Spam-Versendern immer wieder neue Tricks ein, um die bestehende Spam- Software und Spam-Filter auszutricksen. Aus den vorgenannten Gründen kann es hin und wieder passieren, dass unerwünschte Nachrichten nicht als solche erkannt werden, und erwünschte Nachrichten fälschlicherweise als Spam erkannt werden (falsch positiv). Um falsch positiv getestete Nachrichten weitestgehend auszuschliessen, lohnt es sich, das Adressbuch und die weisse Liste (s. Punkt 16) zu pflegen. Um hartnäckige Spammer loszuwerden, wenn z.b. die Newsletteraustragung nicht klappt und die Absende-Adresse bzw. die Absende-Domain immer die gleiche ist, kann man die schwarze Liste verwenden (s. Punkt 16). Wird immer noch sehr viel Spam empfangen, kann das Trainieren und Verwenden eines persönlichen Filters (s. Punkt 17) Abhilfe schaffen. Ganz Wichtig: Im Spam-Ordner gelandete Nachrichten werden von unserem Mailserver automatisch nach 30 Tagen gelöscht!

12 16. Weisse Liste/Schwarze Liste Sie können -Absender auf eine weisse Liste setzen, damit Nachrichten dieser Absender den Spamfilter umgehen können. Gehen Sie wie folgt vor: Menüpunkt Optionen -> Spam-Filter, -Adresse eingeben, Whitelist From wählen, und die Schaltfläche Neue Adresse hinzufügen klicken oder lesen -> Absender Zulassen oder Absender-Domain Zulassen Sie können -Absender auf eine schwarze Liste setzen, damit Nachrichten dieser Absender direkt als Spam-Nachricht markiert werden und im Spam-Ordner landen. Gehen Sie wie folgt vor: Menüpunkt Optionen -> Spam-Filter, -Adresse eingeben, Blacklist From wählen, und die Schaltfläche Neue Adresse hinzufügen klicken oder lesen -> Absender verweigern oder Absender-Domain verweigern So funktionieren die verschiedenen Typen genau: Whitelist From Nachrichten von diesen Adressen werden nie als Spam markiert. Sie können den '*' Joker einsetzen, um eine grosse Anzahl von Adressen auf einmal zuzulassen, z.b. Whitelist From wird alle Nachrichten, die vorgeben von web.de zu sein, nicht als Spam markieren. Don't Whitelist From Diese Adresse wird von einem vorherigen 'Whitelist From' Eintrag ausgeschlossen, d.h. sie wird nicht automatisch zugelassen. Blacklist From Nachrichten von diesen Adressen werden immer als Spam markiert. Sie können den '*' Joker einsetzen, um eine grosse Anzahl von Adressen auf einmal zu verweigern, z.b. Blacklist From wird alle Nachrichten, die vorgeben von web.de zu sein, als Spam markieren. Don't Blacklist From Diese Adresse wird von einem vorherigen 'Blacklist From' Eintrag ausgeschlossen, d.h. sie wird nicht automatisch verweigert. Whitelist To Nachrichten an diese Adressen werden nie als Spam markiert. Dies ist nützlich, um Mailinglisten zuzulassen. Beispiel: Sie können alle Nachrichten einer Mailingliste zulassen, die an adressiert sind. Sie können den '*' Joker einsetzen, um beispielsweise alle Mailinglisten einer Versender-Domain zuzulassen: Sie können auch - wenn Sie ihr Adressbuch gepflegt haben - alle Einträge im Adressbuch auf die weisse Liste übertragen. Klicken Sie den Knopf Zulassen neben Alle Adressen aus dem Adressbuch zulassen.

13 17. persönlicher Filter Die Voreinstellung des Spam-Filters ist immer wie folgt: Spam Score - Nicht Filtern Use Bayesian Filter - Ja (Häkchen gesetzt) Use SpamNet_v2 - Ja (Häkchen gesetzt) Filterauswahl - keinen Filter verwenden Auto-learn - Nein (Häkchen nicht gesetzt) Um den persönlicher Filter zu verwenden, ändern Sie bitte folgende Punkte: Spam Score Empfohlen Filterauswahl - persönlichen Filter verwenden Auto-learn - Ja (Häkchen gesetzt) Von nun an sehen Sie in der unteren Zeile Bayes Filter Statistik ihre persönlichen Werte. Sobald Sie auf persönlichen Filter umgestellt haben, erscheinen (nach Klick auf neue s prüfen links oben) zwei neue Ordner: Die Lernordner Learn_spam und Learn_ham. Sie können über den Nachrichtenindex -Nachrichten in die Lern-Ordner verschieben. Ein Hintergrund-Dienst analysiert die Nachrichten regelmässig (ca. alle 15 Minuten), und verschiebt die Nachrichten danach in den Posteingang bzw. in den Spam-Ordner. Wenn Sie eine oder mehrere Nachrichten Verschieben möchten, dann müssen Sie die Nachrichten zunächst markieren (Häckchen setzen), dann den Zielordner in der Drop-Down-Liste auswählen, und schliesslich auf Verschieben klicken, um die Aktion durchzuführen. Vorsicht: Nachdem Nachrichten verschoben wurden, merkt sich die Applikation den Zielordner - man sollte vor dem Verschieben immer überprüfen, ob der richtige Zielordner ausgewählt ist! Der persönliche Filter kann erst dann Nachrichten erfolgreich filtern, sobald wenigstens 200 erwünschte (ham bzw. non-spam) Nachrichten, sowie 200 unerwünschte (spam) Nachrichten angelernt wurden.

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