FHS. Benutzerhandbuch

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1 FHS Benutzerhandbuch Stand:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Überblick Mail Wie verfasse ich eine Mail? Wie füge ich Anhänge an eine Mail? Wie kann ich eigene Ordner anlegen? Wie kann ich eine Signatur erstellen? Wie kann ich meine Mails filtern (Spam)? Wie kann ich eine Lesebestätigung anfordern? Wie kann ich eine Abwesenheitsnotiz aktivieren? Welche Empfängerlisten gibt es und wie kann ich sie verwenden? Ich finde eine nicht wieder, wo kann ich nach ihr suchen? Gibt es eine Begrenzung der Dateigröße für Anhänge? Wo sehe ich meinen verbrauchten Speicherplatz? Kann ich den Schriftverkehr mit einer Person geordnet anzeigen lassen? Kann ich das Lesefenster anders positionieren? Kann ich Entwürfe speichern? Wie kann man eine weitere Mailadresse (Persönlichkeit) hinzufügen? Wie kann ich Connect an den Terminals nutzen? Adressbuch Wie kann ich einen neuen Kontakt erstellen? Wie kann ich einen Kontakt bearbeiten? Wie können Verteilerlisten eingerichtet werden und wie bearbeite ich diese? Wie kann ich Kontakte per versenden? Wie kann ich meine Kontakte strukturieren? Kalender Wie erstelle ich Termine? Wie kann ich meinen Kalender Externen zur Verfügung stellen? Wie versende/akzeptiere ich Einladungen? Aufgaben Wo liegt der Unterschied zwischen Aufgaben und dem Kalender? Wie erstelle ich eine neue Aufgabenliste? Wie erstelle ich neue Aufgaben? Welche Aufgabendetails können eingestellt werden?

3 5.5 Wie funktioniert der Filter? Dateien Einstellungen Freigaben Ordner freigeben Freigaben annehmen Freigaben hinzufügen (Shared Folder, Kalender, Kontakte ) Konfigurationstipps für den Zimbra Desktop Client (Notebook-User) Allgemeines Mail Kalender Zimlets Handy-Synchronisation Konfiguration Export/Import Export Webclient/ZDC Import Webclient/ZDC

4 1. Überblick Sie können sich weltweit mit Connect verbinden. Dazu benötigen Sie nur einen Computer mit Internetzugang. Geben Sie folgende URL in die Adressleiste Ihres Browsers ein: https://webmail.fh-salzburg.ac.at oder https://login.fh-salzburg.ac.at Melden Sie sich nun wie gewohnt mit Ihrem Benutzernamen (fhsxxxxx) und Ihrem Passwort an. Der Mailabruf ist natürlich auch weiterhin via IMAP möglich und sofern vom Client unterstützt kann der Kalender mit caldav eingebunden werden. Für Mobiltelefone gibt es auch eine mobile Seite: connect.fh-salzburg.ac.at/zimbra/m Sollten Sie Informationen in dieser Schulungsunterlage vermissen, wird auf die deutsche Produkthilfe (zu finden unter Help Product Help ) verwiesen. 2. Mail 2.1 Wie verfasse ich eine Mail? Wählen Sie den Reiter aus Klicken Sie auf Neu Abbildung 1 - Mail verfassen Nun öffnet sich ein neuer Tab und Sie können Ihre schreiben. Tipps: o o o Autovervollständigung: es reicht, wenn Sie Vor- oder Nachname des Empfängers wissen (sofern er eine FH-Adresse hat). Unter Optionen können Sie einstellen, ob Sie die Mail als Plain Text (einfach nur Text) schreiben wollen oder lieber mit HTML formatieren (Schriftgröße, -farbe, etc. ändern). Für die Rechtschreibungsprüfung in Connect klicken Sie beim Verfassen einer Mail auf Rechtschreibprüfung. 4

5 2.2 Wie füge ich Anhänge an eine Mail? Beim Verfassen einer Mail klicken Sie auf Anhang hinzufügen Abbildung 2 Anhang hinzufügen Mit einem Klick auf Durchsuchen können Sie Anhänge hinzufügen, die sich auf Ihrem Computer befinden. Unter dem Reiter Dateien finden Sie solche Dateien, die Sie in Connect hochgeladen haben oder die andere für Sie freigegeben haben. Sie können auch Kontakte oder andere s als Anhang senden, wählen Sie dafür den jeweiligen Reiter aus. 2.3 Wie kann ich eigene Ordner anlegen? Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Menüpunkt Mail befinden Klicken Sie auf das Symbol Ordner hinzufügen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie sowohl Farbe, Name, als auch Ort des Ordners bestimmen können. Abbildung 3 - Ordner anlegen 5

6 2.4 Wie kann ich eine Signatur erstellen? Klicken Sie auf Einstellungen Mail Signaturen Hier können Sie Ihre persönliche Signatur erstellen. Dabei können folgende Einstellungen getroffen werden: o Als Plain-Text oder HTML formatieren (s. Abb. 4, Schaltfläche rechts oben) o Ihre Kontaktdetails als V-Card anhängen (der Mailempfänger kann diese mit nur einem Klick in sein Adressbuch einfügen) o Verschiedene Signaturen für Neue Mails oder das Antworten und Weiterleiten o Signaturen entweder über oder unter beigefügten Mails setzen Abbildung 4 - Signatur erstellen Urstein: Beispiel-Signaturen für die Mitarbeiter an den Standorten Urstein und Kuchl: Kuchl: -- FACHHOCHSCHULE SALZBURG GmbH Salzburg University of Applied Sciences Dr. Max Muster, MBA Studiengangsleiter BUT Bio- und Umwelttechnik Urstein Sued Puch/Salzburg Austria fon: +43 (0) fax: web: Gerichtsstand Salzburg FN166054y -- FACHHOCHSCHULE SALZBURG GmbH Salzburg University of Applied Sciences Dr. Markus Muster, Msc Studiengangsleiter BUT Bio- und Umwelttechnik Urstein Sued Puch/Salzburg Austria Standort Kuchl: Markt 136a, 5431 Kuchl fon: +43 (0) fax: web: Gerichtsstand Salzburg FN166054y 6

7 2.5 Wie kann ich meine Mails filtern (Spam)? Gehen Sie zu Einstellungen Mail Filter Klicken Sie auf Neuer Filter Abbildung 5 - Mailfilter erstellen Sie können nun einen Namen, sowie Bedingungen und darauffolgende Aktionen einstellen Tipps: o o Mit der Bedingung Von + entspricht genau + Mailadresse können Sie zum Beispiel Mails von einem bestimmten Absender gleich verwerfen oder in einen Ordner verschieben. Siehe Punkt 7, Abb. 29 in den Einstellungen können bestimmte Absender blockiert werden Beispiel für Spam-Filterliste: Abbildung 6 - Filterliste Beispiel Spam 7

8 2.6 Wie kann ich eine Lesebestätigung anfordern? Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Fenster zum Verfassen einer Mail befinden Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie Lesebestätigung anfordern aus, sodass ein Haken daneben erscheint (s. Abb. 7). Abbildung 7 Lesebestätigung 2.7 Wie kann ich eine Abwesenheitsnotiz aktivieren? In Connect ist es möglich, eine Abwesenheitsnotiz zu aktivieren, die über einen bestimmten Zeitraum hindurch auf alle eingehenden Mails als automatische Antwort gesendet wird. Gehen Sie zum Menüpunkt Einstellungen und dann auf Mail. In der Rubrik Mails empfangen finden Sie eine Checkbox Automatische Antwort senden: (s. Abb. 8) Hier können Sie Ihre Nachricht eingeben und darunter auch optional ein Beginn- und ein Enddatum. Abbildung 8 Abwesenheitsnotiz 8

9 2.8 Welche Empfängerlisten gibt es und wie kann ich sie verwenden? Jeder Studierende ist Mitglied in mindestens einer Mailingliste. Beispielsweise ist eine Studentin/ein Student aus dem Studiengang BWI Mitglied seiner Jahrgangs- Mailingliste Diese Liste wiederum ist Mitglied der Liste aller BWI Studenten und diese ist wiederum Mitglied von Wichtig: Diese Mailinglisten sind mit externen -Adressen nicht erreichbar! Stellungnahme der Österreichischen Fachhochschulkonferenz zum Versand von Massenmails innerhalb von Fachhochschulen. Stellungnahme FHK zu 107 TKG Des Weiteren wird sich jeder Benutzer ab 2012 freiwillig bei einer sog. Announcement Mailingliste anmelden können: uvm. 2.9 Ich finde eine nicht wieder, wo kann ich nach ihr suchen? Wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie suchen wollen Sie sehen diesen Ordner nun im Suchfeld (s. Abb. 9 Posteingang ist gewählt und im Suchfeld steht in: inbox ) und können den Suchbegriff rechts daneben schreiben. Tipp: o o Verfasste und noch nicht gesendete Mails werden automatisch im Ordner Entwürfe gespeichert. Sehen Sie auch im Ordner Spam nach, vielleicht ist sie aus Versehen dort gelandet. Mit einem Rechtsklick auf die Mail und Als kein Spam markieren wird sie in den Posteingang verschoben. Dasselbe funktioniert auch mit einem Klick auf die Schaltfläche Kein Spam. Abbildung 9 Suchfunktion 9

10 2.10 Gibt es eine Begrenzung der Dateigröße für Anhänge? Vom technischen Standpunkt betrachtet, kann der Anhang einer beliebig groß sein. Seitens der Anbieter werden jedoch Grenzen gesetzt, die sich einerseits über die maximal erlaubte Größe des Anhangs, anderseits natürlich aber auch durch die Größe bzw. den freien Speicherplatz der Mailbox definieren. Um sicherzustellen, dass Ihre Anhänge beim Empfänger auch ankommen, hier unsere Empfehlung: versenden Sie nur Anhänge bis maximal 6 MB. Sollten Sie Dateien in größerem Umfang zur Verfügung stellen wollen, kann Ihnen folgender FHS- Dienst weiterhelfen: Webspace: Sie können Datei(en) auf einen FTP-Server laden und dem Empfänger zum Abruf bereitstellen. Sie brauchen dem Empfänger dann nur den entsprechenden Link: zur Verfügung stellen (fhsxxxxx durch Ihre FHS- Kennung ersetzen). Siehe IS-Wiki 2.11 Wo sehe ich meinen verbrauchten Speicherplatz? Rechts oben sehen Sie Ihren Namen und darunter befindet sich ein dünner Strich. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, wird der verbrauchte Speicherplatz angezeigt (s. Abb. 10). Abbildung 10 Speicherplatz 2.12 Kann ich den Schriftverkehr mit einer Person geordnet anzeigen lassen? Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Menüpunkt Mail befinden Klicken Sie auf Anzeigen (s. Abb. 11) und wählen Sie entweder o Nach Unterhaltung, um die Mails in Unterhaltungen mit verschiedenen Personen gruppiert anzuzeigen, oder o Nach Mail, um die Mails alle einzeln anzuzeigen (Standardeinstellung) Abbildung 11 - Mails geordnet anzeigen 10

11 2.13 Kann ich das Lesefenster anders positionieren? Führen Sie dieselben Schritte durch, wie unter Punkt 2.12 und wählen Sie aus, ob Sie das Lesefenster unten oder rechts positionieren wollen, oder es ganz ausschalten wollen (s. Abb.11) Kann ich Entwürfe speichern? Verfasste und noch nicht gesendete Mails werden automatisch im Ordner Entwürfe gespeichert. Im Fenster zum Verfassen einer Mail können Sie mit einem Klick auf Entwurf speichern einen Mailentwurf auch manuell abspeichern Wie kann man eine weitere Mailadresse (Persönlichkeit) hinzufügen? Bei Connect hat man die Möglichkeit, unter Einstellungen Mail Accounts eine weitere Persönlichkeit hinzuzufügen, sofern man dazu berechtigt ist (s. Abb. 12). Gehen Sie auf Persönlichkeit hinzufügen Ändern Sie die Standardeinstellungen unter Persönlichkeitseinstellungen (Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass der richtige Account markiert ist, bevor Sie etwas ändern und vermeiden Sie Änderungen des Primär Accounts!) o Name der Persönlichkeit: <individuelle Beschreibung> o Von: <Anzeigenamen> o Daneben können Sie die Mail-Adresse auswählen, von der aus Sie senden möchten bzw. für welche Sie berechtigt sind, zu senden. Es kann manchmal erforderlich sein, dass Sie zuerst Punkt 8.3 Freigaben hinzufügen (Shared Folder, Kalender, Kontakte...) durchführen müssen, falls es sich um eine gemeinsame Mailadresse handelt. o Weiter haben Sie die Möglichkeit, dass Sie erhaltene Antworten in einen eigenen Ordner bekommen. Haken Sie dafür das Kästchen bei Antworten oder Weiterleiten von Mails in folgenden Ordnern an und wählen Sie beim Ordner-Button Ihren gewünschten Ordner aus. o Unter Signatur verwalten bzw. Einstellungen - Mail - Signaturen können Sie eine eigene Signatur für Ihre neue Persönlichkeit erstellen. (Siehe Punkt 2.4 Signatur erstellen) Speichern Sie Ihre Einstellungen Wenn Sie nun eine neue Mail verfassen, können Sie beim Von -Feld zwischen Ihren verschiedenen Persönlichkeiten wählen. 11

12 Abbildung 12 - Persönlichkeiten hinzufügen 2.16 Wie kann ich Connect an den Terminals nutzen? Nachdem Sie sich mit Ihrer FHS Kennung (fhsxxxxx) und Ihrem Passwort angemeldet haben wird Connect geladen. Bei dem Ladefenster klicken Sie bitte auf zur Standardversion (HTML) wechseln um Connect nutzen zu können. 3. Adressbuch Er werden im Adressbuch Ihre Kontakte und Mailempfänger angezeigt. Bei Zweitem finden Sie alle jene Personen, denen Sie in der Vergangenheit eine Mail gesendet haben. 3.1 Wie kann ich einen neuen Kontakt erstellen? Klicken Sie im Adressbuch auf Neu, oder auf Neu Kontakt Es öffnet sich eine Maske, in der Sie alle relevanten Daten eingeben können. Tipp: Rechts oben unter Speichern als können Sie auswählen, wie Sie Ihre Kontakte angezeigt haben wollen. (z. Bsp.: Nachname, Vorname oder Vorname Nachname) 3.2 Wie kann ich einen Kontakt bearbeiten? Klicken Sie im Adressbuch mit der rechten Maustaste auf den zu bearbeitenden Kontakt. Es öffnet sich wieder die selbe Maske, die Sie schon beim Erstellen des Kontaktes ausgefüllt haben und Sie können Ihre Änderungen vornehmen. 12

13 3.3 Wie können Verteilerlisten eingerichtet werden und wie bearbeite ich diese? Klicken Sie auf Neu Verteiler Es öffnet sich folgendes Eingabeformular (s. Abb. 13) Abbildung 13 - Verteilerlisten anlegen Sie können den Gruppennamen angeben und wo Sie diesen Verteiler speichern möchten (sofern Sie mehrere Ordner in Ihrem Adressbuch haben) Rechts können Sie einstellen, ob Sie die Gruppenmitglieder aus der Globalen Adressliste (alle FH-Adressen), Ihren Kontakten oder aus möglichen freigegebenen Kontakten auswählen möchten die jeweilige Liste wird dann angezeigt. Einen Kontakt zum Verteiler hinzufügen funktioniert durch o Doppelklick auf den Kontakt o Markieren (ev. auch mehrere) und Hinzufügen klicken o Manuelles Eintragen der adresse im entsprechenden Feld und Hinzufügen Nach dem Speichern Ihrer Liste finden Sie diese unter Adressbuch Kontakte. Dort kann sie mit einem Rechtsklick Gruppe bearbeiten wieder geändert werden. Tipp: Die Liste wird nun auch von der Autovervollständigung vorgeschlagen, wenn Sie sie als Mailempfänger (= Gruppenname) hinzufügen wollen. 3.4 Wie kann ich Kontakte per versenden? Wählen Sie im Adressbuch den/die zu versendenden Kontakt(e) aus und klicken Sie auf Weiterleiten. Es öffnet sich dann ein neuer Tab zum Verfassen einer Mail. ODER Wenn Sie schon dabei sind, eine Mail zu verfassen, können Sie auch über Anhang hinzufügen einen oder mehrere Kontakt(e) auswählen (siehe Punkt 2.2). 13

14 3.5 Wie kann ich meine Kontakte strukturieren? Sie können wie bei den s eine Art Ordnerstruktur anlegen, indem Sie neue Adressbücher anlegen (s. Abb. 14). Abbildung 14 - Kontakte strukturieren (1) ODER Sie können genau wie Ihre s auch Ihre Kontakte mit verschiedenen Tags versehen (s. Abb. 15). Markieren Sie dazu die gewünschten Einträge und wählen Sie im Kontextmenü Kontakt mit Tag versehen. Zwischen Tags für Mails und Tags für Kontakte wird nicht unterschieden. Abbildung 15 - Kontakte strukturieren (2) 14

15 4. Kalender 4.1 Wie erstelle ich Termine? Abbildung 16 - Termin erstellen (1) Den Menüpunkt Kalender auswählen Direkt auf Neu klicken oder auf den Pfeil neben Neu klicken und Termin auswählen (s. Abb. 16) Abbildung 17 - Termin erstellen (2) Betreff eintragen (notwendig) Teilnehmer eintragen (optional, ev. mehrere) Start- und Endzeit auswählen (Abb. 18: Grüner Strich = Startzeit, Roter Strich = Endzeit) Sobald der erste Teilnehmer eingetragen ist, erscheint eine Frei/Belegt-Ansicht. Daran können Sie erkennen, wann die Beteiligten Zeit haben. (siehe Abb. 18) 15

16 Abbildung 18 - Termin erstellen (3) Man kann sich mögliche Termine auch anzeigen lassen: o Geben Sie Teilnehmer an, wählen Sie den gewünschten Tag im Kalender aus und klicken Sie auf Vorschläge anzeigen für (s. Abb. 19). Abbildung 19 - Termin erstellen (4) o Nun sehen Sie die Frei-/Belegt-Zeiten auch in zusammengefasster Form ( 5 von 6 Teilnehmer sind zu dieser Uhrzeit verfügbar ) Mit einem Klick auf eine Zeile wird die entsprechende Uhrzeit als Startzeit für Ihren Termin ausgewählt. Abbildung 20 - Termin erstellen (5) 16

17 Sind Sie fertig, gibt es drei Möglichkeiten: o Speichern und Beenden (bei Termin ohne andere Teilnehmer) o Senden (Termin wird gespeichert und die Teilnehmer bekommen eine Einladung) o Speichern (Termin wird gespeichert, Teilnehmer aber noch nicht informiert) Hier kann ein Termin als öffentlich oder privat markiert werden. Abbildung 21 - Termin erstellen (6) Für die Schnelleingabe eines Termins (s. Abb. 21) einfach unter dem Menüpunkt Kalender einen Tag auswählen und doppelklicken. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eigene Termine eintragen können. Klickt man auf den Button Mehr Details, kommt man auf die Termin-Seite (s. Abb. 17). 4.2 Wie kann ich meinen Kalender Externen zur Verfügung stellen? Abbildung 22 - Kalender freigeben (1) Menüpunkt Kalender auswählen Rechtsklick auf den freizugebenden Kalender Kalender freigeben 17

18 Abbildung 23 - Kalender freigeben (2) Externe Nutzer auswählen Mailadresse der Person eingeben, die den Kalender sehen soll Passwort wählen, welches o.g. Person eingeben muss, um den Kalender zu sehen Nun bekommt diese Person eine , die einen Link enthält. Klickt sie den Link an, wird sie aufgefordert, das zuvor gewählte Passwort einzugeben, um Einsicht auf den Kalender zu haben. 4.3 Wie versende/akzeptiere ich Einladungen? Einladungen zu Terminen werden versandt, indem man die gewünschten Teilnehmer für einen Termin einträgt (siehe 4.1 Wie erstelle ich Termine? ) und dann auf Senden klickt. Folgende Einstellung erleichtert das Annehmen bzw. Eintragen von Einladungen: Menüpunkt Einstellungen Kalender Haken bei Empfangene Termine automatisch in Kalender einfügen (ist standardmäßig aktiviert). Einladungen akzeptieren: mit der Einladung öffnen Klicken Sie auf Vorläufig, Annehmen oder Ablehnen Mit einem Klick auf Neue Uhrzeit vorschlagen, kann dem Organisator eine andere Uhrzeit vorgeschlagen werden. Dieser kann dann entweder annehmen oder ablehnen. 18

19 5. Aufgaben 5.1 Wo liegt der Unterschied zwischen Aufgaben und dem Kalender? Unter dem Reiter Aufgaben können Sie Listen anlegen, in denen Sie Tätigkeiten bis zur Fertigstellung verwalten können. Für alle Aufgaben können Prioritäten vergeben werden und anhand der Spalte % beendet kann man den Fortschritt bis zur Fertigstellung verfolgen. 5.2 Wie erstelle ich eine neue Aufgabenliste? Klicken Sie in der Registerkarte Aufgaben auf Neue Aufgabenliste erstellen (s. Abb. 24). Sie können der Liste nun einen Namen und eine Farbe zuweisen Abbildung 24 - Aufgabenliste erstellen 5.3 Wie erstelle ich neue Aufgaben? Klicken Sie in der Registerkarte Aufgaben auf Neu Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Details zu Ihrer Aufgabe eingeben können (s. Abb. 25). Abbildung 25 - Aufgabe erstellen (1) Tipp: Für das schnelle Erstellen einer Aufgabe klicken Sie in das Feld, in dem steht Klicken Sie hier, um eine neue Aufgabe zu erstellen (s. Abb. 26). In dem nun angezeigten Textfeld können Sie die Bezeichnung der Aufgabe eingeben und sie mit abspeichern, indem Sie die Entertaste drücken. 19

20 Abbildung 26 - Aufgabe erstellen (2) 5.4 Welche Aufgabendetails können eingestellt werden? Wenn Sie unter Verwendung der Schaltfläche Neu eine Aufgabe erstellen oder eine vorhandene Aufgabe auswählen und auf Bearbeiten klicken, öffnet sich ein neues Fenster (s. Abb. 25) und Sie können Details hinzufügen: Priorität Aufgabenliste (In welcher Liste soll die Aufgabe stehen? Auswahl über Drop-Down-Menü) Status Anfangs- und Fälligkeitsdatum Erinnerung o Tipp: Mit einem Klick auf Konfigurieren können Sie Mailbenachrichtigungen einstellen. 5.5 Wie funktioniert der Filter? Mithilfe des Filters können Aufgaben nach ihrem jeweiligen Status geordnet werden. Klicken Sie dazu im Menüpunkt Aufgaben auf Filtern nach. Abbildung 27 - Aufgaben filtern 20

21 6. Dateien In Connect ist es möglich, Dateien hochzuladen. Das funktioniert, indem Sie den Menüpunkt Dateien auswählen und auf Datei hochladen klicken (s. Abb. 28). Abbildung 28 - Dateien (1) Wenn Sie eine Datei markieren, können Sie sie auch wieder herunterladen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Herunterladen. Sie können eine Datei auch bearbeiten, löschen oder an Jemanden senden. Das Senden funktioniert folgendermaßen: Wählen Sie eine Datei aus Klicken Sie auf Senden Wählen Sie Als Anhang senden Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie eine neue Mail verfassen können und der Anhang wurde bereits hinzugefügt. Alternativ zu Als Anhang senden kann auch Link(s) senden gewählt werden, allerdings muss der Ordner, in dem sich die Datei befindet, für den Empfänger des Links schon freigegeben sein. Mehr dazu siehe unter Punkt 8 Freigaben. Wie auch im Kapitel 2 Mail schon beschrieben, können Sie sich auch hier unter Anzeigen aussuchen, wo der Vorschaubereich angezeigt werden soll (unten, rechts oder gar nicht). 21

22 7. Einstellungen Hier finden Sie einen Überblick über die Einstellungsmöglichkeiten. Für mehr Informationen verwenden Sie bitte die deutsche Produkthilfe (zu finden unter Help Product Help ). Allgemein o Mit welcher Ansicht möchten Sie sich anmelden (HTML oder Ajax) o Sprache und Zeitzone Mail o Abfrageintervall bestimmen o Mailvorschau ja oder nein? o Bilder automatisch anzeigen ja oder nein? o Was soll passieren wenn eine Mail eingeht? o Benachrichtigung an eine andere Adresse, wenn eine Mail eingeht o Automatische Antwort (siehe Abwesenheitsnotiz, Punkt 2.7) o Lesebestätigung (siehe Lesebestätigung, Punkt 2.6) o Optionen für Spam Mail Mails von bestimmten Adressen blockieren (s. Abb. 29) Abbildung 29 - Spam o Verfassen: Als Plain Text oder HTML (s. Punkt 2.1) Schriftgröße, -art und -farbe ändern Entwürfe automatisch speichern, Kopie im Ordner Gesendet speichern Wie soll das Antworten/Weiterleiten aussehen o Signaturen: siehe Punkt 2.4 o Accounts: Antwortadresse einstellen (z.b. eine private Adresse) Andere Accounts hinzufügen o Filter: siehe Punkt 2.5 o Vertrauenswürdige Adressen Adressbuch 22

23 Kalender o Ansicht o Wochenbeginn o Einladungen weiterleiten: Wenn Sie Ihre Einladungen an eine andere Adresse geschickt bekommen möchten. (s. Abb. 30) Abbildung 30 - Einladungen umleiten o o o o o Erinnerungen Arbeitszeiten Schnelleingabe von Terminen verwenden Berechtigungen für andere User vergeben Apple ical Freigaben: Übersicht über angenommene Freigaben und freigegebene Objekte. Mehr dazu finden Sie unter Punkt 8. Benachrichtigungen: Sie können eine Mail-Adresse angeben, um informiert zu werden, wenn Sie eine neue an die FHS-Mail-Adresse erhalten haben. Importieren/Exportieren: siehe Punkt 11. Tastenkürzel: Sie finden hier alle Tastenkürzel für Connect, diese stehen auch in den Menüs immer neben der ausführbaren Aktion. 23

24 8. Freigaben 8.1 Ordner freigeben Um verschiedene Ordner (Mailordner, Adressbuch, Kalender ) freizugeben, gibt es zwei Möglichkeiten: Im jeweiligen Menüpunkt (Mail, Kalender, Dateien, ) den gewünschten Ordner mit der rechten Maustaste anklicken und Ordner freigeben oder auch beispielsweise Kalender freigeben wählen. ODER Einstellungen Freigaben am unteren Ende der Seite gewünschten Ordner auswählen Egal für welche Möglichkeit Sie sich entscheiden, es erscheint folgendes Fenster: Hier können Sie verschiedene Rollen vergeben private Termine mit freigeben zwischen verschiedenen Benachrichtigungen wählen Abbildung 31 - Freigaben (1) Der Unterschied zwischen den Rollen Manager und Admin ist, dass der Admin den betreffenden Ordner oder Kalender auch verwalten darf. 24

25 8.2 Freigaben annehmen Abbildung 32 - Freigaben (2) Wenn Sie von einem anderen Benutzer eine Freigabe bekommen, erhalten Sie eine - Benachrichtigung und können die Freigabe entweder akzeptieren oder ablehnen. Wenn Sie diese akzeptieren, öffnet sich ein Fenster (s. Abb. 32) und Sie sehen die Rolle, die Ihnen zugewiesen wurde. Sie können nun den Ordner umbenennen und auch die Farbe ändern. 8.3 Freigaben hinzufügen (Shared Folder, Kalender, Kontakte ) Um eine Freigabe hinzuzufügen gehen Sie auf Freigabe suchen (siehe Abb. 33) Abbildung 33 - Freigaben (3) 25

26 Geben Sie bei Freigabe suchen den Namen der Freigabe ein. Dieser wird wie bei den Mail- Adressen automatisch vervollständigt. Unter Einschließen haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob es sich um eine Mail- Freigabe, Kalender-Freigabe etc. handelt. Es empfiehlt sich, Alle Anwendungen auszuwählen und anschließend auf Suchen zu klicken, um zu erfahren, welche Ordner zur Verfügung stehen. Abbildung 34 - Freigaben (4) Wenn Sie Ihre gewünschten Ordner angehakt haben, klicken Sie auf Hinzufügen. Aktualisieren Sie Connect mit der Taste F5 bzw. starten Sie Connect neu, um die Änderungen zu übernehmen. Hinweis: Unter Einstellungen - Freigaben sehen Sie alle freigegebenen Ordner, die Sie angenommen haben. Des Weiteren sehen sie auch die von Ihnen freigegebenen Ordner und eventuelle noch nicht angenommene Ordner. 26

27 9. Konfigurationstipps für den Zimbra Desktop Client (Notebook- User) Im Gegensatz zum Zimbra Web Client übernimmt der Zimbra Desktop Client (ZDC) nicht alle serverseitig vorkonfigurierten Einstellungen automatisch. Deshalb finden Sie hier eine Zusammenstellung nützlicher Hinweise zur Erstkonfiguration, die vom Benutzer selbst durchzuführen ist. 9.1 Allgemeines Anpassung der Anzeigesprache: Nach der Installation ist zunächst die englische Sprachversion aktiv. Sie können dies unter Preferences/Login Options/Language ändern. Klicken Sie auf Save um die Einstellungen zu speichern. Das Programm startet dann neu. Abbildung 35 - ZDC Allgemein Zimbra Desktop Client als Standard-Mailclient festlegen: Aktivieren Sie dazu die Checkbox bei Sonstiges/Standardeinstellungen für das System. Nur wenn diese Option eingeschaltet ist, ist die Nutzung von Komfortfunktionen wie Senden an empfänger aus dem Windows-Explorer-Kontextmenü möglich. Papierkorb in Suche einbeziehen: Um bei einer Suche nach Mails automatisch auch den Papierkorb durchsuchen zu lassen, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox bei Suchvorgänge/Sucheinstellungen. 27

28 Abbildung 36 - ZDC Einstellungen 9.2 Mail Benachrichtigung bei Maileingang: Die Art der Benachrichtigung beim Eingang neuer Mail konfigurieren Sie unter Alle Accounts/Mail bei Mails empfangen. Bilder in HTML-Mails automatisch anzeigen: Auch diese Option lässt sich hier unter Mails anzeigen/bilder konfigurieren Abbildung 37 - ZDC Mail (1) 28

29 Standard-Mailformat festlegen (Plain-Text/HTML): Unter Alle Accounts/Verfassen können Sie das Format festlegen, in dem Ihre Mails standardmäßig erstellt werden: Plain-Text oder HTML. Wenn Sie HTML wählen, können Sie zum Beispiel Schriftgröße, -art und farbe ändern, Aufzählungspunkte machen, etc. Mailformat festlegen (Plain-Text/HTML), welches beim Weiterleiten/Antworten verwendet wird: Ist die Option Im Format der ursprünglichen Mail antworten/weiterleiten aktiviert, werden Mails in dem Format weitergeleitet/beantwortet, in dem auch die Originalnachricht verfasst ist. Verwendung von > bei Mailweiterleitungen und -antworten: Auch die bereits aus Thunderbird gewohnte Verwendung des Prefix > bei zitierten Mailpassagen in Weiterleitungen oder Antworten lässt sich hier einstellen. Abbildung 38 - ZDC Mail (2) 9.3 Kalender Montag als Beginn der Arbeitswoche festlegen Unter Alle Accounts/Kalender können Sie den Beginn der Arbeitswochenansicht des Kalenders auf Montag umstellen. Auch die Kalenderwoche lässt sich hier in die Kalenderanzeige einblenden. 29

30 Erinnerungen einstellen und Erinnerungszeitpunkt festlegen Die Art der Erinnerung lässt sich ebenfalls unter Alle Accounts/Kalender/Erinnerungen anzeigen einstellen. Der Erinnerungszeitpunkt kann auf beispielsweise 15 Minuten vorher gesetzt werden. Abbildung 39 - ZDC Kalender 9.4 Zimlets WICHTIG: Ausblenden der Registerkarte Sozial Das Zimlet Sozial wird von uns nicht unterstützt. Um es auszublenden, deaktivieren Sie die zugehörige Checkbox unter Alle Accounts/Zimlets/Zimbra Sozial. 30

31 10. Handy-Synchronisation Hinweis: Alle Mobilgeräte von Mitarbeitern der Fachhochschule Salzburg, die ActiveSync als Zugriffsmethode auf Connect nutzen, unterliegen - unabhängig davon ob es sich dabei um ein privates oder ein von der FH Salzburg zur Verfügung gestelltes Gerät handelt - den von der Abteilung Information Services festgelegten Sicherheitsrichtlinien für mobile Geräte. Bei allen Betriebssystemen muss für die Synchronisation Microsoft Exchange, bzw. Exchange Active Sync genutzt werden Konfiguration Einstellungen: o -Adresse: FH-Mailadresse o Benutzername: fhsxxxxx o Passwort o Domäne: fh-salzburg.ac.at o Server-URL: connect.fh-salzburg.ac.at o Beschreibung: FHS o SSL verwenden Eine detailliertere Beschreibung für aktuelle iphone und Android Mobiltelefone finden Sie im IS-Wiki unter Connect. (siehe IS-Wiki) 31

32 11. Export/Import 11.1 Export Webclient/ZDC Um Kalender, Kontakte und sämtliche andere Account-Daten zu exportieren, gehen Sie zu Einstellungen Importieren/Exportieren. Hier können in den erweiterten Einstellungen noch genauere Angaben über die zu exportierenden Ordner in einem bestimmten Zeitraum getroffen werden (siehe Abbildung 40). Abbildung 40 - Export/Import (1) Man sieht in hellgrauer Schrift den Hinweis, dass alle Daten in das Format.tgz exportiert werden. Dies kann beispielsweise mit WinRAR geöffnet werden. 32

33 11.2 Import Webclient/ZDC Selbiges funktioniert natürlich auch auf umgekehrtem Weg. Hat man ein.tgz File, kann man dieses mittels der Import-Funktion in den Webclient bzw. den ZDC laden. Natürlich funktioniert das auch mit ical-files für das Hinzufügen von externen Kalendern. Dazu klicken Sie auf Durchsuchen (s. Abb. 41) und wählen die gewünschte Datei aus. Nun haben Sie wieder mehrere Optionen, die Sie unbedingt beachten sollten: Abbildung 41 - Export/Import (2) Ignorieren: Alle Daten aus dem Backup werden eingespielt. Sind Daten bereits vorhanden, werden Duplikate erzeugt. Ändern: Alle Daten aus dem Backup werden eingespielt, bereits vorhandene Daten werden auf den Stand des Backups gebracht. Ersetzen: Vorhandene Datenversionen werden durch diejenige des Backups ersetzt. Daten, die nach der Erstellung des Backups erstellt wurden, bleiben erhalten Zurücksetzen: Alle Daten werden gelöscht, und durch den Datenstand des Backups ersetzt. WICHTIG: Dies ist die einzige Option, bei der keine Duplikate entstehen. 33

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Handbuch Groupware - Mailserver Handbuch Inhaltsverzeichnis 1. Einführung...3 2. Ordnerliste...3 2.1 E-Mail...3 2.2 Kalender...3 2.3 Kontakte...3 2.4 Dokumente...3 2.5 Aufgaben...3 2.6 Notizen...3 2.7 Gelöschte Objekte...3 3. Menüleiste...4

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