WhitePAPER. Anti-Spam und Archivierung Zeitgemäßes -Management

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1 WhitePAPER Anti-Spam und Archivierung Zeitgemäßes -Management

2 Inhalt 1. Vorwort Andreas Dannenberg, Geschäftsführer REDDOXX GmbH Seite 2 2. REDDOXX Ihr kompetenter Partner für -Archivierung und Management Seite Kommunikationsmedium Nummer Eins Seite 3 4. Spam: Altbekannte Muster Seite 3 5. Die Herausforderung für Unternehmen Seite 4 6. Spamfilter: Verschiedene technologische Ansätze Seite 4 7. Ein kombinierter Ansatz: REDDOXX Spamfinder Seite 5 8. Leistungsstarkes Duo: Anti-Spam und -Archivierung Seite 6 9. Fazit Seite 7 Anti-Spam und Archivierung: Zeitgemäßes -Management Liebe Leserin, lieber Leser, haben Sie in der letzten Zeit auch wieder die eine oder andere Spam-Mail von Hand weggeklickt? In der Ihnen ein unverhoffter Geldregen versprochen oder die Segnungen des neuesten Potenzmittels gepriesen wurden? Gleichzeitig erfahren Sie, wie Sie in Kombination mit einer -Archivierung nach den geltenden rechtlichen Vorschriften Ihr -Management auf sehr einfache Weise modernisieren und Ihre IT-Ressourcen schonen können. Falls ja, befinden Sie sich leider in bester Gesellschaft: Studien gehen davon aus, dass bis zu 90 Prozent des weltweiten -Aufkommens aus unerwünschten Werbenachrichten besteht. Eine informative und interessante Lektüre wünscht Ihnen Ihr Andreas Dannenberg Geschäftsführer der REDDOXX GmbH Dabei ist Spam keinesfalls nur lästig. In Unternehmen werden von den Mitarbeitern insgesamt täglich schnell mehrere Stunden dafür aufgewendet, entsprechende Mails zu selektieren und zu löschen. Hinzu kommen die Bedrohung durch Malware sowie die erhöhte Belastung der -Systeme. Übrigens: Für eine besonders sichere -Kommunikation bieten wir Ihnen zusätzlich zu Anti-Spam und Archivierung auch das Modul REDDOXX MailSealer, das international etablierte Verschlüsselungsstandards unterstützt. Gerne informieren wir Sie persönlich über die weiteren Vorteile dieser Lösung. Im vorliegenden Whitepaper möchten wir Ihnen zeigen, wie REDDOXX Sie mit einer innovativen Lösung im Kampf gegen Spam unterstützt und mit dem patentierten CISS-System auf Wunsch für absolute Spamfreiheit sorgt. REDDOXX / 2

3 REDDOXX Ihr kompetenter Partner für -Archivierung und -Management Kommunikationsmedium Nummer Eins Die deutsche REDDOXX GmbH ist einer der führenden Anbieter von Lösungen für die sichere, an den geltenden gesetzlichen Bestimmungen orientierte -Archivierung. Der Hersteller beschäftigt sich bereits seit Jahren ausschließlich mit den Themen Daten- und Informationsmanagement im Bereich der -Kommunikation. hat sich in den vergangenen Jahren zum wichtigsten Kommunikationsmedium für Unternehmen überhaupt entwickelt - weitgehend unabhängig von der jeweiligen Branche. Aktuelle Studien gehen davon aus, dass weltweit Tag für Tag rund 300 Milliarden s verschickt werden. Zu den bislang über Kunden in Deutschland zählen namhafte Unternehmen unterschiedlicher Größe, Konzerne, Organisationen und öffentliche Institutionen wie Gemeindeverwaltungen, Kommunen und Stadtwerke. Alle Lösungen von REDDOXX sind so aufgebaut, dass sie eine einfache, schnelle Integration in bestehende IT-Infrastrukturen ermöglichen. Sie tragen somit sofort nach der Installation dazu bei, Mehrwerte zu erzeugen und Prozesse zu vereinfachen. Alle gängigen Mailserver und Storage- Technologien werden problemlos unterstützt. REDDOXX verzichtet ganz bewusst auf proprietäre Formate und Systeme und erzeugt dadurch keine künstlichen Abhängigkeiten. Anwender können zwischen klassischen Hardware-Appliances und virtuellen Maschinen für verschiedene virtualisierte Umgebungen wählen. Neben der -Archivierung bietet das Produktportfolio weitere Module für die Schwerpunkte Anti-Spam und Verschlüsselung/digitale Signatur von -Nachrichten. REDDOXX-Kunden haben so die Möglichkeit, sich eine individuell passende Lösung für ihre konkreten Anforderungen im Bereich - und Informations-Management zusammenzustellen. Als inhabergeführtes, mittelständisches Technologieunternehmen mit Sitz in Baden-Württemberg legt REDDOXX großen Wert auf eine konsequente Weiterentwicklung der Produkte, die komplett vor Ort in Deutschland erfolgt. Wie jeder -Nutzer jedoch selbst aus leidvoller Erfahrung weiß, handelt es sich mitnichten bei jeder elektronischen Nachricht auch um eine tatsächlich wichtige Botschaft: Untersuchungen haben gezeigt, dass der Anteil der unerwünschten Spam-Nachrichten teilweise bis zu 90 Prozent beträgt. Berücksichtigt man zusätzlich, dass unter den restlichen zehn Prozent legitimer s zumeist auch eine Reihe von Newslettern zu finden sind, die möglicherweise irgendwann einmal abonniert wurden, wenn überhaupt aber oft nur unregelmäßig gelesen werden, so ergibt sich das erschreckende Fazit: Nicht einmal jede zehnte ist tatsächlich relevant. Studien gehen von einem Marktanteil von rund zwei Drittel aus. Für die Zukunft wird mit einem weiteren Anstieg dieses Vorsprungs gegenüber den Wettbewerbern gerechnet. Spam: Altbekannte Muster Sieht man sich einmal genauer an, was da eigentlich genau den Posteingang verstopft, so stößt man immer wieder auf drei Gruppen von Spam-Mails. Einen Schwerpunkt bildet zum Beispiel die Bewerbung von pharmazeutischen Produkten, die meist dem Bereich der Männergesundheit zuzuordnen sind. Feilgeboten werden häufig Viagra und andere Potenzmittel. REDDOXX im Überblick Spezialist für -Archivierung und -Management Flexibel nutzbare, zukunftssichere Lösungen Module für Archivierung, Anti-Spam und Verschlüsselung/digitale Signatur TÜV-Siegel Geprüfte Archivierung Wahlweise als Hardwarelösung oder virtuelle Appliance einsetzbar Stark verbreitet ist auch Casino-Spam, der mit der vermeintlichen Chance auf große Gewinne -Empfänger in die virtuelle Spielhalle locken möchte. Um nochmals deutlich höhere Summen geht es schließlich bei einem weiteren Klassiker, den vor einigen Jahren ursprünglich als Nigeria Scam bekannt gewordenen s. Hier wird zumeist um Hilfe für eine dubiose Finanz-Transaktion gebeten bei vermeintlich lukrativer Beteiligung. 3

4 Die Herausforderung für Unternehmen Die Grundproblematik des hohen Spam-Aufkommens stellt zunächst einmal der dadurch entstehende Traffic durch ein wahres Bombardement an s dar. -Server und Postfächer werden dadurch stark belastet. Das führt zum einen dazu, dass die Performance der Systeme leidet. Im Extremfall kann dies zu Produktivitätsverlusten führen und dazu, dass reguläre s nur mit Verzögerung zugestellt werden können. Zum anderen ergibt sich daraus häufig die Notwendigkeit, vermehrt in die Hardware zu investieren, um diesen Effekt auszugleichen. Negative Auswirkungen zeigen sich jedoch auch direkt bei den Empfängern der Spam-Nachrichten. Denn das Aussortieren und Löschen ist nicht nur lästig, sondern kostet auch Arbeitszeit. Die sich innerhalb eines Unternehmens durchaus summieren kann, wie bereits ein kleines Rechenbeispiel zeigt: Geht man davon aus, dass jeder Mitarbeiter fünf Minuten pro Tag mit der Selektion und dem Löschen von Spam beschäftigt ist, so addiert sich dies bei 50 Mitarbeitern bereits auf mehr als vier Arbeitsstunden, die Tag für Tag verloren gehen. Spamfilter: verschiedenen technologische Ansätze Die Grundidee hinter einem wirkungsvollen Schutz vor Spam ist denkbar einfach: Unerwünschte Nachrichten bereits vor der Zustellung zu identifizieren, so dass diese gar nicht erst auf die lokalen Systeme gelangen können. Es gilt also, die Spreu vom Weizen zu trennen, unerwünschte Mails automatisiert von legitimen s zu unterscheiden. Dabei sollte die False-Positive-Quote, also der Prozentsatz der zu Unrecht als Spam eingestuften regulären s, so niedrig wie möglich sein. Zur Identifikation von Spam werden sehr unterschiedliche Methoden eingesetzt. Blacklisting beispielsweise sorgt dafür, dass s von bestimmten Domains oder IP-Adressen direkt abgeblockt werden können. Funktionieren kann dies logischerweise nur dann, wenn der entsprechende Absender bereits negativ in Erscheinung getreten ist. Da Spammer jedoch die zum Versand genutzten IT-Systeme und Server häufig wechseln oder sich so genannter Botnetze bedienen (mit Malware gekaperte PCs ahnungsloser Nutzer), reicht ein Einsatz solcher Blacklists alleine für einen umfassenden Spam-Schutz in aller Regel nicht aus. Einen weiteren entscheidenden Faktor stellen die Sicherheitsrisiken durch Spam dar. Häufig sind Werb s mit Malware wie Viren oder Trojanern verseucht. Cyber-Kriminelle versuchen auf diese Weise, in Netzwerke von Unternehmen und Organisationen einzudringen. Beim Whitelisting handelt es sich um das Gegenteil: Hier werden vertrauenswürdige Quellen, wie beispielsweise renommierte Unternehmen und Organisationen, gesammelt, um deren s ohne weitere Verzögerungen unmittelbar zustellen zu können. Die Folgen einer möglichen Infektion sind drastisch neben dem reinen Zeit- und Produktivitätsverlust durch die notwendige Säuberung vor allem auch angesichts der Gefahr des Verlustes kritischer Unternehmensdaten an unbefugte Dritte Filtermechanismen basieren zumeist darauf, Spam-Nachrichten anhand typischer Muster und Inhalte zu erkennen. Dies können etwa Spam-spezifische Besonderheiten im Header der Mail oder bestimmte Schlüsselbegriffe wie beispielsweise Viagra, free offer, you have won oder hot deal sein. Auch die Verwendung von chinesischen oder kyrillischen Schriftzeichen ist für manche Filter ein Anzeichen für Spam. An diesen Beispielen zeigt sich jedoch bereits eine grundsätzliche Problematik: Nicht bei jeder , die eines dieser Merkmale enthält, handelt es sich auch wirklich zwangsläufig um Spam. So ist beispielsweise der Gebrauch von Medikamentennamen im medizinischen Umfeld durchaus üblich. International agierende Unternehmen können nicht riskieren, dass Anfragen von Kunden oder Partnern aufgrund der verwendeten Sprache fälschlicherweise als Spam klassifiziert werden. Zudem kennt fast jeder -Nutzer die Spitzfindigkeit der Spammer, durch die aus Viagra gerne auch mal V1agr-a oder ähnlich absonderliche Schreibweisen entstehen, die so manchen Filter vor Probleme stellen können. REDDOXX / 4

5 Ein kombinierter Ansatz: REDDOXX Spamfinder Um Unternehmen und Organisationen wirkungsvollen Schutz vor Spam bieten zu können, setzt REDDOXX mit der Lösung Spamfinder deshalb auf eine ineinander verzahnte Kombination verschiedener Abwehrmethoden wie etwa Black- und Whitelisting, syntaktischer Spamerkennung sowie die Überprüfung von Absender- und Empfängeradresse. Durch die sorgfältige und ausgewogene Abstufung dieser klassischen Mechanismen in einer kombinierten Lösung wird bereits eine sehr hohe Erkennungsrate von rund 98 Prozent erreicht. Damit aber nicht genug: REDDOXX hat zusätzlich das inzwischen patentierte CISS-System entwickelt. CISS steht für Confirmation Interactive Site Server. Dahinter steckt der technologische Ansatz, dass sich bislang unbekannte Absender, an die auch der Empfänger in der Vergangenheit noch keine verschickt hat, vor der tatsächlichen Zustellung ihrer Nachricht erst authentifizieren müssen. Der Einsatz von CISS ist in der Praxis denkbar einfach: Der Absender der eingehenden erhält automatisch eine mit einem Verifizierungslink. Anschließend muss er auf einer Website, die je nach Unternehmen individuell gestaltet werden kann, einen Mausklick auf einen bestimmten Teil eines Bildes ausführen. Diese Handlung dient der Identifikation als echter Mensch, da sie nicht automatisiert von Spam-Robots und Massenmailern vollzogen werden kann. Nach erfolgreicher Verifizierung wird die ganz normal an den Empfänger zugestellt. Solange die Verifizierung nicht erfolgt ist, wird die (noch vor dem Mailserver) in einem speziellen CISS-Quarantäne-Ordner aufbewahrt. Der Nutzer kann diesen Ordner von Zeit zu Zeit prüfen und entsprechende s bei Bedarf von Hand für die Zustellung markieren. Der Anwender erhält tägliche Reports mit einer Übersicht der s, welche nicht zugestellt wurden. So wird auch tagesaktuell keine unzugestellte übersehen. Besonders praktisch ist der CISS-Filter im Fall von Newslettern, die (aufgrund der fehlenden Verifizierung) zunächst ebenfalls vom CISS gefiltert werden und somit nicht unnötig Ressourcen im Postfach belegen. Der Anwender kann seine Newsletter somit bei Interesse in der eigenen CISS-Quarantäne lesen, danach löschen oder auch bei Bedarf zustellen - erst in diesem Moment wird die archiviert. Leistungsstarkes Duo: Anti-Spam und -Archivierung Die volle Leistungsfähigkeit liegt in der Kombination von REDDOXX Spamfinder und der TÜV-geprüften -Archivierung, dem REDDOXX MailDepot. Denn auch bei der Archivierung von geschäftlich relevanten s, die ja aufgrund verschiedener Richtlinien wie Abgabenordnung oder GDPdU verpflichtend ist, stellt die Thematik Spam eine große Herausforderung dar. In vielen Fällen werden mangels anderer Möglichkeiten ohne Ausnahmen einfach sämtliche eingehenden s archiviert. Das bedeutet aber, dass auch Spam oder nicht mehr benötigte Newsletter zwangsläufig mit archiviert werden vollkommen unnötig und typischerweise für eine Aufbewahrungszeit von bis zu zehn Jahren. Gerade bei größerem Mailaufkommen führt diese Vorgehensweise auf lange Sicht zu einer immensen Belastung der Storage-Systeme und kontinuierlich steigenden IT-Ausgaben. Durch den Einsatz von REDDOXX hingegen werden grundsätzlich nur die tatsächlich relevanten s archiviert uner- wünschte Werbebotschaften bleiben von Anfang an außen vor. Mit Technologien wie Single-Instance-Archivierung und hierarchischem Speichermanagement (HSM) sorgt REDDOXX MailDepot darüber hinaus für zusätzliche Entlastung der - und File-Systeme. Dabei achtet MailDepot auch im Detail auf die rechtssichere Archivierung: So werden etwa s, die nachträglich aus dem CISS-Ordner zugestellt werden, automatisch mit dem korrekten Zeit-/Datumsstempel versehen. CISS Quarantäne Vollansicht S. 7 5

6 Das Fazit Beim Aufbau eines zeitgemäßen -Managements führt kein Weg an einer leistungsstarken Anti-Spam-Lösung vorbei. Besondere Mehrwerte ergeben sich dann, wenn der Spamschutz mit der ohnehin notwendigen -Archivierung möglichst eng verzahnt wird. Disclaimer Die Inhalte dieses Whitepapers wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Die REDDOXX übernimmt jedoch keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen. Die Nutzung der Inhalte erfolgt auf eigene Gefahr des Nutzers. Durch die Installation zwischen Firewall und Mailserver nimmt REDDOXX eine Gateway-Funktion ein. Neben einer einfachen, schnellen Inbetriebnahme ohne signifikante Veränderungen an der bestehenden Infrastruktur sorgt dies dafür, dass Spam bereits abgefangen wird, bevor er überhaupt den Mailserver erreicht. Das entlastet einerseits die -Systeme und bietet andererseits zusätzlichen Schutz vor möglichen Infektionen durch Malware, da diese nicht in das Netzwerk eindringen. Alle Inhalte unterliegen dem deutschen Urheber- und Leistungsschutzrecht. Jede Verwertung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung durch REDDOXX. Die unerlaubte Vervielfältigung oder Weitergabe einzelner oder kompletter Inhalte ist nicht gestattet. Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten. REDDOXX GmbH In erheblichem Maße ressourcenschonend wirkt sich außerdem aus, dass beim gleichzeitigen Einsatz von REDDOXX Spamfinder und MailDepot Spam-Nachrichten nicht archiviert werden. Mit den Modulen von REDDOXX erhalten Sie Lösungen, die sich bereits in zahlreichen Projekten in Deutschland in der Praxis bewährt haben. Das von REDDOXX entwickelte Compliance- Framework sorgt für Revisionssicherheit und automatische Einhaltung der rechtlichen Regelungen. Zusätzliche Sicherheit bietet das TÜV-Siegel Geprüfte Archivierung der - Archivierung MailDepot. Überzeugen Sie sich am besten selbst davon, was die REDDOXX-Lösungen für Sie leisten können. Egal, ob Sie REDDOXX in einem kleinen, mittleren oder großen Unternehmen einsetzen möchten und ob Sie eine Hardware-Appliance oder eine virtuelle Maschine bevorzugen: Wir haben die passende Lösung für Ihre Anforderungen. Laden Sie jetzt eine kostenlose Testversion unserer Virtual Appliance herunter (http://www.reddoxx.com/downloads/) oder fordern Sie weitere Informationen an. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme! Headquarter Deutschland REDDOXX GmbH Neue Weilheimer Str Kirchheim. GERMANY Tel + 49 (0) Fax + 49 (0) Web REDDOXX / 6

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