Umgang mit digitalen Dokumenten

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1 Umgang mit digitalen Dokumenten Andreas Voss VSA Zyklus /10/2014 Digitale Archivierung und Regelwerke zum

2 Agenda Archivtaugliche Formate Identity- und Access-Management Sicherheit im Archiv 2

3 FORMATE 3

4 Archivtaugliche Dateiformate: Anforderungen Klare und eindeutige Definition der Formate Die Definition der Formate muss im BAR verfügbar sein Internationaler, anerkannter Standard Formate, die durch Patente geschützt sind oder deren Benutzung Lizenzgebühren auferlegen, werden nicht akzeptiert Grosse Verfügbarkeit und möglichst breite, lang anhaltende Unterstützung der Formate. 4

5 Archivtaugliche Dateiformate Anwendungsbereich Archivtaugliche Formate Bemerkungen Text (unstrukturiert) Nur Text ( plain text ) UTF 8, UTF 16 ISO , ISO US ASCII Office Dokumente PDF/A 1 PDF1.4 mit Einschränkungen Tabellen CSV Comma separated values Relationale Datenbanken Rasterbilder Audio Video SIARD TIFF WAVE MPEG 4 5

6 Archivtaugliche Dateiformate in Evaluation XML / XSD OOXML (.xlsx,.docx,.pptx) Geodaten PDF/A-2 Bei Zweifel bei Dateiformaten immer im BAR nachfragen! 6

7 IDENTITY- UND ACCESS- MANAGEMENT 7

8 Systemkontext IAM cmp fachlicher Systemkontext IAM/eServices Verwwaltet Identitäten «device» eid prüft Identität «device» ezugang Benutzer meldet sich an Benutzer (intern/extern) Applikations Owner Leitet authorisierten Benutzer weiter Verwaltet Applikation bezieht Identitäten und Berechtigungen verwendet Fach Applikation «device» Fachapplikation 8

9 Administration IAM Administrator Bundesarchiv Administrator AEG Kunde (AEG) Benutzer 1 Benutzer n 9

10 Abbildung von Mandanten im IAM IAM eservices App I DIR BAR App II DIR Dritte App III Transferplattform Profil 1.1 BAR Profil 2.1 Kunde A Profil 2.2 Kunde B Profil 2.n Kunde X Profil 3.1 AEG Profil 3.2 Kunde B Profil 3.n Kunde X Benutzer 1 Kunde B BAR Administrator BAR Mitarbeiter Benutzer AEG Benutzer 2 Kunde B 10

11 SICHERHEIT IM ARCHIV 11

12 Architekturskizze DIR 2.1 S.08 [BAR-Client] Firewall rdp S.01 Terminal Server WB https S.02 Oracle DB sqlnet S.03 DIR Server Prod sqlnet S.04 DIR Server Abn cifs cifs Archiv 01 snap mirror sqlnet cifs rdp sqlnet cifs sqlnet Archiv 02 snap mirror S.07 SQL Server SIARD Vermittlung S.05 Terminal Server DIR S.06 SQL Server SIARD MAG-Filer BV-Netz IDA-Netz (BV-Netz) Archiv 03 12

13 Integrationsarchitektur S.07 Fachapplikation Dritte Internet S.06 TP Web Access Netz-Domänen Inte rnet Partnerdomänen Internet Central Access Zone (CAZ) Shared Services Zone (SSZ) [D.08] 443 / Https [D.07] 443 / Https BV-Netz ezugang Symbole WSG [D.03] Https/443 Server [D.04] Https/443 Central Access Zone (CAZ) Client Firewall Firewall Fi rewa ll [Ty p] Firewall [D.06] 443 / Https [D.10] SFTP/22 [S.03] TP WEB Proxy [D.12] 1568/sqlnet eid [D.05] https/443 [D.11] NFS BV-Netz [S.04] Arbeitsplatz BAR [D.09] Https/443 [S.05] Arbeitsplatz BV Firewall [D.02] Https/443 IDA (BV) [S.02] TP DIR Handler [D.01] https/443 [D.14] CIFS SAN [S.01] DIR (SDB4) [D.13] CIFS [Bezeichnu ng] D.XX S.XX Generischer Shape z.b. Proxy Existiernde Systeme Geplante Elemente Daten gem. Bezeichnung in ISDS Datenblatt Systemnummer gem. Bezeichnung in ISDS Systemblatt Verbindungsaufbau [S.08] Oracle DB Shared Services Zone (SSZ) NAS Datum: erstellt: Andreas Voss Version: 1.3 geprüft: Zeichenblatt: 1/2 geändert: Andreas Voss Filename: Architekturskizze DIR Transferplattform IAM V1_4.vsd 13

14 Fragen 14

15 BACKUP FOLIEN 15

16 Ablagestrukturen DIR 16

17 Speicherarchitektur DIR 1.0 vs. DIR

18 Text Für einfache Text Dateien Wurde oft benutzt für Daten aus Datenbanksystemen (vor der Entwicklung von SIARD) Nur Text (keine Grafiken oder Rasterbilder) UTF-8, UTF-16, ISO , ISO , US-ASCII 18

19 CSV Comma Separated Values Wie Text Datei; beschreibt strukturierte Daten Spaltennamen müssen dokumentiert sein UTF-8, UTF-16, ISO , ISO , US-ASCII Zeigt nicht ein Arbeitsblatt, sondern die Daten Zeigt keine Grafiken 19

20 Text / CSV Probleme, wenn man die Kodierung nicht dokumentiert Beispiel: UTF-8 codierte Text/CSV-Datei wird von Excel als Latin-1 (Westeuropäisch) interpretiert: 20

21 PDF/A Archiv-PDF PDF 1.4 mit Einschränkungen, u.a.: Kein Audio oder Video Keine Verschlüsselung Keine Transparenz (Grafiken) Kein Code (Javascript) Grundidee Alle zur Darstellung des Dokuments notwendigen Objekte müssen im Dokument integriert oder definiert sein: Struktur des Dokuments Eingebettete Schriften Farbprofile 21

22 PDF/A: Häufige Probleme Abweichungen vom Original möglich Konvertierung von PDF zu PDF/A kann problematisch sein: Fehlende Glyphen bei nicht korrekt eingebetteten Schriften Falsche Angaben zu Abstand zwischen den Zeichen einer Schrift Bilderquelle: 22

23 TIFF Rasterbild BAR Spezifikation: TIFF Version 6.0 Nur Monopage, ev. Bipage TIFF Multipage sind nicht archivtauglich Keine Komprimierung 23

24 SIARD Software Independent Archiving of Relational Databases Art der Daten: Datenbanken Typ: relationale Datenbanken in geeignetes, archivtaugliches Format konvertieren Loslösung der Daten von konkreten Applikationen 24

25 SIARD SIARD ist ein Container (Zip64) mit XML Dateien Sichert die Verbindungen / Verwandtschaften zwischen Tabellen Von BAR entwickelt Kann aus mehreren Datenbanksystemen archivieren: MsAccess, MsSQL, Oracle, MySQL, DB2 (IBM) Auch für zusammengehörende Tabellensammlungen geeignet 25

26 WAVE Für Audio Mit Einschränkung: nur der Linear Pulse Code Modulated (LPCM) Codec ist archivtauglich (weil unkomprimiert) Ist stark mit Microsoft verbunden 26

27 MPEG-4 Verfahren zur Video- und Audiokompression Containerformat (.mp4) für Video- und Audiostream Basiert auf Apple QuickTime 27

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