GROUPWISE - EINE ANLEITUNG

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1 GROUPWISE - EINE ANLEITUNG 1. SCHRITTE: 2 PASSWORT ÄNDERN 3 GROUPWISE IM BROWSER 3 BENUTZUNG 4 SYMBOLERKLÄRUNG IN DEN VERSCHIEDENEN KARTEIREITERN 5 SIGNATUR HINTERLEGEN 10 DAS ADRESSBUCH 12 SPAM-FILTER 14 EIGENE REGELN ERSTELLEN 14 ARCHIVIEREN VON S 14 ABWESENHEITSNOTIZ - URLAUBSVERTRETUNG 15 FILTER-FUNKTION 16 VERTRETUNGSZUGRIFF GESTATTEN 18 VERTRETUNG EINSTELLEN 19 WEITERLEITUNG 20 MAILBOX/KALENDER EINES ANDEREN BENUTZERS ODER RESSOURCE ANSEHEN 22 TERMIN MIT ANDEREN ABGLEICHEN (TERMINZEITENSUCHE) 22 OFFLINE IN GROUPWISE ARBEITEN 33 ZUSÄTZLICHE ORDNER ERSTELLEN (PERSÖNLICHE ODER FREIGEGEBENE) 36 ÜBERTRAGEN DES MAILBESTANDES AUS PEGASUS IN GROUPWISE 38 ÜBERTRAGEN VON VERTEILERLISTEN UND ADRESSBÜCHERN 40 EINE AN ALLE EWFler SCHICKEN 42 1

2 1. Schritte: (Voraussetzung: Groupwise ist bereits installiert siehe von Frau Stahl) Klicken Sie folgendes Symbol im NOVELL- Fenster an: Groupwise öffnet sich nun UNBEDINGT ein Passwort setzen! Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie beim erstmaligen Passwort setzen, das Feld Altes Passwort FREI lassen müssen! Dieses gerade vergebene Passwort müssen Sie sich unbedingt merken, denn wenn Sie sich außerhalb des Uni-Netzwerks anmelden wird dies abgefragt. Im Uni-Netz selbst werden Sie nämlich NIE wieder beim öffnen von Groupwise nach Ihrem Passwort gefragt. Möchten Sie jedoch einmal extern auf Ihre s zugreifen, so ist das Passwort der Schlüssel zum Zugang in Ihren Groupwise-Account. 2

3 Passwort ändern Das Groupwise-Passwort kann identisch zum Novell-Login Passwort sein, muss aber nicht! Ihr GroupWise-Passwort sollen NUR Sie kennen. Falls jemand Ihre Vertretung übernehmen soll, geben Sie ihm bitte Vertretungszugriff auf Ihr Konto, aber niemals Ihr Passwort! Unter Werkzeuge Optionen doppelklicken auf Sicherheit Bitte geben Sie zunächst Ihr altes Passwort ein. Geben Sie danach zweimal (einmal unter neues Passwort und einmal unter neues Passwort bestätigen, Ihr neues Passwort ein. Passwort vergessen? Anruf in der EDV-Abteilung Groupwise im Browser Nach der Umstellung können Sie Ihre Mails auch von jedem beliebigen Browser über das Internet abrufen und verwalten: Starten Sie den Browser Ihrer Wahl (z.b. Firefox, Internet Explorer). Geben Sie die Adresse ein. Browser Firefox: Sie erhalten die Meldung, dass Sie auf eine unzertifizierte Seite zugreifen wollen. Bitte ignorieren Sie diese Meldung und fügen Sie diese Seite als Ausnahme hinzu. Laden Sie das Zertifikat wie angegeben vom Server https://kamilla.rrze.uni-erlangen.de/ herunter und bestätigen Sie die Sicherheits- Ausnahmeregel dauerhaft. Dieser zusätzliche Schritt sollte dann nur einmalig an diesem Rechner nötig sein. Browser Internet Explorer: Setzen Sie das Laden der Seite fort, obwohl es nicht empfohlen ist. Solange diese Ausnahmeregel nicht dauerhaft gesetzt ist, müssen Sie diesen Schritt jedes Mal durchführen. Geben Sie auf der erscheinenden Seite Ihren Novell Benutzernamen und das Groupwise-Passwort ein, dass Sie sich über Punkt Passwort ändern (siehe oben) setzen Achtung: Solange Sie sich kein Groupwise-Passwort gesetzt haben, können Sie Ihre Mails nur über den Groupwise-Client nach vorheriger Anmeldung am Novell-Netz abrufen! Dieses können Sie sich auch setzen, indem Sie sich an den Rechnern im CIP- Raum anmelden. 3

4 Benutzung Navigationsleiste: öffnet man den Pfeil kann man sich individuell die verschiedenen Ordner (als Karteireiter) zusammenstellen, welche man bevorzugt benutzen möchte: dazu müssen diese mit einem Häkchen versehen werden 4

5 Symbolerklärung in den verschiedenen Karteireitern Mailbox: Mailbox Im rechten Fenster werden neue Mails aufgelistet durch Doppelklick kann man die Nachricht aus dem rechten Fenster öffnen; dieses Fenster erscheint: Karteireiter der Mailbox: 1. Mail: Mail selbst erscheint und kann gelesen werden 2. Eigenschaften: Mitteilungsdetails lassen sich einsehen unter Gestaltung: sind sogar noch ausführlichere Details einzusehen 3. Personalisieren: ermöglicht die Mail umzubenennen unter Mein Betreff und die Mail einer Kategorie zuzuordnen. 5

6 Weitere Symbole: = Mail schließen = verschiedene Antwortfunktionen möglich; außerdem ist es nicht von Bedeutung welcher der 4 o.g. Karteireiter geöffnet ist = das Weiterleiten ist zum Einen als Anlage möglich: weiterzuleitender Inhalt ist im Anhangsfenster aufzufinden und durch Doppelklick zu öffnen = versenden und = Fenster schließen und doch nicht versenden = Adresse (An: ) kann man sogar ganzen Gruppen s senden 6

7 = hiermit kann man Anhänge an die Mail, aus Ordnern auf dem PC oder Austauschlaufwerken, anhängen = = wird nun losgeschickt = abbrechen = Adressauswahlfenster öffnet sich: trägt man manuell eine E- Mailadresse im Mail an - Fenster ein, so erscheint diese sogleich im rechten Fenster des Adressauswahl -Fensters unter durch Doppelklick der Mailadressen im linken Fenster kann man die rechte Spalte erweitern und sogar unter eine neue Gruppe erstellen, insofern man das möchte. Nun kann die Mail versendet werden. = Anhang hinzufügen = Mail speichern hierzu bietet Groupwise folgende Wahlmöglichkeiten an: 7

8 Unter Neu können sie sich sogar sofort einen neuen Ordner erstellen = Nachrichtenkategorie kann geändert werden in: =die Ausschneide-Funktion ermöglicht es markierte -Adressen auszuschneiden; Symbol wird erst farbig, und somit einsatzbereit, wenn es eine markierte Fläche im Fenster gibt = Kopier-Funktion; Symbol wird erst farbig, und somit einsatzbereit, wenn es eine markierte Fläche im Fenster gibt = dazugehörige Einfüge-Funktion = Schriftart einstellen; Fett; Unterstrichen, Kursiv = Rechtschreibprüfung, wenn erwünscht = verschlüsselte Nachricht, die im Ausgangsordner nicht erscheint 8

9 = Signatur kann hinzugefügt werden, Achtung Falle!: Hiermit ist nicht die herkömmliche Signatur am Ende des Textes gemeint, sondern eine Verschlüsselung wird aktiviert HTML- oder einfacher Text Unter Sendeoptionen können Sie weitere ästhetische Veränderungen vornehmen. und zum Anderen als Fließtext im Mitteilungsfenster aufzufinden: 9

10 Ausgangsnachrichten Im rechten Fenster werden versendete Mails angezeigt Kalender Im rechten Fenster wird Ihr Kalender angezeigt Kontakte Im rechten Fenster werden Ihre Kontakte angezeigt. Checkliste Sie erhalten eine Liste von s, deren Bearbeitung / Erledigung Sie Abhaken können. In Arbeit Eigener Ordner für s, die später gesendet werden sollen. Der Ordner wird beim Schließen einer nichtgesendeten automatisch als Speicherort vorgeschlagen. Aktenschrank Hier können Sie Ihre eigene Ordnerverwaltung aufbauen. Papierkorb Hier werden gelöschte s noch zwischengespeichert. Bitte regelmäßig leeren oder automatisch leeren lassen! Rechtsklick auf Papierkorb Eigenschaften Karteireiter Löschoptionen automatisch löschen Anzahl der Tage einstellen, die die Nachrichten nach der Zustellung beibehalten werden sollen Signatur hinterlegen 1. Unter Werkzeuge Optionen doppelklicken auf Umgebung 2. Wechseln Sie auf die Karte Signatur, setzen Sie den Haken bei Signatur, Klicken Sie auf Neu und geben Sie einen Namen für Ihre Signatur ein. Bestätigen Sie mit OK. 3. In das nun geöffnete Textfeld (1) geben Sie den Text für Ihre Signatur ein. 4. Wählen Sie aus, ob die Signatur automatisch angefügt werden soll, oder ob vor Versenden der eine Abfrage gemacht werden soll (2). 10

11 Unter können Sie noch sämtliche weitere Verschönerungsfunktionen gebrauchen. 11

12 Das Adressbuch Bei Groupwise gibt es verschiedene vorangelegte Adressbücher: Novell Groupwise Adressbuch Mit diesem Adressbuch können Sie sich Informationen zu jedem Mitglied in Ihrem Groupwise-System anzeigen lassen (Doppelklick). Primärbuch Verwenden Sie das Primärbuch, um auf die am häufigsten verwendeten oder die kurz zuvor verwendeten Einträge zuzugreifen. Wenn Sie eine Adresse in einer Nachricht verwenden, wird der Eintrag in das Primärbuch kopiert, falls seine Optionen entsprechend gesetzt sind (Adressbuch anklicken > rechte Maustaste > Eigenschaften > Optionen). Sie können auch einstellen, dass alle Einträge, die über einen bestimmten Zeitraum (z.b. 2 Monate) nicht genutzt wurden, gelöscht werden. Persönliche Adressbücher Sie können sich beliebig viele persönliche Adressbücher anlegen, z.b. hier (siehe Graphik oben) test2. Diese Adressbücher können Sie auch weiteren Nutzern Ihres Groupwisesystems freigeben. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Adressbuch und wählen Sie Eigenschaften und danach Freigabe. Es öffnet sich wieder ein Fenster mit Adressbuchsymbol. Die Freigabe funktioniert analog wie die Freigaben von Ordnern, etc. 12

13 Symbole im Adressbuch: Eigenschaften; Überblick über den Ordner der Gerade angewählt ist; hier können z.b. einige Ansichten verändert werden, falls dies gewünscht wird Ordnerinhalte können gedruckt werden; sehr detailliertes Vorbereitungsfenster! Suchfunktion für gesamtes GroupWise Neue Mail erstellen Neuen Termin erstellen Neuen Job erstellen Neues Dokument erstellen Blitzvorschau; angewählte Fenster mit s/Terminen/ werden in einem zusätzlichen unteren Fenster direkt angezeigt; klickt man ein zweites Mal diesen Button an, so erhält man die alte Ansicht zurück ebenfalls eine Anzeige-Funktion Anzeigen nach Schnellzugriff zum separaten Kalender-Fenster zwischen löschen und löschen und tilgen zu wählen bei der 2. Funktion lassen sich die Daten nicht wieder herstellen Zurückholfunktion: Rechtsklick auf die gelöschte und Zurückholen auswählen der Ordner wird in genau den vorhergehenden Ordner zurückgeschoben Ordnerliste/ Blitzvorschau/ Hauptmenü anzeigen oder ausblenden 13

14 Spam-Filter Dieser ist bereits vorkonfiguriert. Spam-Mails finden Sie im Ordner Junkmail. ACHTUNG! Nachdem Sie die Spam-Filter-Einstellungen vorgenommen haben erscheint nicht sofort das Junkmail Symbol! Erst sobald Ihnen auch eine Spam-Mail gesendet wird ordnet sich das Symbol in die Liste der verfügbaren Anwendungen ein. Eigene Regeln erstellen Über Werkzeuge Regeln kann man sich eigene Filterregeln bauen. Diese können z.b. dazu genutzt werden, eingehende s mit bestimmten Wörtern im Betreff, in eigene Mailfolder zu verschieben, weiterzuleiten oder zu löschen. Archivieren von s Bitte sorgen Sie dafür, dass die Größe Ihres Postfaches in einem vernünftigen Rahmen bleibt und archivieren Sie rechtzeitig nicht mehr online benötigte s. 1. Angeben des Archiv-Verzeichnisses auf der lokalen Festplatte oder einem gemappten Novell-Laufwerk (z.bsp. dem V-Laufwerk ): o Werkzeuge Optionen Umgebung Pfad zu den Dateien Archivverzeichnis: o Beispielpfad: V:\ARCHIVGW-Archiv\ 2. Das Archivieren: o Eine einzelne oder mehrere s markieren rechte Maustaste drücken Archivieren. Die (s) verschwinden nun aus der "Online- Mailbox" und werden ins Archiv verschoben. Je nachdem wie viele s 14

15 ausgewählt wurden, kann dieser Vorgang einige Minuten dauern. Befinden sich die s, die man archiviert in einem oder mehreren (Unter)- Ordner(n), so wird die gesamte Struktur im Archiv beibehalten. 3. Zugriff auf das Archiv: o Datei Archiv öffnen Die Ansicht schaltet nun in das Archiv und man kann dort die archivierten s in der gewohnten Form anschauen. In der Archivansicht kann man s nicht weiterbearbeiten oder beantworten! Um wieder in die gewohnte Mailbox-Ansicht zu wechseln, entfernt man den Haken unter Datei Archiv öffnen. 1. Aus dem Archiv zurück in die Mailbox verschieben: o In der Archiv-Ansicht eine oder mehrere s markieren und mit der rechten Maustaste "Archivieren" auswählen (Haken wegnehmen). Die s werden nun wieder in die Onlin box verschoben und können dort wieder wie gewohnt bearbeitet werden. Zum weiterarbeiten in Groupwise bitte nicht vergessen umzustellen: Datei Haken bei Archiv öffnen raus Abwesenheitsnotiz - Urlaubsvertretung Um eine automatische Antwort-Nachricht zu versenden, gibt es die Möglichkeit, bei Groupwise eine sog. Vacation Rule, also Abwesenheitsregel, zu erstellen. Dies ist zum Beispiel bei Urlaub sinnvoll. Urlaubsvertretung für eine Ressource oder die eigene Person (wie in manchen Lehrstühlen äquivalent) wird gleich behandelt. Achten Sie also bitte drauf, in welchem Account Sie sich gerade befinden und von welcher -Adresse die Abwesenheitsnotiz gesendet werden soll! 1. Starten sie Ihren WebAccess: https://gw-mail.uni-erlangen.de (Groupwise-Passwort wird dabei verlangt: siehe S.3) 2. IM WEB-ACCESS: Bei einer Urlaubsvertretung über die Ressource, also dem Postfach des Lehrstuhls, gehen Sie bitte nun von Ihrem Account über Vertretung in die Ressource. Kann jedoch der -Verkehr während Ihrer Abwesenheit gewährleistet werden, so 15

16 benötigen Sie ausschließlich eine Urlaubsvertretung für Ihren Account, gehen also jetzt nicht auf Vertretung. 3. Optionen neues Fenster öffnet sich Karteireiter Regeln Typ: Urlaub Erstellen 4. Regelname eingeben Betreff formulieren Mitteilung verfassen Speichern Unter Optionen Regeln kann diese Urlaubsvertretung nach Ihrer Rückkehr wieder deaktiviert und bei erneuter Abwesenheit wieder aktiviert werden (Haken rein/raus). Unter Bearbeiten können Sie die Einstellungen (z.bsp. anderer Mitteilungsinhalt) verändern. Filter-Funktion geben Sie Ihr Stichwort ein und erhalten sie bei auswählen des Ordners (linkes Fenster) eine Filterung zu Ihrem gewählten Stichwort z.bsp.: Sie geben den Namen Max ein. Klicken Sie auf Mailbox oder Ausgangsnachrichten im linken Fenster erhalten Sie alle Mails mit diesem Wort. Betreff: Max 16

17 Um diese Funktion hinfällig werden zu lassen löschen Sie den Suchbegriff einfach aus der Zeile wieder hinaus! Solang die Filteraktion läuft, erscheint das Symbol hinter dem Eingabefenster farbig! 17

18 Vertretungszugriff gestatten Es ist möglich anderen Groupwise Benutzern Rechte auf eigene s oder den Kalender zu gewähren: Werkzeuge Optionen Sicherheit Vertretungszugriff Einen Benutzer aus dem Adressbuch auswählen (wichtig: bitte darauf achten, dass das Novell GroupWise Adressbuch augsgewählt ist) oder von Hand eingeben und Benutzer hinzufügen anklicken Nun erscheint der Name im unteren weißen Feld (hier blau markiert Marcel Ritter ). Daraufhin die entsprechenden Rechte mit Haken verteilen. Da in diesem weißen Feld evtl. auch mehrere Personen vermerkt stehen können, ist es sehr wichtig darauf zu achten, welcher Name gerade blau markiert ist (also als ausgewählt zählt) und für den demzufolge die verschiedenen Einzelrechte gelten werden. Abb.Sicherheitsoptionen -Vertretungszugriff 18

19 Vertretung einstellen Voraussetzung ist natürlich, dass man die entsprechenden Rechte auf oder Kalender hat! Hier: Umschalten über das Online-Symbol Abb. Vertretung Zeigt das Symbol online, befindet man sich in der eigenen Mailbox Zeigt das Symbol "Vertretung", befindet man sich in der Mailbox einer Ressource oder eines andern Benutzers Über das Symbol kann man auch wieder zurück in die eigene Mailbox wechseln unter kann man sich aus einer Adressliste eine Vertretungsmailadresse aussuchen Vorsicht: Unter Name bitte nicht den eigenen Namen eingeben/ beibehalten. Sondern auf das Adressbuch-Symbol klicken und den entsprechenden GroupWise Benutzer, welchen man vertreten soll, heraussuchen. Bei Ressourcen: Diese werden ebenfalls über die Adressbuch-Funktion herausgefunden und erscheinen dann in der Vertretungsliste durch doppelklick. 19

20 Weiterleitung Falls der Wunsch bestehen sollte, dass Sie sich eine Weiterleitung (z.bsp. an die private Adresse) einrichten möchten tun Sie dies wie folgt: Werkzeuge Regeln Neu Regelname: Weiterleitung; Neue Nachricht; Haken Empfangen, Haken Mail 20

21 Aktion hinzufügen Weiterleiten nun private Adresse eingeben Speichern Schließen 21

22 ACHTUNG: So verhindert man, dass Mails, die man von der Privat-Adresse an die Uni- Adresse schickt, per Weiterleitung automatisch auch wieder an die private Mailadresse zurückgeschickt werden: Werkzeuge Regeln Weiterleitung markieren Bearbeiten, unter der Rubrik Bedingungen Definieren einstellen: lassen sich die Regeln detailliert wenn man die Auswahlmenus von links nach rechts durcharbeitet, lässt sich die Regel beispielsweise so erstellen: Kopien werden an Ihre Mailbox im Groupwise zusätzlich versendet. Mailbox/Kalender eines anderen Benutzers oder Ressource ansehen Eine Ressource ersetzt Ihr bisheriges Lehrstuhlpostfach. Sie ist also ein Postfach/ Kalender, der für den Lehrstuhl angelegt werden kann und auf das mehrere, nur ausgewählte Personen zugreifen können. Solche Ressourcen legt das Rechenzentrum an. Diese Abwicklung läuft über Frau Stahl und Ihrem Cip-Team. Beispiel für Lehrstuhl Mitarbeiter Lehrstuhl XY über den GroupWise Client einsehen Die Mail/Termine für werden in der Ressource "LehrstuhlXY" gesammelt und können von Mitarbeitern des Lehrstuhls gelesen und durchsucht werden. Über den Webaccess können diese Ressourcen ebenfalls eingesehen werden. Termin mit anderen abgleichen (Terminzeitensuche) 2 Wege: 1. über das Symbol (egal welcher Karteireiter in der Navigationsleiste geöffnet ist) ODER 2. Datei Neu Termin 1.: Unter diesem Schnellzugriff kann man zwischen 2 Optionen wählen durch Linksklick des Pfeils : Besprechung* = Direktzugriff zu Terminzeitensuche (siehe Abb. S.20); öffentlicher Termin & Empfängerloser Termin = Direktzugriff zu einem ausschließlich persönlich einsehbaren Termin(siehe Abb. Persönlicher Termin); dieser Termin erscheint nach im 22

23 Kalender oder. Nun können wir in der linken Fensterseite den Termin finden. Hier ein Bsp , Gastvortrag: Abb. Linke Spalte Kalender wählt man den 21. durch Mausklick im verkleinerten Januar- Fenster an erscheint in der Mittleren Spalte die Tagesansicht Abb. Mittlere Spalte (TAGESANSICHT) möchten Sie gerne Ihre dazugehörigen Notizen anschauen, genügt ein Doppelklick in das grau unterlegte Feld (Siehe Pfeil Abb. Mittlere Spalte). Hr kann man auch zur Sicherheit einsehen, ob der Termin akzeptiert oder abgelehnt wurde: 23

24 rechts neben dem Eingabefeld Dauer (bei der Terminerstellung) sind die Schraffuren einzustellen: 24

25 Der Empfängerlose Termin: Abb. Persönlicher Termin = Okay, Termin anlegen = Termin doch nicht anlegen = an Termin noch etwas anfügen (z.bsp.: Dokument, Bild, etc.) Unter Optionen und deren Optionen nutzen: können Sie zwischen Allgemein und Sicherheit wählen 1) KARTEIREITER TERMIN: Die Leute einladen, mit denen man den Termin vereinbaren möchte. Entweder von Hand oder über das Adressbuch. 25

26 Abb. Terminzeitensuche Unter Sendeoptionen können Sie zwischen 3 Diensten wählen: = z. Bsp. Prioritätenwahl = z. Bsp. Empfangsbestätigung einstellen = Termin verschlüsseln 2) TERMINZEITENSUCHE Wenn dann alle notwendigen Felder ausgefüllt wurden, wird das Terminszeitensuche-Symbol angewählt: (Schnellzugriff auf Kalender auch über rechts unten neben Textfenster zu finden) 3) KARTEIREITER VERFÜGBARE ZEITEN: Hier können Sie die Verfügbaren Zeiten des ausgewählten Terminpartners EINSEHEN. Die weißen Felder sind die noch nicht belegten Termine aller Teilnehmer. Hier kann man den neuen Termin platzieren. Bewegen (falls eine Änderung Ihres bereits vorgeschlagenen Termins vorgenommen werden soll) Sie dazu mit der Maus das vorhandene Kästchen hin und her 26

27 Abb. Terminzeit auswählen -Verfügbare Zeiten Einladen Abb. Terminzeitensuche Es erscheint ein Fenster für die Terminzeitensuche. Hier tragen Sie bitte im An: -Fenster die gewünschte adresse ein (dazu kann auch der Button Adressbuch weiterhelfen). Wenn Sie es wünschen können Sie auch eine Kopie oder sogar eine Blindkopie an weitere Teilnehmer versenden. 27

28 Das Anfangsdatum, sowie die Anzahl der zu durchsuchenden Tage des Terminpartners können eingestellt und somit auch abgefragt werden. Wurde diese Mail nun abgeschickt, erhält der Empfänger mit einem Uhr-Symbol folgende Terminabfrage in der Mailbox : und im Kalender erscheint gleichzeitig der angefragte Termin kursiv ( bedeutet dass es von Ihnen noch nicht bestätigt ist) im Mittleren Kalenderfenster: In der Mailbox sieht das für den Empfänger nach Doppelklick dann so aus: 28

29 Der Empfänger kann nun entscheiden zwischen: 1. : Kursiv zu Normalschrift abgestimmter Termin 2. : Termin verschwindet in den Papierkorb, Empfänger sieht dies auch automatisch in seinem Kalender, indem der vorgeschlagene Termin erlischt 3. : Entscheidung, ob Termin angenommen wird, wird vertagt 4. : an Sender, ohne irgendeine Bestätigung/Ablehnung des Termins 5. : nächste/vorherige Nachricht in Mailbox anzeigen; Drucken; Speichern 6. : Terminanfrage auf einen Blick (Fenster öffnet sich mit allen wissenswerten Daten); Nachrichtenkategorie ändern z. Bsp. Nun Mail an Sender schicken 7. : Alarmfunktion; delegieren anderer Person senden und Aufgaben/Termin somit weiterreichen 4) KARTEIREITER EINZELTERMINPLÄNE: Falls Sie mehreren eine Terminanfrage senden möchten, so können Sie unter diesem Karteireiter die einzelnen Terminpläne der betreffenden Personen einsehen. 29

30 30

31 Weitere Erklärungen unter der Kalender-Funktion: Die Kalenderfunktion ermöglicht es Ihnen auch Tage in Themen einzuteilen. Bsp.: PRÜFUNGSTAG erst anklicken dann öffnet sich Eingabezeile entsprechende Schraffuren (siehe S. 20) ermöglichen uns direkt die Priorität zu erkennen 31

32 Notizen und Jobs anlegen Es gibt viele Möglichkeiten sie anzulegen, hier ein Vorschlag: Achtung: Bitte die 1-Tag-Funktion auswählen: in eine Zeile Klicken Eingabe machen durch Enter bestätigen Achtung: Notiz oder Job erscheint noch nicht? bitte noch einmal mit der Maustaste beliebig im Fenster Klicken Achtung: Bitte auch darauf achten, dass das richtige Datum ausgewählt ist! Der Tag im Kästchen muss eingerahmt sein! Bsp.: heute ist der 20., für den 22. ist auch ein Termin vorgesehen und der 28. ist gerade ausgewählt und ich kann eine Notiz/Job (Termin) für diesen Tag vormerken. Abb. Linke Spalte im Kalender Wurde ein Termin mit einer oder mehreren Personen ausgemacht, und Sie möchten diesen löschen, so erfolgt dies durch Rechtsklick IN das betreffende Terminfeld: 32

33 dieses Symbol in dem grau unterlegten Feld weist Sie darauf hin, dass es kein persönlicher Termin ist, sondern ein Gruppentermin möchte solch einer nämlich gelöscht werden, erscheint folgendes Hinweisfenster: erst nachdem Sie das registriert haben und das Häkchen gesetzt haben wird der Termin auch automatisch aus allen anderen betreffenden Mailboxen gelöscht. Setzen Sie das Häkchen nicht, wird nur bei Ihnen im Kalender der Termin gelöscht. Offline in Groupwise arbeiten Diese Funktion bietet sich an, wenn Sie außer Haus s beantworten möchten und sobald Sie wieder einen Internetzugang haben diese automatisch losgeschickt werden sollen. Der Caching-Modus: 1.)Der Vorteil: er muss nur EINMAL eingerichtet werden und wird von Groupwise gemerkt: Datei Modus Caching 33

34 2.) wählen Sie einen Ordnern zur Zwischenspeicherung der Nachrichten (schon ausgewählter kann beibehalten werden): 34

35 Groupwise wieder aufrufen gerade vergebenes Caching-Passwort eintragen Wenn Sie nun in diesem Caching- Modus arbeiten können Sie bequem Ihre Mails und Termine beantworten/bearbeiten und auf senden gehen. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, werden diese mit kurzer Verzögerung gesendet. 35

36 Weiterer Vorteil: Sie können im Falle eines Netzausfalls mit diesem Modus trotzdem weiterarbeiten! Wundern Sie sich nun also nicht, wenn Sie das gewohnte Online-Symbol durch das Caching-Symbol ersetzt sehen. Sie arbeiten praktisch ab dem Moment, wo Sie diese Funktion eingerichtet haben nur noch im Caching- Modus. Vom Caching-Modus zurück in den Online-Modus geht das wie folgt: Linksklick auf Caching Häkchen bei Online Zusätzliche Ordner erstellen (persönliche oder freigegebene) Zur Strukturierung Ihres Mailarchivs können Sie sich beliebige Ordner und Unterordner anlegen. Klicken Sie dafür auf Datei Neu Ordner Sollen nur Sie Zugriff auf die gespeicherten s haben, wählen Sie persönlicher Ordner. 36

37 Abb. persönlichen Ordner erstellen - Art des Ordners Geben Sie unter Name ein, wie der Ordner heißen soll. Mit den Schaltflächen nach oben, nach unten, nach rechts und nach links können Sie den Ordner an den gewünschten Ort innerhalb des Aktenschranks verschieben Klicken Sie auf weiter. Abb. persönlichen Ordner erstellen - Neuen Ordner benennen 37

38 Abb. persönlichen Ordner erstellen Einstellungen Klicken Sie auf Fertig stellen Übertragen des Mailbestandes aus Pegasus in Groupwise Pegasus öffnen Extras IMAP-Profile Neu Name eingeben z. Bsp.: Groupwise Verbinden Groupwise markieren Bearbeiten 38

39 ACHTUNG! Fertig 39

40 Und so sieht s aus: gibt nun einen weiteren Ordner namens Groupwise neben Mein Briefkasten Groupwise-Ordner anwählen Hinzufügen (oben) gleiche Ordnernamen wie oben in Mein Briefkasten verwenden in den Ordnerinhalt unter Mein Briefkasten gehen alle Mails markieren kopieren/verschieben in den gerade angelegten (leeren) Ordner Groupwise schieben mit all Ihren Ordnern so machen! Übertragen von Verteilerlisten und Adressbüchern Adressbuch + zufällige Zahlen- und Buchstabenkombi = ein Adressbuch richtiger Name = Verteilerliste beide gleiches Symbol: 40

41 Nur Verteilerlisten: SEHR WICHTIG: GENAU DARAUF ACHTEN; WELCHES ADRESSBUCH IM LINKEN FENSTER AUSGEWÄHLT (MARKIERT) IST!!! 1. Schritt: anklicken V-Laufwerk PMail Adressbuch- und Verteilerlisten werden angezeigt- mit identischen Namen von Ordnern aus Pegasus; diese auswählen Bitte auch darauf achten, welches Adressbuch ausgewählt wird!!! Nur beim Primärbuch und weiteren angelegten Adressbüchern funktioniert das Importieren; bei den GroupWise Adressbüchern ist diese Funktion ausgegraut. öffnet man das Adressbuch (und klickt z. Bsp.: auf das Primärbuch das Adressbuch öffnen, welches Sie für den Import ausgewählt hatten), so erscheint nun dort der importierte Ordnername und rechts in der Spalte werden die einzelnen Mitglieder aufgelistet. Umlaute, wie in diesem Bsp können dabei nicht richtig angezeigt, aber umbenannt werden. Auch wenn andere Adressbücher in ein schon vorhandenes Adressbuch eingefügt werden sollen, muss das entsprechende Unter -Adressbuch markiert werden. 41

42 Name konnte nicht rausgelesen werden, wenn Buchstaben und Zahlenkombi öffnen erscheint zufällige Für das Adressbuch gibt es bisher keine andere Lösung, als die Adressen alle per Hand zu übertragen. Wir arbeiten an einer Lösung. Eine an alle EWFler schicken Adressbuch öffnen Bitte unbedingt darauf achten, dass das Novell GroupWise Adressbuch ausgewählt ist! Anzeigen Benutzerdef. Filter erstellen Filter nun folgendermaßen definieren: Im rechten Darstellungsfenster Ihrer Adressbuchansicht werden nun alle Adressen herausgefiltert, welche einer EWF-Kennung zugefügt sind. Durch Strg + A (alles markieren) markieren Sie nun alle Adressen und betätigen einen Rechtsklick auf das markierte Feld. Aktion Mail senden Nun erscheinen alle s der EWFler im An-Feld Ihrer . (Markieren Sie nun alle Personen, um Sie in das Blind-Kopie-Fenster zu verschieben, für einen sauberen Datenverkehr) 42

43 Gehen Sie nun erneut auf das Adressbuch und wählen die Aktion Gruppe speichern aus. Jetzt ist sogleich diese Gruppe standardmäßig in Ihrem Adressbuch aufzufinden. 43

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