SIT_Handbuch_Benutzerverwaltung_UMS

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1 SIT - Handbuch Benutzerverwaltung UMS Stand: Nur für den internen Gebrauch 30_HB_97-04 SIT_Handbuch_Benutzerverwaltung_UMS Version: 04 Ersteller: Timo Müller

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort 4 2. Funktion des UMS 4 3. Wer kann das Benutzermanagement nutzen? 4 4. Wo ist das UMS zu finden? 5 5. Aufbau des Dashboards 6 6. Nutzung des UMS aus der Sicht eines CompanyAdmins. 7 eine Rolle zuweisen: 8 eine Rolle entziehen: 9 zu aktivieren: 10 zu deaktivieren: 10 das Passwort eines Users zurückzusetzen (= ein neues Passwort zuzuteilen): 10 die Personaldaten eines Users zu aktualisieren: 11 den User insgesamt zu löschen: Nutzungsmöglichkeiten des UMS für das SSC Anzeige weiterer Accounts 16 2

3 Versionshistorie Version Stand Bearbeiter Prüfung Freigabe Bemerkungen durch/ Datum durch/ Datum V Timo Müller Erstellung beendet V Timo Müller Format für ISO V Bettina Puscian Daniela Steffen Daniela Steffen Überarbeitung und Aktualisierung V Timo Müller D.Steffen D.Steffen Kontrolle auf Aktualität des HB s 3

4 1. Vorwort Die vorliegende Dokumentation ist als Einführung in die Funktionen des UMS gedacht. Es empfiehlt sich, zusätzlich das UMS Handbuch zu lesen. Dieses steht auf der B2B Lieferantenplattform zur Verfügung Funktion des UMS Das Benutzermanagement UMS (User Management System) ist eine Applikation auf der B2B Lieferantenplattform, die es dem Firmenadministrator ermöglicht, Anwender der Plattform dezentral zu verwalten. Jeder Administrator hat die Möglichkeit seine Anwender im Rahmen seiner Berechtigung selbständig zu verwalten. Hierzu zählt: das Anlegen eines Anwenders das Aktualisieren der Personaldaten die Neuvergabe von Passwörtern das Löschen eines Anwenders das Aktivieren / Deaktivieren eines Anwenders das Zuweisen und Entziehen von Berechtigungen 3. Wer kann das Benutzermanagement nutzen? Mit Hilfe des UMS können also Anwender der Plattform durch den Lieferanten selbst angelegt und verwaltet werden. Im Verlauf der Registrierung auf der Plattform muss der Lieferant hierzu einen firmeninternen Administrator bestimmen, der diese Aufgaben übernimmt. Die gleiche Vorgehensweise trifft auch für Administratoren und Applikationsverantwortliche im Konzern zu. Beispiel: Herr Manfred Mustermann von der Musterwaren GmbH möchte Zugang zu einer Anwendung auf der Plattform erhalten. Sofern sein Unternehmen bereits als Lieferant auf der Plattform registriert ist ( ongeboardet ist), kann er sich diesbezüglich an den Administrator seines Hauses wenden. 4

5 4. Wo ist das UMS zu finden? Das Benutzermanagement ist in den Passwort- geschützten Bereich der Lieferantenplattform integriert. Um die Applikation nutzen zu können, muss man sich daher auf der Plattform über LOGIN mit den Zugangsdaten anmelden. Um auf das UMS zugreifen zu können, muss über das Communication Center -> Administration und anschließend durch einfachen Klick auf Benutzer Verwaltung (UMS) navigiert werden. Applikation starten 5

6 In der folgenden Maske ist das Handbuch unterhalb der fett markierten Schaltfläche Hauptmenü zu finden. Die Applikation wird durch das aktivieren der Schaltfläche Benutzerverwaltung (UMS) oder start der Applikation gestartet. Hier gelangt man jetzt zu dem so genannten Dashboard, der Benutzeroberfläche von UMS. Aufbau der Benutzeroberfläche 1 2 Die Benutzeroberfläche ist in eine Filtermaske (1) aufgeteilt die verschiedene Auswahlmöglichkeit enthält um Aktivitäten zu starten (2). Das Ergebnis einer Suche wird unter dieser Suchmaske dargestellt. ACHTUNG: Man kann nur im Rahmen der eigenen Rollen in dieser Applikation agieren. Ein CompanyAdmin kann demnach neue User anlegen und verwalten. Ein einfacher User kann dagegen lediglich seine eigenen Profildaten ändern und sich den aktuellen CompanyAdmin anzeigen lassen. Werden keine Suchkriterien ausgewählt, so werden alle Anwender einer Firma angezeigt. Da auf einer Seite jedoch nur eine begrenzte Anzahl der Nutzer angezeigt wird, besteht die Möglichkeit einer Blätterfunktion die im unteren Bereich der Seite zur Verfügung steht. Es ist ebenfalls möglich sich bis zu 500 Ergebnisse pro Seite anzeigen zu lassen. Hie bitte dann entsprechend den Filter in setzen. 6

7 5. Nutzung des UMS aus der Sicht eines CompanyAdmins. Der firmeninterne Administrator eines Lieferanten meldet sich auf der Lieferantenplattform mit seinem Account an. 5.1 Einen User neu anlegen Dies geschieht durch einen Klick auf die Schaltfläche Benutzer Anlegen. In der sich öffnenden Maske muss der Administrator alle erforderlichen persönlichen Informationen (z.b. Name, Geburtsdatum, Abteilung, Telefonnr. Adresse) ausfüllen. Wichtig ist die Angabe der Adresse. An diese werden das Passwort und die User ID des neuen Anwenders automatisch gesendet. Sind alle Angaben vollständig, können die Daten durch drücken des Speichern Buttons gespeichert werden. Der neu angelegte User verfügt danach noch über keinerlei Rechte zur Nutzung der Applikationen, hierfür muss der CompanyAdmin die entsprechende Berechtigung zuweisen, die im UMS über Rollen verwaltet werden. Achtung! Nachdem der Admin den neuen User angelegt hat, wird dieser nicht sofort im Dashboard angezeigt dies führt häufig zu Verwirrung. Der Admin muss explizit nach dem Namen des neuen Users suchen. Erst danach wird ihm dieser angezeigt. 7

8 5.2 Einem Anwender Rollen zuweisen / entziehen Die Berechtigungen von Personen werden über Rollen verwaltet. Im Benutzermanagement werden die verfügbaren Rollen aller Anwendungen und Services der Lieferantenplattform verwaltet. Dem User können eine oder mehrere Rollen zugewiesen werden eine Rolle zuweisen: Zunächst muss der User per Name oder User ID gesucht werden. Die in (2) dargestellten Rollen müssen vorher im Feld Rollen anzeigen (1) markiert werden. Eine Rolle wird zugewiesen, indem ein Haken im Kasten unterhalb der Rolle (3) gesetzt wird. Es öffnet sich eine Informationsmaske, in der die Aktion bestätigt werden muss ( Annehmen - Button). 8

9 eine Rolle entziehen: Nachdem der Anwender durch die Suche nach seiner User ID / Name gefunden wurde, kann durch Entfernen des entsprechenden Hakens (3) eine Rolle entzogen werden. Dies geschieht durch Betätigung des Mauszeigers innerhalb des Rollen-Kastens. Auch hier öffnet sich eine Informationsmaske, in der die Aktion bestätigt wird ( Annehmen -Button) Die zuzuweisenden Rollen werden in Rollen anzeigen (1) ausgewählt. Die entsprechenden Personen, denen die Rolle zugewiesen werden soll, müssen markiert werden (2). Wird die Schaltfläche (3) angeklickt, werden den Nutzern die Rollen zugewiesen. Beim anklicken der Schaltfläche wird den Usern die Rolle wieder entzogen. Beide Aktionen werden in einem sich neu öffnenden Fenster bestätigt. 5.3 Anlegen eines weiteren Company Administrators Die Firma kann durchaus entscheiden einen weiteren Administrator zu benennen. In diesem Falle muss diese Person erst einmal von dem Admin angelegt werden. Anschließend wird dem User die Rolle CompanyAdmin zugewiesen (1). Bei jeder weiteren Rolle die der User verwalten soll, werden in dem entsprechenden Button die administrativen Rechte aktiviert (2). Das A symbolisiert, dass diese Person die Rechte dieser Anwendung weiter vergeben kann. Der Haken im linken Button symbolisiert, dass ein User / Administrator die Anwendung nutzen kann

10 5.4 Aktivieren / Deaktivieren / Löschen / Passwort zurücksetzen Neben dem Aktivieren und Deaktivieren einzelner Rollen, hat der Administrator zudem die Möglichkeit, einen Anwender insgesamt über folgende Icons: Nutzer löschen / aktivieren / deaktivieren / Passwort zurücksetzen zu aktivieren: Der Anwender wird per User ID oder Name aufgerufen. Nach Betätigen des nebenstehenden Symbols öffnet sich ein Fenster mit Informationen zum Anwender. Die Sperrung des Nutzers wird durch Drücken der Deaktivieren -Schaltfläche bestätigt. zu deaktivieren: Analog zum Aktivieren eines Anwenders kann ein Nutzer durch Drücken der Aktivieren Schaltfläche entsperrt werden. den User insgesamt zu löschen: Um einen Anwender zu löschen, muss die Schaltfläche Löschen betätigt werden. Auch diese Aktion muss in der sich öffnenden Maske bestätigt werden. Ist ein Anwender gelöscht, kann er nicht mehr aufgerufen werden. das Passwort eines Users zurückzusetzen (= ein neues Passwort zuzuteilen): Auch hierzu muss zunächst der entsprechende Anwender im UMS per User ID / Name aufgerufen werden. Nach Betätigung des Schloss-Symbols muss in der sich öffnenden Maske a: ein Passwort manuell eingegeben und mit Annehmen bestätigt werden oder b: der Button Zufallspasswort betätigt werden. In jedem Fall wird der User eine Mail mit dem neuen Passwort erhalten. 10

11 Achtung! Es ist zu beachten, dass ein neu generiertes Passwort ein Einmalpasswort ist und von dem Nutzer in ein persönliches Passwort geändert werden muss. Den Status des Passwortes kann man am Symbol des Schlosses erkennen. die Personaldaten eines Users zu aktualisieren: Nachdem der User im UMS aufgerufen wurde, kann durch Klicken auf das Blattsymbol (rot gekennzeichnet) das Fenster Benutzerprofil ändern geöffnet werden. Hier können in den editierbaren Feldern die Personaldaten geändert werden. Registrierte Daten, die die Firma betreffen sowie die User ID können nicht verändert werden. Die Eingaben werden durch Drücken der Schaltfläche Speichern bestätigt. Des Weiteren besteht die Möglichkeit die oben beschriebenen Aktionen für eine Gruppe von User durchzuführen. Hierzu müssen die User durch Markierung (1) selektiert werden damit die entsprechende Aktion (2) durchgeführt werden kann Funktionen der Suchmasken Mit Hilfe der drei Suchmasken besteht die Möglichkeit, über verschiedene Kriterien die zu bearbeitenden Benutzer zu suchen. Es ist nicht notwendig alle editierbaren Felder für die Suche zu benutzen, das Suchergebnis wird jedoch genauer, je mehr Kriterien festgelegt werden

12 Im Feld (1) besteht die Möglichkeit mit Suchbegriffen wie User ID und den Namen- und Vornamen zu suchen. Werden keine Suchkriterien eingegeben, werden alle bis dato angelegten User aufgelistet. Im Feld Nutzerstatus (2) kann zwischen drei Anzeigemöglichkeiten Aktiviert, Deaktiviert oder Beides gewählt werden. Entscheidet der Admin dem Marker Aktiviert zu wählen, so werden Ihm alle aktiven User der Plattform seines Unternehmens angezeigt. Nur die deaktivierten User werden angezeigt, wenn der Marker Deaktiviert gewählt wird. Wird Beides selektiert, so werden alle Teilnehmer der Plattform aufgelistet. Im Feld Wählen Sie die benötigten Rollen (3) werden die Rollen selektiert, die der Anwender mindestens besitzen muss, um über die Suchmaske gefunden zu werden. Im Anschluss wählt man im Feld Rollen anzeigen (4) die Rollen, die man bearbeiten möchte. Es können mehrere Rollen markiert werden, indem man die Shift oder Strg Taste verwendet. 7. Nutzungsmöglichkeiten des UMS für das SIT Das Benutzermanagement UMS bietet den Mitarbeiten des SIT verschiedene Funktionen: 1. Anzeige und Aktualisierung der eigenen Profildaten 2. Änderung des eigenen Passworts 3. Zurücksetzen von Anwender- Passwörtern (Lieferant, Volkswagen-Mitarbeiter) 4. Recherche von Lieferantendaten 5. Recherche von Nutzer-Rechten durch Kontrolle der zugewiesenen Rollen Die Anzeige bzw. Aktualisierung von Profildaten sowie die Änderung von Passwörtern allgemein wurde bereits beschrieben. Im Folgenden soll daher Punkt 3-5 näher erläutert werden. Anwender-Passwörter zurücksetzen Grundsätzlich können vom SIT sowohl Registrar-, Administrator- und Anwender-Passwörter zurückgesetzt werden. Beispiel: Herr Mustermann ruft beim SIT an, da er sein Passwort vergessen hat / das Initial-Passwort 2 ungültig ist. Die Filtermaske des Dashboards (1) bietet verschiedene Möglichkeiten, um den Anwender zu suchen: A: Suche nach User ID B: Die Suche nach Firmenname / DUNS Nr. C: Suche nach Nachname /+ Vorname! " # 12

13 Wird allein nach dem Firmennamen gesucht, werden alle registrierten Anwender der auf der B2B Lieferantenplattform ongeboardeten Standorte des Unternehmens aufgeführt. Die Recherche anhand der DUNS Nr. schränkt das Suchergebnis auf einen Standort ein. Anhand der User ID lässt sich dagegen jeder Anwender eindeutig identifizieren die Suche nach Vorname /+ Nachname ist dagegen häufig wenig empfehlenswert (Müller, Meyer, Schulze...). Ist der Anwender gefunden, so öffnet sich nach einfachem Klick auf das Schlosssymbol nebenstehende Maske. Prinzipiell besteht die Möglichkeit, ein Passwort manuell einzugeben oder automatisch zu generieren. Aus Gründen des Datenschutzes wird im SIT das Passwort immer automatisch generiert. Dies geschieht durch Betätigen des Zufallspasswort Buttons. Prinzipiell besteht auch die Möglichkeit das Passwort manuell zu erzeugen. Hierzu werden mindestens sechs Zeichen in den beiden Feldern eingegeben und der Annehmen Button wird betätigt. Über den Abbrechen Button wird das Fenster ohne Durchführung einer Aktion verlassen. In jedem Fall wird das Passwort an die in der Maske hinterlegte Adresse zugesendet, die vor dem generieren des neuen Passwortes mit dem User abgeglichen wurde. Die Mitarbeiter des SIT haben die Möglichkeit mehreren Anwendern gleichzeitig das Passwort zurückzusetzen. Hierzu müssen die Anwender in der Benutzerverwaltung selektiert werden. 1 13

14 Anschießend auf das Symbol (1) klicken. In der sich neu öffnenden Seite wird das neue Passwort für die User generiert. Recherche von Anwenderdaten Im UMS können die Daten des Anwenders recherchiert werden. Sie sind sowohl über die Funktion Passwort ändern (1) oder Benutzerprofil ändern (2) abrufbar. So lässt sich beispielsweise die Telefon- und Faxnummer sowie die Adresse des Users ermitteln. 2 1 Recherche von Anwender-Rechten Beispiel: Herr Mustermann kontaktiert das SIT da er keinen Zugang zu der Applikation PPO hat, diesen aber dringend benötigt. Im Benutzermanagement lässt sich nachvollziehen, ob der User die entsprechende Berechtigung zum Zugriff auf die Normentexte besitzt. Hierzu muss überprüft werden, ob die Rolle PPO-Agent zugewiesen ist. Die Rolle ist dann durch einen Haken markiert: 14

15 Sollte die gewünschte Rolle nicht markiert sein, so muss sich der Anwender an seinen firmeninternen Administrator wenden. Der CompanyAdmin kann durch Suche nach der zugeordneten DUNS-Nr. ermittelt werden. Auch der User kann sich in UMS seine Administrator aufzeigen lassen. Hierzu muss er auf den Reiter Mein Admin klicken.der Administrator ist sowohl durch den Haken im Feld Company Admin als auch durch ein großes, dem Schlosssymbol vorangestelltes, A gekennzeichnet. 15

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