Herausgegeben von: Quintec GmbH. Hauptsitz Kölner Str Overath. Niederlassung Süd Siemensstraße Fürth

Transkript

1 Handbuch

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Vorwort Lieferumfang Syntaxhinweise General Public License (GPL) Installation und Einrichtung Voraussetzungen Vorbereitungen Aufstellen des SCC Anschließen des SCC Starten des SCC Stoppen des SCC Verbindung zur Konfigurationsoberfläche herstellen Erste Schritte Voraussetzungen Erste Einstellungen Einen neuen Benutzer anlegen Ein -Konto für einen Benutzer anlegen Eine neue Gruppe einrichten Anpassen der Admin-Einstellungen Ihren Arbeitsplatz-PC für die Arbeit mit dem SCC konfigurieren SCC auf Windows-PC als WINS-Server einrichten Windows: Eine Dateifreigabe des SCC aufrufen und als Netzlaufwerk einbinden MacOS X: Eine Dateifreigabe des SCC aufrufen und als Netzlaufwerk einbinden Linux: Eine Dateifreigabe des SCC aufrufen und als Netzlaufwerk einbinden Outlook für die Verbindung mit dem SCC einrichten Mozilla Thunderbird / Netscape Messenger einrichten Funktionen des SmartCom Center Groupware und Mail Übersicht Anmeldung an der Groupware

4 3.1.3 Grundsätzliche Bedienung der Web-Oberfläche Wesentliche Einstellmöglichkeiten Erste Schritte in der Anwendung und Kurzüberblick der Funktionen Kalenderfunktion und Kontakte (Adressen) Öffentliche Ordner und Teamarbeit mit der Groupware Spam- und Virenschutz Ablage von Dateien Zentrale Passwortverwaltung Sicherung der Daten Update Konfiguration und Bedienung Dokumentation Konfigurationsoberfläche Die Weboberfläche Grundeinstellungen Benutzerverwaltung Konten Gruppenverwaltung Datensicherung Starten und Stoppen Systeminformationen Wartung Weitere Hilfen Netzwerkeinstellungen Ihres Windows PCs Zugriff auf Ihr SCC über das Internet Verwenden des Primary Domain Controller (PDC) Verwenden des Druckservers Support

5 1 Einleitung 1.1 Vorwort Sehr geehrter Benutzer, Sie halten das Handbuch zum SmartCom Center (SCC) in der Hand, das Sie mit der Bedienung des Geräts vertraut machen soll. Um Ihnen den Start so einfach wie möglich zu gestalten beginnen wir im Kapitel Installation und Einrichtung ab Seite 7 mit der Aufstellung und Ersteinrichtung. Möchten Sie zunächst etwas über den Funktionsumfang erfahren, lesen Sie bitte ab Seite 41 das Kapitel Funktionen des SmartCom Center. Viel Erfolg und Spaß bei der Arbeit mit dem SmartCom Center wünscht Ihnen Ihr SmartCom Center Team 1.2 Lieferumfang ein SmartCom Center dieses Handbuch externes Netzteil mit 220V Eurostecker-Netzkabel Auf Ihrem SCC ist bereits ein umfangreiches Softwarepaket installiert und konfiguriert. Nach dem Anschließen können Sie sofort loslegen. Im Standard-Auslieferzustand ist eine 10- Benutzer-Lizenz bereits inbegriffen wovon allerdings eine durch den Benutzer Admin belegt ist. Sie können diese Lizenz aber jederzeit für den eigenen Gebrauch freischalten. 1.3 Syntaxhinweise In diesem Handbuch werden bestimmte Formatierungen benutzt, die Ihnen beim Lesen helfen sollen: Bedienkette Bsp.: Aktion 1 Aktion 2 Aktion 3 5

6 Eine Bedienkette ist eine Abfolge von Aktionen, die Sie hintereinander ausführen. Es handelt sich dabei für gewöhnlich um triviale Aktionen, wie das Navigieren auf eine bestimmte Seite innerhalb der Konfiguration. Beginnen Sie, indem Sie auf den mit Aktion 1 beschrifteten Link klicken, dann Aktion 2, usw. 1.4 General Public License (GPL) Große Teile der bei der Entwicklung des SmartCom Centers verwendeten Software stehen unter der GPL. Diese ist auf der Freigabe Public im Ordner SmartCom Center in den Dateien gpl- 2.0.pdf und gpl-3.0.pdf zu finden. 6

7 2 Installation und Einrichtung 2.1 Voraussetzungen Für den Betrieb des SCC benötigen Sie ein vorhandenes 10/100/1000 MBit Ethernet Netzwerk. Um alle Funktionen der Groupware und des automatischen Updates zu nutzen zu können, muss zusätzlich ein Internetzugang vorhanden sein. Idealvoraussetzungen für den Betrieb des SCC ist ein 100Mbit Netzwerk mit vorhandenem Internetanschluss, sowie IP-Adressvergabe über einen DHCP-Server. Von Vorteil ist es, wenn Sie über eine Firewall verfügen, die Ihr Netzwerk vor Angriffen aus dem Internet schützt. Bei aktuellen DSL-Routern ist dies im Allgemeinen der Fall. Sie können das SCC auch ohne Internetanschluss nutzen. In dem Fall ist jedoch kein - Versand an Empfänger außerhalb 1 des SCC möglich. Auch der eingebaute Updatemechanismus sowie die Fernwartungsfunktion sind in diesem Fall nicht funktionstüchtig. 2.2 Vorbereitungen Aufstellen des SCC Wählen Sie als Aufstellort einen trockenen, sonnengeschützten Platz. Meiden Sie feuchte Orte. Es muss darauf geachtet werden, dass die Lüftungslöcher auf der Ober- und Unterseite des Gehäuses nicht abgedeckt und nach oben mindestens zehn Zentimeter Freiraum besteht. Bei Umgebungstemperaturen von mehr als 40 C und weniger als -5 C sollte das SCC nicht betreiben werden. Stellen Sie das Gerät nicht hochkant, die entstehende Wärme kann ansonsten nicht ausreichend entweichen C Umgebungstemperatur 0% - 60% rel. Luftfeuchtigkeit min. 10cm Abstand über den Luftungslöchern < 10cm Abb. 1: Aufstellungshinweise 1 s die über das Internet versendet werden müssen, werden als außerhalb oder extern bezeichnet. 7

8 2.2.2 Anschließen des SCC Stecken Sie das Netzteil in eine freie Steckdose und verbinden Sie den Anschluss für die Stromversorgung mit der kleinen runden Buchse auf der Rückseite des SCC. Verbinden Sie nun die Netzwerkbuchse und Ihr Netzwerk mit einem RJ45 Kabel (CAT5 oder höher). Die kleinen Lämpchen an der Netzwerkbuchse Ihres SCC sollten nun zu leuchten beginnen. Abb. 2: Rückseite des SCC Sobald Sie das Gerät erfolgreich angeschlossen haben, kann das SmartCom Center gestartet werden Starten des SCC Auf der Frontseite des Gerätes befindet sich ein runder Taster. Drücken Sie diesen einmal kurz um das Gerät einzuschalten. Die blaue Lampe leuchtet nun dauerhaft und das SCC beginnt zu starten. Dieser Vorgang kann bis zu drei Minuten dauern. In dieser Zeit können Sie die Funktionen des SCC noch nicht nutzen. Ist der Startvorgang abgeschlossen, wird die Einsatzbereitschaft des SCC durch zweimaliges kurzes Piepen signalisiert. Auch sollte die orangefarbene Lampe nun nicht mehr permanent blinken Stoppen des SCC Um das System kontrolliert herunterzufahren, genügt es kurz auf den Taster zu drücken. Das SCC fährt dann herunter und schaltet sich nach ca. zehn Sekunden selbständig ab. Dieser Vorgang kann alternativ auch über die Administrationsoberfläche ausgelöst werden. Lesen Sie hierzu bitte auf Seite 80 das Kapitel Starten und Stoppen. Sollte Ihr SCC auf keine der oben beschriebenen Wege reagieren, können Sie es mittels drücken und halten des Tasters (ca. drei Sekunden) direkt ausschalten. Dies ist aber nur in Ausnahmefällen zu empfehlen. 8

9 2.2.5 Verbindung zur Konfigurationsoberfläche herstellen Sobald das SCC betriebsbereit ist, können Sie mittels eines an Ihr Netzwerk angeschlossenen Computers die Konfiguration des SCC beginnen. Starten Sie hierfür Ihren Webbrowser 2 und führen die nachfolgenden Schritte aus: 1. Überprüfen Sie Ihre Netzwerkeinstellungen und passen Sie diese gegebenenfalls an. Folgende Varianten sind möglich: a) Ihr Netzwerk verfügt bereits über automatische IP-Adressvergabe via DHCP. Sie können direkt mit Schritt 2 fortfahren. b) Ihr Netzwerk verfügt über keine automatische IP-Adressvergabe via DHCP. In diesem Fall startet das SCC mit der IP-Adresse Um eine Kommunikation zu ermöglichen, muss sich Ihr Computer im gleichen Netz befinden. Hierzu sind folgende Eingaben in den Netzwerkeinstellungen Ihres PCs nötig: IP-Adresse: Subnetzmaske: Dies ist auf Seite 84 im Abschnitt Netzwerkeinstellungen Ihres Windows PCs ausführlich beschrieben. 2. Nach Überprüfung Ihrer Netzwerkeinstellungen können Sie die Konfigurationsoberfläche des SCC durch Eingabe von scc.local in die Adresszeile des Browsers und Bestätigung mit ENTER aufrufen. Unter Windows und MacOS X ab Version 10.2 ist diese Funktion direkt nutzbar. Auf Linux-Clients muss das Zeroconf 3 -Protokoll, auch Rendezvous oder Bonjour genannt, installiert sein. Sollte dies nicht zum Erfolg führen, steht das Windows-Programm SCC-Finder unter zum Download bereit. Dieses durchsucht Ihr Netzwerk nach einem angeschlossenen SCC und liefert Ihnen dessen IP-Adresse. Unabhängig vom eingeschlagenen Weg sollte letztendlich die folgende Seite erscheinen: 2 Webbrowser, Programm zum Betrachten von Webseiten, zum Beispiel Internet Explorer, Firefox, Netscape Navigator oder Opera 3 Debian/Ubuntu: Paket libnss-mdns SUSE Linux: ab Version 10.1 ReadHat: ab Version 6 9

10 Abb. 3: Startseite des SCC Klicken Sie nun im rechten Menüfenster auf Administration / Verwaltung. Sie werden aufgefordert Benutzername und Passwort einzugeben. Als Benutzername geben Sie admin, als Passwort scc.box ein und bestätigen bitte mit OK. Dieses Passwort sollte später geändert werden. Abb. 4: Anmeldefenster 3. Hat alles geklappt? Herzlichen Glückwunsch, Sie haben sämtliche Vorbereitungen, die für die Ersteinrichtung des SCC nötig sind, erfolgreich durchgeführt. Das nächste Kapitel beschäftigt sich mit der grundlegenden Konfiguration des SCC. Wenn Sie sich für weitere Details zur Konfiguration Ihres SCC interessieren, können Sie eine ausführliche Beschreibung ab Seite 41 im Kapitel Konfiguration und Bedienung nachlesen. 10

11 2.3 Erste Schritte Voraussetzungen Die folgenden Punkte setzen voraus, dass: das SCC ist gestartet. eine Verbindung zum SCC über einen Browser hergestellt werden konnte. die Anmeldung erfolgreich durchgeführt wurde. Falls diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, erhalten Sie im Kapitel Vorbereitungen ab Seite 7 weitere Informationen. Unter Erste Schritte finden Sie hauptsächlich Anleitungen, die Ihnen helfen sollen, das SCC schnell für Ihren Einsatzweck einzurichten. Die meisten Einstellungen sind bereits optimal für Sie vorkonfiguriert, daher wird nicht auf jedes Detail eingegangen. Wenn Sie alle Konfigurationsmöglichkeiten kennen lernen möchten, befassen Sie sich bitte mit dem Kapitel Konfiguration und Bedienung ab Seite Erste Einstellungen Bevor Sie mit der Einrichtung der Benutzer beginnen, sollten Sie einen Blick auf die Grundkonfiguration des SCC werfen und diese an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpassen. Klicken Sie hierfür auf Grundkonfiguration Einfache Einstellungen. Ihnen wird nun das folgende Fenster angezeigt: 11

12 Abb. 5: Einfache Einstellungen Rechnername Tragen Sie als Rechnername den Namen ein, unter dem Sie ihr SCC im Netzwerk erreichen möchten. Der Name sollte leicht zu merken sein. Bedenken Sie, dass Leerzeichen sowie sämtliche Sonderzeichen nicht erlaubt sind. Ebenso darf der Name nicht mit einer Zahl beginnen. Ihr SCC ist zusätzlich zu hier vergebenen Namen unter scc.local erreichbar. Es ist sinnvoll den Rechnernamen um ein.local zu erweitern, da aktuelle Browser über eine automatische Namesvervollständigung verfügen. Sie würden unter Umständen mit scc_server.de oder ähnlichem verbunden werden. Für MacOS- und Linux-Clientcomputer ist die Bennennung in diesem Stil ebenfalls zwingend erforderlich, um die automatische Erkennung des Namens zu aktivieren. Beispiel: SCC_Server.local oder SCC-Server.local Firmenname Tragen Sie hier den Namen Ihrer Firma ein. Es handelt sich hierbei um kein Pflichtfeld. Beispiel: Mustermann GmbH 12

13 Standard POP3/IMAP Server An dieser Stelle können Sie die Server-Adresse ihres Providers 4 eintragen, von dem Sie normalerweise s abrufen. Sie sparen damit später etwas Zeit bei der Einrichtung der E- Mail-Konten. Beispiel: pop3.firma.de Standard SMTP Server Äquivalent zum POP3/IMAP Server können Sie hier die Server-Adresse eintragen, über die Sie normalerweise Ihre s versenden. Sie sparen damit später etwas Zeit bei der Einrichtung der -Konten. Beispiel: smtp.firma.de Arbeitsgruppen-/Domänenname Der für diese Einstellung gewählte Wert sollte auf allen Windows-PCs in Ihrem Netzwerk gleich sein, damit eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleistet werden kann. Er darf nicht mit einer Zahl beginnen und keine Sonder- oder Leerzeichen enthalten. Beispiel: mustermann-netzwerk Automatische Sicherung aktivieren Das SCC ist mit einer automatischen Datensicherung ausgestattet. Unter der Voraussetzung einer angeschlossenen, entsprechend vorformatierten USB Platte wird zur eingestellten Zeit eine Sicherung Ihrer Daten erstellt. Wenn Sie die automatische Sicherung benutzen wollen, lesen Sie bitte zusätzlich den Abschnitt Datensicherung auf Seite 75. Wir empfehlen Ihnen dringend Ihre Daten regelmäßig zu sichern. Beispiel: Automatische Sicherung aktiviert Abschließen der Konfiguration Nachdem Sie die Einstellungen an Ihre Wünsche angepasst haben bestätigen Sie die Eingaben unbedingt mit einem Klick auf den Einstellung speichern -Knopf unter der Eingabemaske. Andernfalls werden Ihre Änderungen nicht übernommen. Das SCC wird die Eingaben nun prüfen und eventuelle Fehleingaben in roter Schrift über der Eingabemaske ausgeben. Bekommen Sie 4 Internetdienstleister, über den Sie Ihre s empfangen und versenden. Bekannte Provider sind 1und1, GMX, Web.de oder T-Online. 13

14 eine grün geschriebene Erfolgsmeldung wurden die Änderungen erfolgreich übernommen. Sie können dann mit dem nächsten Punkt fortfahren. Ansonsten korrigieren Sie die Fehler und drücken erneut Einstellungen speichern Einen neuen Benutzer anlegen Sie sollten für jeden Mitarbeiter einen eigenen Benutzer anlegen. Mit dem Benutzernamen und dem dazugehörigen Passwort kann sich der Benutzer später an der Groupware und dem Dateiserver anmelden und auf die entsprechenden Daten zugreifen. Wir empfehlen Ihnen die gleichen Benutzernamen und Passwörter, wie auf Ihren bisherigen Windows-PCs zu nutzen, da der Zugriff auf die Dateifreigaben so stark erleichtert wird. Nutzen Sie folgende Schritt für Schritt Anleitung, um einen neuen Benutzer auf dem System anzulegen. 1. Klicken Sie in der Konfigurationsoberfläche auf Benutzerverwaltung Benutzer hinzufügen / verändern. Es wird Ihnen nun folgende Maske angezeigt: 14

15 Abb. 6: Benutzer anlegen 2. Geben Sie einen Benutzernamen ein. Dieser dient zur Identifikation bei allen Diensten des SCC. 3. Wählen Sie ein Passwort und bestätigen dieses. Das Passwort muss Zahlen und Buchstaben enthalten und mindestens 6 Zeichen lang sein. Leerzeichen sind nicht erlaubt. 4. Geben Sie den Vor- und Nachnamen an. 15

16 5. Klicken Sie auf Eingaben bestätigen. Falls oberhalb der Eingabemaske rot geschriebene Meldungen angezeigt werden, müssen Sie gegebenenfalls Werte korrigieren. Klicken Sie anschließend erneut auf Eingaben bestätigen. Wenn eine grüne Erfolgsmeldung erscheint, wurde der Nutzer korrekt angelegt. Wenn Sie mehr über die weiteren Möglichkeiten erfahren möchten, lesen Sie bitte den Abschnitt Neuen Benutzer anlegen/verändern auf Seite Ein -Konto für einen Benutzer anlegen Für jeden Benutzer können beliebig viele -Konten angelegt werden, über die der zugeordnete Benutzer später s empfangen und versenden kann. Diese konten können durch unterschiedliche Provider verwaltet werden. Die abgerufenen s werden im Postfach des Benutzers abgelegt. 1. Klicken Sie in der Konfigurationsoberfläche auf -Konten Konto hinzufügen/verändern. Sie werden nun folgende Maske sehen. 16

17 Abb. 7: -Konto anlegen 2. Wählen Sie unter 1. den Benutzer aus, dem die -Adresse gehören soll. 3. Geben Sie unter 2. die -Adresse ein, die zugeordnet werden soll. 4. Wählen Sie unter 3. den anbieter. Unter Benutzerdefiniert erhalten Sie Ihre Standardeinstellungen, die Sie unter Einfache Einstellungen festgelegt haben. Wenn Sie andere POP3/IMAP- und SMTP-Server einstellen möchten, geben Sie diese in den entsprechenden Feldern ein. 5. Geben Sie den Benutzernamen und Passwort für POP3/IMAP an. Sollten die Authentifikationsdaten für den Versand über SMTP gleich den POP3 Daten sein oder Ihr Provider erfordert keine SMTP-Authentifikation, aktivieren Sie die Schaltfläche wie POP3/IMAP. Ansonsten klicken Sie auf andere Daten und geben die Benutzername und Passwort für die Authentifizierung über SMTP ein. 17

18 6. Wählen Sie, wie oft das SCC Ihr Konto auf s überprüfen soll, es sind 3, 5 oder 10 Minuten-Intervalle möglich. 7. Klicken Sie abschließend auf Eingaben bestätigen. Das SCC wird Ihre Eingaben prüfen und Fehler mit roter Schrift über der Eingabemaske anzeigen. Wenn das Anlegen erfolgreich war, wird dies mit einer grünen Meldung bestätigt Eine neue Gruppe einrichten Sie können die Benutzer verschiedenen Gruppen zuordnen. Für jede Gruppe wird ein - Verteiler auf dem SCC angelegt, der über die Adresse gruppenname@scc.box erreichbar ist. Alle Mitglieder der Gruppe können so über diese Adresse per erreicht werden. Außerdem wird eine gemeinsame Dateifreigabe mit dem Gruppennamen erstellt, über die Dateien innerhalb der Gruppe ausgetauscht werden können. Nur die Mitglieder der Gruppe besitzen Schreib- und Leserechte auf diese Freigabe. 1. Klicken Sie in der Konfigurationsoberfläche auf Gruppenverwaltung Gruppe hinzufügen/verändern. Sie werden nun folgende Maske sehen. 18

19 Abb. 8: Gruppe anlegen 2. Geben Sie unter Gruppenname einen geeigneten Namen für die Gruppe ein. Dieser darf keine Leer- und Sonderzeichen enthalten. 3. Wählen Sie aus der Liste Mitglieder der Gruppe die Benutzer aus, die Zugriff auf die gemeinsamen Funktionen dieser Gruppe bekommen sollen. Aktivieren Sie hierfür die Haken vor den dementsprechenden Benutzernamen durch klicken auf das kleine Rechteck. 4. Bestätigen Sie alle Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche Eingaben bestätigen. Wenn Sie oberhalb der Eingabemaske eine rote Fehlermeldung angezeigt bekommen müssen Sie noch Korrekturen an Ihren Eingaben vornehmen. Bekommen Sie eine grüne Erfolgsmeldung wurde die Gruppe erfolgreich angelegt Anpassen der Admin-Einstellungen Da das Administratorpasswort auf allen ausgelieferten SmartCom Centern gleich ist, sollten Sie dieses unbedingt ändern. Außerdem belegt der Benutzer Admin eine Lizenz innerhalb der Groupware. Dies hat zur Folge, dass bei einer 10-Benutzer-Lizenz nur neun weitere Benutzer angelegt werden können. Soll der Admin-Benutzer nur verwendet werden um das SCC zu 19

20 verwalten, aber kein Groupware-Nutzer sein, müssen Sie den diesen in der Groupware deaktivieren und einen anderen Benutzer als Empfänger seiner s auswählen. Die E- Mails umfassen Backup-Status, Virus-Warnungen und andere Systemmeldungen. Für die Administration des SmartCom Centers kann der Admin-Benutzer trotzdem weiter verwendet werden. Hierzu gehen Sie bitte wie folgt vor. 1. Klicken Sie in der Konfigurationsoberfläche auf Grundkonfiguration Admin Einstellungen. Sie werden nun folgende Maske sehen. Abb Ändern Sie nun das Admin Passwort auf ein gewünschtes, schwer zu erratendes Kennwort. Beachten Sie bitte, dass es mindestens 6 Zeichen lang sein, sowie Buchstaben und Zahlen enthalten muss. 3. Falls Sie den Admin in der Groupware deaktivieren möchten, fahren Sie bitte mit dem nächsten Punkt fort. Ansonsten können Sie zu 6. übergehen. 4. Wählen Sie den Haken bei Groupwarezugriff für Admin aktivieren ab. 5. Wählen Sie in dem nun sichtbaren gewordenen Feld einen Benutzer aus, dem die s des Admins zugestellt werden sollen. 20

21 6. Bestätigen Sie alle Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche Eingaben speichern. Wenn Sie oberhalb der Eingabemaske eine rote Fehlermeldung angezeigt bekommen müssen Sie noch Korrekturen an Ihren Eingaben vornehmen. Bekommen Sie eine gründe Erfolgsmeldung wurden die Einstellungen erfolgreich geändert. 2.4 Ihren Arbeitsplatz-PC für die Arbeit mit dem SCC konfigurieren SCC auf Windows-PC als WINS-Server einrichten Der WINS Server hat die Aufgabe leicht zu merkende Rechnernamen (z.b. SCC.local) in die technische Adresse im Netzwerk umzusetzen. Sollte in Ihrem Netzwerk bereits ein WINS-Server existieren, können Sie diesen Schritt überspringen. 1. Klicken Sie auf Start Systemsteuerung 2. Klicken Sie dort doppelt auf das Symbol Netzwerkverbindungen 3. Suchen Sie Ihre LAN- Verbindung (meist mit LAN-Verbindung beschriftet) und klicken mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie dann mit einem Linksklick Eigenschaften. 21

22 4. Suchen Sie aus der Liste Diese Verbindung verwendet folgende Elemente den Eintrag Internetprotokoll (TCP/IP) und wählen Sie ihn mit der linken Maustaste an. Klicken Sie nun auf Eigenschaften. 5. Klicken Sie nun auf Erweitert und wählen Sie den Reiter WINS. Klicken Sie hier auf Hinzufügen. Tragen Sie hier die IP- Adresse des SCC ein, die Sie der Adminoberfläche unter Systeminformationen entnehmen können und klicken Hinzufügen. Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf OK. Sollten Sie noch keinen Zugriff auf die Adminoberfläche haben, lesen Sie bitte das Kapitel 22

23 Verbindung zur Konfigurationsoberfläche herstellen ab Seite Bestätigen Sie das nun offene Fenster Eigenschaften LAN-Verbindung mit einem OK. Ihr Arbeitsplatz-PC wird nun das SmartCom Center als WINS-Server verwenden Windows: Eine Dateifreigabe des SCC aufrufen und als Netzlaufwerk einbinden Ihre Dateien stellt das SCC in so genannten Freigaben im Netzwerk zur Verfügung. Auf die Freigaben können Sie mit Ihrem Windows-Explorer zugreifen. Sie können den Zugriff auf die Freigaben stark vereinfachen, wenn Sie die Freigaben unter Windows unter eigenen Laufwerksbuchstaben einbinden. Benutzen Sie die folgende Anleitung um eine Netzwerkfreigabe des SCCs auf Ihrem lokalen Windows-PC als Laufwerk einzubinden. 1. Klicken Sie im Startmenü auf Arbeitsplatz oder rufen den Arbeitsplatz über einen Doppelklick auf das Symbol Arbeitsplatz auf dem Desktop auf. 2. Geben Sie nun in der Adresszeile \\Scc.local ein. Alternativ können Sie auch den Rechnernamen Ihres SCC eingeben, denken Sie dabei an die beiden \ (nicht /!) vor dem Namen. Bestätigen Sie die Eingabe mit ENTER. 3. Nun werden Sie um die Eingabe von Benutzernamen und Passwort gebeten. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort ein, dass Sie bei der Einrichtung des Benutzers auf dem SCC festgelegt haben. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie beides korrekt eingegeben haben, sollte folgendes Fenster erscheinen. 23

24 Durch Doppelklick auf die Ordner, können Sie diesen öffnen und auf die darin enthaltenen Daten lesend und schreibend zugreifen. Zusätzlich können Sie, wie ab Schritt 4 beschrieben, einen Ordner als Laufwerksbuchstaben einbinden. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freigegeben Ordner (z.b. public). Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf Netzlaufwerk verbinden. 24

25 5. Wählen Sie unter Laufwerk Ihren bevorzugten Buchstaben. Achten Sie, hierbei darauf, dass der Buchstabe noch nicht für ein anderes Laufwerk vergeben ist. Zusätzlich können Sie die Option Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen anwählen. Klicken Sie auf dann Fertig stellen. 6. Sie finden das Laufwerk nun auf dem Arbeitsplatz unter Netzlaufwerke. Abb. 10: Einrichtung eines Netzlaufwerks unter Windows 25

26 2.4.3 MacOS X: Eine Dateifreigabe des SCC aufrufen und als Netzlaufwerk einbinden 1. Öffnen Sie die Netzwerkumgebung Ihres Computers. 2. Wählen Sie die Arbeitsgruppe und klicken Verbinden. 3. Klicken Sie nun auf Identifizieren und geben Sie Ihren Benutzernamen und das Passwort Ihres Benutzers auf dem SCC ein. 26

27 4. Wählen Sie die zu verwendende Freigaben und klicken OK. 5. Das Netzlaufwerk steht nun zur Verfügung. Abb. 11: Einrichtung eines Netzlaufwerks unter MacOS X Linux: Eine Dateifreigabe des SCC aufrufen und als Netzlaufwerk einbinden Da das Vorgehen zum Verbinden von Netzwerklaufwerken unter Linux stark von der verwendeten Distribution und dem Fenstermanager abhängig ist empfehlen wir Ihnen eine für Ihr System maßgeschneiderte Anleitung aus den Hilfeseiten Ihrer Linuxdistribution aufzusuchen. Suchen Sie bitte in der Hilfe Ihres Linux-Betriebsystems unter den Stichwörtern SMB-Protokoll oder Samba-Client Outlook für die Verbindung mit dem SCC einrichten Das SCC ist mit einer bedienerfreundlichen Weboberfläche für die Nutzung von , Kalender und Kontakten ausgestattet. Zusätzlich oder alternativ können Sie Ihr vorhandenes MS Outlook mit dem SCC verbinden und alle Funktionen dort nutzen. Bevor Sie mit dem Einrichten beginnen, sollten Sie wenigstens(!) einen Benutzer auf dem SCC eingerichtet haben. Es ist von Vorteil, wenn Sie zusätzlich ein -Konto für diesen Benutzer 27

28 angelegt haben, sonst können Sie keine s an Adressen senden, die nicht auf Ihrem SCC eingerichtet sind. Vorbereitungen 1. Beenden Sie zunächst Outlook, falls Sie es geöffnet haben. In der Freigabe public auf Ihrem SCC befindet sich im Ordner Kerio Groupware Kerio Konnektor die Installationsdatei kerio-koc-xxxxx-win.exe. 2. Klicken Sie die Datei doppelt. Da Sie die Datei von einem Netzlaufwerk öffnen, ist es möglich, dass Sie eine Sicherheitswarnung erhalten. Bitte bestätigen Sie diese durch klicken von Ausführen. 28

29 3. Wählen Sie als Installationssprache (Deutsch/Deutschland) für die deutschsprachige Installation. Klicken Sie OK. 4. Bestätigen Sie mit Weiter >. 29

30 5. Lesen Sie die Lizenzvereinbarung und bestätigen Sie durch einen Klick auf Ich bestätige die Bedingungen der Lizenzvereinbarung. Die Lizenz haben Sie mit dem SCC erworben. Klicken Sie danach auf Weiter >. 6. Wählen Sie einen Ordner aus, in dem Sie den Kerio Outlook Konnektor installieren möchten. Falls Sie unsicher sind, ändern Sie nichts. Klicken Sie abschließend auf Weiter >. 30

31 7. Bestätigen Sie einfach mit einem Klick auf Weiter >. 8. Die Installation wurde erfolgreich abgeschlossen. Sie müssen nur noch einmal auf Fertigstellen klicken. Abb. 12: Kerio Outlook Konnektor Installation. Outlook konfigurieren Nach der erfolgreichen Installation des Kerio Outlook Konnektors muss dieser noch für die Verwendung mit Outlook konfiguriert werden. Dafür muss ein so genanntes -Konto in Outlook angelegt werden. Ihre bisherigen s können Sie in das neue Konto kopieren und von dort aus weiternutzen. Nach dem erfolgreichen Kopieren können Sie Ihre alten Mailkonten in Outlook archivieren und / oder löschen. 31

32 1. Klicken Sie auf Start Systemsteuerung. 2. Doppelklicken Sie nun Mail. Eventuell müssen Sie zuvor in der Systemsteuerung zur klassischen Ansicht wechseln. 3. Klicken Sie in dem neu geöffneten Fenster auf -Konten. 4. Klicken Sie nun auf Ein neues -Konto hinzufügen und bestätigen Sie mit einem Klick auf Weiter >. 32

33 5. Wählen Sie die Schaltfläche Zusätzliche Servertypen und klicken Sie danach auf Weiter >. 6. Wählen Sie den Eintrag Kerio Mailserver und klicken Sie auf Weiter >. Hinweis: Sollte die Option Kerio Mailserver an der Stelle nicht verfügbar sein, wurde der Kerio Outlook Konnektor nicht korrekt installiert. Brechen Sie den Vorgang ab und installieren Sie zunächst den Kerio Outlook Konnektor, wie zu Beginn des Kapitels beschrieben. 33

34 7. Geben Sie nun bitte Ihre Daten ein. Als Servernamen können Sie scc.local oder alternativ auch den Rechnernamen Ihres SCCs verwenden. Der Kontoname ist der Benutzername des Mitarbeiters, unter Passwort geben Sie das entsprechende Passwort ein. Prüfen Sie Ihre Einstellungen durch einen Klick auf Verbindung überprüfen. Wenn die Daten korrekt sind, erscheinen unter Benutzerinformationen der Name und eine -Adresse des Benutzers. Klicken Sie nun auf den Karteireiter Absender. 8. Geben Sie als Name den Namen des Benutzers an, wie er in versendeten Mails erscheinen soll. Als adresse geben Sie die Adresse an, die standardmäßig als Absenderadresse gelten soll. Es muss unbedingt eine der - Adressen sein, die Sie für den Benutzer eingerichtet haben. Schließen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf OK ab. Abb. 13: Einrichtung des Kerio Outlook Konnektors 9. Beenden Sie nun alle noch offenen Fenster der Mail-Konfiguration. Klicken Sie in der 34

35 Reihenfolge Fertigstellen Schließen. Starten Sie nun Outlook, Sie finden Ihr Mail-Konto dann unter Kerio Outlook Konnector Store Mozilla Thunderbird / Netscape Messenger einrichten Wenn Sie nur benötigen und ein komfortables -Programm nutzen möchten können Sie beispielsweise auf das kostenfreie Thunderbird zurückgreifen. Die Kalenderfunktionen der Groupware können Sie dann mit Ihrem Webbrowser (z.b. Internet Explorer oder Firefox) verwenden. Sie sollten vor der Einrichtung des -Kontos in Thunderbird wenigstens einen Benutzer und ein -Konto auf dem SCC angelegt haben. Im Folgenden wird auf die Konfiguration des -Programms Thunderbird eingegangen, die Konfiguration unter Netscape Messenger ist identisch. 35

36 1. Starten Sie Thunderbird und rufen Sie aus dem Menü Extras den Unterpunkt Konten auf. 36

37 2. Klicken Sie auf Konto hinzufügen. 3. Wählen Sie -Konto und bestätigen Sie abschließend mit Weiter >. 4. Geben Sie Ihren Namen und die adresse ein. Wählen Sie die adresse, mit der Sie später über Thunderbird Ihre E- Mails versenden möchten. Klicken Sie nun auf Weiter >. 37

38 5. Wählen Sie als Posteingangs- Server IMAP. Im Feld Posteingangsserver geben Sie scc.local ein. Alternativ können Sie auch den Rechnernamen Ihres SCC eingeben. Bestätigen Sie die Eingaben mit einem Klick auf Weiter >. 6. Geben Sie nun als Posteingangs- Server-Benutzernamen den Benutzernamen des Mitarbeiters ein. Bestätigen Sie mit Weiter >. 7. Wählen Sie eine Bezeichnung für das Konto, dies kann z.b. die E- Mailadresse sein. Klicken Sie dann auf Weiter >. 38

39 8. Sie erhalten nun eine Übersicht über die getätigten Einstellungen, die Sie mit Fertig stellen bestätigen können. Ignorieren Sie zunächst die Einstellungen unter Postausgangs Server. 9. Klicken Sie im links befindlichen Menü auf Postausgangs-Server (SMTP). Wählen Sie dort die Schaltfläche Hinzufügen (rechts oben). 39

40 10. Wählen Sie als Beschreibung einen geeigneten Text, z.b. SCC SMTP Konto. Als Server geben Sie scc.local ein. Alternativ können Sie auch den Rechnernamen Ihres SCC eingeben. Aktivieren Sie den Haken vor Benutzername und Passwort verwenden und geben Sie unter Benutzername noch den entsprechenden Benutzernamen des Mitarbeiters an. Bestätigen Sie alle Eingaben mit einem Klick auf OK. 11. Klicken Sie im linken Menü des erschienen Hauptfensters wieder auf Ihr Benutzerkonto aus Schritt 7. Wählen Sie als Postausgangs-Server (SMTP) den in Schritt 10 erstellten Postausgangs-Server. Klicken Sie abschließend auf OK. Das Konto ist nun eingerichtet. Abb. 14: Einrichtung von Thunderbird Thunderbird wird Sie beim Abrufen oder Senden von s nach einem Passwort fragen. Geben Sie das zum Benutzer gehörende Passwort ein (nicht das Passwort, das Sie von Ihrem Provider für dieses -Konto zugeteilt bekommen haben). Sie können durch einen Klick auf Dieses Passwort im Passwort Manager speichern vermeiden, dass Sie bei jedem Abruf / Senden einer Mail nach dem Passwort gefragt werden. 40

41 3 Funktionen des SmartCom Center 3.1 Groupware und Mail Übersicht Dieser Kurzeinstieg ersetzt nicht das komplette Handbuch für die Kerio Groupware des SmartCom Centers. Das komplette Handbuch finden Sie auf dem SmartCom Center Dateiserver in der Freigabe public und dort im Ordner Kerio Groupware Die Groupware ermöglicht ihnen alle Funktionen wie eine Outlook-Anwendung über Ihren Webbrowser zu benutzen. Dazu zählen folgende Funktionen: Kalender Kontakte (Adressen) Notizen Aufgaben Zugriff auf alle Informationen im lokalen Netz und über das Internet. Lesen Sie hierfür bitte Kapitel Zugriff auf Ihr SCC über das Internet ab Seite 86. Zusätzlich können Sie all diese Funktionen mit den anderen Benutzern des SCC im Team zusammen nutzen und gemeinsam auf wichtige Informationen zugreifen. Sie können bei Bedarf auch weiter mit Outlook arbeiten, und die Groupware als reinen Exchange-Server Ersatz nutzen (siehe dazu Kapitel Outlook für die Verbindung mit dem SCC einrichten ab Seite 26). Mit der Groupware können Sie Ihre s empfangen, in Ordnern ablegen, verwalten und versenden. Es stehen Ihnen Verteilerlisten für die Mitglieder der Gruppen bzw. ein Adressbuch mit allen Benutzern zur Verfügung, die Sie auf dem SCC angelegt haben. Ferner können Sie Ihre Termine in einem Kalender verwalten und zu diesen Terminen auch gleich andere Benutzer des SCC einladen. Auch sehen Sie deren freie Zeiten, wenn Sie einen Besprechungstermin planen. Darüber hinaus haben Sie nicht nur Ihre privaten Kontakte, sondern auch die Kontakte im öffentlichen Ordner zur Verfügung, die andere Benutzer dort eintragen und frei geben. 41

42 3.1.2 Anmeldung an der Groupware Um sich mit einem eines Browser (z.b. Internet Explorer) an der Groupware anzumelden, gehen Sie bitte auf die Startseite des SCC (siehe Kapitel Verbindung zur Konfigurationsoberfläche herstellen auf Seite 8). Geben Sie dort auf der linken Seite Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Beides erhalten Sie von Ihrem Administrator, der Sie als Benutzer auf dem SCC angelegt hat. Drücken Sie nach der Eingabe des Passworts die Return-Taste (ENTER). Danach erscheint folgender Bildschirm der Groupware: Abb. 15: Groupware nach Anmeldung im Posteingang Das Erscheinungsbild kann leicht variieren. So können Sie z.b. über den Knopf Einstellungen, Menüpunkt Einstellungen dort im Reiter Allgemein das bevorzugte Farbschema festlegen. Dieses entscheidet wesentlich die Gestaltung der Web-Oberfläche. 42

43 3.1.3 Grundsätzliche Bedienung der Web-Oberfläche Die Groupware Kerio des SCC ist eine moderne Web-Oberfläche, die sich nahezu identisch zu einem echten Windows PC Programm bedienen lässt (Stichwort: Web 2.0). Dies äußert sich für Sie in erhöhtem Bedienkomfort. So können Sie z.b. Objekte wie s oder Termine einfach mit der Maus anklicken und bei gedrückter linker Maustaste verschieben. Oder Sie können im Posteingang oder im Kalender einfach auf ein Objekt doppelklicken und es öffnet sich ein Fenster mit den Detailinformationen (z.b. einer oder eines Termins). Fühlen Sie sich einfach wie in einer Windows PC Anwendung. Das Erscheinungsbild der Kerio Groupware ist stark am Aufbau von MS Outlook orientiert. Diese Ähnlichkeiten vereinfachen durch den hohen Wiedererkennungseffekt die Einarbeitungszeit. Bitte beachten Sie noch, dass Sie in Ihrem Browser eventuelle Popup-Blocker, wie die Google Toolbar für die SmartCom Center Weboberfläche deaktivieren sollten Wesentliche Einstellmöglichkeiten Sie finden unter dem Knopf Einstellungen links oben alle wichtigen Einstellmöglichkeiten der Web-Oberfläche. Folgende Menüpunkte stehen nach klick auf den Knopf Einstellungen zur Auswahl: Einstellungen Filter-Regeln (Abhängig von Mail-Inhalten können vordefinierte Aktionen programmiert werden zur automatischen Ausführung) Abwesenheitsnotiz (z.b. als automatische Nachricht während Ihres Urlaubs) Freigegebene Ordner Abonnieren (von anderen Benutzern) Passwort ändern. Im ersten Menüpunkt finden Sie die wichtigsten Basis-Einstellungen für Sie als Benutzer. In dem folgenden Bild sehen Sie den Überblick mit den verschiedenen Reitern: 43

44 Abb. 16: Übersicht der Einstellmöglichkeiten von Kerio Bitte sehen Sie alle Reiter durch, und stellen Sie Ihre bevorzugten Werte ein. Wir empfehlen Ihnen: 1. Unbedingt im Reiter Mail ihre Standard Absenderadresse einzutragen. 2. Eine Signatur ( Unterschrift und Impressum) anzulegen 3. den Haken bei automatische Adressüberprüfung zu setzen. Damit können Sie bei der Eingabe von Adressen Zeit sparen. Sie geben in die Adressatenfelder nur einige Zeichen einer -Adresse ein und springen dann auf ein anderes Feld. Dann werden Ihre Kontaktdaten und die Kontakte der Benutzer des SCC überprüft und sofern vorhanden automatisch ergänzt. 4. Im Reiter Erstellen von Mail die Wörterbuch Rechtschreibprüfung auf Deutsch einzustellen. 5. Im Reiter Weiteres bei Nachrichten den Ordner Posteingang auswählen zur Anzeige. 44

45 3.1.5 Erste Schritte in der Anwendung und Kurzüberblick der Funktionen Sind die wichtigsten Werte eingestellt, können Sie mit Ihrer Arbeit beginnen. Sie können sich beim Start entweder den Posteingang oder die so genannten Heute -Ansicht, abhängig von Ihren Einstellungen im Reiter Weiteres anzeigen lassen: Abb. 17: HEUTE Bildschirm Der Heute -Bildschirm zeigt Ihnen in einem kurzen Überblick alle Termine des heutigen Tages, alle neuen Nachrichten im Posteingang und aller Aufgaben die heute anfallen. Sie kommen jederzeit zu dieser Anzeige zurück, indem Sie auf den obersten Ordner (im Beispiel klicken. Wollen Sie z.b. Ihre neuen Nachrichten einsehen, so können Sie entweder unter Nachrichten auf den Posteingang oder in der Listenansicht auf der linken Seite auf den Ordner Posteingang klicken. Beides liefert das gleiche Ergebnis. Wenn Sie dann im Posteingang auf eine vorhandene doppelt klicken (linke Maustaste) öffnet sich ein neues Fenster mit dem Inhalt (Text). Das sieht etwa so aus: 45

46 Abb. 18: -Inhalt in einem eigenen Fenster dargestellt Einen eventuell vorhandenen Anhang erhalten Sie durch ein Büroklammer-Symbol angezeigt. Ferner sehen Sie in der Listansicht links noch folgende wichtige Ordner: Kalender (Ihr privater Kalender) Kontakte (Ihre private Adressverwaltung) Notizen (Ihre privaten Notizen) Aufgaben (Ihre persönlichen Aufgaben) Entwürfe (gespeicherte, aber noch nicht versandte s) Werbe- (vom System oder von Ihnen erkannte Spam- s) Gesendete Objekte (Ihr Postausgang) und Öffentliche Ordner (z.b. alle Groupware Benutzer ) Mit einem Mausklick auf den jeweiligen Ordner wechseln Sie in diese Funktion (z.b. Kalender) bzw. die dort abgelegten s (z.b. Gesendete Objekte). 46

47 Sie können auch eigene Ordner anlegen. Wählen Sie dazu zuerst Ihr Gesamt-Konto (siehe Heute-Bildschirm oben) an und klicken dort mit der rechten Maustaste. Dann erscheint ein Kontextmenü. Der erste Punkt ist Neuer Ordner. Wenn Sie diese Funktion anwählen können Sie einen eigenen Ordnernamen und einen Orderntyp (Mail, Kalender, Kontakte, Notizen, etc) angeben. Anschließend erscheint Ihr eigener neuer Ordner in der Liste aller Ordner auf der linken Seite und Sie können dorthin z.b. s verschieben. Das Ergebnis könnte z.b. so aussehen: Abb. 19: Mail aus Posteingang in eigenen Ordner ziehen Kalenderfunktion und Kontakte (Adressen) Wenn Sie in der linken Listenansicht auf Kalender klicken sehen Sie folgendes Bild: 47

48 Abb. 20: Kalender Ansicht für einen Tag Beachten Sie, dass Sie nur dann genau diese Ansicht erhalten, wenn in der Symbolleiste in der Mitte des Bildschirms unterhalb des Textes Kalender das Symbol mit der 1 und dem grünen Balken angewählt ist! Sie können andere Ansichten wählen (z.b. für 7 Tage oder 30 Tage oder eine Listenansicht aller Termine, wenn Sie auf das entsprechende Symbol klicken. Probieren Sie das bitte einmal aus, damit Sie alle verfügbaren Ansichten im Kalender kennen lernen. Genau wie bei s, können Sie auch hier auf einen eingetragenen Termin doppelklicken und diesen dadurch in einem neuen Fenster mit allen Termindaten öffnen. Oder Sie doppelklicken auf eine Zeitangabe, die noch nicht mit einem Termin belegt ist. Es wird dann wird für diese Zeit ein neuer Termin angelegt und es öffnet sich ebenfalls das Fenster mit den Termindetails. Dort können Sie Teilnehmer bestimmen, diese einladen und Uhrzeit sowie weitere Rahmenbedingungen vorgeben. Sie erhalten dafür folgende Ansicht: 48

49 Abb. 21: Ein geöffneter Termin mit den möglichen Einstellungen und Detail-Informationen In dem großen weißen Textfeld können Sie einen Kommentar und eine nähere Beschreibung, z.b. eine kleine Agenda zu der Besprechung eintragen. Schauen Sie sich alle Felder und Reiter bitte in Ruhe durch, um einen Überblick über die Möglichkeiten beim Anlegen von Terminen und Besprechungen zu bekommen. Im Reiter Teilnehmer einladen können Sie nicht nur vorhandene SCC-Benutzer auswählen, sonder auch beliebige -Adressen eintragen. Allerdings bekommen Sie zu diesen Teilnehmern keine Auskunft über deren Status (frei oder belegt) zum ausgewählten Zeitraum. Wenn Sie in der Listenansicht den Ordner Kontakte wählen erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Kontakte: 49

50 Abb. 22: Ansicht Kontakte mit einer Visitenkarte eines Kontakts Auch hier stehen Ihnen mehrer Ansichten zur Verfügung. Wählen Sie diese in der Symbolleiste in dem Dropdown Fenster aus. Wenn Sie auf einen Visitenkarte / einen Kontakt doppelklicken öffnet sich ein Fenster mit den Details Öffentliche Ordner und Teamarbeit mit der Groupware Öffentliche Ordner sind für alle Benutzer auf dem SCC einsehbar. Damit können Sie Kontakte, Mails, Termine, Notizen und Aufgaben für andere Benutzer verfügbar machen. Administratoren können beliebige öffentliche Ordner anlegen und damit deren Inhalte für andere les- und schreibbar machen. Wollen Sie z.b. einen oder mehrere Ihrer Kontakte für alle anderen Benutzer sichtbar machen, so lassen Sie im öffentlichen Ordner z.b. einen neuen Ordner Kontakte Public anlegen und kopieren einfach einen oder mehrerer Ihrer privaten Kontakte aus Ihrem Kontaktordner dort hin. Dazu wählen Sie dann den zu kopierenden Kontakt in ihrem privaten Ordner an, drücken die 50

51 rechte Maustaste, und erhalten ein Kontext-Menü. In diesem wählen Sie dann den Punkt Verschieben oder Kopieren. Standardmäßig ist der Ordner Groupware Benutzer angelegt. Dies ist ein Kontakt-Ordner mit den -Adressen aller Benutzer, die auf Ihrem SCC angelegt sind. Wir empfehlen Ihnen nur mit Ihrem privaten Kalender zu arbeiten, und keinen Kalender in öffentliche Ordner anzulegen und zu pflegen, obwohl dies möglich ist. Erfahrungsgemäß wird die Pflege und Einsicht mehrerer Kalender von den Benutzern abgelehnt oder ignoriert. Sie können mittels ihres privaten Kalenders ja einzelne oder beliebig viele der Benutzer des SCC zu einem Termin einladen (Besprechung). Damit Sie für die am SCC angelegten Gruppen nicht jedes Mitglied einzeln einladen müssen zu so einer Besprechung, stellen wir Ihnen automatisch in dem öffentlichen Ordner Groupware Benutzer -Verteiler Adressen für alle angelegten Gruppen auf dem SCC zur Verfügung. Wünschen Sie eine spezielle neue Gruppe, sagen Sie das bitte dem Administrator Ihres SCC. 3.2 Spam- und Virenschutz Das SmartCom Center verfügt über für Sie vorkonfigurierte Software zum Schutz vor Werbe-E- Mails und Viren. Diese schützt ein- und ausgehenden s sowie sämtliche Netzwerklaufwerke. Da die Verbreiter von Spam- und Viren- s ständig neue Schädlinge entwickeln, entstehen quasi stündlich neue Muster, die von der Software nicht sofort erkannt werden können. Daher wird in Ihr Virenscanner regelmäßig über das Internet aktualisiert. Sie können dies in der Administrationsoberfläche unter Systeminformationen jederzeit prüfen. Der eingebaute und vorkonfigurierte Spam-Filter lernt mit jeder als Spam erkannten hinzu. Daher kann es vorkommen, dass Sie vereinzelt (am Anfang mehr, später weniger) Werbe- s in Ihren Posteingang vorfinden. Wenn dies der Fall ist, löschen Sie diese bitte nicht einfach! Damit das System lernen kann, das es sich hierbei um Spam handelt und diese Art dann zukünftig auch ausfiltert, müssen Sie das der Groupware mitteilen. Hierzu existiert folgender Mechanismus: 51

52 Abb. 23: Spam-Behandlung in der Weboberfläche Um eine als Spam zu kennzeichnen müssen Sie die nur im Posteingang mit einem Klick anwählen und auf das Symbol mit der Hand und dem Daumen nach unten (Spam) klicken. Dann erscheint das oben dargestellte Abfragefenster. Bestätigen Sie hier mit OK. Dann werden diese s gelöscht und vom System als Spam gelernt. Analog hierzu sind unter Outlook in der Menüleiste Schaltflächen eingerichtet, die es ermöglicht, s als Spam zu klassifizieren. Abb. 24: Spam-Behandlung in Outlook 52

53 In dem Ordner Werbe- s finden Sie s, die vom System als Spam erkannt wurden und nicht in Ihren Posteingang gestellt wurden. Falls Sie einmal eine vermissen, schauen Sie bitte dort nach. Es ist nicht völlig auszuschließen, dass das System einzelne gute s aus versehen als Spam erkennt. Diese sollten dann als gut gelernt werden (Schaltfläche mit dem Daumen nach oben). Erkennt das System einen Virus, versucht es diesen automatisch zu beseitigen. Gelingt dies nicht, so wird Ihnen die ohne Anhang (in diesem befindet sich der Virus) zugestellt, mit der Information, das der Anhang wegen Virenverdacht ausgefiltert wurde. Die inklusive dem Anhang bekommt der Admin zugestellt. 3.3 Ablage von Dateien Auf dem SCC stehen Ihnen für die Ablage Ihrer Dateien und Ordner verschiedene Freigaben zur Verfügung. Jeder Benutzer besitzt eine persönliche Freigabe. Die darin befindlichen Daten kann nur dieser lesen und schreiben. Kein anderer Benutzer hat Zugriff auf diesen Pfad. Der Freigabename ist identisch mit dem Benutzernamen. Jede eingerichtete Gruppe erhält (wenn bei der Einrichtung der Schalter gemeinsame Dateiablage auf dem Server aktiviert wurde) eine Gruppenfreigabe, deren Bezeichnung mit dem Gruppennamen identisch ist. In diesem Ordner können alle Mitglieder der Gruppe Ihre gemeinsamen Daten ablegen. Jedes Mitglied der Gruppe besitzt Schreib- und Leserechte auf alle Daten des Verzeichnisses. Benutzer, die kein Mitglied der Gruppe sind können die Daten weder lesen noch schreiben. Als dritter Freigabetyp existiert eine Freigabe namens public. Alle Benutzer des SCC haben uneingeschränkten Lese- und Schreibzugriff auf diese Freigabe. Sie können die Freigaben als Laufwerksbuchstaben auf Ihrem Arbeitsplatz-PC einbinden. Wie das geht, lesen Sie bitte im Abschnitt Windows: Eine Dateifreigabe des SCC aufrufen und als Netzlaufwerk einbinden auf Seite Zentrale Passwortverwaltung Das SCC besitzt eine zentrale Passwortverwaltung. Sie benötigen für alle Aufgaben, wie s empfangen, s senden, Dateien abspeichern oder das Anmelden an der Groupware nur ein einziges Passwort pro Benutzer. 53

54 3.5 Sicherung der Daten Das SCC ist mit einer automatischen Datensicherungsfunktion ausgestattet. Wenn Sie eine USB- Festplatte an das SCC anschließen sichert das SCC täglich zu einem einstellbaren Zeitpunkt (siehe Seite 13) alle Daten des SCC. Zuvor muss die Festplatte jedoch für den Einsatz vorbereitet werden. Sie können dies in der Verwaltungsoberfläche unter dem Punkt Datenträger vorbereiten (siehe Seite 78) tun. Um Zeit beim Sichern und Platz auf der USB-Festplatte zu sparen werden immer nur die Daten gesichert, die sich im Vergleich zur vorhergehenden Sicherungen verändert haben. Bei der ersten Sicherung auf eine neue USB-Festplatte werden selbstverständlich alle Daten gesichert. Die Sicherung selbst erfolgt nach einem Rotationsverfahren. Dieses sorgt dafür, dass Sie immer mehrere Sicherungen vorrätig haben. Das Verfahren funktioniert mit 3 dynamischen Archiven mit unterschiedlichen Kapazitäten. Zusätzlich gibt es ein Dauerarchiv. Archiv Typ Name im Backup Anzahl Sicherungen kurzfristig Dynamisch D1 - D7 7 mittelfristig Dynamisch W1 - W4 4 langfristig Dynamisch M1 - M6 6 Dauerarchiv Statisch P1 - Pn (beschränkt durch Kapazität der Festplatte) Tabelle 1: Archivtypen bei der Sicherung Ein dynamisches Archiv fasst eine bestimmte Menge Sicherungen. Sie können es sich wie ineinander greifende Räder vorstellen. Sobald alle Backup-Schlitze eines Rades belegt sind, wird das älteste Backup gelöscht um wieder Platz zu schaffen. Durch das Sicherungsverfahren werden einige der zu löschenden Sicherungen aufgefangen und in das nächste Archiv verschoben. Dadurch wird gewährleistet, dass Sie auch ältere Sicherungen vorrätig haben, ohne die Sicherung eines jeden Tages aufzubewahren. So wird jede siebente zu löschende Sicherung in das mittelfristige Archiv verschoben und jede vierte mittelfristige in das langfristige Archiv überführt. Jede sechste langfristige Sicherung wird dauerhaft aufbewahrt. Dadurch wird gewährleistet, dass Sie: die Sicherungen der letzten 7 Tage besitzen, je eine Sicherung aus den vergangenen vier Wochen, 54

55 je eine Sicherung aus den vergangenen 6 Monaten, Abb. 25: Backup-Prinzip und alle halbe Jahre eine Sicherung für unbestimmte Dauer aufbewahrt wird. Manuelle Sicherungen sind in einem statischen Archiv gespeichert. Dieses fasst beliebig viele Sicherungen und unterliegt keiner Rotation. Sie könne manuelle Sicherungen händisch löschen. Es handelt sich hierbei um ein skalierbares System. Das bedeutet, dass mehrere USB-Festplatten im Wechsel benutzt werden können. Bei diesen Festplatten können Größe und Hersteller beliebig variieren. Das ist beispielsweise dann nützlich, wenn die Sicherungsplatten räumlich getrennt aufbewahrt werden sollen. Ihre Daten sind so vor Katastrophen (Brand, Überschwemmung) geschützt und auch bei Diebstahl des SmartCom Centers nicht verloren. Es ist nicht nötig sämtliche USB-Festplatten für die Rücksicherung der Daten zur Verfügung zu haben. Jede USB-Festplatte enthält alle Daten. Selbst bei einem Ausfall eines USB-Mediums können Sie Ihre Daten sicher wiederherstellen. 55

56 3.6 Update Das SCC überprüft täglich, ob Updates vorliegen. Dies geschieht über Server der Firma Quintec. Über das System werden Aktualisierungen vorgenommen, die die Sicherheit und Stabilität Ihres SCC erhöhen. Auch funktionale Erweiterungen können so eingespielt werden. Bevor Softwareaktualisierungen zum Update freigegeben werden durch Experten der Firma Quintec ausführlich getestet. 56

57 4 Konfiguration und Bedienung 4.1 Dokumentation Konfigurationsoberfläche Die Weboberfläche Die Weboberfläche erreichen Sie, indem Sie in Ihrem Browser in der Adresszeile scc.local eingeben und mit ENTER bestätigen. Alternativ können Sie auch den von Ihnen vergebenen Rechnernamen eingeben. Sie sollten nun folgende Oberfläche sehen. Bei Problem lesen Sie bitte das Kapitel Verbindung zur Konfigurationsoberfläche herstellen auf Seite 9. Abb. 26: Startseite SmartCom Center Im linken Bereich finden Sie den Groupware Login. Wenn Sie Benutzername und Passwort eingeben können Sie sich in der Groupware einloggen. Nähere Informationen dazu erhalten Sie im Abschnitt Groupware und Mail auf Seite 41. Rechts im Fenster Hilfe und Verwaltung finden Sie die Online-Dokumentation und die Konfigurationsoberfläche. Um die Konfiguration aufzurufen klicken Sie auf Administration / Verwaltung. Sie werden nun gebeten einen Benutzernamen und ein Passwort einzugeben. Im Auslieferzustand sind der Benutzername admin und das Passwort scc.box. Nach einem Klick auf OK wird die Konfigurationsseite aufgerufen. Konfigurationsseiten sind immer nach dem 57

58 gleichen Schema aufgebaut. In Abb. 27: Konfigurationsseite ist exemplarisch eine Konfigurationsseite abgebildet. Abb. 27: Konfigurationsseite des SCC Am linken Rand finden Sie immer das Konfigurationsmenü. Von hier aus erreichen Sie alle vorhandenen Konfigurationsmasken. Durch klicken auf eine Hauptkategorie, wie Grundkonfiguration oder Benutzerverwaltung erhalten Sie einen kurzen Überblick darüber was Sie unter diesem Verwaltungspunkteinstellen können. Sie können sich von dort aus weiter durchklicken bis Sie die gewünschte Konfigurationsseite erreicht haben. Alternativ können Sie auch direkt auf eine Konfigurationsseite gehen, in dem Sie beispielsweise Einfache Einstellungen anklicken. Oben rechts neben dem Seitentitel finden Sie den Verweis Hilfe zu dieser Seite. Klicken Sie diesen, wenn Sie detaillierte Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten erhalten wollen. Existiert einmal keine Hilfe zu einer Seite wird dort Keine Hilfe vorhanden angezeigt. 58

59 Unterhalb des Titels verfügen fast alle Seiten über eine kurze Anleitung. Hierin wird kurz erklärt, wie die aufgerufene Konfigurationsseite funktioniert und welche Eingabemöglichkeiten bestehen. Unter der Anleitungsbox finden Sie eine Eingabemaske. Alle in den Eingabemasken möglichen Einstellungen werden im Folgenden näher beschrieben. Für einen Schnelleinstieg in das SmartCom Center können Sie mit dem Kapitel Erste Schritte auf Seite 11 starten. Änderungen die Sie an der Eingabemaske vornehmen müssen immer durch einen Klick auf die unter der Maske befindliche Schaltfläche bestätigt werden. Sie erhalten dann über der Maske einen Hinweis, ob die Operation erfolgreich war Grundeinstellungen Einfache Einstellungen Abb. 28: Einfache Einstellungen 59

60 Feld Rechnername* Firmenname Standard POP3/IMAP Server Standard SMTP Server Arbeitsgruppen-/Domänenname* Automatische Sicherung aktivieren Uhrzeit der Sicherung* Bedeutung Geben Sie hier einen Namen für Ihr SCC ein. Der Name darf nicht mit einer Zahl beginnen, sowie keine Leer- und Sonderzeichen enthalten. Als Bindezeichen können Sie. (Punkt), _ (Unterstrich) oder (Minus) verwenden. Geben Sie hier Ihren Firmennamen ein, Sie können beliebige Zeichen verwenden. Sie können den Standard POP3/IMAP Server für den Abruf Ihrer s von Ihrem Provider eintragen. Damit sparen Sie später bei der Einrichtung der E- Mail-Konten etwas Arbeit, da Sie nicht für jedes Konto den Server erneut eingeben müssen. Analog zum Standard POP3/IMAP Server können Sie hier den Standard SMTP Server Ihres Providers eintragen. Auch hier sparen Sie sich später etwas Arbeit bei der Einrichtung der Mailkonten. Tragen Sie hier den Arbeitsgruppen- oder Domänennamen ein, der in Ihrem Unternehmen auf Ihren Windows Rechnern eingestellt ist. Häufig ist hier der Firmenname oder einfach nur Arbeitsgruppe oder Workgroup eingetragen. Das SCC ist mit einer automatischen Datensicherung ausgestattet. Diese funktioniert nur, wenn Sie eine externe USB Festplatte an das SCC angeschlossen haben, die für Backups mit dem SCC formatiert wurde. Lesen Sie dazu auch weitere Informationen im Abschnitt Datensicherung auf Seite 74. Sie können die automatische Datensicherung deaktivieren, in dem Sie den Haken durch einen Klick entfernen. Wenn Sie den Schalter Automatische Sicherung aktiviert haben können Sie hier wählen, zu welcher 60

61 * Pflichtangaben Uhrzeit die Sicherung gestartet werden soll. Bedenken Sie, dass während der Sicherung das SCC sehr träge reagieren kann, wenn Sie Daten schreiben oder s abrufen möchten. Daher empfehlen wir Ihnen die Sicherung nachts durchzuführen, wenn keiner Ihrer Mitarbeiter mit dem SCC arbeitet. Denken Sie ebenfalls daran, dass das SCC zu der eingestellten Zeit eingeschaltet ist. Es wird keine Sicherung erstellt, wenn das SCC zur Startzeit abgeschaltet ist. Erweiterte Einstellungen In den erweiterten Einstellungen finden Sie Einstellmöglichkeiten, die für den normalen Anwendungsfall bereits gut vorkonfiguriert sind. In manchen Umgebungen ist es jedoch nötig Einstellungen händisch vorzunehmen, um das SCC optimal in ihr technisches Arbeitsumfeld zu integrieren. Ändern Sie hier nur etwas, wenn Sie wissen, was Sie tun. Abb. 29: Erweiterte Einstellungen auf automatisch 61

62 Abb. 30: Erweiterte Einstellungen manuelle Einstellungen In Abb. 29: Erweiterte Einstellungen auf automatisch sehen Sie den Normalzustand der erweiterten Einstellungen. Sie können Einstellungen manuell setzen, indem Sie die Schaltfläche vor manuell aktivieren. Es werden dann die entsprechenden Einstellungsmöglichkeiten eingeblendet. 62

63 Feld Bedeutung automatische / manuelle Steht der Schalter auf automatisch, wird das SCC die Netzwerkkonfiguration Einstellungen Ihres Netzwerkes automatisch ermitteln. Im Idealfall besitzen Sie einen DSL-Router mit eingebauter Firewall und IP-Adressvergabe über DHCP. In dem Fall brauchen Sie keine Einstellungen vornehmen, das SCC findet von selbst alle nötigen Einstellungen. Sie können den Schalter auf manuell legen. In dem Fall erhalten Sie die Möglichkeit selbst Einstellungen an der Netzwerkkonfiguration vorzunehmen. IP-Adresse* IP-Adresse des SCC, achten Sie darauf, dass Sie sich nicht durch eine Fehlkonfiguration aussperren! Subnetzmaske Tragen Sie hier die Subnetzmaske für Ihr Netzwerk ein. Falls Sie das Feld leer lassen, wird automatisch die Maske eingetragen. Achten Sie auch hier darauf, dass Sie sich nicht durch eine Fehlkonfiguration aussperren! Standard-Gateway Tragen Sie hier den Standard-Gateway Ihres Netzwerks ein. Wenn das SCC kein Standard-Gateway besitzt oder keines eintragen wird, kann das SCC keine Verbindung zum Internet aufbauen. DNS Server Tragen Sie hier Ihre(n) DNS Server ein. Wenn Sie mehrere DNS-Server eintragen möchten müssen Sie diese durch ein Freizeichen trennen. In aller Regel wird wenigstens ein DNS Server für eine funktionierende Internetverbindung benötigt. automatische / manuelle Zeiteinstellung Wenn Sie diese Option auf automatisch stellen wird das SCC seine interne Uhr alle 30 Minuten mit deutschen Zeitservern im Internet abgleichen. Sie können diese Funktion durch einen Klick auf manuell deaktivieren. Sie können dann die Zeit von 63

64 Datum* Uhrzeit* Zeit meines Rechners übernehmen * Pflichtangaben Hand einstellen. Die Uhrzeit muss dann mit einem Klick auf die Schaltfläche Datum und Uhrzeit abspeichern gesondert abgespeichert werden! Bei manueller Zeiteinstellung tragen Sie hier das Datum in der Form TT.MM.JJJJ ein. Denken Sie daran, dass Sie eine führende Null für einstellige Tage oder Monate eingeben müssen. z.b Bei manueller Zeiteinstellung tragen Sie hier die Uhrzeit ein. Die Uhrzeit muss in der Form hh:mm eingegeben werden. Einstellige Stunden oder Minuten müssen eine führende Null tragen. z.b. 01:13 Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird bei manueller Zeit die Uhrzeit Ihres Arbeitsplatz PCs in korrekter Form auf das SCC übertragen. Vergessen Sie nicht mit Datum und Uhrzeit abspeichern die Einstellung abzuspeichern. 64

65 4.1.3 Benutzerverwaltung Neuen Benutzer anlegen/verändern Abb. 31: Benutzer hinzufügen verändern 65

66 Auf dieser Konfigurationsseite können Sie neue Benutzer anlegen oder bei bestehenden Benutzern Einstellungen ändern. Es empfiehlt sich Benutzername und Passwort analog zu Windows zu wählen, da so mit den gleichen Daten auf sämtliche Ressourcen zugegriffen werden kann. Feld Bedeutung Benutzerauswahl Klicken Sie auf einen Benutzer, um Änderungen diesen zu editieren. Das Laden nimmt 1-2 Sekunden in Anspruch. Benutzer neu hinzufügen / Wählen Sie hier, ob Sie einen Benutzer neu anlegen Benutzer verändern oder Veränderungen an ihm vornehmen möchten. Wenn Sie einen Benutzer laden, wird Benutzer verändern automatisch angewählt. Benutzername / Login* Geben Sie hier den Namen ein, unter dem sich ein Mitarbeiter später bei allen Diensten des SCC anmelden kann (Freigaben, Groupware, ). Der Benutzername kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden. Passwort / Passwortbestätigung* Geben Sie hier ein Passwort ein. Das Passwort muss mindestens 6 Zeichen lang sein und Zahlen sowie Buchstaben enthalten. Leerzeichen sind nicht erlaubt. Bei manchen Programmen kann es Probleme mit Umlauten, wie ä, ö, ü, oder ß geben. Wir empfehlen Ihnen daher keine Umlaute zu verwenden. Beim Passwort wird Groß-Klein-Schreibung unterschieden (case-sensitive) Vorname* Der Vorname des Mitarbeiters. Name* Der Familienname des Mitarbeiters. ist Mitglied der Gruppen Durch Anwählen des kleines Hakens vor dem Gruppennamen können Sie den Benutzer der Gruppe zu ordnen. Durch Abwählen des Hakens können Sie ihn aus der Gruppe austragen. 66

67 ist SCC Administrator Groupwarezugriff erlauben speicher begrenzen Dateiserver Zugriff erlauben Festplattenspeicher begrenzen Wenn Sie dieses Haken aktivieren wird der Benutzer zum SCC-Administrator. Er besitzt dann alle Rechte für die Verwaltung des SCC und der Domäne. Benutzer mit diesen Rechten können Computer in die Domäne aufnehmen. Erlauben Sie dem Benutzer den Zugriff auf die Groupware. Groupwarezugriff bedeutet Empfangen und Senden von Mails Planen von Terminen Nutzung der weiteren Groupwarefunktionen (Aufgaben, Notizen). Sie können den Speicherplatz begrenzen, den der Benutzer für die Speicherung von s zur Verfügung hat. Im Normalfall ist das jedoch nicht nötig. Ist die Speichermenge überschritten, wird der Benutzer darüber per informiert. Erlauben Sie dem Benutzer Daten auf dem Dateiserver zu speichern. Er hat dann folgende Möglichkeiten: Zugriff auf persönliche Freigabe Zugriff auf die Gruppenfreigabe(n) Zugriff auf das public Verzeichnis Domänenlogins Sie können den Speicherplatz begrenzen, den der Benutzer für die Speicherung seiner Daten auf der Festplatte zur Verfügung hat. Im Normalfall ist das jedoch nicht nötig. Ist die Speichermenge überschritten, wird der Benutzer darüber per informiert. Beispiel: 100MB 100 MB belegt - Es wird eine an den Benutzer versendet. - Er kann sein Limit um 20 Prozent überschreiten. 67

68 * Pflichtangaben 120 MB belegt (100MB plus 20 Prozent) - Kein abspeichern von Daten mehr möglich. Benutzer löschen Abb. 32: Benutzer löschen Feld Benutzerauswahl* nur Benutzer löschen / Benutzer komplett löschen* * Pflichtangaben Bedeutung Klicken Sie auf den Benutzer den Sie löschen möchten. Nur Benutzer löschen: Wählen Sie diese Option wenn Sie nur den Benutzer, nicht aber seine Daten löschen wollen. Wird später ein Benutzer mit dem gleichen Namen anlegt, werden die Daten ( s und Dateien) wieder verfügbar sein. Allerdings sollte diese Option nur genutzt werde, wenn das wiederanlegen des Benutzers geplant ist, da sonst unnötig Speicherplatz auf den SCC belegt wird. Benutzer komplett löschen: Diese Option löscht den Benutzer inklusiver aller Dateien im persönlichen Ordner und s. 68

69 Konten Konto hinzufügen / verändern Abb. 33: Konto hinzufügen / verändern 69

70 Feld Kontoauswahl Konto gehört Benutzer* -Adresse* Anbieter auswählen POP3/IMAP Server* POP3/IMAP Benutzername* POP3/IMAP Passwort s auf Server belassen Prüfe alle X Minuten auf neue Mails SMTP Server* SMTP Benutzername wie POP3 / andere Daten Bedeutung Klicken Sie auf ein Konto, das Sie laden möchten. Wenn Sie auf neues Konto erstellen klicken können Sie ein neues konto einrichten. Wählen Sie hier den Benutzer, dem die abgerufenen s zugestellt werden sollen. Tragen Sie die adresse des Kontos ein, z.b. martina.musterfrau@firma.de. Wir haben für Sie Standardeinstellungen einiger gängiger anbieter zusammengetragen. Ist Ihr Provider nicht in der Liste überschreiben Sie die Einstellungen in den Eingabefeldern einfach mit den entsprechenden Werten. Unter Benutzerdefiniert werden standardmäßig die Werte geladen, die Sie in den einfachen Einstellungen eingetragen haben. Tragen Sie hier den POP3/IMAP Server ein. Geben Sie hier den Benutzernamen zum Abrufen der s an. Geben Sie hier das Passwort zum Abrufen der s an. Wählen Sie, ob abgerufene s auf dem Server des Providers gelöscht werden sollen, nachdem Sie abgerufen wurden. Sie können die s auch auf dem Server belassen. Das SCC merkt sich, welche E- Mails es für Sie schon abgerufen hat. Wählen Sie das Intervall, wie oft auf neue s geprüft werden soll. Es sind 3, 5 und 10 Minuten möglich. Geben Sie hier den SMTP Server Ihres Providers an. Wenn die Authentifizierungsdaten für den Versand von s über SMTP gleich den POP3/IMAP Daten sind oder keine Authentifizierung über SMTP nötig ist 70

71 SMTP Benutzername SMTP Passwort * Pflichtangaben aktivieren Sie diese Option. Wenn Sie sie deaktivieren können Sie eigene Daten eintragen. Geben Sie hier den Benutzernamen zum Senden der s an. Geben Sie hier das Passwort zum Senden der s über dieses Konto an. Konto löschen Abb. 34: Konto löschen Feld Kontoauswahl Bedeutung Klicken Sie auf das Konto, das Sie löschen wollen. Es werden dann keine s mehr abgerufen. Auch der Versand über die Adresse ist dann nicht mehr möglich. 71

72 4.1.5 Gruppenverwaltung Gruppe hinzufügen / verändern Abb. 35: Gruppe hinzufügen / verändern Wir haben für Sie einige gängige Organisationseinheiten von Firmen bereits als Gruppen angelegt. Sie können diese nutzen oder aber auch löschen, falls Sie nicht zu Ihrer Unternehmensstruktur passen. 72

73 Feld Gruppenauswahl Gruppe neu hinzufügen / Gruppe verändern Gruppenname* gemeinsame Dateiablage auf Server gemeinsame Termine planen Mitglieder der Gruppe * Pflichtangaben Bedeutung Klicken Sie auf eine Gruppe, die Sie laden möchten. Das Laden wird 1-2 Sekunden in Anspruch nehmen. Wählen Sie, ob Sie eine neue Gruppe hinzufügen oder verändern möchten. Geben Sie hier den Gruppennamen ein. Es sind keine Freizeichen und Sonderzeichen erlaubt. Als Bindezeichen können Sie _ (Unterstrich) oder (Minus) verwenden. Aktivieren Sie diesen Haken, wenn Sie für die Gruppe eine gemeinsame Freigabe auf dem Server einrichten möchten. Das Auswählen dieser Option legt die Gruppe in der Groupware an. Sie können dann s an folgende Adresse schicken: gruppenname@scc.box. Alle Mitglieder der Gruppe erhalten dann eine Kopie der . Diese Funktion ist nur dann verfügbar, wenn Sie die über das SCC abschicken. Wählen Sie hier, welche Benutzer Mitglied dieser Gruppe werden sollen. Durch Aktivieren der Haken vor dem Benutzer fügen Sie den Benutzer der Gruppe hinzu, durch Abwählen können Sie ihn wieder entfernen. 73

74 Gruppe löschen Abb. 36: Gruppe löschen Feld Gruppenauswahl Gruppe löschen / Gruppe komplett löschen* * Pflichtangaben Bedeutung Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie löschen möchten. Wählen Sie, ob Sie nur die Gruppe löschen möchten, die Daten bleiben dann erhalten. Sobald Sie eine Gruppe mit selben Namen einrichten, stehen Ihnen die Daten wieder zur Verfügung. Allerdings sollte diese Option nur genutzt werde, wenn das wiederanlegen des Benutzers geplant ist, da sonst unnötig Speicherplatz auf den SCC belegt wird. Wenn Sie die Gruppe komplett löschen werden die Daten die sich in der Netzwerkfreigabe der der Gruppe befinden unwiederbringlich gelöscht. 74

75 4.1.6 Datensicherung Sicherung erzeugen Abb. 37: Sicherung erzeugen Feld Name der Sicherung* Sicherung erfolgt auf Laufwerk * Pflichtangaben Bedeutung Geben Sie hier den Namen der manuellen Sicherung ein. Ist die automatische Datensicherung aktiviert, wird täglich ein Backup erstellt. Es wird angezeigt, auf welche USB-Platte die Sicherung erfolgen wird. Falls mehrere Festplatten angeschlossen sind handelt es sich hierbei immer um die erste angeschlossene USB-Festplatte, die für Sicherungen mit dem SCC entsprechend formatiert ist. Wir empfehlen immer nur eine USB-Festplatte anzuschließen. 75

76 Sicherung zurückspielen Abb. 38: Sicherung zurückspielen Archiv Typ Name im Backup Anzahl Sicherungen Tagessicherungen Dynamisch D1 - D7 7 Wochensicherungen Dynamisch W1 - W4 4 Monatssicherungen Dynamisch M1 - M6 6 Dauerarchiv Statisch P1 - Pn (beschränkt durch Kapazität der Festplatte) Zusätzlich sind manuelle Backups möglich. Hierbei ist die Namensgebung vom Benutzer frei wählbar. Weiteres kann im Kapitel Sicherung der Daten ab Seite 54 nachgelesen werden. 76

77 Feld Sicherungsauswahl* System wiederherstellen Einzelne Dateien wiederherstellen s wiederherstellen Bedeutung Wählen Sie eine Sicherung, aus der Sie Daten wiederherstellen möchten, indem Sie die Sicherung einmal anklicken. Wenn Sie diese Option wählen, werden alle Daten des Systems auf den Stand zurückgesetzt, zu dem die Sicherung erfolgte. Das beinhaltet: Benutzer und Passwörter s und Termine persönliche Freigaben aller Benutzer Gruppenfreigaben public Verzeichnis Alle aktuellen Daten werden dabei mit einem alten Stand überschrieben. Falls versehentlich einmal eine Datei gelöscht oder ein alter Stand einer Datei benötigt wird, kann der Administrator mit dieser Option einzelne Dateien wiederherstellen. Nach dem Bestätigen mit Datenwiederherstellung starten wird der Stand der Sicherung unter der Freigabe wiederherstellen zur Verfügung gestellt. In dieser Freigabe befinden sich die Daten aller Benutzer und Gruppen sowie das Verzeichnis public. Der Zugriff auf diese Freigabe ist nur SCC-Administratoren (z.b. admin) gestattet. Dieser muss die gewünschten Dateien dann umkopieren (beispielsweise in public ). Nach sechs Stunden wird die Freigabe automatisch entfernt. Sie können diesen Vorgang aber auch vorzeitig abbrechen. Auf den zur Datensicherung gehörenden Seiten der Admin-Oberfläche steht eine entsprechende Schaltfläche zur Verfügung. Sie können die Mailbox eines Benutzers 77

78 Mails wiederherstellen für* * Pflichtangaben wiederherstellen. Hierzu wird in der entsprechenden Mailbox ein neuer Unterordner mit dem Namen Wiederhergestellte s erstellt. Nachdem Sie die gesuchte gefunden und in Ihre Mailbox kopier haben, können Sie den gesamten Ordner Wiederhergestellte s löschen. Wählen Sie hier, den Benutzer dessen Mailbox Sie wiederherstellen möchten. Sicherung löschen Abb. 39: Sicherung löschen Hier können Sie manuell erstellte Sicherungen löschen. Automatische Sicherungen sind hier nicht aufgeführt, da diese zum Gesamtkonzept des Systems gehören und von diesem automatisch verwaltet werden. Feld Bedeutung Auswahl der Sicherung* Wählen Sie die Sicherung, die gelöscht werden soll. * Pflichtangaben 78

79 Datenträger vorbereiten Abb. 40: Datenträger vorbereiten Bevor eine USB-Festplatte für Sicherungen genutzt werden kann, muss diese speziell formatiert werden. Falls Sie mehrere USB-Festplatten haben können Sie auswählen, welche Sie formatieren möchten. Nach der Formatierung sollten Sie die Festplatte nicht mehr an Ihren Windows Computer anschließen. Dieser kann die Festplatte ohne speziellen Treiber ohnehin nicht lesen. Auch können dadurch Sicherungsdaten auf der Festplatte zerstört werden. Feld Bedeutung Laufwerksauswahl* Wählen Sie die USB-Festplatte, die formatiert werden soll. Ich stimme zu, dass alle Daten...* Stimmen Sie der Löschung aller auf der USB- Festplatte befindlichen Daten zu. Überprüfen Sie vorher, ob sich keine wichtigen Daten auf der Festplatte befinden. * Pflichtangaben 79

80 4.1.7 Starten und Stoppen Abb. 41: Starten und Stoppen Feld SCC ausschalten SCC neu starten Groupware & Mail Server Dateiserver Bedeutung Ein Klick auf diese Schaltfläche fährt das SCC herunter. Es schaltet sich nach dem Herunterfahren selbsttätig ab. Alternativ können Sie das SCC auch durch kurzes drücken des Tasters auf der Vorderseite des Systems ausschalten. Langes drücken des Tasters (ca. drei Sekunden) schaltet das SCC direkt aus. Dies ist aber nur in Ausnahmefällen (SCC reagiert auf keinerlei andere Aktionen) zu empfehlen. Ein Klick auf diese Schaltfläche startet das SCC neu. Dies kann einige Minuten dauern. Ein Klick auf diese Schaltfläche startet alle Dienste, die für Groupware und nötig sind neu. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie Probleme mit und Groupware feststellen. Ein Klick auf diese Schaltfläche startet den Dateiserver neu. Dies kann sinnvoll sein, wenn der Zugriff auf die Dateien sehr langsam ist oder Sie keine Verbindung zum Dateiserver bekommen. 80

81 4.1.8 Systeminformationen 81

82 4.1.9 Wartung Fernwartung Abb. 42: Fernwartung Hier können Sie unserem Serviceteam bei schwerwiegenden Problemen Zugriff auf die Kommandozeile Ihres SCC erlauben. Während der Sitzung wird permanent geprüft, ob ein Zugriff auf Ihre individuellen Daten oder s stattgefunden hat. Sollte dies der Fall sein, werden Sie per informiert und ein Eintrag im Sitzungsprotokoll erzeugt. So wird sichergestellt, dass Ihre Daten nicht gesichtet, verändert oder gelöscht werden. Allerdings ist für diese Funktion ein Port-Forwarding auf Port 22 nötig, dass in Ihrem Router eingerichtet werden muss. Feld Bedeutung Fernwartung zulassen Ein Klick auf diese Schaltfläche erlaubt Wartungssitzungen auf Systemebene. Fernwartung sperren Ein Klick auf diese Schaltfläche sperrt Wartungssitzungen auf Systemebene. 82

83 Protokolle einsehen Abb. 43: Protokolle einsehen Feld Sitzungsprotokoll auswählen Bedeutung Ein Klick auf eines der aufgeführten Protokolle zeigt dieses im Bereich Protokoll an. Protokolle löschen Abb. 44: Protokoll löschen 83

84 Feld Sitzungsprotokoll auswählen Protokoll löschen Bedeutung Ein Klick auf eines der aufgeführten Protokolle wählt dieses aus. Ein Klick auf diese Schaltfläche löscht das ausgewählte Protokoll. 4.2 Weitere Hilfen Netzwerkeinstellungen Ihres Windows PCs An Ihrem lokalen Arbeitsplatz-Rechner sollte das automatische Beziehen von IP Adressen aktiviert sein. Gehen Sie hierzu nach folgender Schritt-für-Schritt Anleitung vor. Führen Sie die folgenden Einstellungen nur durch, wenn Ihr Netzwerk über einen Server für die IP-Adressvergabe (DHCP) verfügt. Der WINS-Server sollte auch bei statischen IP-Adressen eingerichtet werden. Lesen Sie hierzu bitte Kapitel SCC auf Windows-PC als WINS-Server einrichten auf Seite Klicken Sie auf Start Systemsteuerung 2. Klicken Sie dort doppelt auf das Symbol Netzwerkverbindungen 3. Suchen Sie Ihre LAN- Verbindung (meist mit LAN- Verbindung beschriftet) und klicken mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie dann mit einem Linksklick Eigenschaften. 84

85 4. Suchen Sie aus der Liste Diese Verbindung verwendet folgende Elemente den Eintrag Internetprotokoll (TCP/IP) und wählen Sie ihn mit der linken Maustaste an. Klicken Sie nun auf Eigenschaften. 5. Aktivieren Sie die beiden Schaltflächen IP-Adresse automatisch beziehen und DNS-Serveradresse automatisch beziehen. 85

86 6. Klicken Sie nun auf Erweitert und wählen Sie den Reiter WINS. Klicken Sie hier auf Hinzufügen. Tragen Sie hier die IP- Adresse des SCC ein, die Sie der Adminoberfläche unter Systeminformationen entnehmen können und klicken Hinzufügen. Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf OK. Falls die IP- Adresse zu diesem Zeitpunkt noch nicht bekannt ist, können Sie dies auch später nachholen. 7. Bestätigen Sie das nun offene Fenster Eigenschaften LAN-Verbindung mit einem OK. Ihr Arbeitsplatz-PC wird nun die IP-Adressdaten über einen DHCP Server beziehen Zugriff auf Ihr SCC über das Internet Wenn Sie über das Internet auf Ihr SCC zugreifen möchten, müssen Sie ein so genanntes Port- Forwarding auf Ihrem Router einrichten oder über ein bestehendes VPN-Netzwerk verfügen. Bestimmte Ports müssen auf das SCC weitergeleitet werden. Wie Sie ein Port-Forwarding auf Ihrem Router einrichten entnehmen Sie bitte dem Handbuch des Routers. Die folgende Tabelle beschreibt die Ports, die je nach gewünschtem Dienst weitergeleitet werden müssen. Für den Zugriff aus dem Internet sind ausschließlich gesicherte Verbindungen möglich. Auf diesem Weg werden Ihre Daten bei der Übertragung wirkungsvoll vor Angreifern geschützt. 86

87 Anwendung Weboberfläche mit Groupwarezugriff und Konfigurationsoberfläche, Zugriff über HTTPS Zugriff über POP3S, Versand über SMTPS für PC, Handy, PDA, etc. Zugriff über IMAPS, Versand über SMTPS für PC, Handy, PDA, etc. Outlook Zugriff mit Kerio Konnektor (sichere Verbindungen nutzen!) LDAPS Zugriff auf Groupware Adressbücher Tabelle 2: Nutzung des SCC aus dem Internet nötige Ports 443 TCP (HTTPS) 995 TCP (POP3S) 465 TCP (SMTPS) 993 TCP (IMAPS) 465 TCP (SMTPS) 993 TCP (IMAPS) 465 TCP (SMTPS) 443 TCP (HTTPS) 1636 TCP (LDAPS) Verwenden des Primary Domain Controller (PDC) Das SmartCom Center ist als Primary Domain Controller vorkonfiguriert. Beachten Sie bitte, dass dessen Verwendung nur mit Windows 2000, Windows XP Professional, Windows Vista Business sowie Windows Vista Ultimate möglich ist. Dies ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie servergespeicherte Benutzerprofile verwenden möchten. Das bedeutet, dass Ihr Windows- Desktop, die Eigenen Dateien und sämtliche Einstellungen zentral auf dem SCC gespeichert und von dort geladen werden. Nutzen Sie dies, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter häufig an verschiedenen PCs / Notebooks innerhalb des Netzwerkes arbeiten. Allerdings sind diese Profile nur dann verfügbar, wenn Sie mit Ihrem Netzwerk direkt oder per VPN verbunden sind. Die nachfolgende Anleitung erklärt wie Windows zur Verwendung des Domain Controllers eingerichtet wird. 87

88 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Arbeitsplatz und wählen Sie Eigenschaften Wählen Sie nun den Reiter Computername und klicken auf Ändern. 88

89 Geben Sie unter Domäne den Arbeitsgruppen-/Domänennamen des SmartCom Centers ein. Dieser wird in der Adminoberfläche unter Einfache Einstellungen vergeben. Der Standardwert ist hier scc.box. Sie werden nun zur von Benutzername und Passwort aufgefordert. Geben Sie hier admin und das zugehörige Passwort ein. 89

90 Sie erhalten nun die Bestätigung, dass der PC erfolgreich in die Domäne aufgenommen wurde. Schließen Sie nun bitte alle Fenster mittels klicken auf die Schaltfläche OK. Nun müssen Sie den Computer neu starten, um den Vorgang abzuschließen. Nach dem Neustart des Systems können Sie auswählen, ob Sie sich lokal oder an der Domäne anmelden möchten. Hierzu müssen Sie auf Optionen klicken und den Namen der Domäne auswählen. Als Benutzername und Passwort kann jeder auf dem SCC eingerichtete Benutzer mit zugehörigem Kennwort verwendet werden. Alles profilabhängigen Benutzerdaten (Dateien auf dem Desktop, Eigene Dateien, Windows- Einstellungen) werden nun auf dem SmartCom Center gespeichert und stehen so auf jedem Arbeitsplatz-PC innerhalb der Domäne zur Verfügung. 90

91 4.2.4 Verwenden des Druckservers Das SmartCom Center ist mit einem vorkonfiguriertem Druckserver ausgestattet. Dies bedeutet, dass Sie einen beliebigen Drucker an einem der USB-Buchse anschließen und diesen über das Netzwerk verwenden können. Die meisten Laser- und Tintenstrahldrucker sind hierzu kompatibel. Die nachfolgende Anleitung soll Ihnen bei der Einrichtung helfen. Schließen Sie den Drucker an einen beliebigen USB-Buchse am SmartCom Center an. Öffnen Sie den Windows-Explorer oder den Arbeitsplatz und geben als Adresse \\ ein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf usb_drucker und wählen Sie Verbinden Sie erhalten nun eine Meldungs die Sie zum auswählen des zu installierenden Druckertreibers auffordert. Bestätigen Sie diese bitte mit OK. Wählen Sie nun den zu installierenden Druckertreiber aus. Mittels der Schaltfläche Datenträger können Sie Treiber von einer Hersteller-CD einbinden. Bestätigen Sie nun mit OK. Der Drucker ist nun zur Verwendung bereit. 91