SPECTRUM-NET Archiv

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1 SPECTRUM-NET Archiv Benutzerhandbuch Stand: espectrum Internet-Solution GmbH Max-Volmer-Str Hilden

2 Inhaltsverzeichnis Benutzerhandbuch... 1 Einführung... 3 Mitarbeiter Verwaltung... 4 Das Archiv s suchen s auflisten im Archiv ansehen... 9 Das Filtersystem...11 Filter anwenden...12 Seite 2 von 13

3 Einführung Beim SPECTRUM-NET Archiv handelt es sich, wie der Name schon sagt, um ein Archiv für Ihre s. Die s werden dabei direkt aus dem laufenden Datenstrom heraus dupliziert und ins Archiv eingestellt. Das heißt, das alle s beim Empfang und Versand archiviert werden, also zu einem Zeitpunkt, an dem der Absender oder Empfänger keinen Einfluss mehr oder noch keinen Einfluss auf die s hat. Das Archiv beinhaltet also unveränderte Originale. Da man auch im Archiv als Benutzer keinen Einfluss auf die E- Mails hat, ist das System so gesehen revisionssicher. Über das SPECTRUM-NET Portal (https://portal.spectrum-net.de) haben Sie Zugriff auf Ihre archivierten s. Sie können im Archiv nach s suchen. Dabei finden Sie auch Begriffe, die sich z.b. innerhalb von Word- oder PDF-Dateien befinden, da beim Einpflegen der s in das Archiv, diese Dateien ausgelesen und dem Suchindex hinzugefügt werden. Neben den bekannten Suchkriterien: "mindestens ein Wort" und "jedes Wort" muss enthalten sein, gibt es auch eine freie Textsuche. Dabei werden auch ähnliche Wörter wie z.b. "geht" und "gehen" gefunden. Haben Sie eine vermisste wiedergefunden, können Sie sich diese erneut zusenden lassen. Sie können sie aber auch direkt als Original-Datei (im EML Format) herunterladen und auf Ihrem System speichern. Es gibt ein Filter-Werk, mit dem Sie unerwünschte s aus Ihrem Archiv heraushalten können. So können Sie z.b. Unzustellbarkeitsberichte von Mailservern, Newsletter oder die private Post an den Lebenspartner von der Archivierung ausschließen. Durch das Filter- Werk halten Sie Ihr Archiv schlank und übersichtlich und archivieren nur wirklich relevante E- Mails. Wenn Sie weiteren Mitarbeitern Zugriff auf das Archiv gewähren wollen, können Sie einschränken was diese zu sehen bekommen. Über die Adressen legen Sie fest, welche s ihm angezeigt werden. Wenn Sie also nur seine eigene Adresse eintragen, kann er nur Mails sehen, die er versendet hat oder bei denen er im "An-", "Cc-" oder "Bcc-Feld" gestanden hat. Soll er zusätzlich zum Beispiel Zugriff auf Funktionsadressen wie z.b. "Info" oder "kontakt" bekommen, tragen Sie diese einfach mit ein. Massen- s, z.b. Kunden-Informationen, werden im Archiv nur einmal abgelegt. Wenn Sie also eine Kundeninformationen an 1000 Kunden schreiben, wird nur eine im Archiv abgelegt. Nachfolgend finden Sie die Beschreibungen der einzelnen Funktionen bzw. der dazugehörigen Mitarbeiterverwaltung. Dieses Handbuch ist eine Ergänzung zum SPECTRUM-NET Portal Handbuch, welches Ihnen die grundlegenden Funktionen des Portals an sich beschreiben. Sollten Sie dieses Handbuch noch nicht gelesen haben, machen Sie sich bitte kurz damit vertraut, denn hier wird auf den Inhalt des Handbuchs aufgebaut. Seite 3 von 13

4 Mitarbeiter Verwaltung (Einführung: siehe Portal Handbuch) Als berechtigter Benutzer, können Sie anderen Benutzern Zugriff auf das Archiv gewähren und dessen Möglichkeiten einstellen. Um eine Übersicht zu bekommen, lassen Sie sich die Mitarbeiter anzeigen und wählen dort den Reiter Archiv. Sie erhalten eine Übersicht der Benutzer mit Zugriff auf das Archiv und den gewährten Rechten. Bei der Anlage eines neuen Benutzers (siehe Portal Handbuch) oder bei der Bearbeitung eines vorhanden Benutzers, können Sie für jeden einzelnen die entsprechenden Rechte einstellen. Wenn Sie einen Benutzer auswählen oder anlegen, gibt es dort eine Reiterkarte Archiv. Sie erhalten folgendes Fenster: Seite 4 von 13 Ein Dienstadministrator ist ein Mitarbeiter, dem das Recht zur Administration des Archivs eingeräumt wurde. Dies muss dann nicht zwangsläufig die Geschäftsleitung sein, die ja globale Administratoren sind, sondern z.b. ein Mitarbeiter der IT- Abteilung, der sich um die s im Betrieb kümmert. Damit ein Benutzer überhaupt Zugriff auf das Archiv bekommt, müssen Sie die nächste Option aktivieren. Nur wenn dieses Feld aktiv ist, haben die nachfolgenden Felder noch irgendeine Wirkung. Wenn ein Mitarbeiter das Recht bekommt, s aus dem Archiv zu löschen, kann er jede E- Mail, auf die er Zugriff hat,

5 endgültig aus dem Archiv entfernen. Wenn Sie Wert auf die Vollständigkeit des Archivs legen, sollten Sie dieses Recht NIEMANDEN zuweisen, auch nicht Ihnen selbst. Bei den Filtern (die Erklärung dazu folgt später) verhält es sich ähnlich: wenn Sie Wert auf die Vollständigkeit des Archivs legen, benutzen Sie keine Filter und geben NIEMANDEM das Recht, Filter anzulegen. Ob man mit Vollständigkeit allerdings z.b. auch das Archivieren von Unzustellbarkeitsberichten oder Werbesendungen von ebay und Konsorten meint, liegt im Auge des Betrachters. Aber diese könnte der Administrator global ausfiltern und dann allen anderen das Recht auf die Filter entziehen. Somit kommen dann alle anderen s ins Archiv. Globale Filter sind Filter, die auf die gesamte Domain Einfluss haben. Sie sollten dieses Recht also nur den Administratoren geben. Eigene Filter arbeiten auf den unter Erlaubte Adressen eingestellten Adressen. Vergeben Sie in dem oben gezeigten Beispiel dieses Recht, kann der hier gezeigte Benutzer Filter erstellen, die s betreffen die an oder von einer der konfigurierten Adresse sind. Die erlaubten Adressen konfigurieren, welche s ein Benutzer im Archiv finden kann. Auf jede hier eingetragene Adresse hat der Benutzer Zugriff. Wir haben diesen Ansatz gewählt, damit es möglich ist, bestimmten Benutzern Zugriff auf z.b. Funktionsadressen wie Info oder Kontakt zu gewähren. Geben Sie in diesem Feld einen * ein, hat der Benutzer Zugriff auf alle Adressen der Domain. Dies sollte man aus Datenschutzgründen vermeiden. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie den Mitarbeiter. Sie können die Einstellungen zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder ändern. Seite 5 von 13

6 Das Archiv Um nun auf das eigentliche Archiv zuzugreifen, wählen Sie in der Programmauswahl das E- Mail Archiv aus. Es erscheinen dann in der Hauptauswahl die entsprechenden Optionen. Die in der Hauptauswahl angezeigten Optionen korrespondieren mit den für den Benutzer eingestellten Rechten. Hat ein Benutzer das Recht auf Filter NICHT, erscheint hier auch Filter System nicht. Frei nach dem Motto: was er nicht weiß Wenn Sie hier auf die einzelnen Punkte klicken, erscheinen im rechten Fenster daneben, die jeweils dazugehörigen Formulare oder Beschreibungen. Klicken Sie ruhig einmal alle Punkte an um sich mit dem Look and feel vertraut zu machen. Durch klick auf den Punkt Archiv erhalten Sie eine kurze globale Einführung. Auf dem Punkt s erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten in Bezug auf die s. Auf Filter-System werden die Filter erklärt. Klicken Sie eine ebene Tiefer auf s suchen, E- Mails auflisten, Filter bearbeiten oder Filter anwenden, werden Ihnen die entsprechenden Formulare angezeigt. s suchen Klicken Sie auf den Punkt s suchen bekommen Sie folgendes Formular angezeigt: In der -Suche haben Sie die Möglichkeit nach archivierten s zu suchen. Dabei stehen Ihnen mehrere Kriterien zur Verfügung um die Suche einzugrenzen: 1. Das Suchfeld an sich, gibt Ihnen die Möglichkeit einen beliebigen Suchtext einzugeben. Dabei ist allerdings folgendes zu beachten: so genannte "Füllwörter" wie z.b. "ein", "der", "selbe" oder "einige" werden vor der Suche aus dem Suchtext entfernt. Wenn Ihre Suche nur aus Füllwörtern besteht, kann die Suche nicht ausgeführt werden. Es ist aber dennoch möglich, einen ganzen Satz als Suche anzugeben, er darf halt nur nicht ausschließlich aus Füllwörtern bestehen. Wenn Sie Seite 6 von 13

7 z.b. den Satz: "Die Kuh lief um den Teich" nehmen, dann findet eine Suche auf "Kuh lief Teich" statt. 2. In dem Kasten "Suchoptionen" haben Sie die Möglichkeit, die Genauigkeit der Suche festzulegen. Die erste Option ist ein logisches "und" und würde in unserem obigen Beispiel alle s finden, in denen alle drei Wörter, also "Kuh und lief und Teich" vorkommen. Die zweite Option findet alle s in denen mindestens eines der Wörter vorkommt. Es ist also ein logisches "oder": "Kuh oder lief oder Teich". Die dritte Option behandelt die Wörter im Suchfeld etwas großzügiger und findet eventuell auch Ableitungen einzelner Wörter. Diese Suche ist meist sehr unpräzise, hilft aber, wenn man nicht mehr den genauen Wortlaut weiß, nach dem man suchen möchte. 3. optional können Sie im Feld Absender und/oder Empfänger eine Adresse angeben. Ein "*" bedeutet, dass alle Absender oder Empfänger einbezogen werden. Sie können entweder eine Adresse frei eingeben oder eine der vorgeschlagenen auswählen. 4. optional können Sie noch den Zeitraum eingrenzen. Wenn Sie beide Kontrollkästchen aktivieren, können Sie nach s suchen, die zwischen dem Start- und Enddatum versendet wurden. Suchen Sie nach s die vor einem bestimmten Datum versendet wurden, aktivieren Sie nur das Enddatum und bei s die nach einem bestimmten Datum versendet wurden, das Startdatum. Vorsicht ist geboten, wenn das Programm, mit dem die versendet wurde, das entsprechende Datum in der nicht gesetzt hat, denn dann wird als Datum der Zeitpunkt des Eintreffens auf dem Archiv-Server herangezogen. Außerdem kann es möglich sein, dass das Datum auf dem Computer, von dem die versendet wurde nicht stimmt, denn dann gilt dieses falsche Datum. Nachdem Sie alle Optionen Ihren Wünschen entsprechend belegt haben, betätigen Sie den Schalter Suchen. Nach der Suche werden Ihnen in dem hier (noch) blauen Statusbalken entsprechende Hinweise auf die Suche gegeben. So könnte dort z.b. stehen: Dies passiert, wenn Sie nichts im Formular eintragen und einfach Suchen klicken. Ein: Sagt Ihnen, dass keines Ihrer Suchwörter die Suche überlebt hat. Alle Wörter waren z.b. ein, der oder jenes. Wiederholen Sie die Suche und fügen Sie ein paar echte Wörter hinzu. Hat Ihre Suche s gefunden, wird Ihnen in der Zeile die Anzahl der s genannt: Bei dieser Suche wurden 388 s gefunden, die Ihnen dann in der Liste darunter dargestellt werden. Diese Liste kann man sich durch klicken auf z.b. Absender, Empfänger, Betreff oder Datum sortieren lassen. Haben Sie die gefunden die Sie suchen, wählen Sie diese mit einem Doppelklick aus. Daraufhin öffnet diese sich in einem folgenden Fenster. Die Beschreibung dazu finden Sie nach dem folgenden Abschnitt. Seite 7 von 13

8 s auflisten Mit diesem Formular können Sie sich einfach alle s eines bestimmten Absenders oder Empfängers auflisten lassen und erhalten somit eine chronologische Liste der entsprechenden s. Klicken Sie in der Hauptauswahl auf s auflisten, erscheint: Hier können Sie im Feld Adresse entweder eine hinterlegte Adresse auswählen oder frei eine Adresse angeben. Es ist auch möglich nur einen Teil der E- Mail Adresse anzugeben, falls Sie die vollständige Adresse nicht kennen. Geben Sie z.b. ein, werden alle s aller Absender dieser Domain gefunden. Wenn Sie also mit der normalen Suche keinen Erfolg haben, weil Sie nicht wissen, nach welchen Begriffen Sie suchen sollen, können Sie sich hier eine Übersicht nach Adressen anzeigen lassen. Zusätzlich können Sie den Zeitraum eingrenzen. Beim Öffnen des Formulars, wird das Enddatum auf das heutige Datum und das Startdatum auf das heutige Datum -90 Tage gesetzt. Nachdem Sie die entsprechenden Eistellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Aktualisieren. Die gefunden s erscheinen in der Liste darunter. Auch diese Liste kann man sich durch klicken auf z.b. Absender, Empfänger, Betreff oder Datum sortieren lassen. Haben Sie die gefunden die Sie suchen, wählen Sie diese mit einem Doppelklick aus. Daraufhin öffnet diese sich in einem folgenden Fenster. Die Felder Att, Dir und SL sollte man noch kurz erwähnen: Att steht für Attachment, also Anhang. Hat die einen Anhang, findet man hier ein x Dir steht für Direction, also Richtung. Ein I sagt, es ist eine eingehende , ein O ist eine ausgehende . SL steht für den SPAM-Level. Hier wird einfach nur numerisch angegeben, welche SPAM- Bewertung eine hat. Seite 8 von 13

9 im Archiv ansehen Nachdem Sie in der Suche oder der Auflistung eine durch Doppelklick ausgewählt haben, erscheint diese in folgendem Fenster: Im unteren Teil sehen Sie die eigentliche . Um Ihre Privatsphäre zu schützen, werden keine Bilder aus dem Internet nachgeladen. Wollen Sie die Bilder sehen, klicken ganz unten am Bildschirmrand auf die entsprechende Option und entfernen dort den Haken. Haben Sie die getan, wird die erneut geladen. Die oben gezeigte sieht dann folgendermaßen aus: Seite 9 von 13

10 Sie können sich auch noch die Internet Kopfzeilen der anzeigen lassen, klicken Sie dafür auf den Schalter Kopfzeilen anzeigen. Die Anzeige wechselt dann zu: Die Kopfzeilen einer geben Aufschluss darüber, welchen Weg eine auf dem Weg zu Ihnen genommen und wann sie dort vorbei kam. Bei ausgehenden s gibt die Kopfzeilen Aufschluss darüber, wann diese auf unseren Postausgangsservern angekommen ist. Sie sagen dann nicht aus, wann und ob die tatsächlich beim Empfänger angekommen ist, dies ist technisch nicht möglich, da wir dafür die nach dem Empfang beim Empfänger archivieren müssten. Um zurück zum Inhalt der zu gelangen, klicken Sie auf anzeigen. Nun haben Sie ja vielleicht die vermisste gefunden. Wenn es Ihnen reicht, diese hier auf dem Bildschirm zu sehen, ist der Auftrag damit erledigt. Wenn Sie diese allerdings wieder in z.b. Ihrem Outlook haben möchten, da sie diese aus Versehen gelöscht haben, haben Sie nun mehrere Möglichkeiten. Sie können sich die an Ihre hinterlegte Adresse senden lassen. Dabei gehen allerdings die Informationen der Kopfzeilen, des Absenders und der vorherigen Empfänger verloren. Wenn es Ihnen also lediglich um den Inhalt geht, reicht diese Möglichkeit völlig aus. Der Absender dieser ist dann das Archiv selbst. Wollen Sie jedoch die Kopfzeilen und ursprünglichen Adressaten erhalten, können Sie sich die als Anhang zusenden lassen. In dem Fall wird eine generiert, bei der die Originalnachricht als Anhang beigefügt ist. Der Anhang ist im EML Format. Das ist ein allgemeingültiges Format, welches normalerweise alle Programme anzeigen können. Damit diese die diversen Viren- SPAM und sonstigen Filter passieren kann, wurde der Anhang umbenannt in name_der_datei.eml.remove. Speichern Sie die Datei auf Ihrem System und entfernen Sie das.remove im Namen. Danach sollte die Datei mit einem Doppelklick geöffnet werden können. Leider kann Microsoft Outlook vor der Version 2010 dies nicht, da die älteren Programme wieder einmal nur mit Ihrem eigenen Format arbeiten können. Aber Microsoft Mail, Microsoft Outlook Express oder auch Mozilla Thunderbird können diese öffnen. Arbeiten Sie mit unserem SPECTRUM-NET Outlook Add-In finden Sie dort eine entsprechende Option um auch bei älteren Outlook Versionen diese E- Mail wieder in Ihr Outlook zu importieren. Als letztes haben Sie noch die Möglichkeit, die auch direkt herunterzuladen. Dabei wird Ihnen quasi die Original , so wie sie Ihnen als Anhang zugesendet würde, zum Download angeboten. Wenn Sie diese bei sich speichern, können sie diese wie im vorangegangenen Abschnitt beschrieben, öffnen. Sind Sie mit der Bearbeitung fertig, kommen Sie mit dem Schalter zurück zur Liste zurück zur vorhergehenden Auswahl. Seite 10 von 13

11 Das Filtersystem Das Filtersystem ist ein sehr mächtiges Werkzeug um unerwünschte s aus Ihrem Archiv heraus zu halten. Es kann aber auch "gefährlich" sein, weil leichtfertig angelegte Filter dazu führen können, dass wichtige s das Archiv nicht erreichen. Wenn es Ihnen darum geht ein vollständiges Archiv zu führen, dann sind die Filter mit Vorsicht zu genießen. Allerdings, was haben z.b. Unzustellbarkeitsberichte in einem Archiv zu suchen, außer Sie wollen dokumentieren, dass eine bestimmte Mail nicht versendet wurde. Oder warum wollen Sie Newsletter der diversen Dienste in Ihrem Archiv archivieren? Vielleicht weil Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal auf die darin enthaltenen Informationen zugreifen wollen? Das mag sein, aber auch auf Newsletter von Amazon, Aldi und Co? Wollen Sie wirklich s über beobachtete Artikel von ebay im System haben? Sie sehen schon, auf der einen Seite sind die Filter enorm hilfreich, wenn es darum geht, die Spreu vom Weizen zu trennen. Auf der anderen Seite kann man mit zu großzügig angelegten Filtern aber auch den Weizen entfernen. Denken Sie beim Anlegen von Filtern immer daran: richtig eingesetzt "mächtig und hilfreich", unbedacht aber "gefährlich"! Es gibt 3 Arten von Filtern. Diese werden nun im Folgenden beschrieben: 1. Der Bounce Filter Bounces sind s von -Servern wie z.b. Unzustellbarkeitsberichte oder Verzögerungsberichte. Bounce-Meldungen zeichnen sich dadurch aus, das das Absenderfeld einer solchen normalerweise leer ist, da man einem Server auf seine s keine Antworten zuschicken können soll. Denn wer sollte diese lesen? Der Bounce-Filter filtert somit alle s aus, die ein leeres Absenderfeld haben. Dieser Filter ist für die Vollständigkeit Ihres Archivs ungefährlich. 2. Der SPAM-Filter Jede an eine Domain bei uns, deren Option "Spambekämpfung" aktiviert ist, bekommt bei uns eine SPAM-Bewertung. Je verdächtiger eine ist, desto höher ist deren Level. Diesen Level, der durch eine positive ganze Zahl dargestellt wird, können Sie für diesen Filter heranziehen. Ab einer Bewertung von 5 ist eine E- Mail "mit ziemlicher Sicherheit" eine SPAM-Mail. An dem Ausdruck "mit ziemlicher Sicherheit" können Sie jedoch schon sehen, dass dies nicht unbedingt so sein muss. Wenn eine wichtige eine Bewertung von über 5 hat, so ist dies für das SPAM- System, welches ja nur bestimmte Bewertungskriterien anlegt, mit Sicherheit richtig, für Sie persönlich aber fatal, wenn Sie diesen Filter aktiviert haben und der Wert zu niedrig angesetzt ist. Als zweites Kriterium können Sie noch eine Empfänger-Adresse eingeben. Dann gilt dieser Filter nur für diese Adresse. Dieser Filter kann für die Vollständigkeit Ihres Archivs gefährlich sein. Setzen Sie ihn mit Bedacht ein oder verzichten Sie ganz darauf. Seite 11 von 13

12 3. Der Mail-Filter Der Mail-Filter basiert auf Absender- und/oder Empfängeradressen. Wenn Sie z.b. alle s eines bestimmten Newsletter-Dienstes von der Archivierung ausschließen wollen, können Sie dies mit diesem Filter tun. Sie können aber z.b. auch interne Adressen von der Archivierung ausschließen, wie z.b. eine Adresse an die das Kontaktformular Ihrer Homepage gesendet wird. Dieser Filter könnte für die Vollständigkeit Ihres Archivs gefährlich sein, wenn Sie die Absender- und Empfängeradressen nicht mit bedacht wählen und wirklich nur unwichtige Empfänger bzw. Newsletter-Absender von der Archivierung ausschließen. Auf Grundlage der Ihnen gewährten Rechte im Archiv haben Sie entweder gar keine Möglichkeit Filter anzulegen, Filter anzulegen, die nur mit Ihren Adressen zu tun haben oder aber Filter für die gesamte Domain anzulegen. Filter anwenden Wenn Sie neue Filter erstellt haben, können Sie diese nachträglich gegen die bereits archivierten s anwenden. Dies hat den einfachen Grund, dass man erst nachdem das Archiv schon eine geraume Zeit gefüllt wird, feststellen kann, welche s man eventuell Filtern möchte. Damit man die Möglichkeit hat, auch die bereits empfangenen unerwünschten s zu entfernen, kann man die Filter nachträglich anwenden. Nachdem Sie auf den entsprechenden Punkt geklickt haben, wird ein Fenster geladen. Das Laden kann, je nach der Größe Ihres Archivs schon einige zeit in Anspruch nehmen, es werden aber noch keine Aktionen ausgeführt. Sie erhalten: Wählen Sie einen Filter aus und drücken Sie auf den Schalter. Wie dort zu lesen ist, werden noch keine s gelöscht. Es wird lediglich getestet was passieren würde: Wenn Sie nun auf diesen Schalter drücken, werden die s endgültig aus dem Archiv gelöscht. Diese Aktion kann bei vielen s einige Zeit dauern. Diese Aktion ist nicht reversibel. Auch wir, die Firma espectrum, haben keine Möglichkeit diese s zurück zu bekommen und dem Archiv wieder hinzuzufügen!!! Seite 12 von 13

13 Nachdem die Operation durchgeführt wurde, erhalten Sie folgendes: Ich denke, die in grün gegebene Erklärung ist selbstredend. Seite 13 von 13

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