ITPM.collectio. Dokumentation

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1 Dokumentation Version März 2012

2 1. Inhaltsverzeichnis 2. Zeichenerklärung Allgemeines ITPM.collectio wem und wofür nutzt es? Welche Vorteile bietet ITPM.collectio? Systemvoraussetzungen Softwarevoraussetzungen Installation collectio Installation collectio im Rechenzentrum Der erste Programmstart Häufig vorkommende Buttons Benutzerpflege Stammdaten Allgemein Mandantenstamm Sachkonten Schrittweise Anweisung: Kontensteuerung Schrittweise Anweisung: Konto anlegen Sachidentkontenzuordnung Filialen Kostenstellen Marken Dimensionen Verteilungsschlüssel Kontengruppen Dimensionstypen Stammdaten Statistikdaten Statistikkonten Statistikidentkontenzuordnung Stammdaten Umlageschlüssel Umlageverfahren Umlagen Kostenstellenumlage Markenumlage Hierarchiestufen und Abarbeitungsreihenfolge der Kosten-verteilung Umlagenvorlagen Kostenstellenvorlage Schrittweise Anweisung: Vorlage erstellen

3 8. Stammdaten Mapping Export-Mapping Import-Mapping Stammdaten Bilder Bilder Betriebsbuchhaltung Buchungserfassung Schrittweise Anweisung: Verteilungsbuchung ohne Anpassung (BB1) Schrittweise Anweisung: Verteilungsbuchung mit Anpassung (BB5) Statistikdaten Statistikdaten pflegen Statistikdaten exportieren Statistikdaten importieren Schrittweise Anweisung: Erfassung Statistikdaten I Schrittweise Anweisung: Erfassung Statistikdaten II ITPM.collectio Transfer Vorsysteme Statistikkonten zuordnen SQL-Manager Statistikdatenimport ITPM.planner (Versionplanung = 2) Umsatz - Kostenplanung Planaufgaben Erfassen der Planaufgaben Planaufgabenliste Plandaten kopieren ITPM.planner (Versionplanung = 3) Planstruktur Planebenen Stammdaten Planwerte Kontendetails Isterwartungdetails Arbeiten mit Formeln Nebenrechnung Importprotokoll Nebenrechnung Nebenrechnungsstruktur

4 Nebenrechnungdetails Verarbeitung Verarbeitungslauf Import aus der Finanzbuchhaltung gypsilon FiBu Autoline ASCII FIX ASCII VAR DKSAS Datenmeldung Datenmeldung VACIR Meldung der Planzahlen Voraussetzungen für die Übertragung auf den MBVD-Server: Schrittweise Anweisung: Schritte bis zur Datenmeldung Datenmeldung BMReport Datenmeldungen anderer Hersteller Betriebsvergleich Fremdimport EAU-Datei (Datenimport) Betriebsdatenexport (Datenexport) Datenaustausch collectio Datenexport collectio Datenimport Auswertungen Berichtsgenerator Dialog Berichtspflege Export Collectio Reporting Listen Dokumente Berichte bereitstellen Berichte löschen Datenintegration (ETL - Extract, Transform, Load) gypsilon FiBu Sachkontenanzeige Korrektur Sachkontenbuchungen Auszifferung gypsilon FiBu Personenkontenanzeige InfoCenter Dashboard

5 19.2 Kennzahlenvergleich Protokolle Saldenprotokoll Importprotokoll Kostenumlageprotokoll Statistikprotokoll Fehlende Dimensionen Arbeiten mit den Protokollen Export Excel Kommunikation Informationen Community Extras Datenbank Datenbank auswählen Datenbankkomprimierung Datenbanktabellen Support DeskShare Fernwartung Dateien übertragen Updateinstallation Benutzer Benutzerpflege Passwort ändern System Logdatei Programmsperren Parameter Info Lizenzdatei Dateiimport - Stammdaten aktualisieren Sonstiges Ersteinrichtung Batchverarbeitung Verarbeitung - Datenimport Bewegungsdaten Statistikdatenimport Auswertungen - Berichtsgenerator Dialog Auswertungen - Listen

6 22.5 Auswertungen Berichte Auswertungen Datenintegration Extras - Datenbankkomprimierung Abkürzungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Impressum

7 2. Zeichenerklärung Dieses Symbol weist auf eine schrittweise Anweisung hin, bzw. dient als Beispielanleitung. Hier bekommen Sie Tipps zum effizienteren Arbeiten im Programm. Dieses Symbol weist auf Informationen hin, die zur Vermeidung von Problemen wichtig sein können. i So werden Hinweise zur Erleichterung der Arbeit mit collectio gekennzeichnet. 7

8 3. Allgemeines 3.1 ITPM.collectio wem und wofür nutzt es? Die Software ITPM.collectio ist eine Controlling-Software und dient somit der Geschäftsführung, dem Controller und dem Buchhalter. Die Funktionen von ITPM.collectio eignen sich zum Importieren von Daten aus unterschiedlichen Vorsystemen, zu deren Aufbereitung und zur Auswertung. Des Weiteren gibt es unterschiedliche Möglichkeiten zur Kostenumlage, zur Bearbeitung von Statistikdaten und Plausibilitätsprüfung. 3.2 Welche Vorteile bietet ITPM.collectio? Die Vorteile von ITPM.collectio liegen in der Einfachheit der Bedienung und leichten Erlernbarkeit den flexiblen Import- und Exportschnittstellen den schnellen Verarbeitungsläufen den individuellen Auswertungsmöglichkeiten 3.3 Systemvoraussetzungen Betriebssystem: Freie Plattenkapazität: Rechner: Excel: Bildschirmauflösung: Windows XP, Vista oder Windows 7, Internetzugang > 1 GB ab Pentium III / 600 MHz, 256 MB RAM MS Excel 2003 oder höher ab 1024x768 Pixel 3.4 Softwarevoraussetzungen Microsoft.Net Framework 3.5 SP1 Microsoft.Net Framework Installation collectio ITPM.collectio wird installiert, in dem die setup.exe aus dem jeweils aktuellem zip-file aufrufen wird, momentan Erstinstallation_3202.zip. Um Datenverluste zu vermeiden sollte die Datenbank auf einem Netzlaufwerk abgelegt werden, welches regelmäßig gesichert wird. 3.6 Installation collectio im Rechenzentrum Das Rechenzentrumsmodul von collectio wird in gleicher Weise installiert wie die normale Version mit dem Unterschied, dass nach der Installation und nach Einrichtung der Parameter OFFICEOPENXML und EXCELPFAD (siehe Abschnitt Parameter) und nach der Verwaltung der Vorsysteme (siehe Abschnitt Vorsysteme) in der Registry unter [HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Settings\ITPM\VEM] die Zeichenfolge [RZMODUL] mit einem beliebigen Wert anzulegen ist. Hierzu gibt es eine gesonderte Dokumentation. Anwender von collectio RZ-Modul beachten bitte nachfolgendes: die Programmpunkte Datenbankauswahl, Fernwartung, Vorsysteme (collectiotransfer, collectioreporting), Listen, Dokumente, Berichte, Berichte löschen und Datenintegration (alles collectioreporting), die Programmfunktionen Batch erstellen, und 8

9 die Parameter Gruppe Excel OFFICEOPENXML, EXCELPFAD, Gruppe gypsilon FIBU_INSTANCE, FIBU_IP, FIBU_PORT, FIBU_PASSWORD, FIBU_USER, Gruppe Verbindungseinstellunge INTERNETUPD, SPROXYBENUTZER, SPROXYDOMAENE, SPROXYIP, SPROXYPASSWORT, SPROXYPORT sind gesperrt. 3.7 Der erste Programmstart Beim ersten Programmstart muss die Verbindung zur Datenbank hergestellt werden. collectio bietet die Möglichkeit mit einer Access Datenbank oder einem SQL Server zu arbeiten. Wählen Sie zunächst den Typ Ihrer Datenbank, indem Sie collectio.mdb oder SQL-Server markieren. Bei der Verwendung der collectio.mdb geben Sie dann den Pfad an, in dem die Datenbank liegt. Im Falle eines SQL- Servers geben Sie bitte die Instanz des Servers, den Namen der Datenbank, den Namen des Benutzers und dessen Passwort für die Anmeldung am Server an. Der Name der Workstation wird automatisch eingetragen. i Diese Einstellung kann später jederzeit geändert werden. So ist es auch möglich, unterschiedliche Datenbanken z.b. für verschiedene Mandanten oder Jahre zu verwenden. Die Datenbank kann unter dem Menü Extras -> Datenbank auswählen geändert werden (siehe Abschnitt Datenbank auswählen). Abbildung 3-1 Datenbankauswahl Access Datenbank oder SQL-Server 3.8 Häufig vorkommende Buttons In vielen Masken stehen die folgenden Buttons zur Verfügung: Drucken der Stammdaten. Vor dem Druck wird der Bericht am Bildschirm angezeigt. Export der Stammdaten nach Excel. Die Daten werden am Bildschirm angezeigt. Batchdatei erzeugen mit den gewählten Einstellungen erster Datensatz, vorherige Seite und vorheriger Datensatz Ausgewählter Datensatz (erster von acht Datensätzen) Nächster Datensatz, nächste Seite und letzter Datensatz 9

10 oder F5 Anfügen Vor dem Hinzufügen eines neuen Datensatzes muss dieser Button betätigt werden. oder F11 Anfügen abbrechen Um die Neuanlage eines Datensatzes abzubrechen, muss dieser Button betätigt werden. oder F11 Löschen Entfernt den ausgewählten Datensatz. Die endgültige Löschung findet erst mit Betätigen der Buttons Übernehmen oder OK statt. Kopieren Kopiert den auswählten Datensatz Abbildung 3-2 Haupt-Buttons Abbrechen/ ESC-Taste: Schließt das aktuelle Fenster und fragt bei Änderungen, ob diese gespeichert werden sollen. Übernehmen Speichert alle Vorgänge in der Datenbank OK/F12/ ENTER-Taste: Speichert alle Vorgänge in der Datenbank und schließt das aktuelle Fenster. Schließen des Fensters bewirkt in Verwaltungsprogrammen die Meldung, falls Änderungen vorgenommen wurden: Nur Planaufgaben und Businessplan (Version 2) Vor dem Druck wird der Bericht am Bildschirm angezeigt. Abbildung 3-3 Drucken/ Exportfunktion 10

11 Abbildung 3-4 Menüleiste / Verlauf Über den Button Verlauf kann auf dem Hauptmenü sofort in die 10 zuletzt aufgerufenen Programme gewechselt werden. 11

12 4. Benutzerpflege Bevor mit ITPM.collectio weiter gearbeitet wird, sollte entschieden werden, ob die Benutzerverwaltung eingesetzt werden soll. Wenn dies nicht der Fall ist, brauchen keine Einstellungen vorgenommen zu werden. Ein nachträgliches Einrichten der Benutzerverwaltung erfordert eine Überarbeitung bestimmter Grundeinstellungen z.b. für den Datenimport und der Änderung der Parameter, da einige Einstellungen benutzerabhängig gesichert werden. Abbildung 4-1 Extras->Benutzerpflege Abbildung 4-2 Benutzerverwaltung aktivieren i Beim Arbeiten mit einer Benutzerverwaltung sind zuerst die Benutzer anzulegen und ihre Rechte zu pflegen. Es wird empfohlen die Namen der Benutzer analog zu denen der Windows-Anmeldung anzulegen. Beim Programmstart wird als Benutzername der Windows-Benutzername vorgeschlagen. Beim Aufruf des Programms kann jedoch auch über den Kommandozeilen-Parameter --US der vorzuschlagende Benutzername eingestellt werden z.b. --US bhonsberg. Über sind in einem ersten Schritt die Benutzer mit ihren Passwörtern anzulegen und, falls mit dem Zusatzmodul ITPM.Reporting (Lizenz Reports) gearbeitet wird, auch die adressen, wenn Listen, Dokumente oder Berichte per versendet werden sollen. Im nächsten Schritt können pro Benutzer 12

13 bestimmte Programmteile deaktiviert werden. Deaktiviert werden sie durch Markieren und anschließendem Übernehmen. Sind für den Mandanten alle bestimmte Programmteile deaktiviert, werden diese Menüpunkte für den Benutzer beim Start von ITPM.collectio nicht angezeigt. In diesem Beispiel wäre dies die Benutzerpflege für den Benutzer bhonsberg. i Es ist zu empfehlen die Benutzerpflege für alle Benutzer bis auf einen Administrator zu deaktivieren, damit keine unerlaubten Veränderungen vorgenommen werden können. Abbildung 4-3 Rechteeinschränkung Soll ein Benutzer in collectio nur mit einem bestimmten Mandanten z.b. 1 arbeiten, so können für diesen Benutzer alle Programmteile für die anderen Mandanten (z.b. 3 und 4) deaktiviert werden. Beim Arbeiten mit collectio werden diesem Benutzer in den Auswahlmasken für die Mandanten dann nur der Mandant 1 angeboten. Abbildung 4-4 Rechteauswahl Durch die rechte Maustaste auf die Programme öffnen Sie ein Kontextmenü. Um alle Programmteile für einen bestimmten Mandanten zu deaktivieren kann der Punkt Alles markieren angesteuert werden. Alle Programme werden markiert. Über den Button OK oder einen Wechsel des Benutzers wird diese Einstellung gespeichert. 13

14 Abbildung 4-5 Benutzeranmeldung Sind die Benutzer angelegt und ist die Benutzerverwaltung aktiviert, werden beim nächsten Programmstart der Benutzername und das Passwort abgefragt. Als Benutzername wird standardmäßig der Windows- Benutzername vorgeschlagen. Abbildung 4-6 Passwortänderung Durch Bestätigen des Buttons Ändern kann das Passwort geändert werden. In einer erweiterten Maske haben Sie die Möglichkeit ein neues Passwort zu hinterlegen. Zur Sicherheit müssen Sie dieses noch einmal bestätigen. Mit OK wird es übernommen. Das Ändern des Passworts ist nicht nur beim Programmstart, sondern auch im Menüpunkt Extras -> Benutzer -> Passwort ändern (siehe Abschnitt Passwort ändern) möglich. 14

15 5. Stammdaten Allgemein Die wesentliche Problematik eines netzübergreifenden Berichtswesens ist die uneinheitliche Unternehmensstruktur der Vertragspartner. Deshalb ist es notwendig, individuelle Strukturen in allgemeine Strukturen zu überführen, ohne die individuellen Auswertungs- und Steuerungsmöglichkeiten einzuschränken. Die Grundlage dafür bietet in ITPM.collectio der Bereich Stammdaten. Hier werden die Strukturen, die aus der Finanzbuchhaltung abgeleitet werden, in die einheitliche Ident - Struktur gebracht. 5.1 Mandantenstamm Die Mandantennummern spiegeln die Ident-Unternehmensstruktur wieder. Da gewöhnlich intern mit Firmenbzw. Mandantennummern und Filialen gearbeitet wird, muss ein Mapping stattfinden. Beispiel: VFNR Mandant Filiale FiBu-Mandant FiBu-Filiale In collectio müssen daher als erstes die Mandantennummern (=Firmennummern) unter Stammdaten - > Allgemein -> Mandantenstamm und die VFNR unter und Stammdaten -> Allgemein -> Filialstamm gepflegt werden. Abbildung 5-1 Mandantenstamm Die Firmenbezeichnung steht später bei der Datenmeldung in der Meldedatei. Die Ortsangabe dient lediglich zur weiteren Differenzierung bei gleich lautenden Firmenbezeichnungen an mehreren Standorten. An die Adresse wird die Empfangsbestätigung der Meldedatei und das Fehlerprotokoll gesendet, welches nach dem Eingang der Datenmeldung Daimler im System in Berlin (MBVD) evtl. entsteht. Die Option Mandant kostenstellenpflichtig ist bei der Neuanlage eines Betriebes bereits aktiviert. Für Mandanten, die ohne Kostenstellen arbeiten, setzen Sie hier keinen Haken. Die Option Betriebsvergleichsmandant wird automatisch für Mandanten gesetzt, die über den Programmpunkt -> Datenimport importiert wurden. Diese Mandanten werden in der Liste farbig hinterlegt Falls in der Finanzbuchhaltung ohne Kostenstellen gearbeitet wird, kann die Kostenstellenpflicht entfernt werden. Dadurch wird in collectio beim Datenimport automatisch die Pseudokostenstelle vergeben, die in den Parametern für diesen Mandanten hinterlegt ist und in den Kostenstellen angelegt sein muss. (siehe dazu Abschnitt Stammdaten Kostenstellen, Extras - Parameter). 15

16 5.2 Sachkonten In diesem Programmpunkt kann jedem FiBu-Sachkonto ein oder mehrere Identkonten pro Hersteller zugeordnet werden. Diese Zuordnung ist notwendig, damit für alle Anwender eine auf gleichen Kontenstrukturen basierende Datenmeldung erfolgen kann und somit eine Vergleichbarkeit zu anderen Betrieben hergestellt wird. Bei der Installation wird ein Kontenrahmen angelegt, der dem Standardkontenrahmen eines Herstellers entspricht. Dieser Referenzkontenrahmen wird in den Parametern pro Mandant hinterlegt. Individuelle FiBu- Konten werden beim Datenimport automatisch angelegt. Für die Hersteller Daimler und Chrysler gilt: wenn die ersten 6 Stellen des individuellen Kontos mit den ersten 6 Stellen eines Ident-Kontos übereinstimmen, wird dem FiBu-Konto auch automatisch ein Identkonto zugeordnet. Für andere Hersteller müssen alle Stellen des FiBu-Kontos mit denen des Identkontos übereinstimmen. Um die Bearbeitung der Vielzahl von Konten zu vereinfachen, können aus dem vorhandenen Kontenrahmen bestimmte Gruppen (siehe unten) gefiltert werden. Die Filter dienen der Übersichtlichkeit und bieten Unterstützung bei der Auswahl der Konten, die noch gepflegt werden müssen. Mandant: Zunächst wird die Kontenauswahl auf einen bestimmten Mandanten eingeschränkt. Kontenfilter: Alle FiBu-Konten: Hier werden alle FiBu-Konten angezeigt. FiBu-Konten abw. vom Referenzkontenrahmen: Hier werden die Konten angezeigt, bei denen das FiBu-Konto nicht mit dem Identkonto des Referenzkonterahmens identisch ist. Der Referenzkontenrahmen ist pro Mandant in den Parametern hinterlegt (siehe Abschnitt Extras -> System -> Parameter). FiBu-Konten ohne Hersteller ID-Konto: Diesen Konten fehlt das Identkonto Hersteller. Entweder handelt es sich um individuelle neue Konten, die noch gepflegt werden müssen oder um Konten, bei denen es die Kontonummer im aktuellen Kontenrahmen nicht mehr gibt. Im zweiten Fall kann das Feld leer bleiben. FiBu-Konten, denen kein Identkonto des Herstellers zugeordnet wurde, werden bei der Datenmeldung des Herstellers nicht berücksichtigt oder es kommt zu Fehlermeldungen. Abbildung 5-2 Sachkonten Eigene Filter: Um alle Konten in der Anzeige zu erhalten, die mit einer Marke vorbelegt sind, wird in der Spalte Marke Vorbelegung die gewünschte Marke ausgewählt. Mit dieser Übersicht erhält man alle Konten, die nach dem Import automatisch mit, in diesem Beispiel, Marke 10 vorbelegt werden. 16

17 Abbildung 5-3 Sachkonten Feldbeschreibungen: Abbildung 5-4 Sachkonten Auf der Tab-Seite Konto stehen die Angaben, die für das FiBu-Konto gemacht wurden. Die dimensionspflichtigen Angaben sind in Anhängigkeit der Dimensionstypen und werden beim Import berücksichtigt. Zum Beispiel müssen kostenst.-pflichtige Konten beim Import eine Kostenstelle vorweisen, da der Buchungssatz sonst als fehlerhaft gekennzeichnet wird. Auf der Tab-Seite Vorbelegung werden die Angaben für den Import hinterlegt, wenn das Konto immer mit einer bestimmten Filiale oder einer anderen bestimmten Dimension importiert werden soll. Die Zuordnungen der Vorbelegungen ist der letzte Schritt beim Import der FiBu-Daten. Abbildung 5-5 Sachkonten- Vorbelegung Die Tab-Seite(n) Hersteller 17

18 collectio betrachtet das FiBu-Konto zunächst unabhängig vom Kontenrahmen. Die Verknüpfung zu dem entsprechenden Identkonto wird durch den späteren Zuordnungslauf bei der Verarbeitung vorgenommen. Die Identkonten der Hersteller werden auf der jeweiligen Seite des Herstellers zugeordnet. Abbildung 5-6 Angaben Identkonto Bei der Auswahl des Identkontos werden die Informationen zu dem neuen Identkonto, das von collectio automatisch oder manuell zum FiBu-Konto gesteuert wurde, angezeigt. Hier sind die Nummer und deren Bezeichnung hinterlegt. Eine automatisch übertragene Bezeichnung kann jederzeit verändert werden. Wenn es sich um die Zuordnung eines Identkontos aus dem Referenzkontenrahmen handelt, dann werden automatisch bei jeder neuen Zuordnung die Angaben des Ident-Kontos auf das FiBu-Konto übertragen. Dies sind die Einstellungen zu Int/Ext, Kostengruppe und für Daimler und Chrysler zusätzlich noch die Kostenstellenpflicht, die Markenpflicht und die Saldenbildung. Für die Zuordnung unterschiedlicher Identkonten zu einem FiBu-Konto ist es notwendig, dass die Dimensionen sich unterscheiden. Für die Zuordnung des Identkontos spielt der Rang des Dimensionstyps eine Rolle. Ist zum Beispiel die Dimension Filiale mit Rang 1 hinterlegt und die Dimension Sparten mit Rang 4, so hat die Zuordnung mit Identkonto und Filiale den Vorrang vor der Zuordnung mit Identkonto und Sparte. Diese wiederum hat Vorrang vor der Zuordnung mit dem Identkonto ohne spezielle Dimensionen (= 0 Auswahl). Kontenrahmen anderer Hersteller: Mit dem Markenmodul können weitere Hersteller integriert werden. Zurzeit stehen folgende Hersteller zur Verfügung: BMW, CHRYSLER, CITROEN, DAIMLER, FIAT, FORD, PORSCHE, OPEL, SKODA, VW und zusätzlich der Kontenrahmen NEUTRAL auf Basis des SKR03. Ist das Markenmodul für einen Mandanten lizenziert, dann erscheinen die Felder zur Auswahl und Tab-Seiten dieses Herstellers automatisch, wo sie benötigt werden, sofern im Filialstamm eine VFNR zu diesem Hersteller eingetragen ist. i FiBu-Konten, die im Kontenstamm von collectio noch nicht angelegt sind (das geschieht automatisch bei einem Datenimport, wenn das Konto in collectio noch nicht existiert), können manuell hinzugefügt werden. Diese Möglichkeit wird benötigt, wenn man mit der Betriebsbuchhaltung ein Konto buchen möchte, das in der Finanzbuchhaltung noch nicht angesprochen wurde. 18

19 5.3 Schrittweise Anweisung: Kontensteuerung In der FiBu individuell angelegte Konten können so einem ID-Konto zugeordnet werden. 1. Rufen Sie das Programm Stammdaten -> Allgemein -> Sachkonten auf. 2. Setzen Sie den Filter Konten ohne Daimler ID-Konto 3. Filtern Sie das zu steuernde Konto in der Spalte FiBu-Konto. 4. Klicken Sie auf die Tab-Seite Daimler und auf (Hinzufügen) innerhalb der Tab-Seite, um ein neues Identkonto zuzuordnen. 5. Suchen Sie sich ein zu Ihrem FiBu-Konto passendes Identkonto. Zur Erleichterung können Sie die Anfangsziffern des FiBu-Kontos eingeben, dann springt der Auswahlbalken in die Kontenklasse bzw. in den Bereich. Sobald eine Nummer nicht definiert ist, ändert sich die Auswahl nicht mehr. 6. Sie haben ein geeignetes Konto gefunden und der blaue Balken steht auf diesem Konto. Mit einem Klick weisen Sie das Identkonto zu. 7. Bitte Überprüfen Sie zur Kontrolle die Zuordnung FiBu-Konto <-> IdKonto und bestätigen die Angaben mit dem Button Übernehmen. 5.4 Schrittweise Anweisung: Konto anlegen So legen Sie in collectio ein FiBu-Konto an. Abbildung 5-7 Kontoanlage 1. Rufen Sie das Programm Stammdaten -> Allgemein -> Sachkonten auf. 2. Wählen Sie den Mandanten aus, für den ein neues Konto angelegt werden soll. 3. Drücken Sie den Button (Hinzufügen) unterhalb der Kontenliste. So entsteht ein neuer Datensatz. 4. Im Feld FiBu-Konto tragen Sie die Nummer des neuen Kontos ein. 5. Wenn Sie das Feld FiBu-Konto mit der Tab-Taste verlassen, wird im Referenzkontenrahmen nach einem passenden Identkonto gesucht und dessen Einstellungen übernommen und auch gleich dem FiBu-Konto zugeordnet. Wird keines gefunden, dann bleiben die Initialwerte stehen. Alle Konten sind automatisch filialpflichtig. 6. Speichern Sie zum Schluss die Angaben mit dem Button Übernehmen. 7. Mit OK werden alle Änderungen in der Datenbank gesichert und das Programm beendet. 19

20 5.5 Sachidentkontenzuordnung Der Untermenüpunkt Sachidentkontenzuordnung wird über den Menüpunkt Sachkonten aufgerufen. Abbildung 5-8 Menüauswahl In diesem Programmpunkt können schnell und effektiv die Identkonten des Herstellers den FiBu-Konten zugeordnet werden. Nach Auswahl des Mandanten und des Herstellers, der standardmäßig der Referenzhersteller des Mandanten ist, werden die FiBu-Konten mit ihren Identkontenzuordnungen angezeigt und auch diejenigen Sachkonten, die noch keine Identkontenzuordnung haben, nach Sachkonto sortiert. Abbildung 5-9 Sachidentkonten Hier ist kein Identkonto zugeordnet Bei der Auswahl des Sachkontos stehen der Sachkontenstamm zur Verfügung, bei der Filiale, die zum ausgewählten Mandanten angelegten Filialen und bei den weiteren Dimensionen ebenfalls die zum ausgewählten Mandanten angelegten Dimensionen. Bei der Auswahl des Sachidentkontos werden die Identkonten des Herstellers angezeigt. Bei einer ersten Identkontenzuordnung werden die Einstellungen des Identkontos auf das FiBu-Konto übertragen. Alle weiteren Identkontenzuordnungen ändern diese Einstellungen nicht mehr. Wird eine einzelne Identkontenzuordnung geändert, so werden auch hier die Einstellungen des neuen Identkontos übertragen. Mit dem Button kann eine neue Sachidentkontenzuordnung eingetragen werden, die von einer bestehenden abweichen muss. Mit dem Button wird der ausgewählte Datensatz kopiert, der anschließend in den Dimensionen eine Änderung erhalten muss, da der bestehende Eintrag nicht doppelt gespeichert werden kann. i Da auch die FiBu-Konten angezeigt werden, die noch keine Identkontenzuordnung haben, ist eine Neuanlage einer Sachidentkontenzuordnung nur notwendig, wenn das FiBu-Konto eine weitere Identkontenzuordnung erhalten soll. 5.6 Filialen Hier werden die individuellen FiBu-Filialen den entsprechenden VFNR zugeordnet. Dadurch ist eine individuelle Zuordnung von FiBu-Filialen zu Vertragspartnernummern möglich. Die zur Zeit gültigen Hersteller sind unter den Vertragspartnernummern zu sehen, während für die lizenzierten Markenmodule des Mandanten die jeweiligen Felder verwaltbar sind. In diesem Beispiel sind für Mandant 1 das Daimler, BMW und Opel- Markenmodul und für Mandant 2 nur das Daimler-Markenmodul lizenziert. 20

21 Abbildung 5-10 Filialeingabe In den Feldern Mandant und Filiale werden die FiBu-Stammdaten eingetragen. Das Feld Bezeichnung dient der Unterscheidung der einzelnen Filiale. Das Feld Verteilungspflicht wird bei den Umlagen ausgewertet (siehe Abschnitt Umlagen) Für die Filiale sind die VF-Nummern der jeweiligen Hersteller in dem separaten Feld unter Vertragspartnernummern zu hinterlegen. Filialen mit gleichen VF-Nummern eines Herstellers werden bei der Datenmeldung zusammengefasst gemeldet. 5.7 Kostenstellen Unter diesem Punkt wird die Verknüpfung zwischen der individuellen FiBu-Kostenstelle und der Identkostenstelle hergestellt. Abbildung 5-11 Kostenstellen 21

22 Die Mandantenauswahl erfolgt über den Button Kostenstelle. bei der Neuanlage. Das Feld Kostenstelle entspricht der FiBu- Beispiel: Einzelkostenstellen = nicht verteilpflichtige Kostenstellen FiBu: , , , Hilfskostenstellen = verteilpflichtige Kostenstellen FiBu: 10000, 20000, 30000, 40000, 50000, 60000, Jeder FiBu-Kostenstelle muss eine Ident-Kostenstelle zugeordnet werden. Da hier auf die Standardkostenstelle zugegriffen wird, ist die Auswahl nur über den Button möglich. Sind VW-Betriebe eingerichtet, muss der jeweiligen Kostenstelle auch eine VW ID-Kostenstelle zugeordnet werden. Die Bezeichnung wird bei der Auswahl der ID-Kostenstelle übernommen, kann aber verändert werden. Mit dem Schalter verteilungspflichtig wird festgelegt, ob es sich um verteilungspflichtige oder nicht verteilungspflichtige Kostenstellen handelt. Die Verteilungspflicht entscheidet darüber, ob die Kostenstellen beim späteren Umlageverfahren herangezogen werden. Durch die flexible Zuordnung von FiBu- zu Ident-Kostenstellen lässt sich eine individuelle Kostenstellenstruktur aufbauen. So können Inhouse-Auswertungen auf Basis eigener Kostenstellen erstellt und bei der Datenmeldung Ident-Kostenstellen gemeldet werden. Einige Beispiele: FiBu- Kostenstelle FiBu-Text Ident- Kostenstelle Ident-Text Art 42 Lohnbuchhaltung 04 Kaufm. Verwaltung verteilpflichtig 43 EDV 04 Kaufm. Verwaltung verteilpflichtig 44 Sekretariat 04 Kaufm. Verwaltung verteilpflichtig 45 Geschäftsleitung 04 Kaufm. Verwaltung verteilpflichtig 2231 Werkstatt LKW 223 Werkstatt NFZ nicht verteilpflichtig 2232 Werkstatt TRAPO 223 Werkstatt NFZ nicht verteilpflichtig 21 Teile/Zubehör 01 Reparaturauftragsabwicklung verteilpflichtig 5.8 Marken In collectio sind standardmäßig sieben Marken hinterlegt, so wie Sie auch im MMKR-Kontenrahmen vorgesehen sind. Neben den Konzernmarken können auch individuelle Marken angelegt werden. Durch die Mehrmarkenfähigkeit von collectio können diese getrennt dargestellt und ausgewertet werden. 22

23 Abbildung 5-12 Marken Buchungssätze mit der Marke 00 müssen über die Markenumlage auf nicht verteilungspflichtige Marken verteilt werden. Die Einstellungen unter Ident-Marken werden noch nicht ausgewertet. 5.9 Dimensionen Hinweis: Der Menüpunkt Dimensionen steht für Access nicht zur Verfügung! Sind Dimensionstypen zwischen 01 und 07 verwaltet, erscheinen diese hier in der Auswahl. Zusätzlich zu Filialen, Kostenstellen und Marken können Dimensionen zum jeweiligen Dimensionstyp verwaltet werden. Jede Dimension erhält eine Bezeichnung und kann für die weitere Verarbeitung in den Umlagen die Eigenschaft verteilungspflichtig oder nicht verteilungspflichtig erhalten. Die Einstellungen unter Ident-Dimensionen werden noch nicht ausgewertet. 23

24 Abbildung 5-13 Dimensionenstammdaten 5.10 Verteilungsschlüssel Durch Verteilungsschlüssel werden Jahresbeträge auf die Monate eines Jahres verteilt. Verteilungsschlüssel finden Anwendung in der Planung und in der Betriebsbuchhaltung. Zur schnellen Eingabe werden die Einträge direkt in der neuen Zeile der Tabelle eingetragen Abbildung 5-14 Verteilungsschlüssel Zu allererst ist der Mandant auszuwählen. Danach muss für den gewünschten Verteilungsschlüssel eine Bezeichnung vergeben werden. Im oberen Bereich wird in der neuen Zeile (hier blau markiert und rotumrandet) der Monatsanteil am Gesamten eingegeben. In dem Beispiel werden die Arbeitstage des Jahres auf die einzelnen Monate verteilt. Oberhalb der Eingabezeile werden die Werte in Prozent und als Balkendiagramm zur Information angezeigt. Der Bereich Verteilungsschlüssel dient zur Anlage von Verteilungsschlüsseln, die auf Daten der Vergangenheit beruhen. 24

25 Zur Anlage eines solchen Schlüssels wird als generelle Bezugsgröße die Kontengruppe als Grundlage der Berechnung (siehe Abschnitt Kontengruppen) und das Jahr ausgewählt. Anschließend wird entschieden, welche Filialen, Kostenstellen, Marken, eventuell andere Dimensionen und Datenarten berücksichtigt werden. Nach dem Betätigen des Buttons Lesen erscheint eine Abfrage, ob eine automatische Bezeichnung für den Schlüssel vergeben werden soll. Falls nicht, kann sowohl vor als auch nach der Berechnung eine manuelle Benennung im Feld Bezeichnung vergeben werden. Abbildung 5-15 Verteilungsschlüssel lesen 5.11 Kontengruppen Bei den Kontengruppen können FiBu-Konten zu Gruppen zusammengefasst werden, für die eine Berechnung stattfinden soll. Dies geschieht entweder im Verteilungsschlüssel (siehe Abschnitt Verteilungsschlüssel) oder bei den Umlagen (siehe Abschnitt Umlagen) für die Berechnung der Anteilvorlage. Abbildung 5-16 Kontengruppen Bei einer Neuanlage einer Kontogruppe wird die Bezeichnung und die Auswahl Vorzeichen drehen direkt in der Tabelle der Kontengruppen eingegeben. Feldbeschreibungen: >: Alle markierten FiBu-Konten werden mit Auslösen dieses Buttons den Kontengruppenkonten zugeordnet und erscheinen anschließend nicht mehr in der Tabelle FiBu-Konten. <: Alle markierten Kontengruppenkonten stehen mit Auslösen dieses Buttons in den FiBu-Konten wieder zur Auswahl. <<: Alle Konten der markierten Kontogruppe werden aus der Auswahl Kontogruppenkonten gelöscht. 25

26 5.12 Dimensionstypen Hinweis: Der Menüpunkt Dimensionstypen steht für Access nicht zur Verfügung! Bevor mit weiteren Dimensionen (außer Filialen, Kostenstellen und Marken) gearbeitet werden kann, müssen beim gewünschten Dimensionstyp die Kurzbezeichnung, die Bezeichnung und der Rang eingetragen werden. Dabei erscheint die Kurzbezeichnung in den Spaltenüberschriften. Der Rang bedeutet die Abfolge innerhalb der Umlagen (siehe Abschnitt Umlagen). Die Umlagen werden in der Reihenfolge der Ränge abgearbeitet. In diesem Beispiel bedeutet das, dass die Filialumlage zuerst abgearbeitet wird und die Modellumlage zuletzt. Dimensionstypen können weder hinzugefügt noch gelöscht werden. Die Dimensionstypen können ausschließlich über den Rang aktiviert oder deaktiviert werden. Abbildung 5-17 Dimensionstypen 26

27 6. Stammdaten Statistikdaten 6.1 Statistikkonten Das Excel-AddIn ITPM.collectioXL (Für dieses Zusatzmodul wird die Lizenz collectioxl2 benötigt.) bietet die Möglichkeit Statistikdaten in eigene Auswertungen zu integrieren, um Kennzahlen aufzubereiten. Kennzahlen benötigen im Regelfall statistische Werte als Berechnungsgrundlage. Die in ITPM.collectio enthaltenen Statistikkonten sind die für die Datenmeldung relevanten Statistikkonten. Diese reichen für ein betriebsindividuelles Controlling nicht immer aus. Daher gibt es in ITPM.collectio die Möglichkeit individuelle Statistikkonten anzulegen und dafür Werte einzugeben. Über den Programmpunkt Statistikkonten im Menü Stammdaten - Statistikdaten können Statistikkonten angelegt und einer neuen oder bereits vorhandenen Gruppe zugeordnet werden. Abbildung 6-1 Statistikkonten Feldbeschreibungen: Statistikkonto: Hier wird eine individuelle Nummer für das neue Statistikkonto vergeben. Gruppe: Hier wird eine bereits bestehende oder neue individuelle Gruppe eingetragen. Bezeichnung: Für eine eindeutige Zuordnung sollte hier eine klar unterscheidbare Bezeichnung gewählt werden. Flussgröße/Bestandsgröße: Flussgrößen werden über einen Zeitraum summiert, Bestandsgrößen nicht. Summenwert/Mittelwert: Pro Monat kann ein Summenwert oder ein Durchschnittswert ermittelt werden. Beispiele für Kombinationen: Flussgröße / Summenwert: z. B. für diese Statistikwerte wird über den Datenmeldezeitraum und innerhalb eines Monats die Summe gebildet (zum Beispiel AWE_xxx) Bestandsgröße / Summenwert: z. B. für diese Statistikwerte wird innerhalb eines Monats die Summe gebildet (zum Beispiel PED_KdBerxxx) aber nicht für den Datenmeldezeitraum. 27

28 Bestandsgröße / Mittelwert: z. B. für diese Statistikwerte wird innerhalb eines Monats und des Datenmeldezeitraums der Durchschnitt gebildet (zum Beispiel Werkstattfaktor). Statistikkonten kopieren: Mit Hilfe dieses Buttons können Statistikkonten eines Mandanten auf einen anderen Mandanten kopiert werden. Abbildung 6-2 Statistikkonten kopieren Übernahme aus den Hersteller IDKonten: Nach Auswahl des Herstellers können hier alle noch nicht angelegten Statistikkonten des Herstellers mit dessen Angaben übernommen werden. Abbildung 6-3 Statistikkontenübernahme vom Hersteller 6.2 Statistikidentkontenzuordnung Der Untermenüpunkt Statistikidentkontenzuordnung wird über den Menüpunkt Statistikkonten aufgerufen. Abbildung 6-4 Menüauswahl In diesem Programmpunkt können schnell und effektiv die Identkonten des Herstellers den Statistikkonten zugeordnet werden. Nach Auswahl des Mandanten und des Herstellers, der standardmäßig der 28

29 Referenzhersteller des Mandanten ist, werden die FiBu-Konten mit ihren Identkontenzuordnungen angezeigt und auch diejenigen Sachkonten, die noch keine Identkontenzuordnung haben, nach Sachkonto sortiert. Abbildung 6-5 Statistikidentkontenzuordnung Hier ist kein Identkonto zugeordnet Bei der Auswahl des Statistikkontos stehen der Statistikkontenstamm zur Verfügung, bei der Filiale, die zum ausgewählten Mandanten angelegten Filialen und bei den weiteren Dimensionen ebenfalls die zum ausgewählten Mandanten angelegten Dimensionen. Bei der Auswahl des Statistikidentkontos werden die Statistikidentkonten des Herstellers angezeigt. Bei einer ersten Identkontenzuordnung werden die Einstellungen des Identkontos auf das Statistikkonto übertragen. Alle weiteren Identkontenzuordnungen ändern diese Einstellungen nicht mehr. Wird eine einzelne Identkontenzuordnung geändert, so werden auch hier die Einstellungen des neuen Identkontos übertragen. Mit dem Button kann eine neue Statistikidentkontenzuordnung eingetragen werden, die von einer bestehenden abweichen muss. Mit dem Button wird der ausgewählte Datensatz kopiert, der anschließend in den Dimensionen eine Änderung erhalten muss, da der bestehende Eintrag nicht doppelt gespeichert werden kann. i Da auch die Statistikkonten angezeigt werden, die noch keine Identkontenzuordnung haben, ist eine Neuanlage einer Statistikidentkontenzuordnung nur notwendig, wenn das Statistikkonto eine weitere Identkontenzuordnung erhalten soll. 29

30 7. Stammdaten Umlageschlüssel Über die collectio-verarbeitung können folgende Kostenverteilungen vorgenommen werden: Kostenstellenumlage: Verteilung der Kosten einer verteilungspflichtigen Kostenstelle (Hilfskostenstelle) auf nicht verteilungspflichtige Kostenstellen (Einzelkostenstellen). Z.B. Verteilung der EDV-Kosten der Kostenstelle 04 kaufmännische Verwaltung auf die Kostenstellen des Verkaufs, des Lagers und der Werkstatt. Filialumlage: Verteilung der Kosten einer Filiale auf andere Filialen. Z.B. Verteilung der Gehälter der Buchhaltungsmitarbeiter vom Hauptbetrieb auf alle Zweigbetriebe. Markenumlage: Verteilung der verteilungspflichtigen Marken auf nicht verteilungspflichtige Marken. Dimensionsumlagen: Verteilung der Kosten einer Dimension auf andere Dimensionen. Es können sowohl verteilungspflichtige als auch nicht verteilungspflichtige Dimensionen auf nicht verteilungspflichtige Dimensionen umgelegt werden. Es besteht auch die Möglichkeit über den Parameter ZWEISTUFIGE_UMLAGE (siehe Abschnitt Parameter), die nicht verteilungspflichtigen Dimensionen nach den verteilungspflichtigen Dimensionen umzulegen. Werden nicht verteilungspflichtige Kostenstellen umgelegt, ist für die Datenmeldung DAIMLER ein Export- Mapping notwendig. 7.1 Umlageverfahren Ein Umlageschlüssel ist in collectio definiert als die Sammlung aller Verteilungsschlüssel (Kosten-, Filial- und Markenschlüssel und ggfs. Dimensionenschlüssel), die für einen vollständigen Kostenverteilungslauf notwendig sind. Es können mehrere Umlageschlüssel angelegt werden. Jeder Umlageschlüssel hat eine Nummer (ab dem Jahr 2004 von 101 bis 200), die vom Anwender vergeben wird. Beachten Sie, dass zusammengehörende Filial-, Kostenstellen- und Markenumlagen dieselbe Nummer haben. Abbildung 7-1 Umlageverfahren i U Um festzulegen, welcher Umlageschlüssel beim Kostenverteilungslauf angewendet wird, muss der Umlageschlüssel über den Programmpunkt Stammdaten Umlageschlüssel Umlageverfahren bei den einzelnen Perioden hinterlegt werden. Dabei ist es möglich jedem Monat bzw. Jahr einen Schlüssel zuzuordnen. 30

31 i Mehrere Umlageschlüssel sind sinnvoll, wenn Ergebnisse mit unterschiedlich gewichteten Verteilungsschlüsseln betrachtet werden sollen oder betriebliche Gegebenheiten, die Einfluss auf die Umlageschlüssel haben, sich ab einem bestimmten Zeitpunkt ändern. Unterschiedliche Umlageschlüssel können in folgenden Fällen sinnvoll oder notwendig sein: Strukturänderung im Kontenrahmen Unterschiedliche Sichtweisen Änderungen in der Betriebsstruktur Wechsel von Haupt- auf Unterkostenstellen Saisonale Schwankungen 7.2 Umlagen Zunächst wird der Mandant ausgewählt und der Umlagentyp, den es für jeden Dimensionstyp gibt, der einen Rang > 0 hat (siehe Abschnitt 5.12 Dimensionstypen) Die Beschreibung der Kostenstellenumlage wird hier stellvertretend für alle anderen Umlagen beschrieben, die sich nur in der jeweiligen Dimension unterscheiden nicht aber in der Funktionsweise. Es kann je nach Umlagentyp von allen Dimensionen auf die nicht verteilungspflichtigen Dimensionen des Umlagentyps verteilt werden. Bei der Dimension selbst ist die Auswahl 0 alle nicht möglich. Gemeinkosten werden auf Hilfskostenstellen gebucht, wenn Sie keiner Sparte bzw. keiner Einzelkostenstelle zugeordnet werden können. Um im Berichtswesen eine Auswertung für Einzelkostenstellen bis zur letzten Berichtsebene erstellen zu können, müssen die Kosten der Hilfskostenstellen auf Einzelkostenstellen aufgelöst werden. Die Schlüssel für die Kostenstellenverteilung werden im Programmpunkt Kostenstellenumlage hinterlegt Kostenstellenumlage Abbildung 7-2 Kostenstellenumlage Feldbeschreibungen: Umlagenummer: Hier können Sie unterschiedliche Umlageschlüssel pflegen. Jedes Umlageverfahren hat, wie oben beschrieben, eine Nummer, die Sie hier auswählen können (siehe Abschnitt 7.1 Umlageverfahren). Filiale: Wählen Sie im Feld Filiale aus, für welche FiBu-Filiale der Umlageschlüssel gelten soll. Die Auswahl der Filiale 0 unabhängig bewirkt, dass nach diesem Schlüssel verteilt wird, wenn keine Umlage für die im Buchungssatz vorkommende Filiale vorliegt. Kostenstellen: Hier wählen Sie die Kostenstellen aus, deren Kosten auf nicht verteilungspflichtige Kostenstellen verteilt werden sollen. Da hier die Kostenumlage gewählt wurde ist eine Auswahl 0 unabhängig nicht möglich. 31

32 Marke: Mit der Selektion einer bestimmten Marke kann die Gültigkeit der eingegeben Umlagewerte auf diese begrenzt werden. Wird hier die Einstellung 0 unabhängig vorgenommen, so wird die Verteilung für alle Marken gleich erstellt. Andere Dimensionen: Mit der Selektion einer bestimmten Dimension kann die Gültigkeit der eingegebenen Umlagewerte auf diese begrenzt werden. Wird hier die Einstellung 0 unabhängig vorgenommen, so wird die Verteilung für alle Dimensionen eines Dimensionstyps gleich erstellt Gemeinkosten: Die Struktur der Gemeinkosten ist hierarchisch angelegt. Die Verteilung der Gemeinkosten kann auf verschiedenen Ebenen vorgenommen werden. Es können die gesamten Gemeinkosten mit einem Schlüssel pro Kostenstelle verteilt werden. Eine detaillierte Schlüsselung kann aber auch auf den darunter liegenden Ebenen bis hin zum individuellen FiBu-Konto erfolgen (siehe dazu auch Hierarchiestufen der Kostenverteilung). Durch die Zeichen (+) und (-) können die Äste geöffnet und geschlossen werden. Bei der Erfassung auf unteren Ebenen ist darauf zu achten, dass alle Gemeinkostenarten durch einen Schlüssel abgedeckt werden müssen. Im Auswahlfeld Kostengruppen kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü aufgerufen werden, dass eine Funktion aktiviert, mit der die aktuell eingegebenen Werte nicht überschrieben werden. D.h. es können so die Werte für eine andere Marke, Filiale oder Kostenstelle übernommen werden. Abbildung 7-3 Umlagenauswahl Kostenstelle: nicht verteilungspflichtige Kostenstelle auf die verteilt wird im Verhältnis zum Anteil oder der Anteilvorlage. Bezeichnung: Die Bezeichnung der Kostenstelle aus den Stammdaten. Anteil: In der unteren Maske erfolgt die Eingabe der Umlageschlüssel auf die nicht verteilungspflichtigen Kostenstellen. Die Werteeingabe kann nach beliebigen Schlüsseln wie Fläche, Mitarbeiteranzahl, Anzahl PCs oder Aufwand erfolgen. Eine manuelle Umrechnung auf Prozentanteile ist nicht notwendig. Es werden immer 100% der Kosten entsprechend der eingetragenen Anteile verteilt. Es können nur Ganzzahlen eingegeben werden. In der Spalte überg. Umlage werden zur Orientierung die Werte der Verteilung der darüber liegenden Ebene eingeblendet. Anteilvorlage: Die Erfassung des Umlageschlüssels kann manuell erfolgen oder anhand der Ist-Daten ermittelt werden. Zur Berechnung werden die bei Kontengruppen hinterlegten Konten des jeweiligen Eintrags verwendet, z.b. Direktgemeinkosten, Grossprofit oder Contribution1. Überg. Umlage: Zeigt an, welcher Umlageschlüssel auf übergeordneter Ebene erfasst wurde. Statuszeile: In der unteren Zeile des Fensters wird Ihnen der Einzelbetrag, die Gesamtsumme und der prozentuale Wert der aktuellen Eingabe angezeigt und die Einstellung, ob die Werte überschrieben werden sollen oder nicht. Diese Einstellung kann per Klick geändert werden. 32

33 Vorlagen: Über den Button Vorlagen erhalten Sie eine Auswahl der angelegten Vorlagenschlüssel (siehe Abschnitt Vorlagen). Nach der Auswahl eines Schlüssels werden die Wertefelder im Verteilungsschlüssel entsprechend gefüllt. Kopieren: Um einen neuen Umlageschlüssel anzulegen, kann der Button (Kopieren) benutzt werden. Diese Möglichkeit ist dann sehr nützlich, wenn für den neuen Umlageschlüssel nur wenige Änderungen vorgenommen werden. Abbildung 7-4 Umlagen kopieren In der von Umlage ist die Auswahl aller vorhandenen Umlagen, in der auf Umlage alle möglichen Umlagenummern, da die bestehenden überschrieben werden können. Mit der Option für alle Umlagentypen besteht die Möglichkeit nicht nur einen bestimmten Umlagentyp, zum Beispiel die Kostenstellenumlagen, sondern für alle Umlagentypen die Umlagennummer zu kopieren Markenumlage Um Auswertungen auf Markenebene durchführen zu können, müssen die Kosten, die auf Konten mit der Marke 00 neutral gebucht wurden, auf nicht verteilungspflichtige Marken verteilt werden. Beispiel: Auf dem individuellen FiBu-Konto sind EUR 100,00 mit Kostenstelle 111 gebucht. Dem FiBu-Konto ist das Identkonto und die Marke 00 hinterlegt. In der Markenumlage wurde folgender Schlüssel für das FiBu-Konto mit Kostenstelle 111 hinterlegt: 10 Mercedes-Benz Anteil: smart Anteil: Fremdfabrikate Anteil: 30 Bei der Markenumlage werden die Kosten wie folgt aufgeteilt: FIBU-KONTO MARKE KOSTENSTELLE IDENT-KONTO BETRAG VOR UMLAGE: ,00 NACH UMLAGE: , , ,00 33

34 Abbildung 7-5 Umlageschlüssel Hierarchiestufen und Abarbeitungsreihenfolge der Kostenverteilung Die Abarbeitung der Umlagen erfolgt in der Reihenfolge der Ränge (siehe Abschnitt 5.12 Dimensionstypen). Dies sind: 1. Filialumlage 2. Markenumlage 3. Kostenstellenumlage 4. Spartenumlage 5. Modellumlage Innerhalb dieser Umlagen wird in derselben Reihenfolge von spezieller auf allgemeine Dimension (0 unabhängig) der Schlüssel festgelegt, mit welchem das Konto umgelegt wird. Je spezieller der Schlüssel ist, umso mehr hat er Vorrang vor einem weniger speziellen. Zum Beispiel hat Spez. Filiale, allg. Marke, allg. Kostenstelle, allg. Sparte, allg. Modell Vorrang vor Allg. Filiale, spez. Marke, spez. Kostenstelle, spez. Sparte, spez. Modell, weil die Filiale einen höheren Rang hat als die restlichen Dimensionstypen. Dabei wird wiederum das Konto bzw. die Kostengruppe unterschieden. Verteilung nach FiBu-Konto 1. Rang Verteilung nach Kostenartengruppe 2. Rang (Kostenartengruppe des Kontos) Verteilung nach Kostenartengruppe 3. Rang (Sach- und Personalgemeinkosten, kalk. Kosten) Verteilung nach Kostenartengruppe 4. Rang (Gemeinkosten) 7.3 Umlagenvorlagen In diesem Programmteil können Sie Vorlagen für Umlageschlüssel zu den jeweiligen Dimensionstypen anlegen. Mit einer Vorlage für die Umlagearten können die Werte, nach denen die Kosten der zu verteilenden Dimensionen verteilt werden sollen, fest unter einem Namen gespeichert werden. Wie in der Maske für die Pflege der jeweiligen Umlage zu sehen ist (siehe Abschnitt Kostenstellenumlage), kann dort auf diese Vorlage zurückgegriffen werden. Die Werte, wie die Kosten verteilt werden sollen, werden dann aus der Vorlage übernommen. Die Verwendung dieser Schlüssel hat den Vorteil, dass Sie einmalig Verteilungsschlüssel anlegen, die Sie im Programm Umlagen wiederholt komfortabel verwenden können. Wie die folgenden Abbildungen zeigen, müssen zu einer Umlagenvorlage ein Schlüsselname, die Angabe der Zieldimension und der zugehörige Wert angegeben werden. Das Beispiel der Kostenstellenvorlage gilt gleichermaßen für alle anderen Dimensionsvorlagen Kostenstellenvorlage 34

35 Abbildung 7-6 Vorlagekostenstellenumlage 7.4 Schrittweise Anweisung: Vorlage erstellen So erstellen Sie eine Vorlage. Dabei soll eine Vorlage für die Markenumlage nach den Angaben des Beispiels im Abschnitt Markenumlage erstellt werden. Diese Vorlage soll im Anschluss daran auch für die Umlage des oben genannten Kontos genutzt werden. Es sollen die Kosten der Kostenstelle in der Filiale 1 verteilt werden. 1. Rufen Sie den Programmpunkt Umlagenvorlagen im Menü Umlagen auf und wechseln dort auf die Umlagenart Markenumlage. 2. Drücken Sie den Button (Hinzufügen). So entsteht ein neuer Datensatz. 3. Tragen Sie bei Schlüssel einen Namen ein. Der Name des Schlüssels kann frei gewählt werden, z. B. Anzahl Mitarbeiter, Bruttoertrag, Fläche o. ä. Bei mehreren Betrieben nehmen Sie evtl. die Filialnummer mit in den Schlüsselnamen auf. 4. Die Marke ist die Marke, auf die Sie die Kosten verteilen wollen. Diese Marke übernimmt entsprechend des Anteils aus dem Feld Wert die Kosten von der Marke. 5. Ihre Änderungen, Löschungen und Neuanlagen speichern Sie mit OK. 6. Wechseln Sie nun in den Programmpunkt Umlagen und wählen dort den Umlagentyp Markenumlage aus. Abbildung 7-7 Vorlage Markenumlage 7. Stellen Sie die Kostenstelle ein, fächern Sie die Gemeinkosten auf und stellen Sie bei den Sachgemeinkosten das Konto ein. Sie können auch in das Fenster der Gemeinkosten klicken und 35

36 die Ziffern 472 tippen. Existiert ein Konto, das mit diesen Ziffern beginnt, so positioniert sich der Auswahlbalken automatisch auf dieses Konto. 8. Über den Button Vorlagen wählen Sie sich Ihre Vorlage aus, nach der verteilt werden soll. 9. Speichern Sie ihre Eingabe mit Übernehmen ab. 10. Stellen Sie den Baum jetzt wieder zurück auf die Gemeinkosten, so dass diese im gelben Balken erscheinen. 11. Verfahren Sie analog zu Punkt 9 mit der zweiten Vorlage. 36

37 8. Stammdaten Mapping 8.1 Export-Mapping Über die Export-Mappingtabelle können die Meldedaten verändert werden. Die hinterlegten SQL-Befehle werden vor dem Erzeugen der Datenmeldung (siehe Abschnitt 14.1 Verarbeitungslauf) nur für die Datenmeldedatei durchgeführt. Der Hersteller gibt an, bei welcher Datenmeldedatei das Export-Mapping greift. Die lfd. Nummer gibt an, in welcher Reihenfolge die Befehle abgearbeitet werden sollen. Mit aktiv können die Befehle gekennzeichnet werden, die ausgeführt werden sollen. Abbildung 8-1 Export-Mapping Rechter Mausklick auf die Abfrage blendet ein Kontextmenü ein. Hier werden die zu veränderten Spalten aufgelistet. Außerdem kann ein Beispieltext eingefügt werden. Bei den Von- und Auf-Dimensionen wird zwischen vor Umlage und nach Umlage unterschieden. Gleiches gilt bei den Von-Ident- und Auf-Ident- Dimensionen, die die jeweiligen Ident-Dimensionen des Herstellers bedeuten. 8.2 Import-Mapping Über die Mappingtabelle können die Quelldaten der Finanzbuchhaltungsdaten verändert werden. Die hinterlegten Mappings werden während des Imports (siehe Abschnitt 14.2 Import aus der Finanzbuchhaltung) durchgeführt. Das Zielfeld entspricht der Spalte, die in der Tabelle IMPORT1 verändert wird. Der Zielwert wird in diese Spalte der Tabelle 1 eingetragen, wenn die Bedingungen, die in den Spalten Mandant, FiBu-Konto, Kostenstelle, Filiale, Datenart und Marke, vonperiode, bisperiode und den weiteren gültigen Dimensionstyen wie Spa und Mod hinterlegt wurden, erfüllt sind. 37

38 Abbildung 8-2 Mappingtabelle Die LfdNr gibt die Reihenfolge der Verarbeitungsschritte an. Alle Änderungen an den Quelldaten werden beim Import vorgenommen. Zulässige Zielfelder: MANDANT, FIBUKONTO, KOSTENSTELLE, FILIALE, MARKE und alle weiteren gültigen Dimensionstypen wie SPA und MOD. Abbildung 8-3 Mappingpflege Der Zeitraum für den das Mapping gilt, ist durch die vonperiode und bisperiode einzuschränken in der Form JJJJMM, das heißt zum Beispiel von bis Werden die Werte für die vonperiode und für die bisperiode eingetragen, erfolgt keine zeitliche Einschränkung. Alle möglichen Zielfelder werden in einer Auswahlbox zur Verfügung gestellt. 9. Stammdaten Bilder 9.1 Bilder In diesem Programmpunkt können verschiedene Bilder gespeichert werden. Sie sollten die Größe 300 x 80 nicht überschreiten, da sie sonst nicht im Berichtsgenerator verwendet werden können. Verwendung finden diese Bilder im Berichtsgenerator Dialog (siehe Abschnitt 18.1 Berichtsgenerator Dialog), wo pro Bericht ein Logo zugeordnet werden kann. Abbildung 9-1 Import Bilder 38

39 10. Betriebsbuchhaltung In der Betriebsbuchhaltung (kurz BBH) werden ergänzend zur Finanzbuchhaltung Buchungen erfasst, die sowohl in den collectio-auswertungen als auch in den Datenmeldungen berücksichtigt werden. Der Vorteil der Betriebsbuchhaltungsbuchungen liegt darin, dass Sie in den Auswertung aktiviert und deaktiviert werden können, mehr Komfort als wiederkehrende Buchungen in der Finanzbuchhaltung bieten und keine Spuren auf den Sachkonten hinterlassen. Unterschieden wird zwischen Einzelbuchungen und Verteilungsbuchungen. Einzelbuchungen werden z.b. für noch fehlende Belege erstellt. Verteilungsbuchungen sind periodische Buchungen, mit denen z.b. die Abgrenzung von Urlaubsgeld gebucht werden kann. Je nach Art der Verteilungsbuchung werden die Buchungsbeträge dynamisch an die Istdaten der Finanzbuchhaltung angepasst. Folgende Buchungsarten stehen zur Auswahl: Einzelbuchungen Verteilungsbuchung ohne Anpassung Verteilungsbuchung mit Anpassung an Istdaten (variabel) Verteilungsbuchung mit Anpassung an Istdaten (fix) Datenarten: BB2 BB1 BB4 BB5 Weitere Beispiele für Betriebsbuchhaltungsbuchungen: - kalkulatorische Buchungen - unterjährige Abschreibung - periodische Verteilungsbuchungen von einmal jährlich anfallenden Personalkosten - Umgliederungen in der Bilanz - Buchung vom Leistungsbonus bei noch fehlender Gutschrift Die Maske der Betriebsbuchhaltung ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Im oberen Teil der Buchungserfassung, werden die bereits vorhandenen Buchungen aufgelistet. Im unteren Teil, Buchung, erfolgt die eigentliche Buchungserfassung. Es besteht die Möglichkeit, die Liste in der Buchungsübersicht über Sortier-, Filter- und Gruppierungsmerkmale nach Bedarf anzupassen. Diese Funktionen sind im Kapitel InfoCenter => Arbeiten mit den Protokollen beschrieben 10.1 Buchungserfassung Zum Erfassen neuer Buchungen sind in einem ersten Schritt der Mandant und die Buchungsart im Kopf zu wählen. Abbildung 10-1 Betriebsbuchhaltung Für alle weiteren gültigen Dimensionstypen außer Filiale, Kostenstelle und Marke, die immer vorhanden sind, werden Eingabefelder jeweils für das Konto und Gegenkonto eingeblendet. 39

40 Die Buchungserfassungsmaske passt sich entsprechend der gewählten Buchungsart automatisch an. Einzelbuchungen (Datenart BB2): Abbildung 10-2 Einzelbuchung Für Einzelbuchungen ist nach Eingabe der Buchungsinformationen der Bereich der Periodenverteilung von Bedeutung. Hier werden in die weißen Felder Werte für die gewünschte(n) Monatsbuchung(en) eingetragen. Das Betragsfeld im oberen Bereich stellt den Gesamtbetrag dar und kann nicht verändert werden. Feldbeschreibungen Buchungserfassung: Soll/Haben: Angabe, ob der Betrag auf der Soll- oder Haben-Seite gebucht wird. Die Eingabe bezieht sich auf das oben gewählte Sachkonto. Sachkonto: Hier wird das FiBu-Sachkonto angegeben, auf dem die Buchung erfolgen soll. Die Auswahl ist auf die im Kontenstamm angelegten FiBu-Konten beschränkt. Gegenkonto: Hier wird ein FiBu-Sachkonto als Gegenkonto angegeben. Auch hier ist die Auswahl auf die im Kontenstamm angelegten FiBu-Konten beschränkt. Es findet keine Plausibilitätsprüfung zwischen Konto und Gegenkonto statt. Filiale: Geben Sie die Filiale an, für die die Buchung vorgenommen werden soll. Bei Änderung der Filiale für das Konto wird diese auch für das Gegenkonto ausgewählt. Umgekehrt jedoch nicht. Kostenstelle: Geben Sie die Kostenstelle an, auf die die Buchung vorgenommen werden soll. Buchungstext: Der Buchungstext kann bis zu 255 Zeichen lang sein. Betrag: Hier wird der Gesamtbetrag dargestellt, der sich aus den Feldern der Periodenverteilung berechnet. Jahr: Hier wird das Jahr angegeben, in dem die Buchung erfasst werden soll. Es können auch Buchungen in vergangene oder zukünftige Jahre vorgenommen werden. Zu beachten ist, dass für diese Zeiträume auch ein Verarbeitungslauf durchgeführt werden muss. In der BBH-Buchungsdatenanzeige erscheint der Monat und das Jahr als Periode im Format JJJJMM. Periodenverteilung: Hier wird der Buchungsbetrag auf die einzelnen Monate erfasst. Als Dezimaltrennzeichen wird das Komma(,) verwendet. i Sollte das Sach- oder Gegenkonto in der Finanzbuchhaltung noch nicht bebucht und somit in collectio noch nicht angelegt sein, taucht es in der Auswahlliste nicht auf. In diesem Fall muss es in den Stammdaten angelegt werden. Siehe Schrittweise Anweisung: Konto anlegen. Button Buchen : Durch Betätigen des Buttons Buchen wird die Buchung in die Übersicht BBH- Buchungsdaten übernommen und sofort samt Gegenbuchung gebucht. Button Leeren : Leert die Buchungsmaske zur Vorbereitung auf eine neue Buchung. Verteilungsbuchungen: 40

41 Abbildung 10-3 Verteilungsbuchung Neben den oben beschriebenen Feldern der Erfassungsmaske sind hier auch die Bereiche Gesamt und Periodenverteilung zu füllen. Feldbeschreibungen Gesamt: Summe Eingabe (Info-Feld): Hier wird die Summe der Werte in der oberen Zeile der Periodenbuchungen (IST-Daten) als Gesamtbetrag ausgewiesen. Button I : Bei Betätigen dieses Buttons werden die Ist-Daten für die ausgewählte Kombination von Jahr, Konto, Kostenstelle und Filiale pro Monat gelesen und in die obere Spalte der Periodenbuchungen eingetragen. Verteilungsschlüssel: Über den Verteilungsschlüssel wird der Jahresbetrag auf die Monate verteilt. Verteilungsschlüssel können unter Stammdaten -> Allgemein -> Verteilungsschlüssel angelegt und gepflegt werden. Feldbeschreibungen Periodenverteilung: Obere Zeile - Istdaten pro Monat: In die Monatsfelder der oberen Zeile können zu erwartende Beträge manuell eingetragen oder bereits vorhandene Daten über den Button I ermittelt werden. Diese Beträge werden dann bei der Berechnung der Betriebsbuchhaltungsbuchungen berücksichtigt. Untere Zeile - Verteilungsbuchungen: In diesen Monatsfeldern werden die Werte dargestellt, die durch Eingabe des zu verteilenden Gesamtbetrags und den Beträgen der ersten Zeile berechnet wurden und als Betriebsbuchhaltungsbuchungen mit dem Button Buchen gebucht werden. i Um die Buchungen im Bereich der Betriebsbuchhaltung separat auswerten zu können, müssen die Daten gekennzeichnet werden. Die Unterscheidung erfolgt über das Feld Datenart. Datensätze, die aus der Buchhaltung in collectio importiert werden, erhalten automatisch die Datenart IST. Verteilungsbuchungen in der Betriebsbuchhaltung werden durch die Datenart BB1, BB4 und BB5 beschrieben. Einzelbuchungen der Betriebsbuchhaltung sind mit der Datenart BB2 gekennzeichnet. Verteilungsbuchungen ohne Anpassung (Datenart BB1): Hier werden die Werte wie in der Maske angezeigt gebucht. Sollten sich im Laufe des Jahres Änderungen in den Ist-Daten ergeben, sind diese hier über die Betriebsbuchhaltung zu aktualisieren und die Verteilung neu zu buchen. Verteilungsbuchungen mit Anpassung an Ist-Daten (variabel) (Datenart BB4): Die zu erwartenden Werte der Ist-Daten sind in der oberen Zeile einzutragen. Diese Werte werden beim nächsten Zuordnungslauf mit den tatsächlich aus der FiBu kommenden Buchungen abgeglichen und die Verteilung wird automatisch angepasst. Dadurch ergibt sich der variable Gesamtwert. Es ist zu beachten, dass nur die Monate, in denen ein erwarteter Wert eingetragen wurde, berücksichtigt werden. Kommt eine Buchung in einem Monat, der hier nicht gefüllt ist, wird der Wert aus der FiBu in diesem Monat nicht berücksichtigt. Außerdem ist zu beachten, dass mit dem hier erwarteten und eingetragenen Wert gerechnet wird, wenn eine Buchung in einem bestimmten Monat erwartet wird, diese jedoch nicht aus der FiBu kommt. Verteilungsbuchungen mit Anpassung an Ist-Daten (fix) (Datenart BB5): Hier wird ein fest zu verteilender Betrag in der Buchungserfassungsmaske eingegeben. Dieser fixe Wert wird über das Jahr entsprechend dem Verteilungsschlüssel verteilt. Im jedem Zuordnungslauf wird nun geprüft, ob aus der FiBu Ist-Daten für die einzelnen Monate gebucht wurden. Werden Buchungen gefunden, wird die Verteilung unter Berücksichtigung der Ist-Daten neu berechnet. Der Gesamtbetrag bleibt unverändert. 41

42 10.2 Schrittweise Anweisung: Verteilungsbuchung ohne Anpassung (BB1) Abgrenzung Versicherung (Bitte beachten Sie, dass es sich um ein Beispiel handelt und dieses nicht in der im Betrieb operativ verwendeten collectio-db ohne Anpassung angewendet werden sollte.) Es ist geplant eine Abgrenzung der Versicherungsbeiträge vorzunehmen, im Januar und Juli werden ,- bezahlt. Für eine korrekte Ergebnisdarstellung soll der Versicherungsbetrag linear auf die Monate des Jahres verteilt werden. Die Höhe des Versicherungsbetrags (Konto ) beläuft sich in der kaufmännischen Verwaltung (FiBu-Kostenstelle 04) auf ,00, von denen jeweils 50% im Januar und Juli gebucht werden. 1. Rufen Sie den Programmpunkt Buchungserfassung im Menü Bewegungsdaten -> Betriebsbuchhaltung auf. 2. Stellen Sie den Mandanten und die Buchungsart (BB1) Verteilungsbuchung ohne Anpassung ein. 3. Wählen Sie in den Comboboxen Sachkonto, Gegenkonto, Filiale, Kostenstelle und alle weiteren Dimensionstypen aus und geben Sie den Buchungstext ein. Anschließend ist der Gesamtbetrag einzutragen und auf das korrekte Jahr zu achten. 4. Tragen Sie in der oberen Zeile im Bereich Periodenverteilung im Monat 01 und Monat 07 den zu erwartenden Betrag in Höhe von Euro ein. 5. Im Feld Gesamt (Bereich unten links) sollten jetzt EUR erscheinen. 6. Die zu verteilenden Beträge werden automatisch berechnet. 7. Speichern Sie die Eingaben mit dem Button Buchen. Die Anzeige sollte bei Aufrufen der Buchung per Doppelklick wie folgt aussehen: Abbildung 10-4 BB1 42

43 10.3 Schrittweise Anweisung: Verteilungsbuchung mit Anpassung (BB5) Abgrenzung Softwarewartung (Bitte beachten Sie, dass es sich um ein Beispiel handelt und dieses nicht in der im Betrieb operativ verwendeten collectio-db ohne Anpassung angewendet werden sollte.) Es ist geplant die Softwarewartung in den Monaten Februar, Juni und September zu bezahlen und auch in der Finanzbuchhaltung als Kosten zu buchen. Für eine korrekte Ergebnisdarstellung soll die Softwarewartung linear auf die Monate des Jahres verteilt werden. Die Höhe der Softwarewartung (Konto ) beläuft sich in der kaufmännischen Verwaltung (FiBu-Kostenstelle 04) auf ca , von denen jeweils ein Drittel im Februar, Juni und September gebucht werden. 1. Rufen Sie den Programmpunkt Buchungserfassung im Menü Bewegungsdaten -> Betriebsbuchhaltung auf. 2. Stellen Sie den Mandanten und die Buchungsart (BB5 fix) Verteilungsbuchung mit Anpassung an IST- Daten ein. 3. Wählen Sie in den Comboboxen Sachkonto, Gegenkonto, Filiale, Kostenstelle und weitere Dimensionstypen aus und geben Sie den Buchungstext ein, anschließend ist der Gesamtbetrag einzutragen und auf das korrekte Jahr zu achten. 4. Im Feld Gesamt erscheinen in dem Beispiel (s.u.) , weil bereits Buchungen für Februar und Mai in der Finanzbuchhaltung getätigt wurden. 5. Die zu verteilenden Beträge werden automatisch berechnet. 6. Speichern Sie die Eingaben mit dem Button Buchen. Die Anzeige sollte wie folgt aussehen: Abbildung 10-5 BB5, Teil 1 7. Folgt die Buchung im September aus der Finanzbuchhaltung nur mit ,-, so sieht die Verteilungsbuchung BB5 nach Aufruf wie folgt aus: Abbildung 10-6 BB5, Teil 2 43

44 11. Statistikdaten 11.1 Statistikdaten pflegen In diesem Programmpunkt werden die Statistikdaten gepflegt. Zum einfachen Filtern kann die aus anderen Masken bekannte Filterfunktion der ersten Zeile verwendet werden. Abbildung 11-1 Statistikdaten Wählen Sie zunächst den FiBu-Mandanten aus, für den die Statistikdaten erfasst werden sollen. Feldbeschreibungen: Jahr: Wählen Sie das Jahr aus, für das Sie die Statistikdaten erfassen wollen. Datenart: Die Statistikdaten werden wie die Finanzdaten auch mit einer Datenart versehen. Optional können hier für Anwender des ITPM.planner die Datenarten P01 bis P09 eingestellt werden. Somit können auch für Statistikwerte Plandaten erfasst und ausgewertet werden (Zusatzmodul ITPM.collectioXL). Zur Erfassung der Statistikdaten tragen Sie die Werte in der entsprechenden Monatsspalte ein. Dabei ist zu beachten, dass Im-Werte eingegeben werden und keine Per-Werte. Die Summierung bei der Datenmeldung erfolgt automatisch. In der Spalte SUM/DS, wird die Summe bzw. der Durchschnitt errechnet. Abbildung 11-2 Statistikdaten pflegen Felder leeren, um neue Werte einzugeben. Die Werte des markierten Monats in die nachfolgenden Monate kopieren. Wechsel in das Programm Statistikdaten exportieren 44

45 11.2 Statistikdaten exportieren Zur Erleichterung der Erfassung Ihrer Statistikdaten können Sie die Auflistung der Statistikgruppen in Tabellenform nach Excel exportieren. In dieser Tabelle können Sie Statistikdaten erfassen, ohne dass an dem dafür genutzten Arbeitsplatz ITPM.collectio installiert sein muss. Abbildung 11-3 Statistikdatenexport Über den Punkt Statistikdatenimport (s. nachfolgender Abschnitt) können die eingegeben Daten der Excel-Tabelle in collectio importiert werden. Beim Aufruf des Programms werden alle Statistikkonten des gewählten Jahres 2010 exportiert. Die folgende Abbildung zeigt eine Tabelle zur Erfassung der Werte in Excel. Die Werte sind in den einzelnen Monaten einzutragen. Ist der Haken vorhandene Werte exportieren gesetzt, werden die Werte in die Exportdatei eingetragen. Abbildung 11-4 Statistikdaten Excel Abbildung 11-5 Statistikdaten Selektion Durch die integrierte Filterfunktion in der Datei besteht die Möglichkeit die Spalten Mandant, Filiale, Kostenstelle, Konto und Bezeichnung u. a. zu selektieren. So ist es, wie die Abbildung zeigt, beispielsweise möglich über die Bezeichnung einzelne Konten zu selektieren. 45

46 Abbildung 11-6 Statistikdaten Selektion Durch einen benutzerdefinierten Filter ist es auch möglich sich eine bestimmte Gruppe anzeigen zu lassen und dadurch die Eingabe übersichtlicher zu gestalten. Rufen Sie dazu im Textfilter die Option Beginnt mit auf. Abbildung 11-7 Statistikdaten AutoFilter In der folgenden Maske können Sie definieren, welche Gruppe der Statistikkonten Sie sehen bzw. erfassen wollen. In der Tabelle erscheint dann nur die ausgewählte Gruppe. Abbildung 11-8 Statistikdaten Abfrage Bitte beachten Sie, dass Sie die Einträge für Mandant, Filiale, Kostenstelle und Statistikkonto nicht überschreiben oder löschen. Tragen Sie bitte nur Zahlenwerte unterhalb der Monate ein, da es sonst beim Importieren der Daten in die Datenbank zu Fehlern kommt. Um von bisher erfassten Statistikdaten eine Sicherung anzufertigen, können Sie die Exportfunktion ebenfalls nutzen Statistikdaten importieren Über diesen Programmpunkt können die in der exportierten Excel-Tabelle erfassten Werte in die collectio Datenbank importiert und gespeichert werden. 46

47 Die Daten werden zunächst in collectio eingelesen. Dazu verweisen Sie bei Quelldatei auf die von Ihnen bearbeitete Excel-Datei und importieren diese mit dem Button Import. Mit dem Button hinter dem Feld Dateiname können Sie das Verzeichnis und die Datei auswählen. Abbildung 11-9 Statistikdaten Import Da die Datei, die Sie exportiert und bearbeitet haben, nicht in jedem Fall alle Statistikdaten enthält (siehe Abschnitt Statistikdaten Exportieren), stehen für das Speichern der Daten in die Datenbank vier Optionen zur Verfügung: 1 vorhandene Daten des Buchungsjahres löschen: Wählen Sie diese Option, wenn die Excel-Tabelle Werte des gesamten Buchungsjahres für alle Statistikkonten und alle Kostenstellen enthält. Es werden alle Daten der Filialen gelöscht, die in den importierten Datensätzen enthalten sind. Anschließend werden die importierten Daten in der Datenbank gespeichert. 2 vorhandene Daten der Periode löschen: Wählen Sie diese Option, wenn die Excel-Tabelle ausschließlich Werte einer oder mehrerer Perioden für alle Statistikkonten und alle Kostenstellen enthält. Es werden alle Daten der Monate filialabhängig gelöscht, die in den importierten Datensätzen enthalten sind. Anschließend werden die importierten Daten in der Datenbank gespeichert. Beispiel: Sie haben die Statistikdaten für einen Monat erfasst. 3 vorhandene Daten des Statistikkontos (Buchungsjahr) löschen: Wählen Sie diese Option, wenn die Excel-Tabelle ausschließlich Werte einzelner Statistikkonten enthält. Es werden alle Daten dieser Statistikkonten filialabhängig gelöscht, die in den importierten Datensätzen enthalten sind. Anschließend werden die importierten Daten in der Datenbank gespeichert. Beispiel: Sie haben Werte für ein oder mehrere bestimmte Statistikkonten erfasst. 4 - vorhandene Daten des Statistikkontos (Periode) löschen: Wählen Sie diese Option, wenn die Excel-Tabelle ausschließlich Werte einer oder mehrerer Perioden und einzelner Statistikkonten enthält. Es werden alle Daten dieser Statistikkonten perioden- und filialabhängig gelöscht, die in den importierten Datensätzen enthalten sind. Anschließend werden die importierten Daten in der Datenbank gespeichert. Beispiel: Sie haben Werte für bestimmte Statistikkonten in einzelnen Monaten verändert oder verbessert. Zum Speichern betätigen Sie den Button Prüfen und Speichern. Das Ende des Speichervorgangs wird Ihnen angezeigt. Sollten Fehler aufgetreten sein, bekommen Sie einen Hinweis. Die Fehler können aus Veränderungen der Bezeichnungen für Mandant, Filiale, Kostenstelle, Marke und weiteren gültigen Dimensionstypen und Statistikkonto resultieren. 47

48 11.4 Schrittweise Anweisung: Erfassung Statistikdaten I So erfassen Sie Ihre statistischen Werte über den Programmpunkt Statistikdaten pflegen. (Bitte beachten Sie, dass es sich um ein Beispiel handelt und dieses nicht in der im Betrieb operativ verwendeten collectio-db ohne Anpassung angewendet werden sollte.) Es sollen die drei folgenden Gruppen für das Jahr 2011 gepflegt werden: Eigenhandel Arbeitswerte kfm. Azubi Monat MB PKW Rep. MB NFZ (Durchschnittswert) -Absatz GF- -Arbeitswerte- -Personal Durchschnittswerte- Januar Februar März Rufen Sie im Menü Bewegungsdaten -> Statistikdaten den Programmpunkt Statistikdaten pflegen auf. 2. Mandant 1 ist bereits ausgewählt 3. Im Anzeigefilter sollten folgende Parameter eingestellt sein: Jahr: 2011 Datenart: IST 4. Im Filter für die Gruppe geben Sie Absatz GF ein. 5. Geben Sie nun auf dem entsprechenden Statistikkonto die Werte ein. Abbildung Statistikdaten Schrittweise Anweisung 1 6. Wechseln Sie nun in den Bereich Arbeitswerte und verfahren Sie analog mit der Eingabe. 7. Gehen Sie nun zur Eingabe der oben angegeben Personaldurchschnittswerte. 8. Tragen Sie den Wert für Januar ein und kopieren ihn mit dem Button. 9. Mit Übernehmen werden die Daten abspeichert Schrittweise Anweisung: Erfassung Statistikdaten II So erfassen Sie Ihre statistischen Werte in eine Excel Datei über den Programmpunkt Statistikdaten exportieren. (Bitte beachten Sie, dass es sich um ein Beispiel handelt und dieses nicht in der im Betrieb operativ verwendeten collectio-db ohne Anpassung angewendet werden sollte.) Es sollen die drei folgenden Gruppen für das Jahr 2010 gepflegt werden. Monat Eigenhandel MB PKW Arbeitswerte Rep. MB NFZ kfm. Azubi (Durchschnittswert) 48

49 -Absatz GF- -Arbeitswerte- -Personal Durchschnittswerte- April Mai Juni Rufen Sie im Menü Statistikdaten den Programmpunkt Statistikdatenexport auf. Abbildung Statistikdaten Schrittweise Anweisung 2 2. Sie haben die Möglichkeit bereits gepflegte Daten mit an Excel zu übergeben. Setzen Sie dazu den Haken bei Vorhandene Werte exportieren. 3. Über den Button mit dem Ordnersymbol geben Sie den Dateinamen und das Verzeichnis vor, in dem die Datei gespeichert werden soll. 4. Mit OK starten Sie die Erstellung der Excel Datei. 5. Nach der Meldung Fertig wechseln Sie über die Taskleiste in Excel. 6. Tragen Sie Werte bei den entsprechenden Statistikkonten ein. Abbildung Statistikdaten Schrittweise Anweisung 2 7. Rufen Sie nach dem Abspeichern und Schließen der Datei in ITPM.collectio den Programmpunkt Statistikdatenimport auf. 8. Über den Button mit dem Ordnersymbol wählen Sie die Datei aus, die importiert werden soll. 9. Über den Button Import lesen Sie die Datei in die aktuelle Ansicht ein. Abbildung Statistikdaten Schrittweise Anweisung 2 49

50 10. Nach der Kontrolle der eingegebenen Werte wählen Sie die Aktualisierungsmethode vorhandene Daten des Statistikkontos (Buchungsjahr) löschen. Bitte beachten Sie die zuvor beschriebenen Aktualisierungsmethoden! 11. Mit Prüfen und Speichern werden die Statistikdaten in die Datenbank geschrieben ITPM.collectio Transfer Statistikdatenimport aus einem Vorsystem. (Für dieses Zusatzmodul wird die Lizenz collectiotransfer benötigt.) (Für das Zusatzmodul ITPM.Reports ist der Programmpunkt Vorsysteme pflegen auch freigeschaltet.) Abbildung Menüauswahl Vorsysteme Abbildung Statistikdatenimport aus einem Vorsystem Hier werden die Einstellungen je nach Datenbanktyp hinterlegt. Bei der Neuanlage kann der Name des Systems frei gewählt werden. Der Statistikdatenimport ist jedoch nur für bestimmte Systemtypen möglich: ACCESS, DB2, ODBC, OLEDB, ORACLE, SQLSERVER, SYBASE Für den Systemtyp SQLSERVER werden bei der SQLInstanz über die Auswahlbox alle erreichbaren SQL- Instanzen aufgelistet, aus denen eine Auswahl getroffen werden kann. Dies kann aber auch durch manuelle Eingabe der SQL-Instanz erfolgen. Gleiches gilt für die Datenbankauswahl. Diese kann allerdings erst nach Angabe von Benutzer und Passwort erfolgen. Auch hier ist es möglich die Datenbank durch manuelle Eingabe einzutragen. 50

51 Abbildung Vorsystem Zielsysteme für eine Datenintegration (ETL), siehe Abschnitt Datenintegration (ETL - Extract, Transform, Load), für SQLSERVER sind zu kennzeichnen. Hierbei ist jedoch die Datenbank, die collectio verwendet, ausgeschlossen Statistikkonten zuordnen Abbildung Statistikkonten zuordnen Die Maske ist in zwei Bereiche unterteilt. Im oberen Teil werden die schon angelegten Import-SQL-Abfragen aufgelistet, im unteren Teil werden die SQL-Abfragen pro System, Statistikkonto, Filiale, Kostenstelle, Marke und weiteren gültigen Dimensionstypen formuliert. Die Abfrageergebnisse erscheinen, wenn entweder der Button Abfrage testen für eine bestimmte Abfrage ausgelöst wird oder der Scrollbalken nach rechts verschoben wird. 51

52 Abbildung Statistikkonten Abfrage Innerhalb der Abfrage steht obiges Kontextmenü zur Verfügung. Der Beispieltext liefert ein Gerüst für und alle Dimensionen werden durch die Auswahl in den links stehenden Auswahlboxen ersetzt. Die Platzhalter für die Perioden werden durch die ausgewählte Periode ersetzt und das Datum wird durch den jeweils ersten und letzten Tag der letzten Periode ersetzt. Im unteren Beispiel durch durch ersetzt werden. Über den Button SQL Manager oder innerhalb des Kontextmenüs über den Eintrag SQL Manager wird der SQL Manager gestartet, der das Zusammenstellen einer Abfrage erleichtert. Es werden die Tabellennamen der Datenbank und die Tabellenspalten angezeigt, mit Hilfe derer über die grafische Oberfläche die Abfrage zusammengestellt werden kann (siehe Abschnitt SQL-Manager). Abbildung Statistikkonten Abfrageergebnis Es besteht die Möglichkeit sich die Liste der schon gepflegten Statistikkonten über Sortier-, Filter- und Gruppierungsmerkmale nach Bedarf anzupassen. (siehe Kapitel InfoCenter => Arbeiten mit den Protokollen). Zur Erfassung neuer Abfragen ist in einem ersten Schritt der Mandant im Kopf zu wählen. Sind Statistikkonto, Filiale, Kostenstelle, Marke und alle weiteren gültigen Dimensionstypen gewählt, ist die Abfrage für das Vorsystem zu formulieren. Mit Übernehmen wird die Abfrage gesichert und in die Liste im oberen Teil übernommen. Um die SQL-Abfrage auf ihre Richtigkeit zu prüfen, besteht die Möglichkeit einen Abfragetest durchzuführen. Nachdem ein gültiger Zeitraum eingestellt ist, kann über den Button Abfrage testen auf das definierte Vorsystem zugegriffen werden. Ist die SQL-Abfrage korrekt formuliert, wird ein Ergebnis mit Werten, Perioden und der Filiale zurückgegeben. Sind noch Fehler in der SQL-Abfrage wird die Meldung des Systems eingeblendet. Mit Auslösen des Buttons Abfrage testen wird das Abfrageergebnis automatisch in den sichtbaren Bereich der Maske verschoben. 52

53 SQL-Manager Statistikdatenimport Abbildung Menüauswahl Abbildung Statistikdaten import Es werden alle angelegten Vorsysteme eingeblendet. Das Vorsystem und die gewünschten Statistikkonten sind anzuhaken. Nach Einstellen des Zeitraums (das Buchungsjahr und die Periode von... bis sind zu wählen), kann über den Button Import oder den Button auf das jeweilige Vorsystem zugegriffen werden. Je nach SQL-Abfrage werden die Werte pro Periode für das gewählte Statistikkonto aufgelistet. Sollten Fehler auftreten, werden diese in der ersten Spalte unter Fehler angezeigt. 53

54 Abbildung Fehleranzeige Ist der Import in die Tabelle fehlerfrei, können die Daten geprüft und gespeichert werden. Die Aktualisierungsmethode ist standardmäßig: 4 vorhandene Daten des Statistikkontos (Periode) löschen. Im Unterschied zu Statistikdatenimport (Excel) werden bei den Aktualisierungsmethoden die Werte des Buchungsjahres oder der ausgewählten Periode immer gelöscht, unabhängig davon, ob Werte vorhanden sind oder nicht. Nachstehend werden die Aktualisierungsmethoden im Einzelnen beschrieben: 1 vorhandene Daten des Buchungsjahres löschen: Es werden alle Daten der Filialen gelöscht, die in den importierten Datensätzen enthalten sind. Anschließend werden die importierten Daten in der Datenbank gespeichert. 2 vorhandene Daten der Periode löschen: Es werden alle Daten der ausgewählten Periode filialabhängig gelöscht, unabhängig davon, ob Werte in den importierten Datensätzen enthalten sind oder nicht. Anschließend werden die importierten Daten in der Datenbank gespeichert. 3 vorhandene Daten des Statistikkontos (Buchungsjahr) löschen: Es werden alle Daten derjenigen Statistikkonten filialabhängig gelöscht, die in den importierten Datensätzen enthalten sind. Anschließend werden die importierten Daten in der Datenbank gespeichert. 4 vorhandene Daten des Statistikkontos (Periode) löschen: Es werden alle Daten derjenigen Statistikkonten der ausgewählten Periode filialabhängig gelöscht, die in den importierten Datensätzen enthalten sind, unabhängig davon, ob Werte in den importierten Datensätzen enthalten sind oder nicht. Anschließend werden die importierten Daten in der Datenbank gespeichert. Die importierten Daten sind in der Statistikdatenpflege zu kontrollieren und zu drucken. 54

55 Abbildung Statistikdaten pflegen 55

56 12. ITPM.planner (Versionplanung = 2) (Für dieses Zusatzmodul wird die Lizenz ITPM.planner benötigt.) Der Planner ist nur für Hersteller DAIMLER konzipiert. Die Planung in collectio beinhaltet fünf Schritte: Anlage eines Verteilungsschlüssels (siehe Abschnitt Stammdaten allgemein -> Verteilungsschlüssel) Optional die Anlage von Planaufgaben (Siehe Abschnitt Planaufgaben) Planung der Umsatz-/Statistikdaten Planung der Kosten Generieren der Planungsdaten (siehe Abschnitt Verarbeitung) Die Ergebnisbetrachtung bzw. der Plan/Ist Vergleich geschieht dann über die Auswertungen (siehe Abschnitt Auswertungen) Umsatz - Kostenplanung Die Planung der Umsätze und Kosten nach Sparten findet im Programmpunkt Bewegungsdaten -> Planung -> Businessplan statt. Um eine Planstruktur aufbauen zu können, muss vorab ein Verteilungsschlüssel in den Stammdaten (siehe Stammdaten allgemein Verteilungsschlüssel) definiert sein. Wird mit Planaufgaben gearbeitet, sind diese unter Bewegungsdaten -> Planung > Planaufgaben vorab zu definieren. Wurden Planaufgaben einmal erfasst, kann hier im Planungsmodul nur noch über die Selektion einer Planaufgabe geplant werden oder es wird unter Extras die Option ohne Planaufgaben gewählt. Abbildung 12-1 Businessplan Der Aufbau der Planstruktur nach Sparten ist über Drop-Down-Boxen gestaltet. Siehe Beispiel Teile-Zubehör. Die linke Spalte stellt die Vergleichs- die rechte die Planungsspalte dar. Über den Button Lesen werden die schon gepflegten Daten für die gewählte Selektion angezeigt. Diese Funktion findet sowohl in der Vergleichsspalte, als auch in der Planungsspalte Verwendung. In der Vergleichsspalte können IST-Daten des Vorjahres als Orientierung gelesen werden. 56

57 Über die Buttons können IST-Daten pro Zeile als Planwerte 1:1 übernommen werden, prozentual erhöht oder verringert werden. Die Prozentzahl der Abweichung wird eingeblendet. Über den Button Kopieren werden alle IST-Daten der Vergleichspalte in die Planungsspalte zu 100% übernommen. Die geplanten Daten werden mit dem Button gespeichert und können mit dem Button gelöscht werden. Feldbeschreibungen Vergleichsspalte: Mandant/Filiale: Die Planung ist mandanten- und filialabhängig möglich. D. h. eine Planung kann auf Mandantenebene und auch filialspezifisch stattfinden. Mandant(en) und Filiale(n) entsprechen der in den Stammdaten hinterlegten FiBu-Struktur. Es besteht ebenso die Möglichkeit filialunabhängig zu planen, indem einfach die entsprechenden Filialen zusammen angehakt werden. Spartenauswahl: Hier wählen Sie die zu planende Sparte (siehe Beispiel Werkstatt) aus. Sie bekommen dann die für diese Sparte definierte Planungsstruktur angezeigt. Kostenstelle: Die Planung ist kostenstellenspezifisch, d.h. die Planung der Umsatz- und Statistikwerte findet direkt auf den Kostenstellen statt. Selektion der ausgewählten Kostenstelle. (Beispiel 222) Datenart: Selektion der IST-Daten, als Basis für die Planung. Ebenso wäre eine vorhandene Planung (z.b. P01) auf Basis der Vorjahre möglich. Marke: Abfrage aller Konten nach Marken. Sollen die Daten markenunabhängig selektiert werden, können alle Marken zusammen angehakt werden. Zeitraum: Hier geben Sie an, für welches Jahr die Daten selektiert werden sollen. Es besteht auch die Möglichkeit jahresübergreifend zu selektieren. Status: Relevant nur für die Kostenplanung. Vor Umlage: Planung auf alle Kostenstellen, somit werden in der Auswertung auch die Deckungsbeitragsstufen (DB2 und DB3) dargestellt. Nach Umlage: Planung nur auf nicht verteilungspflichtige Kostenstellen. In der Auswertung werden nur die Gemeinkosten dargestellt. Abbildung 12-2 Planungsspalten Feldbeschreibungen Planungsspalte: Filiale: Hier geben Sie an, für welche Filiale geplant werden soll. Kostenstelle: Die Planung ist kostenstellenspezifisch, d.h. die Planung der Umsatz- und Statistikwerte findet direkt auf den Kostenstellen statt. Hier wählen Sie die Kostenstelle aus, auf der die Werte geplant werden sollen. Marke: Die Planung findet auf der Ebene spezieller Planungskonten statt, die sich häufig an dem vierstelligen Rumpfkonto orientieren. Um eine Zuordnung zur Marke (5. Stelle des ID-MMKR-Kontos) herzustellen, wählen Sie hier eine Marke aus. Bei Auswahl der Marke 00 greift die in der Umlage definierte Markenumlage auf die spezifischen Marken. Datenart: Über die Datenart lassen sich unterschiedliche Szenarien darstellen. Jahr: Hier geben Sie an, für welches Jahr geplant werden soll. 57

58 Feldbeschreibungen Voreinstellungen: Abbildung 12-3 Planung- Voreinstellungen Periodenverteilung: Verteilung der Jahresplanung auf die einzelnen Monate, nach individuellem Schlüssel. Siehe auch Stammdaten allgemein Verteilungsschlüssel. Über den Button Vorbelegen kann der eingestellte Schlüssel, über die dargestellte Planstruktur kopiert werden. Prozentschritte: Über die Einstellung der Prozentschritte wird die prozentuale Veränderung bei Betätigen der Buttons verändert. Zur Neuanlage oder Kontrolle der angelegten Verteilungsschlüssel kann direkt in den Programmpunkt Verteilungsschlüssel pflegen verzweigt werden. Feldbeschreibungen Planaufgaben: Abbildung 12-4 Planung- Planaufgaben Wird mit Planaufgaben (Programmpunkt Bewegungsdaten -> Planung -> Planaufgaben) gearbeitet, werden die Aufgabengruppe, die Bezeichnung der gewählten Planaufgabe und ihr Status hier angezeigt. Ist die Planaufgabe erledigt, kann direkt von hier aus der Status von offen auf z.b. erledigt gesetzt werden. Mit dem Button ist der Status zu speichern. Auch hier kann zur Auswahl angelegter Planaufgaben bzw. zur Neuanlage von Planaufgaben direkt in den Programmpunkt Planaufgaben erfassen gesprungen werden. 58

59 Pflegen der Felder in der Planungsspalte: Abbildung 12-5 Planung- Plananzeige Die Eingabefelder können auch zu Rechenfunktionen herangezogen werden. In den Feldern können Standard-Rechenoperationen, wie Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division durchgeführt werden. i Es müssen nicht alle Felder mit Zahlen ausgefüllt werden. Soll der Wert Null sein, kann das Feld leer bleiben. Die Felder können über die Tab-Taste oder direkt mit dem Cursor angesteuert werden. Über den Button festzuhalten. kann ein Notizfeld aufgerufen werden, um Kommentare zu dem geplanten Wert Abbildung 12-6 Planung- Kommentare Im Falle einer Umsatzplanung Verkauf wird über den Button Baureihe eingeblendet. die Information des Durchschnittspreises der Abbildung 12-7 Planungsinformationen Über den Button kann eine Informationsmaske aufgerufen werden, die IST-Werte für FiBu-Konten passend zu dem Plankonto für die Vorjahre abruft. Es wird geprüft, zu welchem ID-Konto das angesprochene Plankonto gehört. Daraus wiederum ergibt sich die Verbindung zum FiBu-Konto. Die Parameter in der Maske richten sich, wie die folgende Abbildung zeigt, nach den gerade in der Planstruktur angegebenen Einstellungen für die Vergleichswerte. Wie in der Übersicht zu sehen, werden in diesem Beispiel 59

60 die kumulierten Werte für die Filiale 1 mit der Marke 10 auf der Kostenstelle passend zum Plankonto angezeigt. Abbildung 12-8 Planung- Informationsmaske Es werden die vom Planjahr ausgehend zurückliegenden 2 Jahre angezeigt. Der für das aktuellste Jahr angezeigte Wert kann in die Planung übernommen werden. Über einen Schieberegler kann der Wert angepasst werden. Durch Verschieben des Reglers nach rechts und links wird der Wert um die angegebenen Prozentsätze erhöht bzw. verringert. Wie angesprochen, ergeben sich die markierten Konten, Filialen, Kostenstellen und Marken aus den Einstellungen in der Planungsmaske. Diese Parametereinstellungen können verändert werden. Mit einem Klick der Maus kann eine Markierung entfernt oder zugefügt werden. So kann z.b. der Wert eines einzelnen Kontos abgerufen werden. Oder auch weitere Filialen und Marken können betrachtet werden. Mit Betätigen des Button Lesen werden die Werte entsprechend der Parameter aus der Datenbank gelesen. Mit Übernehmen kann der Wert in die Planung übernommen werden. Für Berechnungsfelder in der Planung (grau hinterlegte Felder) kann der Wert nicht übernommen werden. Konnte dem Planungskonto kein Fibukonto zugeordnet werden, wird dies entsprechend angezeigt. Über das Druckersymbol im Kopf der Anwendung kann die jeweils gewählte Sparte gedruckt werden. Ist in den Parametern (siehe Extras -> System > Parameter) der Parameter DRUCKPLANKSTABH mit Ja angelegt, wird der Druck kostenstellenabhängig durchgeführt. Dies bedeutet, dass beim Ausdruck nur die in der Planspalte ausgewählte Kostenstelle berücksichtigt wird. Über den Punkt Extras im Kopf der Anwendung lassen sich verschiedene Einstellungen vornehmen. sofort berechnen: das Feld ist standardmäßig angehakt und bewirkt, dass nach jedem neuen Zeileneintrag in der Planspalte die komplette Spalte neu berechnet wird. Tooltip aktiviert: Wird das Feld angehakt, erscheinen erweiterte Hinweise zu den Auswahlfeldern bzw. den Buttons. Alle Zeilen lesen: Es werden alle Zeilen für die jeweilige Sparte gelesen. Sonst unsichtbare Zeilen werden nach Aktivieren des Feldes am Ende der Struktur angezeigt. Ohne Planaufgaben: Standardmäßig kann beim Arbeiten mit Planaufgaben die Planstruktur nur nach Auswahl einer Planaufgabe aufgebaut werden. Nach Aktivieren des Feldes werden die Planaufgaben ausgeschaltet und die Einstellungen können wieder direkt im Planungsmodul vorgenommen werden. 60

61 12.2 Planaufgaben Abbildung 12-9 Planaufgaben Bevor mit den Planaufgaben gearbeitet werden kann, ist der Aufgabenstatus im Punkt Extras -> System -> Parameter anzulegen. Der Anwender kann sich eigene Status überlegen, die im Parameterfeld Wert durch Semikolon getrennt einzutragen sind: z.b. offen; in Planung 1; in Planung 2; fertiggestellt Ist der Parameter Aufgabenstatus einmal angelegt und sind Planaufgaben erfasst, kann er nicht mehr gelöscht werden! Die Maske zur Erfassung der Planaufgaben ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Im oberen Teil der Maske werden die schon erfassten Planaufgaben gelistet, im unteren Teil werden die Planaufgaben neu erfasst oder geändert. In einem ersten Schritt ist der Mandant, für den die Planaufgaben erfasst bzw. angezeigt werden sollen, im Kopf zu wählen Erfassen der Planaufgaben Abbildung Planaufgabenerfassung Feldbeschreibungen Stammdaten: Bereich: Der Aufbau der Planstruktur nach Sparten ist über die Auswahlbox Bereich gestaltet. Hier wählen Sie die zu planende Sparte aus (siehe Beispiel TEILE-ZUBEHÖR). Aufgabengruppe: Die Vergabe des Namens für eine Aufgabengruppe ist Pflicht, der Name kann aber frei gewählt werden. Wurde eine Aufgabengruppe eingetragen, erscheint sie beim weiteren Erfassen von Planaufgaben in der Drop-Down-Box zur Auswahl. 61

62 Status: Hier werden die zuvor in den Parametern angelegten Status zur Auswahl angezeigt. Bezeichnung: Hier ist die Bezeichnung der neuen Planaufgabe einzugeben. Text: Für ausführliche Informationen steht das Textfeld zur Verfügung. Feldbeschreibungen Vergleichsspalte: Mandant/Filiale: Die Planung ist filialabhängig möglich. D. h. eine Planung kann auf Mandantenebene und auch filialspezifisch stattfinden. Mandant(en) und Filiale(n) entsprechen der in den Stammdaten hinterlegten Fibu-Struktur. Es besteht ebenso die Möglichkeit filialunabhängig zu planen, indem einfach die entsprechenden Filialen zusammen angehakt werden. Kostenstellen: Die Planung ist kostenstellenspezifisch, d.h. die Planung der Umsatz- und Statistikwerte findet direkt auf den Kostenstellen statt. Selektion der ausgewählten Kostenstellen. Datenart: Selektion der IST-Daten, als Basis für die Planung. Ebenso wäre eine vorhandene Planung (z.b. P01) auf Basis der Vorjahre möglich. Marke: Abfrage aller Konten nach Marken. Sollen die Daten markenunabhängig selektiert werden, können alle Marken zusammen angehakt werden. Zeitraum: Hier geben Sie an, für welches Jahr die Daten selektiert werden sollen. Es besteht auch die Möglichkeit jahresübergreifend zu selektieren. Stand: Relevant nur für die Kostenplanung. Vor Umlage: Planung auf verteilungs- und nicht verteilungspflichtige Kostenstellen, somit werden in der Auswertung auch die Deckungsbeitragsstufen (DB2 und DB3) dargestellt. Nach Umlage: Planung nur auf nicht verteilungspflichtige Kostenstellen. In der Auswertung werden nur die Gemeinkosten dargestellt. Feldbeschreibungen Planungsspalte: Filiale: Hier geben Sie an, für welche Filiale geplant werden soll. Kostenstelle: Die Planung ist kostenstellenspezifisch, d.h. die Planung der Umsatz- und Statistikwerte findet direkt auf den Kostenstellen statt. Hier wählen Sie die Kostenstelle aus, auf der die Werte geplant werden sollen. Marke: Die Planung findet auf der Ebene spezieller Planungskonten statt, die sich häufig an dem vierstelligen Rumpfkonto orientieren. Um eine Zuordnung zur Marke (5. Stelle des ID-MMKR-Kontos) herzustellen, wählen Sie hier eine Marke aus. Bei Auswahl der Marke 00 greift die in der Umlage definierte Markenumlage auf die spezifischen Marken. Datenart: Über die Datenart lassen sich unterschiedliche Szenarien darstellen. Jahr: Hier geben Sie an, für welches Jahr geplant werden soll. Löschen: Es wird die Planaufgabe, die in der Erfassungsmaske angezeigt wird, gelöscht. Übernehmen: Die Planaufgabe in der Erfassungsmaske wird gesichert und erscheint anschließend in der Planaufgabenliste im oberen Teil der Maske. Abbrechen: Das Programm wird ohne Speichern verlassen. i Kommt man über den Businessplan in die Aufgabenliste, muss über den Doppelklick eine Planaufgabe gewählt und damit in die Erfassungsmaske gestellt werden. Mit dem OK-Button werden die Werte in der Erfassungsmaske gesichert und anschließend an das Planungsmodul übergeben Planaufgabenliste Es besteht die Möglichkeit sich die Planaufgabenliste über Sortier-, Filter- und Gruppierungsmerkmale nach Bedarf anzupassen. (siehe Kapitel InfoCenter => Arbeiten mit den Protokollen). 62

63 In folgender Abbildung wurde nach der Aufgabengruppe gruppiert und nach Aufgabengruppe, Filiale, Kostenstelle sortiert. Abbildung Planaufgabenliste Über den Doppelklick auf eine Aufgabenzeile werden die Daten der Zeile in die Erfassungsmaske übernommen. Abbildung Erfassungsmaske Das Löschen der Planaufgaben in der Liste erfolgt über die Entf-Taste oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf die Planaufgabenliste). Hiermit können markierte Planaufgaben gelöscht werden. Es besteht die Möglichkeit eine oder mehrere Zeilen zu markieren und somit zu löschen. Abbildung Planaufgabe löschen 63

64 Wird eine Gruppenzeile markiert (untere Abbildung), werden alle darunterliegenden Elemente gelöscht! Abbildung Planaufgabengruppe löschen Im Punkt Kopieren im Kopf der Maske können alle bzw. eine Auswahl von Planaufgaben einer Gruppe auf eine neue Aufgabengruppe kopiert werden. Abbildung Planaufgaben kopieren Feldbeschreibungen Kopieren: Vorhandene Aufgabengruppe: Aus der Liste der existierenden Aufgabengruppen ist die zu kopierende Gruppe zu wählen. In der Liste werden die zur gewählten Aufgabengruppe gehörenden Planaufgaben angezeigt. Für diese Gruppe kann nun pro Planaufgabe das Häkchen für den Kopiervorgang gesetzt bzw. nicht gesetzt werden. Standardmäßig sind alle Planaufgaben zum Kopieren angehakt. Neue Aufgabengruppe: Hier ist ein Name für die neue Aufgabengruppe einzutragen. Vor dem Kopieren wird geprüft, ob es die Aufgabengruppe zu diesem Bereich, Planfiliale, Plankostenstelle, Planmarke, Plandatenart und dem Planjahr schon gibt. Wenn ja, erscheint die Meldung und die Auswahl wird aufgehoben. 64

65 Ansonsten können die ausgewählten Planaufgaben in die neue Aufgabengruppe kopiert werden. Planjahr erhöhen: Beim Kopieren wird das Planjahr und für die Vergleichsspalte der Zeitraum von und der Zeitraum bis um die eingestellte Anzahl der Jahre erhöht. Neue Planaufgaben können mit Planjahren bis maximal 4 Jahre in die Zukunft erstellt werden. Neuer Aufgabenstatus: Die kopierten Planaufgaben erhalten den hier eingestellten Status. Hier werden alle relevanten Werte der Planaufgaben in einer Übersicht gedruckt. Abbildung Planaufgaben drucken 12.3 Plandaten kopieren Abbildung Planung kopieren Es besteht die Möglichkeit Plandaten auf andere Mandanten, Datenarten und Jahre zu kopieren. 65

66 13. ITPM.planner (Versionplanung = 3) (Für dieses Zusatzmodul wird die Lizenz ITPM.planner / ITPM.PlannerLight benötigt und die Einstellung des Parameters VERSIONPLANUNG = 3) 13.1 Planstruktur Abbildung 13-1 Planner 3 Anlegen der Struktur Nach Wahl des Mandanten kann die Struktur angelegt werden. Die oberste Ebene BusinessPlan ist immer vorhanden. Die Gliederungsebenen sind reine Beschreibungen und dienen dazu z.b. mehrere Planebenen mit einer Überschrift zu versehen. Hier in diesem Beispiel wurde nach Planjahren gegliedert. Die Planebenen selbst enthalten die eigentlichen Daten und sind mit Werten zu füllen. Die Ebenen sind nach ihrer Bezeichnung sortiert. Mit einem rechten Mausklick wird das Menu angezeigt, welches das Hinzufügen der Gliederungsebenen sowie der Planebenen ermöglicht. Hinzugefügt wird immer zu der zuvor gewählten und markierten Ebene. Nach dem Hinzufügen einer Ebene können die jeweiligen Bezeichnungen durch einen Mausklick in das Feld Bezeichnung oder mit F2 in dem markierten Feld geändert werden. Die Ebenen sind auch zu löschen. Wird eine Ebene mit Plandaten gelöscht, werden auch alle dazugehörenden Planwerte und die Plandaten mit gelöscht. Durch Wahl des Punktes alle Knoten erweitern werden alle Ebenen aufgeklappt, durch den Punkt alle Konten reduzieren geschlossen. Die Struktur eines Knotens kann kopiert werden. Der Anwender bestimmt, ob auch die Formeln und die Nebenrechnungsstruktur mit übernommen werden soll. Beim Kopieren der Struktur mit schon erfassten Daten werden neben den Planwerten auch die Formeln und die Nebenrechnung mit ihren Werten kopiert. Zuvor werden alle Stammdaten und Planwerte automatisch in der Datenbank gesichert. Es ist darauf zu achten, dass nicht doppelt auf einer Plandatenart geplant wird. Mit Plandaten generieren werden die schon gepflegten Planwerte aller Planebenen unterhalb der markierten Ebene als Plandaten in das Importprotokoll gestellt. 66

67 13.2 Planebenen Stammdaten Hier sind der gewünschte Bericht und der aktuelle Status einzustellen. Der Bericht 117-Ergebnisrechnung International ohne DB-Stufen (ITPM) wurde für die Planung überarbeitet. Die Definitionen der Status sind in den Parametern unter Aufgabenplanstatus vorzunehmen. Im BusinessPlan stehen 4 Spalten zur Verfügung. 3 Vergleichsspalten und eine Eingabespalte. Vergleichsspalten: i Ob eine Vergleichsspalte beim späteren Planen angezeigt wird oder nicht, ist über das Setzen des Häkchens aktiv pro Vergleichsspalte einzustellen. Pro aktiver Vergleichsspalte sind der Zeitraum und der Stand vor- oder nach Umlage einzutragen. Die Einstellung vor Umlage hat zur Folge, dass die Hilfskostenstellen beplant und später in der Kostenverteilung umgelegt werden können. Bei Planung mit dem Stand nach Umlage stehen nur Einzelkostenstellen zur Verfügung! In den Vergleichsspalten stehen alle Datenarten zur Verfügung. In der Regel werden die IST-Daten des Vorjahres oder frühere Planungen als Vergleichswerte gewählt. Es kann auf einzelnen Dimensionen wie Filialen, Kostenstellen, Marken usw. oder auf Dimensionen allegeplant werden. Für Anwender mit der ITPM.PlannerLight Lizenz steht nur der Bericht 117 zur Verfügung. Außerdem können sie nur für den Stand nach Umlage planen und hier für alle Filialen. Abbildung 13-2 Planner 3 Stammdaten Eingabespalte: i Für die Eingabespalte ist zu wählen, ob das Pflegen einer Planung oder einer Isterwartung erfolgt. Das Planjahr und die Plandatenart können nachträglich geändert werden. Die erstellen Plandaten werden dann auf das neue Jahr bzw. die neue Datenart umgehängt. Die Dimensionen sind nicht zu ändern, wenn schon Werte erfasst wurden, da die geplanten Dimensionen dann schon für die geplanten Werte im Detail hinterlegt sind. Um die Dimensionen zu ändern sind, die Plandaten zu löschen. Planung: In der Eingabespalte für eine Planung sind die Datenart und das Planjahr zu hinterlegen. Es stehen die Plandatenarten P01 bis P09 zur Verfügung. Welche Vergleichsspalte als Referenz für die Planspalte gelten soll, kann später beim Erstellen der Plandaten eingestellt werden. Der Planmonat ist für die Planung immer auf Monat 12 gesetzt. 67

68 Isterwartung: Wird in der Eingabespalte die Isterwartung gewählt, ist neben dem Jahr noch der Monat, bis zu dem die Isterwartung berechnet werden soll, einzustellen. i Die Ist-Grenze gibt an, bis zu welchem Monat tatsächlich Ist-Werte als Vergleich herangezogen werden können. Als Datenarten stehen hier IE1 bis IE9 zur Verfügung. Anwendern mit der ITPM.PlannerLight Lizenz steht die Isterwartung nicht zur Verfügung. Sind die Stammdaten fertig eingestellt wird über den Button Weiter auf die Planwerte gewechselt Planwerte Beim Wechsel auf die Planwerte werden die Vergleichsspalten und die Spalte Plandaten automatisch gefüllt. Der Aufbau erscheint in Form des gewählten Berichts, hier 117-Ergebnisrechnung International ohne DB-Stufen (ITPM). Abbildung 13-3 Planner 3 Planwerte Die linke Seite mit der Planungsstruktur kann über den Schiebebalken vergrößert bzw. verkleinert oder ganz zugeklappt werden, um die komplette Seite mit den Planwerten zu erhalten. Über die Druckbutton im Kopf können die Planwerte ohne oder mit Details gedruckt werden. Über den Button Zurück oder durch einen Klick auf Stammdaten wechseln Sie wieder auf die Stammdatenseite. Der Button Nebenrechnung wechselt zur Nebenrechnung der gewählten Planebene. Vorbelegung: Hier werden die Prozentschritte und die Periodenverteilung eingestellt. Die Prozentschritte bestimmen die Erhöhung des Prozentwerts um den eingestellten Schritt und können aus der Liste gewählt oder direkt eingetippt werden. 68

69 i Eine gewählte Periodenverteilung wird durch den Button rechts daneben in die Spalte Verteilschl übertragen. Anwendern mit der ITPM.PlannerLight Lizenz steht nur der lineare Verteilschlüssel zur Verfügung. Vergleichsdaten: Hier kann gewählt werden, welche Vergleichsspalte als Referenz für die Plandaten gelten soll. Wird der Mauszeiger über die Vergleichsspalten bewegt, erscheint als Information die auf der Stammdatenseite eingestellten Auswahlkriterien der jeweiligen Spalte. Die gewählte Vergleichsspalte kann über den Button Vergleichsdaten kopieren dann 1:1 auf die Planspalte übertragen werden. Achtung: Beim Kopieren der Vergleichsspalte auf die Planspalte werden schon geplante Werte überschrieben. Die vom Anwender hinterlegten Formeln bleiben jedoch erhalten und sind gegebenenfalls zu überarbeiten. Beim Kopieren werden gleich die Kontendetails für die Plandaten entsprechend den Referenz-Werten der Vergleichsspalte erstellt. Plandaten: Daten gen. bewirkt das Übertragen der gepflegten Plandaten in die Importtabelle, das Importprotokoll (früher über die Verarbeitung: Plandaten generieren). Daten löschen löscht die gepflegten Planwerte wie auch die Daten in der Importtabelle bzw. dem Importprotokoll. Kontensuche: Um ein bestimmtes Fibukonto in dem Bericht zu finden, kann über eine Liste zu dem gewählten Fibukonto und damit direkt in die dazugehörende Berichtszeile gesprungen werden. Durch Eintippen der z.b. gesuchten Kontonummer wird die Liste der Konten auf die gesuchte Nummer eingeschränkt. Abbildung 13-4 Planner 3 Kontensuche In der Kontendetailmaske der Berichtszeile kann geprüft werden, ob das gesuchte Fibukonto überhaupt bebucht wurde. Und wenn ja, mit welchem Wert. Darstellung der Daten in der Berichtsvorlage: i Basis für die Berichtszeilen sind die dort hinterlegten Identkonten des Herstellers. Geplant wird auf Fibukonten, die mit den Identkonten der Berichtszeile verknüpft sind. Für alle aktiven Planzeilen sind Fibukonten / Statistikkonten hinterlegt. Deaktivierte Planzeilen sind entweder Formelzeilen des Berichts d. h. die Werte werden berechnet oder für diese Zeile existiert im Kontenstamm kein Fibukonto/im Statistikkontenstamm kein Statistikkonto. 69

70 Abbildung 13-5 Planner 3 Tabellenaufbau Der Button = kopiert den Wert der Vergleichszeile 1:1 auf die Planspalte der ausgewählten Zeile. Die Button + und erhöhen / vermindern den Planwert um die oben im Kopf eingestellten Prozente. Der Prozentwert kann auch manuell direkt in der Spalte % im Prozentfeld eingetragen werden. In diesem Fall bedeutet 123 %, dass der Planwert auf 123 % des Vergleichswerts gesetzt werden soll. Abbildung 13-6 Planner 3 Planbereich Die Bezugsspalte zeigt den prozentualen Anteil der Zeile vom Bezugswert. In diesem Falle ist der Bezug der Nettoumsatz. Durch Klicken auf den Pfeil nach rechts in der Bezugsspalte können die Prozente auf die Planspalte übertragen werden und der Planwert wird wertmäßig auf den Prozentanteil der jeweiligen Bezugszeile gesetzt. i Über den Button I werden die Kontendetails der aktuellen Zeile eingeblendet. Existieren in der Vergleichsspalte keine Buchungen, der Wert ist Null, die Zeile soll jedoch geplant werden, so sind die Kontendetails manuell zu pflegen Kontendetails Über den Info-Button einer Planzeile wird in die Detailanzeige der Berichtszeile verzweigt. Als Referenzwerte werden die IST/Plan-Daten der Vergleichszeile für die in der Planspalte gewählten Selektionen (Filialen, Kostenstellen, Marken usw.) angezeigt. i Existieren in der Vergleichsspalte keine Buchungen, wird der Wert auf das erste Konto in der Liste der Konten, die zu dieser Zeile gehören, übernommen. Das Konto sowie die Filialen, Kostenstellen, Marken und alle weiteren Dimensionen sind gegebenenfalls neu einzustellen. 70

71 In dem folgenden Beispiel werden alle Konten der Berichtszeile Erlöse Ersatzteile angezeigt. Der Gesamtwert wurde hier als 10% Erhöhung des Vergleichswerts eingetragen und prozentual zu den Werten der Vergleichsspalte auf die einzelnen Konten verteilt. Die Planspalte ist in den Stammdaten für Filiale 1 definiert und sonst für alle zur Verfügung stehenden Dimensionen wie Kostenstelle, Marke usw. Abbildung 13-7 Planner 3 Kontendetails Pro Kontenzeile kann ein Kommentar hinterlegt werden. Die Spalten ISTWERT(= Vergleichswert) und PLANWERT werden in der Fußzeile summiert. Der Anwender hat die Möglichkeit Konten zu entfernen, in dem er sie deaktiviert. Der Gesamtwert bleibt stehen und wird direkt neu auf die verbleibenden Konten verteilt. Der PLANWERT der deaktivierten Zeilen wird 0 gesetzt. Abbildung 13-8 Planner 3 Kontendetails Über den + Button können neue Zeilen hinzugefügt werden. Diese sind direkt aktiviert. Die Spalten QUELLKONTO und ISTWERT bleiben leer, für die Spalte ZIELKONTO stehen die Sachkonten der Berichtszeile zur Auswahl. Der PLANWERT ist einzutragen. Die Dimensionen können aus der Liste der selektierten Dimensionen für die Planspalte gewählt werden. 71

72 Abbildung 13-9 Planner 3 Kontendetails Über den Button werden Zeilen gelöscht. Dies macht jedoch nur Sinn für selbst angelegte Zeilen. Die Referenzzeilen aus den Vergleichsdaten werden immer wieder erstellt und sind über die Spalte AKTIV zu deaktivieren. Zeilen sind zu kopieren, wenn z.b. gleiche Zeilen für unterschiedliche Marken gepflegt werden sollen. Soll ein neuer Gesamtwert verteilt werden, kann dieser im Kopf eingetragen und über Verteilen neu verteilt werden. Es ist zu beachten: beim Verteilen werden immer die ISTWERTE als Referenz für eine prozentuale Verteilung herangezogen. Für selbst angelegte Zeilen mit ISTWERT = 0 wird der Planwert genullt. Ausnahme: sind alle Zeilen selbst angelegt und überall ISTWERT = 0, dann wird der Gesamtwert linear auf alle Positionen verteilt. i Für Anwender mit der ITPM.PlannerLight Lizenz ist das Hinzufügen von Konten bzw. das Löschen der vorgeschlagenen Konten ist nicht möglich. Es können nur das Zielkonto, der Planwert und die Dimensionen wie Filialen, Kostenstellen, Marken usw. angepasst werden. In folgendem Beispiel ist auf der Planzeile eine Formel hinterlegt. Dies bedeutet, dass der Gesamtwert fix über die Formel als berechneten Wert dargestellt wird und im Kopf nicht zu verändern ist. Abbildung Planner 3 Formelzeile 72

73 Die Detailmaske zeigt auch Statistikkonten: Abbildung Planner 3 Statistikkonten Mit dem Button Zurück oder beim Anklicken der Menüpunkte Stammdaten, Planwerte wird der Planwert auf die Planzeile übernommen und die Maske mit den Kontendetails verlassen, mit Abbrechen wird die Maske ohne Übernahme verlassen Isterwartungdetails Beim Planen der Isterwartung steht direkt neben der Wertespalte Isterwartung eine weitere Spalte IE zur Verfügung. Abbildung Planner 3 Isterwartung weitere Spalten Über den Button Isterwartung berechnen im Kopf werden für alle Zeilen, die einen Wert in der Vergleichsspalte haben, die Isterwartung berechnet. Mit dem Button IE ist der Isterwartungswert für eine Zeile einzustellen. Im Folgenden sehen Sie die Detailmaske dazu. 73

74 Abbildung Planner 3 Isterwartung Details In der Anzeige erscheint die zuvor gewählte IE-Zielperiode, die den zu planenden Zeitraum beschreibt. Die IST-Grenze bestimmt den Zeitraum der IST-Daten, die für den Vergleich herangezogen werden. Diese Grenze ist zu variieren. Eingeblendet werden auch die Filialen, Kostenstellen und Marken und eventuell weitere Dimensionen für die eine Isterwartung berechnet wird. Über den ermittelten Istwert wird der Zielwert der Isterwartung für den zu planenden Zeitraum berechnet. Im unteren Bereich wird die Isterwartung (grün), hochgerechnet für die IE-Zielperiode, dargestellt. Die IST-Werte erscheinen in rot. Die Verteilung der Werte ist vom gewählten Verteilschlüssel abhängig. Mit dem Button Zurück oder beim Anklicken der Menüpunkte Stammdaten, Planwerte wird der Zielwert auf die Planzeile übernommen und die Detailmaske zur Berechnung verlassen, mit Abbrechen wird die Maske ohne Übernahme verlassen Arbeiten mit Formeln Der Anwender hat die Möglichkeit eigene Formeln auf einer aktiven Planzeile zu hinterlegen. Die Formelfelder sind farblich markiert. Durch Eingabe eines = Zeichens und den mathematischen Operationen bzw. durch einen Doppelklick kann eine Formel auf einer Zeile definiert werden. Es öffnet sich ein Formeleditor. Der Formeltext der aktuellen Cursorposition wird oben noch einmal eingeblendet. Abbildung Planner 3 Formelzeile Im Formeleditor werden sowohl die Berichtszeilen als auch gepflegte Nebenrechnungszeilen als Variablen eingeblendet und können durch mathematische Operationen verknüpft werden. 74

75 Abbildung Planner 3 Formeleditor Nebenrechnung Von der Seite der Planwerte aus können Sie über den Button Nebenrechnung in die Nebenrechnung wechseln. Wie in Kapitel 13.4 Nebenrechnung beschrieben, können bestimmte Nebenrechnungsstrukturen definiert werden. In der Planung werden diese Strukturen eingefügt und mit Werten versehen. Abbildung Planner 3 Nebenrechnung Über den + Button wird eine Nebenrechnung für den gewählten Plan angelegt. Die Bezeichnung ist einzugeben, die Struktur wird aus den Vorlagen der Nebenrechnung gewählt. 75

76 Abbildung Planner 3 Nebenrechnung Werte Nach Wahl einer Struktur werden deren Detailzeilen angelegt. Die einzelnen Positionen der Nebenrechnungsdaten sind mit Werten zu füllen. Die Formelzeilen sind farblich markiert und werden direkt berechnet. Über den Button sind Nebenrechnungen, die noch nicht im Businessplan verwendet werden, zu löschen. Mit Übernehmen werden die Werte in der Datenbank gesichert. Über den Druckbutton im Kopf sind die Nebenrechnungen zu drucken. Die hier angelegten Nebenrechnungen können in den Formeln des BusinessPlan berücksichtig werden. Wird im BusinessPlan eine Formel erstellt, stehen im Formeleditor die Nebenrechnungen unter den Variablen zur Verfügung. Abbildung Planner 3 Nebenrechnung Formeleditor Über den Button Zurück oder durch einen Klick auf Stammdaten, Planwerte wechseln Sie wieder auf die Seite der Stammdaten bzw. der Planwerte. Die Änderungen in der Nebenrechnung werden gesichert und auf die Planwerte übernommen, sofern die Nebenrechnung in Planformeln angesprochen wird. 76

77 Mit dem Button Abbrechen wird die Nebenrechnung ohne Sichern der Daten verlassen. Der Button NebenrechStrukt wechselt zur Nebenrechnungsstruktur, die in Kapitel 13.4 näher beschrieben wird. Abbildung Planner 3 Nebenrechnung Struktur Hier können noch Änderungen, z.b. fehlende Zeilendetails hinzufügen, vorgenommen werden. Über den Button Zurück oder durch einen Klick auf Stammdaten, Planwerte, Nebenrechnung wechseln Sie wieder auf die Seite der Stammdaten, Planwerte bzw. Nebenrechnung. Die Änderungen in der Nebenrechnungsstruktur werden gesichert und in die Nebenrechnung übernommen. Mit dem Button Abbrechen wird die Nebenrechnungsstruktur ohne Sichern der Daten verlassen Importprotokoll Im Importprotokoll wird in jeder Datenzeile der Plandatenarten die dazugehörende Planung (siehe Spalte Planung) gesichert. So kann von der markierten Zeile durch einen Doppelklick auf die Planspalte in den BusinessPlan verzweigt werden. Abbildung Planner 3 Importprotokoll 77

78 Der gefundene Knoten wird direkt angezeigt. Abbildung Planner Nebenrechnung Nebenrechnungsstruktur Nach Wahl des Mandanten kann die Struktur wie im BusinessPlan angelegt werden. Die oberste Ebene Nebenrechnung ist immer vorhanden. Mit einem rechten Mausklick wird das Menü angezeigt, welches das Hinzufügen der Gliederungsebenen, dies sind reine Beschreibungen sowie der Strukturebenen, den eigentlichen Nebenrechnungen, ermöglicht. Nach dem Hinzufügen einer Ebene können die jeweiligen Bezeichnungen durch einen Mausklick in das Feld Bezeichnung oder mit F2 in dem markierten Feld geändert werden. Die Ebenen sind auch zu löschen. Wird eine Ebene Nebenrechnung gelöscht, wird geprüft, ob die Nebenrechnung im BusinessPlan in Verwendung ist. Wenn ja, kann Sie nicht gelöscht werden. Soll eine Nebenrechnung im BusinessPlan nicht mehr zur Auswahl stehen, kann sie in der Spalte Aktiv deaktiviert werden. Durch Wahl des Punktes alle Knoten erweitern werden alle Ebenen aufgeklappt, durch den Punkt alle Konten reduzieren geschlossen. Die Struktur eines Knotens kann kopiert werden. Beim Kopieren der Struktur wird die Nebenrechnung automatisch in der Datenbank gesichert. 78

79 Abbildung Nebenrechnung Struktur Nebenrechnungdetails Die Detailmaske zeigt die einzelnen Zeilen der Nebenrechnung sowie eine Formelzeile im unteren Bereich. Über den + Button wird eine neue Zeile hinzugefügt. Es erscheint eine neue Maske, in der die Zeilennummerierung vorgeschlagen wird. Diese kann so übernommen oder auch manuell verändert werden. Im Feld Bezeichnung ist der gewünschte Text einzutragen. Mit OK wird die neue Zeile in die Zeilendetails übernommen. Mit Abbrechen wird keine neue Zeile angefügt. Abbildung Nebenrechnung Details Beim Hinzufügen wird die neue Zeile hinter der zu diesem Zeitpunkt gewählten Zeile positioniert. 79

80 Die Reihenfolge der Positionen kann nachträglich über die Pfeile Die Sortierung richtet sich nicht nach der Nummerierung der Zeilen. verschoben werden. In der Spalte Funktion ist eine Zeile als Wertezeile oder Formelzeile zu definieren. Die Werte werden im BusinessPlan mit Werten gefüllt, die Formelzeilen werden aus den jeweiligen Werten berechnet. Für die Formelzeilen ist im unteren Bildbereich die Formel über einen Formeleditor wie im Businessplan einzutragen. Durch einen Doppelklick in das Textfeld im unteren Bildbereich wird der Formeleditor geöffnet. Abbildung Nebenrechnung Formelzeile Abbildung Nebenrechnung Formeleditor Für die Formeln stehen in der Nebenrechnung angelegten Zeilen unter Variablen zur Verfügung und können z.b. über mathematische Funktionen verknüpft werden. 80

81 14. Verarbeitung 14.1 Verarbeitungslauf Der Verarbeitungslauf fasst in einer Übersicht die Schritte zusammen, die notwendig sind, um Daten in collectio zu importieren, aufzubereiten und anschließend in einer Datenmeldung wieder auszugeben. Im Idealfall, d.h. wenn in keinem der einzelnen Schritte ein Fehler auftritt, kann hier in diesem Menüpunkt durch Setzen des Hakens vor den Punkten Import, Prüfung, Verarbeitung, Datenmeldung und Dateiversand an Hersteller ein kompletter Verarbeitungslauf gestartet werden. Das Bestätigen von OK startet die Verarbeitung. Abbildung 14-1 Verarbeitung Mandant: Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich nur für einen ausgewählten Mandanten. Zeitraum: Der Zeitraum für die Verarbeitung kann eingegrenzt werden, beschränkt sich aber generell auf ein Buchungsjahr. Für die Datenmeldung ist jeweils die Periode bis von Bedeutung. Je nach Hersteller werden die Daten des gesamten Jahres bis zum Endzeitpunkt oder eben nur für den in Periode bis eingestellten Monat gemeldet (siehe Abschnitt 15 Datenmeldung). Die einzelnen Punkte : Import Tab-Seite Plandaten mit Plandaten generieren (nur für Planner Version 2 und Lizenz Planner aktiv) Verarbeitung Tab-Seite Hochrechnung mit Hochrechnung generieren (nur mit Lizenz Planner aktiv) Datenmeldung Filterprüfung (nur für Hersteller Daimler aktiv) Dateiversand an Hersteller (nur für Hersteller Daimler aktiv) DataCheck (nur für Hersteller Daimler und Lizenz ITPMPlausi aktiv) werden nachfolgend näher beschrieben. Import: Bei der Auswahl Import werden die Daten aus der Finanzbuchhaltung neu in die collectio Datenbank importiert. Diesen Punkt wählen Sie, wenn Daten in der Finanzbuchhaltung verändert wurden. Die Einstellungen, die je nach FiBu-Version vorzunehmen sind, werden in einem nachfolgenden Kapital näher beschrieben. Nach dem Import wird das Import-Mapping ausgeführt in der Reihenfolge der laufenden Nummern, die dort eingetragen sind (siehe Abschnitt 8.2 Import-Mapping). 81

82 Es besteht außerdem die Möglichkeit noch nicht in collectio vorhandene Konten als Finanz- oder Statistikkonto anzulegen. Abbildung 14-2 Kontenneuanlage Die Buchungssätze der Konten, die innerhalb dieses Verarbeitungsschrittes als Statistikkonten angelegt wurden oder bereits als Statistikkonto vorhanden sind, werden in das Statistikprotokoll geschrieben. Fehlende Konten werden im Importprotokoll unter fehlerhaft gekennzeichnet. Tab-Seite Plandaten und Plandaten generieren: Dieser Punkt ist nur sichtbar aktiv, wenn mit der Planung (Version 2) gearbeitet wird. Hier werden die Planzahlen generiert, um sie in einer Auswertung den IST-Zahlen gegenüberstellen zu können oder um die Plandaten zu melden. Die Prüfung der Daten erfolgt entweder nach dem Import, wenn keine Verarbeitung ausgewählt wurde oder vor der Verarbeitung. An dieser Stelle wird geprüft, ob alle Konten vorhanden sind. Anschließend werden die Vorbelegungen gesetzt und abschließend werden die Dimensionspflichtprüfungen durchgeführt. Fehler werden im Importprotokoll angezeigt. Verarbeitung: Bei der Verarbeitung wird die Verteilung der Gemeinkosten mit Hilfe der Umlagen vorgenommen und anschließend ein Zuordnungslauf gestartet, der die ID-Konten und ID-Kostenstellen zuordnet. Die Verarbeitung der Gemeinkosten beinhaltet alle zur Periode gehörenden Umlagen, die in der Reihenfolge ihres Ranges abgearbeitet werden. Die Auswahl der Datenarten bezieht sich auf die Kostenverteilung und Zuordnung innerhalb der Verarbeitung. So kann z. B. eine Verarbeitung nur für die Plandaten durchgeführt werden. Die Einstellung der letzten Verarbeitung wird beim nächsten Aufruf wieder angezeigt. Die Verarbeitung setzen Sie ein, wenn Stammdaten und/oder Buchungen in collectio geändert oder erweitert wurden. Außerdem bereitet die Verarbeitung die generierten Plandaten (siehe Planung) für eine Auswertung auf. Desweiteren wird geprüft, ob die Kombination aus Kostenstelle und Konto plausibel ist. Fehlerhafte Buchungen werden im Kostenumlageprotokoll gekennzeichnet. Fehlen für das ausgewählte Jahr die Umlageverfahren, so erscheint die Meldung Mit Bestätigen des OK-Buttons werden sämtliche Umlageverfahren des Vorjahres auch für das aktuelle Jahr angelegt und das Programm fährt mit der Verarbeitung fort, es sei denn, dass auch für das Vorjahr keine Umlageverfahren existieren. Mit Abbrechen wird das Programm an dieser Stelle mit dem Fehler 82

83 abgebrochen. Die Verarbeitung ist Voraussetzung für einen korrekten Datenfluss in die Auswertungen (siehe Abschnitt Auswertungen). War die Verarbeitung korrekt, ist der Wert vor und nach Umlage gleich. Bei den Werten handelt es sich um Prüfziffern, die durch die Summierung von Soll und Haben gebildet werden. Die Werte werden in der Informationsbox angezeigt. Sollten Fehler aufgetreten sein, können diese anhand des Kostenumlageprotokolls und Statistikprotokolls (Protokollanzeige) bearbeitet und korrigiert werden. i Wenn Fehler aufgetreten sind, wird dieser zu dem jeweiligen Satz im Kostenumlageprotokoll angezeigt. Bei null Fehlern und einer Differenz zwischen den Prüfwerten sind noch nicht korrigierte Importdatensätze vorhanden. Eine weitere Fehlerquelle können Buchungen auf verteilpflichtige Kostenstellen sein, die jedoch nur auf nicht verteilpflichtige Kostenstellen zulässig sind. Tab-Seite Hocherechnung und Hochrechnung generieren: Wird mit dem ITPM.planner gearbeitet, kann die Hochrechnung nach der Verarbeitung generiert werden. Es wird eine neue Datenart HR erzeugt. Diese setzt sich zusammen aus den IST-Daten bis zur gewählten Periode (Ist/Plan-Grenze) und den Plandaten z.b. Datenart P01 bis zum Ende des Jahres. Nach der Verarbeitung oder Hochrechnung generieren werden die Daten für collectioxl-anwender erzeugt. Datenmeldung: Hier wird je nach Hersteller eine Meldedatei für den Versand erstellt. Nachdem die Datei erzeugt wurde, erscheint rechts neben dem Punkt Datenmeldung ein Button: Der Inhalt der erstellten Datei kann damit angezeigt werden (siehe Abschnitt 15 Datenmeldung). Für die Datenmeldung ist jeweils die Periode bis von Bedeutung. Je nach Hersteller werden die Daten des gesamten Jahres bis zum Endzeitpunkt oder eben nur für den in Periode bis eingestellten Monat gemeldet. Filterprüfung: Bei aktivierter Filterprüfung wird unter Angabe der ausgewählten VFNR eine Verbindung zu einem ITPM-Webdienst aufgebaut, der zum einen den Vertragspartnerstatus (z.b. MB-Vertreter, MB-Werkstatt, smart-servicebetrieb usw.) und pro Betrieb die dafür gültigen Filterregeln zurückgibt. Die Meldedatei kann so vor dem Versand mit den Filterregeln der MBVD geprüft werden. Das Fehlerprotokoll wird automatisch angezeigt. Die Anzeige kann über den Button Protokoll wiederholt aufgerufen werden. Dateiversand an Hersteller: Die unter Datenmeldung erzeugte Meldedatei wird nach erfolgreicher Erstellung direkt über collectio versendet. DataCheck: ITPM bietet eine detaillierte Prüfung der Datenmeldung an. Die ausführlichen Ergebnisse geben Aufschluss über den Zustand des Betriebs und zeigen Potentiale anhand von Bandbreiten auf. Diese Prüfung ist kostenpflichtig und kann quartalsweise direkt über die ITPM-Website bestellt werden. i Inhaltliche, betriebswirtschaftliche und mit der Plausibilitätsprüfung in Zusammenhang stehende Fragen sind nicht Bestandteil des collectio-hotlinevertrages. Statuszeile: Der Status des jeweiligen Verarbeitungspunktes wird am Fuße der Maske eingeblendet. Informationsgrid: Ein Protokoll des Verarbeitungsablaufes wird im Informationsgrid angezeigt. Hier stehen auch die Informationen, wie lange z.b. der einzelne Verarbeitungsschritt gedauert hat und ob Fehler in der Verarbeitung aufgetreten sind. 83

84 Abbildung 14-3 Verarbeitungslauf Während der Verarbeitung ist das Kästchen vor dem aktuellen Verarbeitungsschritt blau gefärbt, nach korrekter Verarbeitung grün. Bei Fehlern wird das Kästchen vor dem jeweiligen Verarbeitungsschritt rot dargestellt. Die einzelnen Verarbeitungsschritte werden während des Verarbeitungslaufes angezeigt und rot dargestellt, wenn Fehler aufgetreten sind. Nach Beendigung des Verarbeitungslaufes werden nur die Verarbeitungspunkte angezeigt, die Detailzeilen sind ausgeblendet. Über die Buttons Drucken oder Export nach Excel kann das Imformationsgrid gedruckt oder nach Excel exportiert werden. Bei gravierenden Fehlern in einem Verarbeitungsschritt erscheint eine Meldung. Der fehlerhafte Punkt wird gekennzeichnet und die Verarbeitung abgebrochen, bzw. es wird nachgefragt, ob der Vorgang abgebrochen werden soll Import aus der Finanzbuchhaltung Hier sind je nach Finanzbuchhaltungsversion verschiedene Einstellungen nötig. Grundsätzlich müssen die Fibu- Version und die neutrale Kostenstelle des jeweiligen Mandanten in den Parametern gepflegt sein. Fehlt eine Einstellung, wird direkt der Menüpunkt Parameter (siehe Abschnitt Parameter) zur Pflege der fehlenden Werte geöffnet. Über den Button,Einstellungen können die für die aktuelle Finanzbuchhaltung notwendigen Importparameter eingestellt oder geändert werden. Der Button wird nur eingeblendet, wenn Einstellungen erforderlich sind gypsilon FiBu Beim Import aus der gypsilon FiBu können die Daten nach Datum oder Buchungsmonat selektiert übernommen werden. Hierfür ist unter Extras-Parameter die Einstellung zu treffen (siehe Abschnitt Parameter). FiBu-Version gypsilon für die Versionen vor 8.x, gypsilon8 für die Version ab 8.x (next Generation) Abbildung 14-4 gypsilon Einstellungen Haben Sie in den Parametern den Import nach Buchungsmonaten eingestellt und möchten nach einem Jahreswechsel Daten des Vorjahres importieren, schränken Periode bis z.b. auf 12 / 2011 ein. So werden Buchungen, die in der FiBu in den Perioden 13 und folgende vorgenommen wurden, nicht in collectio übernommen. Dies kann zu Abweichungen zwischen den FiBu- und collectio-auswertungen führen. Erweitern Sie die Periode bis auf 99 / 2011, werden alle Buchungen aus der FiBu übernommen. Buchungen der Periode 13 und folgende werden in collectio dem Monat 12 zugewiesen. 84

85 14.4 Autoline collectio verfügt auch über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung des Systems Autoline. Hierfür wird die Lizenz collectioautoline benötigt. Über den Reportmanager in Autoline können Sie den Bericht VACIR erstellen. Der Name der Datei lautet VAC01.csv. Diese Datei muss in einem Verzeichnis, das in collectio als Verzeichnis für die Quelldatei angegeben werden kann, abgelegt werden. Beim Import werden die Daten direkt aus der erstellten Datei VAC01.csv importiert. Einstellungen: Abbildung 14-5 Autoline Einstellungen Feldbeschreibungen: Position: Die Position gibt die Stelle an, an der sich das Feld in der Quelldatei befindet. Länge: Hier wird hinterlegt aus wie vielen Zeichen das Feld (Mandant, Buchungsjahr, Monat usw.) besteht. Standard: Sollte in der Übergabedatei aus der Buchhaltung an der angegeben Position kein Wert vorhanden sein, wird der hier hinterlegte Standard gesetzt. Stelle csv: Hier wird eingetragen, an welcher Position sich das Feld in der Datei befindet. Feldtrennzeichen: Hier wird eingetragen, durch welches Zeichen die einzelnen Felder in der CSV-Datei getrennt sind. Dezimaltrenner: Hier ist das Dezimaltrennzeichen einzutragen, das in der Quelldatei verwendet wird. Verwenden Sie Komma, Punkt oder ein Leerzeichen. 1. Zeile Über: Dieser Punkt ist zu aktivieren, wenn die erste Zeile der Datei übersprungen werden muss, da dort evtl. Überschriften stehen. Vorzeichen rechts: Hier kann festgelegt werden, ob sich das Minus für negative Beträge auf der rechten Seite des Wertes befindet. Datumsformat: Hier wird das Format für das Datum in der Quelldatei angegeben. Quelldatei: Wie oben beschrieben, wird die Quelldatei aus der FiBu in einem Verzeichnis gespeichert, das hier angegeben wird ASCII FIX Über diesen Punkt kann der Import aus Buchhaltungen mit festem Satzaufbau aufgerufen werden. Unter festem Satzaufbau ist hier zu verstehen, dass in der Auslesedatei aus der FiBu bestimmte Größen ihren festen Platz haben. 85

86 Einstellungen: Abbildung 14-6 ASCII FIX Einstellungen (Hier sind die Einstellungen zum Import der kove.asc, wenn gypsilon im Rechenzentrum ist.) Feldbeschreibung: Position: Die Position gibt die Stelle an, an der sich das Feld in der Quelldatei befindet. Länge: Hier wird hinterlegt aus wie vielen Zeichen das Feld (Mandant, Buchungsjahr, Monat usw.) besteht. Standard: Sollte in der Übergabedatei aus der Buchhaltung an der angegeben Position kein Wert vorhanden sein, wird der hier hinterlegte Standard gesetzt. Stelle csv: Hier wird eingetragen, an welcher Position sich das Feld in der Datei befindet. Feldtrennzeichen: Hier wird eingetragen, durch welches Zeichen die einzelnen Felder in der csv-datei getrennt sind. Dezimaltrenner: Hier ist das Dezimaltrennzeichen einzutragen, das in der Quelldatei verwendet wird. Verwenden Sie Komma, Punkt oder ein Leerzeichen. 1. Zeile Über: Dieser Punkt ist zu aktivieren, wenn die erste Zeile der Datei übersprungen werden muss, da dort evtl. Überschriften stehen. Vorzeichen rechts: Hier kann festgelegt werden, ob sich das Minus für negative Beträge auf der rechten des Wertes befindet. Datumsformat: Hier wird das Format für das Datum in der Quelldatei angegeben. Quelldatei: Wie oben beschrieben, wird die Quelldatei aus der FiBu in einem Verzeichnis gespeichert, das hier angegeben wird ASCII VAR Dieser Programmpunkt ruft den Datenimport mit einer Quelldatei mit variablem Satzaufbau auf. Die Datenfelder in einer solchen Datei haben keinen festen Platz sondern sind durch bestimmte Zeichen getrennt. Einstellungen: 86

87 Abbildung 14-7 ASCII VAR Einstellungen Feldbeschreibungen: Position: Die Position gibt die Stelle an, an der sich das Feld in der Quelldatei befindet. Länge: Hier wird hinterlegt aus wie vielen Zeichen das Feld (Mandant, Buchungsjahr, Monat usw.) besteht. Standard: Sollte in der Übergabedatei aus der Buchhaltung an der angegeben Position kein Wert vorhanden sein, wird der hier hinterlegte Standard gesetzt. Stelle csv: Hier wird eingetragen, an welcher Position sich das Feld in der Datei befindet. Feldtrennzeichen: Hier wird eingetragen, durch welches Zeichen die einzelnen Felder in der csv-datei getrennt sind. Dezimaltrenner: Hier ist das Dezimaltrennzeichen einzutragen, das in der Quelldatei verwendet wird. Verwenden Sie Komma, Punkt oder ein Leerzeichen. 1. Zeile Über: Dieser Punkt ist zu aktivieren, wenn die erste Zeile der Datei übersprungen werden muss, da dort evtl. Überschriften stehen. Vorzeichen rechts: Hier kann festgelegt werden, ob sich das Minus für negative Beträge auf der rechten des Wertes befindet. Datumsformat: Hier wird das Format für das Datum in der Quelldatei angegeben. FiBu-Spezifika: Hier legen Sie die Konteneigenschaften spezifischer Buchhaltungssysteme fest. Beim Import werden die eingestellten Eigenschaften neben der FiBu-Version eingeblendet. Quelldatei: Die Quelldatei aus der FiBu wird in dem hier angegebenen Verzeichnis gespeichert DKSAS400 collectio verfügt ebenfalls über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung des Systems DKS. Einstellungen: 87

88 Abbildung 14-8 DKSAS400 Einstellungen In den Einstellungen sind die Verbindungseigenschaften zur AS400 zu hinterlegen. Das sind die IP-Adresse des Hosts, der Benutzer mit dem Passwort zur Anmeldung in der Finanzbuchhaltung, die Standardbibliothek sowie die Bibliotheksliste, welche im Normalfall mit der Mandantennummer übereinstimmt. Um die Daten des gewünschten Zeitraums lesen zu können, ist eine Zuordnung des DKS-Jahres, welches einem Buchstaben entspricht, zu der Jahreszahl zu machen. Das Betragsfeld ist zu füllen, da je nach Anwender die Salden der Konten in dem Feld HW1BUCHGBTR oder HW2BUCHGBETR liegen. Werden beim Buchen in der DKS-FiBu über einen Verteilungsschlüssel verschiedene Kostenstellen angesprochen, kann es zu Rundungsdifferenzen im Cent-Bereich kommen. Durch Eintragen einer Rundungsdifferenz z.b. 0,03 werden Rundungsdifferenzen bis zu 3 Cent in collectio automatisch ausgeglichen. Dazu wird der Differenzbetrag auf der zuletzt angesprochenen Kostenstelle in der Buchung korrigiert. Kostenstellenbuchungen werden durch ein Buchungskennzeichen identifiziert. Standardmäßig wird der Buchstabe K verwendet. Es können jedoch weitere Buchstaben in der DKS für Kostenstellenbuchungen definiert werden. Diese Buchstaben sind hier durch Semikolon getrennt zu hinterlegen. Standardmäßig wird direkt vom Host gelesen. Die gelesenen Buchungen werden in der Zwischendatei gesichert. In einzelnen Fällen kann es notwendig sein aus der Zwischendatei zu lesen, dann ist der Haken bei Lesen aus Zwischendatei zu setzen. 88

89 15. Datenmeldung 15.1 Datenmeldung VACIR Am Beispiel des Herstellers DAIMLER wird dieser Programmpunkt erläutert. Es wird eine Meldedatei für den Versand erstellt. Es ist einzustellen, bis zu welcher Periode die Daten gemeldet werden sollen. Es können die Dateien für die Betriebe erstellt werden, welche in den Stammdaten als Hauptbetrieb gekennzeichnet wurden. Die zu meldende VF-Nummer ist zu wählen. Es werden automatisch folgende Daten exportiert: Alle Hauptbetriebe, die angehakt wurden. Alle monatlichen Finanzwerte von Januar bis zur eingegebenen Periode. Alle monatlichen Statistikwerte von Januar bis zur eingegebenen Periode. Abbildung 15-1 VACIR Datenmeldung i Beim Erstellen der EAU-Datei wird abgeprüft, ob Finanzdaten zur Erstellung zur Verfügung stehen. Sollte das nicht der Fall sein, müssen die Daten mit einem Import bzw. einer Kostenverteilung aufbereitet werden (siehe Abschnitt Verarbeitungsläufe). Über den Button Zieldatei werden einmalig die Einstellungen für das Erstellen der EAU-Meldedatei vorgenommen (Die Speicherung erfolgt pro Benutzer und Workstation in der Parametertabelle). Die EAU-Datei wird hier zwischengespeichert, bevor der Versand erfolgt. Nach dem Erstellen der EAU-Datei kann über den Button Meldedatei der Inhalt der Meldedatei angezeigt werden. 89

90 Abbildung 15-2 VACIR Meldedatei Nach erfolgreicher Erstellung der Meldedatei, kann diese direkt über collectio versendet werden, hierfür ist der Haken bei Dateiversand an Hersteller zu setzen. Der Verlauf des Versands wird protokolliert. Die zu übertragenden Daten werden verschlüsselt und komprimiert. Nach Eingang auf dem MBVD-Server erhalten Sie automatisch per eine Empfangsbestätigung Meldung der Planzahlen Zur Übermittlung der Planzahlen kann unter Plandaten die Plandatenart ausgewählt werden (P01-P09) Voraussetzungen für die Übertragung auf den MBVD-Server: Es wird ein Zugriff auf das Internet benötigt. Ist ein Proxyserver im Einsatz, können alle Einstellungen des Proxyservers unter Extras -> System -> Parameter hinterlegt werden. SPROXYIP : IP-Adresse des Proxyservers. SPROXYPORT : Port des Proxyservers. SPROXYDOMAENE : Hier ist standardmäßig kein Eintrag erforderlich. SPROXYBENUTZER : Benutzername für die Anmeldung am Proxyserver. SPROXYPASSWORT : Passwort des Benutzers 90

91 Schrittweise Anweisung: Schritte bis zur Datenmeldung Es soll die Meldedatei für DAIMLER erstellt werden. Diese Schritte sind bis zur Erstellung der EAU- Datei zu vollziehen. 1. Pflege der Statistikdaten (siehe Abschnitt 11.1 Statistikdaten pflegen). 2. Datenimport aus der FiBu und Verarbeitung (siehe Abschnitt 14.1 Verarbeitungslauf). 3. Bei vorhandenen Fehlern, diese beheben. Mögliche Fehler können sein: ID-Konto fehlt (siehe Stammdaten > Allgemein -> Sachkonten) Kostenstelle fehlt (siehe Stammdaten > Allgemein -> Kostenstellen). Konto kostenstellenpflichtig (Korrektur in der FiBu oder manuell) 4. Nach Korrekturen in der FiBu muss ein neuer Import durchgeführt werden. 5. Bei Korrekturen in collectio, diese mit einer Verarbeitung erneut bearbeiten lassen. 6. Erstellung der EAU-Datei (siehe Abschnitt 14.1 Verarbeitungslauf- Datenmeldung) Datenmeldung BMReport Abbildung 15-3 BMReport Zieldatei Für die Erstellung des BMReport ist hier Hersteller VW auszuwählen. Ist ein Betrieb für den Hersteller VW angelegt, so kann hier die Meldedatei erstellt werden. In dem Feld VF- Nummer stehen Ihnen die Betriebe zur Verfügung, welche in den Stammdaten als VW Betrieb gekennzeichnet sind. Es werden automatisch folgende Daten exportiert: Alle monatlichen Finanzwerte der eingegebenen Periode bis. Alle monatlichen Statistikwerte der eingegebenen Periode bis. Über den Button Zieldatei werden einmalig die Einstellungen für das Erstellen der Meldedatei vorgenommen (Die Speicherung erfolgt pro Benutzer und Workstation in der Parametertabelle). i Die Meldedatei muss in diesem Fall von Hand per Mail versendet werden. Nach dem Erstellen der Meldedatei kann über den Button Meldedatei der Inhalt angezeigt werden. 91

92 Abbildung 15-4 BMReport Meldedatei 15.3 Datenmeldungen anderer Hersteller Für die Datenmeldungen anderer Hersteller ist in gleicher Weise der Hersteller auszuwählen, die Periode und die VFNRs, die gemeldet werden sollen. Die Meldedatei, die in einem vorher festgelegten Verzeichnis gespeichert wird, muss anschließend von Hand per Mail versendet werden. 92

93 16. Betriebsvergleich Innerhalb von ITPM.collectio können neben dem Vergleich von Ist-, Vorjahres- und Plandaten auch Vergleiche zu den Daten anderer Unternehmen durchgeführt werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Daten vorab importiert werden. Hierfür sieht ITPM.collectio den Programmpunkt Datenimport im Menü Bewegungsdaten/Betriebsvergleich vor. Es können Daten importiert werden, die dem EAU-Format entsprechen. Somit ist es nicht notwendig, dass das Unternehmen, welches die Daten bereitstellt, ITPM.collectio einsetzt. Um anderen Unternehmen wiederum Ihre Daten zur Verfügung zu stellen, verwenden Sie den Punkt Datenexport im Menü Bewegungsdaten/Betriebsvergleich. Sie können hier entscheiden, welche Art von Daten Sie bereitstellen wollen. Die erzeugte Datei wird durch Sie z.b. per an den Empfänger übertragen. Dieser wiederum kann sie in sein ITPM.collectio importieren. Der Austausch der Daten erfolgt auf Basis von Vertragspartnernummern, Identkonten und kostenstellen der MBVD. Neben den Istdaten können auch Plandaten ausgetauscht werden Fremdimport EAU-Datei (Datenimport) Abbildung 16-1 Betriebsvergleich Abbildung 16-2 Import einer EAU- Datei für den Betriebsvergleich Beim Import der Daten des fremden Unternehmens werden die Stammdaten automatisch angelegt. ITPM.collectio vergibt Mandantennummern ab der Nummer 900 und kennzeichnet diese als Betriebsvergleichsmandanten. Für Betriebsvergleichsmandanten werden keine zusätzlichen Lizenzen benötigt. Die neuen Mandanten werden mit den Vertragspartnernummern aus den Quelldateien angelegt. 93

94 Abbildung 16-3 Einstellungen Betriebsvergleich i Beim späteren evtl. Löschen eines Betriebsvergleichsmandanten über den Programpunkt Stammdaten/Allgemein/Mandantenstamm werden ebenfalls alle dazugehörenden Filialen, Kostenstellen und Bewegungsdaten gelöscht. Filialen und Kostenstellen werden für die Betriebsvergleichsmandanten automatisch beim Import der Quelldatei angelegt. Sie sind durch den Anwender nicht änderbar. Die Filialnummern werden pro Mandant in laufender Reihenfolge vergeben. Als Filialbezeichnung wird die VFNR des fremden Unternehmens verwendet. Abbildung 16-4 Filialen der Betriebsvergleichsmandanten Abbildung 16-5 Kostenstellen der Betriebsvergleichsmandanten 94

95 i Wird die gleiche Quelldatei zweimal nacheinander eingelesen, so werden die vorhandenen Daten zuerst gelöscht (in den Vertragspartnernummern, den Filialen, den Kostenstellen, der Reporttabelle und in den Statistikdaten). Ausnahme: Entsprechen die Mandantenstammdaten der neuen Quelldatei exakt den bereits in ITPM.collectio vorhandenen Stammdaten, werden nur die Bewegungsdaten gelöscht, die dem Buchungsjahr entsprechen, das mit der neuen Quelldatei importiert werden soll. Andere Buchungsjahre bleiben dadurch erhalten. i Im Berichtsgenerator können die Betriebsvergleichsmandanten nach dem Datenimport analog den eigenen Daten ausgewertet werden. Auswertungen, die Betriebsvergleichsmandanten mit einschließen, sollten auf der Kontenbasis Identkonto erstellt werden. Abbildung 16-6 Auswertung der Betriebsvergleichsmandanten Abbildung 16-7 Bericht der Betriebsvergleichsmandanten 16.2 Betriebsdatenexport (Datenexport) 95

96 Abbildung 16-8 Betriebsdatenexport Beim Export der eigenen Daten für einen Betriebsvergleich kann der Umfang der Konten angegeben werden: - Bilanzkonten (Kontenklasse 0, 1, 3) - GuV / Ergebnisrechnung (Kontenklasse 2, 4, 5, 6, 7, 8) - Statistikdaten Es können sowohl Plan- als auch Istdaten exportiert werden. Der Name der Zieldatei ist frei zu wählen, das Format ist EBCDIC. Die Exportdatei muss durch den Anwender an den Empfänger übermittelt werden. 96

97 17. Datenaustausch Der Datenaustausch kann für den Mandantenvergleich aus unterschiedlichen collectio Systemen angewandt werden. Es ist darauf zu achten, dass das exportierende und importierende System dieselbe Programmversion haben, da dies beim Import überprüft wird collectio Datenexport In diesem Menüpunkt werden Mandanten mit ihren Daten exportiert, um sie in einem anderen collectio System wieder zu importieren, um dort Auswertungen zu erstellen. Abbildung 17-1 collectio Datenexport Im Datenumfang wird der Mandant ausgewählt, dessen Daten exportiert werden sollen. Zur Auswahl stehen die Mandanten zur Verfügung, für die der Benutzer die Berechtigung in diesem Menüpunkt hat. Unter von Periode und bis Periode wird der Zeitraum eingetragen, den der Datenumfang beinhalten soll. Dies können einzelne Monate, Jahre oder der komplette Zeitraum sein. Der Name der Zieldatei ist frei zu wählen. Nach Klicken auf Ok werden die Daten des ausgewählten Mandanten in die angegebene Datei gespeichert und anschließend wird die Datei gepackt. Es werden keine Marken und keine Dimensionstypen exportiert. Falls ein Vergleich auf diese Dimensionen zurück greifen soll, sind die Marken und Dimensionen in den collectio Systemen gleich zu schalten. Weitere Dimensionen sind bei einer Access Datenbank nicht vorhanden, werden daher nicht exportiert und können insofern auch nicht importiert werden collectio Datenimport In diesem Menüpunkt werden die Mandanten importiert, die über collectio Datenexport aus einem andern collectio System exportiert wurden. Abbildung 17-2 collectio Datenimport 97

98 Bei der Mandantenauswahl ist die Mandantennummer zu wählen unter der der Mandant gespeichert werden soll. Zur Auswahl stehen die Mandanten zur Verfügung, für die der Benutzer die Berechtigung in diesem Menüpunkt hat. Nach Eingabe der Quelldatei wird mit Klicken auf Ok der Import gestartet. Falls für den Mandanten bereits Daten existieren erfolgt eine Abfrage, ob der Mandant überschrieben werden soll: Bei Ja werden die bisherigen Daten gelöscht und die neuen Daten importiert. Bei Nein kann eine andere Mandantennummer selektiert werden. Nach erfolgtem Import steht der Mandant als Betriebsvergleichsmandant in collectio zur Verfügung und kann in den Auswertungen ausgewählt werden. Der Mandant und seine Daten können nicht verändert werden. Es kann lediglich lesend auf diesen Mandanten zugegriffen werden. Weitere Dimensionen sind bei einer Access Datenbank nicht vorhanden und werden daher nicht importiert. 98

99 18. Auswertungen 18.1 Berichtsgenerator Dialog Dieser Generator steht collectio-anwendern für den Aufbau der Auswertungen zur Verfügung. Vorlagen: Abbildung 18-1 Berichtsgenerator Dialog - Vorlagen Auswahl Vorlagen: Feldbeschreibungen: Vorlage: Hier geben Sie den Namen der Vorlage ein, unter der Sie den Spaltenaufbau sichern möchten oder wählen eine bestehende Vorlage aus der Liste. Auswahl Bericht und Batcheinstellung: Folgende Berichte stehen Ihnen zur Verfügung: Hersteller Daimler / Chrysler: 3 - kurzfristige Ergebnisrechnung (MBVD) 4 Gemeinkostenübersicht (MBVD) 6 Ergebnisrechnung international mit DB-Stufen (MBVD) 100 Differenzierte Bruttoertrags- und Deckungsbeitragsrechnung Teile/Zubehör (ITPM) 101 Differenzierte Bruttoertrags- und Deckungsbeitragsrechnung Werkstatt (ITPM) 102 Differenzierte Bruttoertrags- und Deckungsbeitragsrechnung Verkauf NF (ITPM) 103 Differenzierte Bruttoertrags- und Deckungsbeitragsrechnung Verkauf VF (ITPM) 104 Differenzierte Bruttoertrags- und Deckungsbeitragsrechnung Verkauf GF (ITPM) 105 Differenzierte Bruttoertrags- und Deckungsbeitragsrechnung Verkauf NF (ohne VMU) (ITPM) 106 Überleitung KER[112] zu GuV[131] (ITPM) 107 Überleitung KER[3] zu GuV[131] (ITPM) 112 kurzfristige Ergebnisrechnung (ITPM) 113 kurzfristige Ergebnisrechnung ohne DB-Stufen (ITPM) 114 Gemeinkostenübersicht ohne DB-Stufen (ITPM) Ergebnisrechnung international ohne DB-Stufen (MBVD) Ergebnisrechnung international ohne DB-Stufen (ITPM) Ergebnisrechnung international mit DB-Stufen (ITPM) Umsatzauswertung nach Sparten (ITPM) 99

100 i 141 Ergebnisrechnung I mit DB-Stufen (ITPM) 142 Ergebnisrechnung I ohne DB-Stufen (ITPM) Ergebnisrechnung mit DB-Stufen und Liquidität (BMW) collectio-standard-anwendern steht nur der Bericht 116 zur Auswahl. An der rechten Seite der Berichtsauswahl steht der Button zur Verfügung, mit dem die Formatierungseinstellungen und der Bericht zu dieser Vorlage gelöscht werden kann. Wurde dieser Bericht noch nicht zur Vorlage gespeichert, dann erscheint der Button grau. Basisperiode: Die eingestellte Periode dient als Grundlage für die Berechnung der Werte pro Spalte mit den Zeiträumen als Variablen z.b. AktJahr, VorJahr, AktMon 1 usw. Um z.b. eine Vorjahresauswertung noch einmal aufzurufen, kann die Basisperiode zurückgesetzt werden und die Auswertungen basieren auf den neu eingestellten Zeiträumen. Für das Erstellen eines automatischen Batchlaufs kann die oben als aktuell eingestellte Basisperiode mit übergeben werden: Dafür gibt es im Batchaufruf einen Übergabeparameter z.b. - RP Zieldatei: Hier wird der Name der Datei eingetragen, unter der der gewünschte Bericht gespeichert wird. Mit Kontennachweis: Ist das Häkchen gesetzt, wird die Auswertung mit Kontennachweis erstellt. An Zieldatei anhängen: Die Zieldatei wird nicht neu erstellt, sondern ein weiterer Tabelleneintrag mit der gerade erstellten Auswertung erzeugt. Formatierung: Die Formatierung kann pro Bericht unterschiedlich eingestellt werden. Es stehen die nachfolgenden Optionen zur Verfügung. Abbildung 18-2 Berichtsgenerator Dialog - Formatierung Zeile mit Spaltendetails anzeigen: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird im Bericht zusätzlich eine Zeile mit den Spaltendetails angezeigt, Standard ist keine Spaltendetails. Breite der Bezeichnungszeile: Hier kann die Breite der Bezeichnungszeile eingestellt werden, Standard ist 355. Schriftart: Bei der Auswahl der Schriftart ist darauf zu achten, dass diese auch Bold/Fett unterstützt, ansonsten kann der Bericht nicht angezeigt werden, Standard ist Arial. Diagramm erstellen: Option, ob das Diagramm angezeigt werden soll am Ende des Berichts oder nicht, Standard ist Diagramm erstellen. Orientierung: Einstellung, ob der Druck/Seitenansicht des Berichts im Hoch- oder Querformat erfolgen soll, Standard ist Querformat. Skalierung: Druck/Seitenansicht des Berichts können hier vergrößert oder verkleinert werden, beziehungsweise auf eine bestimmte Seitenanzahl angepasst werden, Standard ist 100% Normalgröße. Seitenrändern: Einstellungen der Seitenränder für den Druck/die Seitenansicht des Berichts in Excel. Hinweis: Die Formatierungen wirken sich auf die Auswertung in Excel aus. Für die Auswertung im Dialog sind nur die Optionen Schriftart und Diagramm erstellen relevant. 100

101 Auswahl Vorlagenparameter: Kontenbasis: Die Auswertung kann auf Basis der FiBu-Konten oder der Identkonten des Herstellers des Berichts erfolgen. Beim Vergleich verschiedener Mandanten desselben Herstellers empfiehlt sich eine Auswertung nach Identkonten. nicht bebuchte Konten: Bei der Auswertung nach Identkonten besteht die Möglichkeit alle, auch die nicht bebuchten Konten, darzustellen. Dies verlangsamt den Aufbau der Auswertung, je nach Anzahl der Identkonten des gewählten Herstellers, erheblich. Überschrift, Kopfzeile 1 bis 3 und Fußzeile: Die Überschrift, die Kopf- und Fußzeilen werden zusammen mit der Vorlage gesichert und erscheinen in der Überschrift, im Kopf bzw. Fuß der Auswertung. Logo: Als Logo wählen Sie ein Bild, welches Sie in den Stammdaten unter Bilder abgelegt haben. Dieses erscheint im Bericht rechts oben als Logo. Button: Auswertung Dialog und Button Starten : Der Bericht wird mit der gewählten Vorlage erstellt und erscheint in einem neuen Fenster. Abbildung 18-3 Berichtsgenerator Dialog - Spalten Feldbeschreibungen: Beschriftung: Der Name der Spalte kann festgelegt werden, z.b. Abweichung Ist-Plan absolut. Spaltenart: Die Spalten können als Wert (Buchungs oder Plandaten), Betriebsvergleich (Betriebsvergleichsdaten der MBVD), Abweichung (Differenz zwischen den Wertespalten), Umsatzbezug (Prozentsatz des Zeilenwerts zum Umsatz der Spalte) oder Leerspalte definiert werden. Für Leerspalten wird lediglich die Spaltenbreite ausgewertet. Betriebsvergleich-Spalten können nur ausgewählt werden, wenn das Markenmodul DAIMLER lizenziert ist. Abbildung 18-4 Auswahl Betriebsvergleich 101

102 Für den Betriebsvergleich stehen die berechneten Gruppen zur Verfügung und je nach Gruppe die jeweiligen Bereiche und damit die dazugehörigen Dimensionen. Abhängig von der Auswahl der Gruppe stehen im Zeitraum die vorhanden Perioden zur Auswahl. Betriebsvergleichsspalten können nur zu Bericht 116 ausgewertet werden. Rundung: Für Werte- und Abweichungsspalten (nur absolut, nicht prozentual) kann die Rundung auf Cent, Euro oder Tausend Euro gewählt werden. Die Ergebniswerte werden dann entsprechend gerundet dargestellt. Für die Abweichungsspalten kann eine Farbgestaltung für positive (grün) bzw. negative (rot) Ergebniswerte gewählt werden. Abbildung 18-5 Kosten Mobilitätsgarantie Spaltenbreite: Hier kann die Breite der jeweiligen Berichtsspalte eingestellt werden, Standard ist 145. Mandanten, Kontenart, Datenarten, Filialen, Kostenstellen, Marken, und weitere Dimensionen: In diesen Auswahlfeldern werden alle in der collectio-datenbank hinterlegten Stammdaten angezeigt. Wählen Sie den Mandanten und markieren Sie die Filialen, Kostenstellen, Datenarten, Marken und Kontenarten die dargestellt werden sollen. Stammdaten, die hier nicht ausgewählt wurden, können in collectio auch nicht ausgewertet werden. Die Auswahl Filiale und Kostenstelle bezieht sich immer auf die Filiale und Kostenstelle nach der Kostenverteilung. Als Datenarten sind standardmäßig die Datenarten der Betriebsbuchhaltung (z.b. BB1 und BB2) sowie die IST-Daten aus der FiBu angehakt. Die hier angezeigten Datenarten sind in dem Parameter BERICHTSDATENART hinterlegt und dort zu ändern bzw. zu erweitern (siehe Menüpunkt Extras / Parameter). Wird mit dem ITPM.planner gearbeitet, stehen zusätzlich die Datenarten P01 bis P09 und HR zur Verfügung. Zeitraum: Hier geben Sie den Zeitraum für die Wertespalten an. Dieser kann für jede Spalte geändert werden. Der Zeitraum ist entweder fest über die Monate oder Jahre einzustellen oder variabel zu halten. Werden die Platzhalter AktJahr, AktJahr - 1, usw. oder AktMon, AktMon 1, AktMon 2 eingestellt, erfolgt beim Starten der Auswertung eine Berechnung des Zeitraums basierend auf dem aktuellen Jahr des Systemdatums. Beispiel zur Einstellung in der Abbildung: Wert aktuelles Jahr. Zeitraum: 01 / AktJahr bis AktMon 1 / AktJahr. Tagesdatum: der berechnete Zeitraum wäre: 01 / 2010 bis 11 / 2010 Tagesdatum: der berechnete Zeitraum wäre: 01 / 2010 bis 12 / 2010 Tagesdatum: der berechnete Zeitraum wäre: 01 / 2011 bis 01 / 2011 Tagesdatum: der berechnete Zeitraum wäre: 01 / 2011 bis 09 / 2011 Mit der Pfeil nach oben bzw. nach unten Taste, können die definierten Spalten verschoben werden. Über den Plus Button wird eine neue Spalte in die Liste zur Bearbeitung hinzugefügt. Über den Minus Button wird die gewählte Spalte wird gelöscht. Button: Auswertung Dialog und Button Starten : Der gewählte Bericht wird mit den gewählten Spaltendefinitionen erstellt und erscheint in einem neuen Fenster. 102

103 Abbildung 18-6 Berichtsgenerator Dialog - Auswertung Das Ergebnis des gewählten Berichts wird angezeigt. Innerhalb der Kopfzeilen, die die Auswahl der Spalte anzeigen, ist es bei WERT-Spalten möglich per Klick auf den Hyperlink eine detaillierte Anzeige der jeweilige Dimension bzw. der Perioden zu bekommen. Die Spaltenüberschriften werden ergänzt mit der konkreten Dimension Die detaillierten Spalten werden farblich markiert und können über denselben Hyperlink reduziert werden. Die Ausgabe nach Excel berücksichtigt die so erzeugten Spalten. Abbildung 18-7 Berichtsgenerator Drill-Through Um Detailinformationen für einzelne Berichtszeilen zu erhalten kann die nächste Ebene durch einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile auf- / zugeklappt werden. Auf der untersten Ebene werden durch Anklicken der Zeile die Kontennachweise angezeigt. Für die Anwender der gypsilon FiBu besteht die Möglichkeit von den Konten-Detailinformationen aus per Doppelklick in die Sachkontenanzeige der FiBu zu wechseln. Button: Auswertung Excel starten : Auch hier besteht die Möglichkeit den aktuellen Bericht nach Excel zu exportieren. bzw. zugeklappt werden. Über diese Buttons in der Kopfzeile können die tieferen Ebenen des Berichts komplett auf- Für bestimmte Berichte können Diagramme erstellt werden. Hier im Beispiel wird das Ergebnis für die Auswertung IER ohne DB-Stufen (MBVD) dargestellt. Die 4 Spalten: Firma 1 akt_jahr, Firma 2 akt_jahr, Firma 1 Vorjahr und Firma 2 Vorjahr werden nebeneinander gestellt. Die farbigen Linien stellen eine Zeile der Auswertung dar z.b. Gross Turnover, Net Revenue usw.. 103

104 Abbildung 18-8 Berichtsgenerator Dialog Diagramm Abbildung 18-9 Berichtsgenerator Dialog Export mit Kontennachweis 104

105 Abbildung Berichtsgenerator Druck Ansicht 18.2 Berichtspflege (Für dieses Zusatzmodul wird die Lizenz Reports benötigt.) Über den Menüpunkt Berichtspflege können Sie individuelle Auswertungsvorlagen erstellen. Abbildung Berichtsverwaltung Es stehen die im Kapitel 3.8 beschriebenen Buttons zur Navigation und Verwaltung der Datensätze zur Verfügung. Beispielsweise lässt sich ein vorhandener Bericht kopieren: Abbildung Bericht kopieren 105

106 Hinweis: Über die Berichtsverwaltung lassen sich nur individuelle Berichte (Berichts-ID ab 1000) ändern und löschen. Die fest vordefinierten collectio-berichte (Berichts-ID < 1000) stehen als Kopiervorlagen zur Verfügung. Wählen Sie aus der Liste der vorhandenen Berichte (Auswertungsvorlagen) den zu bearbeitenden Eintrag aus. Mittels Doppelklick auf einen Bericht öffnet sich die Bericht bearbeiten -Maske. Diese Maske ist in drei Hauptbereiche aufgeteilt. Bericht: Abbildung Bericht Hier sehen Sie die allgemeinen Informationen des Berichts ID und Bezeichnung. Die Berichtsbezeichnung kann hier nachträglich geändert werden. Berichtsstruktur: Abbildung Berichtsstruktur In diesem Bereich können Sie die einzelnen Berichtszeilen des Berichts verwalten. Über die bekannten Grid- Buttons können Sie in den Berichtszeilen navigieren, Zeilen Hinzufügen und löschen. Folgende Zeileneigenschaften können Sie über die Tabellenspalten verwalten: Zeile: Gibt die eindeutige Zeilen-ID an. Kann nur bei Neuanlage einer Berichtszeile festgelegt werden. Bezeichnung: Wird in einem erzeugten Excel- oder HTML-Bericht als Zeilentext angezeigt. Kurzbezeichnung: Dient als Varibalenname im Formeleditor bei Formelzeilen. Funktion: Legt fest, wie die Zeile in collectio behandelt wird. Mögliche Werte: Text (reine Textausgabe der Bezeichnung), Formel (als Wert wird das Ergebnis des angegebenen Formelausdrucks ausgegeben), Konto, StatistikkontoDurchschnitt, StatistikkontoFluss und StatistikkontoBestand (als Wert werden die errechneten Kontenwerte (je nach Art) der angegebenen Konten ausgegeben). Vorzeichen drehen: Legt fest, ob das Vorzeichen des ausgegebenen Zeilenwerts gedreht wird. Bezugszeile Prozent: Legt die Berichtszeile fest, die bei der Berechnung von Umsatzbezugsspalten als 100%-Basiswert gilt. Schriftgrad: Legt die Schriftgröße fest, in der diese Berichtszeile ausgegeben wird. 106

107 Schriftschnitt: Mögliche Werte: Normal, Fett und Kursiv. Unterstrichen: Legt fest, ob der Text einer Berichtszeile unterstrichen ist oder nicht. Hintergrund: Legt die Hintergrundfarbe einer Berichtszeile fest. Standardwert: Transparent. Einzug: Legt die Einzugsebene der Berichtszeile fest. Ebene: Legt die logische Ebene einer Berichtszeile fest. Zeilenwechsel: Legt fest, ob nach dieser Berichtszeile eine Leerzeile ausgegeben werden soll. Seitenwechsel: Legt fest, ob nach dieser Berichtszeile eine neue Seite erzeugt werden soll. Graph: Legt fest, ob der Wert dieser Berichtszeile im Berichtsdiagramm dargestellt wird. Plansperre: Legt fest, ob die zugewiesenen Konten dieser Berichtszeile im Business-Plan geplant werden können. Ausblenden: Legt fest, ob diese Berichtszeile in der berechneten Auswertung ausgegeben wird oder nicht. Der Wert wird in jedem Fall berechnet und kann in Formelzeilen in der Berechnung verwendet werden. Ausgeblendete Zeilen eignen sich somit für Zwischenberechnungen. Ohne Spaltenberechnung: Legt fest, ob Abweichungs- und Umsatzbezugsspalten in dieser Berichtszeile berechnet werden oder nicht. Buttons zum Verwalten der Berichtsstruktur: Mit dem Pfeil-nach-oben- bzw. Pfeil-nach-unten-Button können Sie die Reihenfolge der Berichtszeilen ändern. Mit dem Nach-links- bzw. Nach-rechts-Button können Sie den Einzug einer Zeile verändern. Entspricht der Wert der Ebene dem des Einzugs, werden beide Werte miteinander synchronisiert. Kontosuche: Abbildung Kontosuche Geben Sie in das Textfeld Kontosuche entweder eine Kontonummer oder -bezeichnung ein. Es werden anschließend alle Konto-Berichtszeilen farblich markiert, die das gesuchte Konto zugewiesen haben. Mit Klick 107

108 auf den [X]-Button wird die Suchbox geleert. Über die Schaltflächen [Vorherige] und [Nächste] können Sie durch alle Suchergebnisse navigieren. Berichtszeile: Je nach definierter Funktion wird im Bereich Berichtszeile eine andere Pflegemaske angezeigt. Abbildung Formel- Berichtszeile Bei Formel-Zeilen sehen Sie eine Vorschau der Berichtsformel. Mittels Doppelklick in das Textfeld oder Tastendruck innerhalb des Formel-Textfelds, öffnet sich der Formeleditor, der mit Syntaxvervollständigung und Variablenübersicht und -auswahl das komfortable Editieren der Formel erlaubt. Abbildung Konto- Berichtszeile Bei Berichtszeilen mit der Funktionsart Konto, StatistikkontoDurchschnitt, StatistikkontoFluss oder StatistikkontoBestand erhalten Sie linksstehend eine Auflistung aller zugewiesenen Sachident- bzw. Statistikidentkonten. Auf der rechten Seite finden Sie eine Übersicht über alle herstellerspezifischen Sachidentbzw. Statistikidentkonten. Dabei werden alle Konten, die innerhalb des aktuellen Berichts bereits zugeordnet sind, grün hinterlegt. Zusätzlich erhalten Sie einen Tooltip mit allen diesem Identkonto zugeordneten Konten. Mit diesem Button können Sie alle auf der rechten Seite ausgewählten Konten dieser Berichtszeile zuweisen. Mit diesem Button können Sie alle auf der linken Seite ausgewählten Kontenzuweisungen von dieser Berichtszeile entfernen Export Über den Punkt Export können die durch die Kostenverteilung erstellten Finanz- und Statistikdaten in eine Schnittstellendatei geschrieben werden. Der Anwender hat die Möglichkeit sich eigene Exportvorlagen zu erstellen. Die Tabellenfelder der linken Seite stehen als Ausgabespalten zur Verfügung. 108

109 Abbildung Export Das hier dargestellte Beispiel zeigt die Exportvorlage für Bilanz & Report, der Pfad und Dateiname der zu erstellenden Schnittstellendatei wird im Feld Exportdatei angegeben. Die Auswahlfelder auf der rechten Seite bestimmen die Spalten in der Schnittstellendatei: KONTO; IDKONTODAIMLER; PERIODE; SALDO; VONFIBUFILIALE; VONFIBUKOSTENSTELLE; DA; AUFKOSTENSTELLEDAIMLER; AUFMARKE Die Werte werden durch Semikolon getrennt in der Schnittstellendatei abgelegt. z.b ; ;200903;34,73;1;40000;IST;111; ; ;200903;7,87;1;40000;IST;112; ; ;200903;0,85;1;40000;IST;121; ; ;200903;4,91;1;40000;IST;131; ; ;200903;53,69;1;40000;IST;211; ; ;200903;23,83;1;40000;IST;212; ; ;200903;110,43;1;40000;IST;222; ; ;200903;44,02;1;40000;IST;223; ; ;200903;-6788,05;1;111000;IST;111; ; ;200901;-20726,93;1;111000;IST;111; ; ;200902;-16301,57;1;111000;IST;111; ; ;200902;-5575,05;2;111000;IST;111; ; ;200903;-40430,12;1;111000;IST;111;10 Die Selektionskriterien werden für den Export neu eingestellt. Es können der Mandant, ein bestimmter Zeitraum, die Kombination der Filialen, Kostenstellen, Marken, Datenarten und weiterer Dimensionen wie die Kontenart gewählt werden. Button: Export der Daten starten : Der Bericht wird mit der gewählten Exportvorlage und den jeweiligen Selektionskritierien erstellt. Feldbeschreibungen: 109

110 Abbildung Export Auswahlfelder Tabellenfelder: Hier steht die Liste der zur Verfügung stehenden Tabellenspalten. Auswahlfelder: Hier stehen die für den Export gewählten Felder (Spalten). Markierte Tabellenfelder werden in die Auswahlliste übernommen. Markierte Auswahlfelder werden zurück in die Liste der Tabellenfelder geschoben. Es werden alle zur Verfügung stehenden Felder in die Auswahlliste übernommen. Es werden alle Auswahlfelder zurück in die Liste der Tabellenfelder geschoben. Sobald ein Feld von der linken Seite auf die rechte Seite übernommen wurde, wird es links aus der Liste gelöscht. Die gewählte Auswahlspalte kann um eine Position nach oben verschoben werden. Die gewählte Auswahlspalte kann um eine Position nach unten verschoben werden. Selektionskriterien: Hier können die zu exportierenden Daten für einen Mandanten auf einen bestimmten Zeitraum bzw. auf bestimmte Dimensionen eingeschränkt werden. Standardmäßig werden alle Dimensionen ausgegeben. Nur die Datenarten sind eingeschränkt und schließen die Plandaten erst einmal aus. Werden Statistikkonten angehakt, werden beim Export Informationen zu den Statistikdaten, soweit vorhanden, mit ausgegeben. Da über die Statistikdaten keine Kostenverteilung läuft, gibt es Felder wie z.b. VONFIBUFILIALE, AUFFIBUFILIALE, VONFIBUKOSTENSTELLE, AUFFIBUKOSTENSTELLE nicht. Hier werden die VON- und AUF-Felder mit der Filiale, bzw. der FiBu-Kostenstelle gefüllt. Abbildung Export Selektionskriterien 110

111 Für Mandanten mit abweichendem Wirtschaftsjahr steht zusätzlich die Auswahl Kalenderjahr JAHR, MONAT zur Verfügung. Abbildung Export abweichendes Wirtschaftsjahr 18.4 Collectio Reporting (Für dieses Zusatzmodul wird die Lizenz Reports benötigt.) Mit dieser Lizenz ist auch der Programmpunkt Vorsysteme freigeschaltet (siehe Abschnitt Vorsysteme) Listen Der Programmpunkt bietet die Möglichkeit beliebige Listenausgaben zu definieren. Dabei wird auf die Einstellungen der Vorsysteme zurückgegriffen (siehe Abschnitt Vorsysteme). Abbildung Listen Feldbeschreibungen: Bezeichnung: Hier wird eine eindeutige Bezeichnung für die neue Liste angegeben. Vorsystem: Hier wird ein bereits vorhandenes Vorsystem ausgewählt. unformatiert: Die Liste wird unformatiert im angegebenen Format ausgegeben. formatiert: Die Liste kann über den Button formatiert ausgegeben. mit List & Label passend formatiert werden und wird auch Exportformat: Die Liste kann im XLS, HTML oder PDF-Format ausgegeben werden. 111

112 Batch aktiv: Wird der Punkt Listen ausführen als Batch gestartet, so werden diejenigen Listen erstellt, für die die Eigenschaft Batch aktiv ausgewählt wurde. Exportdatei: Hier wird der Pfad angegeben, wo die erzeugte Liste abgelegt werden soll. Dabei wird automatisch die Bezeichnung als Dateiname mit dem Exportformat als Dateiendung vorgeschlagen, wenn noch keine Exportdatei eingetragen ist. Es können die Platzhalter %Datum% und %Uhrzeit% verwendet werden. Bei der Ausführung wird dies im Dateinamen durch yyyymmdd und HHmmss, dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit ersetzt. Button: Abfrage testen : Die Abfrage der gewählten Liste wird ausgeführt und das Ergebnis wird rechter Hand angezeigt, wobei der Scrollbalken sich automatisch nach rechts bewegt, so dass das Abfrageergebnis sichtbar wird. Button: SQL Manager : Es wird der SQL Manager gestartet, der das Zusammenstellen einer Abfrage erleichtert. Es werden die Tabellennamen der Datenbank und die Tabellenspalten angezeigt, mit Hilfe derer über die grafische Oberfläche die Abfrage zusammengestellt werden kann. Button: Starten : Alle Listen, die unter Ausführung angehakt sind, werden erzeugt und in dem jeweiligen Verzeichnis gespeichert Dokumente Abbildung Dokumente Alle unter Dokumente eingetragenen Dateinamen stehen unter dem Punkt Berichte bereitstellen zur Verfügung Berichte bereitstellen Die unter Punkt 18.1 Berichtsgenerator Dialog angelegten Vorlagen für verschiedene Berichte, die unter Punkt Listen angelegten Listen und die unter Punkt Dokumente gespeicherten Dokumente können im Web veröffentlicht werden. Voraussetzung dafür ist die Lizenz ITPM.Reports und das Arbeiten mit der Benutzerverwaltung in collectio. 112

113 Abbildung Berichte bereitstellen Die Maske ist in zwei Bereiche unterteilt. Die linke Seite stellt die Berichtestruktur dar, in die rechte Seite werden die Berichte eingetragen, die bereitgestellt werden sollen. Die Berichte werden im Web so dargestellt, wie sie in diesen Verwaltprogramm angelegt werden. Feldbeschreibungen linke Seite: Bezeichnung: Hier wird eine eindeutige Bezeichnung für die neue Ebene eintragen. Über das Kontextmenü der rechten Maustaste können Ebenen hinzugefügt und gelöscht werden. Die Hauptebene muss immer vorhanden sein und wird beim ersten Programmstart angelegt. Die Bezeichnung kann geändert werden. Beim Wechsel auf eine andere Ebene werden auf der rechten Seite die zu dieser Ebene gehörenden Berichte angezeigt. Dies geschieht über den Filter, der jederzeit entfernt werden kann. Feldbeschreibungen rechte Seite: Ausführung: Hier werden alle Berichte angehakt, die bereitgestellt werden sollen. Bezeichnung: Eindeutige Bezeichnung für den Bericht, der im Web angezeigt wird. Bericht: Hier wird die Vorlage, die Liste oder das Dokument ausgewählt. Struktur: Gilt nur für ReportDialogberichte; hier muss der Bericht der Vorlage zugeordnet werden. Pro Vorlage aus dem Dokumententyp REPORTDIALOG kann eine Struktur zur Berechnung gewählt werden. Kontennachweis: Gilt nur für ReportDialogberichte, ob der Bericht mit oder ohne Kontennachweis erzeugt werden soll. Analysten: Es werden alle Benutzer ausgewählt, die den Bericht im Web sehen dürfen. Dokumentenart: Automatische Anzeige; ergibt sich aus dem ausgewählten Bericht Dokumententyp: Automatische Anzeige; ergibt sich aus dem ausgewählten Bericht. Einträge aus Berichtsgenerator Dialog erhalten den Dokumententyp REPORTDIALOG, Einträge aus Listen den Dokumententyp LISTE, formatierte Listen den Dokumententyp LIST&LABEL und Einträge aus Dokumente den Dokumententyp BELIEBIG. Unter Dokumentenart wird das jeweilige Format angezeigt, mit dem der Eintrag im Web veröffentlicht wird Button: Bereitstellen der Berichte und Button Starten : Hier werden alle Vorlagen, deren Spalte Ausführung angehakt wurde, mit den gewählten Berichten erstellt und im Web veröffentlicht. 113

114 Abbildung Berichte bereitstellen Berichte löschen Die unter Punkt Berichte bereitstellen im Web veröffentlichten Berichte können unter diesem Menüpunkt wieder gelöscht werden, die Veröffentlichung kann zurückgenommen werden. Voraussetzung dafür ist die Lizenz ITPM.Reports. Abbildung Berichte löschen Die Veröffentlichung der Berichte kann pro Benutzer gelöscht werden über den Button. Nach dem Bestätigen der Löschungen mit dem OK-Button stehen nur noch die angezeigten Berichte für die jeweiligen Benutzer zur Verfügung Datenintegration (ETL - Extract, Transform, Load) (Für dieses Zusatzmodul wird die Lizenz ITPM.Reports benötigt.) Über diesen Programmpunkt können Sie Ihre Daten zentral in collectio verwalten. Dabei wird auf die Einstellungen der Vorsysteme zurückgegriffen (siehe Kapitel 11.6 ITPM.collectio Transfer Seite 50) Die Vor- und Zielsysteme sind dort jeweils zu definieren. Das Zielsystem ist als solches zu kennzeichnen. Als Zielsysteme können zurzeit nur SQLSERVER-Instanzen dienen. Ausgeschlossen ist auch die collectio Datenbank. 114

115 Abbildung ETL Die Maske ist in zwei Bereiche unterteilt. Im oberen Teil werden die schon angelegten individuellen SQL- Abfragen aufgelistet, im unteren Teil werden die dazugehörenden SQL-Abfragen angezeigt. Jede Abfrage für eine Datenintegration erhält eine Bezeichnung, die dem Tabellennamen der neu erzeugten Tabelle im Zielsystem entspricht. Die SQL-Abfrage wird auf das Vorsystem angewendet und das Ergebnis im Zielsystem abgelegt. Zur Erfassung neuer Abfragen ist die Bezeichnung = Name der neu angelegten Tabelle im Zielsystem einzutragen. Vor- und Zielsysteme sind aus der Liste der angelegten Systeme zu wählen. Der Abfragetext ist zu formulieren. Batch aktiv angehakt bedeutet, dass in einem Batchlauf diese Abfragen ausgeführt werden. Um die eingetragene SQL-Abfrage auf ihre Richtigkeit zu prüfen, besteht die Möglichkeit einen Abfragetest durchzuführen. Über den Button Abfrage testen wird auf das definierte Vorsystem zugegriffen. Ist die SQL- Abfrage korrekt formuliert wird ein Ergebnis zurückgegeben. Sind noch Fehler in der SQL-Abfrage, wird die Meldung des Systems eingeblendet. Mit Auslösen des Buttons Abfrage testen wird das Abfrageergebnis automatisch in den sichtbaren Bereich der Maske verschoben. Sobald eine Abfrage ein Ergebnis zurückliefert, werden die Tabellenspalten in dem Fenster Indexspalten angezeigt. Nun besteht die Möglichkeit bestimmte Spalten als Indexspalten zu kennzeichnen und für das Zielsystem wird ein Schlüssel mit diesen Indexspalten erzeugt. Abbildung Abfrageergebnis 115

116 Über den Button Ausführen werden für alle Zeilen, für die der Haken Ausführung gesetzt ist, Tabellen im definierten Zielsystem erzeugt und mit Werten gefüllt. Über den Button SQL Manager oder innerhalb des Kontextmenüs über den Eintrag SQL Manager wird der SQL Manager gestartet, der das Zusammenstellen einer Abfrage erleichtert. Es werden die Tabellennamen der Datenbank und die Tabellenspalten angezeigt, mit Hilfe derer über die grafische Oberfläche die Abfrage zusammengestellt werden kann gypsilon FiBu Sachkontenanzeige Durch die direkte Verbindung zur Datenbank der FiBu (gypsilon ReWe) ist in collectio die Anzeige von Sachkontenbuchungen möglich. Neben der reinen Anzeige können Buchungen korrigiert, umgebucht und ausgeziffert werden. Aufrufen können Sie das Programm über Auswertungen / Sachkontenanzeige. Abbildung gypsilon Sachkontenanzeige Über die Pfeile rechts und links des Kontos kann im Kontenrahmen vor- und zurückgeblättert werden. Nach dem Blättern ist der Button Lesen neu zu betätigen. Neben der einfachen Kontenanzeige können auch Buchungen mehrerer Konten gleichzeitig angezeigt werden. In dem Feld Konto sind die Konten durch Komma getrennt einzugeben, z.b.: , , , In Verbindung mit der Sortierfunktion der Spalte Saldo abs können die Buchungen nach Beträgen sortiert und komfortabel kontenübergreifend ausgeziffert werden. Es besteht die Möglichkeit nach einer bestimmten Rechnungsnummer zu suchen. Es werden alle Buchungen der Rechnungsnummer aufgelistet. Die Suche nach der Rechnungsnummer funktioniert auch in Verbindung mit ausgewählten Konten. Wenn der Gesamtsaldo der angezeigten Buchungen 0,00 beträgt, können über den Button alle ausziffern sämtliche Buchungen ausgeziffert werden. Ausziffern über collectio unter Verwendung der gypsilon FiBu 8 erfolgt in einer eigenen FiBu-Tabelle. Die Auszifferung entspricht somit nicht der direkten Auszifferung über die FiBu. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf einer Buchung) können folgende Zusatzfunktionen ausgeführt werden: Export der Buchungsdaten zu Excel Kontoinformationen anzeigen Umbuchungen vornehmen, die in die Eingangsschnittstelle SMWS der FiBu geschrieben werden. Externes Programm starten, z.b. eine Beleganzeige 116

117 i Die gypsilon-masken in Verbindung der gypsilon FiBu 8 sind überarbeitet worden und beinhalten nun die komfortablen Filtermöglichkeiten. Die Filterzeile, Gruppierungszeile und Fußzeile werden automatisch angezeigt sowie die Summe der Sollund Habenbeträge. Der Export nach Excel gibt die Daten nach Excel so weiter, wie sie in der Tabelle angezeigt werden, Gruppierungen werden jedoch automatisch erweitert Korrektur Sachkontenbuchungen Im Abschnitt Importprotokoll wurde die Fehlerbehebung direkt in collectio beschrieben. Diese Fehlerbehebung wird allerdings beim nächsten FiBu-Datenimport wieder überschrieben. Um Sachkontenbuchungen direkt in der Finanzbuchhaltung zu korrigieren, besteht in collectio die Möglichkeit diese Buchungen auflisten zu lassen und zu verändern. Somit kann die Änderung direkt in der Fibu-Datenbank vorgenommen werden. Die Kostenstellen und Filialen zu den jeweiligen Buchungen können einfach überschrieben werden. Der Aufruf der Kontenanzeige erfolgt, wie oben beschrieben, über den Menüpunkt Auswertungen / Sachkontenanzeige. Um in collectio protokollierte Fehler oder Datensätze zu bereinigen rufen Sie die Anzeige direkt aus dem Importprotokoll auf (siehe dazu auch Abschnitt Protokollanzeige). Beispiel: Markieren Sie die entsprechende Zeile und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Rufen Sie hier den Eintrag Sachkonten anzeigen auf. Es werden automatisch die Buchungen angezeigt, bei denen Mandant, Fibu-Konto, Buchungsjahr, Periode, Kostenstelle und Filiale übereinstimmen. Diese Selektionskriterien können geändert und mit Betätigen des Lesen-Buttons aktiviert werden. Bei Aufruf des Programmpunktes über Auswertungen / Sachkontenanzeige tragen Sie das gesuchte Konto ein und bestätigen es mit Tab. Es wird Ihnen jetzt die Kontenbezeichnung angezeigt. Selektieren Sie die weiteren Parameter nach den gewünschten Kriterien. Mit Lesen bekommen Sie die zur Selektion passenden Buchungen aufgelistet. i Das Feld Konto kann durch ein Komma getrennt auch mit zwei oder mehr Konten gefüllt werden. Das erleichtert die Ansicht verschiedener Konten. Abbildung Suchen + Ersetzen Fehlerhafte Kostenstellen und Filialen können in dieser Anzeige überschrieben werden. Über den Punkt Kostenstellenkorrektur ist es möglich, nach Kostenstellen zu suchen und mehrere Datensätze auf einmal zu ersetzen. i Nach Änderungen in Sachkontenbuchungen über collectio muss ein neuer Import aus der Finanzbuchhaltung durchgeführt werden. (Siehe Abschnitt Vorbereitung Datenimport gypsilon Rewe). 117

118 Abbildung Konto-Information Über die rechte Maustaste können Kontoinformationen abgerufen werden, die das FiBu-Konto, das ID-Konto, die zugehörigen Gruppennummern der Auswertungen und die passende(n) Kostenstelle(n) betreffen Auszifferung Über die Anzeige der Buchungen auf den Sachkonten können auch Buchungen gegeneinander ausgeziffert werden. Um Buchungen auszuziffern, markieren Sie die Buchung in der Spalte Ausz. mit einem T (oder t, J, j ). Der Auszifferungstext und die Auszifferungsnummer sind ebenfalls pflegbar. Mehrere Konten können durch Komma getrennt eingegeben und gleichzeitig angezeigt werden. Die Sortierung nach Saldo abs erleichtert das Ausziffern wertgleicher Buchungen auf unterschiedlicher Soll-/Haben-Seite. Abbildung FiBu- Sachkontenanzeige Ausgezifferte bzw. nicht ausgezifferte Buchungen sind getrennt selektierbar. Durch Auswahl des Parameters Ausz. und Betätigen des Lese-Buttons erhalten Sie eine Übersicht der jeweiligen Buchungen. Auch diese Auflistung der Buchungen kann über die rechte Maustaste an Excel übergeben werden. Das hat den Vorteil, dass noch offene Buchungen näher analysiert werden können gypsilon FiBu Personenkontenanzeige Aufrufen können Sie das Programm im Menü über Auswertungen/Personenkontenanzeige. Über diesen Programmpunkt können die Bewegungen auf Kunden- bzw. Lieferantenkonten betrachtet werden. Die Anzeige bietet auch die Möglichkeit, Rechnungsdetailinformationen anzeigen zu lassen. Dabei können Rechnungszeilen und zur Rechnung gehörige Zahlungen betrachtet werden. Die folgenden Abbildungen zeigen die Übersichtlichkeit dieser Anzeige. 118

119 Abbildung FiBu- Personenkontenanzeige Über das Plus-Zeichen an der Seite der Datensätze können Sie sich die Details dazu aufrufen. Es können die Zahlungen zu der Rechnung und auch die einzelnen Rechnungszeilen eingeblendet werden. Vorteil dabei ist, dass der Rechnungskopf, wie auch in der Abbildung zu sehen ist, weiterhin angezeigt bleibt. Es wird nach Rechnungsnummer gruppiert und bei Erweiterung werden die Zeilen und Zahlen, so vorhanden, als Tab-Seiten angezeigt. Die Filter- und Fußzeile erscheinen automatisch. Innerhalb der Zeilen und Zahlungen kann über die Lupe auf Vollgröße umgestellt werden. Abbildung FiBu- Personenkontendetailanzeige Über das x kann die ursprüngliche Anzeige wieder hergestellt werden. Über das Kontextmenü können a.) die angezeigten Datensätze an Excel übergeben werden. b.) und ein Programm (siehe Kapitel Parameter Seite 143 Parameter EXTPKONTENANZEIGE), z.b. zur Beleganzeige, aufgerufen werden. Sollte die Kontonummer des gewünschten Kunden oder Lieferanten nicht bekannt sein, kann über den Button eine Suchmaske aufgerufen werden. Damit können die Personenkonten nach Nummer, Name und Ort selektiert werden. 119

120 Abbildung FiBu-Kontensuche 120

121 19. InfoCenter Abbildung 19-1 InfoCenter Durch Anklicken des InfoCenter-Punktes werden folgende Informationen aufgeklappt: Dashboard Kennzahlenvergleich Saldenprotokoll Importprotokoll Kostenumlageprotokoll Statistikprotokoll fehlende Dimensionen 19.1 Dashboard Im Dashboard stehen 6 Diagramme zur Verfügung, die standardmäßig folgende Informationen zeigen: Aus den Finanzbuchhaltungsdaten: Aus den Statistikdaten: Umsatzerlöse (ohne Verm. Umsatz), Intercompany Profit, Bilanzergebnis. Fahrzeugabsatz, Fahrzeugdurchläufe, Arbeitswerte. Beim Start von collectio werden die Werte für die Diagramme mit den aktuellen Daten aus der Datenbank berechnet. Es werden 3 Balken dargestellt: Ist-Daten aktuelles Jahr Plandaten aktuelles Jahr Ist-Daten Vorjahr Neben dem Mandanten ist im Kopf auch die Plandatenart und der Monat bis einzustellen. Bei Veränderung der Auswahl im Kopf werden die Diagramme sofort neu berechnet. Abbildung 19-2 Dashboard 121

122 Die XL-Formel ist für jedes Diagramm separat zu wählen. Die Einstellungen werden in den Parametern gesichert. Abbildung 19-3 Dashboard konfigurieren Jeder Benutzer kann sich in den Parametern pro Mandant für jedes Diagramm eigene Formeln hinterlegen. Es stehen eine Vielzahl von Formeln für die FiBu-Berechnungen bzw. Statistikdaten zur Verfügung. Über den InfoButton im Kopf des Diagramms erhält man Auskunft über den Aufbau der XL-Formel. Abbildung 19-4 Dashboard Formeln Das Drucken der Diagramme wird über den Button bzw. über die rechte Maustaste auf ein einzelnes Diagramm gestartet. Man erhält eine Druckvorschau, die neben dem direkten Drucken auch das Speichern als PDF-Datei oder das Erstellen einer mit dem Anhang der Diagramme unterstützt Kennzahlenvergleich Der Kennzahlenvergleich ermöglicht einen Vorjahres-/ Jahres-/ Planvergleich mit Eingrenzungsmöglichkeit auf Mandanten, Filialen, Kostenstellen, Marken und alle weiteren gültigen Dimensionen. Es werden zwei XL-Formeln im Vergleich als Liniendiagramm dargestellt. 122

123 Abbildung 19-5 Kennzahlen vergleich In der Legende auf der rechten Seite ist die farbliche Darstellung ersichtlich, welche Kennzahlen zu welchen Werten gehören. Für ein bestimmtes Jahr und eine bestimmte Plandatenart können zu zwei XL-Formeln die Kennzahlen zum ausgewählten Jahr, zur Plandatenart und zum Vorjahr angezeigt werden. Jeweils weitere zwei Kennzahlen im Vergleich können auf weiteren Tabseiten dargestellt werden. Diese werden über einen Klick auf das Symbol erzeugt Die Auswahl von Mandant, Filiale, Kostenstelle, Marke und allen weiteren gültigen Dimensionen kann beliebig sein; wird gar nichts ausgewählt, dann findet keine Berechnung der Kennzahlen für diese Formel statt und es werden Nullwerte angezeigt. Abbildung 19-6 Kostenstellenauswahl Nach Änderung einer Auswahl werden die Kennzahlen sofort neu berechnet. Ändert sich das Jahr oder die Plandatenart, findet eine Neuberechnung der Kennzahlen beider Formeln statt. Alle getätigten Einstellungen werden gespeichert, so dass bei einem erneuten Start von collectio die gleiche Auswahl der Kennzahlen erscheint. 123

124 Abbildung 19-7 Kontextmenü Über ein Kontextmenü, zu erreichen per rechtem Mausklick im Diagrammbereich, können einzelne Kennzahlen oder die Wertangaben aus oder eingeblendet werden. Außerdem können die Kennzahlen logarithmisch dargestellt werden. Auch diese Einstellungen werden gespeichert und bleiben erhalten. Standardwerte sind: Alle Kennzahlen anzeigen, Werte anzeigen, logarithmisch. Das Drucken der Diagramme wird über den Button gestartet. Man erhält eine Druckvorschau, die neben dem direkten Drucken auch das Speichern als PDF-Datei oder das Erstellen einer mit dem Anhang der Diagramme unterstützt Protokolle Die Daten, die in den Protokollen angezeigt werden sollen, sind vorab durch Selektion eines Mandanten, des Buchungsjahres, des Fehlerstatus und der Herstellerspalte einzuschränken. Standardmäßig werden im Importund Kostenumlageprotokoll der erste Mandant, das aktuelle Buchungsjahr, der Status 9 fehlerhaft und alle Herstellerspalten (unabhängig, bzw. alle) angezeigt. Abbildung 19-8 Protokolle Folgende Buttons stehen in der Kopfleiste zur Verfügung: Daten neu lesen Hier werden die Werte der aktuellen Selektion neu aus der Datenbank gelesen. Änderungen übernehmen Dieser Button steht im Importprotokoll und im Kostenumlageprotokoll zur Verfügung. Manuell korrigierte Fehler werden gespeichert und ggfs. an die gypsilon-fibu übergeben Export Excel 124

125 Die Werte der aktuellen Selektion werden in einer EXCEL-Tabelle exportiert. Drucken des Protokolls Die aktuelle Liste kann gedruckt werden. Stammdaten Für das ausgewählte Feld wird in die Stammdaten dieses Eintrags verzweigt; wahlweise Sachkonten, Statistikkonten und die Dimensionenstammdaten. Umlageninformation Für den selektierten Satz können die Umlageinformationen angezeigt werden, sofern bereits eine Verarbeitung stattgefunden hat. Abbildung 19-9 Umlagenanalyse Umlagenschlüssel anzeigen Für den selektierten Satz wird der Menüpunkt Umlagen der Umlagenschlüssel angezeigt, aus dem dieser Satz resultiert. Konteninformation Die Konteninformationen des Kontos der gerade selektierten Zeile wird eingeblendet. Abbildung Konteninformation Sachkonto anzeigen (nur gypsilon) Gypsilon-FiBu Anwender können direkt aus einer aktuellen Zeile des Protokolls in die FiBu verzweigen und dort eventuelle Korrekturen vornehmen. Layout zurücksetzen Das Saldenprotokoll wird mit den Standardeinstellungen angezeigt. Sobald der Mauszeiger sich über einen der Buttons bewegt, wird im Tooltip eine Information über die Funktion des Buttons eingeblendet. Dieselben Funktionen stehen auch über das Kontextmenü (rechter Mausklick) zur Verfügung Saldenprotokoll In diesem Programmpunkt können Sie sich die Salden aller FiBu-Konten anzeigen lassen. Die Standard-Anzeige beinhaltet neben den Salden auch die Bezeichnung und das zugehörige Identkonto. Weitere Felder können aus den zur Auswahl stehenden Tabellenfeldern zugefügt werden. Nach dem Lesen der Daten erhalten Sie folgende Ansicht. 125

126 Abbildung Protokolle- Saldenanzeige Beim Einstieg werden zuerst einmal alle in der Datenbank enthaltenen Daten gelesen. Für einen Abgleich z.b. mit der Finanzbuchhaltung ist es möglich auf einen bestimmten Zeitraum einzuschränken. Dazu wird im Kopf der Spalte Periode ein Filter gesetzt. Soll nur das 1. Halbjahr betrachtet werden, sind die gewünschten Perioden anzuhaken, die unerwünschten dementsprechend zu entfernen. Das Saldenprotokoll wird sofort aktualisiert. Von Bedeutung kann z.b. auch die Datenart sein. Soll eine Übersicht über die Salden für verschiedene Datenarten erstellt werden, ist dies auf zwei Arten möglich. Die Datenarten sollen als Spalten mit erscheinen. Dazu werden aus den Feldern die Datenarten zu den Spaltenfeldern gezogen. Der Anwender erhält den Saldo pro FiBu-Konto und Periode für die Datenarten gesplittet. Abbildung Saldenanzeige 1 Die Datenarten sollen als Zeilen erscheinen. Dazu werden aus den Feldern die Datenarten z.b. neben das FiBu-Konto gezogen. Der Anwender erhält den Saldo pro FiBu-Konto, Periode und Datenart in je einer Zeile. 126

127 Abbildung Saldenanzeige 2 Auch hier ist es möglich auf einzelne Spalten noch Filter zu setzen Importprotokoll Unter der Datenart IST werden die aus der FiBu importierten Daten angezeigt. In der Spalte Fehlermeldung sind mögliche Fehlerhinweise zu sehen. Abbildung Importprotokoll Mögliche Fehlermeldungen: - Konto nicht vorhanden: Das FiBu-Konto ist nicht in den Stammdaten vorhanden. Behebung: FiBu-Konto anlegen/zuordnen. Siehe Stammdaten Kontenstamm. - Dimension fehlt: In diesem Fall ist für das FiBu-Konto eine Dimensionspflicht hinterlegt, aber im Buchungssatz ist keine Dimension gebucht. Behebung: Es kann entweder die Dimensionspflicht im Kontenstamm geändert werden oder es muss eine vorhandene Dimension eingetragen werden. Hierzu kann das FiBu-Konto auch mit einer Vorbelegung versehen werden. Sollte es sich um einen Eingabefehler in der FiBu handeln, sollte dieser auch dort korrigiert werden. - Dimension nicht vorhanden: Die im Buchungssatz vorkommende Dimension ist in collectio noch nicht vorhanden. Behebung: Dimension anlegen. Siehe Stammdaten Dimension steht hier stellvertretend für Filiale, Kostenstelle, Marke und alle weiteren sieben individuellen Dimensionen. Es besteht die Möglichkeit über eine manuelle Korrektur direkt im Importprotokoll einen Fehler schnell in collectio zu beheben. Die Fehlerbehebung kann dann mit einer Verarbeitung (siehe Verarbeitung) umgesetzt werden. Ist für den ausgewählten Mandanten der Import aus der gypsilon-fibu (ab Version 8.x Next Generation) eingerichtet, so werden Änderungen an der Filiale und/oder Kostenstelle, sofern sie die Ist-Daten betreffen, auch in der gypsilon-fibu vorgenommen. Beim Speichern der Änderungen erscheint die Frage 127

128 Bei Ja werden die ursprünglichen Datensätze gelesen und in der Sachkontenanzeige mit den geänderten Werten angezeigt. Es besteht jetzt in der Sachkontenanzeige die Möglichkeit, diese Änderungen in der gypsilon- FiBu zu speichern. Danach wird zum nächsten geänderten Datensatz gewechselt und die Frage erscheint erneut. Bei Ja, alle werden die zu ändernden Datensätze der Reihe nach in der Sachkontenanzeige mit ihren Änderungen angezeigt, ohne dass für jeden geänderten Datensatz erneut gefragt wird. Bei Nein wird für diesen Datensatz nicht in die Sachkontenanzeige verzweigt, es wird zum nächsten Datensatz gewechselt und die Frage erscheint erneut. Bei Nein, keine werden keine Datensätze mit ihren Änderungen in der Sachkontenanzeige angezeigt. Bei einem neuen Import von Daten aus der Finanzbuchhaltung in collectio werden manuell behobene Fehler wieder auftauchen. collectio löscht bei jedem neuen Import zunächst die alten Datensätze Kostenumlageprotokoll Das Kostenumlageprotokoll zeigt alle Kostenumlagefehler an. Sollten hier Fehler angezeigt werden, fehlt der Umlageschlüssel für das Konto oder die übergeordnete Kostengruppe. Siehe dazu auch Abschnitt Verarbeitung. Fehlermöglichkeiten: - Umlageschlüssel fehlt: Es ist noch keine Umlage für die in diesem Buchungssatz angesprochene verteilungspflichtige Kostenstelle erfasst worden. Behebung: siehe Abschnitt Umlageschlüssel - Nur Einzelkostenstelle zulässig: Die Buchung auf das angesprochene Konto muss mit einer Einzelkostenstelle versehen werden. Behebung: Der Fehler sollte in der FiBu behoben werden. - Markenumlage fehlt: Für das in dem Datensatz angesprochene Konto oder die Kostenstelle wurden keine Werte für die Umlage angegeben. Behebung: Im Programmpunkt Umlageschlüssel Markenumlage muss die Eingabe geprüft und gegebenenfalls nachgepflegt werden (siehe Abschnitt Umlageschlüssel - Markenumlage) Es besteht die Möglichkeit über eine manuelle Korrektur direkt im Kostenumlageprotokoll einen Fehler schnell in collectio zu beheben. Die Fehlerbehebung kann dann mit einer Verarbeitung (siehe Verarbeitung) umgesetzt werden. Änderungen werden hierbei für alle Datensätze vorgenommen, die zu einem Importsatz gehören und die Änderungen werden ebenfalls im Importprotokoll für den Importsatz vorgenommen und gespeichert. Wie beim Importprotokoll können für Mandanten, die aus der gypsilon8-fibu importieren, die Änderungen beim Speichern in die gypsilon-fibu übertragen werden (siehe Importprotokoll) Statistikprotokoll Ebenso wie das Kostenumlageprotokoll stellt das Statistikprotokoll die zu meldenden Daten dar mit eventuell nicht korrekten Zuordnungen. Fehlermöglichkeiten: -??? fehlt: Es ist noch keine Umlage für die in diesem Buchungssatz angesprochene verteilungspflichtige Kostenstelle erfasst worden. Behebung: siehe Abschnitt Umlageschlüssel Fehlende Dimensionen Hier werden alle Fehler zu fehlenden Dimensionen angezeigt. Fehlermöglichkeiten: Fehlende Kostenstellen: Fehlende Filialen: Fehlende Marken: Fehlende weitere gültige Dimensionstypen Zeigt alle fehlenden Kostenstellen Zeigt alle fehlenden Filialen 128

129 Arbeiten mit den Protokollen Um bei Problemen z.b. die importierten Daten in collectio mit den FiBu-Daten abzugleichen oder zu prüfen wie eine Kostenverteilung realisiert wurde, bieten die Protokolle verschiedene Möglichkeiten die Daten zu sortieren, zu filtern und zu gruppieren. Folgende Beispiele sollen das Arbeiten mit den Protokollen verdeutlichen. Beispiel: Im Importprotokoll wurden alle fehlerfreien Sätze ausgewählt. Abbildung Arbeiten mit den Protokollen Sortierung: Durch Anklicken des Spaltenkopfs wird automatisch nach dieser Spalte aufsteigend sortiert. Ein weiteres Anklicken sortiert absteigend. Soll nach mehreren Spalten sortiert werden, ist beim Klicken auf den Spaltenkopf die Feststelltaste (Shift) zu halten. Im Beispiel oben wurde nach FiBu-Konto und innerhalb des Kontos nach der Periode sortiert. Filtern: Das Protokoll enthält eine Zeile für die Schnellfilterung. Werden hier Werte eingetragen, ist der Filter sofort aktiv. In folgendem Beispiel wurde auf das FiBu-Konto und die Datenart IST eingeschränkt. In der gefilterten Spalte erscheint das Filtersymbol. Abbildung Protokolle-Filter Durch Anklicken des Filtersymbols einer Spalte öffnet sich eine Liste mit Filterkriterien für diese Spalte. 129

130 Abbildung Protokolle- Filterkriterien Folgende Kriterien sind von Bedeutung: Mit (Alle) wird der Filter wieder ausgeschaltet. Unter (Angepasst) hat der Anwender die Möglichkeit einen benutzerdefinierten Spaltenfilter einzutragen und auch Verknüpfungen mit und / oder festzulegen. Abbildung Benutzerdefinierter Spaltenfilter Im Beispiel des FiBu-Kontos stehen noch alle möglichen FiBu-Konten der Liste zur Auswahl. Der Filter kann auch durch Anklicken des Punktes Filter bearbeiten rechts unten im Protokoll modifiziert werden oder über das Kontextmenü der Spaltenüberschrift Filter bearbeiten. Hier können alle Spalten berücksichtigt werden. Abbildung Filter bearbeiten 130

131 Die jeweiligen Filtereinstelllungen werden links unten eingeblendet. Über das Kreuz werden alle Filtereinstellungen gelöscht. Durch Setzen des Häkchens wird die Filterung ein- bzw. ausgeschaltet und es erscheinen die gefilterten bzw. alle Datensätze in der Liste. Über den Auswahlbutton können die bisherigen Filtereinstellungen erneut ausgewählt werden. Gruppieren: Zu Beginn enthält das Protokoll keinen Bereich, um zu gruppieren. Alle möglichen Funktionen des Protokolls erhalten Sie auch durch den rechten Mausklick auf den Spaltenkopf. Abbildung Protokolle gruppieren Um einen Bereich für die Gruppierung einzublenden wählen Sie Gruppierungsfeld anzeigen. In diesen Bereich können Sie nun mit der Maus alle Spalten ziehen, nach denen gruppiert werden soll. Abbildung Protokolle- Gruppierfeld Soll nur nach einer Spalte gruppiert werden, können Sie im Menü dieser Spalte auch direkt nach dieser Spalte gruppieren wählen. In nachfolgendem Bespiel wurde nach FiBu-Konto und innerhalb des FiBu-Konto s nach Periode gruppiert. Ziehen Sie die Spalten zurück auf die Spalten-Kopfzeile, werden die Gruppierungen aufgehoben. 131

132 Abbildung Protokolle- Gruppierfeld Beispiel Summenbildung: Möchten Sie die Summen über z.b. den Soll- und Haben-Betrag erhalten, klicken Sie in der gewünschten Spalte mit der rechten Maustaste auf die graue Fußzeile und dann auf Summe. Abbildung Protokolle- Summenbildung 132

133 Abbildung Protokolle- Summenanzeige Die Summen für die Soll- und Haben-Werte werden in der Fußzeile eingeblendet. Wird nun ein Filter auf ein bestimmtes Konto gesetzt, erhalten Sie die Summen nur für dieses Konto. Spaltenauswahl: Unter den möglichen Funktionen des Protokolls (rechten Mausklick auf den Spaltenkopf) befindet sich auch der Punkt Spaltenauswahl. Abbildung Protokolle- Spaltenauswahl Wird dieser Punkt im Menü gewählt, hat der Anwender die Möglichkeit bestimmte Spalten aus der Anzeige zu entfernen bzw. mit einzubinden. Spalten werden entfernt, in dem sie einfach mit der Maus in das neue Fenster Anpassen unter Spalten gezogen werden. Sollen die Spalten wieder mit in der Anzeige erscheinen, können sie aus dem Fenster Anpassen zurück in das Protokoll geschoben werden. 133

134 Abbildung Protokolle- Anpassen In diesem Beispiel wurden die Spalten Mod und Spa aus dem Protokoll entfernt Export Excel Alle Tabellen bzw. Protokolle können über die Funktion Export Excel in eine Excel-Mappe geschrieben werden. Die Excel-Tabelle wird mit den gewählten Sortierungen, Filtern und Gruppierungen erstellt. Die Funktion ist über den Button im Kopf oder in der Protokollansicht über das Kontextmenü (rechte Maustaste) aufrufbar. Die Daten können dann mit den bekannten Excel Funktionen, wie Sortieren oder Filtern weiterverarbeitet werden. Abbildung Export Excel 134

135 20. Kommunikation 20.1 Informationen Unter der Voraussetzung, dass der Parameter INFOBOARD auf Ja eingestellt ist für die aktuelle Workstation, werden sowohl beim Start von collectio als auch über den Button News die News angezeigt. Ist der Parameter INFOBOARD auf Nein eingestellt, ist die Anzeige leer Community Mit dem Button Chat kann der ITPM.Chat aufgerufen werden. Nach dem Klick auf den Button erscheint eine Anmeldemaske, unter der man sich wahlweise anonym oder mit dem bereits unter myitpm der Internetseite angelegtem Account anmelden kann. Abbildung 20-1 ITPM.Chat / Anmeldung Nach dem Klick auf den Button Chat betreten erscheint die Chatmaske. Abbildung 20-2 ITPM.Chat / Chat-Verlauf In der unteren Zeile werden die Texte eingegeben und mit Enter bestätigt. Jeder Teilnehmer sieht die Chat-Einträge ab dem Zeitpunkt seines Betretens. Die Abmeldung aus dem Chat erfolgt über den Button Chat verlassen im unteren Bereich der Liste der Chat- Teilnehmer. Anschließend erscheint eine Maske über die man jederzeit wieder dem Chat beitreten kann. 135

136 Abbildung 20-3 ITPM.Chat / Abmeldung Der Chat wird automatisch nach 10 min geschlossen, wenn collectio beendet wird oder nach 8 Stunden Inaktivität im Chat. Ein authentifizierter Teilnehmer ist automatisch auch für die Diskussion angemeldet. Es erscheint die Internetseite von ITPM. Anonyme Teilnehmer haben nur die Möglichkeit Diskussionsbeiträge zu lesen. Nach dem Abmelden von der Internetseite über [Abmelden] stehen die Diskussionsbeiträge nur noch zum Lesen bereit. Abbildung 20-4 Diskussion 136

137 21. Extras 21.1 Datenbank Datenbank auswählen collectio funktioniert mit zwei unterschiedlichen Datenbanktypen. Das Programm kann mit einer Access- Datenbank oder einem SQL-Server betrieben werden. Auf welche Datenbank zugegriffen werden soll, kann hier festgelegt werden. Abbildung 21-1 Datenbanktyp Liegt eine Access-Datenbank vor, ist über den Button der Verzeichnispfad anzugeben, in dem die Datenbank zu finden ist. Für den SQL-Server muss der Instanzenname des SQL-Servers im Feld Host-Server eingetragen werden. Neben dem Benutzer ist noch dessen Passwort für diesen SQL-Server anzugeben. Der Name der Datenbank wird unter Catalog eingetragen. Der Name der Workstation wird automatisch eingetragen. i Wenn die Combobox aufgeklappt wird, werden die SQL-Instanzen gelesen und ebenso bei Catalog, wenn Benutzer und Passwort eingetragen sind. Beide Einträge können aber auch ohne die Auswahl über die Combobox getätigt werden. Nach der Neuauswahl der Datenbank wird collectio automatisch geschlossen und wird neu gestartet Datenbankkomprimierung Access-Datenbank collectio.mdb: Zur Verbesserung der Performance von collectio (optimale Zugriffszeiten) sollte von Zeit zu Zeit die Datenbankkomprimierung durchgeführt werden. Die Komprimierung hat folgende Aufgaben: 1) Erstellung einer Kopie der Datenbank. 2) Verbesserung der Dateistruktur für schnellere Verarbeitungszeiten. 3) Komprimierung der Datenbank, so dass die Datei problemlos per versendet werden kann. Nach erfolgter Komprimierung werden Sie gefragt, ob die Datenbank zur Datensicherung gespeichert werden soll. Falls ja, geben Sie den Pfad an und bestätigen mit Speichern. Ansonsten betätigen Sie den Button Abbrechen. 137

138 Abbildung 21-2 Datenbankkomprimierung Wurde die Komprimierung erfolgreich durchgeführt, erscheint folgende Meldung: i Das Passwort für die komprimierte Datenbank Datei (collectio.mdb.zip) lautet start. Um die regelmäßige Datenbankkomprimierung zu gewährleisten, kann diese auch im Batchmodus gestartet werden. Siehe dazu Abschnitt Batchverarbeitung Datenbankkomprimierung. SQL Server: Es besteht die Möglichkeit, am Datenbankserver ein Backup der Datenbank des SQL-Servers zu erstellen. Der Dateiname der Backup-Datei ist hier zu bestimmen. Dies funktioniert nur, wenn der SQL-Server lokal installiert ist. Abbildung 21-3 Datenbank-Backup (SQL) 138

139 Datenbanktabellen Für einige Tabellen der Datenbank ist in collectio ein Lese- und Schreibzugriff definiert. Über diesen Menüpunkt können Datenbanktabellen direkt gelesen und bei Bedarf bearbeitet werden. Abbildung 21-4 Datenbankadministration 139

140 21.2 Support DeskShare Fernwartung Im Menüpunkt Extras -> Support -> Fernwartung besteht die Möglichkeit per DeskShare -Fernwartung den aktuellen Rechner für den Support durch die ITPM GmbH freizuschalten. Beim Arbeiten mit DeskShare werden alle zu übertragenden Daten zunächst hoch komprimiert und anschließend nach einem allgemein anerkannten Algorithmus mit 256-Bit verschlüsselt. Dadurch ist sichergestellt, dass die Daten auf Ihrem Weg durchs Internet/Intranet von niemandem mitgelesen oder verändert werden können. Abbildung 21-5 DeskShare Die PIN für die Desktop-Verbindung ändert sich pro Sitzung. Sie erhalten die Nummer von unserem Hotlinemitarbeiter Dateien übertragen Über diesen Programmpunkt können Dateien nach vorheriger automatischer Verschlüsselung und Komprimierung auf den Servicerechner der ITPM übertragen werden. Kontenblattdatei kbl.txt Logdatei Log.txt Mit dem Aufruf dieses Punktes wird je nach Auswahl die jeweilige Datei an die Hotlinemitarbeiter per FTP verschickt. Der Programmpunkt funktioniert nur dann, wenn der FTP-Zugriff auf den Host , Port 21 freigegeben wurde. 140

141 Updateinstallation Hier wird nach Updates von collectio auf der Website der ITPM GmbH gesucht. Steht eine neuere Version als die installierte zur Verfügung, besteht die Möglichkeit, das Update herunterzuladen und sofort zu installieren. Voraussetzung ist, dass die Rechte für eine Updateinstallation auf dem jeweiligen PC vorhanden sind. 141

142 21.3 Benutzer Benutzerpflege Siehe Kapitel Benutzerpflege Seite Passwort ändern Abbildung 21-6 Passwort ändern Der angemeldete Benutzer hat hier die Möglichkeit sein Passwort zu ändern durch Eingabe des alten Passwortes, des neuen und der Bestätigung des neuen Passwortes. Danach erfolgt die künftige Anmeldung bei collectio mit dem neuen Passwort System Logdatei i An dieser Stelle werden die einzelnen Vorgänge im Programm protokolliert. Es stehen drei verschiedene Loglevel zur Verfügung: 1-Fehler: Es werden nur Fehler protokolliert. 2-Hinweise: Fehler und Hinweise werden aufgezeichnet. 3-Alles: Fehlerhinweise und einzelne Vorgänge werden festgehalten. Die Einstellung 3-Alles wirkt sich negativ auf die Performance von ITPM.collectio aus. Löschen: Löscht die angezeigte Logdatei. Abbildung 21-7 Logdatei anzeigen 142

143 Programmsperren Abbildung 21-8 Programmsperren Verschiedene Arbeiten können nicht gleichzeitig von verschiedenen Benutzern durchgeführt werden. So z.b. der Import der Finanzbuchhaltungsdaten für einen bestimmten Mandanten. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch kein weiterer Benutzer eine Kostenverteilung bzw. Auswertung für diesen Mandanten erstellen. In collectio werden für diesen Fall bestimmte Tabellen gesperrt. Versucht ein zweiter Benutzer auf eine dieser Tabellen zuzugreifen, erhält er eine Nachricht über die Sperrung. Sollte eine Sperrung nicht korrekt aufgehoben worden sein (z.b. durch einen Programmabsturz), können Einträge im Punkt Programmsperren gelöscht werden. Es ist darauf zu achten, dass zu diesem Zeitpunkt nicht durch andere Benutzer gestartete Verarbeitungsläufe aktiv sind. Die aktuelle Sitzungsnummer, die bei jedem Start von collectio vergeben wird, wird mit eingeblendet. Im Beispiel oben ist die Tabelle IMPORT1 durch den Benutzer hhuber im Menü collectio Verarbeitung Import FIBU-Daten gesperrt Parameter In der Parameterverwaltung können zentrale Einstellungen für Benutzer, Arbeitsplätze und einzelne Programmteile vorgenommen werden, die unter verschiedenen Gruppen zusammengefasst sind. Abbildung 21-9 Parameter 143

144 Folgende Parameter können gepflegt werden: Gruppe Allgemein: DEAKTCOLLECTIOXL: Für Anwender des Zusatzmoduls collectioxl kann mit diesem Parameter der Aufbau der Auswertungstabelle für collectioxl während des Verarbeitungslauf ausgeschaltet werden. Der Parameter ist dann auf ja zu setzen. Die Einstellung wird pro Benutzer vorgenommen. FIBUVER: Finanzbuchhaltungsversion Hier sind aus der Liste die in collectio möglichen Finanzbuchhaltungsschnittstellen auszuwählen. Wichtig ist, dass für jeden Mandanten die FiBu-Version hinterlegt wird. IDKONTENZUORDNUNG: Der Parameter bestimmt, ob für den ausgewählten Mandanten bei der automatischen Neuanlage von Konten das Identkonto automatisch zugeordnet wird, wenn die ersten 6 Stellen des Fibu-Kontos mit den ersten 6 Stellen des Identkontos übereinstimmen. Für Anwender mit abweichendem Geschäftsjahr: WIRTSJAHRABMON: Wird mit abweichendem Geschäftsjahr gearbeitet, ist der 1.Monat des Geschäftsjahres im Kalenderjahr einzutragen. WIRTSJAHRVORGEZOGEN: Für ein abweichendes Geschäftsjahr ist einzutragen, ob das Geschäftsjahr vor dem Kalenderjahr beginnt. KOSTENSTELLEPSEUDO: Eintrag einer PSEUDO-Kostenstelle. Buchungen ohne Kostenstellen erhalten die PSEUDO-Kostenstelle OHNEPLAUSI: Im Verarbeitungslauf wird nach der Kostenverteilung keine Plausiprüfung durchgeführt. REFERENZKONTENRAHMEN: Eintrag des Hersteller-Referenzkontenrahmen. ZWEISTUFIGE_UMLAGE: Bei der zweistufigen Umlage werden die verteilungspflichtigen Dimensionen in der Reihenfolge ihrer Ränge umgelegt und danach die nicht verteilungspflichtigen Dimensionen. Gruppe Berichte: BERICHTSDATENART: Dieser Parameter wird beim 1. Aufruf des Berichtsgenerators automatisch angelegt. Folgende Werte sind als Standard für die Datenarten eingetragen: BB1(1);BB2(1);BB5(1);IST(1);P01(0);HR(0). Diese Werte können durch weitere Datenarten ergänzt werden z.b. weitere Planungsdatenarten P02(0);P03(0). Die Datenarten sind durch Semikolon zu trennen. Die Ziffer in Klammern gibt an, ob die Datenart im Berichtsgenerator angehakt ist (1) oder nicht (0). BERICHTSKOPFZEILEN: Beim Drucken des Berichts werden die Überschriftszeilen auf jeder Seite wiederholt. VORPERIODEIMBERICHT: Für Spalten mit ausschließlich variablen Jahresangaben wird die Vorperiode der Basisperiode verwendet. Gruppe Dashboard: DBDIAGRAMM1 bis DBDIAGRAMM6: Einstellungen für die Berechnungen der Dashboard-Diagramme 1 bis 6 im InfoCenter. Für einen gewählten Mandanten können 6 verschiedene Berechnungsfunktionen zur Darstellung in einem Diagramm gewählt werden. Die Diagramme werden pro Benutzer hinterlegt. Gruppe Datenmeldung: DATMELDOHNEKOST: Ist dieser Parameter auf ja gesetzt, werden bei der Datenmeldung keine Kostenstellen in die Datenmeldedatei übergeben. HAUPTBETRIEB: Eintrag der Vertragspartnernummer, die als Hauptbetrieb deklariert ist. Gruppe FiBu gypsilon: Die folgenden FiBu-Parameter sind nur für Gypsilon-FiBu Anwender von Bedeutung: FIBU_INSTANCE : Hier wird der FiBu-Dienst eingetragen. Standardmäßig: FIBU. FIBU_IP: Dieser Parameter gibt den Host an, auf dem die FiBu-Datenbank liegt. Er muss nur eingetragen werden, wenn die CoreLab-Treiber genutzt werden. 144

145 FIBU_PORT: Der Port ist standardmäßig 1521 und muss nur eingetragen werden, wenn die CoreLab- Treiber genutzt werden. FIBU_PASSWORD : Das Passwort des FiBu-Benutzers ist zu hinterlegen. FIBU_USER : Der FiBu-Benutzername ist einzutragen. FIBU_TABELLE: Hier kann die Importtabelle der Fibu gewählt werden. Zur Auswahl stehen SKLJ_DATUM (Selektion nach Buchungsdatum), SKLJ_BUCHMON (Selektion nach Buchungsmonaten) und die Tabelle KOVE. Die Standardeinstellung ist SKLJ_DATUM. Damit entfallen im Verarbeitungslauf IMPORT die Auswahlmöglichkeit der Tabelle auf der Oberfläche. Neuerungen für die gypsilon FiBu Version 8: FIBUVER: Für die neue gypsilon FiBu Version 8 ist hier als Wert gypsilon8 zu hinterlegen. FIBU_KOSDIM1: Für die neue gypsilon FiBu Version 8 ist hier die Kostendimension 1 zu hinterlegen. Standardmäßig sind das die Kostenstellen. FIBU_KOSDIM2: Für die neue gypsilon FiBu Version 8 ist hier die Kostendimension 2 zu hinterlegen. Standardmäßig wird dieser Parameter nicht benötigt. Hier können nach Bedarf weitere Dimensionen zugeordnet werden, die aus der FiBu importiert werden sollen. FIBU_KOSDIM3: Für die neue gypsilon FiBu Version 8 ist hier die Kostendimension 3 zu hinterlegen. Standardmäßig sind das die Filialen. FIBU_KOSDIM4: Für die neue gypsilon FiBu Version 8 ist hier die Kostendimension 4 zu hinterlegen. Standardmäßig wird dieser Parameter nicht benötigt. Hier können nach Bedarf weitere Dimensionen zugeordnet werden, die aus der FiBu importiert werden sollen. FIBU_AUSZIFFERUNG: Der Parameter bestimmt, ob nach der neuen Methode ausgeziffert werden soll. Standardwert ist: nein. (Gilt nur für gypsilon8-versionen ab FiBu NG 8.3) Abbildung FIBU Parameter Gruppe FiBu DKS: Für Anwender der DKS-Finanzbuchhaltung : DKSMANDANT: Der Mandant für die DKS-FiBu kann hier hinterlegt werden. 145

146 Gruppe Layout: FENSTERFARBE: Farbeinstellung für die Programmfenster. Standard ist Office2010Silver. FENSTERSTIL: Farbeinstellung für die Controls. Standard ist Office 2007 Silver. Gruppe Planner: AUFGABENPLANSTATUS: Hier können für den Businessplan eigene Status festgelegt werden. Die einzelnen Status sind durch Semikolon zu trennen. Beispiel: inplanung;in Bearbeitung;fertiggestellt DRUCKPLANKSTABH: Über diesen Parameter kann gesteuert werden, ob beim Drucken im ITPM.planner die ausgewählte Kostenstelle berücksichtigt wird (= ja ) oder ob alle gedruckt werden. FILIALUNABHPLAN: Hier kann der Parameter pro Mandant auf ja gesetzt werden, um das filialunabhängige Lesen der IST-Daten (Vergleichswerte) für die Planung im ITPM.planner zu erhalten. MARKENUNABHPLAN: Dieser Parameter ist pro Mandant auf ja zu setzen, um im ITPM.planner ein markenunabhängiges Lesen der IST-Daten für die Planung im ITPM.planner zu erzielen. VERSIONPLANUNG: ITPM-Planner bis collectio 2.x.x = 2, ITPM-Planner ab Version 3.0 = 3. Gruppe Excel: OFFICEOPENXML: Hier wird eingestellt, ob der Bericht im Format OFFICEOPENXML (*.xlsx) erstellt werden soll. Für das RZ-Modul ist dieser Parameter zwingend erforderlich. EXCELPFAD: Hier wird für das Erstellen von Exceldokumenten der Pfad hinterlegt, in dem das Dokument gespeichert werden soll. Für das RZ-Modul ist dieser Parameter zwingend erforderlich. Gruppe Sonstiges: EXTPKONTENANZEIGE: Diesem Schlüssel kann ein Programmname hinterlegt werden. In der Kontenanzeige kann das hinterlegte Programm dann über das Kontextmenü gestartet werden. Beispiel: C:\programme\Anzeigebeleg.exe///-a:*KDLF* -m:*mandant* -i:*rgnr* Die Werte in den mit Sternchen umgebenen Feldnamen werden entsprechend der Buchungszeile automatisch gegen die tatsächlichen Werte von collectio ersetzt. Gruppe Verbindungseinstellungen: Die folgenden Parameter werden bei der Lizenz Reporting benötigt, wenn Listen, Dokumente oder Berichte per versendet werden sollen. SMTPDOMAENE: Domänenname für den Zugriff auf den SMTP-Server zum Versand von s. SMTPIP: Servername oder IP-Adress des SMTP-Servers zum Versand von s. SMTPPASSWORT: Passwort für den Zugriff auf den SMTP-Server zum Versand von s. SMTPPORT: Port des SMTP-Servers zum Versand von s (Standard 25). SMTPUSER: Username für den Zugriff auf den SMTP-Server zum Versand von s. INTERNETUPD: Einstellung, ob automatisch nach aktuellen Neuigkeiten und Updates auf der ITPM Homepage gesucht werden soll. Hier kann zwischen Ja und Nein gewählt werden. Die Einstellung ist abhängig von der jeweiligen Arbeitsstation (Workstation). Der Eintrag Workstation wird bei der Neuanlage automatisch auf das aktuell verwendete Gerät gesetzt. Wird die Einstellung auf Ja gesetzt, muss für dieses Gerät ein Internet- Zugang existieren. Bei Neustart des Programms collectio wird dann automatisch nach Neuigkeiten und Updates gesucht. INFOBOARD: Einstellungen für das Infoboard und den Zugriff auf den Server der ITPM GmbH. Die folgenden Parameter sind von Bedeutung, wenn der Zugang zum Internet über einen Proxyserver mit Benutzer- und Passwort-Eingabe erfolgt. Sind die Zugangsdaten hier nicht hinterlegt, kann kein automatisches Update gestartet werden. SPROXYDOMAENE: Hier ist standardmäßig kein Eintrag erforderlich. SPROXYBENUTZER: Benutzername für die Anmeldung am Proxyserver. SPROXYPASSWORT: Passwort des Benutzers 146

147 SPROXYPORT: Wird beim Zugriff auf das Internet ein Proxyserver verwendet, der die Eingabe von Zugangsdaten verlangt, kann hier das Port hinterlegt werden. SPROXYIP: Wird beim Zugriff auf das Internet ein Proxyserver verwendet, der die Eingabe von Zugangsdaten verlangt, kann hier die IP-Adresse hinterlegt werden. Die Eingabe von 'OHNE' führt dazu, dass kein Proxyserver verwendet wird, obwohl im Internet Explorer einer hinterlegt ist Info Hier werden so wertvolle Informationen wie der Datenbankpfad, der Stand der letzten Updatedatei und die Hotlinenummer angezeigt Abbildung Informationen Über den Button Lizenzdetails sind die einzelnen Lizenzen pro Mandant einsehbar. Abbildung Lizenzdetails 147

148 Lizenzdatei Abbildung Lizenzdatei erstellen Der Anwender kann sich seine aktuelle Lizenzdatei bei der ITPM GmbH direkt herunterladen. Dies ist notwendig, wenn Lizenzen auf weitere Module und/oder Mandanten in collectio vergeben wurden. Nach dem Herunterladen der erweiterten Lizenz sind die neuen Module freigeschaltet. Sollte die Verbindung zur ITPM GmbH nicht hergestellt werden können, besteht die Möglichkeit eine gültige Lizenzdatei von der Festplatte einzulesen. Die Datei ist mit dem kompletten Verzeichnispfad anzugeben. Nach dem Lesen der Datei Lizenzdatei wird diese gelöscht Dateiimport - Stammdaten aktualisieren Über diesen Programmpunkt können Datei-Updates eingespielt werden. Hierbei werden in der Datenbank Stammdaten, wie neue Identkonten, Kostenstellen oder Plausibilitätsprüfungen geändert. Abbildung Dateiimport 21.5 Sonstiges Buchungsjahre löschen: Abbildung Buchungsjahre löschen 148

149 Hier können Sie alte Daten aus der Datenbank entfernen. Für den gewählten Mandanten und das eingestellte Buchungsjahr werden alle Import-, Buchungsdaten und Daten für die Auswertungen gelöscht. Das Reduzieren der Datenmenge kann zu einer verbesserten Performance führen. FiBu-Tabellen: (gypsilon) Abbildung FiBu-Tabellen Hier wird die Tabelle KOVEITPM aufgebaut. Darüber ist in Verbindung mit fibuxl (KOVEWERT) das performante Lesen von Kontenwerten möglich (z.b. für die Kapitalflussrechnung). Plausi-Tabelle übertragen: (gypsilon) Konto/Kostenstellen-Kombinationen aus collectio werden an die FiBu (Tabelle KTPL) übertragen Ersteinrichtung Über diesen Programmpunkt kann der collectio Kontenstamm aktualisiert werden. Die Aktualisierungsdatei muss folgenden Aufbau haben: MANDANT; FIBUKONTO; IDENTKONTO; KONTENBEZEICHNUNG; FILIALE; KOSTENSTELLE; MARKE; DIMENSION01; DIMENSION02; DIMENSION03; DIMENSION04; DIMENSION05; DIMENSION06; DIMENSION07 Die Funktion ermöglicht eine vom Kunden vorbereitete Liste mit der Konten für den ausgewählten Hersteller zu importieren Gegenüberstellung von Ident- zu FiBu- Abbildung Import Kontenzuordnung 149

150 22. Batchverarbeitung Im Abschnitt 14.2 Import aus der Finanzbuchhaltung Seite 84 wurde der Datenimport aus den verschiedenen Buchhaltungssystemen beschrieben. Der Datenimport und die Kostenverteilung können auch im Batchmodus ausgeführt werden. Diese Arbeiten können automatisch über den Windows-Taskplaner uhrzeitgesteuert gestartet werden. Der automatisierte Import aus Ihrer Finanzbuchhaltung läuft folgendermaßen ab: Der Scheduler startet collectio zu der von Ihnen eingestellten Uhrzeit. Danach starten der Import und die Kostenverteilung. Nach Ausführung der Verarbeitungsläufe wird collectio automatisch beendet. i Die Konto-/Kostenstellenplausibilitätsprüfung wird im Batchmodus automatisch aktiviert. Beim Buchhaltungssystem FBU wird der Host-Transfer vor dem Import durchgeführt. Die oben beschriebenen Vorarbeiten in den Buchhaltungssystemen (siehe Abschnitte Vorbereitung Datenimport FBU und Gypsilon Fibu) müssen im Vorfeld gelaufen sein. Für die hier angesprochenen Buchhaltungssysteme besteht die Möglichkeit auch die Vorarbeiten im Batchmodus ausführen zu lassen. Programmpunkte, die im Batchlauf gestartet werden können, bieten in der Kopfzeile den Button Batchdatei erzeugen an. Hierüber kann mit den Einstellungen des jeweiligen Programmpunktes die *.VBS Datei erzeugt werden, die wiederum als wiederkehrender Task eingebunden werden kann (siehe unten) Verarbeitung - Datenimport Um den Datenimport im Batch ablaufen zu lassen, muss collectio mit Kommandozeilenparametern aufgerufen werden. Diese Kommandozeilenparameter der vem.exe (ausführende Datei von collectio) sehen folgendermaßen aus: --F = Buchhaltungssystem, GYPSILON oder FBU --K = mit Kostenverteilungslauf, Ja --M = Mandant, 1, 2, 3. --B = Buchungsjahr, 2009, 2010, IP = Monat der Ist/Plangrenze für das Erzeugen der Hochrechnung --ID = Plan-Datenart für das Erzeugen der IST-Erwartung --US = collectio-benutzer, wenn mit der collectio-benutzerverwaltung gearbeitet wird Beispiel: C:\programme\itpm\collectio\vem.exe -F gypsilon -K JA -M 1 -B IP 03 --ID P01 -US hhb Werden keine Parameter IP und ID angegeben, wird im Verarbeitungslauf keine IST-Erwartung erzeugt. 150

151 Abbildung 22-1 collectio Batch Um für den Scheduler einen neuen Task anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor (hier das Bsp. Windows XP): Rufen Sie das Programm geplante Tasks in der Windows-Oberfläche über Start/Programme/Zubehör/Systemprogramme auf. Abbildung 22-2 Geplante Tasks hinzufügen Rufen Sie das Programm geplante Tasks in der Windows-Oberfläche über Start/Programme/Zubehör /Systemprogramme auf. Abbildung 22-3 Geplante Tasks Weiter Fügen Sie einen neuen Task hinzu. 151

152 Abbildung 22-4 Geplante Tasks Assistent Betätigen Sie den Button Weiter. Abbildung 22-5 Geplantes Programm Hier betätigen Sie den Button Durchsuchen und verzweigen in den Ordner <LW>\programme\itpm\col lectio und wählen die vem.exe aus. Abbildung 22-6 Taskname Danach können Sie einen Namen und die Ausführungshäufigkeit für den geplanten Task vergeben und betätigen dann Weiter. Abbildung 22-7 Startzeit Nun können Sie die Startzeit angeben. 152

153 Abbildung 22-8 Task-Benutzer Mit Weiter gelangen Sie zur Eingabe eines Benutzers und des entsprechenden Passwortes. Hierbei muss es sich nicht um den Administrator handeln. Abbildung 22-9 Erweiterte Eigenschaften Mit Weiter gelangen Sie zur folgenden Maske. Vor der Fertigstellung aktivieren Sie bitte das Feld für Erweiterte Eigenschaften Abbildung Erweiterte Eigenschaften Nach Fertig stellen gelangen Sie in die folgende Maske. Bitte tragen Sie, wie im oben beschriebenen Beispiel die gewünschten Kommandozeilenparameter ein Bewegungsdaten Statistikdatenimport Um den Statistikdatenimport im Batch zu erzeugen, wird collectio mit folgenden Kommandozeilenparametern aufgerufen. --VS --M --FI --B --PV = Vorsystem, collectio = Mandant, 1, 2, 3. = Filialen, 0 - alle = Buchungsjahr, 2009, 2010, = Periode von, alternativ Vorperiode --PB = Periode bis, alternativ Vorperiode --VA = Aktualisierungsmethode, 1, 2, 3, 4 --US = collectio-benutzer, wenn mit der collectio-benutzerverwaltung gearbeitet wird Für den Wert Vorperiode wird immer der aktuelle Monat 1 gesetzt; das bedeutet für September 2010, dass die Daten für Monat August 2010 übernommen werden. 153

154 Beispiel für eine VBS-Datei: Abbildung Batch-Beispiel Auswertungen - Berichtsgenerator Dialog Um die Berichte automatisch im Batch zu erzeugen, wird collectio mit folgenden Kommandozeilenparametern aufgerufen. --RV --RB --RE --RK --RA --RP --US = Name der gewählten Vorlage = Nummer des gewählten Berichts = Pfad und Name der Ergebnis-EXCEL-Datei = mit oder ohne Kontennachweis, J/N = an bestehende EXCEL-Datei anhängen oder nicht, J/N = Basisperiode setzen = collectio-benutzer, für den die Berichte erstellt werden sollen Beispiel für eine VBS-Datei: Abbildung Batch-Beispiel Auswertungen - Listen Um die Listen automatisch im Batch zu erzeugen, wird collectio mit folgenden Kommandozeilenparametern aufgerufen. --LE --US = immer LISTEN, damit werden alle eingetragenen Listen ausgeführt, die den Haken Batch aktiv gesetzt haben = collectio-benutzer, wenn mit der collectio-benutzerverwaltung gearbeitet wird Beispiel für eine VBS-Datei: Abbildung Batch-Beispiel Auswertungen Berichte Um die Berichte zum Bereitstellen im Web automatisch im Batch zu erzeugen, wird collectio mit folgenden Kommandozeilenparametern aufgerufen. --BU --US = immer BERICHTE, damit werden alle eingetragenen Berichte bereitgestellt, die den Haken Ausführung gesetzt haben = collectio-benutzer, wenn mit der collectio-benutzerverwaltung gearbeitet wird 154

155 Beispiel für eine VBS-Datei: Abbildung Batch-Beispiel Auswertungen Datenintegration Um die Listen automatisch im Batch zu erzeugen, wird collectio mit folgenden Kommandozeilenparametern aufgerufen. --DI --US = immer Datenintegration, damit werden alle eingetragenen Listen ausgeführt, die den Haken Batch aktiv gesetzt haben = collectio-benutzer, wenn mit der collectio-benutzerverwaltung gearbeitet wird Beispiel für eine VBS-Datei: Abbildung Batch-Beispiel Extras - Datenbankkomprimierung Wie im Abschnitt Datenbankkomprimierung Seite 137 beschrieben, sollte dieser Programmpunkt für die Datenbank regelmäßig durchgeführt werden. Dieser Programmpunkt kann, wie oben beschrieben, ebenfalls per Kommandozeilenparameter gestartet werden. Mit einem Task kann so die Datenbankkomprimierung regelmäßig uhrzeitgesteuert erfolgen. Der Vorteil dabei ist, dass die Performance von collectio ständig auf einem hohen Niveau gehalten werden kann. Das äußert sich in schnellen Zugriffs- und Verarbeitungszeiten. Der Aufruf startet collectio, führt die DB-Komprimierung inklusive Sicherungskopie durch und beendet collectio wieder. Auch hier muss beim Arbeiten mit einer Benutzerverwaltung ein Benutzer angegeben werden. Beispiel: c:\programme\itpm\collectio\vem.exe --DB ja US hhuber 155

156 Abbildung Datenbankkomprimierung Bitte beachten Sie, dass Sie einmalig die Komprimierung manuell über den Programmpunkt Wartung/Datenbankkomprimierung in collectio aufgerufen haben. Für die Sicherungskopie muss ein Pfad angegeben sein (siehe auch Datenbankkomprimierung Seite 137). 156