Handbuch für bessere Wertschöpfung

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1 Wir bringen zusammen, was zusammengehört - Menschen, Prozesse und Informationen. Handbuch für bessere Wertschöpfung Design und Gestaltung

2 Sehr geehrter Leser, wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserer Broschüre und unserem Unternehmen. Mit dieser Broschüre möchten wir Ihnen nicht nur einen Einblick in die CONTENiT AG geben, sondern Ihnen auch Beispiele aus unserem Lösungsportfolio aufzeigen, die für Unternehmen bedeutende Mehrwerte darstellen. Dieses sind sowohl Werkzeuge für exzellente Prozesse aber auch Wege, um beim Kunden mit Eindruck zu imponieren. Natürlich können wir Einzelbeispiele nur thematisch skizzieren. Aus diesem Grund möchten wir bereits im Vorwort vermitteln, dass das gesamte Team der CONTENiT AG vorbereitet ist, Sie mit Freude und auch Fachkompetenz weitergehend zu unterstützen. Ein paar Worte zur Philosophie unseres Handelns: Der CONTENiT AG ist bewusst, dass sich die Anforderungen an die IT-Lösungen im stetigen Wandel befinden und sich die IT zukünftig noch intensiver an ihrem Beitrag zur Wertschöpfung orientieren muss. Die Geschäftsleitung gewährleistet durch ein hohes Qualifikationsniveau der Mitarbeiter die optimale und effiziente Zielerreichung der Kundenansprüche. Wir sind stets bestrebt, die hohe Motivation und Leidenschaft unserer Mitarbeiter weiter zu fördern. Neben der technischen Kompetenz betrachten wir uns als Prozess- und Lösungsdenker. Eine Anmerkung zu den Fotos dieser Broschüre: Warum finden Sie so viele unserer Kinder in der Broschüre wieder? Viele Eigenschaften, welche in der CONTENiT AG hohe Wertschätzung erhalten, zeichnen Kinder aus: Sie sehen die Einfachheit in den Dingen, sind kreativ und leidenschaftlich, denken optimistisch, sind stets offen für Neues, sind wissbegierig, kommunizieren ehrlich und direkt und sind die Zukunft! Wir wünschen Ihnen für die folgenden Seiten viele interessante Anregungen, Ideen und Lösungen für Ihr Unternehmen und freuen uns bereits heute auf weitere Gespräche mit Ihnen. Die Geschäftsleitung der CONTENiT AG Den Erfolg der CONTENiT AG messen wir an den Erfolgen unserer Kunden. Die Kundenbeziehung betrachten wir partnerschaftlich und im Sinne einer langfristigen Sicht und stärken diese durch vertrauenswürdiges und verlässliches Handeln. Diese Philosophie sehen wir nicht nur als elementare Basis für langfristige Partnerschaften, sondern als grundsätzliche Notwendigkeit für die erfolgreiche Umsetzung unserer Lösungen und der Erreichung höchster Kundenzufriedenheit

3 Die CONTENiT AG steht für Vereinfachung, Beschleunigung und Absicherung von Geschäftsprozessen durch elektronische Dokumenten- und Informationsverarbeitung. Als Beratungsunternehmen und Systemintegrator unterstützen wir unsere Kunden beim Erzielen optimaler Wertschöpfung und Unternehmensprozesse durch Lösungen aus dem Umfeld des Enterprise Content Managements (ECM). CONTENiT Lösungs- und Produktbereiche: Web-Content-Management Elektronische Archivierung Dokumenten-Management CONTENiT Leistungen: Unsere Leistungen umfassen den gesamten Lebenszyklus der Lösungen mit den Phasen Beratung, Konzeption & Projektierung, Integration & Implementierung, Betrieb und Reengineering. Zur Gewährleistung bester Dienstleistungen haben wir uns auf aktuelle und zukünftige Methoden des Projekt- und Prozessmanagements spezialisiert. Neben den fundierten und bewährten Projektmanagement-Methoden halten wir alternative und innovative Instrumente bereit. So können wir auch dann zielgerichtet agieren, wenn in der heutigen Zeit schnellere und flexiblere Lösungen gefragt sind als sie von herkömmlichen Projektmanagement-Methoden geliefert werden können. CONTENiT Qualifikation: Höchste Qualifikation ist die Basis unserer Arbeit. Die Mitarbeiter der CONTENiT AG weisen ein sehr hohes Aus- und Weiterbildungsniveau auf. Ergänzt wird diese Grundlage durch umfangreiche Produkt- und Partner-Zertifizierungen. Hierzu zählen unter anderem die Microsoft Gold Partnerschaft mit zahlreichen Kompetenzen, die d.velop und ECSpand Partnerschaft oder die Zertifizierung zum Datenschutzbeauftragten. CONTENiT Motivation & Leidenschaft: Motivation und Leidenschaft gewährleisten den zielführenden und effizienten Einsatz unseres Wissens und unserer Erfahrung. Teamarbeit & Collaboration Workflow-Lösungen CONTENiT Erfahrung: Erfahrungen aus nahezu allen Branchen und Unternehmensfeldern sowie eine diversifizierte Sammlung an Referenzprojekten sorgen dafür, dass wir uns direkt in der Welt des Kunden zurechtfinden, mit ihnen eine Sprache sprechen und Lösungen situationsgerecht einbringen

4 Elektronische Archivierung Elektronische Rechnungsverarbeitung Dokumente für die Ewigkeit Mit der Eingangsrechnung Geld sparen! Konzeption, Erstellung und Betrieb von Lösungen zur elektronischen Archivierung Systemintegration in bestehende IT-Landschaften Elektronische Archive bieten grundlegende Vorteile. Zunächst gewährleisten sie die Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen. Darüber hinaus bieten Sie effizienten Zugang zu allen Informationen im Unternehmen. Mit der richtigen Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort werden Mitarbeiter in ihrer Arbeit ökonomischer und Informationen werden wertvoller. Gleichfalls sorgen elektronische Archive für den wirtschaftlichen Einsatz vorhandener IT-Ressourcen. Durch die Verlagerung von Daten z.b. aus Warenwirtschafts-, Produktions-, Logistik- oder -Systemen in das Archiv werden die meist hochverfügbaren und -performanten Systeme merklich entlastet und Investitionen in diese hochpreisigen Infrastrukturen vermieden. Elektronische revisionssichere Archive stehen für Rechtskonformität, Effizienz und Einsparung. Konzeption, Erstellung und Betrieb von Lösungen zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung Integration in ERP-Systeme und Buchhaltungsanwendungen Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist geprägt von Interaktionen der Mitarbeiter und in der Regel einer der am wenigsten automatisierten Prozesse eines Unternehmens. Manuelles Erfassen, Kopieren und Verteilen, sachliche und rechnerische Prüfungen, Nachfassen, Ablegen usw. sind die Begleitprozesse einer Rechnung. Ab einem kritischen Eingangsvolumen ist dieses Vorgehen kaum noch zu rechtfertigen. Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung gewährleistet vom initialen Scannen bis zum Buchungssatz ein minimiertes Eingreifen der Mitarbeiter auf das tatsächlich Notwendige, bietet hierbei maximale Transparenz für die Prüfung und automatisiert zugleich die Arbeitsschritte

5 Elektronisches Qualitätsund Reklamationsmanagement Zusammenarbeit in Projekten (Collaboration) Werte steigern! Wenn alle an einem Strang ziehen Konzeption, Erstellung und Betrieb von Lösungen zum elektronischen Qualitäts- und Reklamationsmanagement Integration von Qualitätsmanagement-Prozessen Qualitäts- und Reklamationsmanagement wird werthaltig, wenn es wirksame Aussagen über Optimierungspotentiale fehlerbehafteter Teilprozesse generiert. Hierdurch werden kontinuierliche Verbesserungen des Wertschöpfungsprozesses und somit auch der Qualität ermöglicht und gleichzeitig Blindleistungen reduziert. Erfolgreiches Qualitäts- und Reklamationsmanagement erzielt nicht nur höhere Qualität und stärkere Kundenbindung, sondern liefert einen entscheidenden Beitrag zum Wertschöpfungsmanagement und somit zur Wettbewerbsfähigkeit. Insbesondere in komplexen Unternehmensstrukturen oder bei verketteten (Produktions-) Prozessen über die Unternehmensgrenzen hinweg wird diese Werthaltigkeit durch ein elektronisches Qualitäts- und Reklamationsmanagement sichergestellt. Dieses gewährleistet die Einhaltung der Verfahren und der konsequenten Dokumentation, bündelt das Wissen der Mitarbeiter auf der Managementebene und liefert dem Management die Transparenz zur Gestaltung, Planung, Steuerung und Kontrolle von Wertschöpfungsprozessen. Konzeption, Erstellung und Betrieb von Collaboration-Lösungen Es ist weniger die Frage, wie gut der einzelne ist als mehr die Frage der resultierenden Effizienz des gesamten Teams! In der Zusammenarbeit vieler Parteien, in der Informationen und Kommunikationen bedeutende Rollen spielen, ist die exzellente Koordination entscheidendes Instrument, Blindleistungen wie Doppel- und Fehlarbeiten, Korrekturen und Doppelprüfungen zu vermeiden. Collaborationslösungen schaffen reibungslose und transparente Abläufe, erzielen wirkungsvolle Wissenstransfers und effektive Kommunikation zur Erzielung bestmöglicher Teamergebnisse! 8 9

6 Webshops und ecommerce-systeme Bewegtbild-Inhalte Absatz fördern! Der Content der Zukunft bewegt! Das Internet ist mit stets zunehmender Bedeutung ein wichtiger Absatzkanal - nicht nur im Handel! Mit der hochwertigen Vereinigung von Marketing, Unternehmensprozessen, Technik und Sicherheit wird exzellentes und damit erfolgreiches ecommerce erreicht. Der Erfolg bleibt, wenn die sich stets neu entwickelnden Potentiale des Internets sowie geändertes Nutzerverhalten ins Angebot einfließen. Dem wachsenden Wettbewerb nachhaltig einen Klick voraus zu sein heißt, mit schnellen Prozessen und flexiblen Werkzeugen zu agieren. Im Internet ist das bewegte Bild der dominierende Inhalt (Content) der Zukunft. Dort, wo Internet und Fernsehen zusammenwachsen, wird derjenige erfolgreich sein, der es versteht, seine Botschaft bei der Zielgruppe zu platzieren. Vermittlung komplexer Sachverhalte oder auch emotionaler Eindrücke wird zunehmend die Aufgabe von bewegten Bildern sein. Die Innovation von heute wird zum bevorzugten Medium von morgen! Konzeption, Erstellung und Betrieb leistungsstarker und sicherer ecommerce-systeme Integration in die Unternehmensprozesse durch Anbindung von Warenwirtschafts- und Logistiksystemen Innovative Lösungen für eindrucksstarke Produktdarstellungen Services zum Online-Marketing (Suchmaschinen-Marketing, Bannerwerbung, -Marketing und -Werbung und Affiliate-Marketing) Integration von beliebigen Filmsequenzen in die Website Erstellung moderierter Websites Erstellung von ecommerce-lösungen mit Bewegtbild-Produktdarstellungen Lösungen zur Interaktion bzw. Synchronisation von Filmsequenzen, Webseiten und Datenbanken Produktion von Bewegtbild-Inhalten im Studio und weiteren Kulissen Moderation von Filmsequenzen

7 Elektronische Personalakten Elektronische Kundenakten Wissenspool Human Resources Den Kunden stets im Fokus! Alle Dokumente eines Arbeitsverhältnisses lassen sich automatisch, zentral und vor allem gemäß Datenschutzbestimmungen in einer digitalen Akte verwalten. Die Abläufe des Personalmanagements wie Vertragswesen, Urlaubsantragswesen oder Personalentwicklungsprozesse können hierbei unterstützt und automatisiert werden. Und auch Recherchen, nicht nur bei der Personalakquise, werden mit der elektronischen Personalakte hochwertiger und schneller. Elektronische Personalakten gewährleisten einen extrem wirkungs- und wertvollen Wissenspool HR. Die Informationen über Kunden sind im Unternehmen sehr stark verteilt. Die Daten streuen sich vom Vertriebsinformationssystem über die Warenwirtschaft, Versand- und Logistiklösung, den zentralen und dezentralen Dateisystemen bis zu den zahlreichen -Postfächern der Mitarbeiter. Digitale Kundenakten gewährleisten, dass alle Kundendaten zentral verfügbar sind und Mitarbeitern nicht unwissentlich von entscheidenden Informationen ausgeschlossen werden. Kundenvorgänge sind schnell recherchierbar und Servicemitarbeiter bearbeiten Kundenanfragen vollumfänglich, korrekt und vor allem effizient. Das ist Zeitersparnis, besseres Wissen und zugleich Service am Kunden. Konzeption, Erstellung und Betrieb von elektronischen Personalakten Integration in bestehende Personalanwendungen Konzeption, Erstellung und Betrieb von elektronischen Kundenakten Integration in ERP-, CRM- und weiteren Drittsystemen

8 Elektronische Projektakten Dokumenten-Management und Workflows als Service (ECM mit CLOUD Computing) Alle Projektinformationen auf einen Klick IT der Zukunft: Mieten statt kaufen! Konzeption, Erstellung und Betrieb von elektronischen Projektakten Integration in ERP- und weiteren Drittsystemen Projekte, insbesondere wenn sie an vielen Standorten verteilt oder sogar global durchgeführt werden, erzeugen einen immensen Aufwand für die Koordination der Projektunterlagen und Informationen. Gleichzeitig sorgt diese Koordination für den Verlust von Zeit, die gerade in terminkritischen Projekten sehr wertvoll ist. Als zentraler Dokumenten- und Informationspool gewährleistet die digitale Projektakte den Zugriff auf alle Informationen des Projekts selbst dann, wenn die zugehörige Applikation (wie z.b. bei CAD-Zeichnungen oder Projektplänen) nicht auf dem Rechner installiert ist. Kommunikationsaufwände werden auf das Notwendige minimiert und die Informationsqualität der Teams verbessert! Eingebunden in Workflows werden zudem Entscheidungen und Freigaben deutlich schneller herbeigeführt und revisionssicher dokumentiert. Leerlaufleistungen im Projekt entfallen. Betrieb von ECM-Lösungen als Service zur Miete, hocheffizient aus dem hochsicheren Rechenzentrum (Software as a Service, CLOUD Computing) IT-Lösungen mieten statt kaufen, den Umfang stets an den aktuellen Bedarf anpassen und flexibel Bausteine ergänzen oder herausnehmen können Das sind nur einige Schlüsselvorteile der IT als Service (CLOUD Computing). Der Betrieb der Lösungen ist inklusive, die eigenen IT-Ressourcen behalten die Möglichkeiten, sich um den optimalen Einsatz dieser Werkzeuge im Unternehmen zu kümmern. Gleichzeitig bieten diese Services erhebliche Zeitvorteile bei der Projektumsetzung sowie eine schlagkräftiges und flexibles Reaktionsvermögen bei neuen und zukünftigen Anforderungen

9 Elektronische Vorgangsbearbeitung Elektronisches Vertragsmanagement Das Gold steckt in den Prozessen... Sparpotential Vertragswesen Konzeption, Erstellung und Betrieb von Lösungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung Integration der involvierten IT-Systeme Papierdokumente prägen nach wie vor viele Geschäftsabläufe, die hiermit als nicht optimierbar gelten bzw. gar nicht erst in die Betrachtung von Verbesserungen geraten. Die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen findet ihre Grenzen jedoch nur in der notwendigen Interaktion mit den Menschen in den Prozessen, nicht in den Informationsträgern. Das Medium Papier selbst bzw. ein Medienwechsel zwischen Papier und Digital wird dann nicht zum Effizienzverlust, wenn die Interaktionen des Mitarbeiters sowie Liege- und damit Durchlaufzeiten im Prozess hierdurch nicht erhöht werden. Die elektronische Vorgangsbearbeitung gewährleistet diese Produktivität! Anwendungsfälle sind nahezu alle Abläufe in einem Unternehmen, in denen Informationen und Dokumente fließen. (Zur Verdeutlichung: Allgemein wird davon ausgegangen, dass der Anteil an Blindleistung in deutschen Unternehmen bei ca. 30% liegt) Konzeption, Erstellung und Betrieb von Lösungen zum elektronischen Vertragsmanagement Integration der involvierten IT-Systeme Verstrichene Kündigungsfristen wie auch vergessene Vertragssituationen bedeuten unnötige und oftmals hohe Kosten. Gleichzeitig ist die manuelle Verwaltung des Vertragsstatus ebenso aufwändig wie belastend. Ein elektronisches Vertragsmanagement schafft hierzu bestmögliche Transparenz, stellt sicher, dass Verträge gemäß aktuellem Bedarf vorhanden sind und sorgt nebenbei für schnelle Durchlaufzeiten in Freigabeprozessen neuer Verträge. Automatische Wiedervorlagen, einfache Vertragskontrolle und Transparenz bieten entscheidende Mehrwerte

10 Kunden- und Lieferantenportale Websites IT als Service am Kunden! Eindruck machen! Konzeption und Umsetzung von Portallösungen Anbindung von Drittlösungen Integration von Daten- und Dokumenten-Workflows Die Verbesserung von Informationsprozessen hat insbesondere über die Unternehmensgrenzen hinaus bedeutendes Potential. Schnelle und vollumfängliche Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern wird zur Serviceleistung und führt zur Kostensenkung, wenn relevante Auskünfte stets aktuell, vollständig, zu jeder Zeit und möglichst automatisiert bereitstehen. Durch die automatisierte Bereitstellung von digitalen oder digitalisierten Informationen (z.b. aus den Unternehmensbereichen Auftragsbearbeitung/Fertigung, Vertrieb, Buchhaltung, Einkauf, Qualitätsmanagement oder Reklamationsmanagement) im Portal wird der Auskunftsprozess beim Geschäftspartner beschleunigt, ohne dabei die eigenen Ressourcen zu binden. Mit modernen Portallösungen wird interne Effizienz zum externen Service! Für den ersten Eindruck hat man bekanntlich keine zweite Chance und dieser wird heute in der Regel mit der Unternehmens-Visitenkarte im Web gewonnen. Mangelnde Aktualität der Inhalte und fehlende Informationen lassen Unternehmen leider zu oft ins falsche Licht rücken. Für einen dauerhaft guten Eindruck muss die Website organisatorisch und technisch in die Informationsprozesse des Unternehmens integriert sein! Abgestimmte und akzeptierte Werkzeuge schaffen hierbei beste Ergebnisse in Bezug auf vollständige und aktuelle Informationen sowie imposante Eindrücke. Konzeption, Erstellung und Betrieb hochwertiger Websites für den besten Eindruck beim Besucher Anbindung von Drittsystemen für die automatische Aktualität der Inhalte Lösungen für die effiziente Eingabe von Inhalten durch Mitarbeiter Services zum Online-Marketing (Suchmaschinen-Marketing, Bannerwerbung, -Marketing und -Werbung und Affiliate-Marketing)

11 Elektronisches Bestellwesen Digitale & elektronische Signaturen Ohne Widerspruch: Optimierung und Rationalisierung in der Bedarfsermittlung Prozesse sichern! Ein elektronisches Bestellwesen bietet den schnellen Ablauf von der Bestellanforderung am Arbeitsplatz über die Genehmigungsschritte hinweg bis zur Bestelldurchführung im Einkauf. Schnelle Durchlaufzeiten bei gleichzeitiger zielgerichteter Kontrolle aller Beschaffungen stellen die zeitnahe Bedarfserfüllung sicher, ohne dabei den Abgleich mit der Investitionsplanung und die Prüfung auf unnötige Kosten zu vernachlässigen. Die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen senkt Kosten und Fehlerquoten und reduziert Prozesslaufzeiten. Bei einigen der konventionellen Abläufe besteht jedoch die Anforderung, die eigenhändige Unterschrift adäquat im elektronischen Prozess abzubilden. Dieses betrifft insbesondere elektronische Informationen, die den gesetzlichen Schriftformerfordernissen oder Anforderungen zur beweiskräftigen Dokumentation von Willenserklärungen unterliegen. Konzeption, Erstellung und Betrieb von Lösungen zum elektronischen Bestellwesen Integration der bestehenden ERP-Anwendungen Technologieberatung Konzeption und Einführung von Signaturlösungen Signaturintegration in bestehende Verfahren und Prozesse Die Lösung zu diesen Anforderungen sind elektronische Signaturen. Diese identifizieren Unterzeichner signierter digitaler Informationen und gewährleisten die Prüfbarkeit ihrer Integrität. In den elektronischen Geschäftsverkehr lassen sich so Abläufe mit erweiterten Signaturanforderungen (z.b. der digitale Rechnungsversand) integrieren oder vertrauenswürdige Kommunikationen (z.b. per ) absichern

12 CONTENiT Lösungen und Produkte: Elektronische Archivierung - Revisionssichere Archivierung - Elektronische Personalakten - Elektronische Kundenakten - Elektronische Projektakten - -Archivierung - Compliance Dokumenten Management - Elektronische Vorgangsbearbeitung - Elektronisches Qualitätsmanagement - Elektronisches Vertragsmanagement - Elektronische Zeichnungsverwaltung - Digitale Signaturen Workflow Management - Elektronische Rechnungsverarbeitung - Elektronisches Reklamationsmanagement - Bestellanfragen - Urlaubsantragsbearbeitung Teamarbeit & Collaboration - Zusammenarbeit in Projekten - Enterprise 2.0 Web Content Management - Webshops und ecommerce-systeme - Bewegtbild-Inhalte - Kunden- und Lieferantenportale - Websites CONTENiT Beratungsdienstleistungen: - Prozess- und Systemberatung - Prozessanalysen - Erstellung von Verfahrens-, Prozessund Systemdokumentationen - IT-Projektmanagement CONTENiT Dienstleistungen und Services: - ECM-Lösungen as a Service (CLOUD Computing) - Stellung von externen Datenschutzbeauftragten Kontakt CONTENiT AG Harderhook Bocholt Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Sie sind stets herzlichst willkommen!

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