SWS WINLOHN Version : Dezember 2011

Transkript

1 VON AN BETREFF NUMMER DATUM : SWS Software Studio : SWS WINLOHN Anwender : Lohnversion : DOKU 2012/01 : Dezember 2011 Sehr geehrte Damen und Herren! Ab sofort steht Ihnen die Lohnversion zur Verfügung. Installieren Sie das Update in gewohnten Art und Weise. der I. INSTALLATION UND ABLAUF JAHRESÜBERTRAG 01. DATENSICHERUNG - ZWINGEND Sollten Sie noch keine aktuelle Datensicherung (Verzeichnis Lohndaten) haben, sollten Sie diese vor Installation des Updates durchführen. Vor der Installation muss das Lohnprogramm (bei Mehrplatz auf allen Arbeitsplätzen) beendet werden. 02. INSTALLATION LOHNUPDATE Installieren Sie das Update in der gewohnten Art und Weise. 03. LOHNPROGRAMM STARTEN AUSWAHL BETRIEB Wählen Sie einen Betrieb (Jahr 2011) aus; beim Öffnen des Betriebes werden die notwendigen Datenbank Updates durchgeführt. 04. JAHRESÜBERTRAG Sonstiges > Abschlussprogramme > Jahresübertrag Programm Jahresübertrag für den Betrieb durchführen, anschließend neues Jahr 2012 öffnen 05. GESETZLICHE ÄNDERUNGEN EINSPIELEN Sonstiges > Abschlussprogramme > Gesetzliche Änderungen Das Programm Gesetzliche Änderungen muss nur einmal für alle Betriebe ausgeführt werden, wobei folgende Änderungen durchgeführt werden: ÄNDERUNGEN SV TABELLEN FÜR 2012 Erhöhung der SV Höchstbemessungen von 140,00 auf 141,00 (täglich) von 8.400,00 auf 8.460,00 (jährlich SZ) von 163,33 auf 164,50 (Freie Dienstverträge, täglich) Seite 1

2 Erhöhung der Geringfügigkeitsgrenze von 374,02 auf 376,26 (monatlich) Grenzbeträge Dienstnehmer/innen ALV (Arbeitslosenversicherung) Beiträge bei geringem Einkommen: bis 1.186,00-3 % (N25a) von 1.186,01 bis 1.294,00-2 % (N25b) von 1.294,01 bis 1.456,00-1 % (N25c) ab 1.456,01 (normaler Anteil) 3 % Individuelle SV Tabellen müssen vom Anwender auf ihre Richtigkeit überprüft werden! ÄNDERUNGEN STEUERTABELLE Beträge Existenzminimum Exekutionen Die Beträge zum Existenzminimum wurden wie folgt angepasst: ab bis / Monat / Tag / Monat / Tag Allgemeiner Grundbetrag 814,00 27, ,00 Erhöhter allg. Grundbetrag (SZ) 950,00 31,00 925,00 30,00 Unterhaltsgrundbetrag 162,00 5,00 158,00 5,00 Höchstberechnungsgrundlage 3.240,00 108, ,00 105,00 Absolutes Existenzminimum 407,00 13,50 396,50 13,00 Geringfügigkeit Sozialversicherung von 374,02 auf 376,26 ALLGEMEINE HINWEISE! Die amtliche Kilometergeldregelung bleibt unverändert. 06. DIVERSE UPDATES Sonstiges > Abschlussprogramme > Diverse Updates Das Programm muss einmal für die Standardlohnarten und zusätzlich in jedem Betrieb ausgeführt werden, für den es eigene Lohnarten gibt (Firmenstamm, Eigene Lohnarten verwenden = aktiv). Es wird die neue Lohnart 9989 Auslandsabrechnung 60 % Steuer eingespielt (siehe Beschreibung Punkt II.09.2). Die Beschreibung für das Einspielen der Schemadateien finden Sie unter Punkt II JAHRESÜBERTRAG FÜR RESTLICHE BETRIEBE Datei > Öffnen Wenn Sie mehrere Betriebe haben, wählen Sie diese der Reihe nach an und führen überall den Jahresübertrag durch. HINWEISE! Sie sollten auch die Vorjahre öffnen, damit bei diesen Betrieben auch das Datenbankupdate durchgeführt wird (kann auch über die Jobsteuerung durchgeführt werden). Bei der Verwendung von Lohnarten die bei der Berechnung auf das Vorjahr zugreifen, MUSS das Datenbankupdate für das Vorjahr zwingend durchgeführt werden! Seite 2

3 II. ÄNDERUNGEN UND NEUERUNGEN VERSION VERWALTUNG PERSONALSTAMM Excelaufruf Die Bearbeitung der Exceltabellen am Personalstamm wurde dahingehend überarbeitet, dass die Speicherung bzw. Löschung jetzt im Excelmodus durchgeführt wird. Bisher wurde die Exceltabelle erst gespeichert bzw. gelöscht, wenn man den Dienstnehmer nach der Beendigung der Excelbearbeitung im Lohnprogramm selbst abgespeichert (mit Diskette bzw. >F12<) hat. Arbeitsblatt S02, Feld IBAN Die IBAN kann jetzt auch erfasst werden, wenn keine Bankverbindung vorhanden ist und die Option ÜBW Ausland nicht aktiviert ist (bisher wurde in diesem Fall der IBAN gelöscht!). Ist eine Bankverbindung vorhanden und die Option ÜBW Ausland nicht aktiviert, wird der IBAN - Inland nach wie vor automatisch ermittelt und abgespeichert. Arbeitsblatt ELDA, Feld Zugehörigkeit Die Auslandsbezüge für Entwicklungshelfer/innen müssen am neuen L16 für 2011 unter übrige Bezüge, Position Entwicklungshelfer/innen gemäß 3 Abs. 1 Z 11 ausgewiesen werden. Die Steuerung dazu erfolgt über den Eintrag 14 Entwicklungshelfer. Austritt, Warnung bezüglich MV -Pflicht Tritt ein Dienstnehmer nach weniger als 30 Tagen nach einem Wiedereintritt mit sofortigem MV- Beginn (letztes Arbeitsverhältnis war MV-pflichtig) aus, erscheint folgende Warnung: In diesem Fall ist beim Austritt das MV Ende sowie beim letzten Eintritt der MV Beginn und die MV Kasse zu entfernen. Anschließend kann die Endabrechnung bzw. die Rollung (Rollung MV mit Lohnart 9053 mit Anzahl NULL) durchgeführt werden LOHNARTEN Neue Gruppenzuordnung 60, Steuerfrei gem. 3 Abs. 1 Z16c Diese neue Gruppenzuordnung wird für den Bezug Pauschale Reiseaufwandsentschädigung (muss als Laufender Bezug angelegt sein) benötigt, der am neuen L16 ab 2011 unter Übrige Abzüge in der Position Steuerfrei gemäß 3 Abs. 1 Z 16c eigens ausgewiesen werden muss. Die Steuerung dazu erfolgt über die neue Gruppenzuordnung 60, Steuerfrei gem. 3 Abs. 1 Z16c. Pauschale Reiseaufwandsentschädigung = Regelung zur pauschalierten Reiseaufwandsentschädigung von Sportlerinnen und Sportlern, Schiedsrichterinnen und Schiedsrichtern sowie Sportbetreuerinnen und Sportbetreuern von begünstigten Rechtsträgern. Seite 3

4 Neue Gruppenzuordnung 61, Monat für Werkverkehr Diese neue Gruppenzuordnung wird für die Ermittlung der Anzahl der Monate benötigt, in denen der Dienstnehmer im Rahmen des Werkverkehrs nach 26 Z 5 befördert wird. Der Andruck erfolgt am Ende des Lohnsteuerteils in der Position Werkverkehr, Anzahl Kalendermonate ( 26 Z 5). Die Steuerung dazu erfolgt über eine Lohnart, die bei Bedarf wie folgt angelegt werden muss: Lohnart Nummer Bezeichnung Abrechnungsart Eingabe Gruppe (GZO) 86 (kann auch frei vergeben werden) Werkverkehr (Jobticket) 10 Korrektur 3 Anzahl und Betrag 61 Monate für Werkverkehr Die Regelung gilt bereits für das Jahr 2011! Sollten Sie also Dienstnehmer im Rahmen des Werkverkehrs befördert haben, müssen Sie die Dienstnehmer Rollen oder stornieren und neu abrechnen. Lohnart 9045, PV DN Beitrag Die Lohnart 9045, PV DN Beitrag kann jetzt für die Abrechnung eines fixen Pensionsbeitrages für Rechtsanwaltsanwärter verwendet werden. Damit die Lohnart funktioniert, muss im Firmenstamm die Option Pensionsbeitrag (PV) ist Pflichtbeitrag (Verwaltung > Firmenstamm > Arbeitsblatt Sonstige Steuerungen > Bereich Bruttoerfassung) aktiviert werden. 02. ABRECHNEN BRUTTOERFASSUNG E-CARD > Ende Entgelt Für die Abrechnung der E-Card mit Stichtag wird nicht mehr das Austrittsdatum, sondern das Datum Ende Entgelt herangezogen (z. B: Austritt 10.11, Ende Entgelt E-Card wird dem Dienstnehmer noch abgezogen). Anzahl Monate Werkverkehr Bei Dienstnehmern, die im Rahmen des Werkverkehrs nach 26 Z 6 befördert werden, muss im jeweiligen Monat die neu angelegte Lohnart mit der Anzahl 1 und Betrag NULL abgerechnet werden. Bei einer Rollung ist zu beachten, dass der in Anspruch genommene Werkverkehr auch am Lohnkonto im jeweiligen Monat ausgewiesen werden muss. Eine Rollung, mit z.b. Anzahl = 12 im Dezember, ist daher nicht möglich; die Lohnart muss in jedes einzelne Monat hineingerollt werden (oder die entsprechende Monat storniert und neu abgerechnet werden). ALLE Dienstnehmer > NUR SZ In der Bruttoerfassung Alle Dienstnehmer mit der Option Nur SZ werden zusätzlich zu den Sonderzahlungs- und Exekutionslohnarten auch die Abzugslohnarten mit der Gruppenzuordnung 99 (Abzugslohnart bei nur SZ Abrechnung) berücksichtigt DRUCK LOHNSTREIFEN Andruck Bezeichnung Auf den Layouts für Laserdrucker wurde der Andruck der Lohnartenbezeichnung auf 40 Stellen erweitert. Andruck Stunden pro Woche im Kopfteil Die Anzahl der Stunden pro Woche im Kopfteil wird jetzt aus dem jeweiligen Buchungssatz und nicht mehr aus dem Personalstamm übernommen (wegen Nachdruck der Lohnstreifen in Verbindung mit einem zwischenzeitlichen Arbeitszeitwechsel). Seite 4

5 02.3. Nettoabrechnung Option Nur SZ Die Aktivierung der Option Nur SZ (Abrechnung nur SZ = JA) wird nicht mehr gespeichert. Damit wird verhindert, dass bei der nächsten Nettoabrechnung aus Versehen wieder nur Sonderzahlungen abgerechnet werden (bei Bedarf muss Nur SZ wieder neu aktiviert werden) STORNO Überprüfung L16/E18 Bei der Durchführung einer Stornoabrechnung wird überprüft, ob die Abrechnung bereits per L16 bzw. E18 ans Finanzamt übertragen wurde. Ist dies der Fall (Anzahl in Spalte L16 ist größer 0), wird folgende Meldung angezeigt: In diesem Fall ist zu überprüfen, ob der L16 bzw.e18 vor einer Storno- und Neuabrechnung ebenfalls zu stornieren und zu übermitteln ist. 03. MONATSAUSWERTUNGEN Auszahlungsliste Sortierung nach Name Die Sortierung nach Name wurde auf den Name + Vorname erweitert Überweisungsdatenträger Überweisungsdatenträger Dienstnehmer (Inland) Überweisungsdatenträger Dienstgeber Lohnstreifen als Datenträger In Verbindung mit der Änderung bei der Erfassung des IBANs (siehe Beschreibung Punkt II Arbeitsblatt S02, Feld IBAN ) wurde auch die Datenträgererstellung angepasst. Beim Überweisungsdatenträger Dienstnehmer, beim Überweisungsdatenträger Dienstgeber und auch beim Lohnstreifen als Datenträger wird für die Empfängerbank des Dienstnehmers jetzt zuerst der IBAN verwendet, ist dieser am Personalstamm aber noch nicht vorhanden, wird wie bisher die Kontonummer und die BLZ verwendet. Beim Überweisungsdatenträger Dienstgeber wird der Absender ohne die DVR-Nummer abgestellt (Grund > der Feldinhalt wurde bei längeren Firmenbezeichnungen zu lang). Seite 5

6 04. DN MELDUNGEN DRUCK / ERSTELLUNG LOHNZETTEL (L16) Änderungen ab 2011 Der Lohnzettel L16 ab 2011 weist folgende neue Felder auf: - erhöhter PAB wurde berücksichtigt (J/N) Die Steuerung ( Ja bzw. Nein ) für den erhöhten Pensionsabsetzbetrag erfolgt über das LST Kennzeichen am Personalstamm, Arbeitsblatt S 02 (5 = Pensionist mit AV bzw. 6 = Pensionist ohne AV) - Entwicklungshelfer/innen gemäß 3 Abs. 1 Z 11 Siehe Beschreibung Punkt II.01.1., Arbeitsblatt ELDA, Feld Zugehörigkeit - Steuerfrei gemäß 3 Abs. 1 Z 16c Siehe Beschreibung Punkt II.01.2., Neue Gruppenzuordnung 60, Steuerfrei gem. 3 Abs. 1 Z16c - Werkverkehr, Anzahl Kalendermonate ( 26 Z 5) Siehe Beschreibung Punkt II.01.2, Neue Lohnart und II.02.1., Bruttoerfassung Die Änderungen wurden im neuen Layout Lohnzettel L16 ab 2011 sowie im Satzaufbau für die ELDA Datei berücksichtigt. Falscher Zeitraum bei zwei Arbeitsverhältnissen mit kurzer Unterbrechung Bei der Erstellung eines L16 mit zwei Arbeitsverhältnissen bei einer kurzen Unterbrechung (Austritt und Wiedereintritt liegen im selben Monat) wird jetzt der richtig Zeitraum ( von = Beginn des ersten Arbeitsverhältnisses und bis = Ende des zweiten Arbeitsverhältnisses) gedruckt bzw. in die Elda Datei übergeben (bisher wurde nur der Zeitraum des 2. Arbeitsverhältnisses angegeben) Arbeits/Entgeltbescheinigung Krankengeld Auf Grund der Änderungen im Satzaufbau der ELDA Übermittlung wurden folgende Änderungen im Erfassungsprogramm notwendig: - Arbeitsblatt Seite 2 Die Eingaben Provisionsanfall bei Arbeitsunfähigkeit, Bruttoentgelt im letzten Monat inklusive Sachbezug Tage pro Woche wurden entfernt. Neu hinzugekommen ist das Feld Sachbezug ist im Geldbezug beinhaltet Der Grund 30, Lösung in der Probezeit wurde nicht in die Austrittsgründe übernommen, da er für die Abmeldung nicht verwendet werden darf. Sollten Sie diesen Austrittsgrund für die Arbeits- und Entgeltbescheinigung Krankengeld benötigen (nur hier darf dieser Austrittsgrund verwendet werden), können Sie ihn im Feld Grund der Arbeitseinstellung von Hand eintragen. Die Änderungen wurden im Satzaufbau für die ELDA Datei berücksichtigt. Seite 6

7 05. KOSTENRECHNUNG KOSTENSTELLENLISTE II Zeilenabstand Dienstnehmer Die Dienstnehmer werden wieder mit einem einfachen Zeilenabstand gedruckt. 06. SONSTIGES Hilfsprogramm > Löschung letzte Rollung Das Programm wurde überarbeitet und funktioniert jetzt auch dann, wenn die Erstabrechnung(en) bereits in einem SV- und Buchungsbelegmonat absummiert wurde. 07. EXTRAS ELDA Start ELDA Übertragung Für Anwender, die unter Windows 7 Probleme mit dem Start der ELDA Übertragung haben, wurden die Parameter unter Hochkomma gesetzt. Dateierstellung Allgemein Alle notwendigen Versionsänderungen sowie Korrekturen wurden durchgeführt. Folgende Formulare bzw. Dateien sind davon betroffen: - AE Arbeits- / Entgeltbescheinigung Krankengeld - AW Arbeits- / Entgeltbescheinigung Wochengeld - EF Entgeltfortzahlung - LZ Lohnzettel L16 - WV Werkverträge E RÜCKSTELLUNGSBERECHNUNG Druck Rückstellung für Jubiläumsgelder In der Spalte Anzahl wird jetzt auch der Fixwert laut Jubiläumstabelle gedruckt, wenn der Multiplikator NULL ist. Die Spaltenüberschrift wurde auf Anzahl/Wert geändert. 08. BAUARBEITER URLAUBS- UND ABFERTIGUNGSKASSE Änderungen zum durch AbgÄG 2011 Bei einem von der BUAK abgerechneten Urlaubsentgelt SZ bzw. bei einer Abfindung ist sowohl bei der Direktauszahlung als auch bei der Auszahlung durch den Arbeitgeber die Hälfte als Sonstiger Bezug zu behandeln, wobei der Freibetrag ( 620,00) und die Freigrenze ( 2100,00) NICHT zu berücksichtigen sind. Weitere Sonstige Bezüge (Weihnachtsremuneration) sind mit fixem Steuersatz (6 %) unter Berücksichtigung des Freibetrags und der Freigrenze zu versteuern (soweit das Jahreszwölftel nicht überstiegen wird). Für das Funktionieren dieser Änderungen sind folgende Einstellungen bzw. Lohnarten notwendig: Seite 7

8 - Am Personalstamm muss am Dienstnehmer beim gesetzlichen Grundlagencode der Code 21, BUAG (Arbeitsblatt ELDA ) hinterlegt sein. Durch diesen Eintrag wird für die Ermittlung der Grenze für die Sonstigen Bezüge ein Jahreszwölftel herangezogen. - Für die Berechnung Urlaubsentgelt SZ muss die Lohnart wie folgt angelegt sein: Lohnart Nummer 201 (kann auch frei vergeben werden) Bezeichnung Urlaubsentgelt SZ BUAK Abrechnungsart 2 Sonderzahlung Eingabe 1 Betrag Gruppe (GZO) 31 Bezüge Par. 67 (5,8) SV SZ Pflichtig Kommst., DB und DZ Pflichtig LST SZ 2 pflichtig ohne Eur 620,00 Bezug ausser 1/6 Pflichtig Änderungen bei der Direktauszahlung durch die BUAK - Die Direktauszahlung des Urlaubsentgelts erhöht das Jahreszwölftel für die sonstigen Sonderzahlungen (Weihnachtsremuneration usw.), daher ist bei der Lohnart 205, -Lohnsteuerbem. Urlaub lfd. die Option Bezug ausser 1/6 zu aktivieren. - Mit wurden die Direktauszahlungen durch die BUAK beim Dienstgeber DB befreit, die Zahlung erfolgt direkt durch die BUAK. Nachträglich wurde nun festgestellt, dass Steuerschuldner das jeweilige Unternehmen bleibt, daher dieses auch den DB zum FLAF zu berechnen hat, lediglich die Zahlung durch die BUAK erfolgt (wie bei SV bzw. KommSt). Daher ist bei den Lohnarten 204, Urlaub lfd. Bezug BUAK und 206, Urlaub SZ Bezug BUAK die DB Pflicht wieder zu aktivieren. Betroffene Lohnzahlungszeiträume müssen gerollt werden, um die Lohnkonten für eine ev. Prüfung richtig zu stellen (Bemessung DB). 09. ABRECHNUNG BEZUG BEGÜNSTIGTE AUSLANDSTÄTIGKEIT Bestehende Regelung (seit Feber 2011) Die bestehende Regelung für die Bezüge begünstigte Auslandstätigkeit mit der Übergangsregelung für die Jahre 2011 und 2012 bleibt weiter aufrecht: Regelung für die Einkommensteuer: (Abrechnung mit den normalen Inlandslohnarten in Verbindung mit der Lohnart 9990) im Kalenderjahr 2011 sind 66 % der Einkünfte befreit im Kalenderjahr 2012 sind 33 % der Einkünfte befreit ab Kalenderjahr 2013 nur mehr neue Regelung > siehe Punkt Neue Regelung nach AbgÄG % der steuerpflichtigen Einkünfte steuerfrei Nach der neuen Regelung, möglich ab Jänner 2012, sind 60% der steuerpflichtigen Einkünfte von den laufenden Bezügen bis zur ASVG-Höchstbemessung (Ermittlung nach Tagessätzen) steuerfrei. Die Voraussetzungen zum Erhalt der Steuerbegünstigung wurden ebenfalls geändert: - Entsendung des Dienstnehmers von einer in der EU, EWR oder Schweiz gelegenen Betriebsstätte - Der Einsatzort muss mehr als 400 km Luftlinie von der Staatsgrenze entfernt sein - Keine Entsendung an eine Betriebsstätte des Arbeitgebers oder des Beschäftigers - Die Tätigkeit im Ausland ist nicht auf Dauer angelegt - Ununterbrochener Zeitraum von mindestens einem Monat - Im Ausland zu leistenden Arbeiten sind überwiegend unter erschwerenden Umständen zu leisten Die Steuerfreiheit besteht nicht, wenn der Arbeitgeber während der Auslandsentsendung Seite 8

9 - die Kosten für mehr als eine Familienheimfahrt im Kalendermonat trägt oder - Zulagen und Zuschläge gem. 68 EStG steuerfrei behandelt. HINWEISE! Die Abrechnung der neuen Regelung erfolgt mit den normalen Inlandslohnarten in Verbindung mit der Lohnart Auslandsabrechnung 60 % Steuer, die über die Diversen Updates automatisch angelegt wird. Eine Mischung der beiden Regelungen bei einem Dienstnehmer ist nicht möglich! 10. NEUE AUSWERTUNG > JAHRESAUSWERTUNGEN DN - STUNDENLOHNKONTO Auswertungen> Jahresauswertungen > DN - Stundenlohnkonto Mit dieser Auswertung wird nur die Anzahl (Stunden) der abgerechneten Lohnarten pro Monat ohne Gesamtsumme gedruckt. Das Stundenlohnkonto kann mit folgenden Selektionen gedruckt werden: Von / Bis Monat (Allgemeine Vorgaben) Über Von / Bis Monat kann ein Zeitraum ausgewählt werden, wobei auch ein Zugriff auf das Vorjahr möglich ist (z. B.: Juli 2010 bis Juni 2011 = Von Monat = Juli, Bis Monat = Juni ) Alle oder ausgewählte Lohnarten (Allgemeine Vorgaben) Man kann entweder Alle oder nur ausgewählte Lohnarten (bis zu 12) drucken Alle Dienstnehmer oder Einzeldruck Man kann entweder Alle oder einzelne Dienstnehmer (bis zu 16) auswählen 11. DIVERSE UPDATES EINSPIELEN SCHEMADATEIEN Über Diverse Updates kann das Lohn- und Gehaltsschema für die NOE Gemeindevertragsbediensteten übernommen werden. Die Übernahme funktioniert nur bei Anwendern mit dem Zusatzmodul E 09 - ÖPAG/BVA! Sonstiges > Abschlussprogramme > Diverse Updates Für die Übernahme müssen Sie noch den Punkt Schemadatei für NOE Vertragsbedienstete einspielen? aktivieren und auf Start Update klicken! Das Programm muss für jeden Betrieb durchgeführt werden, in dem das neue Schema benötigt wird. 12. HINWEIS DRUCKERPROBLEME! Der Druck erfolgt einmal auf diesen Drucker und dann wieder auf diesen Drucker, obwohl der richtige Drucker vorgeschlagen wird! Diese Meldung haben wir zuletzt bei Seminaren und auch telefonischen Anfragen des Öfteren gehört. Unsere Mitarbeiter haben festgestellt, dass in den meisten Fällen für einen Netzwerkdrucker und den lokalen Standarddrucker dieselbe Druckerbezeichnung verwendet wurde. Sollten auch Sie Probleme dieser Art haben, überprüfen Sie bitte die Namen der Drucker und ändern diese bei Bedarf (bzw. lassen Sie die Änderung den zuständigen Hardwarebetreuer durchführen). Bei der Namenvergabe ist darauf zu achten, dass der Netzwerkdrucker einen anderen Namen erhält (z: B.: Server_DruckerXY ) wie der der lokale Standarddrucker (z. B.: nur DruckerXY ). Seite 9