Ganzheitliches Qualitäts- und Risikomanagement

Transkript

1 Berlin. Erfurt. Freiburg. Hamburg. Köln. München. Münster. Oppeln (PL) Ganzheitliches Qualitäts- und Risikomanagement BERUFSVERBAND DER DEUTSCHEN UROLOGEN 24. Seminarveranstaltung der leitenden urologischen Krankenhausärzte in Darmstadt Referent: > Matthias Hennke Solidaris 2008 Darmstadt, 19. Juni 2008

2 Was und wer Sie erwartet 1. Grundsätzliches Matthias Hennke Geschäftsführer Persönliche Daten 2. Ganzheitliches Risikomanagement 3. CIRS 4. Ergebnisse Berufserfahrung: Von Ende 1994 bis Ende 1998 Controller im Alfried-Krupp- Krankenhaus in Essen. Über 2 Jahre Referent Finanzierung und Planung in der Deutschen Krankenhausgesellschaft (Düsseldorf/Berlin). Seit 2001 bei der Solidaris Unternehmensberatungs-GmbH tätig und 2007 in die Geschäftsführung berufen. Ausbildung: Dipl. Kaufmann Schwerpunkte: Beratung im Rahmen finanzieller, organisatorischer und strategischer Fragestellungen von Krankenhäusern und Trägergesellschaften, Risiko- und Chancenmanagement, Kostenträgerrechnung, DRG-Fallkostenkalkulation, Kosten-, Leistungs- und Betriebsvergleiche. Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 2 / 34

3 Solidaris > Konzernunabhängige Wirtschaftsprüfungs-, Steuerberatungs- und Unternehmensberatungsgesellschaft > Führendes Prüfungs- und Beratungsunternehmen in den Bereichen Kirche, Gesundheit und Soziales > Umsatz rd. 22 Mio. EUR mit bundesweit ca. 220 Mitarbeiter an zur Zeit 7 Standorten > Hoher Anteil an Mitarbeitern mit Berufsexamina > Über Einzelmandate im Non-Profit-Bereich unterschiedlicher Größe und Rechtsformen > Davon zum Beispiel über 250 Krankenhäuser, über 450 stationäre und ambulante Pflegeeinrichtungen und über 150 Behindertenhilfeeinrichtungen. Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 3 / 34

4 Grundsätzliches Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 4 / 34

5 Risikomanagement Warum? Haftungsrechtliche Aspekte (z. B. Organisationsverschulden) Steigerung der Sicherheit der Patienten und der Mitarbeiter Stabilisierung oder ggf. Senkung der Versicherungsprämien Sensibilisierung der Mitarbeiter hinsichtlich möglicher Risiken Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements Erfüllung Vorschriften (KonTraG, AktG, HGrG und Corporate Governance) Sicherung der zukünftigen Finanzierung über Kredite (Basel II) Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 5 / 34

6 Risikomanagement Warum? Drei Hauptaufgaben der Krankenhaus-/Klinikleitung sind Entwicklung und Umsetzung der Strategie Management-Information (Wirksamkeit) Risikomanagement (Unsicherheit - Vermeidung und Reduktion von Schäden oder Fehlern durch frühzeitige Identifikation von Risikoquellen (proaktiv)) Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 6 / 34

7 Was bedeutet eigentlich Risikomanagement? > Risikomanagement bedeutet: eine systematische und klar strukturierte > Identifikation > Analyse > Bewertung und > Bewältigung aller Risiken (und Chancen) einer Einrichtung an einer zentralen Stelle sowie die zentrale Steuerung und Überwachung von relevanten Risiken und deren Maßnahmen zur Bewältigung. > Ein RMS dient der Systematisierung und Zentralisierung der Identifikation, Analyse, Bewertung, Bewältigung und Steuerung von relevanten Risiken und Chancen eines Krankenhauses/einer Klinik und soll insbesondere bestandsgefährdende Risiken vermeiden. Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 7 / 34

8 Viele unglückliche Umstände können zu einem Schaden führen! Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 8 / 34

9 Prozess des betriebswirtschaftlichen und klinischen/pflegerischen Risikomanagements Risikobeschreibung Risiko- Identifikation Formulierung der Risikostrategie Ursache und Auswirkung Steuerung und Kontrolle RM-Prozess Maßnahmenfestlegung Risikobewertung Maßnahmenumsetzung Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 9 / 34

10 Beispielrisiko > Ursache Aufgrund des ungenügenden Transfers, fehlender Bindung von Know-how- Trägern und mangelnder Kenntnis über die Know-how-Träger, > Risiko könnte es sein, dass die Klinik spezifisches Know-how verliert. > Auswirkung Mit der Auswirkung: ganzheitlicher oder teilweiser Stillstand einzelner Behandlungsprozesse; Imageverlust; finanzieller Verlust. > Mögliche Maßnahmen: Einführung leistungsgerechter Entgelte, Einführung eines Wissensmanagements, Identifikation wichtiger Know-how-Träger Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 10 / 34

11 Ganzheitliches Risikomanagement Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 11 / 34

12 Ganzheitliches Risikomanagement Unterschiedliche Arten von Risiken Getrennte Betrachtung & Bearbeitung von Risiken Oder Zusammenfassende, integrierte Betrachtung & Bearbeitung von Risiken Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 12 / 34

13 Ganzheitliches Risikomanagementsystem RM (Basis) -Prozess Module Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 13 / 34

14 CIRS Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 14 / 34

15 CIRS = Critical Incident Reporting System > Ein CIRS dient der Sammlung, Erfassung und Analyse von kritischen Ereignissen, bei denen noch kein Schaden eingetreten ist. > CIRS-Meldungen sind Ereignisse, die frühzeitig auf mögliche Risiken und Sicherheitslücken hinweisen können (Risikofrüherkennungssystem). > Ein CIRS ist ein Bestandteil eines Risikomanagementsystems im Sinne einer frühzeitigen Identifikation und Bewertung von risikorelevanten Ereignissen. > Die Meldung dieser Ereignisse erfolgt meistens anonymisiert durch die eigenen Mitarbeiter, um Ängste vor möglichen Konsequenzen zu verhindern. Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 15 / 34

16 CIRS Warum? ca. 1 Katastrophenfall ca. 29 mittelschwere Unfälle ca. 300 beinahe Unfälle, Zwischenfälle, Ereignisse... Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 16 / 34

17 Bsp.: Bahnkatastrophe von Eschede 1998 Die Untersuchungskommission identifizierte ca Beinahe-Unfälle und sicherheitsgefährdende Bagatell- Vorkommnisse, die im Vorfeld des Unglücks in verschiedenen Bereichen der Bahn auftraten, aber keine besondere Beachtung fanden! Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 17 / 34

18 Auszug: Erfolgsfaktoren für das CIRS 1. Klare Vereinbarung über Meldeinhalte und klare Begriffsdefinitionen 2. Anonymität und Straffreiheit der Meldenden 3. Interdisziplinäre Zusammensetzung des Auswertungsteams 4. Verpflichtungserklärung der Mitglieder des Auswertungsteams und der Geschäftsführung 5. Einfache und klar strukturierte Handhabung des Systems 6. Motivation der Mitarbeiter durch regelmäßige globale Berichterstattung 7. CIRS als Teilbereich des Risikomanagements betrachten Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 18 / 34

19 1. Teil = Meldeerfassung Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 19 / 34

20 2. Teil = Meldebearbeitung (Meldecockpit) Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 20 / 34

21 1. Kritisches Ereignis, Fehler, Prozessablauf CIRS 6. Zeitnahe Rückmeldung an die meldenden Personen über Intranet 5. Berichterstattung an das Direktorium und die zentrale Steuergruppe Qualität 2. Eingabe der Meldung? 3. Anonymisierung und Freigabe der Meldung 4. Bearbeitung durch Auswertungsteam Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 21 / 34

22 Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 22 / 34

23 Auswertungen Messzeitraum März bis Juni Meldungen von kritischen Ereignissen - Davon 45 Meldungen bewertet - 11 Bewertungen mit hoher Relevanz - 16 Bewertungen mit mittlerer Relevanz - 18 Bewertungen mit niedriger Relevanz Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 23 / 34

24 Abgeleitete Verbesserungsmaβnahmen Checkliste für Standortwechsel erarbeiten (Pflege) Verbesserung der Dokumentation Erstellung von Verfahrensanweisungen Schnittstellendefinition Notaufnahme/ Intensivstation Mitarbeiterschulung im Umgang mit agressiven Patienten Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 24 / 34

25 Ergebnisse Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 25 / 34

26 Risikoportfolio Auswirkung in TEUR Farben Kategorien: Politische und rechtliche Rahmenbedingungen Markt- und Strategierisiken Klinische Risiken/ Patientensicherheit Finanz- und Leistungsrisiken Organisations- und Managementrisiken Infrastruktur a 5 b 20 c 50 d 100 Eintrittswahrscheinlichkeit in % Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 26 / 34

27 TOP 10 Risiken Risiken: Fehlintubation mit schwerwiegenden Folgen Abbruch von invasiven Therapien wegen fehlendem Material Eingewiesener Patient der Psychiatrie flüchtet Aggression Personal Notaufnahme Dokumente sind nicht bekannt, Dokumentenlenkung nicht einheitlich Ressourcenbindung und -verschwendung im Projektmanagement Falsche/veraltete Dokumente/Standards werden verwendet herunterfallende Natursteinplatten Missachtung des Rauchverbotes Auswirkung in TEUR Fehlende Validierung von Verschreibungen 11 Anforderungen der externen QS werden nicht erreicht 0 a 5 b 20 c 50 d 100 Eintrittswahrscheinlichkeit in % Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 27 / 34

28 Ganzheitliche Integration der Risiken durch: Gemeinsames Risiko- Controlling in Software Ganzheitliche Betrachtung aller Risiken Gemeinsame Dokumentation in Risikobericht Enge Kooperation zwischen betriebswirtschaftlichen & klinischen Bereichen Gemeinsame Risikokategorisierung im Risikoatlas Einheitliches Bewertungsschema Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 28 / 34

29 Risikobericht als Steuerungsinstrument > Quartalsweiser Risikobericht > Überblick über Geschäftsbereiche / Stabsstellen / Kliniken / Institute > Überblick über die aktuelle Risikosituation inklusive der Maßnahmen > Hilfestellung für die Priorisierung von notwendigen Maßnahmen > Delegation der Risikoverantwortung > Ad-hoc-Berichterstattung bei gravierender Änderung der Risiken oder Identifikation neuer Bestandsgefährdender Risiken > Regelmäßige strukturierte Gespräche mit den Risikoverantwortlichen und Beschließen von Maßnahmen Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 29 / 34

30 Maßnahmenübersicht Risiken (Beispiele) Risiko / Zuordnung Maßnahme Bezeichnung Prozesse aus betriebswirtschaftlicher Sicht Nichterreichung der Leistungsvorgabe (Casemix) (Medizinisches Management) Nr. Beschreibung Verantwortlicher Termin Status 2 "Verprobung" der Daten eingeleitet Abstimmung der Daten Berichtswesen zur Leistungsentwicklung Controllinggespräche beschlossen durchgeführt möglich Verspätete und falsche Steuererklärungen (Rechnungswesen und Steuern) Ressourcen Ausfall techn. Anlagen u. Bauschäden (Bauangelegenheiten) Liquiditätsengpässe (Rechnungswesen und Steuern) Umfeld Reduzierung des Zuführungsbetrages (Dekanat) 3 Ausgliederung fremder Einrichtungen möglich Kontentransparenz im Rechnungswesen möglich Positionierung des Bereichs Steuern möglich 1 Konzepterstellung für Sanierung eingeleitet 5 Kreditlinie aushandeln möglich Prozessverbesserung in der Buchhaltung möglich Rücklagenbildung durchgeführt 4 Aufbau alternativer Finanzierungsquellen beschlossen Gezieltes Herantreten an die Politik durchgeführt Verbesserung der Außendarstellung durchgeführt Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 30 / 34

31 Zusammenfassung in Form von Stolpersteinen 1. Mangelndes Vorleben der Fehlerkultur durch die Führungsebene bzw. mangelnde Prozessunterstützung durch die Führung 2. Mangelnde Bewusstseinsschaffung bei den Mitarbeitern (zu wenig Aufklärung, Schulung, Information usw.) 3. Mangelnde Reaktion auf Fehlermeldungen 4. Mangelnde Umsetzung der festgelegten Maßnahmen 5. Mangelnde Festlegung von Kommunikationsstrukturen, Berichterstattungswege, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten (insgesamt mangelnde Projektplanung) Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 31 / 34

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Gerne stehen wir Ihnen für ein persönliches Gespräch zur Verfügung. Ihre Ansprechpartner: Matthias Hennke Von-der-Wettern-Str Köln +49 (0) (0) Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 32 / 34

33 Vgl. Publikation aus das Krankenhaus 5/2007 und Publikation der Solidaris Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 33 / 34

34 Aktuelle Referenzen - Auszug Solidaris 19. Juni 2008, M. Hennke Folie 34 / 34