Konzept zur Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements an der PH Ludwigsburg

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1 Konzept zur Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements an der PH Ludwigsburg Qualitätskommission 1. Ziele 1. Das Qualitätsmanagement an der Pädagogischen Hochschule hat zum Ziel, die an der Hochschule geleistete Arbeit zu vereinfachen und die Zufriedenheit und Gesundheit der Mitarbeiter(innen) und der Studierenden zu fördern. Die Qualität der Ergebnisse unserer Arbeit soll erhalten und - wo möglich und nötig - verbessert werden. 2. Daneben verfolgt die Hochschule das Ziel, den gesetzlichen Auftrag zur Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems (LGH 5) in gelebte Praxis umzusetzen. 2. Grundannahmen Das Qualitätsmanagement ist geprägt durch die Grundüberzeugung, dass die Qualität der an der Hochschule geleisteten Arbeit bereits sehr hoch ist und Bemühungen um Qualitätsverbesserungen der Arbeitsergebnisse bzw. Erleichterungen in den Arbeitsabläufen selbstverständlicher und keineswegs ein neuer - Bestandteil des Arbeitsverständnisses aller Mitarbeiter(innen) der Hochschule ist. Darüber hinaus liegt diesem Konzept die Überzeugung zu Grunde, dass Möglichkeiten der weiteren Arbeitserleichterungen und Qualitätsverbesserung ausschließlich durch die Personen erkannt und genutzt werden können, die an den jeweiligen Arbeitsabläufen beteiligt sind (ein System bilden 1 ). Einflüsse von außen können im besten Sinne Impulse geben nicht mehr und nicht weniger. 1 Mit beteiligte Personen sind nicht notwendigerweise Abteilungen oder sonstige formale Organisationseinheiten gemeint. Beteiligte Personen sind Menschen, die aufgrund ihres Aufgaben- oder Verantwortungsgebietes mit dem in den Blick genommenen Arbeitsprozess zu tun haben. Dies können Personen aus ganz unterschiedlichen Organisationseinheiten sein (z.b. beim Prozess Vorlesungsverzeichnis, oder bei der Betreuung Lehrbeauftragter). Beteiligt in dem hier gemeinten Sinne sind auch Menschen, die die Auswirkung bzw. die Ergebnisse des Arbeitsprozesses unmittelbar erfahren, also die Adressaten des Prozesses sind. Wer bei einem Optimierungsprojekt beteiligt ist oder sinnvollerweise zu beteiligen wäre, entscheidet die Projektgruppe. 1

2 3. Akteure der Qualitätsentwicklung Hauptakteure aller Maßnahmen zur Sicherung und Weiterentwicklung der Qualität unserer Arbeit sind alle Angehörigen der Hochschule. Die Qualitätskommission ist ein gewählter Ausschuss des Senats. Alle Institute, und Einrichtungen können jeweils eine weitere Person in die Kommission entsenden. Die Kommission ist kein beschließendes Gremium. Seine Aufgabe besteht darin, in Qualitätsfragen Beschlüsse vorzubereiten, die der Senat trifft. Die Qualitätskommission koordiniert die Bemühungen um Qualitätssicherung und weiterentwicklung der Mitglieder der Hochschule. Von den ca. dreimal pro Semester stattfindenden Sitzungen werden Protokolle angefertigt, die allen Instituten und Einrichtungen zur Kenntnis zugeschickt werden (siehe weitere Konkretisierungen unter Punkt 6). Der Qualitätsbeauftragte unterstützt die Qualitätsentwicklung im Rahmen der durch die Qualitätskommission unterstützen Projekte zur Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung (siehe weitere Konkretisierungen unter Punkt 7). 4. Bereiche der Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung Die im Folgenden genannten Bereiche der Qualitätsentwicklung beschreiben die Tätigkeitsfelder, in denen die PH Ludwigsburg sich um die Sicherung und Weiterentwicklung der Prozess- und der Ergebnisqualität der geleisteten Arbeit bemüht. Die Liste der Tätigkeitsfelder ist dem in den Jahren 2009/2010 gemeinsam entwickelten Leitbild entnommen. Profil der Hochschule 1. Verzahnung von Forschung, Lehre und Praxis 2. Nachhaltigkeit/ Nachhaltige Entwicklung 3. Internationalisierung Organisationskultur 4. Transparenz und Nachvollziehbarkeit 5. Leitung und Steuerung 6. Personalentwicklung 7. Studentische Mitwirkung 8. Qualitätskultur 9. Gleichstellung 10. Ausstattung 2

3 Lehre 11. Gelingendes Lernen 12. Hochschuldidaktik 13. Studiengänge 14. Feedbackkultur 15. Vernetzung von Lehrangeboten 16. Prüfungen/ Prüfungskriterien Forschung 17. Interdisziplinarität 18. Kontakt zu Praxisfeldern 19. Internationale Forschungskooperationen Dienstleistungen 20. Effizienz/ Effektivität 21. Prozessoptimierung 22. Kulturförderung Außenverhältnis 23. Vernetzung im regionalen und internationalen Kontext 24. Öffentlichkeitsarbeit 25. Alumni 26. Förderung regionaler Bildungs- und Kulturlandschaft Qualitätsmanagementkonzept 27. Weiterentwicklung des Qualitätskonzeptes 5. QM-Projekte Ein QM-Projekt an der PH Ludwigsburg orientiert sich an vier grundlegenden Schritten I. Qualitätsbedarfe/ -bedürfnisse erheben und Ziele definieren Die am jeweiligen Arbeitsfeld beteiligten Personen legen fest, in welchem Teil ihres Aufgabengebietes die Qualität der Arbeitsergebnisse weiterentwickelt bzw. Erleichterungen im Arbeitsablauf angestrebt werden sollen. II. Prozesse und Instrumente dokumentieren Die beteiligten Personen beschreiben den Ist-Zustand des in den Blick genommenen Arbeitsgebietes - einschließlich seiner aktuellen Stärken und Schwächen. 3

4 Auch unabhängig von konkreten Verbesserungsinitiativen sammeln und dokumentieren die Organisationseinheiten der Hochschule ihre Instrumente der Qualitätssicherung (Regelungen, Satzungen, Checklisten, Formulare ) und entwickeln diese ggf. nach eigener Maßgabe fort. III. Prozesse und Instrumente hinterfragen und optimieren Die am jeweiligen Arbeitsprozess bzw. Aufgabenfeld beteiligten Personen beschreiben einen Soll-Zustand des in den Blick genommenen Tätigkeitsbereiches und definieren die notwendigen Schritte zur Umsetzung der geplanten Verbesserungen. Darüber hinaus klären die beteiligten Personen für sich geeignete Zeitpläne der Wiederbegutachtung und Maßnahmen der Erfolgskontrolle. Sofern dies von den jeweiligen Organisationseinheiten als notwendig erachtet wird, werden bestehende Instrumente der Qualitätssicherung weiterentwickelt. IV. Ergebnisse kommunizieren Alle Prozesse, Instrumente, Dokumente und Verantwortlichkeiten werden allen beteiligten Personen zugänglich gemacht und sind darüber hinaus hochschulweit einsehbar. 6. Rolle der Qualitätskommission Unterstützung der Qualitätsentwicklungsinitiativen Obwohl die Notwendigkeit und Möglichkeit der Verbesserung von Arbeitsabläufen oder Arbeitsergebnissen von den beteiligten Personen gesehen werden, können notwendige Prozessänderungen im Arbeitsalltag oftmals nicht angegangen werden, weil notwendige Ressourcen an Zeit, Geld und Arbeitskapazität fehlen. Die grundlegende Aufgabe der Qualitätskommission besteht daher in der Unterstützung der durch die beteiligten Personen gewünschten Optimierungen. Diese Unterstützung besteht in der zeitlich befristeten Bereitstellung der personellen und ggf. monetären Ressourcen, die notwendig sind, um die von den beteiligten Personen erwünschten Optimierungen der Arbeitsprozesse oder - ergebnisse umzusetzen. 4

5 Die Bereitstellung der genannten Ressourcen erfolgt durch die Qualitätskommission auf Antrag der Personen, die einen Verbesserungsprozess in ihrem Arbeitsfeld anstreben. Die Bewilligung der beantragten Unterstützung orientiert sich dabei am Ausmaß der Problembehaftetheit des aktuellen Prozesses. Verbesserungsvorhaben von problematischen Prozessen werden eher unterstützt als Prozesse, die vergleichsweise gut funktionieren und einen geringeren Optimierungsbedarf aufweisen. an der Bedeutsamkeit des Prozesses für die Hochschule. Zentrale Prozesse, deren Verbesserung einen entscheidenden Mehrwert für die gesamte Hochschule versprechen, werden eher unterstützt als nachrangigere Prozesse. Neben der Unterstützung durch finanzielle bzw. personelle Ressourcen steht die Qualitätskommission den Veränderungsprojekten beratend zur Seite. Darüber hinaus kann sie einzelnen Gruppen der Hochschule Vorschläge für Verbesserungsinitiativen unterbreiten. Die Entscheidung, ob die Anregung aufgenommen wird oder nicht, liegt allerdings bei den im jeweiligen Aufgabengebiet tätigen Personen, die einen Verbesserungsvorschlag auch begründet ablehnen können. Verantwortung für das Gesamtsystem des Qualitätsmanagements Welche Qualitätsbereiche für die Hochschule als zentral und bedeutsam angesehen werden, entscheidet der Senat auf Grundlage einer durch die Qualitätskommission erarbeiteten Prozesslandkarte (bzw. eines funktional äquivalenten Werkzeuges wie z.b. einer Auflistung zentrale Kategorien der Qualitätsentwicklung). Bei der Festlegung dieser zentralen Qualitätsbereiche hat die Qualitätskommission auch die Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme im Blick, wie sie beispielsweise durch internationale Leitlinien der Qualitätsentwicklung konzeptionalisiert wurden. Ein mögliches externes Audit des Qualitätsmanagementsystems der Hochschule wird dadurch systematisch vorbereitet. Die konkrete Einschätzung der jeweiligen Optimierungsanträge, ihre Diskussion und ihre Genehmigung oder Ablehnung nimmt die Qualitätskommission vor. 5

6 Zusammenwirken von Qualitätskommission und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der gesamten Hochschule im Gegenstromverfahren Das Vorschlagsprinzip gewährleistet, dass ausschließlich solche Verbesserungsvorhaben angegangen werden, für die im unmittelbar betroffenen Personenkreis ein Commitment besteht. Qualitätsinitiativen werden bottom up entwickelt. Potemkinsche Qualitätsdörfer werden nach Möglichkeit vermieden. Selbstverständlich bleibt es für alle Mitarbeiter/innen der Hochschule weiterhin möglich, Optimierungsprojekte auch ohne Antrag und unabhängig von der Qualitätskommission durchzuführen. Lediglich die Kommunikation der erzielten Ergebnisse und entwickelten Prozessbeschreibungen bzw. Qualitätsinstrumente an die Kommission bzw. den Qualitätsbeauftragten ist dennoch notwendig. Die Gewährung von Unterstützungsleistungen gemäß den top down festgelegten Qualitätskategorien ermöglicht die Koordination der einzelnen Qualitätsinitiativen hin zu einem zusammenhängenden Qualitätsmanagementsystem. 7. Aufgaben und Rolle des Qualitätsbeauftragten Aufgaben Der Qualitätsbeauftragte unterstützt die einzelnen Qualitätsentwicklungsinitiativen, sofern sie eine solche Unterstützung durch die Qualitätskommission zugesprochen bekommen haben. Konkret können beispielsweise folgende Unterstützungsleistungen angeboten werden: Unterstützung bei der Projektplanung/ Zeitplanung Vorbereitung und Moderation der einzelnen Projekttreffen Moderation der gemeinsamen Beschreibung von Ist- und Soll-Prozessen Ggf. zusätzliche Anamnese von Details des Ist-Prozesses in Einzelgesprächen und Aufbereitung der Ergebnisse für die Projektgruppe Zweckgerechte Dokumentation von Ist- und Soll-Prozessen Fachliche Unterstützung bzgl. typischer Optimierungsmöglichkeiten von Ist- Prozessen Fachliche Unterstützung bzgl. möglicher Schritte vom Ist- zum Soll-Prozess Kommunikation von best practice Lösungen aus anderen Arbeitsgruppen der Hochschule sowie Lösungsansätze anderer Hochschulen Überblick über Prozesslandkarte und Schnittstellen zu anderen Prozessen 6

7 Hilfe bei der Akquise von hausinternen Unterstützungsleistungen Unterstützung bei der Dokumentation und Kommunikation der Arbeitsergebnisse Erinnerung an die Wiedervorlage und interne Erfolgsbeurteilung der geänderten Verfahrensweisen. Im Rahmen des Projektes können auch Sachmittel z.b. für neue Software, Schulungen, Erstellung einer Dokumentation etc. eingesetzt werden. Darüber hinaus bereitet der Qualitätsbeauftragte die Sitzungen der Qualitätskommission vor und nach und dokumentiert den aktuellen Stand der Qualitätsentwicklung auf der Homepage der Hochschule. Über aktuelle Entwicklungen im Feld der Qualitätsentwicklung hält er sich regelmäßig auf dem Laufenden. 8. Konkrete Schritte zur Etablierung eines Qualitätsmanagementsystems 1. Die Qualitätskommission diskutiert die in diesem Papier vorgestellte Struktur des Qualitätsmanagementsystems. Das hier beschriebene Vorgehen wird im Senat beschlossen. 2. Das Antragsverfahren wir hochschulöffentlich kommuniziert und nach Möglichkeit persönlich beworben (durch Mitglieder der Qualitätskommission und den Qualitätsbeauftragten). 3. Erste Verbesserungsprojekte werden durchgeführt und hochschulweit kommuniziert. 4. Die Qualitätskommission reflektiert regelmäßig die Entwicklung des Qualitätsmanagements, überdenkt ggf. die Unterstützungsangebote und empfiehlt ggf. dem Senat eine Entscheidung über Auftrag und Einsatzzeitpunkt der evalag. 7