Benchmarking als Instrument des Qualitätsmanagements. tsmanagements in Hochschulen

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Stefanie Blau
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1 Benchmarking als Instrument des Qualitätsmanagements tsmanagements in Hochschulen 1

2 1. Benchmarking: Grundlagen 2. HIS-Benchmarking: kennzahlenorientiert 3. HIS-Benchmarking: prozessorientiert 4. Fazit 2

3 Benchmarking in Hochschulen 3

4 Problemstellungen und Anlässe Druck in der Hochschule: Legitimation, Probleme, Effizienz, Effektivität was können wir tun? eigene Situation durch Vergleich mit anderen besser einschätzen wo stehen wir? neue Ideen und Anregungen sammeln welche Trends/Entwicklungen/Herausforderungen gibt es? positive Erfahrungen anderer Hochschulen Transfer von know-how voneinander und miteinander lernen - worin unterscheidet sich unsere Hochschule von anderen? 4

neue Ideen und Anregungen sammeln welche Trends/Entwicklungen/Herausforderungen gibt es?

5 Definition: Benchmarking Benchmarking ist eine Methode der Unterstützung von Qualitäts- und Organisationsentwicklung, die im Kern auf systematischen Vergleichen mit und dem Lernen von Partnern beruht. 5

6 Abgrenzungen Erfahrungsaustausch Evaluierungen in der Hochschule Querschnittsuntersuchungen des Landesrechnungshofes Rankings 6

7 Perspektiven Unterschiedliche Erwartungen und Perspektiven 7

8 Erwartungen Rahmenbedingungen Struktur Input Personal Finanzen Technologien Qualifikation Prozess Organisation Formale Struktur Aktivitätsstruktur Output Projekte Veröffentlichungen Einstellungen Befragungsergebnisse Ergebnis Outcome Wirkungen Zufriedene HochschullehrerInnen Nobelpreise Rankingplatz Nr. 1 Kundenorientierung 8

Projekte Veröffentlichungen Einstellungen Befragungsergebnisse Ergebnis Outcome

9 Benchmarking Vorgehensweise 1. Partnerwahl, Klärung von Grundsatzfragen, Festlegen von Zielen und Objekten 6. Evaluierung der Maßnahmen 2. Auswahl der Schlüsselprozesse/ Aufgabenbereiche 5. Weitere Schritte Planung von Maßnahmen/ Prozessoptimierung 3. Visualisierung der Prozesse, Erhebung der Informationen 4. Prozessbewertung, Datenplausibilisierung, Daten- und Ursachenanalyse 9

Evaluierung der Maßnahmen 2. Auswahl der Schlüsselprozesse/ Aufgabenbereiche 5.

10 HIS Benchmarkingverfahren Kennzahlenorientiert quantitativ: Vergleich von Kennzahlen (Input / Output) Aufwandsschätzung Leistungsparameter Interpretation der Ergebnisse Folgerungen: Wo stehe ich? Rote-Lampe- Funktion QM: wenn Messbarkeit gefordert Prozessorientiert qualitativ Vergleich von Prozessen prozessorientierte Kennzahlenbildung Visualisierung, Prozessbewertung Maßnahmen zur Prozess- Optimierung ableiten QM: wenn Verfahrensqualität gefordert 10

Rote-Lampe- Funktion QM: wenn Messbarkeit gefordert Prozessorientiert qualitativ Vergleich von Prozessen

11 Kennzahlenorientiertes Benchmarking Input: Personalaufwand in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) oder Personalkosten oder Produkterstellungskosten (Gesamt) Output / Bezugsgrößen Leistungen, Basiszahlen Kennzahlen für Effizienz (Produktivität) Effizienz: Personalaufwand zu Leistungen oder Basiszahlen für das Produkt bzw. den Produktbereich 11

Bezugsgrößen Leistungen, Basiszahlen Kennzahlen für Effizienz (Produktivität)

12 Beispiel: Forschung Outputvergleich Forschung Basiszahlen Maximale Werte Minimale Werte Mittelwert Median (1) Haushalts und Drittmittel (in uro) (2) Drittmittel (eingeworben, in uro) (3) Drittmittelausgaben (in uro) (4) Drittmittelprojekte

314.350 (2) Drittmittel (eingeworben, in uro) 67.179.000 673.000 22.693.217 14.425.

13 Beispiel: Drittmittelaufkommen zu VZÄ Forschungsverwaltung U 1 U 2 U3 U4 U 5 U 6 U 7 U 8 U 9 U 10 13

500.000 2.000.000 1.500.000 1.000.000 500.

14 Kennzahlenorientiertes Benchmarking: Zwischenfazit: Was leistet dieses Verfahren? Strukturierter Ressourcenüberblick zu Leistungsbereichen der Hochschule Selektion von Leistungsbereichen/Aufgaben auf der Basis von quantitativen Auffälligkeiten für weitere Vertiefungen (qualitatives Benchmarking) Schlüssel- und Kennzahlen für ein sogenanntes Dauerhaftes Messen in der Hochschule Informationsbasis für die Organisation eines Erfahrungsaustausches zwischen Hochschulen 14

der Basis von quantitativen Auffälligkeiten für weitere Vertiefungen (qualitatives Benchmarking) Schlüssel- und

15 Auswahl von Leistungsbereichen oder Themenfeldern Durchführung von Workshops mit: Visualisierung Prozessbewertung Problem-/Ursachenanalyse Maßnahmen prozessorientiertes Benchmarking Ergebnispräsentation und dokumentation 15

Prozessbewertung Problem-/Ursachenanalyse Maßnahmen

16 Einstellung eines/einer wiss. Mitarbeiters/in Art der Kombination von Routine und Einzelfallbearbeitung Stand der Automatisierung Stand der Dezentralisierung Umgang mit Beteiligungsrechten (Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenbeauftragte(r) Rahmenbedingungen (rechtliche und politische Vorgaben) Ressourcenaufwändiger Prozess Prozessorientiertes Benchmarking: Standardprozess Einstellungsverfahren 16

der Dezentralisierung Umgang mit Beteiligungsrechten (Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte,

17 Prozessorientiertes Benchmarking: komplexer Prozess: Berufungsverfahren Berufungsverfahren ist Querschnittsthema (Politik, Personal, Finanzierung) und mehrebenenorientiert (Präsidium, Verwaltung, Fachbereiche) Berufungsverfahren umfasst Aktivitäten, bei denen die Hochschulen im unmittelbaren Wettbewerb stehen Berufungsverfahren sind in Entscheidungsarenen angesiedelt, die nur beschränkt zugänglich sind Berufungsverfahren beinhalten Ergebnisse, die in der Regel öffentlich nicht kommuniziert werden dürfen 17

bei denen die Hochschulen im unmittelbaren Wettbewerb stehen Berufungsverfahren sind in Entscheidungsarenen angesiedelt, die

18 Berufungsverfahren: Strukturierungstableau Beteiligte Stellen/ Referate/ Gremien Prozess-Schritte Profil-, Strukturprüfung Widmung, Stellenfreigabe, Funktionsbeschreibung, Ausschreibung Dezentral (FB, BA) Gremien Senat, HS-Rat Hochschulverwaltung Hochschulleitung Beauftragte, PR Min Auswahlverfahren Beschlussfassung über Berufungsliste; Ruferteilung Berufungsverhandlungen Verfahren nach Rufannahme 18

(FB, BA) Gremien Senat, HS-Rat Hochschulverwaltung Hochschulleitung Beauftragte, PR Min

19 Berufungsverfahren: Aufgaben der Verwaltung Prozess-Schritte Profil-, Strukturprüfung Widmung, Stellenfreigabe, Funktionsbeschreibung, Ausschreibung Auswahl verfahren Beschlussfassung über Berufungsliste; Ruferteilung Berufungsverhandlung; Rufannahme Verfahren nach Rufannahme Operative Aufgaben im Berufungsverfahren Prüfung der Antragsunterlagen aus FB/Fakultät (Ausstattung, Funktionsbeschreibung, Ausschreibungstext); Anfertigung des Vorlageschreibens an die Hochschulleitung; Gestaltung und Realisierung der Ausschreibung operative Begleitung des Bewerbungsverfahrens (Bewerbungsunterlagen, Verfahrensorganisation) operative Begleitung des Verfahrens bei Hochschulleitung (und ggf. Senat); Prüfung und Kommentierung des Berufungsberichts für die Hochschulleitung Prüfung der sachlichen und baulichen Anforderungen an die Ausstattung; Vorschlag für persönliche Bezüge; Protokollführung (Berufungsverhandlungen, -vereinbarungen) Erstellung des Dienstvertrags; Unterlagen an Bezügestelle (falls notwendig) 19

Funktionsbeschreibung, Ausschreibungstext); Anfertigung des Vorlageschreibens an die Hochschulleitung; Gestaltung und Realisierung der Ausschreibung operative Begleitung des Bewerbungsverfahrens

20 Berufungsverfahren: Qualitätsmanagement tsmanagement HS 1 Verfahrensregeln: hochschulinterne Regeln (Text) Verfahrensdauer (Stellenfreigabe Berufung): 30 Wo. HS 2 Verfahrensregeln: Bereitstellung im Internet Prozessverantwortlichkeit: Schnittstellenmanagement HS 3 Verfahrensregeln: hochschulinterner Workflow HS 4 Verfahrensregeln: webbasiert im Internet Dokumentenmanagement: webbasiert im Internet Verfahrensdauer (Einleitung Berufung): 56 Wo. 20

HS 2 Verfahrensregeln: Bereitstellung im Internet Prozessverantwortlichkeit: Schnittstellenmanagement HS 3

21 Prozessorientiertes Benchmarking Zwischenfazit: Was leistet dieses Verfahren? Qualitatives Benchmarking liefert Anhaltspunkte, wie Verbesserungen zu realisieren sind. Qualitatives Benchmarking beinhaltet die Zielsetzung, Gelerntes umsetzen zu wollen und (auch) zu können. Qualitatives Benchmarking bezieht narratives Wissen (Geschichten) in den Vergleich mit ein. 21

22 Benchmarking Gesamtfazit Geeignetes Verfahren für Vergleich von Ressourcen- und Leistungsunterschieden Bedingung: keine Zahlenfixiertheit, keine Vernachlässigung von Qualitätsparametern Anstoß zur Veränderung interner Arbeitsablaufs - und Organisationsstrukturen Bedingung: kontextabhängige Rahmenbedingungen der Partner berücksichtigen Gestaltung eines Lernprozesses für das beteiligte Führungspersonal Bedingung: Lernen wollen, Lernen können 22

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Material: HIS-Kurzinformation Bau und Technik 5/2005 Benchmarking von Hochschulverwaltungen HIS: Forum Hochschule 6/2007 Benchmarking von Supportprozessen in Hochschulen Information: 23

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