WCM System Modul KVP. Überblick. Produktbeschreibung Kurzinfo Funktionen Systemanforderungen, Supporthinweise

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1 WCM System Modul KVP Produktbeschreibung Kurzinfo Funktionen Systemanforderungen, Supporthinweise Überblick Organisieren und verwalten Sie Ihren kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) mit Hilfe der Intranet-Applikation WCM System! Neue Vorschläge und Verbesserungen, sowie alle zugehörigen Aktivitäten können direkt im Webbrowser eingetragen werden. Alle Mitarbeiter und insbesondere die für den KVP zuständigen Kollegen haben jederzeit den vollständigen Überblick über bereits durchgeführte Maßnahmen, anstehende Aktivitäten und den Fortschritt der Bearbeitung einzelner Vorschläge. Egal ob in Ihrem Unternehmen KVP im Sinne des betrieblichen Vorschlagwesens verstanden wird, oder der KVP in Form von gezielten Projekten und Maßnahmen-Initiativen gelebt wird das WCM System bietet hierfür Unterstützung durch die Bereitstellung von vordefinierten und durch Sie anpassbaren Prozess-Schritten nach dem Plan-Do-Check-Act (PDCA) Zyklus zur Bearbeitung einzelner KVP-Themen. Der rollenbasierte Ansatz, sowie ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept zeigt jedem Benutzer genau jene Informationen, die er oder sie benötigt und stellt sicher, dass die notwendigen Informationen vorhanden sind, bevor nächste Schritte gesetzt werden. Bei Meldung eines Vorschlags oder neuen KVP-Themas wird vom System über ein Regelwerk automatisch der zuständige KVP-Koordinator ermittelt, sofern dieser nicht durch den Ersteller selbst gewählt wurde. Mitarbeiter, die nicht täglich mit dem System arbeiten, werden per über alle Neuerungen zu KVP-Themen, bei denen sie eine Rolle (Ersteller, Koordinator, Planer, Prüfer, Manager) spielen, informiert. Ein Eskalationsmechanismus in Verbindung mit einem Ampelsystem informiert über Verzögerungen, sodass kein einziger Vorschlag, keine einzige potentielle Verbesserung übersehen wird, und deren Bearbeitung vorangetrieben wird. Die einzelnen Phasen von der Meldung oder Aufnahme eines neuen Themas, dessen Planung, Umsetzung und Prüfung können jeweils mit einem geplanten Erledigungstermin versehen werden. Bei Terminüberschreitung wird zunächst die zuständige Person informiert und der Status des KVP-Themas auf orange gesetzt. Nach einem frei konfigurierbarem Zeitraum erfolgt die nächste Eskalation auf den Status "rot" und eine erneute Benachrichtigung an Teammitglieder oder andere Personen kann automatisch ausgelöst werden. Benachrichtigungen vom WCM-System können von den Benutzern separat abonniert und gefiltert werden damit kann eine Überflutung mit s verhindert werden. Während der Bearbeitung von KVP-Themen werden sämtliche Statusänderungen automatisch protokolliert. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Tätigkeiten einzelner Mitarbeiter, sowie verwendete Materialien im System bekannt zu geben. Dadurch können sämtliche Aufwände, Web-Applikation Nur Internet Explorer erforderlich für KVP-Projekte und BVW PDCA-Zyklus Rollen- und Berechtigungskonzept Autom. Zuordnung von Koordinatoren Benachrichtigungen per Eskalationsschema Ampelsystem Benachrichtigungen abonnieren Protokollierung von Aktivitäten verwendetem Material Arbeitszeiten

2 wie Arbeitszeiten oder Kosten, die mit der Bearbeitung eines Themas in Zusammenhang stehen, zentral erfasst werden. Kosten-Nutzen-Analyse Zielerreichungsgrad Prämierung Wirksamkeitsprüfungen Zuordnung zu Ressourcen Organisationshierarchie Diese Kosten können im WCM System automatisch in einer Kosten-Nutzen-Analyse berücksichtigt. Dabei werden sie einem zuvor durch den Benutzer abgeschätzten Nutzen gegenüber gestellt. Das WCM System unterstützt bei der Bewertung des potentiellen Nutzens durch definierbare Kostenreduktionsfaktoren (hard-facts, exakt berechenbar) und zusätzliche Nutzenfaktoren (soft-facts, nicht berechenbar jedoch monetär bewertet). Durch die Angabe von Zielen, die mit einem KVP-Thema verfolgt werden, kann im Zuge von Prüfungen ein Zielerreichungsgrad festgestellt werden, der als Basis für eine optionale Prämierung herangezogen werden kann. Auf Wunsch können nach der/nach erster Prüfung in den darauffolgenden Jahren weitere Wirksamkeitsprüfungen erfolgen, um die langfristige Wirksamkeit von Maßnahmen sicherzustellen, oder um bei Auswertungen bzgl. Einsparungen, die aus KVP-Themen resultieren, korrekte Basisinformationen zu gewährleisten. KVP-Themen können sich auf einzelne Ressourcen, wie Betriebsanlagen, Abteilungen, Räume, Werkzeuge, etc. beziehen. Im WCM System können diese Ressourcen eigenständig verwaltet und mit Dokumenten (Beschreibungen, Rechnungen, Verträge, ) hinterlegt werden. Alternativ können Ressourcen aus bestehenden Asset Management Systemen importiert werden. Sämtliche KVP-Themen, wie auch Ressourcen gliedern sich in eine 3-stufige Organisationshierarchie (Standort Areal Kostenstelle) ein. Dies ermöglicht neben bereichsbezogenen Auswertung auch die Abgrenzung der Verantwortlichkeit unterschiedlicher KVP-Teams. SQL-Server Datenbank mit vollem Zugriff für eigene Auswertungen Als Datenbasis für das WCM-System dient eine zentrale Microsoft SQL-Server Datenbank. INi IT Ltd. gewährt Kunden den vollen Zugriff auf diese Datenbank und stellt bei Bedarf Datenansichten für spezielle Auswertungen zur Verfügung. Damit können die im WCM- System gespeicherten Informationen in Ihren eigenen Business-Intelligence Applikationen, Data-Warehouses oder einfach in Office-Applikation wie Microsoft Excel oder Word verwendet werden.

3 Der KVP-Lebenszyklus (PDCA) Jedes einzelne KVP-Thema (oder jeder Vorschlag) durchläuft im WCM System je nach Typ einen durch Sie konfigurierbaren Lebenszyklus, der sich im Wesentlichen aus den bekannten 4 Phasen Plan, Do, Check und Act zusammensetzt. Das KVP Modul unterstützt bei der Kommunikation und Koordination der für die Bearbeitung eines Vorschlags notwendigen Aktivitäten und geht dabei davon aus, dass hierbei mehrere Personen miteinander kooperieren, die unterschiedliche Rollen einnehmen. Die Rolle eines Mitarbeiters bei einem bestimmten KVP-Thema entscheidet dessen Verantwortlichkeiten und Befugnisse. Zur Verfügung stehende Rollen sind der Ersteller, der den Vorschlag oder das Thema im System meldet, der Koordinator, der die Planung, Durchführung und Prüfung eines Vorschlags bei Kollegen beauftragt, der Planer, der die zur Umsetzung notwendigen Maßnahmen ermittelt und verteilt, der Umsetzer, der die operativen Tätigkeiten durchführt und so den Vorschlag umsetzt oder für die Umsetzung verantwortlich zeichnet, falls die tatsächlichen Arbeiten auf mehrere Personen (z.b. in einem Team) aufgeteilt werden sollen, der Prüfer, der die Umsetzung prüft, die Zielerreichung feststellt und ggf. die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen langfristig sicherstellt, sowie der Manager, der nur im Eskalationsfall in den Prozess eingreift und bei Wunsch über verschiedene Ereignisse benachrichtigt wird, oder etwaige Investitionsfreigaben erteilt. Im Laufe der Bearbeitung eines Vorschlags kann somit die Zuständigkeit mehrmals zwischen verschiedenen Personen wechseln. Das WCM System stellt (im komplexesten Fall) sicher, dass in den einzelnen Phase die Übergabe der Zuständigkeit korrekt und protokolliert verläuft und ermöglicht es jeder am Prozess teilnehmenden Person, einen Auftrag anzunehmen und zurückzumelden, sowie bei Bedarf einen Auftrag zurückzuweisen. In Organisationen, bei denen eine protokollierte Übergabe nicht notwendig ist, bzw. mehrere Rollen in Personalunion abgebildet werden, besteht die Möglichkeit, den in der nachfolgenden Abbildung dargestellten Lebenszyklus beliebig abzukürzen. Im Extremfall direkt von der Meldung eines Vorschlags zum Abschluss. Auch in diesem Fall stellt das WCM System sicher, dass die vorher vereinbarten verpflichtenden Informationen im System bekannt sind, bevor ein KVP-Thema endgültig abgeschlossen werden kann. Die kleinen Kreise am Umfang des PDCA-Kreises beschreiben den Zustand der Abarbeitung eines KVP-Themas. Die Pfeile zwischen den Status geben die möglichen Aktionen / Statusänderungen an. In jeder einzelnen Phase gibt es eine Beauftragung zur Durchführung der nächsten Tätigkeit, die Möglichkeit deren Annahme oder Ablehnung und eine Rückmeldung nach erfolgter Arbeit. Zum Leben erweckt wird ein KVP-Thema durch dessen Meldung oder durch Erstellung eines Folge-Themas aus einem vorherigen Thema. Hierbei hat der Benutzer die Möglichkeit, unvollständige, bereits in das System eingetragene Informationen als "Entwurf" zwischen zu speichern, und den Prozess erst zu einem späteren Zeitpunkt durch die "Meldung" anzustoßen.

4 Abbildung 1: Der KVP-Lebenszyklus Zwischen Planung (Plan) und Umsetzung (Do) kann eine Investitionsfreigabe erforderlich sein, wenn die geschätzten Kosten den (je Benutzer explizit definierbaren) Investitionsrahmen überschreiten. Nach erfolgter Planung, Umsetzung und Prüfung der Maßnahmen widmet das WCM System der "Act" Phase besondere Aufmerksamkeit. Während vergleichbare Systeme nach einmaliger Prüfung einer Umsetzung das Thema als erledigt betrachten, besteht hier die Möglichkeit einen Vorschlag nach einer frei definierbaren Wartezeit mehrmals einer Wirksamkeitsprüfung zu unterziehen. Diese Vorgehensweise vermeidet unrealistische Berichte bezüglich durch den KVP erzielter Einsparungen in den Folgejahren und liefert damit die Basis für eine realitätsnahe Erfolgsbeurteilung. Bei jedem KVP-Thema oder Vorschlag werden drei mögliche Abschluss-Status unterschieden: 1. abgelehnt bedeutet, dass bereits in der Planungsphase erkannt wurde, dass weitere Maßnahmen nicht zielführend sind, 2. abgebrochen bedeutet, dass während der Umsetzungs- oder Prüfungsphase erkannt wurde, dass weitere Maßnahmen nicht zielführend sind, und 3. abgeschlossen bedeutet, dass ein Thema vollständig und erfolgreich behandelt wurde. Jedes geprüfte und abgeschlossene Thema lässt sich in ein Folgethema überführen. So bleiben die Zyklen einzelner Themen gemäß den Zielsetzungen des KAIZEN (mehrere kleine Maßnahmen anstatt eines großen niemals durchgeführten Projekts) klein. Bei Bedarf können in diesen Lebenszyklus zusätzliche Schleifen eingebaut werden, wie dies zum Beispiel bei einer erneuten Beauftragung zur Umsetzung der Fall ist, falls bei der Prüfung festgestellt wird, dass es bzgl. der Umsetzung Verbesserungspotential gibt.

5 Ereignisprotokoll Jeder Wechsel von einem Status in den nächsten wird protokolliert und kann in der Applikation angezeigt werden. Somit ist der bisherige Verlauf der Bearbeitung eines KVP- Themas jederzeit ersichtlich. Bei jedem Statuswechsel (insbesondere bei negativen Rückmeldungen) hat der Benutzer die Möglichkeit einen Hinweis für die zuständige Person anzugeben, welcher ebenfalls protokolliert wird sowie in etwaigen automatischen Benachrichtigungen enthalten ist. Abbildung 2: Automatisch erstelltes Ereignisprotokoll KVP Kategorien und automatische Zuweisung von Koordinatoren Der zuvor beschriebene Lebenszyklus stellt einen vollständigen Prozess dar, der bei Bedarf für unterschiedliche Typen von KVP-Themen vom Kunden selbst modifiziert werden kann. Ebenso variabel kann eine automatische Zuordnung von Koordinatoren für neue KVP-Themen gestaltet werden. Das WCM System sucht auf mehreren Ebenen nach der bestmöglichen Person, welche die Koordination der Maßnahmen bzgl. eines Themas übernehmen soll. Dieses Regelwerk bezieht den Standort, den Bereich und die Kostenstelle ein, für die ein Thema gemeldet wurde. Außerdem können Themen aus verschiedenen frei definierbaren Auslösern (Qualitätsmeetings, JourFix, KVP-Initiativen, ) hervorgehen, sowie unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden. Bei all diesen Merkmalen kann ein passender KVP-Koordinator im WCM System hinterlegt werden, der dann nach bestimmten Prioritäten vom WCM System für die Koordination ausgewählt wird. Abbildung 3: Frei definierbare KVP Kategorien und Festlegung von Standard-Koordinatoren und Umsetzern

6 Übersichten / Ampelsystem Im Hauptfenster der Applikation hat der Anwender die Möglichkeit, über verschiedene vordefinierte Filterkriterien, genau jene aktuellen und/oder bereits abgeschlossene KVP- Themen anzuzeigen, die ihn betreffen, oder für die er sich interessiert. Über die einzelnen Menüpunkte im WCM-Explorer können KVP-Themen in unterschiedlichen Status aufgelistet oder in Balkendiagrammen visualisiert werden: Alle KVPs zeigt alle (auch bereits abgeschlossene oder abgebrochene) KVP-Themen oder Vorschläge an. Offene KVPs zeigt alle Themen an, bei denen noch aktuell Maßnahmen erforderlich sind. Anm: Vorschläge, die zu einem späteren Zeitpunkt einer Wirksamkeitsprüfung unterzogen werden sollen, gelten während der Wartezeit bis zur Wirksamkeitsprüfung nicht als "offen". Alle meine KVPs listet alle Themen bei denen der aktuell angemeldete Benutzer aktiv eine der zuvor genannten Rollen übernimmt oder bei denen er Mitglied des zugeordneten Umsetzungsteams ist. Meine Entwürfe zeigt jene (unvollständig eingetragenen) Vorschläge, die der aktuell angemeldete Benutzer noch nicht "gemeldet" hat. Auswertungen listet die verfügbaren Berichte (Webberichte, Excel-Pivot-Tabellen, ) auf. Kundenspezifische Berichte können hier jederzeit zum System hinzugefügt werden. Abbildung 4: KVP Ampelübersicht nach Auslöser Die vorhandenen KVP-Themen können in Form von Balkendiagrammen, wie in Abbildung 4 ersichtlich, oder als einfache Liste mit wesentlichen Detailinformationen (Ersteller, Koordinator,, Betreff, Status, Meldedatum, ) dargestellt werden. Die dargestellten Spalten, Sortierung und Reihenfolge kann vom Benutzer selbst definiert werden,. Jedes KVP-Thema erhält einen Ampelstatus, der über den geplanten Fortschritt der Bearbeitung Auskunft gibt. "Grün" bedeutet hierbei, dass alles in Ordnung ist und gesetzte Termine eingehalten werden. "Gelb" bedeutet, dass ein Termin erreicht wurde, ohne dass eine Rückmeldung erfolgte. Nach einer konfigurierbaren Wartezeit springt der Ampelstatus des betroffenen Themas auf "Rot" dies bedeutet, dass auch nach erfolgter Benachrichtigung vom aktuell zuständigen Mitarbeiter keine Rückmeldung erfolgte. Es ist somit kein Fortschritt in der Abarbeitung des Themas ersichtlich und eine Eskalationsbenachrichtigung wird ausgelöst.

7 KVP Details (Eingabemasken) Die zu einem Thema relevanten Informationen sind in einer einzigen Eingabemaske dem KVP Detailformular ersichtlich. In den nachfolgenden Abschnitten werden die einzelnen Registerkarten des Detailformulars und die darin enthaltenen Informationen beschrieben. Allgemeine organisatorische Informationen In der Registerkarte "Allgemein" befinden sich organisatorische Informationen zum entsprechenden KVP-Thema. Das Thema wird einem Standort (Werk), Bereich (Areal) und einer Kostenstelle zugeordnet und der Typ des Themas festgelegt. Optional kann auch die betroffene Ressource (siehe nachfolgendes Kapitel) angegeben werden. Des Weiteren sind alle beteiligten Personen ersichtlich und die Termine der einzelnen Phasen, sowie das Datum der Meldung des Themas. Falls das Thema aus einem anderen Thema hervorging (Folge-KVP), ist hier auch das Quell-Thema ersichtlich. Über die Lupe kann man das Quell-Thema in einem separaten Fenster anzeigen. Abbildung 5: KVP Details - Allgemeine Informationen Jedes KVP-Thema erhält eine eindeutige Nummer mit entsprechendem Präfix für den Typ des Themas (P133) und muss einen Betreff erhalten, mit dem es in Listenansichten dargestellt wird. Auslöser, Verursacher (und Details zum Verursacher), sowie Kategorie und Unterkategorie sind frei definierbar und dienen in späteren Auswertungen als Gruppierungsoptionen. Optional kann ein generell geplanter Start- und Endtermin angegeben, sowie eine Störungsdauer abgeschätzt werden, falls das Thema eine operative Ressource (Betriebsanlage) betrifft. Einzelne Themen können aus Auswertungen ausgeschlossen werden und bei Meldung als bereits erledigt gekennzeichnet werden. Für potentielle Prämien oder Würdigungen im Zuge des KVPs können einzelne Themen oder Vorschläge als "Highlight" gekennzeichnet werden um diese zum Beispiel in internen Zeitschriften oder bei Meetings explizit hervorheben zu können.

8 Betrifft ein Vorschlag oder ein KVP-Thema explizit ein Kundenprodukt, so können die Erzeugnisse in einer bis zu 4 Ebenen tiefen Produkthierarchie importiert und zugeordnet werden. Problem- und Lösungsbeschreibung Die Registerkarte "Lösung" beinhaltet sämtliche Hintergrundinformationen zum KVP-Thema. Als erstes wird der (suboptimale) Ist-Zustand beschrieben und ein Ziel festgelegt. Diese Beschreibung kann (wie die meisten anderen Beschreibungstexte) mit zusätzlich angehängten Dokumenten (Office-Dokumente, ACAD-Zeichnungen, etc.), sowie Bildern verdeutlicht werden. Abbildung 6: KVP Details - Problem- und Lösungsbeschreibung Des Weiteren ist hier der Lösungsvorschlag, eine Aufwandsbeschreibung, sowie nach Umsetzung der verbesserte Zustand beschrieben und bei Prüfung kann zusätzlich ein Ergebnis protokolliert werden. Bereits während der Meldung spätestens bei der Planung sollte ein Nutzen und die zu erwartenden Kosten abgeschätzt und bekanntgegeben werden. Kosten-Nutzen-Analyse Die Kosten-Nutzen-Analyse bietet eine nachvollziehbare und protokollierte Rechtfertigung für die Umsetzung eines Vorschlags insbesondere, wenn die geschätzten Kosten einen kritischen Schwellwert überschreiten. Hierbei wird zwischen sogenannten Hard-Facts (Kosteneinsparungsfaktoren) und Soft-Facts (zusätzliche Nutzenfaktoren) unterschieden. Während Hard-Facts exakt monetär ermittelbar sind (eingesparte Lagerfläche, verkürzte Rüstungszeiten, ), können Soft-Facts nur gemäß einem gemeinsamen Verständnis in der Organisation monetär bewertet werden (Reduzierung des Unfallrisikos, Verbesserung der Arbeitsplatzhygiene, Steigerung der Mitarbeitermotivation, ). Letztlich werden alle Verbesserungspotentiale monetär bewertet und als Zielvorgabe festgelegt. Ein Ziel könnte wie in Abbildung 7 eine Verkürzung der Produktionsnebenzeiten um 30% pro produziertes Produkt und einer Einsparung von Reklamationskosten um 1000 pro produziertem Produkt sein. Wird bei einer späteren Prüfung festgestellt, dass die Nebenzeiten jedoch nur von 15 auf 14 Minuten reduziert

9 werden konnten und die durchschnittlichen Reklamationskosten lediglich auf 700 gesenkt werden konnten, resultiert dies in einer Zielerreichung von 28,38%. Bei einer erwarteten Produktion von 1500 Stück / Jahr und ermittelten Kosten für die Umsetzung des Vorschlags, ergibt dies einen jährlichen tatsächlichen Nutzen von anstelle der ursprünglich abgeschätzten Abbildung 7: KVP Details - Kosten-Nutzen-Analyse Optional kann das WCM-System, basierend auf diesen Informationen und einer zuvor definierten Formel, automatisch einen Prämienvorschlag ermitteln. Die zur Verfügung stehenden Kostenreduktionsfaktoren, sowie die zusätzlichen Nutzenfaktoren sind im WCM-System nicht fest verdrahtet, sondern können beliebig geändert oder erweitert werden. Teamzuweisung und Prämierung Für die Umsetzung eines KVP-Themas wird im WCM-System immer ein verantwortlicher "Umsetzer" nominiert. Dies bedeutet jedoch nicht, dass dieser Benutzer sämtliche operative Tätigkeiten durchführt. Vielmehr kann ein Team von Mitarbeitern für die Bearbeitung eines Vorschlags oder KVP-Themas festgelegt werden. Die Teammitglieder haben die Möglichkeit ihre Tätigkeiten im System einzutragen. Abbildung 8: KVP Details - Team und Prämierung

10 Optional kann das WCM-System die zuvor automatisch ermittelte oder manuell festgelegte Prämie auf die Team-Mitglieder aufteilen. Eine gemeinschaftliche Prämierung von "Abteilungen" oder "Kostenstellen" ist ebenfalls möglich, wie auch eine Mehrfachprämierung, zum Beispiel bei Meldung eines Vorschlags oder einer sehr guten Zielerreichung. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen kein Prämierungskonzept vorsehen, können natürlich sämtliche mit der Prämierung in Zusammenhang stehende Informationen ausgeblendet werden. Aktivitätsprotokoll und verwendete Ersatzteile / Material Alle an einem KVP-Thema beteiligten Personen haben die Möglichkeit ihre Aktivitäten im WCM-System mit benötigter Arbeitszeit und verwendeten Materialien zu protokollieren. Abbildung 9: KVP Details - Tätigkeiten und Material Diese Informationen werden automatisch in die Kosten-Nutzen-Analyse übernommen und stellen die Basisdaten für etwaige Kosten- und Nutzenauswertungen (z.b. Excel-Pivot) dar. Hierbei können für einzelne Mitarbeiter explizite Kostensätze festgelegt werden, mit denen der Zeitaufwand bewertet wird. Alternativ können auch parametrisiert einzelne Benutzergruppen mit Standardkostensätzen bewertet werden. Verwendetes Material kann im einfachsten Fall manuell textuell angegeben und mit einem Kostensatz versehen werden. Alternativ kann auch eine im KVP-Modul enthaltene Ersatzteil-Verwaltung zum Einsatz kommen. In diesem Fall besteht die Möglichkeit nach Ersatzteilen in unterschiedlichen Ersatzteillägern zu suchen. Abbildung 10: Ersatzteilsuche

11 Melden eines KVP-Themas oder Vorschlags Ein neues KVP-Thema oder ein neuer Vorschlag kann über die zuvor beschriebenen Eingabemasken direkt im WCM-System erfolgen. Um jedoch Benutzer, welche nicht permanent mit der Applikation arbeiten, nicht mit einer Flut von Informationen zu überfordern wird von INi IT bei jeder Installation gemeinsam mit dem Kunden eine vereinfachte Eingabemaske zum Melden neuer Themen definiert. Die nachfolgende Abbildung zeigt ein mögliches Beispiel hierfür. Abbildung 11: Vereinfachte Eingabemaske zum Melden eines neuen Vorschlags Im Rahmen von Customizing-Projekten implementieren wir auch gerne spezielle Erweiterungen, sodass Meldungen direkt von Ihrem Intranet im entsprechenden Design (CI) erfolgen können und somit die Hemmschwelle für Gelegenheitsbenutzer minimiert werden kann.

12 Ressourcen / Assets Das KVP-Modul ist ein Teil der WCM-Systems Suite, in der auch ein Instandhaltungsmodul (TPM) verfügbar ist. Instandhaltungsaktivitäten betreffen im Allgemeinen bestimmte Betriebsanlagen. Aus diesem Grund können auch KVP-Themen zu Betriebsanlagen zugeordnet werden. Im KVP Modul stehen deshalb die zur Definition von Ressourcen benötigten Eingabemasken zur Verfügung. Ressourcen können in Hierarchie-Form definiert werden (Haupt- und Unterressourcen). Die Anzahl der Ebenen ist dabei unbeschränkt. Abbildung 12: Definition von Ressourcen Es besteht die Möglichkeit Zu den einzelnen Ressourcen können beschreibende Dokumente im System abgelegt werden. Welche Dokumente dies sein sollen, kann von Ihnen selbst auf Basis von Ressourcen-Typen bestimmt werden. Mit dieser Funktionalität ist eine eingeschränkte Ressourcenverwaltung (Asset Management) möglich, welche in vollem Umfang nur im Instandhaltungsmodul verfügbar ist. Abbildung 13: Ressourcendokumentation

13 Knowledge Base Finden bisheriger KVP-Themen Neben einer "globalen Suche" über das Fernglas in der Toolbar der Applikation hat der Benutzer die Möglichkeit in einer detaillierten Suchmaske nach ganz bestimmten Kriterien von KVP-Themen oder Vorschlägen zu suchen. Abbildung 14: Detaillierte KVP-Themensuche Als Ergebnis wird eine Liste der gefundenen KVP-Themen angezeigt, von wo aus die entsprechenden Detailformulare der Themen geöffnet werden können. Mehrsprachenunterstützung (NLS) Abbildung 14 zeigt die KVP-Themensuche in englischer Sprache. Das KVP-Modul ist bei Lieferung in Deutsch und Englisch verfügbar (Dokumentation nur in Deutsch). Abbildung 15: Änderungen von Texten in der Applikation Ein Anwendungsadministrator in Ihrem eigenen Unternehmen hat jedoch die Möglichkeit "sämtliche" Texte, Beschriftungen, Meldungsfenster, Überschriften, etc. einfach alle Texte in

14 der Applikation direkt in einer Eingabemaske selbst zu modifizieren. Damit kann die gesamte Applikation in jede gewünschte Sprache (die von links nach rechts geschrieben wird) übersetzt werden. Kyrillische oder andere nationale Zeichen stellen dabei kein Problem dar. Dadurch können in Ihrem Unternehmen nicht gebräuchliche Begriffe ohne notwendige Programmänderungen durch die INi IT an Ihren Sprachgebrauch angepasst werden. Es sollte lediglich die Semantik der Begriffe nicht maßgeblich geändert werden obwohl auch dies eingeschränkt (nach Rücksprache mit INi IT) möglich ist. Rollenkonzept / Berechtigungen Wie bereits in den vorhergehenden Kapiteln erwähnt, besteht die Möglichkeit, nicht verwendete Informationen und Programmbereiche vollständig auszublenden, sowie die Bearbeitungsmöglichkeiten einzelner Informationen in Abhängigkeit der Rolle des angemeldeten Benutzers bei einem bestimmten KVP-Thema einzuschränken. Diese Definitionen können ebenfalls durch Sie selbst durchgeführt werden; ohne notwendige Programmänderungen direkt im WCM-System bzw. über ein im Paket enthaltenes Administrations-Tool, dem WCM-Client. Abbildung 16: Definition von Feldberechtigungen Das WCM-System ist dafür ausgelegt auf einem Server betrieben zu werden, der nicht in eine Domäne eingebunden ist. Die Benutzerverwaltung wird normalerweise direkt im WCM- System durchgeführt. Eine Anbindung an eine zentrale Benutzerverwaltung (Active Directory, PALM, etc.), sowie eine Umstellung auf eine Domänen-basierte Authentifizierung (keine explizite Benutzeranmeldung im WCM-System sondern Verwendung des Windows-Logins) ist im Rahmen eines Customizing-Projektes möglich.

15 Auswertungen Ein inhärenter Bestandteil von KVP ist die Visualisierung der aktuellen KVP-Themen und zugehörigen Aktivitäten. Jedes Unternehmen hat jedoch seine ganz speziellen Bedürfnisse und bildet den KVP auf die für sich optimale Art und Weise ab. Dementsprechend differenzieren sind auch die Anforderungen für entsprechende Auswertungen und die Darstellung dieser Informationen sei es in Druckform, direkt in der Applikation auf dem Bildschirm, innerhalb eines Share-Point-Servers oder im unternehmenseigenen Intranet im entsprechenden Unternehmensdesign. Die im WCM-System mögliche, flexible Prozessgestaltung der Abarbeitung eines KVP-Themas verhindert zusätzlich die Bereitstellung vordefinierter Berichte so werden zum Beispiel in manchen Unternehmen KVP-Themen bereits bei Umsetzung als "erledigt" betrachtet, während in anderen Unternehmen erst nach zwingend erfolgter Prüfung ein KVP-Thema in die Liste "erledigter" Themen aufgenommen werden darf. Ein anderes Beispiel zur Anzahl gemeldeter KVP-Themen: Während in manchen Unternehmen ein Thema als erfolgreich "gemeldet" gilt, sobald ein Eintrag im System getätigt wurde, halten es andere Unternehmen so, dass ein KVP-Thema erst dann in Auswertungen einfließt, wenn wenigstens eine Planung desselben beauftragt wird und somit "Spaßmeldungen" von vornherein ausgeschlossen werden. Aus diesem Grund entschied sich INi IT keine vorgefertigten Diagramme und Listen im KVP- Modul des WCM-Systems zur Verfügung zu stellen, sondern anstelle dessen, dem Kunden direkten Lese-Zugriff auf die im WCM-System gespeicherten Basisinformationen zu gewähren. Der Zugriff erfolgt hierbei jedoch nicht direkt auf die Basis-Tabellen, sondern über vordefinierte Sichten und Daten-Cubes, die eine Verwendung in gebräuchlichen BI- und Reporting-Systemen, wie Cognos, Crystal Reports, Qlikview, oder direkt in Tabellenkalkulationen mit Pivot-Funktionalität, wie Microsoft Excel erleichtern und Fehlauswertungen vermeiden helfen. Damit haben alle betroffenen Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff auf die gewünschten Informationen in einer ihnen bereits bekannten Anwendungsumgebung. Etwaige Druck-Berichte, wie monatliche oder quartalsweise Statistiken für den Aushang im Unternehmen, sowie etwaige Integrationen von Berichten in BI-Systemen können gemeinsam zwischen Ihnen und INi IT bei einem Implementierungs- und Prozessdefinitions-Workshop definiert werden und anschließend für Ihre speziellen Anforderungen entwickelt bzw. adaptiert werden. In diesem Zug besteht auch die Möglichkeit einer Integration des WCM-Systems in Ihre Office- Produkte, wie zum Beispiel Microsoft Word. Im nachfolgenden Beispiel wurde es ermöglicht, eine KVP-Laufkarte direkt aus Microsoft Word zu erstellen.

16 Abbildung 17: Erstellung von KVP-Laufkarten mit Word Diese Laufkarten werden auch an firmenfremdes Personal weitergegeben, wodurch die Anforderung bestand, dass eine bereits erstellte Laufkarte im Anschluss noch manuell vom Benutzer editierbar sein soll. Die für Ihr Unternehmen speziell zur Verfügung gestellten Auswertungen können direkt im WCM-System integriert werden. Handelt es sich um Auswertungen um Microsoft-Office Dokumentvorlage, die automatisch mit Informationen befüllt werden, können diese Vorlagen direkt vom Benutzer direkt vom WCM-System auf den Client-Computer geladen werden. Abbildung 18: Integration maßgeschneiderter Berichte im WCM-System Die nachfolgende Abbildung 19 zeigt exemplarisch eine Excel-Auswertung, die auf Informationen von KVP-Themen basiert.

17 Abbildung 19: Beispielauswertung mit Excel-Pivottabellen

18 Systemvoraussetzungen Betriebssystem, Server, Datenbank, Fernwartungszugang Das WCM-System ist eine ASP / ASP.Net Web-Applikation und beinhaltet für administrative Zwecke eine.net Client-Applikation (der WCM-Client). Für die Anzeige der Web-Applikation wird der Internet Explorer ab Version 5.5 vorausgesetzt. Das WCM-System ist derzeit bis zur Internet Explorer Version 9 getestet. Dies ist die einzige client-seitige Voraussetzung für Endanwender. Als Datenbank kommt ein Microsoft SQL-Server ab Version 2005 (auch Express-Versionen) zum Einsatz. Als Applikationsserver dient der in den Windows-Serverbetriebssystemen ab Version 2000 enthaltene Internet Information Server (IIS). Optional für Testinstallationen auch Windows XP, Windows Vista oder Windows 7. Der Server sollte für eine ansprechende Performance über wenigstens 2GB Hauptspeicher verfügen. Die Größe des benötigten Festplattenspeicherplatzes hängt maßgeblich von der Anzahl und Größe der in das System geladenen Dokumente und Bilder ab. Im Allgemeinen übersteigt die für in das System geladene Dokumente benötigte Speicherkapazität jene der Datenbank um ein Vielfaches. Das System ist sowohl auf 32-Bit wie auf 64-Bit Betriebssystem (client- und serverseitig) lauffähig. Auf dem Applikationsserver, sowie auf den Clients, auf denen die administrative.net Client Applikation eingesetzt werden soll, wird das Microsoft.Net Framework Version 3.5 vorausgesetzt. Virtuelle Server-Umgebungen stellen kein Problem dar fast alle bisherigen Installationen wurden auf virtuellen Servern gemacht oder auf solche umgestellt. Standard Serverkonfiguration: Windows Server 2003 oder 2008 Microsoft SQL Server GB Hauptspeicher GB Festplattenspeicher Das System ist nicht für den Betrieb im öffentlichen Internet ausgelegt. Bei standortübergreifender Verwendung sollte eine VPN Verbindung zur Datensicherheit verwendet werden. Fernwartungszugang Für den Abschluss eines Wartungsvertrags ist ein Fernwartungszugang für die INi IT zum Applikationsserver zwingend erforderlich. Dieser Fernwartungszugang kann durch einen VPN- Zugang (Bsp. Cisco AnyConnect) oder über ein Remote-Support Tool (wie zb das von uns verwendete PC-Visit für Desktop-Sharing) zur Verfügung gestellt werden. Alternative Zugangsmöglichkeiten, die in Ihrem Unternehmen bereits etabliert sind, sind nach Absprache möglich.

19 Ablauf eines Implementierungsprojekts Nach unserem Unternehmensmotto "Maßgeschneiderte Software für Ihr Unternehmen" verstehen wir das WCM-System nicht als eine in Stein gemeißelte Lösung, die wir in einer Box an Sie versenden. Vielmehr ist es ein bei bisherigen Kunden erfolgreich eingesetztes, welches wir gerne an Ihre speziellen Anforderungen anpassen und auch erweitern. Unser Ziel ist nicht der einmalige Verkauf eines Softwarepakets sondern eine langjährige, fruchtbare Kooperation. Kein Kunde gleicht dem anderen und jede Installation und das damit verbundene Projekt hat eigene Anforderungen und damit unterschiedliche Verläufe. Bei Neuinstallationen gehen wir jedoch anfänglich immer vom folgenden Projektplan aus, den wir in Abstimmung mit Ihnen an die entsprechenden Gegebenheiten anpassen: 1. Bereitstellung von Informationen über die Software an den Kunden, um einen ersten Überblick zu erhalten. 2. Vorab Abklärung der für den Kunden wesentlichen Anforderungen an das WCM- System (telefonisch; ggf. Unterstützt durch Desktop-Sharing per PC-Visit). 3. Live-Präsentation der Software (Online Webinar oder vor Ort Präsentation) nach Abklärung der aufzuzeigenden Funktionalitäten und Definition des Einsatzbereichs der Software. Im Zuge der Präsentation Aufnahme von zusätzlichen Anforderungen und Anpassungen. 4. Angebotslegung und Auftragsvergabe tägiger vor Ort Workshop mit Schulung der Key-User. Gemeinsame Definition der gewünschten KVP-Lebenszyklen, Zugriffsberechtigungen, Rollenvergaben. 6. Vorbereitung des Kundensystems in der INi IT (Parametrierung, Implementierung von Anpassungen). 7. Installation des Testsystems beim Kunden (bevorzugt per Fernwartung). 8. Testphase durch Key-User mit Rückmeldungen über das Online Support System. 9. Optional (falls nicht durch eigene Key-User durchgeführt): Schulung der Endanwender. 10. Go-Live.

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