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1 Den Status einer delegierten Aufgabe verfolgen Als Aufgabensteller erhalten Sie standardmäßig Aktualisierungsnachrichten, wenn der Bearbeiter den Fortschritt der Bearbeitung im Aufgabenformular einträgt. Aktualisierungseintrag in der Aufgabenkopie Aktualisierungsnachrichten sowie vom Aufgabenbesitzer erstellte Statusberichte werden in Ihrem Ordner Posteingang abgelegt. Außerdem trägt Outlook die aktuellen Daten in Ihre Aufgabenkopie ein. Einen Überblick über delegierte Aufgaben erhalten Einen Überblick darüber, welche Aufgaben von welchen Personen bearbeitet werden, erhalten Sie folgendermaßen: Klicken Sie im Aufgabenmodul im Navigationsbereich auf den Ordner AUFGABEN. Wechseln Sie zum Register ANSICHT. Betätigen Sie die Schaltfläche ANSICHT ÄNDERN und wählen Sie den Eintrag ZUGEWIESEN. Alle delegierten Aufgaben werden nach Fälligkeitsdatum sortiert aufgelistet. Abgelehnte Aufgaben neu zuweisen bzw. selbst bearbeiten Öffnen Sie im -Modul im Posteingang die Antwortnachricht mit der Absage. Delegieren Sie die abgelehnte Aufgabe neu, indem Sie im Register AUFGABE in der Gruppe AUFGABEN VERWALTEN auf die Schaltfläche AUFGABE ZUWEISEN klicken und die Aufgabe wie gewohnt delegieren. oder Nehmen Sie die Aufgabe wieder in Ihre Aufgabenliste auf, indem Sie die Schaltfläche ZUR AUFGABENLISTE ZURÜCKKEHREN betätigen und das geöffnete Aufgabenformular speichern Notizen erstellen Notizzettel erstellen Vermerke, Ideen und Gedankenstützen können Sie im Notizenmodul als einfache Notizen speichern. Klicken Sie auf die Modulschaltfläche NOTIZEN. Betätigen Sie im Register START in der Gruppe NEU die Schaltfläche NEUE NOTIZ. Geben Sie im eingeblendeten Notizzettel Ihren Vermerk ein. Schließen Sie den Notizzettel über das Schließfeld. Die Notiz erscheint als Symbol im Anzeigebereich. Sie können Notizen im Anzeigebereich durch Verschieben mit der Maus frei anordnen. Eine Notiz erstellen HERDT-Verlag 131

2 11 Outlook Grundlagen Notizen bearbeiten Sie möchten eine Notiz öffnen Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Notiz. einen Notizzettel vergrößern Ziehen Sie den geöffneten Zettel an der rechten unteren Ecke zur gewünschten Größe auf. eine Notiz löschen Klicken Sie im Anzeigebereich auf die Notiz und betätigen Sie _. Notizen als Liste anzeigen Klicken Sie im Register START in der Gruppe AKTUELLE ANSICHT auf die Schaltfläche NOTIZEN- LISTE. oder Listen Sie nur die Notizen der letzten 7 Tage auf, indem Sie die Schaltfläche LETZTE 7 TAGE betätigen. Wechseln Sie zurück zur Standardansicht, indem Sie in der Gruppe AKTUELLE ANSICHT die Schaltfläche SYMBOL anklicken. Notizenliste anzeigen Notizen drucken Drucken Sie eine bzw. mehrere Notizen oder eine Liste Ihrer Notizen wie folgt: Wählen Sie gegebenenfalls die gewünschte Ansicht. Markieren Sie die Notiz(en), die Sie ausdrucken möchten. Wechseln Sie zum Register DATEI und wählen Sie die Kategorie DRUCKEN. Wählen Sie im Bereich EINSTELLUNGEN das gewünschte Druckformat. MEMOFORMAT TABELLENFORMAT Die markierten Notizen werden jeweils auf einem separaten Blatt gedruckt. Dieses Format steht nur für die Ansicht NOTIZENLISTE bzw. LETZTE 7 TAGE zur Verfügung. Hier wird eine Liste der Notizen gedruckt. Betätigen Sie die Schaltfläche DRUCKEN. Notizen modulübergreifend verwenden Notizen können Sie als Basistext für s, Termine oder Aufgaben verwenden, indem Sie die Notiz mit der Maus auf die entsprechende Modulschaltfläche ziehen. Hierbei werden die erste Zeile des Notiztexts im Formular in die Betreffzeile sowie die übrigen Zeilen in den Textbereich eingefügt. Elemente in anderen Modulen können Sie falls erwünscht durch Ziehen auf die Modulschaltfläche NOTIZEN in Notizen verwandeln. 132 HERDT-Verlag

3 11.7 Schnellübersicht Sie möchten... eine Aufgabe eintragen Im Aufgabenmodul bzw. eine Aufgabe als erledigt markieren Im Aufgabenmodul Fahnensymbol anklicken eine Aufgabe löschen eine Aufgabe über das Aufgabenformular erstellen eine Aufgabenserie erstellen die Anzeige des Ordners AUFGABEN ändern Aufgaben drucken eine Aufgabe delegieren eine zugewiesene Aufgabe annehmen bzw. ablehnen einen Statusbericht senden den Status einer delegierten Aufgabe verfolgen eine Notiz erstellen eine Notiz öffnen eine Notiz löschen Ihre Notizen als Liste anzeigen Ihre Notizen drucken Im Aufgabenmodul Aufgabe mit rechter Maustaste anklicken, Kontextmenüpunkt LÖSCHEN Im Aufgabenmodul Register START, Bereich NEU, Schaltfläche NEUE AUFGABE Im Aufgabenmodul Aufgabenformular erstellen, Register AUFGABE, Gruppe SERIE, Schaltfläche SERIENTYP Im Aufgabenmodul im Navigationsbereich Ordner Aufgaben anklicken, Register ANSICHT, Gruppe AKTUELLE ANSICHT, Schaltfläche ANSICHT ÄNDERN Im Aufgabenmodul Aufgaben markieren, Register DATEI, Kategorie DRUCKEN Im Aufgabenformular Register AUFGABE, Gruppe AUF- GABE VERWALTEN, Schaltfläche AUFGABE ZUWEISEN Im -Modul im Posteingang Aufgabenanfrage öffnen, Register AUFGABE, Gruppe ANTWORTEN, Schaltfläche ZUSAGEN bzw. ABLEHNEN Im Aufgabenmodul Aufgabe öffnen, Register AUFGABE, Gruppe AUFGABE VERWALTEN, Schaltfläche STATUSBERICHT SENDEN Im -Modul im Posteingang die Aktualisierungsnachricht bzw. den Statusbericht öffnen oder im Aufgabenmodul die Aufgabe öffnen Im Notizenmodul Register START, Gruppe NEU, Schaltfläche NEUE NOTIZ, Text eingeben Im Notizenmodul Notiz doppelt anklicken Im Notizenmodul Notiz anklicken, _ Im Notizenmodul Register START, Gruppe AKTUELLE ANSICHT, Schaltfläche ANSICHT ÄNDERN, Ansicht NOTIZEN- LISTE bzw. LETZTE 7 TAGE Im Notizenmodul Ansicht wählen, Notizen markieren, Register DATEI, Kategorie DRUCKEN HERDT-Verlag 133

4 11 Outlook Grundlagen 11.8 Übungen Übung 1: Notizen erstellen und drucken Level Zeit ca. 5 min Notizen erstellen, löschen und drucken Notizansichten nutzen Erstellen Sie im Notizenmodul verschiedene Notizen. Löschen Sie eine erstellte Notiz. Zeigen Sie Ihre Notizen als Liste an. Drucken Sie eine Liste Ihrer Notizen im Hochformat aus. Übung 2: Aufgaben eintragen und verwalten Level Zeit ca. 15 min Aufgaben erstellen und Aufgabenserien erstellen Aufgaben als erledigt bzw. unerledigt kennzeichnen Aufgaben drucken Eine Kollegin hat nächste Woche Dienstag Geburtstag. Erstellen Sie die Aufgabe Blumen kaufen mit Start- und Enddatum für den entsprechenden Tag. Sie wollen jedoch am Vortag schon daran erinnert werden. Kennzeichnen Sie die Aufgabe außerdem als privat. Alle zwei Wochen gibt es montags eine Teamsitzung, in der Sie in den nächsten 10 Sitzungen eine kurze Rede zum Thema Sicherheitsmaßnahmen am Arbeitsplatz halten werden. Erstellen Sie die entsprechende Aufgabenserie. Kennzeichnen Sie die Aufgabe als wichtig. Kennzeichnen Sie die erste Aufgabe der Aufgabenserie als erledigt. Überprüfen Sie, ob die nächste Aufgabe der Serie in der Aufgabenliste erscheint. Nehmen Sie die erledigte Aufgabe wieder als unerledigte Aufgabe in Ihre Aufgabenliste auf. Erstellen Sie drei beliebige Aufgaben und kennzeichnen Sie mindestens eine Aufgabe als wichtig. Wechseln Sie zum Ordner Aufgaben und ordnen Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit. Zeigen Sie die Aufgaben der nächsten 7 Tage an und drucken Sie sie als Liste im Tabellenformat aus. 134 HERDT-Verlag

5 Übung 3: Aufgaben erstellen und delegieren Level Zeit ca. 15 min Aufgaben erstellen Aufgaben delegieren Aufgabenanfragen beantworten Statusberichte senden Erstellen Sie für die Organisation einer Fachtagung folgende drei Aufgabeneinträge: Referenten für Vorträge gewinnen (hohe Priorität) Einladungen verschicken Räumlichkeiten und Ressourcen reservieren Die Aufgabe Referenten für Vorträge gewinnen soll in einer Woche erledigt sein, sofort begonnen werden und insgesamt 8 Stunden in Anspruch nehmen. Erstellen Sie die Aufgabenanfrage Einladungen erstellen und versenden Sie sie an einen anderen Teilnehmer. Erstellen Sie aus der Aufgabe Einladungen verschicken einen Termin. Übernehmen Sie eine an Sie delegierte Aufgabe. Setzen Sie den Status auf erledigt und schicken Sie einen Statusbericht an den Auftraggeber. HERDT-Verlag 135

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