Kurzanleitung Beitragseinzug für Version 3.2

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1 Kurzanleitung Beitragseinzug für Version 3.2 Inhaltsverzeichnis: 1. Datensicherung / Datenrücksicherung Seite Beitragseinzug 2.1. Beitragserhebung Seite Ausgabe als SEPA-Datei Seite SEPA-Dateien mit mehr als 999 Posten Seite Übertragung der SEPA-Datei mittels Internet-Banking Seite Zusatzinformationen zur Beitragserhebung Seite 07 Electronic Banking Seite 1 von 7 Stand

2 1. Datensicherung / Datenrücksicherung Der Ablauf für die Datensicherung / Datenrücksicherung ist nahezu identisch. Der Ablauf wird anhand einer Datensicherung für alle Daten des Mandanten erläutert. Bei der Datensicherung / Datenrücksicherung ist immer das jeweilige 3-stellige Mandanten-Kennzeichen (z.b. TST, XXX etc.) zu beachten bzw. vorher in SPG-Verein anzulegen. Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt Extras => Untermenü Datensicherung => Untermenü alle Daten sichern (zip-datei). Wählen Sie mit der Schaltfläche speichern unter das gewünschte Laufwerk für die Datensicherung. Starten Sie Datensicherung mit der Schaltfläche OK. Die Rücksicherung der Daten erfolgt analog im Untermenü alle Daten einlesen (zip-datei). Electronic Banking Seite 2 von 7 Stand

3 2. Beitragseinzug 2.1 Beitragserhebung Durch die Beitragserhebung werden die unter den Mitgliederstammdaten hinterlegten Beiträge, Sonderund Einmalzahlungen zahlbar (fällig) gestellt. Aus der Erhebung ergibt sich bei den nachstehenden Feldern eine Veränderung: - gezahlte Beträge - Sollstellungsbeträge - Mahnkennzeichen - Datum letzte Zahlung / letzte Sollstellung - Einmalbetrag - Saldo (Mitgliedskonto) Nach Durchführung des Originallaufes (oben genannte Felder im Stammsatz werden verändert) ist die Beitragserhebung nur noch durch Einlesen der letzten Datensicherung vor Erhebung rückgängig zu machen. Wir empfehlen daher vor der Beitragserhebung eine Datensicherung durchzuführen! Schritt 1/2: Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt Beiträge => Untermenü Beitragsverfahren => Untermenü Beitragserhebung. Wählen Sie als Variante Originallauf aus. Mit der Variante Testlauf kann eine Simulation der Beitragserhebung erfolgen. Dabei findet keine Bestandsveränderung statt, jedoch werden alte Testlauf- bzw. Originallauf-Dateien aus der vorherigen Erhebung gelöscht. Darauf wird durch eine entsprechende Bildschirmausgabe hingewiesen. Ggf. ist zu diesem Zeitpunkt ein Abbruch möglich. Ferner kann unter Eingabe vorgegeben werden, ob die Erhebung für den gesamten Mitgliederbestand, eine bestimmte Abteilung oder einen selektierten Unterbestand erfolgen soll. Im Bereich Zahlungstermin legen Sie fest welchen Zeitraum Sie abrechnen möchten. Bei der Zahlungsart sonstige ist außerdem der Zahlungsmonat anzugeben. Es muss hier die bei den Mitgliedern hinterlegte Zahlungsweise angegeben werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche OK. Die erfolgreiche Ausführung wird Ihnen am Bildschirm angezeigt. Electronic Banking Seite 3 von 7 Stand

4 Schritt 2/2: Öffnen Sie in der Menüleiste Beiträge => Untermenü Beitragsverfahren => Untermenü Beitr.Erheb.Liste. Wählen Sie bei der Sortierung ( numerisch bzw. alphabetisch ) und Umfang der Ausgabe aus. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. In der Folge-Maske können Sie weitere Druck-Optionen auswählen. 2.2 Ausgabe als SEPA-Datei Öffnen Sie den Menüpunkt Beiträge => Untermenü Beitragsverfahren => Untermenü SEPA-Lastschriftdatei erstellen. Electronic Banking Seite 4 von 7 Stand

5 Es öffnet sich nun die Maske für die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei. Bitte beachten Sie die Hinweise in den jeweiligen Masken bzw. die Beschreibung in der Hilfe. Beachten Sie bitte das SEPA-Lastschriften ausschließlich per Online-Banking eingereicht werden können. Die Abgabe per beleglosen Datenträgeraustausch (Diskette, CD-Rom etc.) ist nicht möglich! Allgemeine Informationen: Bei SEPA-Basislastschriften muss laut Regelwerk immer eine Unterscheidung zwischen Erst-Lastschriften und Folge-Lastschriften durchgeführt werden. Neue, noch nie eingezogene Mitglieder müssen mit der Funktion Erst-Lastschrift, bestehende und in der Vergangenheit bereits eingezogene Mitglieder mit der Auswahl Folge-Lastschriften eingezogen werden. Es werden somit 2 Einzugsdateien im XML-Format erstellt. Beide müssen später per Online-Banking weitergeleitet werden Ablauf: Wählen Sie zunächst das Vereinskonto für die Verrechnung des Gegenwertes aus. Erfassen Sie anschließend noch den von Ihnen gewünschten Verwendungszweck (z.b. Beitrag 201X ). Wählen Sie nun Ihr Ziellaufwerk ( USB-Stick, Festplatte etc. ) mit der Schaltfläche durchsuchen aus. Beachten Sie bitte beim Fälligkeitsdatum eine Vorlaufzeit von 6 Arbeitstagen bei Erst-Lastschriften bzw. 3 Arbeitstagen bei Folge-Lastschriften. Wochenendtage und Feiertage werden nicht berücksichtigt. Sollten Sie die Funktion COR1 verkürzte Laufzeit ausgewählt haben (empfohlen), so ist die Vorlaufzeit des Fälligkeitsdatums für Erst- und Folgelastschriften einheitlich +2 Arbeitstage. Wochenendtage und Feiertage werden nicht berücksichtigt. 1. Beispiel für die Festlegung des Fälligkeitsdatums ohne den Haken COR1: Sie möchten am Montag, dem , Erst-Lastschriften einziehen. Somit müssen Sie +6 Arbeitstage Vorlaufzeit berücksichtigen. Beim Fälligkeitsdatum ist somit der zu erfassen, da das Wochenende nicht berücksichtigt wird. 2. Beispiel für die Festlegung des Fälligkeitsdatums mit dem Haken COR1: Sie möchten am Montag, dem , Erst-Lastschriften einziehen. Somit müssen Sie +2 Arbeitstage Vorlaufzeit berücksichtigen. Beim Fälligkeitsdatum ist somit der zu erfassen, da das Wochenende nicht berücksichtigt wird. Betätigen Sie nun die Schaltfläche OK. Die SEPA-Lastschrift-Datei wird auf dem Ziellaufwerk gespeichert. Sie werden nun aufgefordert einen Begleitzettel, falls ausgewählt/gewünscht, auszudrucken. Wiederholen Sie den Vorgang ggf. um eine Erst- bzw. Folge-Lastschriftdatei zu erstellen. Es können nach einer Beitragserhebung Erst- sowie Folge-Lastschriften vorliegen. In diesem Fall ist jeweils die Erstellung einer separaten SEPA-Lastschriftdatei für die Erst- und Folgelastschriften notwendig. Führen Sie Schritt 2.2, ohne erneuten Beitragserhebungslauf, ggf. zweimal durch und treffen sie über den Optionspunkt Ausführung von die entsprechende Auswahl der Lastschriftart. Für den Beitragseinzug Ihrer gesamten Lastschriften sind beide Dateien an die Sparkasse zu übertragen. Beachten Sie bitte, dass für die Erst- und Folge-Lastschriften jeweils eine eigene Datei mit unterschiedlichem Datei-Namen (z.b. TST-sepa-erst.xml / TST-sepa-folge.xml) erstellt wird. Übertragen Sie nun die SEPA-Lastschriften bequem und zu günstigen Konditionen per Online-Banking (siehe 4. Übertragung der SEPA-Datei mittels Internet-Banking ) auf unserer Internetseite. Bei der Übertragung der Zahlungsverkehrsdatei per Online-Banking wird kein Begleitzettel benötigt. Sie können die Anzahl Begleitzettel auf 00 einstellen. Electronic Banking Seite 5 von 7 Stand

6 3. SEPA-Dateien mit mehr als 999 Posten Sollten Sie mehr als 999 Lastschriften, z.b. bei einem Einzug des Mitgliedsbeitrages von über Mitgliedern, einziehen, so ist ein Aufsplitten in mehrere SEPA-Dateien nötig. SPG-Verein führt dieses Aufplitten optional für Sie durch. Wählen Sie hierfür den Menüpunkt Einstellungen => Einstellungen (generell) aus. Sie können nun links die Funktion Dta/SEPA auswählen. Sie können nun die Splitrate für die Dta-/SEPA-Ausgabe festlegen. Beim Erreichen der Splitrate wird jeweils eine SEPA-Datei ausgegeben. Dabei erhält der Dateiname als Erweiterung eine fortlaufende Nummer. Beachten Sie bitte, dass alle Dateien zur Buchung auf das Ziellaufwerk bzw. anschließend per Online-Banking übertragen werden müssen. 4. Übertragung der SEPA-Datei mittels Internet-Banking Melden Sie sich unter links mit der Schaltfläche Anmelden und der anschließenden Eingabe Ihrer Zugangsdaten im Internet-Banking an. Klicken Sie nun links auf den Menüpunkt Banking => Untermenü Datei-Übergabe. Mit dem mittig platzierten Button Durchsuchen können Sie die SEPA- XML-Datei, die Sie vorher mit SPG-Verein erstellt haben, auswählen. Folgen Sie nun dem Dialog und geben Sie die Lastschriften durch die Eingabe Ihrer Legitimationsdaten zur Buchung frei. Der Einzug bzw. die Übertragung einer SEPA-Lastschriftdatei ist über das kostenlose Internet- Banking oder einer Online-Banking Software wie z.b. StarMoney oder SFirm Enterprise möglich. Electronic Banking Seite 6 von 7 Stand

7 5. Zusatzinformationen zur Beitragserhebung Wann wird von einem Mitglied der Beitrag richtig eingezogen? Folgende Voraussetzungen müssen vor der Beitragserhebung erfüllt sein: 1. Die Zahlungsart muss gleich Barzahlung, Rechnung oder SEPA-Lastschrift sein. 2. Das Mahnkennzeichen darf nicht gleich ' 9 ' sein. Eine erneute Beitragserhebung wird erst wieder durchgeführt, wenn durch eine Zahlung der Rückstand ausgeglichen oder das Mahnkennzeichen manuell geändert worden ist. 3. Das Tagesdatum muss kleiner als das Datum 'Austritt' sein. Dateninhalt = ' ' wird nicht ausgewertet. 4. Das Datum 'Erhebung ab' muss kleiner oder gleich dem Tagesdatum sein. Dateninhalt = ' ' wird nicht ausgewertet. 5. Einer der vorgegebenen Zahlungstermine muss mit der Zahlungsweise beim Mitglied übereinstimmen. 6. Unabhängig vom Austrittsdatum wird ein rückständiger Betrag bei der Zahlungsart SEPA-Lastschrift immer angefordert. Um dies zu verhindern sollte die Zahlungsart auf Barzahler geändert werden. 7. Angeforderte Einmalbeträge werden unabhängig vom Austrittsdatum und vom Datum Erhebung ab eingezogen. Nach Ermittlung des zu zahlenden Beitrages erfolgt die Prüfung, ob eine Vorauszahlung vorliegt. In diesem Fall wird der maschinell ermittelte Beitrag mit der Vorauszahlung verrechnet und ein eventuell danach verbleibender Restbeitrag erhoben. Der Kontensaldo wird ermittelt aus den Feldern: Vortrag Vorjahr + gezahlte Beträge - Sollstellungsbeträge = Kontosaldo =================== Nach einer Beitragserhebung mit der Zahlungsart SEPA-Lastschrift ist der Kontensaldo stets ausgeglichen (0,00 EUR). Bei den Zahlungsarten Bar- und Rechnungszahler werden die Beiträge lediglich ins 'SOLL' (fällig) gestellt. Der Kontoausgleich kann in diesen Fällen erfolgen durch: 1. manuelle Zahlungsbuchung (siehe Zahlungseingänge) oder 2. Ändern der Zahlungsart auf SEPA-Lastschrift (die rückständigen Beiträge werden dann automatisch bei der nächsten Beitragssollstellung angefordert, sofern dies unter 'Optionen' gewählt ist). Nach Bestätigung der Eingaben mit 'OK' wird der Lauf der Beitragserhebung gestartet. Den Stand der Bearbeitung können Sie in einem Statusfenster ablesen. Mit erfolgter Durchführung wird die Beendigung des Laufes angezeigt. Gerne beantworten wir Ihre Fragen zum Online-Banking unter der Telefon-Nr / Electronic Banking Seite 7 von 7 Stand