Virtual Roundtable Produktinformationsmanagement PIM Herausforderungen & Chancen

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1 Produktinformationsmanagement PIM Herausforderung und Chancen für die Stärkung der Wettbewerbsposition von Lieferanten Das Produkt-Informations-Management (PIM) besitzt für den Vertrieb in weltweit vernetzten Märkten und die Marktpositionierung der Lieferanten wettbewerbsentscheidende Bedeutung! Die umfassende Information der (potenziellen) Kunden auf elektronischem Wege im richtigen Format oder mit den wichtigen Inhalten ist eine große Herausforderung. Leider finden sich eine Vielzahl von Produktinformationen und Katalogdaten als unsystematisch abgespeicherte Friedhöfe in diversen Warenwirtschafts- und Datenbanksystemen. Ziel des Produktinformationsmanagements (PIM) ist es, die Bereitstellung von Produktinformationen, die gesamte Abwicklung der Transaktionen und insb. die Pflege, Verwaltung und Modifikation der Produktinformationen über verschiedenste Medien, Schnittstellen und Standorte hinweg optimal zu gestalten. Optimierung bedeutet folglich: schnell, korrekt, mit geringem Ressourcenaufwand und einfachem Handling. Wieviel Kostensenkungs- und Absatzsteigerungspotenzial bietet PIM? Sowohl auf der Kostenseite in der Umsetzung als auch auf der Absatzseite zur Steuerung der Distribution ist PIM wichtig. Trotz dieser Bedeutung und Potentiale sind nach neuesten Studien (u.a. LN:C, Juni 2005) bisher nur zu geringem Anteil der Fälle, in denen PIM wirtschaftlichen Nutzen stiften könnte, entsprechende Installationen zu finden - weniger noch auf der Sell-Side als auf der Buy-Side (!) Warum das so ist, welche Anforderungen und Kriterien für PIM entscheidend sind und wie die Anwendung von PIM wirtschaftlich messbare Erfolge bringen kann, soll dieser Roundtable erhellen. Von Interesse sind auch die Kriterien, mit denen die Eignung und der mögliche Nutzen eines PIM Systems bewertet werden kann und wohin die technologische Entwicklung des PIM Marktes vor dem Hintergrund der Medienvielfalt und hoher Änderungsgeschwindigkeit von Produktdaten führt

2 Vorstellung der Gesprächspartner Prof. Dr.-Ing. Axel Hahn Axel Hahn ist Inhaber der Juniorprofessur für Wirtschaftsinformatik an der Universität Oldenburg. Zuvor war er Entwicklungsleiter eines mittelständischen Softwarehauses für Produktkatalogsysteme. Seine Schwerpunkte sind die Interoperabilität in virtuellen Unternehmen, sowie die Informationsverarbeitung in der Produktentwicklung. Er ist dabei in zahlreichen nationalen und Internationalen Projekten tätigt und organisiert zudem die GI Fachtagung zum Thema PDM an der Universität Oldenburg im November Dipl.-Inform. Sven Abels Sven Abels ist wissenschaftlicher Mitarbeiter der Abteilung Wirtschaftsinformatik an der Universität Oldenburg. Die Schwerpunkte seiner Arbeit liegen im Bereich elektronischer Produktkataloge und zugehöriger Klassifizierungssysteme. Er beschäftigt sich zudem mit Interoperabilitäts- und Integrationsaspekten im e-business Umfeld.

3 Der Markt für PIM-Lösungen Wie sieht der aktuelle Markt für PIM heute aus: volumenmäßig, strukturell, in Deutschland und international? Warum sind erst so wenige PIM-Installationen festzustellen und wo fehlen diese am meisten? Wie stellen sich die PIM-Anbieter strategisch auf, wo liegt die Abgrenzung zu Enteprise Content Management und den Lösungen dort? Der heutige Markt für PIM-Lösungen gestaltet sich sehr heterogen. Es werden unterschiedliche Ansätze eingesetzt, die auf jeweils eigene Schwerpunkte abzielen. Dennoch finden sich heutzutage in der praktischen Anwendung bislang nur wenige PIM- Installationen. Einer der Gründe liegt darin, dass der monetäre Erfolg von PIM-Lösungen nicht unmittelbar spürbar ist, sondern erst bei einem mittel- oder langfristigen Engagement entsteht. Viele Unternehmen scheuen daher die Investitionskosten zu Gunsten von kurzfristigen Ersparnissen in diesem Bereich. PIM-Anbieter versuchen deshalb, Unternehmen von den strategischen und langfristigen Ersparnispotentialen zu überzeugen. Dabei werden in der Regel entsprechende mehrjährige Szenarien aufgezeigt und deren Vorteile herausgestellt. Anders sieht das für Coss-Media-Publishing-Lösungen aus. Trotz hoher Durchdringung mit IT-Lösungen im Publishing- und Druckvorstufenbereich lässt ein nicht durchgängiger Informationsfluss ein erhebliches Einsparungspotential entstehen. Umfragen zur Folge sind max. 10% aller Papierkatalogproduktionen weitgehend automatisiert. Die Abgrenzung zum Enterprise Content Management liegt beim PIM in Art der Daten und deren Beschaffung. Der Verwaltung von Assets (Inhaltsbausteine) in Content Managementssystemen lässt nur bedingt eine für PIM notwendige produktorientierte Struktur zu (Verwaltung von Produktmerkmalen, Klassifikationssysteme etc.). Zusatzdienste von PIM wie z. B. Produktkonfiguratoren bedingen eine weitere Spezialisierung des PIMs.

4 Bedeutung und Eignung von PIM-Lösungen Worin liegt das größte Potenzial für PIM-Lösungen, wie weit wird es bisher ausgeschöpft? Welchen Bezug hat PIM zur Geschäftsstrategie? Woran kann ein Unternehmen festmachen, welcher Nutzen von PIM zu erwarten ist? Welche Erfahrungen liegen bereits vor, was Nutzen in Form von Einsparungen, Mehrumsatz etc. betrifft? Gibt es besonders geeignete Unternehmenstypen und Branchen? Das größte Potential liegt vor allem in der Wiederverwendung von Produktinformationen. Diese können einheitlich abgelegt und verwaltet werden. Durch (vorzugsweise nahtlose) Integration dieser Produktinformationen in unterschiedliche Informationssysteme eines Unternehmens, wird eine konsistente Datenhaltung gewährleistet. In vielen Unternehmen wird dahingegen heutzutage mit doppelten und folglich oftmals inkonsistenten Informationen gearbeitet. Durchgehende Informationsverarbeitungsprozesse existieren in der Regel nicht. Dies hat zur Folge, dass Informationen oftmals widersprüchlich sind oder unvollständig vorliegen. Gerade bei Unternehmen, in denen Produktinformationen in vielfältiger Art eingesetzt werden (online Produktinformationssysteme, CRM, e-business, Konfiguratoren, Papier- und CD-Kataloge, Ausleitung für Kunden, Marktplätze und Händler), versprechen PIM-Lösungen deshalb eine große Zeit- und Arbeitsersparnis durch erhebliche Prozessverbesserungen. Dadurch erfolgt auch eine deutliche Geschwindigkeitserhöhung. Kataloge in mehren Sprachen können z.b. schon vor dem Satz parallel übersetzt und dann gleichzeitig gedruckt werden. Besonders profitieren deshalb diejenigen Unternehmen von PIM-Lösungen, bei denen die Produktdaten eine zentrale Rolle spielen und in verschiedenen Systemen des Unternehmens zum Einsatz kommen bzw. unterschiedlichen Zielgruppen differenziert und z. T. personalisiert bereitgestellt werden. Für Unternehmen mit unter 100 Produkten mit wenigen technischen Differenzierungsmerkmalen oder ausprägungen machen PIM Systeme erfahrungsgemäß keinen Sinn. Hier reicht der Funktionsumfang von Enterprise Content Management Systemen aus.

5 Umfang und Organisation einer PIM-Implementierung Wie sollte ein PIM-Implementierungsprojekt angegangen werden? Was sind grundsätzliche Vorgehensweisen, unterscheiden sich diese nach SAP- und Nicht-SAP-Nutzer? Welche Erfahrungen aus Projekten können Ihrer Meinung nach besonders hilfreich sein, den unternehmensindividuellen Weg hier zu finden? Was tun die Anbieter, um die Erfolgsrate und Entscheidungssicherheit der Unternehmen zu fördern? Ein Implementierungsprojekt zum PIM stellt prinzipiell die gleichen Anforderungen, wie andere Implementierungsprojekte ähnlichen Umfangs. Im Vergleich zu anderen Projekten lassen sich hier jedoch Bereiche identifizieren, die in PIM-Projekten noch sensibler sind, als in anderen Bereichen. Dies betrifft zum Beispiel den Einsatz von Standards, Strukturierungsbemühungen oder die Wiederverwendung existierender Lösungen. Es sollte deshalb im Vorfeld genau abgewogen werden, welche Anforderungen ein Unternehmen nicht nur jetzt, sondern auch in den nächsten Jahren an ein solches System haben wird. Zudem ist es wichtig, bei der Implementierung auf Technologien zu setzen, deren Fortbestand gesichert ist, die also einen Standardisierungscharakter haben. Ferner ist darauf zu achten, dass die eingesetzten Lösungen eine hohe Flexibilität Aufweisen, um die Interoperabilität verschiedener Unternehmenssysteme zu ermöglichen. Hierbei spielt die Integration verschiedener Systeme im Sinne des EAI (Enterprise Application Integration) eine wichtige Rolle. Derartige Anforderungen sollten bei der Implementierung eines PIM- Systems bereits bei der Wahl eines Datenmodells beachtet werden und durch gründliche Voruntersuchungen untersucht werden. Hierbei spielt auch eine gründliche Planung bei der Strukturierung der Hauptsdatenbestände eine entscheidende Rolle. Ein erheblicher Kostenanteil (oft mit weit mehr als 50%) ersteht bei der initialen Befüllung des Systems, wenn Daten nicht geeignet vorliegen und von Hand aufgearbeitet werden müssen. Existierende Daten in ERP Systemen wie SAP sind für erklärungsbedürftige Produkte nicht ausreichend. Anbieter von PIM-Systemen führen Prozessanalysen durch und erarbeiten mit Ihren Kunden Investitionsrechnungen, die an Hand von Pilotverarbeitungen validiert werden sollten. Eine schrittweise Einführung sichert zu dem den Erfolg.

6 Chancen für den Mittelstand Wie immer muss gefragt werden, ob und wie kleine und mittelgroße Unternehmen, die nur über sehr beschränkte Ressourcen verfügen, von PIM profitieren können. Was ist mit ASP-Modellen und On-Demand Nutzung von PIM Lösungen? Auch kleine und mittelständische Unternehmen werden in Zukunft verstärkt von PIM- Lösungen profitieren können. Der stärker werdende Konkurrenzkampf zwischen verschiedenen Anbietern entsprechender Lösungen zwingt Anbieter immer mehr dazu, neue Märkte zu erschießen. Trotz der Einführungskosten erschließt sich für kleine Unternehmen z. T. ein ROI von unter 2 Jahren, wenn die existierende Papierkatalogproduktion rationalisiert werden kann. Aus Sicht der Unternehmen gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, von PIM zu profitieren. Die erste Möglichkeit liegt in der Auslagerung. Dabei wird auf die Dienstleistungen entsprechender Anbieter in form des ASP zurückgegriffen, um Kosten für Eigenbetrieb zu sparen. Die Einführungskosten, insbesondere durch die initiale Datenerfassung bleiben. Die zweite Möglichkeit liegt darin, verstärkt auf existierende Lösungen zu setzen und dabei die Adaption bestehender Komponenten durchzuführen, also die Nutzung von Out-Of-The- Box -(Teil-)Lösungen. Dies ist insbesondere dann für Unternehmen interessant, wenn diese auch bisher schon auf die Nutzung von Standards gesetzt haben, da Out-Of-The-Box- Lösungen sich meist an diesen orientieren und notwendige Anpassungen deshalb (falls überhaupt) nur in geringem Maße anfallen. Dem Einsatz der Out-Of-The-Box-Lösungen steht entgegen, dass sich Unternehmen durch spezielle Bereitstellung von Produktdaten Alleinstellungsmerkmale sicher.

7 Ihre Prognose und Strategie Wo stehen wir mit diesem Thema PIM in 2 und in 5 Jahren? Wie werden Sie mit Ihrer Organisation den diskutierten Herausforderungen des IT- Infrastruktur Management begegnen? Welche strategischen Leitlinien verfolgen Sie dabei? Welche langfristigen Entwicklungslinien sehen Sie für PIM? Was sind aus Ihrer Sicht die nächsten Entwicklungsstadien dieses Marktes? Wer sind die Gewinner, wer die Verlierer in den Unternehmen und auf Anbieterseite? Gerade der Bereich des PIM ist derzeit ständigen Entwicklungen unterlegen. Eine Prognose auf 5 oder auch nur 2 Jahre ist deshalb nur schwer machbar. Die Vergangenheit hat jedoch bestimmte Trends gezeigt, an denen sich orientiert werden kann, wie z.b. der verstärkte Einsatz von XML-basierten Entwicklungen. Zudem kann festgestellt werden, dass Unternehmen in den letzten Jahren verstärkt die Bedeutung des Zusammenspiels verschiedener Unternehmenssysteme in Form einer Unternehmensübergreifenden Interoperabilität der Informationssysteme erkannt haben. Langfristig ist deshalb die Nutzung flexibler Standards mit offenen Schnittstellen wichtig, um den Datenaustausch zwischen Unternehmenssystemen zu vereinfachen. PIM-Lösungen stellen dabei einen wichtigen Schritt dar, um Produktinformationen flexibel und konsistent verwalten zu können und nutzbar zu machen. Vielen Dank für die Teilnahme am Virtual Roundtable!