Allgemeine Nutzungsbedingungen für Arbeitgeber-Benutzerkonten für das Online Portal HDI bavnet

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1 Allgemeine Nutzungsbedingungen für Arbeitgeber-Benutzerkonten für das Online Portal HDI bavnet Präambel Die xbav GmbH (im Weiteren kurz: xbav ) ist ein unabhängiges Fachunternehmen und erbringt Technologie- und Servicedienstleistungen im Bereich der Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (im Weiteren kurz bav ). xbav ist streng neutral hinsichtlich der Produkte der betrieblichen Altersversorgung und bietet lediglich die technischen Lösungen zur Verwaltung der Produkte an. Die Verwaltung der bav durch xbav beschränkt sich auf die versicherungsförmige bav sowie auf Versicherer-Unterstützungskassen. xbav verwaltet aktuell keine Arbeitgeberdirektzusagen. A. Allgemeine Regelungen 1 Geltungsbereich (1) Die nachfolgenden Allgemeinen Nutzungsbedingungen regeln die Rechtsbeziehung zwischen xbav und Arbeitgebern hinsichtlich der Bereitstellung einer Plattform zur Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (im Weiteren kurz: HDI bavnet ) durch xbav für Arbeitgeber, deren Nutzung durch den Arbeitgeber sowie den Umfang der auf der Plattform existierenden Nutzungsmöglichkeiten. (2) Derzeit umfasst das HDI bavnet im Wesentlichen die folgenden Möglichkeiten: - Einrichtung eines digitalen bav-aktenschranks für den Arbeitgeber, - Abwicklung von wesentlichen Geschäftsvorfällen: Stammdatenänderungen, Ausscheiden Arbeitnehmer, Elternzeit, Langzeiterkrankung, Prämienreduktion, Wiederinkraftsetzung. (3) Eine Erweiterung ist jederzeit möglich und kann kostenpflichtig sein. Über den Einschluss kostenpflichtiger Erweiterungen (Upgrade) entscheidet der Arbeitgeber im Einzelfall. 2 Verschiedene Stufen von Arbeitgeber-Benutzerkonten (1) Es gibt drei Arten von Arbeitgeber-Benutzerkonten mit abgestuften Handlungsberechtigungen für unterschiedliche Nutzergruppen (im Folgenden kurz: Nutzer ). Beginnend mit dem Benutzerkonto mit den geringsten Handlungsberechtigungen handelt es sich um - Leserechte-Benutzerkonto - Schreibrechte-Benutzerkonto - Administrator-Benutzerkonto. Die Handlungsberechtigungen der geringeren Stufe sind in der jeweils höheren ebenfalls enthalten. In den nachfolgenden Abschnitten B. bis D. sind die Handlungsberechtigungen näher geregelt. (2) Leserechte-Nutzer können weitere Mitarbeiter des Arbeitgebers oder sonstige Personen (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Mitarbeiter von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Behörden o.ä.) sein. (3) Schreibrechte-Nutzer können ausschließlich weitere Mitarbeiter des Arbeitgebers sein. (4) Administrator-Nutzer können ausschließlich Mitarbeiter des Arbeitgebers sein. Es muss stets mindestens ein Administrator-Nutzer bei einem Arbeitgeber aktiviert sein. 3 Einrichtung eines Benutzerkontos (1) Bei Einrichtung eines Arbeitgeber-Benutzerkontos durch den Nutzer des Arbeitgebers ist aus Sicherheitsgründen die Vergabe einer Kombination aus Benutzernamen und Passwort erforderlich. Der Nutzer soll bei der Vergabe von Passwörtern von Kombinationen absehen, die für Dritte leicht zu erraten sind, insbesondere Kombinationen aus seiner Firmierung bzw. seinem Namen und/oder seinem Geburtsdatum oder ähnliche Kombinationen. Das Passwort muss eine gewisse Stärke besitzen, die bei erstmaliger Einrichtung des Benutzerkontos und späteren Änderung jeweils überprüft wird.

2 (2) Die Angaben des Nutzers bei der Einrichtung eines Benutzerkontos haben vollständig und wahrheitsgemäß zu erfolgen. (3) Die aus Benutzername und Kennwort bestehende Kombination ist dem Nutzer zugeordnet und darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Sollte das Passwort des Nutzers einer anderen Person bekannt werden oder der Nutzer den Verdacht haben, dass eine andere Person Kenntnis von seinem Passwort hat, so hat er unverzüglich sein Passwort zu wechseln und über diesen Umstand xbav vorab fernmündlich und danach auch in Textform zu informieren. (4) Über eine missbräuchliche Nutzung ist xbav unverzüglich vorab fernmündlich und danach auch in Textform zu informieren. Dabei evtl. anfallende Kosten trägt der Arbeitgeber. xbav haftet nicht für die missbräuchliche Nutzung des HDI bavnet durch unberechtigte Mitarbeiter des Arbeitgebers oder Dritte. Der Arbeitgeber stellt xbav von sämtlichen Ansprüchen Dritter ausdrücklich frei. (5) Nach Abschluss des Einrichtungsprozesses eines Benutzerkontos und der Datenfreigabe durch den Administrator bzw. durch Eingabe des Aktivierungsschlüssels werden die vereinbarten Handlungsberechtigungen für den Nutzer im HDI bavnet freigeschaltet. 4 Bearbeitung von Aufträgen (1) Der Arbeitgeber hat sicherzustellen, dass sämtliche vorgenommene Handlungen im HDI bavnet im Rahmen der durch den Arbeitgeber erteilten Vollmacht liegen oder entsprechend den Weisungen des Arbeitgebers erfolgen. Eine Prüfung durch xbav erfolgt insoweit nicht. (2) Im Rahmen der von xbav angebotenen technischen Lösungen werden ausschließlich im Portal eingegebene Änderungen zum Versicherungsunternehmen übertragen und vom Versicherungsunternehmen auf Basis der vom Arbeitgeber gegenüber xbav abgegebenen Vollmacht bearbeitet. Der Nutzer verpflichtet sich, mit der im Verkehr erforderlichen Sorgfalt sicherzustellen, dass die von ihm eingegebenen Änderungen richtig und vollständig sind. Der Nutzer ist weiter verpflichtet, xbav unverzüglich auf ihm bekanntwerdende Unrichtigkeiten oder Unvollständigkeiten bezüglich der von ihm eingegebenen Änderungen zu informieren. (3) xbav ist nicht verpflichtet, die Richtigkeit und Vollständigkeit der vom Nutzer eingegebenen Änderungen zu überprüfen, sondern setzt ausschließlich auf Basis der vom Arbeitgeber gegenüber xbav abgegebenen Vollmacht die Kundenvorgaben um, ohne den Arbeitgeber hierzu zu beraten. Nicht Gegenstand der Tätigkeit von xbav sind Steuerberatung, Rechtsberatung und Versicherungsberatung, insbesondere auch nicht zum BetrAVG. (4) xbav haftet nicht bei Verletzung der in 4 (1) und (2) bezeichneten Pflichten durch den Nutzer. Der Arbeitgeber wird xbav insoweit von allen Ansprüchen Dritter freistellen. 5 Vergütung und Zahlungsbedingungen Die Nutzung des HDI bavnet erfolgt für den Arbeitgeber für die Vertragsverwaltung der Verträge bei nur einem Versicherungsunternehmen in der Basisversion kostenlos. Die entsprechenden Kosten werden hierbei vom Versicherungsunternehmen getragen. Es besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, den Nutzungsumfang zu erweitern (Upgrade). Die Freischaltung dieser Möglichkeiten kann in einem bestehenden Administrator-Benutzerkonto beantragt werden. Über die hierbei eventuell entstehenden Kosten und Zahlungsmodalitäten wird der Arbeitgeber vor Antragstellung informiert. 6 Gewährleistung und Haftung Eine Haftung der xbav ist ausgeschlossen, soweit nicht wegen einer Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz, Vorsatzes oder grober Fahrlässigkeit, einer Verletzung des Lebens, des Körpers oder Gesundheit, der Übernahme einer Beschaffenheitsgarantie, arglistigen Verschweigens eines Mangels oder Verletzung wesentlicher Vertragspflichten zwingend gehaftet wird. Bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung jedoch auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, soweit die Verletzung nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig erfolgte.

3 7 Datenschutz xbav verarbeitet und nutzt die personenbezogenen Daten des Arbeitgebers und seiner Mitarbeiter im Rahmen der Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung. xbav hält sich sowohl an die gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen, darunter auch die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie die besonderen Verschwiegenheitspflichten (Bankgeheimnis, Berufsgeheimnis, Datengeheimnis und 203 StGB). Einzelheiten werden in der Vereinbarung über die Auftragsdatenverarbeitung geregelt. 8 Laufzeit und Kündigung (1) Der diesen Allgemeinen Nutzungsbedingungen zugrundeliegende Nutzungsvertrag kommt zustande, wenn im Rahmen der erstmaligen Einrichtung eines Administrator-Benutzerkontos für den Arbeitgeber der Freischaltungsantrag und die Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) bei xbav per Post eingegangen bzw. im HDI bavnet hochgeladen sind. (2) Der diesen Allgemeinen Nutzungsbedingungen zugrundeliegende Nutzungsvertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von jeder Partei mit einer Kündigungsfrist von 30 Tagen in Textform gekündigt werden. (3) Das Recht jeder Partei zur außerordentlichen fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt. 9 Anwendbares Recht und Gerichtsstand (1) Diese Allgemeinen Nutzungsbedingungen für das HDI bavnet und das Nutzungsverhältnis unterliegen deutschem Recht. (2) Gerichtsstand für alle sich aus diesen Allgemeinen Nutzungsbedingungen oder aus dem bzw. Nutzungsverhältnis unmittelbar oder mittelbar ergebenden Rechtsstreitigkeiten ist München. 10 Änderung der Allgemeinen Nutzungsbedingungen xbav kann den Inhalt dieser Allgemeinen Nutzungsbedingungen mit einem Vorlauf von 30 Tagen nach eigenem Ermessen ändern oder anpassen. Der Arbeitgeber stimmt mit der Fortsetzung der Nutzung diesen Änderungen zu, sofern und sobald xbav den Arbeitgeber über die geänderten Allgemeinen Nutzungsbedingungen durch Bekanntmachung in Kenntnis gesetzt hat. Die Zustimmung gilt nur dann als nicht erteilt, wenn der Arbeitgeber das Benutzerkonto innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe der Änderung kündigt. 11 Sonstige Bestimmungen (1) Mündliche Nebenabreden werden nicht getroffen. (2) Ergänzende Bestimmungen und Änderungen dieser Allgemeinen Nutzungsbedingungen bedürfen grundsätzlich der Textform. (3) xbav behält sich im Einzelfall vor, hinzugefügte Nutzer von Anfang an abzulehnen bzw., sofern die Nutzung bereits begonnen wurde, diesen Nutzer für die Zukunft zu sperren. (4) Sofern der Nutzer Grund zur Annahme hat, dass die Nutzung seines Benutzerkontos nicht mehr im Interesse des Arbeitgebers erfolgt, ist er verpflichtet, xbav unverzüglich hierüber zu informieren. (5) Sollte eine Bestimmung oder sollten mehrere Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen hiervon unberührt. Die Vertragsparteien werden sich bemühen, die unwirksamen Bestimmungen durch Regelungen zu ersetzen, die dem Gewollten am nächsten kommen. Gleiches gilt für den Fall des Auftretens einer Regelungslücke. B. Regelungen zu Leserechte-Benutzerkonten 12 Beinhaltete Features

4 Das Leserechte-Benutzerkonto gilt für Leserechte-Nutzer und beinhaltet folgende Handlungsberechtigungen: - Verwaltung des eigenen Benutzerkontos des Nutzers - Leseberechtigung hinsichtlich der im HDI bavnet beinhalteten Features. C. Regelungen zu Schreibrechte-Benutzerkonten 13 Beinhaltete Features Das Schreibrechte-Benutzerkonto gilt für Schreibrechte-Nutzer und beinhaltet folgende Handlungsberechtigungen: - Verwaltung des eigenen Benutzerkontos des Nutzers - Leseberechtigung hinsichtlich der im HDI bavnet beinhalteten Features - Schreibberechtigung hinsichtlich der im HDI bavnet beinhalteten Features. D. Regelungen zu Administrator-Benutzerkonten 14 Beinhaltete Features Das Administrator-Benutzerkonto gilt für Administrator-Nutzer und beinhaltet folgende Handlungsberechtigungen: - Verwaltung des eigenen Benutzerkontos des Nutzers - Leseberechtigung hinsichtlich der im HDI bavnet beinhalteten Features - Schreibberechtigung hinsichtlich der im HDI bavnet beinhalteten Features - Benutzerverwaltung - Vermittlerverwaltung - Firmenverwaltung - Registrierung neuen Firmen - Verwaltung der Registrierungsdetails zu bereits registrierten Firmen. 15 Besonderheiten bei der erstmaligen Einrichtung eines Administrator-Benutzerkontos bei einem Arbeitgeber (1) Zur Registrierung des Arbeitgebers für das HDI bavnet ist nach der erstmaligen Einrichtung eines Administrator-Benutzerkontos das Hochladen eines Freischaltungsantrags durch den Arbeitgeber erforderlich. In dem Freischaltungsantrag benennt der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer (m/w) seines Unternehmens, für den das Administrator-Benutzerkonto im HDI bavnet freigeschaltet werden soll (Administrator-Nutzer). Die Angaben des Arbeitgebers und des Administrator-Nutzers bei der Registrierung haben vollständig und wahrheitsgemäß zu erfolgen. Der Administrator-Nutzer stimmt mit Übersendung des Freischaltungsantrags der Überprüfung seiner angegebenen persönlichen Daten zu. xbav kann durch Rückfrage beim Arbeitgeber die Legimitation des Administrator-Nutzers überprüfen. Ein Anspruch des Arbeitgebers gegen xbav auf Aktivierung des Benutzerkontos besteht nicht. (2) Der Arbeitgeber lädt in das HDI bavnet außerdem eine Bestandsliste mit allen in das HDI bavnet aufzunehmenden HDI-Versicherungsverträgen einschließlich der für die Verwaltung erforderlichen Versicherungsdaten hoch. Der Arbeitgeber stimmt zu, dass xbav diese hochgeladene Bestandsliste an das Versicherungsunternehmen weiterleitet. Das Versicherungsunternehmen prüft und vergleicht die Daten der Bestandsliste des Arbeitgebers mit seinen eigenen Daten zu den Versicherungsverträgen. Erst nachdem das Versicherungsunternehmen geprüft hat, dass diese Liste bei xbav eingegangen ist, können die entsprechenden Daten zu den genannten Verträgen vom Versicherungsunternehmen an xbav übertragen werden. (3) Sobald eine erstmalige Datenübertragung durch das Versicherungsunternehmen an xbav erfolgt ist, versendet xbav an den Administrator-Nutzer des Arbeitgebers per Post einen Aktivierungsschlüssel. Sofern eine Mobilfunknummer angegeben wird, kann der Aktivierungsschlüssel auch per SMS versendet werden. Der Einrichtungsprozess bei der erstmaligen Einrichtung eines Administrator-Benutzerkontos wird durch die Eingabe des Aktivierungsschlüssels abgeschlossen.

5 16 Initiierung der Einrichtung von zusätzlichen Administrator-Benutzerkonten (1) Der Administrator-Nutzer ist berechtigt, Mitarbeiter des Arbeitgebers über die Einladungsfunktion per zur Einrichtung zusätzlicher Administrator-Benutzerkonten einzuladen. (2) Nach Erhalt der durch den Administrator-Nutzer initiierten Einladungs- kann der Mitarbeiter sein zusätzliches Administrator-Benutzerkonto einrichten. (3) Der Administrator-Nutzer wird über jede erfolgreich abgeschlossene Einrichtung eines zusätzlichen Administrator-Benutzerkontos in seinem Administrator-Benutzerkonto informiert und kann im Anschluss die Daten für diesen zusätzlichen Administrator-Nutzer freigeben. (4) Nach Freigabe der Daten für einen zusätzlichen Administrator-Nutzer können sich die Administratoren-Nutzer die Freigaben jederzeit gegenseitig wieder entziehen. 17 Initiierung der Einrichtung von weiteren Benutzerkonten (1) Der Administrator-Nutzer ist berechtigt, weitere Mitarbeiter des Arbeitgebers und sonstige Personen über die Einladungsfunktion per einzuladen und diesen Personen die Benutzerkontenberechtigungen gemäß 2 (2) und (3) zuzuweisen. (2) Nach Erhalt der durch den Administrator-Nutzer initiierten Einladungs- kann der weitere Nutzer sein Arbeitgeber-Benutzerkonto einrichten. (3) Der Administrator-Nutzer wird über jede erfolgreich abgeschlossene Einrichtung eines Benutzerkontos in seinem Administrator-Benutzerkonto informiert und kann im Anschluss die Daten für diesen Nutzer freigeben. (4) Der Administrator-Nutzer kann jederzeit in seinem Administrator-Benutzerkonto die für einen weiteren Nutzer eingeräumten Lese- bzw. Schreibrechte wieder entziehen. 18 Initiierung der Einladung von Vermittlern zur Einrichtung eines Vermittler-Benutzerkontos (1) Es ist dem Administrator-Nutzer untersagt, als externe Nutzer im Sinne des 17 (1) Vermittler einzuladen. (2) Der Administrator-Nutzer ist berechtigt, über die Einladungsfunktion Vermittler per einzuladen, sich ein eigenes, vom Arbeitgeber-Benutzerkonto unabhängiges Vermittler-Benutzerkonto einzurichten. (3) Der Administrator-Nutzer wird über die erfolgreich abgeschlossene Einrichtung dieses Vermittler- Benutzerkontos informiert und kann im Anschluss die Daten für diesen Vermittler freigeben. (4) Der Administrator-Nutzer kann jederzeit in seinem Administrator-Benutzerkonto die für einen Vermittler eingeräumten Leserechte wieder entziehen. (5) xbav behält sich im Einzelfall vor, hinzugefügte Vermittler von Anfang an abzulehnen bzw., sofern das Vermittler-Benutzerkonto bereits aktiviert wurde, dieses Vermittler-Benutzerkonto für die Zukunft zu sperren. 19 Einschluss kostenpflichtiger Erweiterungen Der Arbeitgeber berechtigt den Administrator-Nutzer, kostenpflichtige Erweiterungen (Upgrades) im Sinne des 1 (3) freizuschalten. 20 Verpflichtung zur eigenverantwortlichen Freigabeverwaltung (1) Der Administrator-Nutzer ist verpflichtet, im Rahmen der beinhalteten Features eigenverantwortlich

6 die Freigabe und Entziehung von Daten zu verwalten. Dies beinhaltet insbesondere die Verpflichtung, vor Freigabe der Daten für zusätzliche Administrator-Nutzer, weiterer interner und externer Nutzer sowie für Vermittler sicherzustellen, dass durch den Arbeitgeber die jeweils einschlägigen gesetzlichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten sind. (2) xbav haftet nicht bei Verletzung der in 20 (1) bezeichneten Pflichten durch den Administrator- Nutzer. Der Arbeitgeber wird xbav insoweit von allen Ansprüchen Dritter freistellen.