Kurzanleitung zu SNETS. Erste Schritte. Ausgangssituation

Transkript

1 Kurzanleitung zu SNETS Erste Schritte Ausgangssituation Vom Schulamt erhält die Schule eine Basis-Website mit dem Namen der Schule und einem dazugehörigen Administratorzugang, bestehend aus Benutzernamen und Kennwort. Damit können Sie alle Inhalte Ihrer Website direkt online im Browser bearbeiten. Melden Sie sich mit den Zugangsdaten an (rechts oben unter "anmelden") Wechseln Sie auf die Website Ihrer Schule. Sie finden sie, indem Sie über die Liste "Direktionen" (linkes Menü) auf den Link für Ihre Schulstelle klicken. Alle Schulen haben eine URL (Internetadresse) nach dem Muster " Wenn Sie sich diese URL merken oder in die Favoriten aufnehmen, können Sie später durch Eingabe in der Adresszeile direkt auf die Site Ihrer Schule zugreifen. Wenn Sie als Admin Ihrer Schule angemeldet sind, können Sie innerhalb Ihrer Schulsite und aller darunterliegenden Elemente alle gewünschten Veränderungen vornehmen: Neue Seiten oder Untersites erstellen, Ordner zur Bereitstellung von Dokumenten oder Listen zum Bereitstellen von Daten hinzufügen, Blogs, Wikis und Diskussionen einfügen, aber auch Berechtigungen für andere angemeldete Benutzer festlegen oder die ganze Website bzw. Teile davon öffentlich (anonym) zugänglich machen. Nach der Erstellung sind zunächst alle Sites und Untersites nur für angemeldete Benutzer - nicht aber anonym - zugänglich. Dadurch können Sie "undercover" das System testen, ihre Website erstellen und erst wenn sie bereit für die Öffentlichkeit ist, ihre Site (oder Teile davon) für die Allgemeinheit freischalten. Je nach Vorlage, die beim Erstellen einer Website gewählt wurde (die Basissite ist in der Regel eine "Teamwebsite") wurden neben der Startseite einige Ordner und Listen erstellt und sind bestimmte Funktionen aktiviert, andere unter Umständen noch inaktiv. Um auf Ihrer Site alle Funktionen nutzen zu können, sollten Sie gleich zu Beginn alle Website-Features aktivieren. Dadurch erweitert sich auch das Menü unter Websiteaktionen.

2 Erstellen Sie m Besten zuerst ein Testweb innerhalb des Ihnen zur Verfügung stehenden Webs. Im Testweb können Sie alle Funktionen ausprobieren, bevor Sie sie in Ihr produktives Web einbauen. Klicken Sie dazu auf Websiteaktionen - Neue Site erstellen (Sie müssen sich dazu vorher mit einem Account anmelden, der Besitzer Ihres aktuellen Webs ist. Sollten Sie nicht das komplette Menü wie abgebildet sehen, aktivieren Sie zuerst alle Websitefeatures für Ihre Website). Geben Sie einen Titel für Ihr Web ein (z.b. Testweb) und tragen Sie unter URL-Name einen Pfad ein unter dem Ihr neues Web abgespeichert wird. Am besten tragen Sie hier entweder dasselbe wie bei Titel ein oder wenn dieser zu lang ist eine Abkürzung davon. Sie können dann später leichter Pfad und Titel gedanklich zu ordnen. Der erste Teil des Pfades ist vorgegeben, somit wird Ihr neues Web als untergeordnete Struktur zu Ihrem bestehenden Web angelegt Wählen Sie eine Vorlage für Ihr neues Web aus der Liste aus. Für Ihre ersten Versuche belassen Sie die Wahl am besten bei Teamwebsite, später können Sie dann auch andere Vorlagen ausprobieren. Die Vorlage entscheidet darüber, welche Funktionen und Elemente von vornherein aktiviert und angelegt werden und wie Ihre Startseite aussieht. Man kann auch nachträglich Elemente hinzufügen oder entfernen, so dass man letztlich aus jeder Vorlagen jede andere machen könnte. Je näher die Vorlage an Ihrem Verwendungszweck ist, umso weniger müssen Sie natürlich händisch nachbessern. Experimentieren Sie ruhig mit einigen Vorlagen (z.b. in parallelen Testwebs), um herauszufinden welche Ihnen am besten liegt. Sie können nach Abschluss Ihrer Erkundungsphase ganze Webs mit wenigen Klicks komplett löschen ohne produktive Teile zu beeinträchtigen.

3 Wenn Sie im unteren Teil die Option Eigene Berechtigungen verwenden auswählen, können Sie anschließend für Ihr neues Testweb von ihrer restlichen Website getrennte Zugangsberechtigungen festlegen, wenn Sie die Option Übergeordnete Berechtigungen verwenden belassen, gelten für Ihr neues Web die gleichen Benutzerberechtigungen wie in Ihrem Ausgangsweb. Auch hier können Sie in verschiedenen Testwebs mit unterschiedlichen Einstellungen experimentieren. Die Berechtigungen für Ihr Web können Sie natürlich auch nachträglich verändern. Wenn Sie eine passende Vorauswahl treffen sparen Sie sich jedoch später viel (Hand-) Arbeit. Klicken Sie anschließend auf erstellen. Wenn Sie im letzen Schritt Eigene Berechtigungen ausgewählt haben, erscheint ein weiteres Fenster in dem Sie die Berechtigungen in drei ersten Abstufungen vergeben können: Die Gruppe Besucher kann ihr neues Web nur ansehen (Standardmäßig wird die Gruppe Besucher von der übergeordneten Seite übernommen, Sie können jedoch auch hierfür eine getrennte Gruppe für ihr Web erstellen lassen. Wählen Sie in diesem Fall die entsprechende Option aus.) Die Gruppe Mitglieder darf bestimmte Inhalte Ihres Webs hinzufügen, verändern, löschen, nicht jedoch z.b. die Struktur selbst oder Berechtigungen verändern. Die Gruppe Besitzer erhält Vollzugriff auf Ihr neues (Teil-)Web (und untergeordnete Strukturen, jedoch nicht aber auf das übergeordnete oder eventuell parallel dazu vorhandene) Tragen Sie Benutzer (bei mehreren durch Strichpunkt getrennt) in die gewünschten Felder ein. Sie können hier keine neuen Benutzer erfinden sondern nur jene Benutzernamen verwenden, die dem System bereits bekannt sind. Benutzer müssen also vorher im Server-System (Active-Directory) von SNETS zentral angelegt werden, oder die Domäne Ihrer Schule wird mit SNETS verknüpft (zu

4 einem späteren Zeitpunkt verfügbar muss jedoch zentral einmalig eingerichtet werden), dann können Sie im Prinzip alle Benutzer Ihrer Schuldomäne in SNETS verwenden. Sie können mit dem Überprüfungssymbol (Person mit Haken), die richtige Schreibweise für Ihren Benutzer überprüfen lassen. Anschließend klicken Sie auf ok um die Einstellungen zu übernehmen. Nach einigen Sekunden (während der eine entsprechende Meldung angezeigt wird) ist Ihr neues Web angelegt.

5 Damit alle Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung stehen, sollten Sie am besten gleich die -> Websitefeatures aktivieren. Später können Sie ihrem Web weitere -> einzeln Seiten hinzufügen oder ganze -> Unterwebs hinzufügen und auf ihren Webseiten -> Inhalte einfügen Diese Elemente entsprechen in etwa der klassischen Vorstellung einer Webseite. SNETS bietet ihnen auf der Basis der Funktionen von Sharepoint jedoch erweiterte Möglichkeiten, die auf einer klassischen Website nicht unbedingt üblich sind, die aber die Homepage ihrer Schule zu einem Portal für die Zusammenarbeit machen bzw. das effiziente Veröffentlichen von Informationen und Dokumenten (auch differenziert nach Zielgruppen) sehr einfach machen. Dazu gehören Bibliotheken und Listen In Bibliotheken (Dokumentenordner, Bilderordner, usw.) können auf einfache Weise Dokumente aller Art (Textdateien, Präsentationen, Kalkulationstabellen, Bildersammlungen, bis zu Ton und Videodokumenten) durch einfaches Hochladen im Originalformat in einer Art Ordner für Benutzer bereitgestellt werden. Durch die Vergabe von Berechtigungen können sie genau festlegen, wer in den Inhalt einer bestimmten Bibliothek einsehen bzw. wer ihn verändern oder ergänzen darf. Siehe -> Erstellen eines Dokumentenordners In Listen können Sie Informationen aller Art tabellarisch strukturiert bereitstellen und auf einfache Weise bearbeiten, ergänzen, sortieren, Filtern. Neben frei definierbaren Listen gibt es einige vordefinierte Sonderformen: z.b. Hyperlinksammlungen, Kalender, Umfragen, Diskussionen oder Blogs.

6 Websitefeatures aktivieren Klicken Sie auf Websiteaktionen - Websiteeinstellungen in der Spalte Websiteverwaltung - Websitefeatures anklicken überprüfen Sie, ob alle Features als aktiv angezeigt werden, ansonsten aktivieren Sie die fehlenden mit Klick auf das Tastenfeld "aktivieren". Je nach gewählter Vorlage sind bestimmte Features aktiviert und andere nicht.

7 Wenn Sie anschließend auf Websiteaktionen (rechts oben) klicken, werden erweiterte Optionen im Menü angezeigt. Sie haben nun auf der neuen Site alle Funktionen von Sharepoint zur Verfügung. Sie sollten auch auf von Ihnen jeder neu erstellten Unter-Site alle Websitefeatures aktivieren, damit einheitlich das erweiterte Bearbeitungs-Menü angezeigt wird und Sie Zugriff auf alle verfügbaren Funktionen haben. Sollten nicht alle Websitefeatures aktiviert sein, wird nur ein reduziertes Menü mit 3 Untermenüs angezeigt. Sie können die Aktivierung der Websitefeatures jederzeit nachholen sollten Sie es vergessen haben. Nach der Aktivierung der Websitefeatures wird, sobald sie auf Ihre Startseite zurückgehen, diese im Design von SNETS angezeigt (z.b. Farbzusammenstellung und Bannerbild oben), weil durch das Aktivieren der Websitefeatures zunächst die Layoutvorlage der übergeordneten Site übernommen wurde.

8 Sie können jedoch das Aussehen der Website anpassen.

9 Aussehen der Website anpassen Das Aussehen Ihrer Website wird durch die Masterseite und das Design bestimmt. Beides finden Sie in den Websiteeinstellungen (-> Websiteaktionen -> Websiteeinstellungen -> alle Websiteeinstellungen verändern) in der Spalte "Aussehen und Verhalten" Die Masterseite bestimmt das Layout der Seite, also die Anordnung der einzelnen Elemente Klicken Sie auf Masterseite, um auf die Einstellungen für die Mastersite zu gelangen. In der Spalte rechts sehen Sie dass die Option "Mastersite... von der übergeordneten Website erben" aktiviert ist. Aktivieren Sie statt dessen die Option "Mastersite... angeben" und wählen Sie im Auswahlfeld daneben eine andere als die Vorlage defaultsnets.master aus (z.b. die default.master).

10 Aktivieren Sie darunter das Häkchen bei "alle Unterwebsites erben die Einstellung..." wenn Sie die Mastervorlage auch für darunterliegende Sites übernehmen wollen (empfohlen). Im unteren Teil können Sie die selben Optionen noch einmal für die Systemseiten der Website einstellen. Das Sind jene Seiten, auf denen Sie die Einstellungen vornehmen. Normalerweise sehen diese Systemseiten nur Sie als Autor der Website, es ist aber empfehlenswert hier die gleichen Optionen wie oben auszuwählen, damit ein einheitliches Erscheinungsbild entsteht. Das Design bestimmt die Seitenfarben und die Schriftarten der Site Klicken Sie auf Websitedesign (-> Websiteaktionen -> Websiteeinstellungen -> alle Websiteeinstellungen verändern -> Websitedesign), um auf die Auswahlseite für das Design zu gelangen. Wählen Sie rechts in der Liste ein Design aus und kontrollieren Sie das Aussehen links im Vorschaubild. Sobald Sie das gewünschte Aussehen gefunden haben, klicken Sie auf "anwenden".

11 Erstellen einer Unterwebsite Navigieren Sie zu der Site in der die neue Unter-Site erstellt werden soll. Klicken Sie auf Websiteaktionen (rechts oben) und wählen Sie "Neue Site erstellen" Geben Sie den Titel und die URL für die neue Site in die betreffenden Felder ein. Der Titel kann dabei beliebig sein, er wird später als Seitentitel erscheinen und in der Navigationsleiste eingetragen. Als URL sollten Sie die selbe oder zumindest eine entsprechende Bezeichnung verwenden, damit sie später leichter den Zusammenhang zwischen Titel der Seite und URL herstellen können. Die URL kann wenn nötig z.b. eine Abkürzung des Titels sein, damit sie nicht zu lang wird. (z.b. im Titel Schulsprengel xy, in der URL hingegen SSP-xy). Vermeiden Sie in der URL auch Lehrzeichen und vor allem Umlaute und sonstige Sonderzeichen. Manche Browser könnten damit später Schwierigkeiten haben. Punkte und Slash (/) sind ohnehin nicht erlaubt, da sie bereits eine Trenn- Funktion in der URL haben. Wählen Sie aus den Vorlagen jene aus, welche ihrem Verwendungszweck am nächsten kommt. (Die Standardvorgaben Teamwebsite ist eine gute Wahl wenn Sie nicht einen speziellen Verwendungszweck ihrer neuen Site im Auge haben.) Wählen Sie aus, ob für die neue Unter-Site die Berechtigungen von den übergeordneten (aktuellen) Site vererbt werden sollen, oder ob Sie dafür eigene Berechtigungen vergeben wollen. (In den meisten Fällen werden sie eigene, von der übergeordneten Site abgekoppelte Berechtigungen verwalten wollen, wählen Sie also die zweite Option.) Wählen Sie aus, ob in der Navigation der neuen Unter-Site auch die Elemente der übergeordneten (aktuellen) Site angezeigt werden sollen. (In den meisten Fällen ist das nicht sinnvoll). Wählen Sie also Nein. Klicken Sie auf Erstellen. -> Die Website wird erstellt. Wenn Sie die Option "Eigene Berechtigungen verwenden" gewählt hatten (empfohlen), werden Sie jetzt nach den Benutzern für die drei Grund-Berechtigungsgruppen (Besucher, Mitglieder und Besitzer) gefragt. Fügen Sie im Feld Besitzer jene(n) Benutzer hinzu (bei mehreren durch Doppelpunkt getrennt) der der zukünftige Besitzer der neuen Website werden soll. In der Regel sollten sie den vorhandenen Benutzer (Sie selbst) dabei im Feld Besitzer belassen, um sich nicht selbst auszusperren. Sie können mit Klick auf das Häkchen überprüfen ob Sie den Benutzernamen richtig geschrieben haben bzw. ob es ihn überhaupt gibt. Klicken Sie auf Ok Die neue Website ist nun eingerichtet.

12 Hinzufügen einer einzelnen Seite Navigieren Sie zu der Stelle an der die neue Unter-Seite erstellt werden soll. Klicken Sie auf Websiteaktionen (rechts oben) und wählen Sie "Seite erstellen" Geben Sie in der Eingabemaske den Titel und die URL für die neue Seite in die betreffenden Felder ein. Wählen Sie aus den Vorlagen jene aus, welche ihrem Verwendungszweck am nächsten kommt. Klicken Sie auf Erstellen. -> Die Seite wird erstellt. Die neue Webseite ist nun eingerichtet und gleich zur Bearbeitung geöffnet. Je nachdem, welche Vorlage Sie gewählt haben werden unterschiedliche Bereiche (Webparts) angezeigt, in die Inhalte eingefügt werden können.

13 Einfügen von Inhalt Falls die Seite noch nicht im Bearbeitungsmodus angezeigt wird, klicken Sie auf Websiteaktionen - Seite bearbeiten. -> Die Webseite wird im Bearbeitungsmodus angezeigt. Klicken sie im Webpart, das sie bearbeiten möchten auf Inhalt bearbeiten (je nach Type des Webparts auf Bild bearbeiten oder freigegebenes Webpart bearbeiten). Es öffnet sich ein Texteditor. (Bei manchen Webparts erscheint am rechten Rand zunächst ein Einstellungsmenü, in dem Sie den Editor noch extra öffnen müssen.)

14 Text einfügen In dem Editorfeld können sie Text direkt eingeben oder über die Zwischenablage aus einer anderen Anwendung (z.b. Word-Dokument) kopieren. Den eingegebenen Text können Sie mit den Symbolen im Editormenü formatieren (Schriftgröße, fett, kursiv, unterstrichen, Schriftfarbe, usw.) ähnlich wie Sie es von einem Textprogramm gewohnt sind. Die Formatierung wird jeweils auf den markierten Textteil angewandt. Tabellen in den Text einfügen um Text anzuordnen Um Text (und Bilder) anzuordnen können Sie Tabellen einfügen. Klicken Sie dazu auf das Tabellenfeld und geben Sie die Zahl der Spalten und Zeilen ein. Mit Klick auf OK wird eine Tabelle eingefügt die zunächst noch keine Breite und keine bestimmte Höhe hat. Erst wenn Sie in die einzelnen Zellen Text oder Bilder einfügen passt sich die Tabelle dem Inhalt an. Sie können in das Textfeld direkt oder in eine Tabellenzelle auch Bilder einfügen.

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16 Erstellen eines Dokumentenordners (Bibliothek) Klicken Sie auf Websiteaktionen - alle Websiteinhalte einblenden um eine Auflistung aller bereits vorhandenen Elemente Ihrer Website anzuzeigen. Je nach Vorlage werden z.b. verschiedene Dokumentenordner, Listen, Unterwebseiten usw. angezeigt. Um ein neues Element zu erstellen, klicken Sie oberhalb der Auflistung auf "Erstellen", wählen Sie aus der darauf folgenden Auswahl den ersten Eintrag "Dokumentenbibliothek" aus. Geben Sie einen Namen für die neuen Bibliothek in das Feld ein, wenn Sie möchten darunter auch eine Beschreibung. Wählen Sie die Option, ob Ihre Bibliothek in der Menüleiste direkt erscheinen soll (= Standard) oder nicht (in diesem Fall können Sie sie nachträglich an geeigneter Stelle verlinken).

17 Die Option "Dokumenten-Versionsverlauf" bewirkt, dass für jedes in dem Ordner gespeicherte Dokument alte Versionen beim Überschrieben aufbewahrt werden. Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Sie sie tatsächlich benötigen. Zu Beginn sollten Erfahrungen ohne Versionierung sammeln. Sie können die Option auch später noch aktivieren falls benötigt. Wählen Sie die Dokumentenart aus, die sie für diesen Ordner zulassen. Wenn Sie "keine" auswählen, können beliebige Dokumententypen (Word-, oder Excel-Dateien genauso wie PDFs, Powerpoint-Dateien oder Bilder aufgenommen werden, sonst nur die ausgewählte Domumentenart). Klicken Sie auf "Erstellen"-> ihre Dokumenbibliothek (Ordner) wird erstellt. In den Dokumentenordner können Sie (oder wer die Berechtigung dafür besitzt) auf einfache Weise Dokumente hochladen und so Besuchern zur Verfügung stellen.

18 Wenn Sie Mehrfachupload auswählen, können Sie mehrere Dateien bequem auswählen und in einem Arbeitsgang hochladen. Beim normalen Upload jeweils nur eine Datei nach der anderen. Beachten Sie, dass der Mehrfachupload nur im InternetExplorer, nicht in anderen Browsern wie Firefox oder Chrome zur Verfügung steht.) Die hochgeladenen Dateien stehen anschließend in der Bibliothek zur Verfügung

19 Wenn Sie viele Dateien bereitstellen wollen können Sie innerhalb einer Bibliothek auf Unterordner erstellen um die Dateien zu strukturieren. Klicken Sie auf Neu - Neuer Ordner Eine Bilderbibliothek erstellen Eine Bilderbibliothek ist eine spezielle Art von Bibliothek, die ausschließlich Bilder aufnimmt, für die aber dafür automatisch eine Gallerie mit Vorschaubildern erstellt wird und in der einige praktische Funktion (z.b. Auswahl durch ein Häkchen zum Download, Diashow) zur Verfügung stehen.

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21 Arbeiten mit Listen

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23 Berechtigungen verwalten Sie können jedem Element ihres Webs Berechtigungen zuweisen. Dadurch ist es möglich dass verschiedene Benutzer in verschiedenen Teilen des Webs unterschiedliche Aktionen ausführen können: Während eine bestimmte Benutzergruppe die Inhalten lediglich anzeigen (lesen) kann, können sie andere Benutzer auch verändern. Es gibt dabei standardmäßig drei grobe Berechtigungsgruppen: Besucher: können Inhalte nur anzeigen (lesen) Mitglieder: können Inhalte auf vorgegebenen Strukturen hinzufügen und bearbeiten, aber nicht die Struktur verändern. Besitzer: haben auf dem ihnen zugeordneten Web Administratorrechte und können alle Veränderungen durchführen, einschließlich dem vergeben von Berechtigungen. Bei Bedarf können zusätzlich für einzelne Benutzer oder Gruppen die Berechtigungen auch noch feiner angepasst werden.

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25 Um einem Benutzer oder eine Benutzergruppe Berechtigungen zu geben, fügen sie sie zu der Gruppe Besucher oder Mitgleider der Website hinzu. Öffnen Sie dazu die Startseite des Webteils das sie beeinflussen möchten.

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27 Einstellungen und Verhalten für ihre Website festlegen Die Navigation ändern

28 Einen Link in die Navigation einfügen

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