3.4 Permanente Inventur

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1 Inventur 141 Bewertung der Waren zu den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten, bei beschädigten, unmodernen Waren zum niedrigeren Teilwert Wertsteigerungen dürfen nicht berücksichtigt werden, es gilt stets das Niederstwertprinzip. Zeitnahe Inventur Erfolgt die Bestandsaufnahme innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Stichtag, liegt eine zeitnahe Inventur vor. In diesem Fall sind Bestandsänderungen zwischen Aufnahmeund Bilanzstichtag fortzuschreiben bzw. zurückzurechnen. 3.4 Permanente Inventur Permanent dauernd, ständig, ununterbrochen. Bei der permanenten Inventur wird die körperliche Bestandsaufnahme so auf das Geschäftsjahr verteilt, dass jeder Artikel auf jeden Fall ein Mal aufgenommen wird. Die Zugänge und Abgänge der einzelnen Vermögensgegenstände müssen dann aber nach Art, Menge und Wert bis zum Bilanzstichtag fortgeschrieben werden. Das für den Bilanzstichtag zu erstellende Inventar wird somit durch die Bestandsfortschreibung der Lagerbuchhaltung, die meist über EDV erfolgt, ermittelt. Man spricht dann auch von einer buchmäßigen Inventur. Permanente Inventur KA BT Ausst. Kostst. Permanente Inventur Position Sachnummer Benennung Lager- Kostst. Inventurbestand Ring Flansch Papiereinsatz Versandschachtel Karteibestand Datum: VD Ø979 Zeichen: Laufweg: Aussteller AM / AT / VM3 0V1 LJ Inventurbestand = Istbestand, gezählter Bestand Karteibestand = Sollbestand lt. Kartei, EDV usw. Voraussetzungen Zur Durchführung der permanenten Inventur müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Für alle Zu- und Abgänge müssen nachprüfbare Belege vorliegen.

2 142 Güter bearbeiten MindestenseinmalimJahristdurcheinekörperlicheInventurderIstbestandzuermitteln und mit dem Sollbestand der Lagerfachkarte/Lagerdatei zu vergleichen. Der Sollbestand ist bei Abweichung zu berichtigen. Das Datum der körperlichen Inventur ist in der jeweiligen Lagerfachkarte/Lagerdatei zu vermerken. Die Inventurunterlagen sind 10Jahre aufzubewahren. Vorteile Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann der am Bilanzstichtag vorliegende buchmäßige Bestand (Sollbestand) als tatsächlicher Bestand (Istbestand) angesetzt werden. Die permanente Inventur hat somit folgende Vorteile: Die Inventurarbeiten sind zeitlich frei wählbar. Der Betrieb muss am Zähltag nicht geschlossen werden. Der Bestand kann jederzeit aus der Lagerdatei entnommen werden. Die Inventur kann dann durchgeführt werden, wenn der Bestand am niedrigsten ist und weniger Arbeit macht. Bei festgestellten fehlerhaften Buchungen oder Entnahmen kann unverzüglich eine Bestandsaufnahme und Korrektur veranlasst werden. 3.5 Verlegte Inventur Ist eine Stichtagsinventur wegen umfangreicher Bestände und eine permanente Inventur aufgrund fehlender Bestandsfortschreibung nicht möglich, erlaubt das Handelsgesetzbuch eine verlegte Inventur. Bei der verlegten Inventur erfolgt die Bestandsaufnahme an einem festgelegten Tag innerhalb der letzten drei Monate vor dem Bilanzstichtag oder innerhalb der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag. Aufgrund des an diesem Tag nach Art, Menge und Wert ermittelten Bestandes wird das Inventar erstellt. Die zwischen dem Inventartag und Bilanzstichtag erfolgten Zu- und Ausgänge werden auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet. Beispiel für eine Wertfortschreibung wertmäßiger Bestand am Zähltag 1. Oktober Wert der Zugänge vom 1.Oktober bis 31.Dezember Wert der Abgänge vom 1.Oktober bis 31.Dezember wertmäßiger Bestand am Bilanzstichtag 31.Dezember ,00 EUR 12000,00 EUR 17000,00 EUR ,00 EUR Beispiel für eine Wertrückrechnung wertmäßiger Bestand am Zähltag 28. Februar Wert der Zugänge 31.Dezember bis 28.Februar Wert der Abgänge 31.Dezember bis 28.Februar wertmäßiger Bestand am Bilanzstichtag 31.Dezember ,00 EUR 20000,00 EUR 25000,00 EUR ,00 EUR

3 Inventur Stichprobeninventur Wachsende Lagergrößen, Hochregalläger und eine Zunahme der Artikelvielfalt erschweren den Unternehmen, die Inventur zeitlich einzuhalten. Der Gesetzgeber erlaubt deshalb über 241 HGB, dass der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben ermittelt werden kann. Das Verfahren muss den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen und die erzielten Inventurergebnisse müssen den gleichen Aussagewert wie eine körperliche Bestandsaufnahme erreichen. Voraussetzungen Voraussetzungen für den Einsatz der Stichprobeninventur sind: ein möglichst großes Lager mit mindestens 2000 Artikelarten ein EDV-Lagerbuchführungssystem, das genau Auskunft gibt über Bestände, Zu- und Abgänge 5% der gelagerten Teile sollen mindestens 40% des Lagerwertes ausmachen Inventiert man nun diese 5% der gelagerten Teile, so hat man wertmäßig bereits einen Großteil des Lagerbestandes aufgenommen. Neben diesem kleinen Prozentsatz an wertvollen Gütern werden wichtige Positionen, z. B. diebstahlgefährdete, leicht verderbliche Teile, wie bisher voll erfasst. Aus dem verbleibenden Restbestand von etwa 90 bis 95% des Lagerumfangs entnimmt man danach eine Stichprobe nach dem Zufallsprinzip. Einsatz Gerade in Großunternehmen wird diese Inventurart immer stärker eingesetzt. Sie führt zu hohen Einsparungen an Zeit und Personal, ohne dass der Aussagewert der Inventur beeinträchtigt wird. Kernwissen 1. Das Einlagerungsprinzip First in First out bedeutet, dass zuerst hereingenommene Ware auch zuerst wieder herausgenommen wird, also alte Ware nach vorne und neue Ware nach hinten gelagert wird. 2. Während der Lagerung muss die Ware auf Menge und Qualität kontrolliert werden. 3. Der Gesetzgeber schreibt eine jährliche Bestandsaufnahme vor Inventur. 4. Man unterscheidet vier Inventurarten: Stichtagsinventur: Der Warenbestand wird am Geschäftsjahresschluss durch Zählen, Messen und/oder Wiegen ermittelt. Permanente Inventur: Die Inventurarbeiten können über das ganze Jahr verteilt werden, wenn sichergestellt ist, dass eine exakte Bestandsfortschreibung erfolgt und jeder Artikel mindestens einmal im Jahr aufgenommen wird. Verlegte Inventur: Die körperliche Bestandsaufnahme kann bis drei Monate vor oder bis zwei Monate nach Geschäftsjahresabschluss erfolgen. Stichprobeninventur: Der Bestand der Vermögensgegenstände wird mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben ermittelt. 5. Der Geschäftsjahresabschluss ist meist der 31. Dezember eines Jahres und ist auch Bilanzstichtag.

4 144 Güter bearbeiten Aufgaben 1. Beschreiben Sie, wie und wann in Ihrem Unternehmen der Soll-Ist-Vergleich vorgenommen wird. Warum ist er notwendig? 2. Erklären Sie den Unterschied zwischen Inventur und Inventar. 3. Unterscheiden Sie die Begriffe a) Stichtagsinventur, b) permanente Inventur, c) verlegte Inventur, d) Stichprobeninventur. 4. Schlagen Sie Ihrem Chef die Einführung der permanenten Inventur vor. Begründen Sie Ihren Vorschlag. 5. Ermitteln Sie die Werte für den Bilanzstichtag 31. Dezember. a) Wert am Zähltag 15.Oktober 7800,00 EUR Zugänge 15. Oktober bis 31. Dezember 2 700,00 EUR Entnahmen 15. Oktober bis 31. Dezember 1 900,00 EUR Wert am 31. Dezember? EUR b) Wert am Zähltag 31.Januar 6300,00 EUR Zugänge 31. Dezember bis 31. Januar 700,00 EUR Entnahmen 31. Dezember bis 31. Januar 1 000,00 EUR Wert am 31. Dezember? EUR 6. Erläutern Sie den Ablauf der Inventur in Ihrem Unternehmen. 7. a) Stellen Sie anhand des Inventurbelegs auf Seite 142 fest, welche Inventurdifferenzen bei der permanenten Inventur am 25. Juli vorlagen. b) Überlegen Sie, welche Ursachen diese Differenzen haben können. 8. Stellen Sie bei den folgenden Fällen fest, um wie viel Stück der Buchbestand vom tatsächlichen Bestand abweicht. a) Diebstahl von 30 Stück. b) Eine Einlagerung von 400 Stück versehentlich doppelt verbucht. c) Eine Einlagerung von 500 Stück versehentlich nicht verbucht. d) Eine Einlagerung von 200 Stück versehentlich mit 20 Stück verbucht. e) Eine Einlagerung von 600 Stück versehentlich mit Stück verbucht. f) Eine Einlagerung von 400 Stück versehentlich als Auslagerung verbucht. g) Eine Auslagerung von 700 Stück versehentlich doppelt verbucht. h) Eine Auslagerung von 300 Stück versehentlich nicht verbucht. i) Eine Auslagerung von 650 Stück versehentlich mit 65 Stück verbucht. j) Eine Auslagerung von 250 Stück versehentlich mit Stück verbucht. k) Eine Auslagerung von 700 Stück versehentlich als Einlagerung verbucht.

5 Wirtschaftlichkeit im Lager Wirtschaftlichkeit im Lager Situation Herr Schmitz, der Lagerleiter, zeigt dem Auszubildenden Stefan die Lagerstatistik für das Teil Nr. PY Eine solche Entwicklung wünsche ich mir für alle Teile in unserem Lager, meint Herr Schmitz stolz. Wozu macht man denn solche Statistiken?, will Stefan wissen Duchschnittlicher Lagerbestand Umschlagsh ufigkeit Handlungsaufträge 1. Nennen Sie Gründe, warum in den Unternehmen diese Zahlen ermittelt werden. 2. Erklären Sie die Entwicklung dieser Zahlen. 3. Suchen Sie nach Gründen für diese Entwicklung. 4. Beurteilen Sie die Folgen dieser Entwicklung auf die Wirtschaftlichkeit im Lager. 5. Ermitteln Sie den Wareneinsatz/Materialverbrauch für das Teil PY-3574 von 2003 bis Lagerkosten Im Lager wirtschaftlich arbeiten heißt, die benötigten Güter mit möglichst geringen Kosten für das Material, die Arbeitskraft und Betriebsmittel bereitzustellen. Jede Lagerhaltung verursacht Kosten. Diese Lagerkosten sind zu unterteilen nach: Personalkosten Löhne und Gehälter für das Lagerpersonal Sozialleistungen für das Lagerpersonal (Sozialversicherung, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Essenszuschuss) Kosten für die Lagerräume/Lagerbestände Abschreibungen für den Wertverlust der Lagereinrichtung Miete, Leasing Verzinsung des investierten Kapitals Instandhaltungskosten Heizung, Licht, Wasser Reinigung Versicherungsprämien (Brandversicherung) Kosten für die gelagerte Ware Verzinsung des in den Lagerbeständen investierten Kapitals (totes, gebundenes Kapital) Verderb, Veralten, Schwund Ausschuss infolge unsachgemäßer Behandlung (Bruch, Beschädigung, Diebstahl), Versicherungsprämien (Brand-, Diebstahlversicherung) Kosten für die eingesetzten Fördermittel und sonstigen Hilfsmittel Abschreibungen für den Wertverlust der Fördermittel Wartungskosten Reparaturkosten Betriebskosten (Strom, Öl) Versicherungsprämien BWP FR WSP

6 146 Güter bearbeiten Materialkosten Verpackungsmaterial Büromaterial für die Lagerverwaltung (Schreibmaterial, Karteien, Belege) Ein zu großer Lagerbestand führt also zu unnötigen Lager- und Zinskosten. Auch das Lagerrisiko steigt bei hohen Beständen, Ware veraltet, verdirbt, schwindet. Bei zu kleinem Lagerbestand sind Maschinen und Arbeitskräfte oft nicht ausgelastet. Störungen in der Produktion oder Kundenverluste können eintreten. Rascher, teurer Einkauf wird notwendig. Mengenrabatte können nicht ausgenutzt werden. Dies führt zu Fehlmengenkosten. Kosten für die Lagerräume und die eingesetzten Fördermittel sind überwiegend fixe Kosten, d. h., sie bleiben auch bei wechselndem Lagerbestand konstant (z. B. die Lagermiete und der Lohn für die Lagerarbeiter). Die Kosten für die gelagerte Ware sind dagegen variable Kosten, da sie sich mit dem jeweiligen Lagerbestand ändern. FR BWP 4.2 Lagerkennziffern Lagerkennziffern schaffen die Voraussetzung für eine kostengünstige Lagerhaltung. Solche Kennziffern können für den gesamten Warenbestand, für einzelne Warengruppen oder für jede einzelne Ware aufgestellt werden Bestandsarten Der Mindestbestand (eiserner Bestand) ist der Lagerbestand, der nur in Notfällen unterschritten werden darf. Er hilft, die Lieferbereitschaft und Produktionsfähigkeit zu sichern bei verspäteter Lieferung, bei einem unvorhergesehenen Mehrverbrauch oder wenn die vorhandenen oder gelieferten Güter aus Qualitätsgründen nicht mehr verwendet werden können. Ist der Meldebestand (Bestellbestand) erreicht, muss nachbestellt werden. Er hängt ab vom Tagesverbrauch und der Lieferzeit. Zur Sicherheit wird der Mindestbestand, z. B. in Höhe des dreifachen Tagesverbrauchs, in die Berechnung des Meldebestandes einbezogen. Formel zur Berechnung des Meldebestandes: Meldebestand = Tagesverbrauch Lieferzeit Mindestbestand Der Höchstbestand gibt an, welche Materialmenge maximal auf Lager sein darf, um unnötige Lagerkosten zu vermeiden. Meist wird er beim Eintreffen einer neuen Lieferung erreicht. Der Inventurbestand ist der durch eine Inventur ermittelte Bestand. Der Buchbestand (Sollbestand) kann infolge von Diebstahl, Schwund, Verderb oder Erfassungsfehlern vom tatsächlichen Bestand (Istbestand) abweichen.

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