Kreditoren-Workflow Effizienz dank elektronisch gesteuerten Prozessen

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1 Referat 7: Kreditoren-Workflow Effizienz dank elektronisch gesteuerten Prozessen Reto Frey Leiter Rechnungswesen Finanzverwaltung Kanton Graubünden Olten, 23. Mai 2014

2 Inhaltsverzeichnis - Gliederung Ausgangslage, IST-Zustand Organisation und Konsequenzen Das Projekt Kreditoren-Workflow Einführung/Einführungspartner E-Rechnung Ablauf der Verarbeitung Zeitlicher Ablauf Vorteile Kreditoren-Workflow Vorteile Integration in newsystem public 23. Mai 2014 Verein SSGI 2

3 Belegablage/-archivierung - Heutiger Zustand Mai 2014 Verein SSGI 3

4 Belegablage/-archivierung - Heutiger Zustand Mai 2014 Verein SSGI 4

5 Belegablage/-archivierung - Heutiger Zustand Mai 2014 Verein SSGI 5

6 IST - Zustand Organisation Lieferantenrechnungen pro Jahr 40 dezentrale Stellen, wo Lieferantenrechnungen eingehen, kontieren 1 grosses Zentralarchiv mit Originalrechnungen und Archive mit kopierten Rechnungen in den Dienststellen Kein elektronischer Zugriff auf die Originale der Rechnungen 23. Mai 2014 Verein SSGI 6

7 IST - Zustand Konsequenzen Unzählige Stunden/Jahr für Lieferantenrechnungen kopieren Unzählige Stunden/Jahr für Lieferantenrechnungen ablegen Jeden Tag suchen mehrere Personen Rechnungen im Archiv Falsch abgelegte Rechnungen sind nicht auffindbar Optimale Zahlungsfristen nicht im Griff Jährliche Kosten für Ablage- und Archivräume 23. Mai 2014 Verein SSGI 7

8 Das Projekt KWF (Kreditoren-Workflow) Einführung/Einführungspartner E-Rechnung Ablauf der Verarbeitung Zeitlicher Ablauf Vorteile Kreditoren-Workflow Vorteile Integration in newsystem public 23. Mai 2014 Verein SSGI 8

9 Einführung / Einführungspartner Einführung als Bestandteil der ERP-Ablösung Beschaffung zusammen mit ERP-System erfolgt (Teil des Angebots) Einführung durch unseren ERP-Partner Fritz und Macziol Schweiz AG (FuM), neu IT & T AG, in Zusammenarbeit mit Infoma Software Consulting GmbH (Muttergesellschaft von (FuM)) Lösung der Firma Infoma wurde für den deutschen Markt entwickelt Anpassungen an schweizerische Lösung (nsp) notwendig (z. B. ESR) 23. Mai 2014 Verein SSGI 9

10 E-Rechnung Allgemein In grösseren Organisationen ist Kreditoren-Workflow Voraussetzung für E-Rechnungsempfang (Billing In) Vermehrtes Bedürfnis bei Rechnungsempfängern E-Ausgangsrechnungen (Billing Out) vor allem sinnvoll bei wiederkehrenden Massen- Rechnungen an Rechnungsempfänger Steuerverwaltung, Strassenverkehrsamt E-Government Strategie Bund Für E-Rechnung ist die Eidg. Finanzverwaltung (EFV) zuständig EFV unterstützt Kantone bei der Ausarbeitung der Projektkonzepte für die Umsetzung der E-Rechnung Graubünden hat für Steuerverwaltung, Strassenverkehrsamt und Finanzverwaltung ebenfalls Projekte vereinbart 23. Mai 2014 Verein SSGI 10

11 KWF in anderen Organisationen In vielen grösseren Unternehmungen verbreitet (in Graubünden z. B. GKB, Kantonsspital Graubünden, RhB sowie weiteren) In immer mehr Gemeinden, Kantonen und beim Bund im Einsatz (z. B. Zug, Zürich, Luzern, Basel-Land, Basel-Stadt, Uri sowie weiteren) In verschiedenen Ausprägungen im Einsatz, von relativ bescheiden bis weit ausgebaut 23. Mai 2014 Verein SSGI 11

12 Die Papierrechnung Vernichtung elektronisch verfügbarer Informationen 23. Mai 2014 Verein SSGI 12

13 Ablauf der Rechnungsverarbeitung 23. Mai 2014 Verein SSGI 13

14 Kreditorenworkflow Finanzverwaltung Rechnungen in Papierform Rechnungen werden gescannt und elektronisch an die Dienststellen verteilt Dienststelle A Dienststelle B Dienststelle C Weiter an Abteilung oder Person Kontierung der Rechnung Freigabe der Rechnung (4-Augen-Prinzip) Verbuchung in nsp 23. Mai 2014 Verein SSGI 14

15 Kontierungsmaske Workflow 23. Mai 2014 Verein SSGI 15

16 Geplanter Ablauf KWF in Graubünden Zentraler Rechnungseingang bei der FIVE Erfassung / Prüfung Stammdaten (z. B. Kreditor, Zahlungsverbindung etc.) durch FIVE Verteilung elektronisch verfügbar gemachter Rechnungen im KWF durch FIVE an Dienststellen aufgrund Referenznummer Referenznummer muss bei jeder Bestellung angegeben werden Kontierung und Visierung im KWF durch Dienststellen Verbuchung durch FIVE 23. Mai 2014 Verein SSGI 16

17 Bestellung Zentrales Element im KWF Bestellung mit Referenznummer Lösung bei 80 Amtsstellen in der Bundesverwaltung im Einsatz von der kleinsten bis zur grössten Verwaltungseinheit Vorteile: Nachteile: Relativ einfache und pragmatische Lösung für Dienststellen Bestellablauf wie bisher möglich Automatisch Zuteilung der Rechnung auf Besteller / Bestellergruppe möglich Nur geringe Anpassungen in nsp notwendig Keine Kreditkontrolle für Bestellungen Keine elektronische Freigabe (Unterschriften) von Bestellungen 23. Mai 2014 Verein SSGI 17

18 Elektronische Visierung der Rechnung Immer zwei Unterschriften notwendig Erstvisum kann jeder leisten, wie bisher ohne Ausgabenkompetenz Zweitvisum (Freigabe) nur durch Ausgabenberechtigte innerhalb der Dienststelle Übersteigt Limite Auszahlungskompetenz Angabe von Grund bei Unterschrift zwingend notwendig (z. B. gemäss RB oder DV ) Tiefere Limiten auf einzelnen Konti und für bestimmte Mitarbeitende möglich: Restriktive Handhabung 23. Mai 2014 Verein SSGI 18

19 Zeitplan Aufschaltung der Pilotdienststellen (AJV, ANU, KAPO, FIVE, FIKO) im Herbst 2014 Ausrollung auf sämtliche Dienststellen bis spätestens Ende 2015 (ohne TBA) Dienststellen können sukzessive aufgeschaltet werden, Umstieg jederzeit möglich Zeitdruck weniger hoch als bei Einführung des Rechnungswesen-Systems nsp, da kein verwaltungsweiter, einheitlicher Starttermin notwendig Nach der Einführung werden ca. 800 Arbeitsplätze Zugriff auf den Kreditoren-Workflow haben 23. Mai 2014 Verein SSGI 19

20 Vorteile durch Kreditoren-Workflow Rechnungen können elektronisch in Empfang genommen werden und im Kreditoren-Workflow integriert verarbeitet werden Papierrechnungen werden elektronisch verfügbar gemacht (eingescannt) Rechnungen sind im ERP-System aufrufbar. Nach einer Einführungszeit entfällt die zeitaufwendige Ablage in Papierform. Schattenarchive bei den Dienststellen mit Belegkopien nicht mehr notwendig Unterschriften werden weisungskonform angebracht (IKS) Übersicht, wo sich die Lieferantenrechnungen innerhalb der Verwaltung befinden; Durchlaufzeiten werden wesentlich verkürzt Zahlungsfristen werden besser eingehalten weniger Mahnungen 23. Mai 2014 Verein SSGI 20

21 Vorteile der Integration im Rechnungswesen-System nsp Keine doppelte Datenhaltung Direkter Zugriff auf das Berechtigungskonzept Direkter Zugriff auf Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger Debitoren und Kreditoren Kontierungsvorlagen Anzeige von Zahlungsinformationen Einfache Definition von spezifischen Workflows mit flexiblen Bedingungen für verschiedenste Szenarien Organisation und Abläufe in den Dienststellen können standardisiert abgebildet werden. Browserbasierte Lösung (dadurch keine zusätzliche Clientsoftware) 23. Mai 2014 Verein SSGI 21

22 Vielen Dank und auf Wiedersehen Grazia fitg ed a revair Grazie e arrivederci 23. Mai 2014 Verein SSGI 22

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