Startklar für die Cloud. IT-Betrieb wird zur Achillesferse. Microsot Project 2016 im Test. Innovationen sind Plicht

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1 Ausgabe Juli 2015 Nur im Abonnement erhältlich IT-Betrieb wird zur Achillesferse Bei IT-Dienstleistern läut das Projektgeschät, doch Outsourcing wird zum Hemmschuh. Seite 8 Microsot Project 2016 im Test Erkennbare Fortschrite bei Ressourcenplanung. Seite 14 Innovationen sind Plicht Warum immer mehr IT-Organisationen kreative Inseln schafen. Seite 38 Startklar für die Cloud Eine Roundtable-Diskussion zeigt: CIOs machen ihre IT-Organisationen it für die Cloud-Zukunt. Seite 26 IDG Business Media GmbH, Zenit Pressevertrieb GmbH, Postfach , Stuttgart

2 14 Technik Microsoft Project 2016: Mehr Transparenz für die Ressourcenverwaltung Mit der Version Project 2016 macht Microsoft den Ressourceneinsatz in Projekten transparenter. Die Auslastung wird verbessert, die Produktivität steigt. Insgesamt können die Verantwortlichen besser planen, haben die Experten von Campana & Schott in einem ersten Test festgestellt. Von Sven Hausen, Head of Business Unit Enterprise Project Management bei Campana & Schott Preview Project 2016 Microsoft hat vor wenigen Wochen Previews von Office 2016, Project 2016 und Visio 2016 zum Download bereitgestellt. Es gibt verschiedene Sprachoptionen, darunter auch eine deutschsprachige Version. Diese Variante erfordert jedoch ein Office-365-Abo. Wer es nicht hat, kann die Vorabversionen ausprobieren, muss sich dabei allerdings mit der englischsprachigen Version begnügen. Wann die Final Releases der neuen Softwaregene ration auf den Markt kommen, steht noch nicht fest. Weitere Informationen, Download- Links und ein Product-Key finden sich unter: Vor gut zwei Jahren brachte der Release-Wechsel auf Microsoft Project Server 2013 erstmals einen optimierten Zugriff von mobilen Endgeräten auf Projektdaten und erleichterte dadurch die Kommunikation und Zusammenarbeit in Projektteams. Aufsehen erregte die Möglichkeit, den Funktionsumfang von Microsoft Project Server als reinen Online-Service aus der Cloud zu nutzen. Das vereinfachte den firmenübergreifenden Einsatz der Software und entlastete zugleich die IT-Abteilungen. Demgegenüber wirken die Veränderungen mit dem bevorstehenden Release auf den ersten Blick weniger spektakulär. Doch der Schein trügt, wie Campana & Schott in einem intensiven Vorabtest der neuen 2016er Version herausgefunden hat. Besonders positiv fiel das erweiterte Ressourcen- und Kapazitäts-Management auf, weil sich damit Matrix- und Linienorganisationen besser als bisher koordinieren lassen. Je nach Geschäftsausrichtung verspricht ein Upgrade auf die neue Version nicht nur einen signifikanten Produktivitätsgewinn, sondern auch eine flexiblere und zügigere Multi-Projektsteuerung und das führt letztlich zu einer höheren Agilität im Wettbewerb. Bereits die aktuellen Versionen von Microsoft Project Server und Project Online bieten aus verschiedenen Rollenperspektiven eine transparente Sicht auf das laufende Projektgeschehen. Für Ressourcen-Manager und Linienvorgesetzte ist beispielsweise einsehbar, welche Mitarbeitereinsätze ein Projektleiter plant. In der Praxis sind solche Planungen allerdings Veränderungen unterworfen: Mitarbeiter können erkranken oder sind wegen dringlicherer Aufgaben plötzlich nicht mehr verfügbar. Zudem aktualisieren Projektleiter ihre Pläne fortlaufend auch nach einer initialen Vereinbarung über den Einsatz eines Mitarbeiters mit seinem Linienvorgesetzten. In solchen Situationen fällt es den steuernden Verantwortlichen oft schwer, mögliche Auswirkungen von Planänderungen auf andere Projekte schnell und präzise einzuschätzen. Der Zusammenhang zur einmal vereinbarten Einsatzplanung geht verloren. Den Linienvorgesetzten fehlt daher auch eine valide Grundlage für Entscheidungen, ob sie neue Projektanfragen nach Mitarbeitern ihrer Teams mit einer Zu- oder Absage beantworten sollen. Die Ursache dieser Schwierigkeit liegt vor allem da rin, dass in der bisherigen Version von Microsoft Project Server für Ressourcenzusagen aus dem Linien- Management keine system interne Protokollierung vorgesehen ist. Herausforderungen in der Praxis Typische Beispiele für Herausforderungen dieser Art finden sich in der Praxis sowohl in Softwareunternehmen als auch in Engineering-Firmen mit einem schnell wachsenden Geschäft, das sich sukzessive auf mehrere Standorte verteilt. In den Anfangsjahren gibt es in solchen Szenarien nur wenige standortübergreifende Projekte, so dass die Auslastung der Mitarbeiter in aller Regel gut zu überschauen ist. Mit zunehmender Unternehmensgröße und Projektanzahl geht die Übersicht jedoch schleichend verloren. Es kostet immer mehr Aufwand, herauszufinden, ob die Belegschaft eines bestimmten Standorts im nächsten Monat optimal ausgelastet sein wird und wo für das nächste Projekt der passende Experte verfügbar ist. Gravierend vor allem: Kurzfristige Anfragen von Großkunden lassen sich nicht mehr schnell genug beantworten, ein klarer Nachteil im Wettbewerb. Denn es ist einfach nicht sofort ersichtlich, ob der betreffende Auftrag in der

3 gegebenen Zeit zu bewältigen ist. In solchen Fällen wird schließlich der Schritt zu einer Optimierung der Tool-Unterstützung für das Ressourcen-Management unausweichlich. Typisch ist dieses Beispiel insofern, als eine ursprünglich gut funktionierende Projekt- Management-Infrastruktur vielerorts mit dem Wachstumstempo der Firma nicht Schritt halten kann. Über die Funktion Add Engagement können Projekt-Manager Ressourcenanfragen stellen, näher präzisieren und bereits Vorstellungen zu möglichen Kandidaten einbringen. Add-on versus Excel-Improvisation Nutzer von Microsoft Project Server haben in der Vergangenheit häufig auf bestimmte Addon-Lösungen zurückgegriffen, um in einer Matrixorganisation neben dem Projektgeschäft auch die Linienorganisation optimal unterstützen zu können. Als Alternative versuchten manche Unternehmen auch, die projektübergreifende Ressourcenplanung parallel zu Microsoft Project Server 2013 mit selbst entwickelten Excel-Listen in den Griff zu bekommen. Viele dieser Schattenplanungen jedoch ereilt früher oder später das Schicksal fast aller Insellösungen: Medienbrüche und doppelte Datenhaltung mit unvermeidlichen Inkonsistenzen. Die Konsequenz: Mehraufwand statt mehr Transparenz in der Ressourcenplanung. Wenn der Ressourcen-Manager die Resource Requests in der Project Web App (PWA) öffnet, werden dort bereits genehmigte und neue Anfragen angezeigt. Agiler planen = höhere Produktivität Die Erweiterungen in der künftigen Version 2016 von Microsoft Project können helfen, die beschriebenen Planungsprobleme zu entschärfen, und beim Kapazitäts- und Ressourcen-Management eine große Wirkung entfalten. Denn die neuen Resource Requests und Resource Engagements beheben den beschriebenen Mangel: Sämtliche Zusagen und Ablehnungen von Linienvorgesetzten in Bezug auf Kapazitätsanfragen der Projektleiter dokumentiert das System lückenlos mit eigenen Datenobjekten. Dies schafft die Grundlage für ein transparentes Ressourcen-Management über alle beteiligten Abteilungen hinweg auch für die Linienvorgesetzten. Mit dem Wechsel zur Timephased-Data -Ansicht erhalten die Anwender eine Übersicht, für welche Zeiträume Ressourcen genehmigt beziehungsweise angefragt sind.

4 Mit Add Engagement teilen Ressourcen-Manager abschließend einzelne Mitarbeiter bestimmten Projekten zu. Dass es sich hierbei um keine Nebensache handelt, sondern um einen echten Mehrwert mit Geschäftsrelevanz, zeigen Erfahrungen aus dem Beratungsalltag: Allein die hinzugewonnene Entscheidungsfähigkeit im Ressourcen- Management kann in Dienstleistungsunternehmen einen Produktivitätsgewinn von etwa zehn Prozent ergeben. Als Vorteil erweist sich zudem, dass der erweiterte Funktionsumfang des Kapazitäts- und Ressourcen-Managements von Project 2016 direkt zur Verfügung steht und nicht erst langwierig konfiguriert werden muss. Entscheidungsfähig auf einen Blick Im Team Planner überblicken die Verantwortlichen, wie ihre Ressourcen aktuell eingesetzt und verplant sind. Schnelle Entscheidungen unterstützt die neue Version überdies durch sogenannte Heatmaps ein Feature, für das in der Vergangenheit ebenfalls häufig die Hilfe eines Implementierungspartners in Anspruch genommen werden musste. Farbig aufbereitete Grafiken lassen selbst bei sehr großen Datenmengen und hochkomplexen Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten mögliche Über- oder Unterplanungen auf einen Blick erkennen. Und zwar anhand von Ampelfarben, für die sich entsprechende Schwellenwerte frei defi nieren lassen. Damit können Linienvorgesetzte bei der Einsatzplanung flexibel reagieren, noch bevor ein Engpass in einem der Projekte oder bei einem der Mitarbeiter überhaupt entsteht. Weitere Neuerungen im Project Client Der Zeitplan eines Projekts kann auf mehrere Timelines aufgeteilt werden. Das erlaubt den Anwendern detaillierte Einblicke in ihre Planungen. Mit dem Timeline-Feature war es bereits in Project 2013 möglich, den Projektverlauf entlang der Zeitachse zu visualisieren. Neu im Project Client der 2016er Version ist die Option, mehrere Zeitachsen für ein Projekt zu verwalten und als übereinander liegende Balken darzustellen. Der obere kann beispielsweise das Gesamtprojekt repräsentieren, während der darunter liegende ein bestimmtes Teilprojekt näher beschreibt. Auf diese Weise

5 Technik 17 lassen sich einzelne Phasen des Projekts genau differenzieren, ohne dass die zusätzliche Detail fülle den Blick auf das große Ganze verstellt. Daneben wird die Suche nach einem der vielfältigen Befehle im Project Client durch Integration eines neuen Suchfensters direkt in der Oberfläche vereinfacht. Die Zeit für umständliches Suchen nach selten genutzten Funktionen wird damit reduziert. Innovationen werden schneller nutzbar Mit Project 2016 setzt Microsoft seinen Weg in die Cloud konsequent fort. Obgleich Project Online erst seit dem Start der 2013er Version verfügbar ist, setzen etliche Neukunden, derzeit vor allem britische Unternehmen, bereits mehrheitlich auf diese Variante, meist in Verbindung mit Office 365. In Deutschland hingegen steht der flächendeckende Schwenk in Richtung Cloud noch aus. Hierzulande behält die On-Premise-Variante bis dato noch die Oberhand. Im Hinblick auf Produktivitäts- und Effizienzreserven wird das Zusammenspiel von Project Online mit anderen Microsoft- Cloud-Angeboten allerdings immer wichtiger zum Beispiel mit Sharepoint Online, Power BI, Skype for Business Online, Dynamics CRM Online oder auch mit der sozialen Enterprise- Plattform Yammer, die seit 2012 zu Microsoft gehört. Die IT-Abteilung wiederum wird nachhaltig entlastet, weil das inhouse betriebene Anwendungsportfolio nicht weiter wächst und der Aufwand für künftige Release-Wechsel entfällt. Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen, die bisher nur den Project Client verwendet haben, empfiehlt sich Project Online als einfache Möglichkeit für den Umstieg auf die Server-Variante. Investitionen in neue Server-Hardware sind dafür nicht erforderlich. Bedacht werden sollten die Vorteile der Online-Variante auch überall dort, wo noch die früheren Project-Server-Versionen 2003, 2007 oder 2010 im Einsatz sind. Für die Versionen 2003 und 2007 hat Microsoft den Mainstream-Support bereits eingestellt, für Project Server 2010 läuft er im kommenden Oktober aus. Fazit In Unternehmen mit Matrixorganisation bringen die signifikanten Erweiterungen im Kapazitäts- und Ressourcen-Management von Microsoft Project 2016 mehr Transparenz in das Zusammenspiel der Projekt- und Linien planung. Die lückenlose Dokumentation sämtlicher Ressourcenfreigaben macht Vereinbarungen zwischen Team- und Projektleitern deutlich zuverlässiger als bisher. Zusätzliche Tools für das Ressourcen-Management werden damit überflüssig das gilt erst recht für jede Excel-Schattenplanung. Überdies erleichtern Standard-Reports und integrierte Heatmaps die Analyse von möglichen Überplanungen und Unterauslastungen. Ressourcenanfragen lassen sich somit schneller beantworten. In der Summe erweist sich die erweiterte Kapazitätsplanung von Microsoft Project 2016 als ein wichtiger Hebel, um die Mitarbeiterauslastung zu verbessern und damit die Produktivität im Unternehmen zu steigern. Je höher der Umsatzanteil je Mitarbeiter in Kundenprojekten liegt, desto stärker wirkt sich die optimierte Einsatzplanung auf das Geschäftsergebnis aus. Zu bedenken ist dabei allerdings, dass auch ein noch so gutes Management-Tool allein nur wenig bewirkt, wenn nicht gleichzeitig auch die passenden Prozesse, Regeln und Rollen in der Organisation verankert werden. (ba) Powered by Wie bei allen Cloud-Lösungen ergeben sich auch bei Project Online die aus Anwendersicht größten Vorteile aus der unmittelbaren Verfügbarkeit der Software ohne langwierige Abstimmungen mit der IT-Abteilung. Da die Online-Varianten zudem inkrementell weiterentwickelt und den Anwendern Neuerungen laufend zur Verfügung gestellt werden, verkürzen sich Innovationszyklen. Niemand muss mehr auf die nächste Version warten neue Funktionen für eine effizientere Tool-Unterstützung bei der Projektsteuerung sind sofort einsatzbereit. Tipp der Woche SAP HANA und die Digitale Transformation Das ist das Thema einer COMPUTERWOCHE Webcast- Serie mit SAP. Erfahren Sie alles über die SAP HANA Plattform und SAP HANA Cloud Plattform. 1.Teil 2.Teil Live Webcast mit SAP und Swiss Re: cw28_tipp_der_woche_sap_126x85.pdf Juni 29, :22:23 Uhr

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