WSCAR-Help Fakturadaten Version

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1 Fakturadaten Inhaltsverzeichnis 1 Fakturadaten Einleitung Arbeitspositionen Fahrzeuggruppen Sonstiges Textbausteine Festzeiten importieren Einlagerung Vorbereitung Einlagern Listen Auslagern Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 1 von 13

2 1 Fakturadaten 1.1 Einleitung Der Programmteil Fakturadaten ermöglicht ein Bearbeiten der Arbeitspositionen und Fahrzeuggruppen sowie das Importieren von Festzeiten. Des Weiteren können hier auch die Belegzeilen Sonstiges und Texte verwaltet werden. 1.2 Arbeitspositionen Hier werden die Arbeitspositionen verwaltet. In der Tabelle unterhalb sind die Fahrzeuggruppen mit den jeweils definierten Festzeiten sichtbar. Um eine neue Arbeitsposition zu definieren gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu (oben). Nun können alle Angaben erfasst werden. Zum Schluss können Sie mit der Schaltfläche Speichern die vorgenommenen Änderungen übernehmen. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 2 von 13

3 Hinweis: - Fremdarbeit: Wenn der gesetzt ist, wird diese Arbeitsposition bei der Umsatzstatistik nicht berücksichtigt. - Ohne Kleinmat.-%: Ein gesetzter Haken bewirkt, dass bei dieser Arbeitsposition kein Kleinmaterialzuschlag berechnet wird. - ohne Zeiterfass.-Relevanz: Bei gesetztem Haken wird diese Position bei der Berechnung der fakturierten Zeit nicht mit einbezogen. Um eine neue Festzeit / Materialset zu definieren gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie die gewünschte Arbeitsposition über die Suchfunktion oder die Navigations-Schaltflächen aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (oben), um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. Nun können zu den entsprechenden Fahrzeuggruppen die Festzeiten und die Materialsets erfasst werden. Zum Schluss können Sie mit der Schaltfläche Speichern die vorgenommene Änderung übernehmen. Hinweise: Es gibt drei Arten von Festzeiten Positionsart Normal Variabel Fix Bemerkung Der AW-Preis (Ansatz) entspricht dem Stundenansatz der Fahrzeuggruppe und ist nicht veränderbar. Die AW-Zeit ist frei wählbar. AW-Preis (Ansatz) und AW-Zeit sind frei wählbar. Der AW-Preis (Ansatz) ist frei wählbar, die AW-Zeit ist immer 1. Wird z.b. bei einem Abgastest verwendet. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 3 von 13

4 Um die Eingabe zu erleichtern gibt es unter Extras die Funktion Werte übernehmen. Diese kopiert die markierte Festzeit und überschreibt alle folgenden Zeilen mit dieser. Diese Funktion ist nur im Bearbeitungsmodus aufrufbar. Wird in der Fakturierung eine Arbeitsposition erfasst, bei der keine Arbeitswerte hinterlegt sind, wird der Stundenansatz der entsprechenden Fahrzeuggruppe vorbelegt. Wenn beim Fahrzeug keine Fahrzeuggruppe hinterlegt ist, wird der Standard- Ansatz eingesetzt. Jeder Arbeitsposition können Zeilen-Aktionen hinzugefügt werden, welche beim Fakturieren automatisch einen Datumseintrag aktualisiert (z.b. nächste Abgaswartung) oder einen manuellen Text abfragt und in das definierte Feld einträgt. Mögliche Zeilen-Aktionen können zum Beispiel Abgasdatum, Servicedatum oder ein Pneueinlagerungsort sein. All diese Informationen können den fixen oder freien Fahrzeugfeldern zugeordnet werden, welche dann beim Fakturieren der entsprechenden Arbeitsposition automatisch abgefüllt werden. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 4 von 13

5 1.3 Fahrzeuggruppen Hier werden die Fahrzeuggruppen verwaltet. Um eine neue Fahrzeuggruppe zu definieren, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu (oben). Nun können alle Angaben erfasst werden. Zum Schluss können Sie mit der Schaltfläche Speichern die vorgenommenen Änderungen übernehmen. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 5 von 13

6 Hinweis: Wenn im Eingabefeld Vorgänger eine Fahrzeuggruppe ausgewählt wird, dann werden alle erfassten Festzeiten dieser Vorgänger-Fahrzeuggruppe automatisch bei der neuen angelegt (kopiert). Hinweis: Wenn der Stundenansatz einer Fahrzeuggruppe geändert wird, werden die zur Fahrzeuggruppe definierten Festzeiten entsprechend aktualisiert. Eine Änderung des Ansatzes wirkt sich direkt auf den Ansatz der Festzeit aus. Wenn der Teiler geändert wird, werden die AW-Zeiten entsprechend angepasst. Z.B., wenn der Teiler von 10 auf 12 angepasst wird, beträgt die AW-Zeit neu 6 anstatt 5. 5 (AW-Zeit Alt) * 12 (Teiler Neu) / 10 (Teiler Alt) = 6 (AW-Zeit Neu) 1.4 Sonstiges In diesem Register können die Sonstigen -Belegzeilen hinterlegt werden. 1.5 Textbausteine Unter Textbausteine können häufig verwendete Text-Belegzeilen definiert werden. In der Fakturierung können diese dann über Texte eingefügt werden. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 6 von 13

7 1.6 Festzeiten importieren Im Register Festzeiten besteht die Möglichkeit die Festzeiten automatisch einzulesen. Diese müssen aber vom entsprechenden Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. Falls Ihr Lieferant nicht in der Liste steht, kontaktieren Sie bitte die Autocomp AG für nähere Informationen. Hinweis: Die Angabe des Stundenansatzes wird benötigt, um neue Fahrzeuggruppen anzulegen. Dieser Ansatz wird dann bei allen neu importierten Fahrzeuggruppen eingetragen. 1.7 Einlagerung Der folgende Abschnitt beschreibt das Vorgehen einer Einlagerung per Zeilenaktionen. Die Zeilenaktionen dienen der Verwaltung von Radeinlagerung, Reifeneinlagerung, Einlagern zum Überwintern usw. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 7 von 13

8 1.7.1 Vorbereitung Freie Felder im Fahrzeug Einlagerung Profiltiefe Reifengrösse Alu/Stahl Dokument zum Drucken Zeilenaktionen Einlagerung Profiltiefe Reifengrösse Alu/Stahl AW: RadEinLag Belegzeilen AW RadEinLag Hinzufügen Drucken Speichern Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 8 von 13

9 Vorbereitungsarbeiten für die Einlagerung 1. Als erstes müssen freie Felder für Fahrzeuge definiert werden. Dazu starten Sie bitte aus dem WSCAR den Programmpunkt: Einstellungen Hilfstabellen / Fahrzeuge / Freie Felder. Sie können die Felder wie im folgenden Beispiel definieren und positionieren. Ist der Text der freien Felder aussagekräftig gewählt, ist es später einfacher diesen der Zeilenaktion zuzuordnen. Anschliessend speichern Sie die freien Felder. 2. Falls noch keine Arbeitsposition für die Einlagerung vorhanden sein sollte, erstellen Sie bitte unter dem Programmpunkt Fakturadaten eine neue. Die Arbeitsposition könnte beispielsweise RadEinLag heissen. 3. Nachdem eine Arbeitsposition erstellt bzw. gewählt wurde, klicken Sie bitte auf Zeilen-Aktionen (oben rechts in der Toolbar). 4. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem vermutlich noch keine Zeilenaktionen definiert worden sind. Erstellen Sie nun für die gewünschten Felder je eine Zeilenaktion. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 9 von 13

10 Wichtig ist, dass Drucken immer angehakt ist und der Typ auf Manueller Text steht, ausser beim Datum. Der von Ihnen erfasste Text wird somit auf der Rechnung ausgedruckt. Zeilenaktionen mit dem Typ Lieferung- und Leistungsdatum werden nicht angedruckt, sondern nur im betreffenden Feld registriert. Tipp: Wie Sie die Zeilenaktionen benennen, sollten Sie sich merken, da sie für den späteren Druck noch wichtig sein werden. Punkt 5 bis 8 sind optional, falls Sie jeweils zusätzlich zum Andruck auf der Rechnung einen Aufbewahrungsschein ausdrucken möchten. 5. Nach dem Anpassen bzw. Erstellen der Zeilenaktion starten Sie die Dokumentenverwaltung unter dem Programmpunkt Dokumente und erstellen ein neues Dokument für Belegzeilenaktion. Nun können Sie einen Aufbewahrungsschein gestalten. Gerne stellt Ihnen Autocomp eine Vorlage zur Verfügung. 6. Wollen Sie Felder aus den Zeilenaktionen respektive der freien Felder andrucken, müssen diese gleich heissen wie die Bezeichnung der Zeilenaktion. Beispiel: Heisst eine Ihrer Zeilenaktionen Reifenmarke, dann muss im Dokument ein Datenfeld mit dem Format [«Reifenmarke»] vorhanden sein. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 10 von 13

11 Tipp: Per Einfügen - Datenfeld erhalten Sie eine Liste mit allen gültigen Datenfeldern. Darunter finden Sie auch die Feld-Bezeichnungen Ihrer Zeilenaktionen. 7. Nach dem Erstellen eines Aufbewahrungsscheins gehen Sie bitte wieder in die Fakturadaten. 8. Wählen Sie dort die zuvor erstellte Arbeitsposition und klicken auf den Menüpunkt Extras Dokumenten ID. Nun öffnet sich eine Dokumentenauswahl. Wählen Sie hier bitte den zuvor erstellten Aufbewahrungsschein aus. Tipp: Ein erneuter Aufruf des Menüpunkt bietet die Möglichkeit die Dokumentenzuordnung zu löschen. Somit sind alle Vorbereitungen für die Einlagerung erledigt. Möchten Sie für Einlagerung bzw. Auslagerung eine separate Arbeitsposition, dann gehen Sie die Schritte 1-8 erneut durch. Es besteht die Möglichkeit dasselbe Dokument für beide Arbeitspositionen zu verwenden Einlagern Nachdem alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann eine Einlagerung aus der Fakturierung heraus vorgenommen werden. Erstellen Sie hierzu einen neuen Beleg mit der entsprechenden Arbeitsposition. Beim Speichern der Arbeit, kommt die Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 11 von 13

12 standardmässige Eingabe der Zeilenaktion. Nach dem Ausfüllen aller nötigen Felder, können Sie durch Anklicken des Druckersymboles den Aufbewahrungsschein ausdrucken. Tipp: Schon einmal vergebene Eingaben zur Zeilenaktion sucht sich das Programm aus früheren Belegen zusammen und zeigt Sie an. Wurde die Zeilenaktion noch nie verwendet, steht keine Auswahl zur Verfügung. Ist ein Beleg abgeschlossen (z.b. die Rechnung wurde bereits ausgedruckt), können Sie den Aufbewahrungsschein immer wieder ausdrucken. Markieren Sie den gewünschten Beleg und klicken Sie im Menü auf Drucken Dokument zu Zeilen-Aktion Listen Sie können eine Liste aller eingelagerten Pneus ausdrucken, bzw. sich ansehen, was alles eingelagert wurde. Dazu starten Sie den Programmteil Fakturadaten und wählen die gewünschte Arbeitsposition. Auf der Arbeitsposition findet Sie im Menü Extras bzw. in der Menüleiste den Punkt Statistik und darunter den Punkt Bewegungen. Das Programm zeigt Ihnen eine Liste mit allen Einlagerungen eines definierbaren Zeitraums. Die Liste lässt sich über den Menüpunkt Drucken - Bewegungen ausdrucken Auslagern Diese Möglichkeit kommt dann zum Einsatz wenn ein Kunde seine Reifen nicht mehr gelagert haben möchte. Variante 1 Im Programmteil Kunden den Kunden und das gewünschte Fahrzeug auswählen und zum Ritter Fahrzeug-Details wechseln. Alle Feldinhalte welche für die Radeinlagerung verwendet werden löschen. Der Nachteil dieser Variante ist, dass in den Reparaturdaten keine Hinweise über die Radauslagerung hinterlegt sind. Variante 2 Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 12 von 13

13 Im Programmteil Fakturadaten analog der Radeinlagerung eine Radauslagerungsposition (z.b. RadAusLag) einrichten. Wichtig ist, dass der Typ auf Feldinformationen löschen steht. Mit der Variante 2 werden die Feldinhalte, nachdem die Arbeitsposition RadAusLag im Beleg erfasst ist, automatisch gelöscht. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 13 von 13

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