REFLEX Zusatzmodul Auftragsversionen

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1 Inhalt 1. Einleitung Öffnen eines Auftrags, Versionsfenster öffnen Kopieren eines Auftrags, neue Version anlegen Kopieren einer Version in eine neue Version Bearbeiten einer Version Artikel austauschen Positionen hinzufügen Positionen löschen Positionen ändern (Menge, Preis etc.) Zwischenablage Drucken einer Version Einfrieren einer Version (Freeze) Kennzeichnen einer Version als Für die Faktura verwenden Abgleich einer Version mit dem aktuellen Auftrag Erstellen einer Rechnung Anhang A Formulare und Reports Einleitung Mit diesem Modul kann man verschiedene Versionsstände von Aufträgen in der Datenbank speichern, Auftragsversionen einfrieren und mit dem Original-Auftrag abgleichen. Die Funktionsweise: - Kopieren eines Auftrags (Kopf, Positionen, Fuß) 1:1 in einen Versionsbereich der Datenbank unter Beibehaltung der Auftragsnummer, versehen mit einer Versionsnummer und einem Kommentar, Benutzername, Datum/Uhrzeit usw. - Kopieren einer Auftragsversion 1:1 in eine neue Version unter Beibehaltung der Auftragsnummer, versehen mit einer neuen Versionsnummer. - Bearbeiten der Version: Artikel austauschen, Positionen hinzufügen, Positionen löschen usw. - Einfrieren einer Version. Damit wird die Version schreibgeschützt. Nur die Person, die die Version angelegt hat oder ein Administrator kann das Einfrieren wieder aufheben. - Kennzeichnen einer Version als Für die Faktura verwenden. - Abgleich einer Version mit dem aktuellen Auftrag: o Zweigeteiltes Fenster mit aktuellem Auftrag und Version. o Neue oder geänderte Positionen werden speziell markiert. o Positionsabgleich durch den Anwender in beide Richtungen möglich - Bei der Erstellung einer Rechnung aus einem Auftrag kann man wählen, ob man den Originalauftrag oder eine Version fakturieren will. Wichtig: Eine Version hat keinerlei Einfluss auf die Dispo! 1

2 2. Öffnen eines Auftrags, Versionsfenster öffnen Wenn Sie eine Version anlegen oder bearbeiten wollen, öffnen Sie zuerst den Auftrag wie gewohnt und klicken dann auf die Schaltfläche Es öffnet sich das Fenster mit den Versionen dieses Auftrags. Dieses Fenster können Sie frei verschieben, auf über das REFLEX-Fenster hinaus. Sie können das Fenster geöffnet lassen und z.b. in der Auftragsverwaltung Änderungen am Auftrag vornehmen oder Positionen in die die Zwischenablage kopieren. Ganz oben am Fenster sehen Sie die Registerkarten für die verschiedenen Bereiche der Auftragsversionen. Sie können auf ein Register klicken, um in den Bereich umzuschalten oder mit den Schaltflächen bzw. den Taste F7 / F8 navigieren. Es gibt folgende Bereiche: Übersicht über die Versionen für den ausgewählten Auftrag. Per Doppelklick oder mit kann man die Version öffnen und bearbeiten. Die wichtigsten Funktionen: eine 1:1 Kopie. erzeugt eine neue Version aus den aktuellen Auftragsdaten, also Mit Version erzeugen. können Sie eine bestehende Version kopieren und eine neue löscht die ausgewählte Version aus der Datenbank. Mit können Sie eine Version einfrieren (schreibschützen). gibt eine zuvor eingefrorene Version wieder frei. Dieses kann nur die Person machen, die die Version angelegt hat oder mit Admin-Rechten ausgestattet ist. Mit schreiben. können Sie einen Kommentar (200 Zeichen) zur Version Mit können Sie ein Kennzeichen setzen/entfernen, mit Sie festlegen, dass zur Fakturierung nicht der Auftrag benutzt werden soll, sondern diese Version. Es kann nur eine Version dieses Kennzeichen haben! 2

3 Hier werden die Auftrags-Kopfdaten angezeigt/bearbeitet, wie von der Auftragsverwaltung gewohnt. Hier werden die Auftrags-Positionen dieser Version angezeigt/bearbeitet. Die Funktionsweise dazu entspricht im Wesentlichen der von der Auftragsverwaltung. Die wichtigsten Unterschiede: - Es gibt keine Dispo! Da eine Version keinen Einfluss auf die Dispo hat, macht das keinen Sinn. Sie können aber im Artikel-Suchen-Fenster die Dispo-Anzeige einschalten. - Es gibt keine Bestellungen bzw. Fremdleistungen, das muss über den Original- Auftrag abgewickelt werden! Hier werden die Auftragssummen angezeigt. In diesem Bereich kann man die Version mit dem aktuellen Auftrag abgleichen. Hier werden Optionen für diesen Programmteil festgelegt. Diese Optionen werden im Benutzerprofil gespeichert. 3. Kopieren eines Auftrags, neue Version anlegen Hier kann man einen Auftrag (Kopf, Positionen, Fuß) 1:1 in den Versionsbereich der Datenbank kopieren. Die Auftragsnummer wird dabei übernommen, versehen mit einer neuen Versionsnummer. Klicken Sie dazu auf. Für die Version kann man einen Kommentar eingeben, der bei der Version gespeichert wird. Benutzername, Datum/Uhrzeit werden automatisch in die Version übernommen. Es wird eine 1:1-Kopie der Auftragsdaten erzeugt. Sie können beliebig viele Versionen eines Auftrags erzeugen! 4. Kopieren einer Version in eine neue Version Hiermit kann man eine bestehende Auftragsversion in eine neue Version kopieren. Klicken Sie dazu auf. Für die Version kann man einen Kommentar eingeben, der bei der Version gespeichert wird. Benutzername, Datum/Uhrzeit werden automatisch in die Version übernommen. Es wird eine 1:1-Kopie der Auftragsdaten erzeugt. Sie können beliebig viele Versionen eines Auftrags erzeugen! 3

4 5. Bearbeiten einer Version Eine Auftragsversion kann vielfältig bearbeitet werden. Benutzen Sie dazu diese Schaltflächen: Sie können die Menge, Bezeichnung oder den Einzelpreis der Position überschreiben, Rabatt vergeben oder ändern, neue Positionen angelegen oder Positionen löschen. Beim Abgleich mit dem Auftrag werden Sie übersichtlich sehen, welche Positionen geändert wurden Artikel austauschen Mit der Schaltfläche können Sie einen Artikel für eine Position auswählen und den bestehenden Artikel austauschen. Dabei wird auch der Preis, ein eventuelles Rabattlimit usw. neu aus den Artikelstammdaten geholt Positionen hinzufügen Wen Sie eine Position ans Ende des Kapitels hinzufügen wollen, so klicken Sie auf oder drücken die Schaltfläche F5. Im Artikelfenster suchen Sie den gewünschten Artikel aus. Per Doppelklick oder mit der Schaltfläche wird eine neue Position erzeugt. Sie können dann noch bei Bedarf die Menge ändern. Speichern Sie den Inhalt der Position mit oder der Taste F3 in der Datenbank Positionen löschen Mit können Sie eine Position aus der Version löschen. Denken Sie immer daran: Änderungen in einer Auftragsversion haben keinen Einfluss auf die originalen Auftragsdaten! Erst wenn die Version abgeglichen wird, werden Auftragsdaten verändert! 5.4. Positionen ändern (Menge, Preis etc.) Alle Felder, die man editieren kann, können geändert werden. Mit diesen Schaltflächen können Sie eine Position innerhalb des Kapitels nach oben bzw. unten verschieben. Die Verknüpfung zur Original-Auftragsposition bleibt dabei erhalten. Bei Abgleich der Auftragsdaten zeigt Ihnen das Programm die zugehörigen Positionen an. Eine Version hat keinerlei Einfluss auf die Dispo! 4

5 5.5. Zwischenablage Sie können die Zwischenablage zum Kopieren von Positionen verwenden, wie Sie es aus der Auftragsverwaltung kennen. Sie können aber die Zwischenablage auch dazu verwenden, um Positionen aus dem Auftrag (oder einem anderen!) zu markieren/kopieren und im Versionsfenster einzufügen! 6. Drucken einer Version Mithilfe der Schaltfläche oder der Taste F12 können Sie die Auftragsversion drucken. Es öffnet sich das Druckfenster. Wie vom Auftrag gewohnt, können Sie nun die Vorschau starten, den Auftrag drucken usw. Wichtige Hinweise: - Die verwendeten Formulare sind speziell auf die Auftragsversionen zugeschnittene Reports! - Der Ordner, in dem diese Report liegen, heißt \Formular\Angebot_Version bzw. \Formular\Auftrag_Version (siehe Anhang A). - Erzeugte Dokumente (PDF-Dateien) werden mit dem Auftrag verknüpft: 5

6 7. Einfrieren einer Version (Freeze) Der Bearbeiter (oder ein Admin) kann eine Version einfrieren. Klicken Sie dazu in der Übersicht oder im Kopfbereich auf die Schaltfläche. Dabei kann man noch eine kurze Bemerkung eingeben. Benutzername und Datum des Vorgangs werden automatisch gespeichert. Eine eingefrorene Version kann nicht mehr bearbeitet werden. Nur die Person, die die Version angelegt hat oder ein Admin kann das Einfrieren rückgängig machen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche. 8. Kennzeichnen einer Version als Für die Faktura verwenden Eine Version kann mit einem Kennzeichnen Für die Faktura verwenden und einer Bemerkung dazu versehen werden. Nur eine Version eines Auftrags kann dieses Kennzeichen besitzen! Bei der Rechnungserstellung (aus Auftrag) prüft das Programm, ob es eine so gekennzeichnete Version gibt und fragt, ob diese für die Rechnungserstellung verwendet werden soll. Beispiel: Klicken Sie zum Setzen/Entfernen des Kennzeichens auf. Wie Sie sehen, werden die erfassten Kommentare bei der Rechnungsstellung angezeigt. Sie sollten deshalb wichtige Hinweise für die Faktura auch eingeben, falls eine andere Person die Rechnung erstellt! 6

7 9. Abgleich einer Version mit dem aktuellen Auftrag Mit der Schaltfläche [Abgleich] können Sie eine Version mit dem aktuellen Auftrag abgleichen. Es gibt ein dreigeteiltes Fenster: - Ganz links werden die Kapitel angezeigt, die es im Auftrag und in der Version gibt. Hier können Sie auch ein oder mehrere Kapitel selektieren, um die Anzeige der Positionen nach diesen Kapiteln zu filtern. Wenn Sie nur ein bestimmtes Kapitel sehen wollen, so klicken Sie einfach in die Kapitel-Tabelle links. Um mehrere Kapitel auszuwählen, halten Sie die Taste [Strg] bzw. [Ctrl] gedrückt und klicken auf die gewünschten Kapitel. Mit den Schaltflächen können Sie alle bzw. kein Kapitel markieren. Wenn kein Kapitel markiert ist, werden (wieder) alle angezeigt! Wenn im Auftrag oder in der Version Kapitel hinzugefügt wurden oder wenn die Bezeichnungen geändert wurden, tauchen diese Kapitel-Positionen zweimal auf: o Die Variante des aktuellen Auftrags. o Die Variante der Version. - Beispiel: Unterschiedliche Schreibweise der Kapitel-Bezeichnung: - In der Version1 steht 2. Kapitel, im Auftrag Zweites Kapitel! - In der Mitte werden die Positionen des aktuellen Auftrags angezeigt. Die Anzeige kann man über die Kapitel-Auswahl optional filtern (auch Mehrfachmarkierung von Kapiteln ist möglich, also z-b. Kapitel 1, 5 und 6). - Rechts werden die Positionen der ausgewählten Version angezeigt. Auch diese sind u.u. nach Kapiteln gefiltert (s.o.). Beispiel: Standardmäßig werden nur die unterschiedlichen Positionen angezeigt. Über die Option [Alle Positionen] können Sie auch alle Positionen anzeigen lassen. Weitere Optionen: Mit dieser Option können Sie festlegen, dass Sie jeden einzelnen Abgleich einer Position noch einmal bestätigen müssen. Wenn die Option ausgeschaltet ist, wird der Abgleich ohne Nachfrage durchgeführt. 7

8 Hiermit werden die Positionen, die schon bearbeitet/abgeglichen wurden, ausgeblendet. Wenn die Option ausgeschaltet ist, erscheinen auch die schon bearbeiteten Positionen (in roter Schrift). Anzeige der Änderungen Neue oder geänderte Positionen bzw. Spalten werden gelb markiert. Das Programm vergleicht diese Spalten im Auftrag und der Version miteinander: - Kapitel/Positionsnummer: Wenn eine Position verschoben wurde, erkennt das Programm dies, weil es anhand eines ID-Strings auf die Positionen zugreift, nicht anhand der Kapitel/Positionsnummer! Dadurch kann das Programm erkennen, ob und was sich geändert hat, auch wenn die Position im Auftrag oder der Version verschoben wurde). - Artikelnummer (wenn der Artikel ausgetauscht wurde) - Bezeichnung - Auftragsmenge - Fremdmenge - Reservemenge - Preis - Datum von - Datum bis Änderungen können sein (im Original oder der Version!): Position wurde verschoben Artikel wurde ausgetauscht Menge, Zeitraum oder Preis geändert Position wurde gelöscht Position wurde neu angelegt Zusätzlich hinzugefügte Positionen werden in den Tabelle kursiv dargestellt. Das Programm erkennt auch, wenn Positionen oder ein Kapitel im Auftrag gelöscht und dann Positionen neu eingegeben wurden! Diese werden als Zusätzlich hinzugefügte Positionen angezeigt, auch wenn es in der Version dasselbe Kapitel mit gleichen Positionsnummern (und u.u. sogar gleichen Artikeln!) gibt. In diesem Beispiel wurde das Kapitel 2 im Auftrag gelöscht und neu eingegeben: 2.1 bis 2.3 gab es mal, diese wurden in die Version 1 übernommen. Später wurde das Kapitel gelöscht und neu eingegeben mit viel mehr Positionen als früher. 8

9 Schon bearbeitete Positionen Wenn Sie eine Position bearbeitet (ausgeglichen) haben, so wird diese in der Tabelle in roter Schrift angezeigt. Beispiel: Wenn Sie die Option einschalten, werden die bearbeiteten Positionen unterdrückt. Bearbeitet-Status entfernen oder setzen Wenn Sie den automatisch gesetzten Status Bearbeitet wieder entfernen wollen, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag in der linken oder rechten Tabelle und wählen [Bearbeitet-Status entfernen]. Sie müssen u.u. die Option sehen! einschalten, um die bearbeiteten Positionen zu Automatische Synchronisation der Anzeige Wenn Sie auf die linke Tabelle in eine Position klicken, so wird die Markierung in der rechten Tabelle automatisch auf die zugehörige Position verschoben. Dabei sucht das Programm zuerst mit der ursprünglich Kennung (ID-String) der Position, nicht mit der Kapitel-/Positionsnummer. Wenn man z.b. eine Position von 1.3 auf 1.4 verschoben hat, zeigt die Markierung auf den richtigen Artikel in der neuen Position. Beispiel: Wenn eine solche Markierung nicht gefunden wird, sucht das Programm die entsprechende Position anhand der Nummer. Wenn auch diese nicht gefunden wurde (weil die Position z.b. neu angelegt wurde), wird die Markierung nicht verschoben. 9

10 Der Benutzer kann nun die Positionen abgleichen. Je nach Änderung (s.o.) wird im Original oder der Version eine Position. Hinweis: - Geändert - Neu eingefügt - Gelöscht Sie können Positionen aus dem aktuellen Auftrag in eine Version über die Zwischenablage einfügen! Die Reihenfolge, wie Sie die Positionen im Auftrag markiert haben entscheidet darüber, in welcher Reihenfolge diese in die Version eingefügt werden (Die Positionsnummer werden dabei natürlich neu vergeben). Wenn Sie also z.b. in dieser Reihenfolge die Positionen 1.3, 1.2 und 1.1 im Auftrag markieren und dann in die Version einfügen, wird zuerst 1.3 (als neue 1.1) eingefügt, dann 1.2 und zum Schluss 1.1 (als neue 1.3). Für das Programm ergeben sich dadurch 3 Unterschiede im Kapitel, weil die Positionen eben unterschiedlich sind! Beispiel: Es wird erkannt, dass die Artikel die gleichen sind, aber die Positionen im Kapitel verschoben sind! 10

11 10. Erstellen einer Rechnung Wenn man eine Rechnung aus einem Auftrag erstellt, prüft das Programm nach dem Auswählen des Auftrags, ob es eine Auftragsversion gibt, die das Kennzeichen Für Faktura verwenden hat. In diesem Fall werden Sie gefragt, ob Sie die Auftragsversion für die Rechnung verwenden wollen. Die in der Version gespeicherten Kommentare werden dabei angezeigt. Beispiel: Wenn Sie [Ja] auswählen, wird die Rechnung nicht aus dem Auftrag erstellt, sondern aus der Auftragsversion! Alle Daten für die Rechnung Kopf Kunde, Ansprechpartner, Veranstaltungs-Daten Positionen Artikel, Preise, Rabatte Fuß Zahlungskondition, Rabatt...werden aus der Version geholt. Wenn Sie [Nein] auswählen, wird die Rechnung ganz normal aus dem Auftrag erstellt. Hinweise: - Wenn man eine Rechnung aus einer Version erstellt, bekommt diese und der Original-Auftrag das Kennzeichen Berechnet! - In der Rechnung gibt es ein Feld Version. Wenn dort 0 steht, wurde die Rechnung aus dem Original-Auftrag erzeugt, sonst aus der entsprechenden Version. - Die Lieferanschrift (falls vorhanden) wird aus dem Original-Auftrag geholt, weil es in der Version keine Lieferanschrift gibt. - Anzahlungen (falls vorhanden) werden ganz normal über den Auftrag eingefügt. - Zeiterfassungsdaten (Zusatzmodul) werden ganz normal über den Auftrag eingefügt. - Für Umsatzauswertungen spielt es keine Rolle, woher die Auftragsdaten kamen. 11

12 Anhang A Formulare und Reports REFLEX Zusatzmodul Auftragsversionen Ordner Der Ordner für die Formulare der Auftragsversionen heißt bzw. \Formular\Angebot_Version \Formular\Auftrag_Version Tipps zum Erstellen eines Formulars Es ist am Einfachsten, sich einen bestehenden Report in das o.a. Verzeichnis zu kopieren und diese Kopie in CrystalReports umzuarbeiten. 1. Pfade zu den Auftragstabellen ändern Da die Daten der Versionen in anderen Tabellen gespeichert werden, sollte man als erstes die neuen Tabellennamen ändern: MAufKo MAufKo_Version Kopf MAufFu MAufFu_Version Fuss MAufPo MAufPo_Version Positionen Crystal 8.x: Datenbank Pfad festlegen, Namen von Hand ändern. Crystal ab 10: Datenbank Datenquellenpfad festlegen. Oben die o.a. Tabelle nacheinander auswählen, unten die neuen Tabellen auswählen und [Aktualisieren] klicken. Crystal prüft dann die Tabellen und ergänzt den Report um die neuen Felder. Wenn nicht Datenbank Datenbank überprüfen! 2. Aliase ändern Zu besseren Lesbarkeit sollte man die Aliase der o.a. Tabelle auch in _Version ändern. Crystal 8.x: Datenbank Alias festlegen, Namen von Hand ändern. Crystal ab 10: Datenbank Datenbank-Assistent Ausgewählte Tabellen Rechte Maustaste [Umbenennen] klicken. 3. Eindeutige Verknüpfungen Damit auch nur die Daten der gewählten Version im Formular gedruckt werden, muss die Verknüpfung der Tabelle MAufKo_Version zu MAufPo_Version und MAufFu_Version erweitert werden. Dazu verknüpft man jeweils die Felder {MAufKo_Version.Version} mit {MAufFu_Version.Version} und {MAufKo_Version.Version} mit {MAufPo_Version.Version}. Die Verknüpfungsoptionen müssen wie folgt eingestellt werden: 12

13 4. Unterberichte Alle o.a. Schritte muss man auch für Unterberichte durchführen, wenn es welche gibt! 5. Versionstabelle hinzufügen Wenn man Informationen aus der Versions-Haupttabelle ( MAUF_VERSION ) in den Report einfügen will, muss man diese Tabelle hinzufügen. Crystal 8.x: Datenbank Datenbank zu Bericht hinzufügen. Crystal ab 10: Datenbank Datenbank-Assistent. Links Tabelle MAuf_Version aussuchen und mit [ > ] hinzufügen. 6. Versionsnummer hinzufügen Wenn man die Versionsnummer hinzufügen will, muss man das Feld {MAUF_VERSION.VERSION} in den Report einfügen. 13

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