Finanzverwaltung und Betriebsprüfung im digitalen Zeitalter: Die unterschätzte Gefahr für Unternehmen

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1 Finanzverwaltung und im digitalen Zeitalter: Die unterschätzte Gefahr für Unternehmen Veranstalter: IHK Cottbus, Geschäftsstelle Schönefeld Unternehmerfrühstück Ort und Datum: Bestensee, 25. August 2015 Referent: André Hübel (DATEV eg)

2 DATEV eg das Rechenzentrum als Herz in Zahlen Stand Januar

3 Lösungen für Unternehmen im Überblick Software für kaufmännische Aufgaben Auftragswesen Dokumentenablage Rechnungswesen Zahlungsverkehr unterjährige Beratung und Jahresabschluss durch den Steuerberater Software für Personalwirtschaft Qualitätsmanagement IT-Lösungen für Kommunikation und Datensicherheit Personalmanagement Lohn- und Gehaltsabrechnung Elektronisches Organisationshandbuch Sicherheit IT-Outsourcing 3 + Wissen + Beratung + Service

4 Ergebnisse der steuerlichen 2013 In den en der Länder waren im Jahr 2013 bundesweit Prüfer tätig und es wurde ein Mehrergebnis von rund 17,2 Mrd. erzielt. Von den Betrieben (Betriebskartei der Finanzämter) wurden Betriebe geprüft, was einem Anteil von 2,4 % entspricht. Anzahl der Betriebe und geprüfte Betriebe 4

5 Elektronische - Worum geht es? 5

6 Kassen im Fokus der Finanzverwaltung Hersteller manipulierbarer Kassensysteme haften persönlich für hinterzogene Steuern ihrer Kunden FG Rheinland-Pfalz, Beschluss 5 V 2068/14 vom

7 Ein gefährliches Spiel - Handelsblatt Auch Hersteller von Manipulationssoftware müssen mit Konsequenzen rechnen. Experten fordern eine weitere Verschärfung der Haftungsregeln. Asteroids" leistete ganze Arbeit. Über Jahre hinweg ersparte das als Spiel getarnte Manipulationsprogramm für Registrierkassen einem Eisdielenbesitzer aus Rheinland-Pfalz mehr als 1,9 Millionen Euro an Steuern. Ganz einfach per Knopfdruck. Die Software ermöglicht es, wie vergleichbare Produkte auch, die Umsatzzahlen eines Geschäfts nachträglich nach unten zu korrigieren. Die Originaldaten werden dabei vernichtet, die Datenbank wird neu programmiert. Am Ende steht das Wunschergebnis in den Büchern. "Manipulationsprogramme dieser Art sind in Deutschland leider sehr verbreitet", sagt der Leiter der Steuerfahndung in Mainz, Holger Kriebel. Der Schaden für den Fiskus ist immens. Die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) geht davon aus, dass den Steuerverwaltungen Jahr für Jahr Einnahmen in Milliardenhöhe entgehen. Die Programme sind inzwischen so ausgereift, dass der Betrug bei einer normalen praktisch nicht zu erkennen ist. Zunehmend kommen daher IT- Fahnder zum Einsatz, die ausschließlich elektronische Daten sichern und auswerten. Im Fall des rheinlandpfälzischen Eisdielenbesitzers mit Erfolg: Die Spezialisten kamen dem Mann auf die Schliche, das Landgericht Koblenz verurteilte ihn zu drei Jahren Gefängnis - und auch der Hersteller der Software haftet für die durch ihn ermöglichte Steuerhinterziehung. So entschied das Finanzgericht in Neustadt/Weinstraße unlängst per Eilverfahren: Wenn die hinterzogenen Steuern beim Täter selbst nicht einzutreiben sind, kann die Nachzahlungspflicht auch den Hersteller der manipulationsfähigen Kasse treffen (Az. 5 V 2068/14). Bei den Produzenten handelsüblicher Registrierkassen sowie in der Bargeldbranche dürfte das für einige Unruhe sorge. Steuerexperten indes überrascht der Richterspruch wenig. "Politiker und Gerichte können sich mit einem harten Vorgehen im Bereich der Steuerfahndung profilieren. 7

8 Ein gefährliches Spiel - Handelsblatt Die Zahl der Untersuchungen und Verurteilungen wird daher weiter steigen", glaubt Markus Wollweber, Fachanwalt bei Streck, Mack, Schwedhelm in Köln. Bereits im Dezember des vergangenen Jahres hat die Finanzministerkonferenz zudem ein Paket von Maßnahmen angemahnt, um die Manipulation digitaler Kassendaten zu verhindern. Technisch ist es ohne weiteres möglich, Kassensysteme mit einer Smartcard auszustatten und somit Manipulationen von einmal eingegebenen Daten zu verhindern. Bislang allerdings konnten sich Systeme wie die "Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme" (Inskika) nicht durchsetzen. "Hier haben Lobbyisten offenbar ganze Arbeit geleistet", mutmaßt Roman Seer, Professor für Steuerrecht an der Ruhr-Universität Bochum. Auch Steuerfahnder Kriebel bedauert, dass der politische Prozess ins Stocken geraten ist. Welche Effekte manipulationssichere Systeme Politiker und Gerichte können sich mit einem harten Vorgehen im Bereich der Steuerfahndung profilieren. Markus Wollweber Fachanwalt für Steuerrecht bei Streck, Mack, Schwedhelm in Köln erzielen können, illustriert er an einem Beispiel aus Hamburg. Dort werden Taxikonzessionen nur noch an Unternehmer vergeben, die einen sogenannten Fiskaltaxameter eingebaut haben. Seither sei der Umsatz der Taxiunternehmen in der Hansestadt um ein Vielfaches höher. Steuerprofessor Seer sieht allerdings noch andere Möglichkeiten, um den Abrechnungsmissbrauch einzudämmen. Laut Abgabenordnung wird derzeit bei einer formell ordnungsgemäßen Buchführung die sachliche Richtigkeit der Buchführung als Gesamtwerkvermutet. "Dieses Privileg sollten künftig nur noch Unternehmer genießen, die ein nicht manipulierbares Kassensystem verwenden", so der Jurist. Denkbar wäre zudem ein eigener steuerrechtlicher Haftungstatbestand, der an das "Inverkehrbringen" von Produkten zur nachträglichen Rechnungsfälschung anknüpft. Seer: "Die Einführung einer solchen Norm würde die Attraktivität sicherer Kassensysteme sprunghaft ansteigen und Programme wie Asteroids vom Markt verschwinden lassen." 8

9 Möglichkeit des Zugriffs auf Kassendaten eines Einzelhändlers im Rahmen einer Außenprüfung I BFH, Pressemitteilung Nr. 27/15 v zum Urteil X R 42/13 vom Mit Urteil vom 16. Dezember 2014 X R 42/13 hat der X. Senat des Bundesfinanzhofs (BFH) entschieden, dass Einzelhändler nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet sind, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen. Wird dabei eine PC-Kasse verwendet, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und diese dauerhaft speichert, sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar. Die Finanzverwaltung kann dann im Rahmen einer Außenprüfung nach 147 Abs. 6 der Abgabenordnung (AO) auf die Kasseneinzeldaten zugreifen. Im Streitfall verwendete die buchführungspflichtige Klägerin ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Ihre Tageseinnahmen wurden über modulare PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagesendsummenbons ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. Anlässlich einer Außenprüfung verweigerte die Klägerin der Finanzbehörde den Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe mit der Begründung, sie sei nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet. 9

10 Möglichkeit des Zugriffs auf Kassendaten eines Einzelhändlers im Rahmen einer Außenprüfung II BFH, Pressemitteilung Nr. 27/15 v zum Urteil X R 42/13 vom Anders als das Finanzgericht kam der BFH zu dem Ergebnis, dass die Klägerin nach 238 Abs. 1 Satz 1 des Handelsgesetzbuchs zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle verpflichtet war und die Kassendaten der Finanzbehörde in elektronisch verwertbarer Form überlassen musste. Die Buchführung müsse stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Dritten müsse es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu überprüfen. Deshalb sei es nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung erforderlich, dass verdichtete Buchungen in Einzelpositionen aufgegliedert werden könnten. Dies gelte auch für Bargeschäfte, sofern Einzelaufzeichnungen dem Steuerpflichtigen zumutbar seien. Er könne zwar frei entscheiden, wie er seine Warenverkäufe erfasse. Entscheide er sich aber für ein Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichne sowie diese speichere, könne er sich nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen und müsse seine Aufzeichnungen auch aufbewahren ( 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Nach 147 Abs. 6 Satz 2 Alternative 2 AO habe die Finanzbehörde dann im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, die mit Hilfe des Datenverarbeitungssystems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anzufordern. 10

11 Agenda im Überblick Welche Daten sind betroffen? Pflichten & Aufgaben von Unternehmen Zugriffsarten Beispiele aus en Statistische Analyse-Verfahren 11

12 im Überblick Die Aufgaben der 199 AO Was ist das Ziel der? Die Außenprüfung hat die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für die Steuerpflicht und für die Bemessung der Steuer maßgebend sind (Besteuerungsgrundlagen), zugunsten wie auch zuungunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen. Jede Anwendung des Steuerrechts auf unklare Sachverhalte ist Steuerlotterie! 12

13 im Überblick Wo liegen die Schwerpunkte? Um das Ziel der zu verwirklichen, konzentriert sich die Prüfung auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung/Aufzeichnungen. Buchführung und Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden 158 AO, das heißt konkret, die formell ordnungsmäßige Buchführung ist der Besteuerung zugrunde zu legen. In der Mehrzahl der Fälle werden Schätzungen nach 162 AO vorgenommen, weil der Steuerpflichtige Bücher und Aufzeichnungen, zu deren Führung er verpflichtet ist, unvollständig, falsch oder mangelhaft führt. 14

14 Elektronische - Schwerpunktbranchen Unternehmen mit hohem Bargeldverkehr, wie z.b.: Einzelhandel (Bäcker, Metzger, Lebensmitteleinzelhandel etc.) Taxiunternehmen Eisdielen, Pizza-Bäcker Kiosk, Toto-Lotto Tankstellen (Franchise-Unternehmen) Marktbetriebe Discotheken Apotheken Friseure Juweliere usw. 15

15 Agenda im Überblick Welche Daten sind betroffen? Pflichten & Aufgaben von Unternehmen Zugriffsarten Beispiele aus en Statistische Analyse-Verfahren 16

16 Elektronische - welche Daten sind betroffen? Steuerlich relevante Daten (Umfang) Daten sind immer dann steuerlich relevant, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. hängt vom Einzelfall ab - eine allgemein gültige Definition gibt es nicht Daten der Finanzbuchführung der Anlagenbuchführung der Lohnbuchführung. Aber auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems befindliche steuerlich relevante Daten. Auftrags- und Bestellwesen, Warenwirtschaftssysteme, Kosten- und Leistungsrechnung, Verträge, Lieferscheine, Korrespondenzen, Reisekostenabrechnung, Fahrtenbücher. Frühzeitig die Unterstützung des Steuerberaters nutzen! 17

17 Elektronische - Welche Daten sind betroffen? Hinweis zu s: Speziell in Bezug auf die Archivierung von s vertritt die Finanzverwaltung die Auffassung, dass sie für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden müssen, sofern der Inhalt für die Besteuerung von Bedeutung ist z.b. wenn die Reisekostenabrechnung per übermittelt wurde. Hier empfiehlt es sich, diese Daten in einem speziellen Ordner für die zu archivieren und von den sonstigen s zu trennen. 18

18 Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre 19

19 Agenda im Überblick Welche Daten sind betroffen? Pflichten & Aufgaben von Unternehmen Zugriffsarten Beispiele aus en Statistische Analyse-Verfahren 20

20 Exkurs: Kasse & Kassenführung Stichwort: Manipulation von Kasseneinnahmen Der Finanzverwaltung sind seit langem alle Möglichkeiten zur Manipulation der Kasseneinnahmen bekannt Besonders häufig vorkommende Tricks sind z. B.: Nutzung des Trainingsspeichers Stornierung von Umsätzen Nichtverbuchung von Einnahmen Falsche Programmierung der Kassensoftware Verwendung mehrerer Kassen (eine fürs Finanzamt und eine so) Manuelle Löschung von Journalbuchungen 21

21 Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung Tägliches Festhalten gemäß 146 Abs. 1 AO Nur durch Erfassen von Bareinnahmen und Barausgaben noch am Tag der Vereinnahmung wird die wichtigste Eigenschaft der Kassenführung gewährleistet, die Kassensturzfähigkeit Für Kassenaufzeichnungen gilt grundsätzlich Einzelaufzeichnungspflicht, d.h. Aufzeichnung auch des Inhalts des Geschäfts, Name der Firma und Anschrift des Vertragspartners 22

22 Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung Ausnahme: Wenn Waren von geringem Wert in unbestimmter Anzahl an nicht bekannte Personen verkauft werden (z.b. Einzelhandel) Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu führen Beim Einsatz einer Registrierkasse muss das Zustandekommen der Summe durch Aufbewahrung von Ursprungsbelegen, wie Kassenstreifen, Kassenzettel, Kassenbon und dergleichen nachgewiesen werden Zur Vereinfachung lässt die Finanzverwaltung zu, dass stattdessen der sog. Tagesendsummenbon (auch Z-Bon oder Finanzbericht genannt) aufbewahrt wird gilt nicht für PC-Kassen mit elektronischer Aufzeichnung und Speicherung von Einzelbuchungen Nicht nur die Aufzeichnung von Einnahmen ist erforderlich, sondern auch alle anderen Geldbewegungen (Entnahmen/Einlagen, Geldtransit usw.) 23

23 Arten von Kassensystemen Offene Ladenkasse PC-Kassensysteme Proprietäre Kassen Mechanische / elektronische Rechensysteme ohne Speicher Geldlade Schuhkarton PC mit Betriebssystem Windows, Linux und Kassensoftware Mit elektronische m Journal Ohne elektronisches Journal (Papierrolle) 24

24 Proprietäre Kassen - Registrierkasse / PC-Kasse Erweiterte Aufbewahrungspflichten Schreiben des Bundesministerium der Finanzen (BMF) vom Journaldaten dürfen nicht mehr nach Erstellung des Z-Bons vernichtet und gelöscht werden alle Einzeldaten sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren die Daten sind unveränderbar in einer elektronisch verwertbaren Form mind. 10 Jahre aufzubewahren Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderung sind aufzubewahren 30

25 Proprietäre Kassen - Registrierkasse / PC-Kasse Bedienungsanleitung, Programmieranleitung sowie alle weiteren Anweisungen zur Programmierung der Geräte sind aufzubewahren Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanter Daten bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Aufbewahrung in ausgedruckter Form nicht ausreichend digitale Unterlagen sind in auswertbarem Format vorzulegen Einsatzorte und -zeiten der Kassen sind zu protokollieren 31

26 Übergangsregelung bei Kassensystemen (Registrierkassen) Übergangsregelung Kasse genügt nicht den technischen Anforderungen ( ) Kasse genügt den Anforderungen Übergangsregelung für Geräte, die diese Anforderungen nicht erfüllen und technisch die Software nicht angepasst werden kann, bzw. die Speicher nicht erweitert werden können bis Modernisierung ist nicht möglich, dann Nutzung bis Modernisierung / Umrüstung ist möglich, dann sofortige Umrüstung sofortige Anwendung der Neuregelung! 32

27 GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

28 Elektronische Pflichten und Aufgaben von Unternehmen Für die Einhaltung der GoBD (früher GoBS & GDPdU ist auch bei einer DV- Buchführung allein der Unternehmer verantwortlich. Ziel der GoBD (ehemals GoBS): Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit in die Lage versetzt werden, den Nachweis der Geschäftsvorfälle und deren Verarbeitung nachvollziehen zu können. auch bei fremd erstellten DV-Buchführungssystemen und durch Fremdfirmen/Privatpersonen erstellte DV-Buchführung 36

29 Archivierung und GDPdU (Elektronische ) Worum geht es? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom Seit dem ist der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt worden, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen (siehe Abgabenordnung 146 und 147). Dieses Recht gilt auch für vorangegangene Wirtschaftsjahre! Die Daten [ ] sind für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten bzw. in geeigneter Weise vorzuhalten. Das heißt: jederzeit digital verfügbar unverzüglich lesbar maschinell auswertbar 40

30 Die E-Bilanz - Auswahlinstrument E-Bilanz 41

31 Die Taktik der Finanzverwaltung GoBD Zusammenhänge: von der E-Bilanz bis zur E-Bilanz XBRL-Datei Finanzamt Automatisierte Veranlagung Steuerberater Daten vermehrt digital ESt-/KSt- Deklaration Abweichungsanalysen auf Basis xbrl-daten Veranlagt Unternehmen Risiko-orientierte Prüfung häufiger die Richtigen prüfen Die progressive und retrograde Prüfung gilt nicht nur vom Beleg bis zum Jahresabschluss, sondern auch vom Beleg bis zur Steuererklärung und zurück (GoBD Rz 33). 42

32 Überblick über die Themen, die in den GoBD abgehandelt werden, mit Sicht auf den IT-Verarbeitungsprozess. Belegfunktion Journal, Konten(funktion) Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit Jeder Geschäftsvorfall muss belegt werden. Beispiele: Rechnung, Schnittstellen- Datei aus Faktura, Steuerbescheid Grundaufzeichnungsfunktion Beispiele: Kassenbuch, Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch in Faktura-System Deklaration Finanzbuchführung mit Nebenbüchern Anlagen-, Offene Posten- Lohn u. Gehaltsbuchführung Umsatzsteuervoranmeldung Jahres-Steuererklärung, E-Bilanz Von digitalen Belegen, steuerrelevanten Dokumenten, Grundaufzeichnungen und Buchungen

33 GoBD betroffene Prozesse und IT-Systeme (GoBD Rz 16/20) Kassen Rechnungseingangsbuch (Vor-)Systeme mit Grundaufzeichnungsfunktionen Warenwirtschaft Faktura Rechnungsausgangsbuch Materialwirtschaft Finanzbuchführung Jahresabschluss A P Gewinn. Fahrtenbuch Taxameter Berechnungen von Darlehen, Eigenverbrauch (Steuer)-Rückstellungen, Bestandsveränderungen... (Haupt-)Systeme mit Journal-/Kontenfunktionen Zeiterfassung für Lohn o. Faktura Lohnabrechnung Anlagenbuchführung Archivsysteme (u.a. DMS) 45

34 GoBD - Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit Wann ist ein IT-System betroffen und zu analysieren? GoBD: Wenn es Daten erfasst, erzeugt, empfängt, übernimmt, verarbeitet, speichert oder übermittelt, die buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somit aufbewahrungspflichtig sind. Dann ist es Teil des IT-Buchführungssystems Welche IT-Systeme gehören typischerweise zum IT-Buchführungssystem? GoBD: Das Haupt(buchführungs)system sowie Vor- und Nebensysteme (z.b. Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-Management-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. Auf die Bezeichnung des Systems kommt es bei der Beurteilung nicht an! 46

35 GoBD - Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit Welche Daten sind buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somit aufbewahrungspflichtig? ( steuerrelevante Daten ) Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Steuerrelevant sind Daten aus Geschäftsvorfällen, die als Betriebsausgaben oder als Betriebseinnahmen verbucht werden oder sich in sonstiger Weise auf die Höhe des steuerlichen Gewinns auswirken (z.b. Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen). Daneben sind alle Unterlagen und Aufzeichnungen steuerrelevant, die als Belege für solche Geschäftsvorfälle oder zu deren Dokumentation dienen. 47

36 Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend) Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch) Aufzeichnungen Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen als Orientierung ("ist unbedenklich"). Erfassung von Kontokorrentbeziehungen (Waren- und Kostenrechnungen, Kreditorisch) innerhalb von acht Tagen als Orientierung. Funktion der Grund(buch) Aufzeichnungen sowie die Erfassung im Sinne der beiden oben genannten Punkte kann auch durch eine geordnete, fortlaufende, übersichtliche und zeitlich unmittelbare Belegablage erfüllt werden. 50

37 GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend) Unveränderbarkeit? Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können (GoBD Rz 108). 51

38 Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend) Festschreibung von Buchungen Die von den GoBD erstmals konkretisierte Frist für die Festschreibung ("bis zum Ablauf des Folgemonats") führt bei zweckorientierter Auslegung im Regelfall zu einer Orientierung am Termin der UStVA als spätestem Festschreibungszeitpunkt, weil in diesem Zuge die Daten erstmals für Deklarationszwecke an Dritte (Finanzverwaltung) weitergegeben werden und der Nachweis von Änderungen und/oder Löschungen ab diesem Zeitpunkt besonderen Anforderungen unterliegt (Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit). Dabei sind auch Vor- und Nebensysteme zu beachten, in denen Buchungssätze verarbeitet werden. 54

39 Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form (GoBD Rz 119) Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). 57

40 Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend) Wie können Aufzeichnungen bzw. Dokumente in elektronischer Form GoBD-konform aufbewahrt werden? Die Anforderungen zur Aufbewahrung und Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten kann über die Ablage in einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System (DMS) erfüllt werden. Erfolgt die Ablage in einem nicht revisionssicheren System müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden (GoBD Rz 110). Kombination aus regelmäßigen Sicherungen Zugriffsschutz auf die Ablageorte auf dem Rechner eine Verfahrensdokumentation mit Erläuterung der Maßnahmen 58

41 Agenda im Überblick Welche Daten sind betroffen? Pflichten & Aufgaben von Unternehmen Zugriffsarten Beispiele aus en Statistische Analyse-Verfahren 59

42 Elektronische Zugriffsarten Formen des Datenzugriffs Unmittelbarer Zugriff (Z1) Zugriff auf DV-System des Steuerpflichtigen (Lesen, Filtern und Sortieren der Daten) durch den Prüfer Mittelbarer Zugriff (Z2) Zugriff durch den Steuerpflichtigen oder dessen Beauftragten nach den Vorgaben des Prüfers Datenträgerüberlassung (Z3) Auswertung des Prüfers auf seinem Computer unter Anwendung eines Analyse- Programms Auswahl zwischen Zugriffsformen (Ermessen der Finanzverwaltung) unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes (gegebenenfalls auch Kombination der Zugriffsformen). Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. 60

43 Agenda im Überblick Welche Daten sind betroffen? Pflichten & Aufgaben von Unternehmen Zugriffsarten Beispiele aus en Statistische Analyse-Verfahren 68

44 Elektronische Beispiele aus en Vollständigkeit der Betriebseinnahmen Kassenminusprüfung Vergleich mit Vorjahren externer Vergleich (Richtsätze) Zeitreihenvergleich: Umsatz im Verhältnis zum Wareneinkauf und Personal Prüfung der Vollständigkeit der Kassenbelege Abfrage der Registrierkasse 69

45 Tagesendbestände (Saldo) der Kasse nach Datum Stichwort: Kassenminusprüfung 71

46 Elektronische Beispiele aus en Kritische (Buchungs-)texte Ansätze für die erfolgreiche Suche nach unterschlagungsrelevanten Faktoren gibt die Suche nach kritischen Textinhalten vor allem in Buchungsjournalen. Es wird sowohl nach allseits interessanten Begriffen gesucht, wie: Berichtigung Ausbuchung Test Error Umkehr Gutschrift Fehler Storno 123 ABC als auch nach individuellen Texten, z. B. Geschäftsführer-, Mitarbeiteroder Firmennamen 72

47 Agenda im Überblick Welche Daten sind betroffen? Pflichten & Aufgaben von Unternehmen Zugriffsarten Beispiele aus en Statistische Analyse-Verfahren 76

48 Arten von Prüfungssystemen Überblick Prüfungsmethoden Klassische Methoden Plausibilitätsprüfungen 77

49 Arten von Prüfungssystemen Prüfung auf logische Plausibilität Zeitreihenvergleich Verteilungsanalyse Betriebsvergleiche (extern/intern) 78

50 Zeitreihenvergleich Der Zeitreihenvergleich ist eine der effektivsten Prüfungsmethoden, da sie im Gegensatz zu den mathematisch-statistischen Verfahren relativ einfach ist und in unterschiedlichsten Varianten angewendet werden kann. Besonders die graphische Darstellung macht Probleme sofort sichtbar Gegenüberstellung von Vergleichsgrößen, z. B. Umsatz und Wareneinsatz oder Gegenüberstellung mit anderen Perioden Unter Einbeziehung von Daten, die nicht manipulierbar sind, z. B. Wetterdaten (Straßenverkauf), können auch systematische Manipulationen wie die Verkürzung von Umsatz und Wareneinsatz aufgedeckt werden 79

51 Zeitreihenvergleich 80

52 Monatsvergleich zum Vorjahr 81

53 Wochentagvergleich zum Vorjahr 82

54 Beispiel: Verhältnis Wareneinsatz zu Umsatz (Verlaufsbetrachtung) 83

55 Arten von Prüfungssystemen Ziffernprüfung Chi- Quadrat-Test Newcomb- Benford- Analyse Lückenanalyse 84

56 Statistische Analyse-Verfahren: Chi-Quadrat-Anpassungstest Ziffernanalyse Chi-Quadrat-Anpassungstest 1879, , , , ,12 Liegt das Ergebnis des Tests zwischen 20-30, kann eine zufällige Abweichung von der Regelverteilung mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit ausgeschlossen werden. Überschreitet der Chi-Test-Wert den Wert 30, soll mit einer fast 100%igen Wahrscheinlichkeit eine systematische Manipulation der Zahlen vorliegen. Analyse der Gleichverteilung von Endziffern der einzelnen Tageslosungen erste Vorkommaziffer und/oder erste Nachkommaziffer und/oder zweite Nachkommaziffer 85

57 Statistische Analyse-Verfahren Ziffer Erwartet (e) Tatsächlich (t) Differenz (D)= (e)-(t) Quadrat (D)² Summe Chi- Wert: Summe (D)² / (e) = 1426 / 30 = 47,53 86

58 Praxisbeispiel: Fahrtenbuch & Chi-Quadrat-Anpassungstest 87

59 Noch Fragen, Anmerkungen, Anregungen? 94

60 Referentenkontakt André Hübel DATEV eg Niederlassung Berlin Katharina-Heinroth-Ufer Berlin Telefon: Internet: andre.huebel@datev.de 95