Ablaufbeschreibung für das Anlegen einer Dokumentenart

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1 Lavid-F.I.S. Ablaufbeschreibung für das Anlegen einer Dokumentenart Dauner Str. 12, D Mönchengladbach, Tel , Fax -15,

2 1. Inhalt 1. Inhalt Verwendbar für Aufgabe Voraussetzungen / Entscheidungen Einschränkungen Konfiguration / Vorbereitungen Anlegen einer Dokumentenart Eine Aktionsart mit einer Dokumentenart verknüpfen Anwendung Anlegen einer Aktion bei einem Kunden mit einem Dokument

3 2. Verwendbar für FIS FIS AGENTUR FIS DRUCKEREI FIS FAKTURA FIS KRANKENTRANSPORTE FIS KURIER FIS LOGISTIK 3. Aufgabe Anlegen einer Dokumentenart für Briefe. 4. Voraussetzungen / Entscheidungen Benötigte Module: Dokumente Benutzerrechte: Dokumente Aktionsarten 5. Einschränkungen Soll das Dokument direkt in der Datenbank gespeichert werden oder in einem separaten Ablageverzeichnis gespeichert werden

4 6. Konfiguration / Vorbereitungen 6.1. Anlegen einer Dokumentenart Rufen Sie über das Menü EINSTELLUNGEN den Programmpunkt DOKUMENTENARTEN auf Schritt 1 Schritt 2 Schritt 4 Schritt 11 Schritt 5 Schritt 6 Schritt 7 Schritt 8 Schritt 9 Schritt 10 Schritt 1: Schritt 2: : Schritt 4: Schritt 5: Schritt 6: Schritt 7: Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU um eine neue Dokumentenart anzulegen. Vergeben Sie für Ihre Dokumentenart eine aussagekräftige Bezeichnung im Feld BEZEICHNUNG. Im Feld DATEIENDUNG tragen Sie den Dateityp des Dokumentes ein. Beispielsweise für ein Worddokument.doc. Hinweis: Vor der Endung steht ein Punkt (.doc) Wollen Sie das Dokument in der Datenbank speichern so setzen Sie einen Haken im Kontrollfeld EINGEBETTET. Hinweis: Dadurch kann sich Ihre Datenbank drastisch vergrößern. Im Bereich SERIENDOKUMENT können Sie festlegen ob die angelegte Dokumentenart als Seriendokument verwendet werden soll. Damit die Adressdaten aus der Datenbank in das Dokument übertragen werden, müssen Sie hier eine Datei angeben, in der die Daten zwischengespeichert werden. Diese Datei heißt Adressen.txt oder Adressen.csv und ist eine Textdatei. Der Aufbau des hinterlegten Pfades ist zum Beispiel c:\temp\adressen.txt. Für den Serienbrief sollten Sie eine Vorlagedatei erstellen, aus der das Dokument erstellt wird. Im Feld VORLAGEDATEI geben Sie den Speicherort der Vorlagedatei ein. Im Feld Ablagepfad tragen Sie den Pfad ein, wo die erstellten Dokumente abgespeichert werden sollen

5 Schritt 8: Schritt 9 Schritt 10 Schritt 11 BEI NEUANLAGE EINES DOKUMENTES DIE VERKNÜPFTE DATEI AUTOMATISCH ERZEUGEN. Aktivieren Sie den Haken bewirkt dies dass die erstellten Dokumente nicht umkopiert werden. Ist der Haken nicht gesetzt kann es sein das Dokumente überschrieben werden. Im Bereich IMPORT können Dokumente angegeben werden die eingescannt wurden um diese dann mit Kontakten, Artikeln oder Aktionen zu verknüpfen. Im Feld IMPORTPFAD wird der Pfad angegeben wo die eingescannten Dokumente abgelegt wurden. Im Feld DATEIENDUNG wird die Endung der Dateien angegeben. Wird der Kontrollhaken NACH IMPORT DATEI IN ABLAGEPFAD KOPIEREN (SONST VERSCHIEBEN) aktiviert, werden die Dateien kopiert ansonsten werden die Dateien verschoben. Speichern Sie Abschließend Ihre Daten mit einem Klick auf die Schaltfläche OK oder drücken Sie F Eine Aktionsart mit einer Dokumentenart verknüpfen Nun soll eine Aktionsart mit der neuen Dokumentenart verknüpft werden, rufen Sie dazu über das Menü EINSTELLUNGEN den Programmpunkt AKTIONSARTEN auf. Schritt 1 Schritt 2 Schritt 4 Schritt 1 Schritt 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU um eine neue Aktionsart anzulegen Vergeben Sie für Ihre neue Aktionsart eine aussagekräftige Bezeichnung im Feld BEZEICHNUNG. Wechseln Sie auf das Register ZUORDNUNG, in diesem Register können Sie im Feld DOKUMENT DER DOKUMENTENART die zuvor erstellte Dokumentenart hinterlegen. Wird nun diese Aktion gewählt öffnet sich das dazugehörige Dokument der Dokumentenart

6 Schritt 4 Speichern Sie Abschließend Ihre Daten mit einem Klick auf die Schaltfläche OK oder drücken Sie F Anwendung 7.1. Anlegen einer Aktion bei einem Kunden mit einem Dokument Möchten Sie nun einen Kundenbrief erstellen, brauchen Sie nur noch die Aktion zu erstellen, wo Sie die DOKUMENTENART hinterlegt haben (zum Beispiel Kundenbrief). Rufen Sie sich den Kunden auf für den ein Dokument erstellt werden soll und wechseln Sie auf das Register AKTION. Schritt 1 Schritt 2 Schritt 1: Schritt 2: Klicken Sie auf NEU um eine neue Aktion anzulegen. Wählen Sie die Aktionsart Kundenbrief aus und tragen im Feld Bezeichnung die Bezeichnung für Ihr Anschreiben ein. Bestätigen Sie nun mit Enter öffnet sich wie folgt Ihr Anschreiben

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