CSD PBS archive add on des Vertriebs Handbuch Teil B Administration

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1 CSD PBS archive add on des Vertriebs Handbuch Teil B Administration Kompatibel mit - SAP R/3 4.x - SAP ERP SAP ERP SAP ERP Dezember 2015

2 PBS archive add on CSD - Administration PBS Software GmbH Schwanheimer Strasse 144a Bensheim, Germany Phone: Fax: info@pbs-software.com Internet: PBS archive add ons ist eingetragenes Warenzeichen der Firma PBS Software GmbH, Bensheim. SAP, R/3, SAP ERP, SAP NetWeaver, ABAP und andere sind eingetragene Warenzeichen der Firma SAP SE, Walldorf/Baden. Acrobat Reader ist eingetragenes Warenzeichen der Firma Adobe Systems Incorporated.

3 PBS archive add on CSD - Administration - 3 Einführung in das PBS ILM-Konzept Information Lifecycle Management Unter Information Lifecycle Management (ILM) versteht man die Verwaltung von Informationen bezogen auf den Zeitpunkt ihrer Nutzung und unter Berücksichtigung ihrer Gesamtkosten und Gesetzeskonformität. Ein schlüssiges, funktionierendes ILM-Konzept muss demnach sowohl das Datenwachstum kontrollieren, Aufbewahrungsregeln verwalten sowie für eine revisionssichere Datenablage sorgen. Darüber hinaus ist auch ein komfortabler Zugriff auf die archivierten Daten von entscheidender Bedeutung sowie deren einfache Weitergabe beispielsweise bei internen und externen Prüfungen. PBS ILM-Konzept PBS Software bietet SAP-Bestandskunden umfangreiche Lösungen zur Umsetzung der oben aufgeführten Anforderungen an ein stringentes, erfolgreiches ILM- Konzept. Dabei gilt PBS seit vielen Jahren als ausgewiesener Experte für komplexe, integrierte Datenzugriffe auf archivierte und Datenbankdaten sowie inzwischen auch auf Daten still gelegter SAP-Systeme. Neben der klassischen SAP- Datenarchivierung wird auch das SAP BI-spezifische Nearline-Storage unterstützt. PBS archive add ons PBS archive add ons setzen stets auf einer erfolgreich durchgeführten SAP- Archivierung auf. Diese ist die Grundlage für ein dauerhaft leistungsstarkes SAP- System. Zwar können Sie verbuchte Belege in der SAP-Datenbank dank großer Datenbankkapazität prinzipiell sehr lange aufbewahren. Dies kann allerdings, je nach Belegaufkommen, über kurz oder lang zu massiven Performance-Einbußen und stark ansteigenden Betriebskosten führen. Beispielsweise wird bei großen Datenbeständen die tägliche Sicherung schwierig. Eine komfortable Anzeige und Auswertung archivierter Bewegungsdaten, wie sie der SAP-Anwender bei Datenbankdaten gewohnt ist, kann mit SAP-Standardmittel je nach Anwendungsmodul oft nur eingeschränkt realisiert werden. Dies trifft vor allem für große Archivdatenbestände zu. Hier setzen die PBS archive add ons an, die für nahezu alle SAP-Module und Release-Stände zur Verfügung stehen und denen in der Bezeichnung ein C (für Complete) voran steht, z.b. PBS archive add on CCOPA für das SAP-Modul COPA. Mit den PBS archive add ons können Sie auch nach einer Datenarchivierung während Ihres Tagesgeschäfts schnell und einfach auf Ihre archivierten Daten zugreifen. Realisiert wird der uneingeschränkte Datenzugriff durch ein intelligentes Indizierungskonzept. Dieses erweitert die SAP-Archivinfrastrukturkomponenten und integriert sich optimal in die SAP-Archivierung. Einmal indizierte Archivdaten stehen Ihnen auch nach einem Release-Upgrade sofort, uneingeschränkt und ohne Migrationsaufwand weiter zur Verfügung. Der PBS-Archivindex wird, ebenso wie die SAP-

4 PBS archive add on CSD - Administration - 4 Archivdaten, in sequentiellen Dateien des SAP-Dateisystems abgelegt. Danach können Sie über gewohnte Transaktionen online auf die Archivdaten zugreifen. Der SAP-Nutzer erhält zeitgleich die Daten aus der SAP-Datenbank sowie die Archivdaten über den Index der PBS archive add ons. Dem Anwender scheint es, als seien die archivierten Daten immer noch in der SAP-Datenbank vorhanden. Die tiefe Integration der PBS-Transaktionen erlaubt auch eine direkte Navigation sowohl zu Folge- und Vorgängerbelegen sowohl innerhalb des indizierten SAP-Moduls als auch zu verknüpften Belegen aus anderen SAP-Modulen. Dies gilt sowohl für residente als auch uneingeschränkt für archivierte Daten. Der Nutzen für den Anwender potenziert sich, je mehr PBS archive add ons eingesetzt werden. Das Nutzenpotential des ILM-Konzepts erhöht sich zudem erheblich, berücksichtigt man den Einspareffekt, der sich durch die SAP-Spiegelsysteme ergibt. In der Regel gibt es davon mindestens zwei, d. h. dass sich der eingesparte Plattenplatz durch eine Datenarchivierung verdreifacht. Damit einher geht die Zeitersparnis für die Datensicherung.

5 PBS archive add on CSD - Administration - 5 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 7 2. Übersicht über das PBS archive add on CSD Nomenklatur Navigation bis Release 4.5 x Navigation ab Release Grundlegendes zum PBS archive add on CSD Originalbelege aus opt. Archiv Nutzung des CSD ab Rel. ECC 5.0 und in Unicodesystemen Allgemeines Das Administration Board Indexgenerierung Archivtool Langzeitarchiv Archiv löschen Umgang mit CSD-Archiven aus einem Vorgänger-Release CSD-Indizes aus Vorgänger-Release sollen nicht weiter verwendet werden CSD-Indizes sollen weiter verwendet werden, der Speicherort der Indizes ist gleich geblieben CSD-Indizes sollen weiter verwendet werden, der Speicherort der Indizes hat sich geändert Archivaufbau bis SAP Enterprise Release Indexgenerierung Aufbau des PBS-Archivs Der erste PBS Ladelauf Weitere Ladeläufe Datensicherung Bekannte Probleme beim Archivaufbau Laden der Verwaltungstabelle /PBS/CSD_FILE Datenübernahme von Rel. 3.x nach 4.x Langzeitarchivierung Allgemeines 39

6 PBS archive add on CSD - Administration Customizing Zugriff auf ausgelagerte Daten Archiv-Utilities Lesen des PBS-Archivs /PBS/CSD_SCAN /PBS/CSD_TSRD /PBS/CSD_BROWSER Beispielreports für den Archivzugriff SAP-Archivierungslauf lesen Drucken von Belegen aus dem PBS archive add on CSD PBS-Druckprogramme Kundeneigene Druckprogramme Drucken von Individualtexten Druckprogramme testen Drucken mit den Transaktionen des PBS archive add on CSD Datenexport Allgemeines Extraktionsreports Selektionsbereich Listaufbereitung Freie Gestaltung des Listlayouts Ausgabeoptionen Bonusabwicklung mit archivierten Fakturen Indexaufbau für bonusrelevante archivierte Fakturen Bedienung des Reports /PBS/WRITE_VBOX Auswerten der Bonusabsprache Die Transaktionen des PBS archive add on CSD Tabellarische Übersicht der Transaktionen PBS-Transaktionen umbenennen Kundeneigenes Reporting Hinweise zum Umstellen eigener Reports Referenzieren auf archivierte Vertriebsbelege 76

7 PBS archive add on CSD - Administration Einleitung Die PBS archive add ons sind modular aufgebaut und decken die Anwendungsmodule FI, SD, MM, CO usw. jeweils mit einem speziellen Programmpaket genau für diesen Anwendungsbereich ab. Die Zugehörigkeit der PBS archive add ons zu einem bestimmten SAP-Modul kann man leicht am Namen erkennen: CFI, CSD, CMM, CCO usw. Allen PBS archive add ons gemeinsam ist die einfache und unkomplizierte Installation in das SAP R/3-System mittels der SAP Transport-Utilities "tp" und SAINT. Hinweise zur Installation der PBS archive add ons finden Sie im Installationsleitfaden (Handbuch Teil A). Mit dem vorliegenden Administrationshandbuch möchten wir Ihnen den Aufbau und die Wartung des PBS archive add ons CSD so einfach wie möglich machen. Es beschreibt den Aufbau des PBS archive add ons CSD aus den SAP-Archivdateien, die Verwaltung und Prüfung der generierten Indizes und die modulspezifischen Zusatzfunktionen. Das modulare Handbuch jedes PBS archive add ons umfasst die Teilhandbücher: - Teil A: Installation - Teil B: Administration, Archivaufbau und -pflege - Teil C: Anwendungsprogramme / -transaktionen - Teil D: Migrationsunterstützung R/2 => R/3 (sofern verfügbar) Ferner existieren Handbücher zu den PBS Utilities Conversion Tool, Archive Browser und Translation Tool) Sollten Sie Fragen zur Installation der PBS archive add ons haben bzw. Probleme beim Installieren auftreten, wenden Sie sich bitte direkt an die Service-Hotline der PBS Software GmbH: Telefon: Telefax: hotline@pbs-software.com Releaseverträglichkeit Das in diesem Handbuch beschriebene PBS archive add on CSD ist mit den Basisprogrammen der SAP SE, D Walldorf/Baden, System R/3, Release 3.0, 3.1, 4.0, 4.5, 4.6, R/3 Enterprise, ECC 5.0, ECC 6.0, ECC 6.17 Korrekturstand a bis z, ablauffähig.

8 PBS archive add on CSD - Administration Übersicht über das PBS archive add on CSD 2.1. Nomenklatur Sprach man im R/2 noch häufig von Reorganisation, wenn man die Archivierung erledigter Belege meinte, so ist der erste Begriff heute meist der physischen Reorganisation der Datenbank vorbehalten, während der zweite die Auslagerung erledigter Belege auf sequentielle Dateien bedeutet. In diesem Handbuch wird der Begriff Archivierung nun ganz im Sinne von SAP verwendet: Die von SAP-Programmen gesteuerten Vorgänge der Prüfung von Belegen auf Archivierbarkeit, des Schreibens dieser Belege auf sequentielle Archivdateien und des Entfernens der Belege von der Datenbank nennen wir zusammengefasst Archivierung. Die Archivierung wird zentral von der SAP-Transaktion SARA gesteuert. PBS stellt nun mit dem archive add on CSD ein Programmpaket zur Verfügung, mit dem die SAP-Archivdateien dem Anwender wieder online so zugänglich gemacht werden, als ob sie nie archiviert worden wären. Um die Datenbank auch von Indexdaten völlig zu entlasten, werden die Belege auf den SAP-Archivdateien von unseren Ladeprogrammen gelesen und mit allen notwendigen Indexinformationen ausgestattet in das Filesystem gestellt. Diesen Vorgang nennen wir Laden bzw. Aufbau des PBS archive add on CSD.

9 PBS archive add on CSD - Administration Navigation bis Release 4.5 x Mit dem PBS archive add on wird ein globales Menü für alle Produkte und Utilities der PBS Software GmbH und ein Menü speziell für das add on CSD ausgeliefert. Das globale Menü wird über die Transaktion /PBS/PBS gestartet. Nach Eingabe dieser Transaktion erscheint ein Button in der Drucktastenleiste, der durch Anklicken in das PBS-Menü verzweigt. Dieses modulübergreifende PBS-Menü ermöglicht nun den Sprung in das Menü für das PBS archive add on CSD. Eine zweite Möglichkeit, zum Menü des PBS archive add on CSD zu gelangen, ist die direkte Eingabe der Transaktion /PBS/CSD. Alle in diesem Handbuch beschriebenen Programme und die Benutzertransaktionen sind im CSD-Menü enthalten. Folgende Tabelle beschreibt den oben beschriebenen Sachverhalt: Zentrale PBS-Menüs PBS-Hauptmenü Transaktionscodes bis SAP Release 3.1 SAP Release 4.0 SAP Release 4.5 ZPBS /PBS/PBS + Klick auf den Button PBS archive add on /PBS/PBS + Klick auf den Button PBS archive add on PBS-CSD-Menü ZCSD /PBS/CSD /PBS/CSD

10 PBS archive add on CSD - Administration Navigation ab Release 4.6 Ab Release 4.6 hat sich die Benutzerführung durch Implementierung der SAP Easy Access Technik grundlegend geändert. Dies wirkt sich auch auf die Transaktionen im Umfeld der PBS archive add ons aus. Im Lieferumfang des PBS archive add ons CSD befinden sich die Bereichsmenüs /PBS/PBS (Hauptmenü der PBS-Module) und /PBS/CSD (Funktionen des Vertriebs). Aus diesen Menüs sind nun Aktivitätsgruppen (4.6B) bzw. Rollen (ab 4.6C) zu generieren, die dann in den Benutzerstamm eingebunden werden können. Eine Aktivitätsgruppe/Rolle kann direkt aus dem Easy Access Menü angelegt werden. Der Name der Aktivitätsgruppe/Rolle ist frei wählbar und kann auch im PBS- Namensraum liegen. Ein PBS-Bereichsmenü wird dann durch Drücken der Funktionstaste 'Übernahme von Menüs aus Bereichsmenüs' unter Angabe des jeweiligen PBS-Menünamens übernommen. Bei der Übernahme ist die Systemabfrage nach Auflösung des Bereichsmenüs mit 'ja' zu beantworten. Die so angelegte Rolle/Aktivitätsgruppe kann nun in den jeweiligen Benutzerstamm aufgenommen werden. Es empfiehlt sich, Administratoren die globale Aktivitätsgruppe/Rolle /PBS/PBS zuzuordnen, Endanwendern das spezielle Funktionsmenü /PBS/CSD.

11 PBS archive add on CSD - Administration - 11 Nähere Einzelheiten zum Anlegen von Aktivitätsgruppen/Rollen sind der aktuellen SAP Standarddokumentation zu entnehmen.

12 PBS archive add on CSD - Administration Grundlegendes zum PBS archive add on CSD Die administrative Tätigkeit der PBS archive add ons besteht darin, das PBS-Archiv aufzubauen, zu aktivieren und bei Problemen das Archiv mit den mitgelieferten Tools zu analysieren. Der Aufbau und die Verwendung des PBS archive add on CSD setzt immer eine erfolgreiche Datenarchivierung mit SAP-Mitteln und Zugriff auf die damit erstellte Archivdatei voraus. Ab 4.0B kann dieser Zugriff auch über ein optisches Archivsystem mit Archive Link realisiert sein. In jedem Fall muss der Status der Archivdatei auf Zugreifbar stehen. Das PBS archive add on CSD verwendet Archivierungsläufe der Archivierungsobjekte: SD_VBAK Verkaufsbelege RV_LIKP Lieferscheine SD_VBRK Fakturen SD_VTTK LE_HU Transporte Versandelemente (ab Rel. 4.6C) SD_VFKK Frachtkosten (ab Rel. 5.0) Das SAP-Archivierungsprogramm wird mit der Transaktion SARA ausgeführt. Eine Beschreibung der Standardarchivierung ist nicht Gegenstand dieses Handbuches.

13 PBS archive add on CSD - Administration - 13 Abb. 1: Status der Archivdatei Den Status der Archivdateien kann man über die Transaktion SARA für die einzelnen Archivierungsläufe ermitteln (Abb. 1). Zur korrekten Anzeige von Belegen und beim Reporting über das PBS archive add on muss der Löschlauf der SAP- Archivierung erfolgreich durchgeführt worden sein. Über die PBS-Indexgenerierungsprogramme /PBS/CSD_LOAD (ab ECC 5.0 und in Unicodesystemen) bwz. /PBS/CSD_LDR3 (bis Enterprise Release) werden die erzeugten SAP-Archivierungsläufe gelesen und in das Archivierungsobjekt /PBS/CSD bzw. das Filesystem des PBS archive add on CSD (Installationshandbuch) geschrieben. Dabei werden für den effizienten Zugriff Sekundärindizes angelegt. Besteht bereits ein PBS-Archiv, so ergänzt das Ladeprogramm dieses um den Neuzugang aus dem SAP-Archiv.

14 PBS archive add on CSD - Administration - 14 PBS La d e p ro g ra m m SA P A rc h iv d a te ie n v o rh a n d e n e s PBS- A rc h iv N e u e s PBS- A rc h iv Abb. 2: Aufbau des PBS archive add on Nach dem Aufbau muss das PBS-Archiv noch im R/3-System aktiviert werden. Dazu ist der ABAP /PBS/CSD_NFILE bzw. /PBS/CSD_FILE auszuführen. Jetzt können die Belege aus dem PBS archive add on angezeigt werden. Die Kapitel 3 und 4 dieses Handbuchs beschreiben die Programme für den Aufbau und das Aktivieren des PBS archive add on CSD.

15 PBS archive add on CSD - Administration Originalbelege aus opt. Archiv Die PBS Anzeigetransaktionen unterstützen die Anzeige von Originalbelegen aus optischen Archiven. Dazu sind keine weiteren Einstellungen notwendig. Es muss lediglich darauf geachtet werden, dass der Link im R/3 auf den Originalbeleg, der in den Tabellen TOA01, TOA02... TOAHR steht, nicht gelöscht wird.

16 PBS archive add on CSD - Administration Nutzung des CSD ab Rel. ECC 5.0 und in Unicodesystemen 3.1. Allgemeines In Unicodesystemen (ab SAP Release 4.7) können die Indizes nicht mehr nach der bisherigen Technik aufgebaut werden. Es werden daher neue Programme zur Erstellung und Verwaltung der Indexsätze bereitgestellt, die zum Abspeichern der Indizes die ADK-Technik benutzen. Das heißt, dass die PBS-Indizes für den Zugriff auf die archivierten Daten im Archivierungsobjekt /PBS/CSD gespeichert werden. Die Indizes, die unter früheren Release-Ständen erstellt wurden, werden unter Unicode eingefroren; auf die CSD-Archive kann dann zwar noch lesend zugegriffen werden, die Indexbestände werden aber nicht mehr fortgeschrieben. Die von PBS ausgelieferten Leseroutinen können sowohl die bereits vorhandenen, als auch die im neuen Format geschriebenen Indizes lesen. Daher merkt der Anwender von dem Wechsel nichts. Die zur Archivverwaltung notwendigen Programme werden wie gewohnt aus dem CSD-Menü bzw. über die bekannten Transaktionscodes aufgerufen. Dabei wird automatisch erkannt, ob das System auf Unicode basiert, und die entsprechenden Reports werden ausgeführt. Ab Release ECC 5.0 steht darüber hinaus das Administration Board CSD Transaktion /PBS/CSD_ABO zur Verfügung, mit dem der PBS-Archivindex zentral verwaltet werden kann. Das Administration Board wird im folgenden Abschnitt näher beschrieben.

17 PBS archive add on CSD - Administration Das Administration Board Mit dem Administration Board wird der PBS-Archivindex verwaltet. Alle für Aufbau, Pflege und Analyse des CSD-Archivs notwendigen Programme und Tools können direkt über dieses Cockpit angesteuert werden (Abb. 3). Abb. 3: CSD Administration Board Im folgenden werden die einzelnen Funktionen, die auch über das Menü ausgeführt werden können, erläutert. Der Hauptindex wird in einen Langzeitindex umgewandelt bzw. umgekehrt, je nachdem, ob die Funktion für einen Haupt- oder Langzeitindexbereich ausgeführt wird (s. Kap. 3.5.). Durch Aktivieren eines Indexbereiches werden die Indizes dem Benutzer zur Verfügung gestellt (s. Kap. 3.3, S. 19). Deaktivieren eines Indexbereiches bedeutet, dass auf die Indizes nicht mehr zugegriffen werden kann. Das Ladeprotokoll zu einem Lauf gibt Auskunft über die verarbeiteten Archive und Indizes (vgl. Abb. 17). Mit dem Archivtool (Programm /PBS/CSD_SCAN) wird der Inhalt eines Indexbereichs angezeigt (s. Kap. 3.4). Indexgenerierung bedeutet, dass ADK-Dateien indiziert werden. (s. Kap. 3.3)

18 PBS archive add on CSD - Administration Indexgenerierung Abb. 4: Selektionsbild des Indexgenerierungsprogramms (ab Rel. ECC 5.0) Um auf die Archivdaten mittels Transaktionen und Programmierschnittstellen zugreifen zu können, ist die Generierung von Indexsätzen notwendig. Die Indizes werden im Unterschied zu der Version für Nicht-Unicodesysteme in Dateien im SAP ADK- Format mit Hilfe des Archivierungsobjekts /PBS/CSD abgespeichert. Die Auswahl eines Archivpfads erübrigt sich deshalb. Die Datenhaltung erfolgt in dem Verzeichnis, das dem Archivierungsobjekt /PBS/CSD über das Customizing zugeordnet wurde. Die Oberfläche des Programms zur Indexgenerierung Transaktion /PBS/ZVA1 (Abb. 4) gleicht in vielen Teilen der Version für Nicht-Unicodesysteme (Abb. 15). Insbesondere die Möglichkeiten zur Auswahl der SAP ADK-Dateien und die Belegauswahl im oberen Bildschirmbereich werden in Kapitel 4.1 beschrieben. Daher wird hier nur auf die Bereiche 'Merge und 'Nachlaufprogramme eingegangen.

19 PBS archive add on CSD - Administration - 19 Der Block 'Merge' dient allein zur Information über den Abmischvorgang. Vor dem ersten Lauf des Programms ist der Schalter 'neues Archiv' markiert. In den folgenden Läufen werden die neu geschriebenen Indizes mit den bereits geschriebenen abgemischt. Dabei ist der Schalter 'Merge mit Archiv' markiert und die Dokumentennummer der ADK-Datei des Archivierungsobjektes /PBS/CSD angegeben, mit der der Abmischvorgang erfolgt. Durch Markieren des Parameters 'Verwaltungsindizes erzeugen' im Block 'Nachlaufprogramm' werden automatisch die Verwaltungseinträge in der Tabelle /PBS/CSD_NFILE mitgeschrieben. Diese Funktion sollte immer aktiv sein, da durch das automatische Aktualisieren der Verwaltungstabelle nach Beendigung des Indexgenerierungsprogramms die Archivdaten über die erzeugten Indizes sofort zugreifbar sind. Wird der Parameter nicht markiert, so muss die Verwaltungstabelle nach dem Indizierungslauf durch Ausführen des Reports /PBS/CSD_FILE (Transaktion /PBS/ZVA3) manuell aktualisiert werden (Option 'Hauptarchiv aktivieren ). Diese Variante der Indizierung kann vorteilhaft für die Laufzeit sein, wenn viele Ladeläufe durchgeführt werden sollen und der Anwender während dieser Zeit nicht auf das Archiv zugreifen will.

20 PBS archive add on CSD - Administration Archivtool Dieses Hilfsmittel dient dazu, die erzeugten Indizes und die mit ihnen verbundenen Archivdaten in technischer Sichtweise anzuzeigen. Das Archivtool wird mit dem Transaktionscode /PBS/ZVA4 oder durch Ausführen des Reports /PBS/CSD_SCAN aufgerufen. In Unicodesystemen bzw. ab Rel. ECC 5.0 können mit dem Archivtool sowohl 'alte, d. h. in früheren Release-Ständen im proprietären PBS-Format aufgebaute CSD-Indizes, als auch 'neue, d. h. unter Unicode bzw. ab Rel. ECC 5.0 aufgebaute CSD-Indizes im ADK-Format angezeigt werden. Die Auswahl wird im Einstiegsbild der Transaktion getroffen (Abb. 5). Abb. 5: Auswahl des auszuwertenden Archivs Abb. 6: Selektionsbild des Archivtools für Archive im ADK-Format

21 PBS archive add on CSD - Administration - 21 Die folgenden Erläuterungen beziehen sich auf die Version des Archivtools, die für Unicode-Archive im ADK-Format und standardmäßig ab SAP Release ECC 5.0 verwendet wird. Hinweise zum Archivtool für Non-Unicode-Archive finden sich im Kapitel Die Archivinformationen werden nach Auswahl der Indexnummer aus einer Wertehilfe (vgl. Abb. 8) bereitgestellt (Abb. 6-Abb. 7). Abb. 7: Archivinformationen technische Sicht Ergänzend zum Archivtool bietet das PBS archive add on CSD noch ein weiteres Tool, mit dessen Hilfe das Archiv über verschiedene Indizes ausgelesen werden kann: die Indexübersicht Transaktion /PBS/ZVU4A. Aus dem CSD-Menü kann die Indexübersicht auch über die CSD Toolbox Transaktion /PBS/ZVT1 aufgerufen werden, in die der Report /PBS/CSD_INDEX eingebunden ist. In der Indexübersicht wird zunächst eine Liste aller vorhandenen Indexarten mit den Namen der indizierten Felder geordnet nach Archivierungsobjekt angezeigt. Abb. 8 zeigt einen Ausschnitt aus der Indexliste. Diese Liste wird, wie auch die Wertehilfe des Archivetools, aus der Tabelle /PBS/CSD_INDEX ermittelt. Durch Anklicken einer Zeile wird das Archiv mit dem gewählten Index gelesen, und die Daten werden wie mit dem Archivtool in einer technischen Sicht ausgegeben. Abb. 8: Liste der vorhandenen Indizes

22 PBS archive add on CSD - Administration Langzeitarchiv Zur Einrichtung und Verwaltung der Langzeitarchive wird im CSD Administration Board der Reiter 'Langzeitindizes' ausgewählt. Abb. 9: Langzeitarchiv-Verwaltung im CSD Administration Board Ohne Aktivierung der Langzeitarchive wird immer ein Indexsatz, das Hauptarchiv, fortgeschrieben. Sind die Laufzeiten des Generierungsprogrammes zu hoch oder will man die Indizes in verschiedenen Bereichen halten (z.b. jahresweise getrennt), so kann man das bisher fortgeschriebene Hauptarchiv in eine Langzeitarchiv umwandeln (Abb. 10: Menüpunkt 3 'Hauptarchiv in Langzeitarchiv umwandeln ). Ein Langzeitarchiv ist dadurch gekennzeichnet, dass es nicht mehr verändert wird. Durch ein 'X' in der Spalte 'Aktiv' wird der Pfad aktiviert. Der Schalter entscheidet darüber, ob von den Leseroutinen ein Leseversuch auf diesen Pfad gemacht werden soll. Nach dieser Umwandlung wird bei der Fortsetzung des Aufbauvorganges ein neues Hauptarchiv begonnen. Abb. 10: Selektionsbild zur Verwaltung des Langzeitarchivs

23 PBS archive add on CSD - Administration - 23 Die Anzeigetransaktionen sowie die Programmierschnittstellen lesen sowohl Daten aus dem Hauptarchiv als auch aus allen Langzeitarchiven. Haupt- und Langzeitarchive können mit den Auswahlparametern durch Ausführen der Transaktion einzeln aktiviert bzw. deaktiviert werden. Ist der Parameter 'Archivübersicht markiert, erhält man eine Liste aller Haupt- und Langzeitarchive. Will man ein Langzeitarchiv weiter aufbauen, so muss man zuerst das vorhandene Hauptarchiv in ein Langzeitarchiv umwandeln. Danach kann das gewünschte Langzeitarchiv umgewandelt werden, um als Hauptarchiv weiter fortgeschrieben zu werden. Alternativ zum Einstieg über das CSD Administration Board kann der Menüpunkt 'Langzeitarchiv (Transaktion /PBS/ZVA6) genutzt werden. Wie beim Archivtool können in Unicodesystemen unter diesem Menüpunkt 'alte und 'neue Archive verwaltet werden. Die Auswahl wird wiederum im Einstiegsbild der Transaktion getroffen (vgl. Abb. 5). Langzeitarchivpfade aus Non-Unicode-Systemen bzw. Systemen bis einschl. SAP Enterprise Release werden im CSD Administration Board über den Menüpunkt 'PBS-Daten aus VorRel' angesteuert (Abb. 11, s. auch Kap. 3.7). Abb. 11: Verwaltung des CSD-Archivs aus Vorgänger-Release-Ständen

24 PBS archive add on CSD - Administration Archiv löschen Mit dem Report /PBS/CSD_DELR können nicht benötigte Archive komplett gelöscht werden. Abb. 12: Selektionsbild des Reports /PBS/CSD_DELR Im Gegensatz zur Löschfunktion des Ladeprogramms (s. S. 30), mit der einzelne Ladeläufe und Indizes zu einzelnen SAP ADK-Dateien entfernt werden können, wird mit dem Report /PBS/CSD_DELR ein Archiv immer komplett gelöscht. Das bedeutet, dass auch die Protokolle zu den bisher durchgeführten Ladeläufen und die erstellten Statistiken entfernt werden. Zum Löschen eines Haupt- oder Langzeitindexes wird das Programm mit den in Abb. 12 aufgeführten Selektionskritieren ausgeführt. Anschließend wird eine Auswahlliste ausgegeben, in der der zu löschende Lauf ausgewählt werden kann. Der Löschvorgang selbst erfolgt in der Auswahlliste mithilfe des Druckknopfes 'Lauf löschen (Umsch+F6)'. Solange die Option 'Test' im Selektionsbild markiert ist, werden die Indizes nicht gelöscht. Will man ein CSD-Archiv komplett löschen und neu aufbauen, so ist diese Methode zu bevorzugen.

25 PBS archive add on CSD - Administration Umgang mit CSD-Archiven aus einem Vorgänger-Release Nach einem Releasewechsel zu SAP ERP 2004 (ECC 5.0) oder höher können CSD- Indizes, die unter einem niedrigeren SAP Release erstellt wurden, weiter verwendet werden. Eine Neugenerierung bereits bestehender CSD-Indizes ist grundsätzlich nicht erforderlich. Folgende Szenarien sind nach dem Releasewechsel denkbar: 1. Bestehende CSD-Indizes aus einem Vorgänger-Release sollen nicht weiter verwendet werden. 2. Bestehende CSD-Indizes sollen weiter verwendet werden, der Speicherort der Indizes ist gleich geblieben. 3. Bestehende CSD-Indizes sollen weiter verwendet werden, der Speicherort der Indizes hat sich geändert. In den folgenden Abschnitten wird erläutert, welche Schritte bei den genannten Szenarien durchgeführt werden müssen CSD-Indizes aus Vorgänger-Release sollen nicht weiter verwendet werden Diese Alternative setzt voraus, dass alle benötigten Indizes für das archive add on CSD im aktuellen Release neu generiert werden, das Archiv also neu aufgebaut wird (s. Kap. 3.3). Da die alten Verwaltungsinformationen der CSD-Indizes, die unter dem niedrigeren SAP Release erstellt wurden, noch vorhanden, aber nicht mehr gültig sind, können Probleme beim Lesezugriff auf die Archivdaten auftreten, auch wenn die neuen Indizes fehlerfrei erstellt wurden. Deshalb müssen die alten Verwaltungsinformationen gelöscht werden. Die beste Möglichkeit dazu ist die Verwendung des SAP Datenbank-Utility, Transaktion SE14. Hiermit können die Einträge in den Tabellen, die die Verwaltungsinformationen enthalten, durch Ausführen der Funktion 'Aktivieren und Datenbank anpassen' mit der Option 'Daten löschen' komplett entfernt werden (Abb. 13). Dieser Schritt muss für die Tabellen /PBS/CSD_FILE (ehemaliges Hauptarchiv) und /PBS/CSD_FILE_OT (ehemalige Langzeitarchive) durchgeführt werden.

26 PBS archive add on CSD - Administration - 26 Abb. 13: Verwaltungsinformationen des CSD-Archivs löschen Einzelne Langzeitarchive können auch mit Hilfe des Reports /PBS/CSD_FILE_OT bzw. über den Menü-Punkt 'PBS-Daten aus VorRel' 'Langzeitarchiv' deaktiviert werden (vgl. Kapitel 5.3 Zugriff auf ausgelagerte Daten) CSD-Indizes sollen weiter verwendet werden, der Speicherort der Indizes ist gleich geblieben In diesem Fall sollte der Zugriff auf den alten Archivbestand über die CSD-Indizes ohne weiteren Pflegeaufwand möglich sein. Sofern sich das Dateiverzeichnis, in dem die CSD-Indexdateien auf dem Server liegen, nicht geändert hat, sind die Verwaltungsinformationen des archive add on CSD weiterhin gültig und können auch unter dem aktuellen Release ausgewertet werden.

27 PBS archive add on CSD - Administration - 27 Sollten dennoch Fehlermeldungen beim Lesen der Belege auftreten, wird das folgende Vorgehen empfohlen, um die vorhandene Archiv-Pfade neu zu aktivieren. Ehemaliges Hauptarchiv: Rufen Sie das Administration Board CSD (Transaktion /PBS/CSD_ABO) auf und wählen Sie aus dem Menü die Punkte 'PBS-Daten aus VorRel' 'Index aktivieren' (Abb. 14). Abb. 14: CSD-Archiv aus Vorgänger-Release aktivieren Führen Sie anschließend die in Kapitel 4.2 Laden der Verwaltungstabelle /PBS/CSD_FILE (S. 37) genannten Schritte zur Aktivierung des Hauptarchivs durch. Ehemalige Langzeitarchive: Wählen Sie aus dem Menü die Punkte 'PBS-Daten aus VorRel' 'Langzeitarchiv'. Verfahren Sie danach wie in Kapitel 5.3 Zugriff auf ausgelagerte Daten beschrieben CSD-Indizes sollen weiter verwendet werden, der Speicherort der Indizes hat sich geändert Die CSD-Indizes aus dem Vorgänger-Release sind zwar vorhanden und sollen auch weiter verwendet werden, das Verzeichnis, in dem die Daten auf dem Server liegen, ist jedoch ein anderes, als zum Zeitpunkt der ursprünglichen Indexaktivierung. In diesem Fall können die Indizes ebenfalls weiter verwendet werden, allerdings müssen die Verwaltungsinformationen dazu auf der Datenbank neu erstellt werden. Führen Sie dafür die Indexaktivierung unter Vorgabe der aktuell gültigen Archivpfade durch, die notwendigen Schritte sind im vorhergehenden Abschnitt erläutert. Bitte beachten Sie dabei die richtige Schreibweise und Länge der Pfadnamen (28 Stellen) und den Slash '/' für UNIX bzw. Backslash '\' für Windows NT am Ende (S. 32).

28 PBS archive add on CSD - Administration Archivaufbau bis SAP Enterprise Release 4.1. Indexgenerierung Aufbau des PBS-Archivs Das Ladeprogramm /PBS/CSD_LDR3 baut aus den SAP-Archivdateien das PBS archive add on CSD auf. Das Programm kann über die Transaktion SE38 oder über das CSD-Menü 'Archivverwaltung R/3 Belege laden' bzw. 'Archiv Index generieren' gestartet werden. Abb. 15: Selektionsbild des Ladeprogramms /PBS/CSD_LDR3

29 PBS archive add on CSD - Administration - 29 In jedem Fall sollte das Programm im Hintergrund laufen. Abb. 15 zeigt das Selektionsbild des Ladeprogramms /PBS/CSD_LDR3. Im folgenden werden die Abgrenzungen und ihre Auswirkungen beim Aufbau des archive add on CSD erläutert. Archive auswählen Hier findet die Auswahl der mit der Transaktion SARA erstellten Archivierungsläufe der SAP-Archivobjekte SD_VBAK, RV_LIKP, SD_VBRK, SD_VTTK, LE_HU (ab Rel. 4.6C) und SD_VFKK (ab Rel. 5.0) statt, mit denen Sie das PBS archive add on CSD aufbauen können. Nach Auswahl eines Schalters (Verkauf, Versand, Rechnung, Transport, VsElement bis Rel. 4.7 bzw. SD_VBAK, RV_LIKP, SD_VBRK, SD_VTTK, LE_HU, SD_VFKK ab Rel. 5.0 s. Abb. 4) erscheinen alle entsprechenden SAP-Archivierungsläufe, die ab dem eingetragenen Datum (ab dem...) erstellt wurden. Wählen Sie nun diejenigen SAP- Archivierungsläufe (hier am Beispiel SD_VBAK) aus, die Sie in Ihr PBS- Archiv laden möchten. Das System überprüft, ob dieser Lauf nicht schon geladen wurde und gibt gegebenenfalls eine Fehlermeldung aus. automatisch Archive ab dem Wollen Sie alle SD-Belege ab einem gewissen Zeitpunkt archivieren, ohne eine Einzelselektion von SD-Archiven vorzunehmen, so wählen Sie bitte diesen Parameter. Befinden sich darunter SAP-Archive, die bei einem vorhergehenden Lauf bereits von Ihnen archiviert wurden, so werden diese nicht noch einmal in das PBS Archiv aufgenommen. Der Parameter "max. Anzahl phys. Dateien" bezeichnet die maximale Anzahl der SAP ADK-Dateien, die verarbeitet werden sollen. Diese Funktion dient zur Automatisierung der Ladeläufe und kann mit einer Selektionsvariante als Hintergrundjob eingeplant werden.

30 PBS archive add on CSD - Administration - 30 Alten Lauf löschen Haben Sie bereits mehrere Ladeläufe durchgeführt und wollen einen oder mehrere davon wieder löschen, so wird Ihnen bei der Wahl des Schalters Lauf eine Liste der bisherigen Ladeläufe eingeblendet. Jetzt können Sie gezielt Ladeläufe markieren und löschen. Die SAP SD-Archive, die gelöscht werden sollen, werden Ihnen danach angezeigt. Mit dieser Methode können also komplette SAP-Archivierungsläufe aus dem PBS archive add on entfernt werden. Alle Belege aus Zugang verarbeiten Folgenummernintervall verarbeiten: von 1 bis Im allgemeinen sollte der Schalter 'Alle Belege...' angekreuzt sein. Damit ist sichergestellt, dass alle Belege, die sich im SAP-Archivierungslauf befinden, auch in das PBS archive add on gelangen. Ist der Pagingbereich im Systemprofil für das Sortieren der Indizes ( z.b. Abbruch SYSTEM_NO_MORE_PAGING) zu niedrig eingestellt, kann es sinnvoll sein, nicht auf einmal die gesamten Belege zu verarbeiten, sondern mehrere Läufe mit einer beschränkten Anzahl von Belegen durchzuführen. In diesem Fall wählen Sie die zweite Option 'Folgenummernintervall...' und geben die zu verarbeitenden Belege in den zwei nachfolgenden Feldern an. Sollen z.b. pro Lauf Belege verarbeitet werden, so ist im ersten Lauf 1 bis , im zweiten Lauf bis anzugeben usw. Bevor man zu dieser Methode greift, sollte zuerst versucht werden, durch Erhöhen des Pagingbereichs den kompletten SAP-Archivierungslauf zu laden. Vorsicht: Die automatische Erkennung des Programms, ob ein ausgewähltes SAP-Archiv bereits verarbeitet ist, wird durch die Intervallabgrenzung ausgeschaltet. Auch wird eine Intervallüberlappung nicht geprüft. Belegdatumsuntergrenze bei Zugang prüfen Dieser Parameter ermöglicht es Ihnen, die Belege, die in das PBS archive add on übertragen werden sollen, zu filtern. Ist der Parameter angekreuzt, werden nur Belege aus dem SAP-Archivierungslauf übernommen, die neuer als die angegebene Untergrenze sind (Belegdatum Belegdatumsuntergrenze).

31 PBS archive add on CSD - Administration - 31 PBS Archivsystem mit Kopie SAP Beleg Durch Ankreuzen dieses Parameters werden beim Aufbau des PBS archive add on die gesamten Beleginformationen mit kopiert. Die SAP-Archivdateien sind dann nicht für die Lesezugriffe notwendig und können auch ausgelagert werden. PBS Archivsystem mit Referenz auf SAP-Archiv Durch Ankreuzen dieses Parameters wird beim Aufbau des archive add on eine Referenz auf die SAP-Archivdatei angelegt. Im PBS Verzeichnis befinden sich dann nur Indexinformationen, die gesamten Beleginformationen werden bei den Zugriffen aus den SAP-Archiven geholt. Daher müssen bei dieser Methode alle SAP- Archivierungsläufe aufbewahrt werden und können nicht z.b. auf Band ausgelagert werden. Diese Methode ist erst ab SAP Rel. 4.x möglich. Wichtig: Vor dem ersten Aufbau sollte zwischen den beiden Methoden gewählt werden, da eine Korrektur nur durch Neuaufbau möglich ist. Vor- und Nachteile der beiden Methoden Werden sowieso alle SAP-Archivierungsläufe online gehalten, z.b. in einem optischen Archivsystem, kann es sinnvoll sein, nur eine Referenz auf diese Archivdateien zu erstellen, weil der Beleg sonst doppelt abgespeichert würde, einmal in der SAP-Archivdatei und das zweite Mal im PBS archive add on. Plant man aber, die SAP-Archivierungsläufe später einmal auf Band auszulagern oder Teile des PBS- Archivs zu deaktivieren, so ist es auf jeden Fall besser, im PBS-System die Kopie zu halten. Da nicht protokolliert ist, welche SAP-Archivdateien referenziert sind, ist es nur über das Datum möglich zu entscheiden, welche Archivierungsdateien entfernt werden können. Zusammenfassend ist zu sagen, dass die Referenzierung nur sinnvoll ist, wenn alle SAP-Archivierungsläufe permanent vorgehalten werden. Wichtig: Ab dem Enterprise Release besteht diese Auswahlmöglichkeit nicht mehr. Das PBS archiv add on CSD wird nur noch mit Referenz auf das SAP Archiv aufgebaut.

32 PBS archive add on CSD - Administration - 32 Dieser Parameter gibt den Dateipfad für das PBS archive add on CSD an. Beachten Sie, dass der Pfadname nicht länger als 28 Stellen sein darf und mit einem Slash '/' für UNIX bzw. Backslash '\' für Windows NT enden muss. Der Pfad muss im System existieren, da er vom Ladeprogramm nicht explizit angelegt werden kann. Falls außer CSD noch weitere PBS archive add ons im Einsatz sind (etwa CFI, CMM oder CCO/CCA), sehen Sie bitte für jedes Archiv einen eigenen Pfad vor (s. auch Installationshandbuch). Unter Unix ist bei der Angabe des Pfadnamens darauf zu achten, dass der R/3-Administrator <SID>adm der Eigentümer des angegebenen Verzeichnisses ist und Lese- und Schreibrechte darauf besitzt. Das Aktivieren von Schreibrechten geschieht am Beispiel des Verzeichnisses /pbs/csd mit dem Befehl chmod 777 /pbs/csd. Logische Pfade Ab Mai 2003 ist es auch möglich, anstatt eines physischen einen logischen Pfadnamen anzugeben. Die Zuordnung logischer Pfad physischer Pfad wird dafür in der Transaktion FILE vorgenommen. Beachten Sie bitte, dass auch der logische Pfadname nicht länger als 28 Stellen sein darf.

33 PBS archive add on CSD - Administration Der erste PBS Ladelauf Wurden alle erforderlichen Angaben im Selektionsbild des Ladereports /PBS/CSD_LDR3 gemacht, kann das Selektionsbild als Selektionsvariante gespeichert und als Hintergrundprozess gestartet werden. Das PBS archive add on CSD muss pro Mandant aufgebaut werden. Ein Parallelbetrieb des Ladeprogramms ist nicht erlaubt und wird programmtechnisch unterbunden. Nach dem ersten Aufbau enthält der Archivpfad folgende Dateien und Verzeichnisse: sun46:e46adm 1% cd /pbs/csd_e46_df sun46:e46adm 3% ls -als Gesamt 12 2 drwxr-xr-x 4 e46adm sapsys 512 Sep 18 15:28. 6 drwxrwxrwx 107 root root 3072 Sep 5 17: drwxrwx--- 2 e46adm sapsys 512 Sep 11 10:42 BELEGE 2 drwxrwx--- 2 e46adm sapsys 512 Sep 11 10:42 BIB001 sun46:e46adm 4% cd BELEGE sun46:e46adm 5% ls -als Gesamt drwxrwx--- 2 e46adm sapsys 512 Sep 11 10:42. 2 drwxr-xr-x 4 e46adm sapsys 512 Sep 18 15: rw-rw e46adm sapsys 250 Sep 11 10:42 100AV_Lauf 6 -rw-rw e46adm sapsys 2614 Sep 11 10:42 100AV_Protokoll 2 -rw-rw e46adm sapsys 2 Sep 11 10:42 100AV_Restart 2 -rw-rw e46adm sapsys 50 Sep 11 10:42 100AV_Steuerung 2 -rw-rw e46adm sapsys 100 Sep 11 10:42 100AV_Summen 4 -rw-rw e46adm sapsys 1500 Sep 5 17:48 100C rw-rw e46adm sapsys 100 Sep 5 17:48 100C rw-rw e46adm sapsys 100 Sep 5 17:48 100C rw-rw e46adm sapsys 100 Sep 5 17:48 100C rw-rw e46adm sapsys 100 Sep 5 17:48 100C rw-rw e46adm sapsys 3900 Sep 11 10:42 100C rw-rw e46adm sapsys Sep 11 10:42 100T sun46:e46adm 6% cd.. sun46:e46adm 7% cd BIB001 sun46:e46adm 8% ls -als Gesamt 34 2 drwxrwx--- 2 e46adm sapsys 512 Sep 11 10:42. 2 drwxr-xr-x 4 e46adm sapsys 512 Sep 18 15: rw-rw e46adm sapsys 3528 Sep 11 10:42 100AV_ZZVFILE 2 -rw-rw e46adm sapsys 50 Sep 11 10:42 100BV_Steuerung 2 -rw-rw e46adm sapsys 100 Sep 11 10:42 100BV_Summen 4 -rw-rw e46adm sapsys 1100 Sep 11 10:42 100EA rw-rw e46adm sapsys 800 Sep 11 10:42 100KA AG rw-rw e46adm sapsys 3000 Sep 11 10:42 100MAL#40Y##########1 6 -rw-rw e46adm sapsys 2900 Sep 11 10:42 100NABBLA###########1 Abb. 16: Dateien des PBS archive add on CSD nach dem Erstaufbau. Das Ladeprogramm legt in dem Archivpfad zwei Unterverzeichnisse an. Im Verzeichnis BELEGE sind die kompletten SAP-Belege gespeichert (bei Referenz auf SAP-Archiv wird die Referenz gespeichert). Das Verzeichnis BIB001 enthält die Indizes zu den Belegen.

34 PBS archive add on CSD - Administration - 34 Nach erfolgreicher Durchführung gibt das Programm /PBS/CSD_LDR3 ein Protokoll, ähnlich der Abb. 17 aus. 12:03:07 Start-of-selection Datenbankabgrenzungen MANUELL X ABAR_MAN AUTOMAT ABAR_AUT LOESCH ARCHLIST SD_VBAK SD_VBAK A EQ I Reportabgrenzungen ANZ_VON 1 ANZ_BIS ALL_BEL X NUR_BEL XAR_BEL X XAR_KI X XAR_MI X XAR_NI X PATH /pbs/csdid4/ SCHNELL X R_ZUGANG X R_BESTAN ABDATUM XRESTART X Freie Abgrenzungen Dies ist Lauf Nummer :03:14 End-of-Selection 12:03:15 Ende Lesen R2-Band, Anfang Sort 12:03:15 Ende Sort 12:03:15 Anfang Merge 12:03:16 Ende Merge B E L E G S T A T I S T I K Zugang Beleg-Cluster 8 VBUK 30 VBAK 30 STXH 114 CDHDR 37 CDPOS 81 VBFA 353 NAST 59 VBKD 42 VBUP 112 VBAP 112 VBEP 219 KONV 448 VBPA 158 JSTO 112 JEST 112 JCDS 112 gesamt Beleg-Index-Cluster: 1 Text-Index-Cluster: 0 Kunden-Index-Cluster: 12 Material-Index-Cluster: 22 Bestell-Index-Cluster: 1

35 PBS archive add on CSD - Administration - 35 S E K U N D A E R - I N D E X S T A T I S T I K Geschr. Gelesen Geschr. Geraeumt Geschr. Zugang Bestand Bestand Bestand Gesamt Anzahl Belegindizes: Anzahl Textindizes: Anzahl Kundenindizes: Anzahl Materialindizes: Anzahl Bestellnummernindizes: Die folgenden SAP-Archive wurden verarbeitet: SD_VBAK :13:02 wurde verarbeitet in Lauf Abb. 17: Protokoll des Ladeprogramms /PBS/CSD_LDR Weitere Ladeläufe Wird das Ladeprogramm /PBS/CSD_LDR3 ein zweites Mal gestartet, um weitere Belege in das archive add on zu laden, so werden diese in dem Pfad /pbs/csde47100/belege/ an die bereits vorhandenen Belege angehängt. Die zu den hinzugefügten Belegen erstellten Indizes werden mit den bereits vorhandenen Indizes in /pbs/csde47100/bib001/ abgemischt und gemeinsam in das Verzeichnis /pbs/csde47100/bib002/ gestellt. Das Verzeichnis /pbs/csde47100/bib001/ wird daraufhin vom Ladeprogramm gelöscht. In jedem weiteren Ladelauf verändert sich der Ordnername für die Sekundärindizes (BIB002) um eins gegenüber dem letzen Ladelauf (BIB001). Nach dem Ladelauf wird eine Selektionsstatistik ausgegeben, die bereits aufgebaute Archive berücksichtigt.

36 PBS archive add on CSD - Administration Datensicherung Eine Datensicherung der angelegten Dateien wird nach jedem Aufbau des PBS archive add on empfohlen, ist aber grundsätzlich nicht erforderlich, da das Ladeprogramm restartfähig ist Bekannte Probleme beim Archivaufbau Bricht der Ladevorgang mit der Meldung ABAP Laufzeitfehler SYSTEM_NO_MORE_PAGING bzw. EXTRACT_NO_MORE_PAGING ab, so liegt der Grund in der nicht ausreichenden Größe des SAP-Pagingbereichs. Was ist zu tun? Mittels Transaktion SM04, Springen Memory, erhält man eine Übersicht über die Belegung des Roll- und Paging-Speichers durch die aktiven Benutzer und deren Transaktionen. Versuchen Sie dadurch zu klären, ob vielleicht gar nicht das aktuelle sondern ein anderes Programm sehr viel Speicher benötigt. Überprüfen Sie mit der Transaktion DB11 im aktuellen Instanzenprofil die beiden Parameter 'rdisp/roll_maxfs' und rdisp/pg_maxfs'. Die dort befindlichen Werte geben die aktuelle Blockgrößen für den Roll- bzw. Pagingbereich an (1 Block = 8 Kilobyte, 1 Kilobyte = 1024 Bytes). Vergleichen Sie auf der Systemseite die Größe der gemeinsamen Partition für den Roll- und Pagingbereich mit den Werten aus der Transaktion DB11. Erreichen die umgerechneten Werte nicht die Größe der Partition, so sind die Parameter rdisp/roll_maxfs und rdisp/pg_maxfs' auf den Wert der bereitgestellten Partition anzupassen. Starten Sie Ihr R/3-System durch und wiederholen Sie den letzen Ladelauf. Ergänzend verweisen wir auf den SAP-Hinweis Nr , der Ihnen weitere Information zum oben beschriebenen Fehler gibt.

37 PBS archive add on CSD - Administration Laden der Verwaltungstabelle /PBS/CSD_FILE Nach Aufbau des PBS archive add on mit dem Ladeprogramm (s. Kap ) muss das Archiv im SAP R/3 noch aktiviert werden. Mit dem Programm /PBS/CSD_FILE Transaktion /PBS/ZVA3 Index aktivieren stellen Sie eine Zuordnung zwischen dem Archivverzeichnis des PBS archive add on CSD und dem SAP R/3-System her. Erst danach können die Belege über die PBS-Anzeigetransaktionen und Zugriffsroutinen angezeigt werden. Das Laden der Verwaltungstabelle muss nicht nach jedem Ladelauf erfolgen, spätestens aber vor dem Zugriff auf die Belege des PBS-Archivs. Abb. 18: Report /PBS/CSD_FILE zum Laden der Verwaltungstabelle Der Pfadname gibt das verwendete Verzeichnis des PBS archive add on CSD an. Auch hier können Sie statt des physischen einen logischen Pfadnamen verwenden (s. Kap ). Der Parameter 'Testimport' liest die Verwaltungssätze ein, ohne sie jedoch in das SAP-R/3-System zu laden. Der Parameter 'nur verarbeitete Archive anzeigen' ermöglicht die Ausgabe einer Liste aller verarbeiteten SAP-Archivierungsläufe mit dem Ladeprogramm /PBS/CSD_LDR3. Mit dem Parameter 'nur Liste der verarbeiteten Sätze' wird eine Liste aller Verwaltungssätze des PBS archive add on angezeigt. Die Listenausgabe lässt sich hinsichtlich der Listzeilen 'Anzahl Listzeilen', der Saetzart 'Satzart (C, D, E, F, K, M,

38 PBS archive add on CSD - Administration - 38 N)' und des Schlüssels 'ab Schlüssel' abgrenzen. Verarbeitet werden immer alle Sätze. Wird schließlich die Option 'Echtlauf mit Datenbank Update' gewählt, so werden die Verwaltungssätze des erzeugten PBS archive add on im Filesystem in das SAP- R/3-System geladen Datenübernahme von Rel. 3.x nach 4.x Damit das unter SAP 3.x aufgebaute PBS archive add on CSD auch unter 4.x lesbar ist, muss unter 3.x das Programm ZZCVCREA installiert werden, das als Nachtransport angefordert werden kann. Durch Ausführen des Programms wird ein Coding im Editor generiert. Dieses Coding sollte mit dem Zeilenkommando ww..ww in die Zwischenablage übernommen werden. Im 4.x-System muss dieses Coding in das Programm /PBS/CSD_STRUCT31H mit dem Zeilenkommando w eingefügt werden. Vorher sollte der Inhalt von /PBS/CSD_STRUCT31H mit dd..dd gelöscht werden. Kurz: Das von ZZCVCREA unter 3.x erzeugte Coding ersetzt das Coding von /PBS/CSD_STRUCT31H unter 4.x.

39 PBS archive add on CSD - Administration Langzeitarchivierung 5.1. Allgemeines Damit das Verzeichnis, in dem sich die Daten des archive add on befinden, über die Jahre nicht zu sehr anwächst, ist es sinnvoll, in regelmäßigen Abständen ein neues Verzeichnis zu erstellen, in das die Archiv-Daten geladen werden (z. B. nach Kalenderjahren getrennt). Damit kann einerseits die Laufzeit des Ladelaufs reduziert werden, da die Zeit, die für das Abmischen der Indizes benötigt wird, von der Menge der schon vorhandenen Indizes abhängt. Zum anderen können Teile des Archivs auf anderen Medien wie z.b. auf Band gespeichert werden. Damit wird der permanent benötigte Plattenplatz reduziert. Sollten die Daten im SAP-System wieder benötigt werden, braucht man nur das Verzeichnis zurückzuladen, den Pfad in einer Steuertabelle dem System bekannt zu geben und eine Verwaltungstabelle zu aktualisieren. So sind in kürzester Zeit die ausgelagerten Informationen wieder online verfügbar. Sowohl die Transaktionen als auch die an das PBS archive add on angepassten Kundenprogramme berücksichtigen beide Datenquelle. Diese Funktion ist erst ab SAP Rel. 4.x realisiert Customizing Archivpfade definieren Zuerst müssen die Pfade definiert werden, in die der ausgelagerte Bestand gestellt werden soll bzw. in denen der bisherige Bestand steht. Die Pfaddefinition ist im CSD- Menü entweder unter dem Punkt 'Customizing' möglich oder direkt im Anforderungsbild des Aktivierungsprogramms für die Auslagerungen (Transaktion /PBS/ZVA6).

40 PBS archive add on CSD - Administration - 40 Die definierten Pfade sind immer einer Pfadnummer zugeordnet, die später beim Zurückladen angegeben werden muss. Zusätzlich kann durch ein 'X' in der Spalte 'aktiv' der Pfad aktiviert werden. Der Schalter entscheidet darüber, ob von den Leseroutinen ein Leseversuch auf diesen Pfad gemacht werden soll. Für nicht aktivierte Pfade kann in der Spalte 'Batch' darüber hinaus angegeben werden, ob Hintergrundverarbeitungen möglich sind. Außerdem ist es möglich, bestimmten Benutzergruppen den Zugriff auf nicht aktivierte Pfade zu gestatten (Spalte 'Usergroup') (Abb. 19). Abb. 19: Definition der Archivpfade

41 PBS archive add on CSD - Administration Zugriff auf ausgelagerte Daten Will man ausgelagerte Daten wieder online zur Verfügung haben, müssen sie, sofern sie auf andere Medien wie z. B. Band übertragen wurden, in ein Verzeichnis auf der Festplatte zurückgeladen werden. Der Name des Verzeichnisses spielt dabei keine Rolle. In einem zweiten Schritt ist die Verwaltungstabelle für dieses Verzeichnis über die Menüpunkte Archivverwaltung Langzeitarchiv bzw. Transaktion /PBS/ZVA6 zu füllen (Programmname /PBS/CSD_FILE_OT). Abb. 20: Aktivieren des Langzeitarchivs Mit dem oberen Druckknopf "Pflege" wird das ausgelagerte Verzeichnis in einer Steuertabelle einer Pfadnummer zugeordnet. Nach Drücken des unteren Knopfes "Auswahl" kann man aus der Tabelle einen oder mehrere Einträge auswählen, die man aktiv setzen will. Dabei sind nur die Pfade auswählbar, die in der Tabelle in der Spalte 'aktiv' ein 'X' haben. Die ausgewählten Einträge werden nach Starten des Programms abhängig von der Stellung des letzten Schalters im Rahmen ('ausgewählte Pfade aktivieren/deaktivieren') aktiviert oder deaktiviert. Aktivieren heißt, dass die benötigten Verwaltungseinträge aus dem Verzeichnis in eine Datenbanktabelle geladen werden. Wird 'deaktivieren' ausgewählt, werden die entsprechenden Einträge gelöscht. Nach Abschluss stehen diejenigen Verzeichnisse dem archive add on zur Verfügung, die in der Pfadtabelle den Status aktiv haben und deren Verwaltungsinformationen mit dem obigen Programm in die Datenbank geladen wurden. Der Erfolg kann mit dem Archivtool /PBS/CSD_SCAN unter manueller Vorgabe der Pfadnummer getestet werden.

42 PBS archive add on CSD - Administration Archiv-Utilities Mit dem PBS archive add on CSD werden die folgenden Utilities zur Verfügung gestellt Lesen des PBS-Archivs /PBS/CSD_SCAN Abb. 21: Selektionsbild des Reports /PBS/CSD_SCAN. Das Programm, das auch über die Transaktion /PBS/ZVA4 Archivtool aufgerufen werden kann, zeigt den Inhalt des PBS archive add on CSD in einer technischen Sicht an. Außerdem können damit der Status und weitere Informationen zum Archivaufbau angezeigt werden.

43 PBS archive add on CSD - Administration /PBS/CSD_TSRD Lesen von Belegen direkt aus dem PBS archive add on. Der Zugriff erfolgt über die Belegnummer oder die Sekundärindizes. Abb. 22: Selektionsmaske /PBS/CSD_TSRD Abb. 23: Ergebnis /PBS/CSD_TSRD

44 PBS archive add on CSD - Administration /PBS/CSD_BROWSER Mit dem CSD Browser Transaktion /PBS/CSD_BROWSER können ab Rel. 4.6C gezielt Tabelleneinträge zu archivierten Belegen über verschiedene Indizes gelesen und als ALV-Liste ausgegeben werden. Die Möglichkeiten der ALV-Liste können dann in gewohntem Umfang zur Auswertung der Tabelleneinträge genutzt werden. Abb. 24: Selektionsbild CSD Browser Wählen Sie zunächst die Belegart aus (Auftrag - Archivierungsobjekt SD_VBAK, Lieferung Archivierungsobjekt RV_LIKP, Faktura Archivierungsobjekt SD_VBRK, Transport Archivierungsobjekt SD_VTTK, Handling Units Archivierungsobjekt LE_HU), indem Sie auf den entsprechenden Button klicken. Geben Sie anschließend im Selektionsbild (Abb. 24) die auszuwertenden Tabellen ein. Im unteren Teil des Selektionsbildes wird der Index gewählt, mit dem auf das PBS archive add on CSD zugegriffen werden soll. Bitte beachten Sie auch hier, dass der

45 PBS archive add on CSD - Administration - 45 Zugriff jeweils nur über eine Indexart möglich ist; die Kombination zweier Schlüssel ist nicht vorgesehen. Geben Sie bitte im Feld Belegnummer (bzw. Kundennummer, Materialnummer, Datum, Bestellnummer) einzelne Belegnummern oder auch Belegintervalle ein. Dabei sollte bedacht werden, dass durch die Eingabe großer Intervalle sehr lange Laufzeiten entstehen können. Nach Ausführen der Selektion gelangt man auf das zweigeteilte Folgebild (Abb. 25): Im linken Teil des Dynpros werden die ausgewählten Tabellen angezeigt. Per Doppelklick auf den Tabellennamen bzw. durch Auswählen der entsprechenden Menüpunkte / Drucktasten werden die Archivdaten selektiert, die dann im rechten Teil des Dynpros zur Anzeige gelangen. Abb. 25: Anzeige der Selektion mit dem SAP List Viewer (ALV)

46 PBS archive add on CSD - Administration Beispielreports für den Archivzugriff Ergänzend zum Report /PBS/CSD_TSRD dienen als Beispiele für den Zugriff auf das PBS-Archiv über die verschiedenen Indizes folgende Reports: /PBS/CSD_TSRD_BI Archivzugriff über Belegnummer /PBS/CSD_TSRD_KI Archivzugriff über Kundennummer /PBS/CSD_TSRD_MI Archivzugriff über Materialnummer /PBS/CSD_TSRD_DI Archivzugriff über Datum Über das Menü der Beispielreports Transaktionscode /PBS/ZVT2 können die Programme direkt ausgeführt oder angezeigt werden. Darüber hinaus enthält die Transaktion /PBS/ZVT2 folgende Beispielprogramme für den Archivzugriff über den Funktionsbaustein /PBS/SELECT_INTO_TABLE: /PBS/CSD_TSIT_BI Archivzugriff mit /PBS/SELECT_INTO_TABLE über Belegindex /PBS/CSD_TSIT_KI Archivzugriff mit /PBS/SELECT_INTO_TABLE über Kundenindex /PBS/CSD_TSIT_MI Archivzugriff mit /PBS/SELECT_INTO_TABLE über Materialindex /PBS/CSD_TSIT_DI Archivzugriff mit /PBS/SELECT_INTO_TABLE über Datumsindex Exemplarisch werden die Reports /PBS/CSD_TSRD_BI und /PBS/CSD_TSIT_BI kurz erläutert:

47 PBS archive add on CSD - Administration - 47 Abb. 26: Selektionsmaske /PBS/CSD_TSRD_BI Nach Ausführen des Programms werden beginnend bei der angegebenen Belegnummer so viele im Archiv vorhandene Aufträge, Lieferscheine oder Fakturen gelesen, wie im Feld "Anzahl zu lesender Belege" angegeben (Abb. 26) und alle Tabelleneinträge zu den Belegen ausgegeben (Abb. 27). Abb. 27: Ergebnis /PBS/CSD_TSRD_BI

48 PBS archive add on CSD - Administration - 48 Der Funktionsbaustein /PBS/SELECT_INTO_TABLE liest ebenfalls Daten aus dem Archiv. Die Funktionalität des Bausteins wird mit dem Report /PBS/CSD_TSIT_BI veranschaulicht, indem die Import-Parameter mit Testdaten befüllt werden. Dabei ist zu beachten, dass das Belegnummerintervall immer eingegrenzt wird, da sonst ALLE im Archiv vorhandenen Belege gelesen und ausgegeben werden (Abb. 28). Die Belegdaten werden in einer technischen Sicht ausgegeben (Abb. 29). Abb. 28: Selektionsmaske /PBS/CSD_TSIT_BI

49 PBS archive add on CSD - Administration - 49 Abb. 29: Ergebnis /PBS/CSD_TSIT_BI Die Funktionsweise der Reports wird auch im Programmcode durch Kommentare erläutert.

50 PBS archive add on CSD - Administration SAP-Archivierungslauf lesen Der ABAP /PBS/CSD_TADK liest die original SAP-Archivierungsdateien, die mit den Archivierungsobjekten SD_VBAK, RV_LIKP, SD_VBRK, SD_VTTK und LE_HU (ab Rel. 4.6C) erzeugt wurden. Abb. 30: Selektionsmaske /PBS/CSD_TADK

51 PBS archive add on CSD - Administration - 51 Abb. 31: Ergebnis /PBS/CSD_TADK

52 PBS archive add on CSD - Administration Drucken von Belegen aus dem PBS archive add on CSD Um Vertriebsbelege auszudrucken, die sich im PBS archive add on CSD befinden, müssen in der Regel kundenindividuelle Modifikationen an den Druckprogrammen vorgenommen werden. In den Kapiteln 7.1 bis 7.3 werden die dafür notwendigen Schritte erläutert, Kap. 7.4 beschreibt die Möglichkeiten zum Testen von Druckprogrammen, während in Kap der Druckvorgang aus den Transaktionen des archive add on CSD veranschaulicht wird PBS-Druckprogramme Die PBS-Druckprogramme ermöglichen die Übergabe von Daten aus dem PBS archive add on CSD an ein SAPscript-Formular. Als Vorlage für die Druckprogramme dienten die SAP-Standarddruckprogramme, die um PBS-Archivzugriffe erweitert wurden. Die folgenden PBS-Druckprogramme werden ausgeliefert: SAP-Name (Standard) Bezeichnung des Druckprogramms PBS-Name 3.x PBS-Name 4.x RVADOR01 Verkaufsbelege ZZCVADOR /PBS/RVADOR01 RVADIN01 RLB_INOVICE Fakturen ZZCVADIN --- /PBS/RVADIN01 /PBS/RLB_INOVICE RVADDN01 Lieferscheine ZZCVADDN /PBS/RVADDN01

53 PBS archive add on CSD - Administration Kundeneigene Druckprogramme Wenn Ihre Druckprogramme auf Eigenentwicklung beruhen, müssen sie um PBS- Zugriffsroutinen erweitert werden, um Daten aus dem PBS archive add on lesen zu können. Customizing-Einstellungen bezüglich der Nachrichtensteuerung (z.b. die Zuordnung zwischen Druckprogramm und SAPscript-Formular) sind nicht nötig. Gehen Sie folgendermaßen vor : 1. Benennung des Druckprogramms Ermitteln Sie zunächst die Namen Ihrer Druckprogramme. Lassen Sie sich dazu mit der Transaktion SE16 die Tabelle TNAPR anzeigen. Diese Tabelle dient der Nachrichtensteuerung, indem eine Zuordnung zwischen Druckprogramm, SAPscript-Formular und Nachrichtenart hergestellt wird. Starten Sie die Transaktion SE16 und geben Sie als Tabelle TNAPR ein. Im darauffolgenden Selektionsbild des Data Browsers geben Sie als Wert für die Eingabefelder NACHA die Ziffer 1 ein und für KAPPL V1 (Verkauf), V2 (Versand) oder 'V3' (Fakturierung) ein. In der Trefferliste erhalten Sie nun in der Spalte PGNAM die Namen Ihrer Druckprogramme. Es empfiehlt sich, die so ermittelten Druckprogramme mit der PBS- Namensgebung zu kopieren: Wird z. B. Ihr aktuelles Druckprogramm für die Verkaufsbelege als ZVADOR01 bezeichnet, so kopieren Sie es als /PBS/ZVADOR01. Durch die PBS-Namensgebung wird automatisch die Zuordnung zwischen PBS-Druckprogramm und SAPscript-Formular des Originaldruckprogramms gewährleistet. Wollen Sie hingegen Ihre Archivdruckprogramme unabhängig von der PBS- Namensgebung bezeichnen, so muss der Name des Druckprogramms im Report /PBS/CSD_PROG für SAP-Release-Stände ab 4.x bzw. ZZCVPROG für Release 3.x vermerkt werden. Tragen Sie hier im Quellcode den Namen Ihres Druckprogramms für Datenbankbelege und den Namen des Druckprogramms für Archivbelege ein. Eine genaue Anleitung ist im Quellcode von /PBS/CSD_PROG bzw. ZZCVPROG als Kommentar hinterlegt. 2. Verwenden der PBS-Druckprogramme als Vorlage für den Archivzugriff Die PBS-Druckprogramme sind Kopien der SAP-Standarddruckprogramme mit spezifischen Modifikationen für den Archivzugriff. Diese Änderungen sind mit der Korrekturmarke PBSB bzw. PBSD" markiert und sollten von Ihnen in Ihre Druckprogramme übernommen werden. Hauptsächlich werden SAP- Funktionsbausteine durch PBS-Funktionsbausteine ersetzt.

54 PBS archive add on CSD - Administration Erweiterungen Ihres Druckprogramms für das PBS archive add on anpassen Arbeitet Ihr Druckprogramm abweichend vom SAP-Standarddruckprogramm mit von Ihnen zusätzlich eingebundenen Select-Befehlen zur Datenbeschaffung, so müssen diese Select-Befehle ebenfalls für den Zugriff auf das PBS archive add on CSD angepasst werden. Um die Anpassung für Sie komfortabler zu gestalten, entwickelte PBS ein eigenes Utility: das Conversion Tool. Dieses Tool sucht die Select-Befehle in einem ABAP-Programm und passt sie für die Archivzugriffe mittels PBS- Funktionsbausteinen an. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch zum Conversion Tool. Neben dem Conversion Tool finden Sie in den PBS Utilities auch das Archive access tutorial (Transaktion /PBS/UTIL_ACCESS_ARC), das eine Reihe von modulspezifischen Beispielreports für den Archivzugriff über die verschiedenen Indizes enthält. Die Beispielreports des CSD werden im Kapitel dieses Handbuchs näher erläutert. 4. Testen des erstellten Druckprogramms Mit dem PBS-Programm ZZCVTDRU für SAP Release 3.x bzw. /PBS/CSD_TDRU für SAP Release-Stände ab 4.x können Sie Ihre Druckprogramme testen. Im nachfolgenden Kapitel wird die Benutzung und Funktionalität von /PBS/CSD_TDRU beschrieben. Diese Beschreibung gilt auch analog für ZZCVTDRU.

55 PBS archive add on CSD - Administration Drucken von Individualtexten Ab Release 4.6C werden durch die Verwendung der Funktionsbausteine /PBS/CSD_OPEN_FORM, /PBS/CSD_WRITE_FORM etc. Individualtexte, die mit Hilfe von Includes auf dem Druckformular eingebunden sind, automatisch auch aus dem Archiv gelesen und ausgegeben. Wenn Sie ein niedereres Release im Einsatz haben, in dem diese Funktionsbausteine (Funktionsgruppe /PBS/CSD_STXC) nicht existieren, dann müssen Sie für das Drucken von Individualtexten aus dem PBS archive add on CSD das Programm LSTXCFTX ergänzen. LSTXCFTX stellt innerhalb des SAPscript Composer Unterroutinen für die Textbearbeitung bereit. Ergänzen Sie LSTXCFTX wie in dem als Muster mitgelieferten Programm /PBS/CSD_LSTXCFTX für SAP Release 4.x bzw. ZZCVCFTX für SAP Release 3.x. Die hinzuzufügenden Programmzeilen sind mit der Korrekturmarke PBSB gekennzeichnet. Diese Ergänzungen greifen einzig bei PBS-Programmen und Archivbelegen. Führt die oben aufgeführte Modifikation an dem Programm LSTXCFTX nicht zu einem zufriedenstellenden Ergebnis, so gehen Sie folgendermaßen vor : Lokalisieren Sie innerhalb Ihrer Druckprogramme den Funktionsbaustein-Aufruf READ_TEXT. Mit dem SAP-Funktionsbaustein READ_TEXT werden die erforderlichen Texte aus der Tabelle STXH und Tabelle STXL ausgelesen. Erfolgt nun ein Aufruf von READ_TEXT, bei dem keine Texte gemäß der übergebenen Schnittstellenparameter in der Datenbank (Tabelle STXH und STXL) gefunden werden, so wird mit einem RAISE-Statement und einer Exception (SY-SUBRC NE 0) der Funktionsbaustein verlassen. Dieser SY-SUBRC gilt dann als Flag, um die Texte im Archiv zu suchen. Die Modifikationen, die Sie nach Ihren Funktionsbaustein-Aufrufen READ_TEXT anfügen sollten, sind analog zu denen im Programm LSTXCFTX und entsprechend als Muster in den mitgelieferten Programm /PBS/CSD_LSTXCFTX für SAP Release 4.x bzw. ZZCVCFTX für SAP Release 3.x. Die hinzuzufügenden Programmzeilen sind mit der Korrekturmarke PBSB gekennzeichnet.

56 PBS archive add on CSD - Administration Druckprogramme testen Um Druckprogramme mit Zugriff auf das PBS archive add on CSD zu testen, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen können Sie die Druckprogramme über die PBS-Anzeigetransaktionen und deren Menüs starten, zum anderen über ein eigens entwickeltes Testprogramm mit dem Namen /PBS/CSD_TDRU (ZZCVTDRU für SAP Release 3.x). In diesem Kapitel wird auf das Testprogramm /PBS/CSD_TDRU eingegangen. Zum Ausführen des Testprogramms geben Sie im ABAP-Editor (Transaktion SE38) den Programmnamen /PBS/CSD_TDRU ein und drücken den Button Ausführen (F8). Es erscheint folgende Selektionsmaske : Abb. 32: Selektionsmaske /PBS/CSD_TDRU Geben Sie in das Eingabefeld 'Vertriebsbelegnummer' die Belegnummer des zu druckenden Vertriebsbelegs (entweder Auftrag oder Lieferschein oder Faktura) ein. Wenn Sie anschließend den Button 'NAST' drücken, werden aus dem Beleg die vorhandenen Nachrichtensätze aus der Tabelle NAST ermittelt und in einem Popup zur Auswahl vorgeschlagen. Durch Auswahl einer Nachricht werden die zum Druck benötigten Felder 'Nachricht/Sprache' und 'Partnerrolle' gefüllt. Hat ein Beleg keine NAST-Sätze, so drücken Sie den Button Vorschlag. Dadurch wird aus Ihrem SAP- System die Nachrichtenart und Sprache sowie die Partnerrolle bezüglich des Belegs ermittelt und die entsprechenden Eingabefelder werden ebenfalls gefüllt. Mit dem Eingabefeld 'Drucker(X)/Bildschirm' können Sie die Ausgabe des Drucks auf einen Drucker steuern, indem Sie die Checkbox ankreuzen und im benachbarten Eingabefeld den Namen des Druckers eingeben. Wenn Sie diese Felder leer belassen, so wird eine Bildschirmausgabe des Drucks vorgenommen. Mit den Radiobuttons /PBS/ (auch Archiv), Original und manuell treffen Sie eine Auswahl bezüglich des Druckprogramms. Der Button /PBS/ (auch Archiv) stößt das PBS-Druckprogramm an, der Button Original Ihr aktuelles Druckprogramm für Datenbankbelege, und mit

57 PBS archive add on CSD - Administration - 57 dem Button manuell können Sie ein beliebiges Druckprogramm auswählen. Im ersten Eingabefeld hinter dem Button manuell geben Sie die Einstiegsroutine des im zweiten Eingabefelds eingetragenen Druckprogramms an.

58 PBS archive add on CSD - Administration Drucken mit den Transaktionen des PBS archive add on CSD Prinzipiell ist die Druckfunktionalität im PBS archive add on CSD so konzipiert, dass es möglich ist, Belege auch dann aus dem Archiv nachzudrucken, wenn sie keine NAST-Sätze, also keine Einträge in der Nachrichtenstatus-Tabelle NAST, haben. Beim Drucken eines Einzelbeleges aus der Transaktion heraus erscheint deshalb immer ein Popup, in dem der Benutzer gefragt wird, ob er die Nachrichtenfelder zum Drucken des Beleges manuell eingeben möchte (Abb. 33). Wenn er das tut, wird ein "virtueller" NAST-Satz angelegt, und der Beleg kann gedruckt werden, auch wenn er keine Nachrichten enthält. Darüber hinaus ist es ebenso möglich, Nachrichten mit anderer Nachrichtenart und ab Rel. 4.6 auch Partnerrolle oder Sprache zu drucken, als im Beleg vorhanden sind. In den folgenden Abbildungen werden exemplarisch die verschiedenen Möglichkeiten anhand der Transaktion /PBS/VF03 erläutert (Abb. 33-Abb. 36). Die Transaktionen /PBS/VA03 und /PBS/VL03N arbeiten analog. Abb. 33: Ausgeben einer archivierten Faktura mit der Transaktion /PBS/VF03

59 PBS archive add on CSD - Administration - 59 Abb. 34: Popup in Abb. 33 wurde mit 'Nein' bestätigt Anzeige der im Beleg tatsächlich vorhandenen NAST-Sätze Abb. 35: Popup in Abb. 33 wurde mit 'Ja' bestätigt Eingabe der gewünschten Nachrichtenart, Partnerrolle und Sprache für den Druck Abb. 36: Der markierte Satz wurde 'virtuell' angelegt und kann nun gedruckt werden

60 PBS archive add on CSD - Administration - 60 In den Transaktionen /PBS/VF31 (Nachrichten aus Fakturen) und /PBS/VL71 (Nachrichten aus Lieferungen) wurde versucht, diese Funktionalität nachzubilden. Für die Bedienung der Transaktionen bedeutet das folgendes: Wenn Sie Archiv-Belege selektieren möchten, die genau den in dem Block 'Nachrichtendaten' eingegebenen Bedingungen entsprechen, dann setzen Sie bitte ein Häkchen in dem Feld 'Nachrichtenstatus berücksichtigen' (Abb. 37). Es werden dann nur diejenigen Belege aus dem Archiv selektiert, die den Selektionsbedingungen entsprechende NAST-Sätze haben. Diese Funktionalität ist analog zur Antwort 'Nein' im oben genannten Popup 'Manuelle Eingabe der Nachrichtenfelder zum Drucken des archivierten Belegs?' (Abb. 33). Wollen Sie analog zur Antwort 'Ja' in den Transaktionen /PBS/VF31 und /PBS/VL71 die Nachrichtenfelder zum Drucken manuell eingeben, so entfernen Sie bitte das Häkchen im Feld 'Nachrichtenstatus berücksichtigen'. Es wird die Nachrichtenart gedruckt, die im Feld 'Nachrichtenart' eingetragen ist, Partnerrolle und Sprache können Sie in den gleichnamigen Selektionsfeldern vorgeben. Bleiben diese Felder leer, so wird standardmäßig mit der Partnerrolle RG (Regulierer, /PBS/VF31) bzw. WE (Warenempfänger, /PBS/VL71) in der Anmeldesprache gedruckt. Abb. 37: Ausschnitt aus dem Selektionsbild der Transaktion /PBS/VF31 bzw. /PBS/VL71 zur Drucksteuerung archivierter Belege Zu beachten ist, dass für die verschiedenen Nachrichtenarten auch die entsprechenden (angepassten, s.o. Kap. 7.2) Verarbeitungsprogramme vorhanden sein müssen.

61 PBS archive add on CSD - Administration Datenexport 8.1. Allgemeines Steuerliche Anforderungen machen es notwendig, dass SAP-Daten auf externen Datenträgern den jeweiligen Fiskalbehörden zur Verfügung gestellt werden. Nicht nur in Deutschland (Erweiterung der GDPdU), sondern auch im nordamerikanischen Raum ist diese Forderung existent. Ab SAP Release 4.6c wird deshalb auch im archive add on CSD Bereich SD eine Datenexportfunktionalität angeboten, die sowohl Datenbank- als auch Archivbelege umfasst. Im Unterschied zu DART und dem Data Export Interface (siehe PBS archive add on CFI) werden die Vertriebsbelege direkt exportiert und nicht über den Umweg der Finanzbuchhaltungsbelege selektiert. Es existieren 3 Programme zur Extraktion von Verkaufsbelegen (entspricht Archivierungsobjekt SD_VBAK), Lieferbelegen (RV_LIKP) und Fakturabelegen (SD_VBRK). /PBS/CSD_LIS_ITEM_VBAK SD_VBAK Lieferbelege /PBS/CSD_LIS_ITEM_LIKP RV_LIKP Verkaufsbelege Fakturabelege /PBS/CSD_LIS_ITEM_VBRK SD_VBRK Die Programme selektieren die Daten aus der SAP-Datenbank und dem PBS-Archiv und geben sie wahlweise auf dem Bildschirm oder in einer sequentiellen Datei im Unix/Windows NT-Umfeld aus. Welche Felder exportiert werden sollen, kann über den ABAP-Listviewer (SAP-ALV) definiert werden. Die erzeugte Datei kann nach dem Transfer in die PC-Umgebung mit einem PC-Analyseprogramm weiterverarbeitet werden. Als Datenformat wurde das gängige SAP-Standardformat AIS (Audit Information System) gewählt. Der Datenfluss ist in Abb. 38 zu sehen.

62 PBS archive add on CSD - Administration - 62 P B S A r c h iv d a t e n R /3 - D a te n b a n k P B S -In d e x l E x tr a k tr e p o r ts F r e ie F e ld a u s w a h l v ia S A P -A L V D a te n im S A P -A IS F o r m a t s e q u e n tie lle D a te i T r a n s f e r z u m P C im T e x tf o r m a t P C A n a l y s e t o o l ( B s p. W in Id e a ) Abb. 38: Konzept zum Export von Daten Die Extraktprogramme können entweder direkt aus der Transaktion SE38 unter Eingabe des Programmnamens gestartet oder aus dem CSD-Menü aus dem Unterordner Datenexport ausgewählt werden. Abb. 39: Menübaum für Datenexport

63 PBS archive add on CSD - Administration - 63 Der Extrakt wird im SAP-AIS-Format geschrieben, dessen Struktur aus der folgenden Tabelle ersichtlich ist. Datenzeile Nr. Ausprägung Kopfzeile 1 Feldname 2 Beschreibung 3 Feldbezeichnung 4 Datentyp (C,N,P,I,D,T,F) C = Text, N = Numerischer Text links aufgefüllt mit Nullen, P = Gepackt (Anzahl Ziffern = Feldlänge * 2-1) Dies ist der SAP interne Typ. In den Datensätzen wird das Format [-]Ziffern[,.Ziffern] verwendet. Beispiel: Typ P Länge 7 Dezimalstellen 2 führt zu der Ausgabe , I = Ganze Zahl, D = Datum mit Format DD.MM.YYYY, T = Uhrzeit mit Format HH:MM:SS, F = Fließkommazahl. 5 Feldlänge 6 Anzahl Dezimalstellen 7 Währungs- bzw. Mengenkennzeichen (F,W,M,E) Nach einem Währungsbetragsfeld steht immer ein Währungseinheitsfeld. Nach einem Mengenfeld steht immer ein Mengeneinheitsfeld F = Währungsbetrag, W = Währungseinheit, M = Menge, E = Mengeneinheit 8 Spezielle Feldtypen (R,C,P,M) R = Rang (Statistik), C = Zähler (Statistik), P = Prozent (Statistik), M = Mittelwert (Statistik) Datenzeile 9 Datensätze Generell: Das Feldtrennzeichen ist ein TAB (Hexcode x'09'). Das Schnittstellenformat ist von der SAP SE mit folgenden Anbietern von Revisionssoftware für externe und interne Revisoren abgesprochen: A C L Services Ltd., Vancouver BC, Canada AUDICON GmbH, Stuttgart (I D E A ) Mit dem Export verlassen die Daten den SAP-Bereich. Das SAP- Berechtigungskonzept wirkt nicht mehr - im File-System des Zielrechners (c:\...)

64 PBS archive add on CSD - Administration im File-System des Applikationsservers (d:\usr\sap\...) Schützen Sie die Daten vor unberechtigten Zugriffen! 8.2. Extraktionsreports Die Oberfläche der Extraktionsreports ist in 3 Bereiche unterteilt. Der 1. Bereich dient zur Eingrenzung der zu exportierenden Daten. Im 2. Bereich wird die Aufbereitung der Listen festgelegt, während im 3. Bereich das Ziel des Exports bestimmt wird Selektionsbereich Zuerst muss mit Hilfe des Schalters in der 1. Spalte entschieden werden, mit welchem Index auf die Daten zugegriffen wird. Auswählbar sind die Indexfelder Belegnummer, Kundennummer oder Materialnummer. Zum ausgewählten Index muss auf jeden Fall eine Abgrenzung eingegeben werden. Die weiteren Abgrenzungen sind optional. Im Beispiel in Abb. 40 werden alle Aufträge zum Auftraggeber 4711 aus dem Monat August 2005 exportiert. Abb. 40: Datenselektion zum Export von Auftragsbelegen

65 PBS archive add on CSD - Administration Listaufbereitung Ein Listenlayout beinhaltet alle Felder, die aus der selektierten Datenmenge anzuzeigen sind. Die Liste kann über den SAP-ALV (ABAP-List-Viewer) innerhalb eines Exportprogramms definiert und unter einem eigenen Namen abgelegt werden. Pro Exportprogramm sind mehrere Listvarianten möglich, damit den unterschiedlichen Anforderungen Rechnung getragen werden kann. Im PBS-Standard werden bereits Listvarianten ausgeliefert, die bei Bedarf genutzt, erweitert oder als Vorlage für andere Varianten verwendet werden können. Die generelle Funktionsweise des SAP- ALV ist der Standarddokumentation zu entnehmen. Abb. 41: Festlegung des Listlayouts Im Bereich Layout Liste kann der Anwender zwischen 3 verschiedenen grundsätzlichen Gestaltungsmöglichkeiten der Liste wählen (siehe Abb. 41). Die erste Option Belegausgabe erzeugt eine Liste, in der getrennte Kopfund Positionszeilen erscheinen. Diese Liste ist nur zur Anzeige geeignet und kann nicht in eine Datei exportiert werden. Mittels der zweiten Option lassen sich Einzelpostenlisten erzeugen, die in einem einheitlichen Satzbett Felder aus Kopf und Positionen aufnehmen können (d. h. bei Aufträgen Tabellenfelder aus VBAK und VBAP, bei Lieferscheinen aus LIKP und LIPS und bei Fakturen aus VBRK und VBRP). Diese Listen können sowohl am Bildschirm angezeigt als auch exportiert werden. Die dritte Option bietet die allgemeinsten Gestaltungsmöglichkeiten, da sich in dieser Listart Felder aus einer Vielzahl von Tabellen auswählen lassen. Zur Zusammenstellung der Tabellen ist bei dieser Option die Taste Definiere Variante zu drücken. Das weitere Vorgehen beschreibt das nächste Kapitel Um die Feldzusammensetzung der Listen zu ändern und diese als Listvariante abzuspeichern, ist zunächst der Report im Dialog mit der Option 'Anzeige/Drucken' (siehe Kapitel 8.2.4) auszuführen. Dabei sollte der zu selektierende Datenbestand klein gehalten werden. Dann kann über die Funktionstasten Einstellungen Layout ändern der Umfang der Liste definiert werden. Über Einstellungen Layout sichern kann die Listvariante dann gespeichert werden. Wird die Liste in einem Testsystem angelegt und soll dann in die Produktivumgebung übernommen werden, ist

66 PBS archive add on CSD - Administration - 66 das Layout über Einstellungen Layout Verwaltung der Layouts Layout Transportieren in einen Transportauftrag zu übernehmen. Generell ist die Breite einer Liste, d. h. die Anzahl der Spalten, beschränkt. Es können daher nicht alle Felder auf einmal in einer Listedefinition selektiert werden. Eine Feldauswahl ist also unerlässlich Freie Gestaltung des Listlayouts Zur Oberfläche für die freie Gestaltung des Listlayouts gelangt man über den Druckknopf Definiere Variante. In der linken Hälfte befindet sich eine Baumstruktur (siehe Abb. 42), die alle auswählbaren Tabellen für das gegebene Objekt (Kundenauftrag, Lieferschein etc.) enthält. Abb. 42: Hierarchische Struktur zur Auswahl der zu exportierenden Tabellen Mit dem ersten Knopf in der Leiste ( Exportieren ) können nun die gewünschten Tabellen selektiert werden. Die ausgewählten Tabellen erscheinen daraufhin in der rechten Hälfte des Bildschirms im Bereich Tabellen für Extrakt (siehe Abb. 43). Abb. 43: Liste der ausgewählten Tabellen

67 PBS archive add on CSD - Administration - 67 Tabellenkombinationen aus derselben Ebene sind nicht möglich, d. h. die Tabellen müssen in der Baumstruktur in einer Vater-Sohn-Beziehung stehen. Dies ist notwendig, damit alle Felder zu einer einzigen Zeile kombiniert werden können. Mit dem zweiten Knopf ( Zeile löschen ) können Tabellen aus der Zielliste wieder entfernt werden. Nachdem nun die beteiligten Tabellen feststehen, kann mit dem dritten Druckknopf der Leiste ( Anzeigevarianten ) die Feldauswahl getroffen werden. Die Oberfläche hierzu ist identisch mit der am Ende von Kapitel beschriebenen, die man erreicht, wenn man aus der Anzeigeliste nach Einstellungen Layout ändern geht Ausgabeoptionen Generell kann auf dem Selektionsbild entschieden werden, ob der selektierte Datenbestand als ALV-Liste angezeigt oder aber in das angegebene Exportverzeichnis übertragen wird. Wird von einem großen Selektionsvolumen ausgegangen, ist die Verarbeitung im Hintergrund anzustoßen. Beim Datenexport wird vor der Ausführung verprobt ob a) das angegebene Verzeichnis existiert. b) das angegebene Verzeichnis beschrieben werden kann. c) der angegebene Dateiname schon existiert. Ist dies der Fall, kann der Endanwender entscheiden ob die existierende Datei überschrieben werden soll oder ob er einen anderen Dateinamen vergibt. Am Ende jedes Exportvorgangs wird eine Exportstatistik ausgegeben. Abb. 44: Bestimmung des Ziels des Datenexports

68 PBS archive add on CSD - Administration Bonusabwicklung mit archivierten Fakturen Werden Fakturen archiviert, bevor deren Bonusabsprache endabgerechnet wird, so sind sie z.b. im Einzelnachweis nicht mehr anzeigbar bzw. können bei der Ermittlung von bonusrelevanten Daten nicht mehr berücksichtigt werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Problematik zu entschärfen: 1. Die bonusrelevanten Fakturen verbleiben trotz SAP-Archivierungslauf in der Datenbank. Hierzu müssen Sie die Anweisungen des OSS Hinweis befolgen. 2. Auf bonusrelevante Fakturen, die sich bereits im CSD-Archiv befinden, wird für die Bonusabrechnung lesend zugegriffen. Hierzu wird die Data Dictionary Indextabelle VBOX für die archivierten Fakturen ergänzt und der SAP Funktionsbaustein SD_BONUS_INVOICE_READ modifiziert. Die Modifikationen in diesem Funktionsbaustein dienen einzig dem Archivzugriff.

69 PBS archive add on CSD - Administration Indexaufbau für bonusrelevante archivierte Fakturen Um für eine Bonusabsprache, für die das Beginndatum des Gültigkeitszeitraums in der Vergangenheit liegt, eine Auswertung oder eine Endabrechnung durchzuführen, existiert ein Index für die relevanten Fakturen in der Tabelle VBOX. Die Einträge dieser Tabelle werden u. a. bei einem SAP-Archivierungslauf (Objekt SD_VBRK) gelöscht, wenn Sie nicht die Anweisungen der OSS Hinweise und befolgt haben. Möchten Sie nun eine Bonusabsprache mittels der Transaktionen VBO2 und VBO3 bearbeiten und bonusrelevante Fakturen für diese Absprache befinden sich bereits im CSD-Archiv, so muss die Tabelle VBOX um neue Indexeinträge ergänzt werden. Hierzu dient der Report /PBS/WRITE_VBOX Bedienung des Reports /PBS/WRITE_VBOX Nach Starten des Reports /PBS/WRITE_VBOX erhalten Sie den untenstehenden Selektionsbildschirm (Abb. 45). In die Eingabefelder für die Fakturanummer geben Sie bitte den in Ihrem System hinterlegte Nummernkreisintervall für die relevanten Fakturen ein. Sie können ihn mit der Transaktion OMAE (Objekt RV_BELEG) ermitteln. Zusätzlich geben Sie bitte den Zeitraum für die Fakturen gemäß der Bonusabsprachen wie im untenstehenden Bild an. Abb. 45: Selektionsbild des Reports /PBS/WRITE_VBOX Nach Beenden von /PBS/WRITE_VBOX befinden sich Indizes von archivierten Fakturen in der Tabelle VBOX.