DIE ONBASE-CLOUD / ERFAHRUNG ZÄHLT

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1 DIE ONBASE-CLOUD

2 DIE ONBASE-CLOUD / ERFAHRUNG ZÄHLT Die OnBase-Cloud von Hyland Wenn es um Cloud-Bereitstellungen geht, zählt die Erfahrung. Erfahrung bedeutet mehr Funktionalität, Top-Kundenservice und Sicherheit sowie eine umfassende Kundencommunity für Anregungen und Erfahrungsaustausch. Die OnBase-Cloud bringt diese Erfahrung mit sich. Als Anbieter der ersten kommerziellen Onlinelösung für ECM (Enterprise-Content-Management), die bereits vor mehr als 10 Jahren bereitgestellt wurde, bringt Hyland, der Entwickler von OnBase, noch immer bahnbrechende Cloud-Lösungen auf den Markt. Die OnBase-Cloud verwendet genau die gleiche ECM-Software, die auch bei vor Ort installierten OnBase-Bereitstellungen zum Einsatz kommt eine Lösung, die bereits in mehr als Organisationen weltweit erfolgreich implementiert wurde. Wir bieten diese Lösung über unsere erstklassigen Hosting-Umgebungen an, die an verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt verteilt sind. Kunden Jahre Die OnBase-Cloud sorgt für eine umfassende technische Infrastruktur und bietet eine reichhaltige Softwareplattform, mit deren Hilfe Organisationen die Funktionalität von OnBase nutzen können, ohne vor Ort Hardware und Software erwerben und verwalten zu müssen. Mehr als 11 Jahre Erfahrung Mehr als Dokumente Mehr als 300 TB gespeicherte Inhalte Mehr als 1,5 Mrd. gespeicherte Seiten 2 OnBase Cloud Services

3 DIE ONBASE-CLOUD BIETET: Funktionalität Vollständiges ECM in der Cloud Strenge Einhaltung der ISO und SOC 2-Normen und der Safe- Harbor-Grundsätze Physische und Netzwerksicherheit durch mehrere Netzwerkschichten, die durch separate Firewalls voneinander getrennt sind Maximale Upload- und Download- Geschwindigkeiten durch Bandbreite nach Bedarf Sicherungsmanagement mit drei Sicherungskopien, die auf mehrere physische Standorte verteilt sind Disaster-Recovery-Prozesse und Bereitstellungsgarantien Software-Leistungsoptimierung einschließlich Anwendungs- und Webserver mit Lastenausgleich Kauf, Wartung und Lizenzierung von Betriebssystemumgebungen Lösungsverfügbarkeit, Optimierung und Sicherheit zur Unterstützung der OnBase-Anwendung Kauf, Wartung und Lizenzierung der erforderlichen Datenbank- Software zur Unterstützung der OnBase-Anwendung Zentrales Servermanagement und Upgrades Erfassung Prozess FUNKTIONALITÄT Bei der Bereitstellung einer cloud-basierten ECM-Lösung darf die Funktionalität nicht zu kurz kommen. Viele cloud-basierte ECM-Lösungen bieten weniger Funktionalität als ihre vor Ort installierten Umgebungen. Andere Lösungen wiederum sind nicht flexibel und ausgereift genug, um als ECM-Suite mit umfassender Funktionalität eingesetzt zu werden. Mit der OnBase-Cloud hingegen stehen den Benutzern vollständige Funktionen zum Erfassen, Verarbeiten, Integrieren, Analysieren, Zugreifen und Speichern zur Verfügung. Dank der nahtlosen Einbindung fällt vielen Benutzern nicht einmal auf, dass sie mit Systemen und Daten in der Cloud arbeiten. Zugriff Integration BEREITSTELLUNGSOPTIONEN Seit dem Jahr 2000 bietet Hyland seinen Kunden die Möglichkeit, die OnBase- Cloud entweder als gehostete oder Abonnement-Bereitstellung einzusetzen. Gehostet Mit der gehosteten Bereitstellung von Hyland ist die Software weiterhin Ihr Eigentum. Sie ist lediglich nicht in Ihrer Infrastruktur installiert. Statt dessen hostet Hyland die Lösung auf dedizierten OnBase-Cloud-Servern, die dort von einem erfahrenen ECM-Expertenteam verwaltet werden. Die OnBase-Cloud- Lösung steht zur Verfügung, wann und wo sie gebraucht wird. Außerdem enthalten unsere marktführenden SLAs unmissverständliche und präzise Details zu verfügbaren Abhilfemaßnahmen, falls es zu einer Beeinträchtigung der Verfügbarkeit kommen sollte. Abonnement Bei einer Abonnement-Bereitstellung wählt der Kunde selbst die gewünschten Merkmale und Funktionen. Die Experten von Hyland erstellen dann eine entsprechende Lösung und stellen diese über die Cloud bereit. Analyse Speicherung Sowohl gehostete als auch Abonnement-Bereitstellungen werden von einer äußerst leistungsstarken Server- und Netzwerkinfrastruktur unterstützt. Dank dieser Optionen, der Wartung der Infrastruktur und der Bereitstellung und Aktualisierung durch OnBase-Experten können Sie Ihre eigenen IT- Mitarbeiter für strategische Aufgaben einsetzen. Außerdem können Sie Ihre OnBase-Cloud-Lösung ganz nach Bedarf anpassen und erweitern. OnBase Cloud Services 3

4 INFRASTRUKTUR DES DATENZENTRUMS Weltweite Datenzentren Hyland bietet alle Details dazu, wo Ihre primären, sekundären und Sicherungsdaten und -systeme gespeichert und betrieben werden. Zudem stehen Ihnen stets genaue Informationen über den Speicherort Ihrer Daten zur Verfügung. Als Kunde wird Ihnen ein bestimmter primärer Standort in einem der weltweiten Datenzentren von Hyland zugewiesen, in der Regel in dem Datenzentrum, das Ihnen physisch am nächsten gelegen ist (dies kann jedoch nach Wunsch geändert werden). Wir verfügen über Datenzentren an mehreren Standorten in den USA sowie in London, Amsterdam, Tokio und Sydney. Netzwerkinfrastruktur und Anbindung Die OnBase-Cloud sorgt über Dual- Access-Router, die mit mehreren Backbone-Knoten verbunden sind, für den Zugriff auf das globale IP- Backbone. Die Backend-Konnektivität und Netzwerkservice-Einrichtungen umfassen ATM- (Asynchronous Transfer Mode), Frame-Relay- und Leitungsvermittlungsverbindungen. Dank dieser Funktionalität ist ein Highspeed-Internetzugriff mit bedarfsgesteuerter WAN-Bandbreite im Rahmen der Serviceklassen möglich. So wird sichergestellt, dass Ihre Inhalte so schnell wie möglich auf das System hochgeladen und einsatzfähig sind. Private Managed Cloud mit mehreren Instanzen In der OnBase-Cloud-Umgebung wer den ECM-Lösungen mit hoher Ver fügbarkeit und hoher Leistung in der Cloud bereitgestellt. Jeder Kunde in der OnBase-Cloud erhält seine eigene Instanz der OnBase- Software der führenden ECM- Lösung von Hyland. Jede Lösung um fasst dedizierte Ressourcen und Bereiche für jeden Kunden und dessen Daten. Außerdem verwaltet Hyland alle wichtigen Wartungsaufgaben bezüglich der gesamten Infrastruktur, Hardware und Software für die gesamte Umgebung. So entsteht eine einmalige, sichere und robuste ECM-Lösung in der Cloud. OnBase Web Client OnBase Unity Client (ClickOnce) OnBase Mobile Client OnBase Outlook Client Datenbank Webserver Kunde 1 Kunde 2 Kunde N Datenbank Anwendungsserver Anwendungsserver Webserver Kunde 1 Kunde 2 Kunde N Speicherung Backup Speicherung Backup PRIMÄRER STANDORT SEKUNDÄRER STANDORT 4 OnBase-Produktbeschreibung Cloud Services

5 Absicherung der Umgebung Alle Datenzentren sind mit normgerechten Umgebungssystemen für Computerräume ausgestattet, u. a.: Klimaanlagen (Computer Room Air Conditioning CRAC) Umgebungsüberwachungssystem Branderkennungsanlagen Brandlöschanlagen Wassererkennungssystem Doppelboden Not-Aus-Schalter oder ähnliche Verfahren Mit diesen Maßnahmen wird sichergestellt, dass die Hardware-Infrastruktur, auf der Ihre OnBase-Cloud-Lösung ausgeführt wird, sich stets in einem optimalen Zustand befindet. Somit werden mögliche Ausfallzeiten wegen Gerätefehlern oder Umweltvorfällen minimiert. COMPLIANCE Die OnBase-Cloud bedient weltweit mehr als 600 Kunden. Viele dieser Kunden stützen sich auf diese Lösung, um eine Reihe von strengen behördlichen Auflagen zu erfüllen, z. B. HIPAA, GLBA, SOX, SEC 17a-4 und die EU-Richtlinie 95/46/EC. Der Erfolg der OnBase-Cloud beruht auf dem Vertrauen unserer Kunden. Die Kunden übertragen der OnBase-Cloud tagtäglich die Verarbeitung von wichtigen Geschäftsdaten und -prozessen. Die Zertifizierungen, mit denen die OnBase- Cloud-Lösung ausgezeichnet wurde, sowie die Audits, die in den entsprechenden Datenzentren und Prozessen durchgeführt werden, bestärken dieses Vertrauen zu Hyland. Die OnBase-Cloud erfüllt folgende Zertifizierungen und Audits: ISO ISO 27001, eine global anerkannte Norm zur Informationssicherheit, prüft die Informationssicherheitsrisiken einer Organisation unter Berücksichtigung von Bedrohungen, Schwach stellen und deren Aus wirkungen. Sie gilt als einheitliche, um fassende Zusammenstellung von Informationssicherheitskontrollen. Die OnBase-Cloud-Datenzentren erfüllen die Anforderungen der Norm ISO und dienen als Grundlage für die Sicherheitsrichtlinien von Hyland. ISO enthält zur Gewährleistung der Sicherheit zahlreiche physische Sicherheitsmechanismen. SOC 2 SOC-Normen zählen zu den neuesten, strengsten Normen in Bezug auf Sicherheitsmaßnahmen für Betriebsund Daten zentren. Beim SOC-Audit werden einheitliche Kriterien verwendet, die einen einfachen Vergleich zwischen Betriebs- oder Datenzentren ermöglichen. Sowohl Hyland als auch die OnBase- Cloud-Datenzentren erfüllen die Norm SSAE 16 (Statements on Standards for Attestation Engagements No. 16). Der Audit wird von einem global anerkannten, externen Anbieter durchgeführt, und der relevante Bericht steht Kunden auf Anfrage zur Verfügung. Safe Harbor Das Safe-Harbor-Abkommen der USA/EU wurde abgeschlossen, um amerikanischen Unternehmen ein Mittel zur Verifizierung der Einhaltung der EU-Richtlinie 95/46/EC in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten an die Hand zu geben. Dieses Regelsystem ist für amerikanische Organisationen vor gesehen, die in der EU erfasste personenbezogene Daten verarbeiten. Die Safe-Harbor-Grundsätze wur den entwickelt, um die Einhaltung der EU-Datenschutzrichtlinie zu bestätigen und den Datenschutz und die Integrität dieser Daten zu gewährleisten. Die OnBase-Cloud erfüllt die strengsten Anforderungen des Safe-Harbor-Datenschutzstandards für die EU und die Schweiz, also für Länder mit den höchsten Datenschutznormen der Welt. Alle OnBase-Cloud-Kunden profitieren von dieser globalen Position und dem extrem strengen Standard für Sicher heit, Daten schutz und Datenintegrität. OnBase-Produktbeschreibung Cloud Services 5

6 SICHERHEIT Physische und Netzwerksicherheit Alle OnBase-Cloud-Datenzentren werden durch Sicherheitspersonal und Kameras überwacht. Nur von Hyland autorisierte Mitarbeiter und Besucher sind befugt, die Räume zu betreten. Diese Personen erhalten über eine Multifaktor-Authentifizierung Zugang zu genau festgelegten Bereichen. Die Hardware ist physisch von anderen Hosting-Umgebungen im Datenzentrum getrennt. Die physische Sicherung erfolgt durch Unterbringung der Systeme in separaten Käfigen und absperrbaren Schränken. Der Zugriff auf die Hardware erfolgt per Multifaktor-Authentifizierung. Die Komponenten und Dienstleistungen der Netzwerkinfrastruktur wie Routing, Switching und Bandbreite werden rund um die Uhr überwacht. Zertifizierte Techniker stehen in Übereinstimmung mit der vom Kunden gewählten Serviceklasse zur Lösung von Problemen zur Verfügung. Das Netzwerk wird rund um die Uhr automatisch überwacht, um Angriffe zu verhindern. Transportsicherheit Jegliche Kommunikation zwischen OnBase-Clients und der OnBase- Cloud wird mit bis zu AES-256 Bit SSL v3 bzw. TLS 1.0 und SSH verschlüsselt. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Inhalte und Abläufe vor möglichen Störungen oder dem Abfangen geschützt sind. Stromversorgung Hyland stellt redundante unterbrechungsfreie Stromversorgungen (USV) mit mehreren Modulen zur Verfügung, die miteinander synchronisiert werden oder unabhängig arbeiten können. Jedes Datenzentrum verfügt zudem über mehrere redundante Notstromaggregate zur Bereitstellung einer alternativen Stromversorgung, falls es zu einem Stromausfall kommen sollte. Das USV-System leitet den Wechsel von Netzstrom auf das Notstromaggregat ein, damit die OnBase-Cloud-Server auch bei Stromausfällen weiter arbeiten können. Anwendungssicherheit OnBase-Cloud-Benutzer erhalten automatisch Zugriff auf neue Versionsupgrades, wenn diese zur Ver fügung stehen. Upgrades werden je doch nur mit Wissen des Kunden durchgeführt. Zudem können Kunden Testumgebungen beantragen, um neue Versionen (oder sonstige Aspekte der Lösung) vor dem Einsatz entsprechend zu prüfen. Auswahl der für Hyland Global Cloud Services tätigen Mitarbeiter Bei Hyland werden die Mitarbeiter, die mit der Verwaltung der OnBase- Cloud betraut sind, sorgfältig ausgewählt. Dabei wird eine Hintergrundüberprüfung durchgeführt und ein polizeiliches Führungszeugnis beantragt. Die Mitarbeiter werden detailgenau für ihre Aufgabe geschult und im Falle eines Ausscheidens aus dem Unternehmen umfassenden Prozessen unterworfen. 6 OnBase-Produktbeschreibung Cloud Services

7 IMPLEMENTIERUNG Die Implementierung von ECM in der Cloud ist zwar der Implementierung einer ECM-Lösung vor Ort sehr ähnlich, unterscheidet sich jedoch von einer traditionellen Cloud-Bereitstellung. Obwohl die Grundkomponenten der OnBase- Cloud ebenso schnell wie andere Cloud-Lösungen bereitgestellt werden können, muss für eine ECM-Lösung nicht nur eine detaillierte Befragung des Kunden stattfinden, sondern auch das System konfiguriert und verwaltet sowie die Endnutzer geschult werden. Außerdem müssen zur Bereitstellung Daten aus Legacy-Systemen importiert oder andere Anwendungen integriert werden. Die nachstehende Tabelle zeigt die Zuständigkeiten und deren Verteilung zwischen Kunden und Hyland, sowohl für Bereitstellungen vor Ort als auch für die beiden OnBase-Cloud-Bereitstellungsarten: gehostete und Abonnementlösungen. Vor Ort Gehostet Abonnement Softwarelizenzen und jährliche Wartungsgebühr Kunde Kunde -- Hostinggebühr -- Kunde Kunde Nutzungsgebühr -- Kunde Kunde Kauf, Wartung und Installation von Hardware Datenzentrumkosten und Backups Serversoftware und Installation Kunde Hyland Hyland Kunde Hyland Hyland Kunde Hyland Hyland OnBase-Konfiguration Hyland und Kunde Hyland und Kunde Hyland und Kunde IT-Mitarbeiter und Schulung OnBase-Mitarbeiter und Schulung Kunde Hyland Hyland Kunde Kunde Kunde OnBase-Produktbeschreibung Cloud Services 7

8 GESCHÄFTLICHE KONTINUITÄT Verfügbarkeit und Disaster-Recovery Dank der OnBase-Cloud-Serviceklassen können Sie genau festlegen, wie Ihr Service verwaltet und in Bezug auf Verfügbarkeit und Recovery-Zeit gemessen wird. PREISSTRUKTUR Silber Gold Platin Doppel- Platin Die Verfügbarkeit bestimmt die Online-Bereitstellung des Service (Zugang für Benutzer) in Prozent der Zeit. Ausfallzeiten haben eine negative Auswirkung auf jede Organisation. Diese sind allerdings je nach Art oder Organisation und den im System verwalteten Inhalten unterschiedlich. Die OnBase-Cloud wird in vier Serviceklassen angeboten: Silber, Gold, Platin und Doppel-Platin. Die Preisangaben für diese Serviceklassen umfassen auch die Hosting-Gebühr, was für eine klare und einfache monatliche Kostenstruktur sorgt. Die Garantien für Verfügbarkeitslevels beginnen bei 99 Prozent und steigen je nach Serviceklasse an. Hosting-Services müssen zuverlässig und stabil sein. Da jedoch bei jedem System ein Ausfallrisiko besteht, ist die Geschwindigkeit der Wiederherstellung und bestmögliche Recovery-Fähigkeit nach unerwarteten Fehlern ein wichtiger Aspekt der Cloud-Lösung. Die OnBase-Cloud stellt im Hinblick auf Geschäftskontinuität zwei wichtige Elemente zur Verfügung. Recovery Point Objective (Wiederherstellungszeitpunkt): Wenn das System ohne vorherige Warnung ausfällt, geht mit größter Wahrscheinlichkeit zwischen dem Ausfallzeitpunkt und der letzten Datensicherung eine bestimmte Datenmenge verloren. Die Recovery Point Objective (RPO bzw. Wiederherstellungszeitpunkt) ist die verstrichene Zeit, in der Daten nicht mehr wiederhergestellt werden können. Dieser Punkt wird von der vom Kunden gewählten Serviceklasse definiert. Recovery Time Objective (Wiederherstellungsdauer): Wenn ein System ausfällt, benötigen die relevanten technischen Teams nicht nur eine gewisse Zeit zum Neustarten der Systeme, sondern auch zum Identifizieren und Beheben von länger anhaltenden Problemen in der Infrastruktur bei der Software oder in anderen Bereichen. Die Recovery Time Objective (RTO bzw. Wiederherstellungsdauer) bestimmt die Zeit, die zur Wiederherstellung der OnBase-Cloud- Services benötigt wird. Diese wird von der vom Kunden gewählten Serviceklasse definiert. NÄCHSTE SCHRITTE Die Cloud ist die Zukunft der Unternehmensumgebung. Im Laufe der letzten 10 Jahre hat Hyland die Entwicklung und Integration von Cloud-, Mobil- und Social-Media-Technologien miterlebt. Die Anforderungen dieser Technologien werden von der OnBase-Cloud von Hyland optimal erfüllt. Konstante Neuerungen sorgen dafür, dass die OnBase-Cloud auch weiterhin Maßstäbe in Bezug auf Funktionalität, Sicherheit und Servicelevels für Online-ECM-Lösungen setzt. Mit mehr als 600 Kunden mit einer OnBase-Cloud-Bereitstellung ist Hyland bestens für die Verwaltung Ihrer ECM-Lösung in der Cloud ausgestattet. So sind Sie bereit für alles, was die Zukunft noch bringen mag. Weitere Informationen finden Sie unter OnBase.com/de-de/OnBaseCloud» 8 OnBase-Produktbeschreibung Cloud Services Hyland Software, Inc. Alle Rechte vorbehalten. v de

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