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1 cloud world präsentiert Ready, Steady, Go Cloud-Readiness für Ihr Unternehmen

2 Rom wurde nicht an einem Tag gebaut Der Druck, in die Cloud zu wechseln, greift um sich. Doch ob kleine oder große Unternehmen, der Schritt sollte gut überlegt sein. Nicht jede Anwendung lässt sich schnell und einfach in die Cloud integrieren und nicht jeder Prozess gewinnt durch die Virtualisierung. Vor allem aber der Druck, jetzt sofort und mit vollem Gusto überzusiedeln, sorgt dafür, dass viele Cloud-Projekte Hals über Kopf erfolgen und dann überraschenderweise nicht den erwarteten Erfolg bringen. Das muss nicht einmal bedeuten, dass das Unternehmen nicht bereit für die Cloud ist wie der Begriff Cloud Readiness oftmals suggeriert - sondern hängt meistens mit der Art und Weise zusammen, mit der die Adaption erfolgte und sehr viel wichtiger mit den Anwendungen, die durch Cloud-Lösungen ausgetauscht wurden. In diesem Leitfaden erfahren Sie nicht nur, ob Ihr Unternehmen bereit für die Cloud ist, sondern auch, wie Sie das erste Cloud-Projekt gut planen können. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen und viel Erfolg in der Cloud. Mit freundlichen Grüßen, Juliane Waack Juliane Waack Redakteurin cloud world 2

3 Inhalt Vorwort Wettbewerbsvorteile durch die Digitalisierung Ist Ihr Unternehmen bereit für die Cloud? Die Voraussetzungen im Unternehmen Welcher Arbeitsprozess kann in die Cloud? Testen, testen, testen Fazit Checkliste cloud world-info & Kontakt 16 3

4 1. Wettbewerbsvorteile durch die Digitalisierung Noch bevor Sie sich in Ihrem Unternehmen umsehen und überlegen, ob sich der Schritt in die Cloud lohnt, sollten Sie einen Blick nach draußen und über den Tellerrand werfen. Es gibt Industrie- und Unternehmensbereiche, in denen ein digitalisiertes Unternehmen erhebliche Wettbewerbsvorteile hat, sei es durch Automation, technische Optimierung oder Vorteile in Vernetzung und Kommunikation. Doch das ist nicht in allen Bereichen so. Handwerkliche Zweige, insbesondere in kleineren und mittelständischen Unternehmen, könnten zwar unter Umständen von webbasierten Prozessen profitieren, behaupten sich jedoch häufig auch ohne oftmals kostspielige Umstellungen gegenüber der Konkurrenz. Es muss sich also die Frage gestellt werden, ob der Markt die Digitalisierung notwendig macht, bevor man sich überlegt, welche Bereiche man überhaupt digitalisieren will. Dazu lohnt ein Blick auf die Konkurrenz und wie diese vorgeht nutzen sie schon webbasierte Programme, haben sie automatisierte Arbeitsprozesse, arbeiten sie mit externen Serverkapazitäten? Und vor allem: haben sie dadurch erhebliche Vorteile auf dem Markt? Scheuen Sie sich aber auch nicht, Innovator zu werden. Auch wenn in Ihrem Bereich kaum ein Unternehmen cloudbasierte Software verwendet, bedeutet das nicht, dass sich nicht immense Vorteile dadurch erlangen lassen. Aber diese sollten klar ausgearbeitet werden, denn wer sich blindlings in die Cloud stürzt, hat meistens eher das Nachsehen als den Fortschritt im Blick. 4

5 2. Ist Ihr Unternehmen bereit für die Cloud? Ja, wird jetzt jeder enthusiastische Chef sagen, doch bevor Sie im Galopp in die Wolke reiten, müssen Sie einen Blick auf ein paar Variablen werfen, die maßgeblich sind für den Eintritt in die Cloud: - die technischen Voraussetzungen - die Qualifikationen des Personals - die Notwendigkeit des Cloud-Eintritts Fangen wir mit dem letzten Punkt an, denn eigentlich sollte dies die erste Frage sein, die Sie sich stellen: Muss ich wirklich in die Cloud? Natürlich gibt es etliche Vorteile von cloudbasierten Produkten und auch der Nutzen von Server- und Speicherstärke kann herkömmliche Prozesse erheblich vereinfachen. Doch nicht jedes Unternehmen muss sich sofort mit allen Anwendungen vernetzten. Wer bereits seine eigenen Server hat und nicht das Gefühl hat, dass diese zu viel oder zu wenig ausgelastet sind, der braucht vielleicht gar keinen Cloud-Server, da dieser unter Umständen sogar kostspieliger sein könnte als der lokale Server. Wenn Sie sich denken, dass die Cloud wichtig für Ihr Unternehmen ist, weil jeder darüber redet und auch jeder sagt, dass man bald nicht mehr ohne sie auskommt, dann halten Sie kurz inne und überlegen Sie sich lieber das: Kann ich Geschäftsprozesse mit der Cloud optimieren? Kann ich mit der Cloud Geld sparen? Kann ich mit der Cloud mehr Kunden gewinnen? Kann ich mit der Cloud Geld machen? 5

6 Sie mag ja innovativer und flexibler sein, aber wenn Sie auf alle vier Fragen mit Nein geantwortet haben, dann nützt die güldenste Cloud nichts. Aber natürlich wenn wir ehrlich sind gibt es mindestens eine dieser Fragen, die mit Ja beantwortet werden könnte. Es muss halt nicht das ganze Unternehmen und alle Prozesse sein, die in die Cloud verfrachtet werden, es reicht das eine Programm oder der eine Workflow, der irgendwie schon seit Anfang an nicht so lief, wie man es sich gewünscht hat. Gibt es Prozesse, die aktuell noch manuell gemacht werden und eigentlich zeitsparender abgewickelt werden könnten? (Etwa die Zeiterfassung oder die Dokumentenverwaltung?) Würden Ihre Mitarbeiter gerne die bisherigen Software-Programme durch schnellere, einfachere oder vielfältigere Lösungen auswechseln? Gibt es Bereiche, die durch lokale Server oder ständig neue Software-Versionen zu teuer geworden sind? Erst, wenn Sie den Nutzen der Cloud für Ihr Unternehmen erfasst haben, können Sie eigentlich überlegen, ob Ihr Unternehmen bereit für die Cloud ist. 6

7 in regelmäßigen Abständen lange Downzeiten zu verzeichnen hat, sollte sich lieber nicht mit wichtigen Prozessen in die Cloud begeben sondern höchstens ein Backup erwägen, das ja nicht 24/7 gebraucht wird. Auch die bereits benutzte Hard- und Software sollte auf einem möglichst gegenwärtigen Stand sein. Cloud-Programme sind auch abhängig von der lokalen IT also den Geräten, den Betriebssystemen und Formaten, die man auch im Büro hat. Das lässt sich jedoch schnell herausfinden und nötigenfalls mit dem Cloud-Anbieter abgleichen, der einem sagen kann, ob man bereit ist oder nicht. Auch komplexe eigens programmierte Systeme könnten unter Umständen dafür sorgen, dass eine Cloud-Einbindung schwierig wird, da standardisierte Systeme sich leichter verknüpfen lassen. Doch die wohl wichtigste Voraussetzung ist die Unternehmensanwendung, die Sie als Pilotprojekt für die Cloud auswählen. Bevor wir uns jedoch damit beschäftigen, möchte ich noch einmal auf das meiner Meinung nach grundlegende Stichwort eingehen, das ich gerade genannt habe: Pilotprojekt. Pilotprojekte Sind Sie schon einmal einen Marathon gelaufen? Wenn Sie dafür geübt haben, werden Sie sicher auch nicht beim ersten Training die ganzen 40 Kilometer gelaufen sein, denn wenn Sie das quasi untrainiert versucht hätten, wären Sie spätestens auf halber Strecke zusammengebrochen und hätten die Wochen darauf den schlimmsten Muskelkater Ihres Lebens gehabt. Nein, natürlich startet man mit kleinen Schritten (wortwörtlich) und läuft machbare Strecken, die man mit steigender Kondition langsam erhöht, bis man die Zielstrecke bequem laufen kann. 7

8 Ähnlich geht es mit der Übersiedlung zur Cloud und das nicht nur, damit Ihr System und Unternehmen nicht vor lauter Erschöpfung zusammenbricht. Wer mit einem Pilotprojekt beginnt, der kann kontrolliert testen, wie die eigene Infrastruktur, die Mitarbeiter und die Arbeitsprozesse beinträchtig werden, wenn man bestimmte Bereiche in die Cloud verlagert. Dabei wird ein möglichst unwichtiges Programm testweise in die Cloud verlagert (natürlich nur dann, wenn es dadurch auch Mehrwerte erlangen kann) und dient Ihnen dazu, Risikofaktoren zu kontrollieren: Ist das System kompatibel? Werden Arbeitsprozesse durch die Umlagerung aufgehalten? Gibt es Verknüpfungsprobleme, die beispielsweise das Senden/ Empfangen von Daten verhindern? Werden Workflows aufgehalten, weil die entsprechenden Daten nicht mehr am alten Ort gelagert werden? Haben Mitarbeiter Probleme mit der Bedienung? Gibt es Netzwerküberlastung? All das wollen Sie sicher nicht erleben, wenn Sie Ihre gesamten Unternehmensprozesse in die Cloud verlagern, oder? Zudem sind Pilotprojekte ein guter Weg, um im kleinen Rahmen externe Dienstleister zu engagieren, die die Grundlagen des Cloud-Umzugs organisieren und Ihnen dabei die nötigen theoretischen und praktischen Schritte beibringen können. 8

9 Quellen * Interview mit conwert Immobilien in der Computerwelt ** Loebbecke, Tjomas, Ulrich Assessing Cloud Readiness: Introducing the Magic Matrices Method Used by Continental AG (2011), Universität Köln 9

10 Über cloud world cloud world ag ist der zentrale und neutrale Marktplatz für Cloud-Produkte und - Dienstleistungen im deutschsprachigen Raum und wurde 2013 in Pfäffikon, Schweiz) gegründet. Mit den Top-Domains cloud.de /.ch /.at / *.li ist cloud world der Anlaufpunkt für Cloud-Interessenten, -Experten und -Anbieter, der das Thema Cloud im deutschsprachigen Raum vorantreibt und eine erfolgreiche Werbe- Plattform für Anbieter bietet, die wiederum Anwendern durch Transparenz und Neutralität Vertrauen schafft. Neben einem Directory, das SaaS-, PaaS- und IaaS-Produkte sowie cloudrelevante Services listet, bietet cloud world Informationen und Ratgeber rund um die Cloud an (Info-Center, Blog, Newsletter und kostenlose Leitfäden). Darüber hinaus können Anwender einzelne SaaS-Produkte in zielgruppenspezifischen Bundles zu attraktiven Kondition direkt über den Marktplatz beziehen. cloud world ist auch an den deutschen Standorten Berlin und Karlsruhe vertreten. Ihre Ansprechpartnerin Juliane Waack Online-Editor Tel. +49 (0) Mobil +49 (0) Web Social Media Twitter: https://twitter.com/jules_mccloud LinkedIn: https://de.linkedin.com/pub/juliane-waack/96/3ab/78 Xing: https://www.xing.com/profile/juliane_waack Wichtiger Hinweis Dieses Whitepaper wurde von cloud world nach bestem Gewissen und Wissen erstellt. Wir übernehmen jedoch keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Inhalte. 10

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