Geschäftsprozessmanagement Aktueller Status in Theorie und Praxis

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1 Geschäftsprozessmanagement Aktueller Status in Theorie und Praxis Grundlagen des Geschäftsprozessmanagements Prof. Dr. Wieland Appelfeller 5. Praxisforum Organisation und Wirtschaftsinformatik Münster, 30. März

2 Kontaktdaten Prof. Dr. Wieland Appelfeller FH Münster 0251/

3 Organisation von Unternehmen in der Vergangenheit? Funktionsorientierung Vertikale Ausrichtung Starke Arbeitsteilung Tiefe Hierarchien Geringe Kundenorientierung Mauern zwischen Abteilungen Abteilungsziele im Fokus Vorteile Größendegression Klare Verantwortlichkeiten Spezialisierung 3

4 Was ist anders, wenn Prozesse im Vordergrund stehen? Ein Prozess ist eine eindeutig definierbare Kunden Lieferanten Beziehung die aus einem definierten Input über ein Bündel von Aktivitäten einen definierten Output (Ergebnis) mit einem Wert für den Kunden erzeugt. 4

5 Elemente eines Prozesses Durchlaufzeit Ereignis Ziele Aufgabe Quelle Input Aktivitäten Output Senke Prozeß Informationen Quelle: Schulte Zurhausen 2005, S. 52 Menschen Sachmittel Aktionsträger Methoden 5

6 Interne/Externe Kunden-, Lieferantenbeziehungen E xt er ner Lief erant Leistung Output/ Input Interner Kunde Externer Lief erant Leistung Output/ Input Interne r K unde Int erner Lieferant Kundenanforderungen Kundenanforderungen Leistung Output/ Input Kunde Interner Lieferant Externer Leistung Output/ Input Externer Kun de Prozesse Kundenanforderungen sind Ausgangspunkt der Prozessgestaltung! 6

7 Beispiel für interne/externe Kunden-, Lieferantenbeziehungen Externer Liefer ant Leistung Output/ Input Kundenanforderungen Kundenanforderungen Beschaffung Produktion Auslieferung Leistung Output/ Input Leistung Output/ Input Leistung Output/ Input Externer Kunde Prozesse 7

8 Prozesse haben es schwer in traditionellen Organisationen! Unklare Kunden/Lieferantenbeziehung Keine klare erhobenen Kundenanforderungen Lange Durchlaufzeiten und hohe Kosten Probleme an den Abteilungsschnittstellen 8

9 Beispiel für abteilungsübergreifende Prozessabwicklung Außendienst Auftragsbearbeitung Entwicklung Produktionsplanung Rechnungswesen Einkauf Fertigung Versand Kunden beraten Auftrag annehmen Auftragbestätigen Machbarkeit prüfen Auftrag terminieren Kreditwürdigkeit prüfen Rechnung stellen Rohstoffe beschaffen Ware produzieren Ware versenden Zahlungseingang überwachen 9

10 Was ist Geschäftsprozessmanagement (GPM)? Geschäftsprozessmanagement ist ein integriertes auf Dauer angelegtes Konzept von Führung, Organisation, Controlling und Optimierung, das eine zielgerichtete Steuerung von Geschäftsprozessen ermöglicht und das gesamte Unternehmen auf die Erfüllung der Kundenbedürfnisse und anderer Interessengruppen ausrichtet. Zielsetzung des Geschäftsprozessmanagements ist es, die Effektivität und die Effizienz des Unternehmens zu erhöhen und damit den Wert des Unternehmens zu steigern. Quelle, angelehnt an: Schmelzer, Sessel mann 2006, S. 4f. 10

11 System des Geschäftsprozessmanagements Geschäftsstrategie Geschäftsprozessmanagement Modellierung Organisation Controlling Geschäftsprozesse Optimierung Informations- und Kommunikationstechnologie Quelle, angelehnt an: Schmelzer, Sessel mann 2006, S. 7 11

12 Aufgabenfelder des Geschäftsprozessmanagements Modellierung Modellierungstechniken Dokumentation und Strukturierung Geschäftsprozessmodelle Organisation Rollen und Verantw ortlichkeiten im Geschäftsprozessmanagement Integration des GPM in die Aufbauorganisation Führung, Unternehmenskultur, Motivation und Kommunikation Einführung Controlling Festlegung der Prozessziele und Messgrößen Messung und Kontrolle der Prozessleistungen Durchführung von Prozessassessments Optimierung Kontinuierliche Leistungssteigerung ggf. Erneuerung ( Reengineer ing) von Geschäftsprozessen Durchführung Outsourcing 12

13 Aufgabenträger im Geschäftsprozessmanagement GPM- Projektleiter Prozessberater Verantw ortlich für die Einführung des Geschäftsprozessmanagements Konzeptionelle und methodische Unterstützung in der Einführungsphase Einführung Prozessverantw ortlicher Verantw ortlich für die Zielerreichung und Optimierung des Geschäfts- bzw. Teilprozesses Prozesscontroller Prozessmitarbeiter Verantw ortlich für die Weiterentw icklung und Durchführung des Prozesscontrollings Verantw ortlich für die Aufgabendurchführung in den Prozess- und Arbeitsschritten Durchführung Prozesskoordinator Verantw ortlich für die Weiterentw icklung und Integration des gesamten GPM-Systems 13

14 Fehlinterpretationen des Geschäftsprozessmanagements Prozessmanagement = Reengineering Anspruch durch radikale Neuerungen riesige Potenziale zu erschließen wie von M.Hammer propagiert - ließ sich in der Realität häufig nicht umsetzen Heute steht die permanente, inkrementelle Optimierung von Prozessen im Vordergrund Verantwortung für Prozesse an Orga/IT- und QM-Abteilung delegieren beide Bereiche erbringen nur Dienstleistungen für das Prozessmanagement Verantwortung für Prozesse kann hier nicht zentral angeboten werden Prozessmanagement = Prozessmodellierung allein durch aufwendige Prozessmodelle ändert sich nichts Prozessmodellierung kann das Prozessmanagement aber sinnvoll unterstützen 14

15 Vertiefungen im Rahmen des Praxisforums: Vortrag Buchholz Vortrag Steinhaus Geschäftsstrategie Geschäftsprozessmanagement Modellierung Organisation Controlling Vortrag Niklas Geschäftsprozesse Optimierung Informations- und Kommunikationstechnologie Vortrag Schulte in den Bäumen Vortrag Vallee Vortrag Pickert 15

16 Anstöße zur Einführung des Geschäftsprozessmanagement Qualitätsmanagement Einführung von Standardsoftware wie CRM, SRM, ERP Harmonisierung installierter Softwaresysteme Einführung der Prozesskostenrechnung Einführung einer Balanced Scorecard Start Beschäftigung, Ausbau von Kernkompetenzen Produktivitätssteigerung Intensivierung der Kundenorientierung Leidensdruck in den Dimensionen Kosten, Zeit und Qualität 16

17 Wo stehen wir aktuell? In vielen Unternehmen steht das Thema Geschäftsprozessmanagement ganz oben auf der Tagesordnung Seit 2-3 Jahren: Zweite Prozessmanagement-Welle in Deutschland von innen auf Grund von Leidungsdruck initiiert Ziele: Nicht der große Wurf, sondern viele kleinere und abgestimmte Prozessverbesserungen reduzierte, realistische Erwartungshaltung gfo (Gesellschaft für Organisation e.v.) hat seit 2005 mehrere Arbeitskreise zum Thema Geschäftsprozessmanagement eingerichtet Viele Projektanfragen an die FH Münster Details im Vortrag von Herrn Schulte in den Bäumen 17

18 Was macht die FH Münster im Bereich GPM? Prozessmanagement ist stark verankert in der Ausbildung: Grundstufe: Erste Ideen, Grundbegriffe und Beispiele Aufbaustufe: Veranstaltung Grundlagen Prozessmanagement und ERP-Systeme (4 SWS) Erweiterungsstufe: Vertiefte Prozessbetrachtung in Verbindung mit SRM, CRM und SCM, ferner Wertschöpfungsnetzwerke Master Logistik oder ISCM: Vertiefte Betrachtung logistischer Prozesse Möglichkeiten der Zusammenarbeit: Diplomarbeiten Bachelorthesis und Masterarbeiten Projektstudium 18

19 Projektstudium Klar definiertes Projekt wird während der Vorlesungszeit im Unternehmen durchgeführt Teamstärke: 3-5 Studierende Themenstellungen: Abhängig vom Fachgebiet Professor agiert als Coach Vorab: Ausbildung in Soft Skills Teamgedanke steht im Vordergrund Während des Projekts: Kick-Off-, Zwischen- und Abschlusspräsentationen 19

20 Bachelor- / Masterthesis Studierende schreiben ihre Thesis in/für ein Unternehmen 3 Monate vor Ort im Unternehmen Ggf. zuvor 1-2 Monate Praktikum Inhalte: Anwendung/Überprüfung neuer Konzepte oder IT-Systeme für ein Unternehmen Laufende Betreuung durch Professor Zum Schluss: Kolloquium Etwa 90 % der Abschlussarbeiten werden in der Praxis geschrieben 20

21 Grundlegende Literatur Allweyer, Thomas: Geschäftsprozessmanagement, Strategie, Entwurf, Implementierung und Controlling, Herdecke 2005 Fischermanns, Guido: Praxishandbuch Prozessmanagement, 6. Auflage, 2006 Gadatsch, A.: Grundkurs Geschäftsprozessmanagement, Vieweg Verlag, 4. Auflage 2005, 34,90 Horvath & Partners (Hrsg.): Prozessmanagement umsetzen durch nachhaltige Prozessperformance Umsatz steigern und Kosten senken, Stuttgart,

22 Grundlegende Literatur Margit Osterloh, Jetta Frost: Prozeßmanagement als Kernkompetenz. Wie Sie Business Reengi-neering strategisch nutzen können. Gabler Verlag, 5. Auflage, 2006, 39,90 Schulte-Zurhausen: Organisation, Verlag Vahlen, 4. Auflage, 2005, 29,- Hermann J. Schmelzer, Wolfgang Sesselmann: Geschäftsprozessmanagement in der Praxis, Hanser Verlag, 5. Auflage, 2006, 49,90 zfo: Zeitschrift für Führung und Organisation 22