Anleitung VR-NetWorld Software Erfassen von SEPA-Lastschriften und Mandaten (Stand: )

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1 Anleitung VR-NetWorld Software Erfassen von SEPA-Lastschriften und Mandaten (Stand: ) 1. Starten Sie die VR-NetWorld Software 2. Prüfen Sie, ob ein Update vorliegt Unter Extras => Programmaktualisierung => Folgen Sie den Anweisungen Für den SEPA-Zahlungsverkehr benötigen Sie mind. Version Erfassung der Gläubiger-ID Stammdaten => SEPA => Gläubiger Identifikation => Neu => Gläubiger-ID erfassen => OK Um SEPA-Lastschriften einziehen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger-ID. Beantragen Sie diese bitte direkt bei der Deutschen Bundesbank unter und teilen Sie uns mit. 4. Einstellungen im Konto (Zuordnung Gläubiger-ID und Aktivierung SEPA) 1. Wählen Sie im linken Menübaum das Konto aus (unter Kontenübersicht) 2. Mit der rechten Maustaste direkt auf das Konto klicken 3. Konto bearbeiten auswählen Abteilung Electronic Banking Seite 1 von 8

2 Wählen Sie im Feld Gläubiger- Identifikation die Gläubiger-ID aus Aktivieren Sie die Felder SEPA bevorzugt Klicken Sie auf Geschäftsvorfälle. Aktivieren Sie alle möglichen Felder OK Abteilung Electronic Banking Seite 2 von 8

3 Sollten Sie die in der Abbildung markierten Felder nicht aktivieren können, führen Sie bitte eine Synchronisation Ihrer Bankverbindung durch. Sollten auch nach der Synchronisation die Felder nicht aktivierbar sein, wenden Sie sich an Ihren Kundenberater. Abteilung Electronic Banking Seite 3 von 8

4 5. Erfassung der Mandate Für jede Lastschrifteinreichung muss ein sog. Mandat mit eindeutiger Mandatsreferenznummer vorliegen. Die Mandatsreferenznummer ist bei jeder erstellten Lastschrift anzugeben und wird im Online-Auftrag mitgesendet. Entweder Sie erfassen die Mandate vorab für Ihre Bestandskunden oder Sie erfassen das Mandat erst im Zuge der Auftragserfassung (dann weiter bei 6. Auftragserfassung). Stammdaten => SEPA => Mandate => Neu 1. Wählen Sie einen Zahlungspflichtigen aus 2. Füllen Sie die Felder Bezeichnung und Referenz Bezeichnung: eine frei wählbare Bezeichnung für das Mandat (z. B. Kundennamen) Referenz: eine frei wählbare Mandatsreferenznummer (z. B. Kundennummer) 3. Füllen Sie die Felder Lastschrift-Art, Sequenz und Ausstellungsdatum Lastschrift-Art: Basis-LS Die SEPA-Basis-Lastschrift ist das neue Standard-Lastschriftverfahren und ersetzt das bisherige Einzugsermächtigungs-Verfahren. Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist nur zwischen Firmen möglich und ersetzt das bisherige Abbuchungsauftrags-Verfahren 4. Hier können Sie ggfs. das Mandat drucken und per versenden. Umdeutung Einzugsermächtigung: Durch Aktivierung können Sie statt dem Mandat eine sog. Umdeutung ausdrucken bzw. versenden. Wenn alle Daten erfasst sind => Übernehmen Abteilung Electronic Banking Seite 4 von 8

5 In der Maske Mandatsliste können Sie bestehende Mandate u. a. bearbeiten (Eigenschaften) und Neu anlegen. Mit Schließen beenden Sie die Mandatsbearbeitung. Abteilung Electronic Banking Seite 5 von 8

6 6. Auftragserfassung 6.1 Klicken Sie auf das Lastschriftsymbol in der oberen Menüleiste 6.2 Jetzt erscheint das EURO-Lastschrift (SEPA) Formular. Im Feld Basis-LS können Sie das gewünschte Lastschrift Verfahren wählen. Basis-LS ist das Standardverfahren (Firmen-LS ist nur zwischen Firmen möglich). Die Auswahlmöglichkeit zwischen Basis-LS und Firmen-LS ist u. U. abhängig vom gewählten Mandat. 6.3 Befüllen Sie jetzt das Lastschriftformular. Abteilung Electronic Banking Seite 6 von 8

7 6.4 Ausführungszeitpunkt und Fälligkeit Achten Sie bei der Fälligkeit auf die SEPA-Fristen. Eine einmalige/erstmalige Basis-LS muss 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit an die Bank gesendet werden. Cut-Off Zeit ist 12 Uhr. Beispiel: Sie geben als Fälligkeit den 2. September 2013 an, dann muss die Lastschrift spätestens am vor 12 Uhr an die Bank gesendet werden. Sollten Sie die Zahlung erst nach 12 Uhr senden oder an einem späteren Tag, so muss das Fälligkeitsdatum entsprechend angepasst werden. Die VR-NetWorld Software gibt einen Hinweis bei unterschreiten der Frist aus. 6.5 SEPA-Details Ende-zu-Ende-Referenz: Das Feld kann leer bleiben. Optional kann eine eindeutige Referenz bzw. Identifikationsnummer für diesen Auftrag hinterlegt werden. Mandatsreferenz: Hier ist das Mandat auszuwählen. Falls für diesen Kunden noch kein Mandat erfasst ist, müssen Sie diese nun anlegen. Klicken Sie auf Neu. Beachten Sie für die Erstellung des Mandats die Hinweise unter 5. Erfassung der Mandate. Abteilung Electronic Banking Seite 7 von 8

8 6.6 Wenn der Auftrag mit allen Angaben fertig erstellt ist, können Sie die Auftragsmaske mit OK schließen und danach die Zahlung wie gewohnt über den Ausgangskorb versenden. Weitere Details zur VR-Networld Software und SEPA erhalten Sie im VR-NetWorld-Handbuch ab der Seite 119. Weitere Informationen zu SEPA finden Sie unter Abteilung Electronic Banking Seite 8 von 8

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