Rechnungsprüfungsordnung. der Stadt Ibbenbüren. 1 Zweckbestimmung / Amtsbezeichnung. 2 Stellung des FD Rechnungsprüfung
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- Clemens Baumgartner
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1 Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Ibbenbüren Zur Durchführung der in den 59 Abs. 3 und 101 bis 103 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) in der Fassung der Bekanntmachung vom (GV.NRW S. 666) zuletzt geändert durch Gesetz über ein Neues Kommunales Finanzmanagement für Gemeinden in NRW vom (GV.NRW S. 644) enthaltenen Bestimmungen hat der Rat der Stadt Ibbenbüren in seiner Sitzung am 29. Juni 2005 folgende Rechnungsprüfungsordnung beschlossen: 1 Zweckbestimmung / Amtsbezeichnung (1) Die Rechnungsprüfungsordnung bestimmt den Rahmen sowie die Grundsätze der örtlichen Rechnungsprüfung der Stadt Ibbenbüren. Sie legt die Aufgaben, Befugnisse und Pflichten der örtlichen Rechnungsprüfung der Stadt Ibbenbüren fest. (2) Die örtliche Rechnungsprüfung führt die Bezeichnung "Fachdienst Rechnungsprüfung" (hier: FD Rechnungsprüfung). 2 Stellung des FD Rechnungsprüfung (1) Die Stadt Ibbenbüren hat eine örtliche Rechnungsprüfung eingerichtet. Hierzu ist sie als Mittlere kreisangehörige Stadt gem. 102 Abs. 1 GO NRW verpflichtet. (2) Der FD Rechnungsprüfung ist dem Rat unmittelbar verantwortlich und in seiner sachlichen Tätigkeit ihm unmittelbar unterstellt. (3) In der Beurteilung der Prüfungsvorgänge ist der FD Rechnungsprüfung an fachliche Weisungen nicht gebunden und nur dem Gesetz unterworfen. (4) Unbeschadet der Bestimmungen in den Absätzen 1 und 2 ist der/die Bürgermeister/in Dienstvorgesetzte/r der Dienstkräfte des FD Rechnungsprüfung. 3 Leiter und Prüfer des FD Rechnungsprüfung (1) Der Leiter und der Prüfer des FD Rechnungsprüfung werden nach Anhörung des Rechnungsprüfungsausschusses vom Rat bestellt und abberufen. (2) Der Leiter und die Prüfer müssen persönlich und fachlich für die Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung geeignet sein und über die erforderlichen Rechts- und Verwaltungskenntnisse verfügen; insbesondere müssen sie die für die Durchführung ihrer Prüftätigkeit erforderlichen Kenntnisse besitzen. (3) Bei der Auswahl der Prüfer ist der Leiter des FD Rechnungsprüfung zu hören
2 4 Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung (1) Die Rechnungsprüfung übt die Kontrolle über die Haushaltswirtschaft, das Kassenund Rechnungswesen, die Vermögens- und Schuldenverwaltung und die wirtschaftliche Betätigung der Stadt Ibbenbüren und ihrer Sondervermögen aus. (2) Dem FD Rechnungsprüfung obliegen gem. 103 Abs. 1 GO NRW (alte Fassung) die folgenden Pflichtaufgaben: 1. die Prüfung der Rechnung ( 101 alte Fassung), 2. die laufende Prüfung der Kassenvorgänge und Belege zur Vorbereitung der Prüfung der Jahresrechnung, 3. die dauernde Überwachung der Kassen der Stadt und ihrer Sondervermögen sowie die Vornahme der Kassenprüfungen, 4. bei Automation im Bereich der Haushaltswirtschaft der Stadt und ihrer Sondervermögen die Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung ( 92 Abs. 2 GO NRW), 5. die Prüfung der Finanzvorfälle gem. 56 Abs. 3 des Haushaltsgrundsätzegesetzes und gem. 100 Abs. 4 der Landeshaushaltsordnung (Vorprüfung), 6. die Prüfung der Vergaben. (1) Der Rat überträgt dem FD Rechnungsprüfung aufgrund des 103 Abs. 2 GO NRW (alte Fassung) folgende weitere Aufgaben: 1. die Prüfung der Vorräte und Vermögensbestände, 2. die Prüfung von Anordnungen vor ihrer Zuleitung an die Stadtkasse (Visakontrolle), soweit sie der Leiter des FD Rechnungsprüfung für erforderlich hält, 3. die Prüfung des ordnungsgemäßen, wirtschaftlichen und zweckmäßigen Verwaltungshandelns, 4. die Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens der Sondervermögen, wobei auf die Jahresabschlussprüfung nach 106 mit abzustellen ist, 5. die Prüfung der Betätigung der Stadt als Gesellschafter, Aktionär oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des privaten Rechts, 6. die Prüfung der Kassen-, Buch- und Betriebsprüfung, die sich die Stadt bei einer Beteiligung, bei der Hingabe eines Darlehens/Zuschusses oder sonst vorbehalten hat, 7. die Prüfung von Bauausführungen und Bauabrechnungen sowie die technischwirtschaftliche Prüfung von Plänen und Kostenberechnungen gem. 10 Gemeindehaushaltsverordnung,
3 8. bedarfsweise die gutachtliche Stellungnahme zu besonders bedeutsamen organisatorischen Änderungen und Neueinrichtungen insbesondere auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, 9. die Korruptionsbekämpfung. (1) Den Umfang der vorstehenden Prüfungen bemisst der FD Rechnungsprüfung im Rahmen seiner personellen und sächlichen Ausstattung. 5 Prüfungsaufträge (1) Der Rat kann dem FD Rechnungsprüfung Prüfungsaufträge erteilen. (2) Der Rechnungsprüfungsausschuss kann im Rahmen seiner gesetzlichen oder der vom Rat übertragenen Aufgaben dem FD Rechnungsprüfung Prüfungsaufträge erteilen. (3) Der/die Bürgermeister/in kann gem. 103 Abs. 3 GO NRW innerhalb seines/ihres Amtsbereichs unter Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss dem FD Rechnungsprüfung Prüfungsaufträge erteilen. 6 Befugnisse der örtlichen Rechnungsprüfung (1) Dem FD Rechnungsprüfung ist die Durchführung der ihm gestellten Aufgaben in entgegenkommender Weise zu erleichtern. (2) Der FD Rechnungsprüfung ist berechtigt, jede für die Prüfung notwendige Auskunft zu fordern sowie Zutritt zu allen Räumen und die Öffnung von Behältnissen zu verlangen; es kann Ortsbesichtigungen vornehmen und zu prüfende Veranstaltungen besuchen. Insbesondere sind Akten, Schriftstücke, Bücher und sonstige Unterlagen auf Verlangen vorzulegen, auszuhändigen oder zu übersenden. (3) Ergeben sich zwischen dem FD Rechnungsprüfung und dem zu prüfenden Fachdienst unüberbrückbare Schwierigkeiten, so trifft der/die Bürgermeister/in die erforderlichen Maßnahmen. (4) Zu Berichten und Prüfungsbemerkungen des FD Rechnungsprüfung ist fristgerecht Stellung zu nehmen. (5) Der Leiter des FD Rechnungsprüfung ist berechtigt, an den Sitzungen des Rates und seiner Ausschüsse teilzunehmen. 7 Pflichten der örtlichen Rechnungsprüfung (1) Der FD Rechnungsprüfung greift nicht in die Verwaltungsgeschäfte ein. Bei den Prüfungen wird darauf geachtet, dass der Geschäftsbetrieb möglichst nicht gehemmt oder gestört wird. (2) Sofern es der Prüfungszweck zulässt, wird die Leitung des zu prüfenden Fachdienstes vor Beginn der Prüfung unterrichtet. Vor Abschluss einer Prüfung findet eine Schlussbesprechung statt; im gegenseitigen Einvernehmen kann darauf verzichtet werden
4 (3) Werden Veruntreuungen, Unterschlagungen oder wesentliche Unkorrektheiten und Unregelmäßigkeiten festgestellt, so unterrichtet der Leiter des FD Rechnungsprüfung unverzüglich den/die Bürgermeister/in und den Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses. Dem Rechnungsprüfungsausschuss ist in seiner nächsten Sitzung zu berichten. (4) Der FD Rechnungsprüfung legt seinen Schlussbericht i.s.d. 101 Abs. 3 GO NRW (alte Fassung) dem Rechnungsprüfungsausschuss vor. (5) Der FD Rechnungsprüfung ist "Prüfeinrichtung" im Sinne von 2 Abs. 1 des Korruptionsbekämpfungsgesetzes NRW. Aus diesem Gesetz ergeben sich Anzeige-, Unterrichtungs- und Beratungspflichten, die das Rechnungsprüfungsamt wahrnimmt. 8 Unterrichtung der örtlichen Rechnungsprüfung (1) Dem FD Rechnungsprüfung sind alle Vorschriften und Verfügungen, durch die Bestimmungen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens erlassen, geändert oder aufgehoben werden, sogleich bei ihrem Erscheinen zuzuleiten. Das gilt auch für alle übrigen Vorschriften und Verfügungen, die der FD Rechnungsprüfung als Prüfungsunterlagen benötigt; hierzu gehören u. a. Dienstanweisungen, Dienstpläne, Lohntarife, Preisverzeichnisse, Gebührenordnungen und dergleichen. (2) Weiterhin sind dem FD Rechnungsprüfung die Einladungen, Sitzungsdrucksachen und Sitzungsniederschriften des Rates und seiner Ausschüsse zuzuleiten. (3) Dem FD Rechnungsprüfung sind die Prüfungsberichte anderer Prüfungsorgane (Gemeindeprüfungsanstalt, Bundes- und Landesrechnungshof, Finanzamt, Krankenkasse etc.) sowie Organisationsgutachten zuzuleiten. (4) Dem FD Rechnungsprüfung sind Bilanzen, Prüfberichte von Wirtschaftsprüfern, vereidigten Buchprüfern o. ä. sowie Geschäfts- und Lageberichte städtischer Eigenbetriebe, eigenbetriebsähnlicher Einrichtungen und Gesellschaften, an denen die Stadt beteiligt ist, vorzulegen. (5) Der FD Rechnungsprüfung ist von der Absicht der Verwaltung, wesentliche Änderungen organisatorischer Art und im Bereich der technikunterstützten Informationsverarbeitung vorzunehmen, so rechtzeitig zu informieren, dass es sich vor der Entscheidung gutachtlich äußern kann. (6) Die Fachdienste geben dem FD Rechnungsprüfung unverzüglich Kenntnis von allen Unregelmäßigkeiten, die festgestellt oder vermutet werden. Das Gleiche gilt bei größeren Verlusten durch Diebstahl, Raub usw. und bei nicht unwesentlichen Kassenfehlbeträgen. (7) Dem FD Rechnungsprüfung sind die Namen und Unterschriftsproben aller verfügungs-, anweisungs- und zeichnungsberechtigten Mitarbeiter mitzuteilen. Außerdem sind ihm die Namen der Mitarbeiter zu melden, die berechtigt sind, für die Stadt verpflichtende Erklärungen abzugeben; hierbei ist der Umfang der Vertretungsbefugnis zu vermerken. 9 Rechnungsprüfungsausschuss
5 (1) Die Aufgaben des Rechnungsprüfungsausschusses bestimmen sich nach 59 Abs. 3 und 101 GO NRW. (2) Der Rechnungsprüfungsausschuss tritt zusammen, wenn es die Geschäfte erfordern; er tagt in nichtöffentlicher Sitzung. An den Sitzungen nehmen der Leiter und die Prüfer des FD Rechnungsprüfung teil. (3) Der Leiter des FD Rechnungsprüfung informiert den Rechnungsprüfungsausschuss über alle wichtigen Prüfungsangelegenheiten. (4) Der FD Rechnungsprüfung legt dem/der Bürgermeister/in und dem Rechnungsprüfungsausschuss Berichte zu Prüfaufträgen vor. Gemeinsam mit der Stellungnahme des/der Bürgermeister/s/in werden sie in der nächsten Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses beraten. 10 Prüfung der Jahresrechnung (gem. 101 GO NRW alte Fassung) (1) Der/die Bürgermeister/in leitet die vom Kämmerer auf- und von ihm/ihr festgestellte Jahresrechnung dem FD Rechnungsprüfung zur Prüfung zu. (2) Der FD Rechnungsprüfung prüft die Rechnung und stellt das Ergebnis in einem Schlussbericht zusammen. Der Bericht wird dem Rechnungsprüfungsausschuss gemeinsam mit der Stellungnahme des/der Bürgermeister/s/in zur Beratung vorgelegt. (3) Der Rechnungsprüfungsausschuss kann den Bericht als eigenen Schlussbericht übernehmen. Er leitet ihn mit einer Entlastungsempfehlung an den Rat weiter, der über die Entlastung des/der Bürgermeister/s/in entscheidet. Weicht der Rechnungsprüfungsausschuss von der Auffassung des FD Rechnungsprüfung ab, so ist auch die abweichende Auffassung des FD Rechnungsprüfung dem Rat zur Kenntnis zu bringen. 11 Inkrafttreten (1) Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft. Die vorstehende Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Ibbenbüren wurde am 23. August 2005 in der Tageszeitungen Ibbenbürener Volkszeitung bekanntgemacht und trat am 24. August 2005 in Kraft
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