Wie Projekte im Bürgerschaftsengagement gelingen können. Projektmanagement

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1 Wie Projekte im Bürgerschaftsengagement gelingen können Projektmanagement

2 Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist ein Vorhaben mit einem definierten Anfang und einem Ende (DIN 69901) Projekte sind gekennzeichnet durch: Einmaligkeit Komplexität Neuartigkeit 2

3 Struktur des Projektmanagements Führungsaufgaben Führungsorganisation Führungstechniken Führungsmittel 3

4 Erfolgsfaktoren Klarer Auftrag: Was soll gemacht werden? Realistische Planung Klare Informations-und Beteiligungswege Entscheidungen zügig treffen Offene Kommunikation Motivierte Projektteilnehmerinnen 4

5 Vorraussetzungen für den Projekterfolg schaffen Sage mir, wie ein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es endet! Gründliche Ist-Analyse Klare Zieldefinitionen Zwischenziele vereinbaren Strukturplanung: Was geschieht wann?...gehören an den Anfang eines jeden Projekts 5

6 Zusammensetzung Projektteam Kompetenz Teamfähigkeit Administrative Fähigkeiten Ausreichende Zahl von Ehrenamtlichen Fachliche hauptamtliche Begleitung Ausreichend Zeit Freiwilligkeit Selbstständigkeit 6

7 Projektziel Anforderungen an das Projektziel: Realistisch und erreichbar Vollständig Widerspruchsfrei Nachvollziehbar Transparent innerhalb und außerhalb des Projekts 7

8 Auftragsklärung 8 Für wen bzw. wer ist die Zielgruppe? Wozu soll das Projekt gut sein? Woran kann gemessen werden, ob ein Projekt erfolgreich ist Was ist der Gegenstand/ das Ziel des Projekts?

9 Projektphasen Definition Planung Realisierung Abschluss 9

10 Projektstrukturplan Projekt x Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Teilprojekt 3 Arbeitsauftrag 1 Arbeitsauftrag 2 Arbeitsauftrag 3 10

11 Projektstrukturplan Zerlegen des Gesamtprojekts in kleinere Einheiten Zuordnung jedes Arbeitsauftrages auf verantwortliche AnsprechpartnerInnen Überprüfung jedes Arbeitsauftrags auf Größe, Ergebnisse und Termine Prüfen des Strukturplans auf Vollständigkeit 11

12 Projektstrukturplan Planbares Arbeitsvolumen Unterstützung eigenverantwortlicher Durchführung von Aufgaben Transparenz das Projekt nach innen und u.u. nach außen Fortschritt der Projektabwicklung beobachten 12

13 Terminplanung Wie viel Zeit wird für die gesamte Durchführung des Projekts veranschlagt? Kollidiert es mit anderen Projektvorhaben? Von welchen Vorgängen hängt die Gesamtdauer ab? Welche Vorgänge sind termingebunden? Welche zeitlichen Abhängigkeiten bestehen? 13

14 Meilensteine Jedes Projekt hat markante Punkte, die als Meilensteine geplant werden können Beginn und Ende des Projekts sind wichtige Schritte Überprüfung der Erreichung von Teilzielen Korrekturmöglichkeiten durch Meilensteinplanung 14

15 Projektdurchführung Sich auf gemeinsames Rollenverständnis einigen Sich auf Projektziele einigen Gemeinsam Spielregeln der Zusammenarbeit aufstellen Gemeinsames Lernen durch Auswerten der Projekterfahrungen 15

16 Projektdurchführung Regelmäßige Teamsitzungen Verantwortlichen für Moderation der Teambesprechungen benennen Jedes Projektmitglied stellt sich selbst vor Wünsche und Befürchtungen haben in jeder Phase des Projekt Platz 16

17 Projektdurchführung Korrekturen können in jeder Phase des Projekts vorgenommen Die nächsten Arbeitsschritte werden vereinbart und die weitere Vorgehensweisen festgelegt Termin für nächstes Arbeittreffen vereinbaren 17

18 Projektdurchführung Das sollte im Projekt vermieden werden: Projektverantwortliche, die sich in den Vordergrund rücken Projektverantwortliche, die nicht auf Wünsche und Befürchtungen von Projektteilnehmerinnen eingehen Projektverantwortliche, die die Regelen der Zusammenarbeit diktieren 18

19 Projektrisiken Planungsrisiken Projektauftrag konkret genug und vollständig? Klare Ziele? Meilensteine klar? Umsetzungsrisiken Ausreichende Ressourcen im Team Umfeldrisiken Rahmenbedingungen konstant 19

20 Projektsteuerung Qualität Zeit Ressourcen 20

21 Projektorganisation Unechte Teamarbeit Echte Teamarbeit co-agieren.addition von Einzelleistungen Partielle Sichtweise inter-agierend.mehrwert entsteht Ganzheitliche Sichtweise 21

22 Projektdokumentation Alle Projektphasen sollten dokumentiert werden Gute Dokumentation gewährleistet guten Beobachtung des Projektverlaufs Dokumentation hilft bei Korrekturen im Projektverlauf 22

23 Projektabschluss Teilergebnisse oder der Projektabschluss gefeiert Während der gesamten Projektphase brauchen freiwillig Engagierte phantasievolle Formen der Anerkennung, am ende eines Projekts ganz besonders 23

24 Viel Spaß beim Planen und Durchführen ihres nächsten Projekts zum Bürgerengagement 24

(%) 0. Motivation. Techn. F. Resourcen. Plan/ Üb. Org/Man. Narren stürzen sich auf Dinge, wo Weise vorsichtig zögern

(%) 0. Motivation. Techn. F. Resourcen. Plan/ Üb. Org/Man. Narren stürzen sich auf Dinge, wo Weise vorsichtig zögern 0. Motivation Probleme bei GIS - Projekten (spez. Projekte) Verfügbarkeit digitaler Daten Kompatibilität zu existierenden Daten Dokumentation (SW) Mitarbeiterqualifizierung Softwarekompatibilität Verfügbarkeit

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