Strategieumsetzung vom Papier zur Praxis

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1 Strategieumsetzung mit BEx Strategieumsetzung vom Papier zur Praxis 1 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009 Strategieumsetzung mit BEx Inhalt Rahmenprozess: von der Strategieentwicklung bis zur Umsetzung Massnahmenplanung: kurz- / mittel- / langfristig Beispiele für Umsetzung der Massnahmenplanung Orientierungspunkte und kritische Erfolgsfaktoren Konklusion Fragen 2 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009

2 Rahmenprozess Strategieentwicklung anhand bekannter Methoden; z.b. Mission Vision Unternehmensziele (kurz- / mittel- / langfristig) Stärken-Schwächen / Chancen-Risiken Analyse (SWOT, strengths-weaknesses-opportunities-threads) - interne und externe Analyse - Stärken-Schwächen (Kernkompetenzen) Chancen-Risiken (Erfolgsfaktoren) Externe Analyse Gefahren Chancen Interne Analyse Stärken Schwächen Strategische Zielsetzung: Strategische Zielsetzung: Verfolgen von neuen Chancen, die gut zu den Stärken des Unternehmens passen. Schwächen eliminieren, um neue Möglichkeiten zu nutzen. Strategische Zielsetzung: Strategische Zielsetzung: Stärken nutzen, um Bedrohungen abzuwenden. Verteidigungsstrategien entwickeln, um vorhandene Schwächen nicht zum Ziel von Bedrohungen werden zu lassen. Strategische Optionen (z.b. Ansoff-Matrix) Referat Beurteilung und Auswahl Umsetzung 3 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009 Strategieumsetzung Massnahmenplanung mittels Projektportfolio-Management kurzfristige Massnahmen: < 1 Jahr sofort mittelfristige Massnahmen: 1 3 Jahre ab nächstem Jahr langfristige Massnahmen: (1) / 3 5 Jahre ab übernächstem Jahr Projektportfolio-Management - Projektliste mit Kriterien zur Beurteilung von > Aufwand (Personentage, Kosten) > Nutzen (quantitativ, qualitativ) > Risiko (quantitativ, qualitativ) > strategischen Bedeutung (Kriterienbereiche definieren und gewichten) Priorisierung Projekt Landkarte für die nächsten 5 Jahre - Budgetplanung, Ressourcenplanung 4 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009

3 Projektportfolio I Muster eines klassischen Projektportfolios Code Prio Name Status Invest.Planung Planung aktiv fertig Plankosten intern (Personal; 1 PT = 1000) Plankosten extern Plankosten total Start Ende R MR A2 MRI AG: Gründung und Betriebsinfrastruktur fertig 200'000 3'500'000 3'700' R CT B2 Ersatz CT Radiologie Planung 50'000 1'200'000 1'250' M US Broncho A1 Ultraschall Bronchoskopie Invest.Plan 50' ' ' Projekt Finanzen Infrastruktur (IT, Mobilien, Immobilien) Kunden, Markt & Qualität Leistungsspektrum & Leistungserbringer Geschäftsprozesse & Personal Gewichtung 40% 10% 20% 20% 10% Strategische Bedeutung MRI AG: Gründung und Betriebsinfrastruktur Ersatz CT Radiologie Ultraschall Bronchoskopie Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009 Projektportfolio II Muster eines klassischen Projektportfolios Projekt Finanzen Infrastruktur (IT, Mobilien, Immobilien) Kunden, Markt & Qualität Leistungsspektrum & Leistungserbringer Geschäftsprozesse & Personal Gewichtung 40% 10% 20% 20% 10% Strategische Bedeutung MRI AG: Gründung und Betriebsinfrastruktur Ersatz CT Radiologie Ultraschall Bronchoskopie Betriebliche Notwendigkeit ja / nein Total = NUTZEN AUFWAND GESAMT- BEWERTUNG RISIKO & KOMPLEXITÄT MRI AG: Gründung und Betriebsinfrastruktur Ersatz CT Radiologie Ultraschall Bronchoskopie nein 56 1 A2 3 ja 33 1 B2 4 nein 38 5 A1 4 6 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009

4 Projektportfolio III Muster eines klassischen Projektportfolios Aufwand Fr ' C1 A1 A1 300' - 699' > 700' C2 X B1 B2 A2 A >=40 klein gross überaus gross Nutzen 7 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009 Massnahmenumsetzung < 1 Jahr typische Rahmenbedingungen für kurzfristige Massnahmen Arbeitsgruppe mit bis zu ca. 3 Personen Gesamtaufwand ca. 1 bis 2 Personenmonate Ressourcen bereitstellen (Personal, Geld, Material) allenfalls in Jahresziele aufnehmen (nach Vereinbarung) Arbeitsaufträge, Kleinprojekte, etc. Bewilligung durch betroffene Bereichsleiter 8 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009

5 Massnahmenumsetzung < 1 Jahr typische Beispiele für kurzfristige Massnahmen Info-Broschüre für Patientenaufklärung erstellen Instruktionen und Hilfsmittel für Mitarbeitende im Intranet bereitstellen kleine Prozessbereinigungen oder Formularverbesserungen, die spürbare Vereinfachungen schaffen 9 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009 Massnahmenumsetzung 1-3 Jahre typische Rahmenbedingungen für mittelfristige Massnahmen klassisches Projektmanagement - Projektantrag (Begründung für Projekt, ungefähre Grössenordnung) - Projektplanung (Strukturplan, Ressourcenbedarf, Zeitplan) - Kreditantrag oder Budgetierung im Folgejahr Ressourcen bereitstellen (Personal, Geld, Material) in Jahresziele aufnehmen (nach Vereinbarung) Projekt-Controlling (Fortschrittskontrolle, Nutzenbeweis, Ressourceneinhaltung) Projekte, Bewilligung durch Spitalleitung oder Verwaltungsrat 10 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009

6 Massnahmenumsetzung 1-3 Jahre typische Beispiele für mittelfristige Massnahmen Neuer Web-Auftritt Betriebshandbuch Rettungsdienst (IVR Zertifizierung) umfangreiche Prozessbereinigungen (Austrittsmanagement) 11 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009 Massnahmenumsetzung 3-5 Jahre typische Rahmenbedingungen für langfristige Massnahmen klassisches Gross-Projektmanagement (Rahmenprojekte mit Phasenplanung) - Rahmen-Projektplan (Gesamtkonzept, strategische Initiative) inkl. mittelfristiger Investitionsplanung - Teil-Projektantrag (Begründung für Projekt, ungefähre Grössenordnung) - Teil-Projektplanung (Strukturplan, Ressourcenbedarf, Zeitplan) - Kreditantrag oder Budgetierung im Folgejahr Ressourcen bereitstellen (Personal, Geld, Material) in Jahresziele aufnehmen (nach Vereinbarung) Projekt-Controlling (Steuerungsausschuss der Geschäftsleitung, Kaderpersonen, Projektleiter, Fortschrittskontrolle, Nutzenbeweis, Ressourceneinhaltung) Grossprojekte, Bewilligung durch Verwaltungsrat oder Delegiertenversammlung 12 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009

7 Massnahmenumsetzung 3-5 Jahre typische Beispiele für langfristige Massnahmen Aufbau Projektportfolio Management oder Risikoportfolio Management Einführung Klinik-Informationssystem oder Prozess Management Gründung MRI AG, inkl. Betriebsaufnahme 13 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009 Bsp. MRI: Steckbrief strategisches Projekt Spital Bülach / MRI-Zentrum Spital Bülach AG Laufzeit: September 2006 Mai 2008 (Evaluation März 2009) Auftraggeber: Projektumfang: Komplexität: Verwaltungsrat des Spital Bülach rund 3.7 Mio. CHF, rund 2100 Personentage Aufwand, verteilt auf ca. 100 Personen Verknüpfung Öffentliches Recht und Privatrecht, Gründung einer eigenen AG Einbindung langwieriger politischer Entscheidungsprozesse Sicherstellung Finanzierung (Gemeinden als Aktionäre) detaillierte Koordination mit internen laufenden Gross-Projekten (z.b. Bau, PACS, Ressourcen) sehr komplexes Projektumfeld (viele Stakeholder) hohe Anforderungen an Kommunikation und Projektführung 14 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009

8 Bsp. MRI: Projektportfolio I Muster eines klassischen Projektportfolios Code Prio Name Status Invest.Planung Planung aktiv fertig Plankosten intern (Personal; 1 PT = 1000) Plankosten extern Plankosten total Start Ende R MR A2 MRI AG: Gründung und Betriebsinfrastruktur fertig 200'000 3'500'000 3'700' R CT B2 Ersatz CT Radiologie Planung 50'000 1'200'000 1'250' M US Broncho A1 Ultraschall Bronchoskopie Invest.Plan 50' ' ' Projekt Finanzen Infrastruktur (IT, Mobilien, Immobilien) Kunden, Markt & Qualität Leistungsspektrum & Leistungserbringer Geschäftsprozesse & Personal Gewichtung 40% 10% 20% 20% 10% Strategische Bedeutung MRI AG: Gründung und Betriebsinfrastruktur Ersatz CT Radiologie Ultraschall Bronchoskopie Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009 Bsp. MRI: Projektportfolio II Muster eines klassischen Projektportfolios Projekt Finanzen Infrastruktur (IT, Mobilien, Immobilien) Kunden, Markt & Qualität Leistungsspektrum & Leistungserbringer Geschäftsprozesse & Personal Gewichtung 40% 10% 20% 20% 10% Strategische Bedeutung MRI AG: Gründung und Betriebsinfrastruktur Ersatz CT Radiologie Ultraschall Bronchoskopie Betriebliche Notwendigkeit ja / nein Total = NUTZEN AUFWAND GESAMT- BEWERTUNG RISIKO & KOMPLEXITÄT MRI AG: Gründung und Betriebsinfrastruktur Ersatz CT Radiologie Ultraschall Bronchoskopie nein 56 1 A2 3 ja 33 1 B2 4 nein 38 5 A Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009

9 Bsp. MRI: Stakeholderanalyse 17 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009 Bsp. MRI: Organisation Gesamtprojektleitung: Norbert Vetterli (GPL) Projekt-Steuerungsausschuss: Tugrul Kircali (Spitaldirektor), Stefan Bölter (Chefarzt Radiologie), Hans Neff (Leiter Finanzen), + NV Teilprojekt Teilprojekt Teilprojekt Teilprojekt Teilprojekt Bau-Submission Geräte-Submission IT-Anbindung Betriebskonzept Marketing TPL: Stefan Bogo TPL: Stefan Bogo TPL: Stefan Herzog TPL: Biljana Imhoff TPL: Tobias Faes + NV, Bö, GM + NV, Bö, CG + NV, RH + NV, Bö, SO, DW + NV, TK, Bö, CH Teilprojekt AG Gründung TPL: Norbert Vetterli + TK, HN, WD, LM umfassende juristische Abklärungen Anträge an VR/RPK/DV Finanzierungsplan Mittelbeschaffung 8-Jahres Businessplan (MRI- Lifecycle) umfassendes komplexes Vertragswerk formelle AG Gründung und Betriebsaufnahme Standortevaluation und Raumplanung öffentlich-rechtliches Submissionsverfahren Entscheid und Auftragserteilung Bauausführung Inbetriebnahme Bauübergabe (schlüsselfertig) Spitalleitung/Verwaltungsrat Festlegung der Submissionskriterien öffentlich-rechtliches Submissionsverfahren Geräte-Entscheid und Auftragserteilung Beschaffung, Installation Inbetriebnahme Übergabe (schlüsselfertig) Infrastruktur Analyse technische Spezifikation Abgleich mit Spitalinfrastruktur und tangierenden Projekten Auftragserteilung Ausführung Inbetriebnahme Übergabe (schlüsselfertig) Ablauf- & Stellenplananalyse Dienstplanung inkl. Szenarien und Perspektiven (Abstimmung Businessplan) Stellenbedarfsplanung Stellenanträge, Rekrutierung Einarbeitung und Schulungen Infoanlässe für Zuweiser, Presse, Bevölkerung Webauftritt erstellen Tag der offenen Tür Marketingmassnahmen im Start-up Jahr 18 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009

10 Bsp. MRI: Strukturplan (Auszug) Teilprojekte und Arbeitspakete TP 0 Gesamtprojektleitung AP 0.1 Gesamtprojektleitung / Steuerungsausschuss Sitzungen AP 0.2 Reporting Steuerungsausschuss / Verwaltungsrat AP 0.3 Koordinationssitzungen Teilprojektleiter AP 0.4 Kommunikation intern Kader/Mitarbeitende AP 0.5 Kommunikation extern AP 0.6 Troubleshooting / Sondermassnahmen AP 0.7 Reserven TP 1 AG Gründung AP 1.1 umfassende juristische Abklärungen AP 1.2 Anträge an Verwaltungsrat/Rechnungsprüfungskommission/Delegiertenversammlung AP 1.3 Finanzierungsplan AP 1.4 Mittelbeschaffung AP Jahres Businessplan (MRI-Lifecycle) AP 1.6 umfassendes komplexes Vertragswerk AP 1.7 formelle AG Gründung und Betriebsaufnahme 19 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009 Bsp. MRI: Organisation 20 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009

11 Bsp. MRI: Controlling 1. Montag im Jahr Jan Jan Jan Jan Jan Feb Feb Feb Feb Mrz Mrz Mrz Mrz Apr Apr Teilprojekte und Arbeitspakete PL/TPL Ressource TP 0 Gesamtprojektleitung NV 0 AP 0.1 GPL / Steuerungsausschuss Sitzungen NV TK, HN, Bö AP 0.2 Reporting SA / VR NV TK, JM, WD AP 0.3 Koordinationssitzungen TPL NV SB, SH, BI, TF AP 0.4 Kommunikation intern Kader/MA NV TF 1 AP 0.5 Kommunikation extern NV TK, TF, JM AP 0.6 Troubleshooting / Sondermassnahmen NV div AP 0.7 Reserven NV TP 1 AG Gründung NV 0 AP 1.1 umfassende juristische Abklärungen NV LM, WD AP 1.2 Anträge an VR/RPK/DV NV HN, TK AP 1.3 Finanzierungsplan HN NV, TK, JM AP 1.4 Mittelbeschaffung NV TK, JM AP Jahres Businessplan (MRI-Lifecycle) HN NV, TK 4 4 AP 1.6 umfassendes komplexes Vertragswerk NV LM, HN AP 1.7 formelle AG Gründung und Betriebsaufnahme NV LM, TK 21 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009 Bsp. MRI: Aktienverteilung politische Brisanz Zusammenfassung 21.0% Anteil Aktienanteil Gemeinden 568' % 79.0% Aktienanteil Fonds Spital Bülach 400' % öffentl. Aktienanteil Stiftung Kempf 98' % Hand Aktienanteil Spital Limmattal 40' % Aktienanteil Einzelpersonen 294' % privat Gesamtaktienkapital 1'400' % 2.9% 7.0% 40.6% 40.6% Aktienanteil Gemeinden Aktienanteil Fonds Spital Bülach Aktienanteil Stiftung Kempf Aktienanteil Spital Limmattal 28.6% Aktienanteil Einzelpersonen 22 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009

12 Bsp. MRI: Aktienverteilung politische Brisanz Gemeinde Anteil in % Betrag absolut Fr. Bachenbülach 1.71% 24'000 Bülach 7.00% 98'000 Eglisau 1.50% 21'000 Embrach 3.79% 53'000 Freienstein-Teufen 1.07% 15'000 Glattfelden 0.71% 10'000 Hochfelden 0.79% 11'000 Hüntwangen 1.43% 20'000 Kloten 10.71% 150'000 Lufingen 0.79% 11'000 Neerach 1.43% 20'000 Niederhasli 3.50% 49'000 Oberembrach 0.50% 7'000 Oberweningen 0.71% 10'000 Rafz 1.64% 23'000 Regensberg 0.29% 4'000 Schöfflisdorf 0.57% 8'000 Steinmaur 2.14% 30'000 Wasterkingen 0.29% 4'000 Total Gemeinden 40.57% 568' Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009 Bsp. MRI: Strategieumsetzung & BEx ohne Worte Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009

13 Konklusion Kritische Erfolgsfaktoren Priorisierung - Fakten basiert und strategisch orientiert - gemeinsam in Geschäftsleitung entschieden und akzeptiert transparente Planung - ehrliche Planwerte, ev. mit Reserven konsequente Umsetzung - Ressourcen sprechen und einhalten - Befähigungen sicherstellen - Controlling durchführen und Korrekturmassnahmen einleiten wenn nötig 25 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009 Strategieumsetzung mit BEx Kritische Erfolgsfaktoren, Grundkonzepte von BEx Priorisierung - Strategie muss klar sein wer nicht weiss wohin er will, für den ist jeder Wind recht oder falsch - Stakeholder-Orientierung (Mitarbeiter, Kunden, Partner, Gesellschaft ) - Ergebnisorientierung transparente Planung - Stakeholder-Orientierung (Mitarbeiter, Kunden, Partner, Gesellschaft ) - Management mittels Prozessen und Fakten konsequente Umsetzung - Ergebnisorientierung - Management mittels Prozessen und Fakten - Führung und Zielkonsequenz - kontinuierliches Lernen, Innovation und Verbesserung 26 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009

14 Strategieumsetzung mit BEx Strategieumsetzung vom Papier zur Praxis ist primär eine Frage der Konsequenz apropos Fragen 27 Strategieumsetzung mit BEx 22. Juni 2009