Web-basiertes Prüfungstraining

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1 Web-basiertes Prüfungstraining Exkurs Projektmanagement 1. Grundlagen Unter Projektmanagement ist eine ganzheitliche Führungskonzeption zur Gestaltung und Umsetzung aller willensbildenden und willensdurchsetzenden Aktivitäten bei der Spezifizierung, Organisation, Planung und Steuerung von komplexen Vorhaben bis hin zu deren Abschluss als Projekt zu verstehen. Wir können auch sagen: Projektmanagement ist das Management von Problemlösungsprozessen und beinhaltet vorrangig die Organisation, Planung und Steuerung des Einsatzes der für ein komplexes Vorhaben sachlich und zeitlich begrenzt zur Verfügung stehenden personellen, materiellen, finanziellen und informationellen Ressourcen zur Verwirklichung der gestellten Projektziele. Aufgabenträger im Projektmanagement sind primär der Auftraggeber sowie der Auftragnehmer. Im Weiteren sind im Projektmanagement all jene zu beachten bzw. mit einzubeziehen, die durch das Vorhaben direkt oder indirekt sowie positiv wie negativ betroffen sind. Diese Gruppe wird im Projektmanagement Stakeholder genannt. Für die Anwendung des Projektmanagements im Prozess der Lösung komplexer Aufgaben sprechen folgende Vorteile: Gute Integration verschiedener Spezialisten und damit verschiedener Kompetenzen in gemischt zusammengesetzten Projektteams, Erreichen einer höheren Kreativität und Innovationsfreudigkeit im Problemlösungsprozess, Erreichen einer besseren Reaktionsfähigkeit bei veränderten Kundenwünschen (im Vergleich zur Linien-Organisation), optimale Nutzung der verfügbaren Ressourcen zur Problemlösung, Erreichen einer besseren Identifikation mit den Zielsetzungen für komplexe Vorhaben u. a. m. Diesen Vorteilen stehen aber auch Nachteile gegenüber, wobei vor allem Folgendes zu nennen ist: Entstehen von Ressourcenkonflikten in der Realisierung von Projekten, insbesondere dann, wenn Spezialisten zeitgleich an verschiedenen Orten oder an verschiedenen Aufgaben arbeiten sollen. Bei hohem Erfolgs- und Zeitdruck kann es zu Mängeln in der Qualität der Leistungserstellung kommen. Probleme können auch dann entstehen, wenn wichtige Betroffene nicht in die Planung und Realisierung eines Vorhabens einbezogen werden oder wenn die

2 IWK: Web-basiertes Prüfungstraining Exkurs Projektmanagement 2 Zusammensetzung des Projektteams nicht gut gewählt wird oder Projektleiter unzureichende Führungsqualitäten aufweisen u. a. m. Messbaren Nutzen bringt das Projektmanagement vor allem dann, wenn es gelingt, die Ausführung des betreffenden Vorhabens auf der Grundlage einer umfassenden Stakeholder-Analyse und einer in sich stimmigen Projektplanung (mit Ablauf-, Zeit-, Ressourcen-, Kosten- und Finanzplanung) durch straffe Führung der Projektteams und unter Einbeziehung eines aktiven Risikomanagements weitgehend störungsfrei zu steuern. Gegenüber der Realisierung eines Vorhabens ohne professionelles Projektmanagement können auf diese Weise bis zu 30 % des vorhabenbezogenen Kostenbudgets eingespart und zugleich auch beträchtliche Zeitverkürzungen bei der Ausführung des Vorhabens erreicht werden. 2. Von der Idee zum Projektauftrag 1 Startphase 1 In Anlehnung an: Projektmanagementfachmann, RKW-Verlag, Eschborn 2004 Projektidee Lastenheft: Der Auftraggeber beschreibt all das, was er als Ergebnis erwartet und setzt hierzu die Rahmenbedingungen. Dieses Lastenheft kann zur Ausschreibung frei gegeben oder einem definierten Auftragnehmer übergeben werden. Zeitlicher Rahmen (Dauer, Termine) Inhaltliche Lösung (Funktionsweise; Leistungsumfang; Einsatzbzw. Nutzungskonzept) Finanzieller Rahmen (Budget) Qualitätsvorgaben

3 IWK: Web-basiertes Prüfungstraining Exkurs Projektmanagement 3 Vorgaben für einen definierten externen oder internen Auftragnehmer Ausschreibung für interessierte Auftragnehmer Definitionsphase 1. Schritt: Situationsanalyse Worum geht es im Projekt? Was ist die Aufgaben- und Zielstellung? Welche Chancen bietet das Projekt? Welche Hindernisse sind zu überwinden? Wie ist die IST-Situation? Welche Einflussfaktoren sind zu berücksichtigen? Welche Vorgaben und welche Randbedingungen sind zu beachten? Wo gibt es Schnittstellen zu anderen Projekten? Und worin bestehen diese? Was sind die Risiken im Projekt? Wo lauern besondere Gefahren? Welche Faktoren entscheiden über den Erfolg des Projekts? Über welche einschlägige Projekterfahrung verfügen wir? Über welche Ressourcen verfügen wir? Wie sieht unsere Belastung durch andere Projekte aus? Welche Partner können bzw. müssen wir mit ins Boot nehmen? u. a. 2. Schritt: Stakeholder-Analyse Bei Ausschreibungen: Wer sind die Mit-Wettbewerber? Wer wird wie durch das Projekt objektiv bzw. subjektiv betroffen? Wer hat welche Interessen am Projekt (Konflikt-Potenzial bzw. Synergiemöglichkeiten?)

4 IWK: Web-basiertes Prüfungstraining Exkurs Projektmanagement 4 Wer hat Einflussmöglichkeiten (Macht; Entscheidungen)? Von wessen Zustimmung sind wir abhängig? Wer kann die Arbeit am Projekt behindern? Wie sieht das Kraftfeld im Einzelnen aus? 3. Schritt: Zielentwicklung Welches Ergebnis soll erreicht werden? (Inhalt, Qualität, Leistungsumfang, Termin, Kosten) Welche Restriktionen sind bzw. werden wie beachtet? (Umwelt, soziale, politische, technische Aspekte u. a.) Was sind Muss-Ziele? Was sind Soll-Ziele? Was sind Kann-Ziele? Mit welchem Ressourcen-Einsatz soll bzw. kann das Projektergebnis erreicht werden? Mit welchen Partnern soll bzw. kann das Projektergebnis erreicht werden? 4. Schritt: Grobplanung; Unterbreitung des Angebots durch Auftragnehmer Projektbeschreibung (Pflichtenheft): Inhaltliche Lösung, Leistungsumfang, Dauer bzw. Termin, Gesamtkosten Hauptaufgaben im Projekt mit ihren Abhängigkeiten untereinander Bestimmung der Meilensteine Darstellung des Ressourceneinsatzes Darstellung des Aufwandes (Kosten) nach Kostenarten und Höhe Finanzierungsplan nach Aufwandsarten, Zeiträumen Beteiligte Partner

5 IWK: Web-basiertes Prüfungstraining Exkurs Projektmanagement 5 Angebot bzw. Grobplan zum Projekt als Grundlage für Entscheidungsfindung Entscheidungsbildung zum Projekt Abbruch bzw. ein Anderer hat den Zuschlag erhalten Zuschlag; Auftragserteilung: Point of No Return! Projektplanung, Projektorganisation, Projektdurchführung

6 IWK: Web-basiertes Prüfungstraining Exkurs Projektmanagement 6 3. Gesamtprozess des Projektmanagements Die nachstehende Grafik gibt einen Überblick über den Gesamtprozess des Projektmanagements. Aufgaben des Projektleiters: die Koordination und Führung der Projektplanung, die Ausgestaltung der konkreten Projektorganisation, vor allem die Klärung der Zusammensetzung des Projektteams, die Klärung der Rollen- und Aufgabenverteilung im Projektteam sowie die Gestaltung der Kommunikationsorganisation im Prozess der Realisierung des Projekts, das Management des Zusammenwirkens mit der Unternehmensleitung sowie mit externen Partnern, die Führung des Gesamtprozesses der Projektsteuerung in Einheit von Ressourcen-Inanspruchskontrolle, Fortschrittskontrolle, Koordinations-, Ergebnis- und Qualitätskontrolle, die Führung der Arbeiten zum Projektabschluss (Test, Übergabe, Dokumentation u. a.). Projektteam: Fest steht, dass von der richtigen Zusammensetzung des Teams hinsichtlich fachlicher Kompetenz, aber auch hinsichtlich der Kommunikations- und Kontaktfähigkeit der Teammitglieder untereinander hochgradig der Erfolg des zu realisierenden Vorhabens abhängt.

7 IWK: Web-basiertes Prüfungstraining Exkurs Projektmanagement 7 Die Teammitglieder sollten die Fähigkeit mitbringen, sich im Team einordnen zu können, Organisationstalent haben und Engagement und Fähigkeiten zur Lösungsfindung zeigen, Selbstbewusstsein an den Tag legen, aber auch Disziplin und Loyalität zeigen sowie Toleranz zu anderen Meinungen offerieren, Fähigkeiten zur Konfliktbewältigung mitbringen u. a. m. 4. Projektplanung Übersicht: Wichtiger Ausgangspunkt: Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplanung Wann werden welche Einsatzmittel benötigt? (Kapazitätsbedarf) Einsatzmittelplanung; Belastungsplanung SOLL-IST-Abgleichung - Zeitliche Verschiebung, Puffer - Strecken - Stauchen - neue Kapazitäten - Auftragsvergabe an Dritte Alles in Ordnung? Nein Ja

8 IWK: Web-basiertes Prüfungstraining Exkurs Projektmanagement 8 Kostenplanung Finanz- und Liquiditätsplanung Projektdurchführung; Projektsteuerung Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine übersichtliche, systematische (textliche, graphische) Darstellung aller wesentlichen Aufgaben in einem Projekt. Er enthält alle Elemente, deren Ausführung erforderlich sind, um das angestrebte Projektergebnis in Einheit von Qualität und Quantität, zum geplanten Termin und im Rahmen des Projektbudgets zu erreichen. Außer der Benennung der Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete (als Strukturelemente) enthält der PSP die Namen der Verantwortlichen. Ein Projektstrukturplan wird i. d. R. mit dem TOP-DOWN-Vorgehen ( Von-obennach-unten ) erstellt. Aber auch das BOTTOM-UP-, das OUTSIDE-IN- und das INSIDE-OUT-Vorgehen ist oft nützlich. Ein Projektstrukturplan kann produkt- oder prozessorientiert erstellt werden. Wichtigstes Ziel: Vollständige Erfassung aller Aufgaben. Vermeidung von Überschneidungen. Ablauf- und Zeitplanung Die Aufstellung eines Ablauf- und Zeitplanes bedingt folgende Klärungen: a) Welche Teilarbeiten (Vorgänge, Arbeitspakete) sind im Projekt zu realisieren? b) Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden, bevor die jeweilige Teilarbeit beginnen kann? c) Welchen Arbeitszeitaufwand (in "MannTagen", "MannWochen" oder "MannMonaten") erfordert die Erfüllung der Teilarbeit? d) Mit welchem Kapazitätseinsatz (in "Mann") kann bzw. soll die Teilarbeit erledigt werden? Steht die Dauer d(i) für die einzelnen Arbeitspakete i ( i = 1, 2,... n) fest und liegt auch der Ablaufplan des Projekts mit dem logisch begründeten Nach- und Nebeneinander der Arbeitspakete vor, dann die eigentliche Terminplanung gestartet und die Dauer D für das Gesamtprojekt ermittelt werden.

9 IWK: Web-basiertes Prüfungstraining Exkurs Projektmanagement 9 Dabei ist zwischen einer Vorwärts- und einer Rückwärtsrechnung zu unterscheiden, die jeweils zunächst kalenderzeitlos durchgeführt wird. a) Vorwärtsrechnung (Methode des kritischen Weges, Vorgangsknotennetz) Bei der Vorwärtsrechnung wird der frühestmögliche Anfangszeitpunkt (FAZ) für den oder die Startvorgänge (resp. Arbeitspakete) auf FAZ = 0 gesetzt. Der frühestmögliche Endzeitpunkt FEZ(i) für einen nachfolgenden Vorgang i wird wie folgt bestimmt: FEZ(i) = FAZ(i) + d(i) d(i) Vorgang j + FAZ(i) FEZ(i) Der frühestmögliche Anfangszeitpunkt FAZ(j) eines nachfolgenden Vorgangs (Arbeitspakets) j (mit j > i) wird wie folgt ermittelt: FAZ(j) = max (FEZ(i)) i Es ist somit der größte Wert des frühestmöglichen Endzeitpunktes aller Vorgänger i (i < j) für die Bestimmung des Wertes FAZ(j) zu wählen! Vorgang i = 1 FEZ(i) Vorgang i = 2 FEZ(i) Vorgang j FAZ(j)

10 IWK: Web-basiertes Prüfungstraining Exkurs Projektmanagement 10 b) Rückwärtsrechnung (Methode des kritischen Weges, Vorgangsknotennetz) Für die Rückwärtsrechnung gilt folgender Ansatz: Der frühestmögliche Endzeitpunkt des Zielvorgangs FEZ(Ziel) ist zugleich der spätestmögliche Endzeitpunkt des Zielvorgangs SEZ(Ziel). Der spätestmögliche Anfangszeitpunkt SAZ(Ziel) ist dann wie folgt zu bestimmen: SAZ(Ziel) = SEZ(Ziel) - d(ziel) d - Vorgang j SAZ SEZ Nach dieser Beziehung ist dann der spätestmögliche Anfangszeitpunkt SAZ auch für alle anderen Vorgänge (Arbeitspakete) zu bestimmen. Der spätestmögliche Endzeitpunkt SEZ(j) eines vorgelagerten Vorgangs (Arbeitspakets) j (mit j < i) wird wie folgt ermittelt: SEZ(j) = min (SAZ(i)) i Es ist somit der kleinste Wert des spätestmöglichen Endzeitpunktes aller Vorgänger j (j < i) für die Bestimmung des Wertes SAZ(i) zu wählen! Vorgang j Vorgang i = 1 SEZ(j) SAZ(i) Vorgang i = 2 SAZ(i) Danach ist dann wieder wie weiter oben angegeben der spätestmögliche Anfangszeitpunkt SAZ(j) zu ermitteln.

11 IWK: Web-basiertes Prüfungstraining Exkurs Projektmanagement 11 c) Ermittlung des Gesamtpuffers GP im Netz Für den Fall, dass der spätestmögliche Anfangszeitpunkt SAZ(i) gleich dem frühestmöglichen Anfangszeitpunkt FAZ(i) und demzufolge auch FEZ(i) = SEZ(i) gilt gibt es bei diesem Vorgang (Arbeitspaket) keinen zeitlichen Puffer. Liegt jedoch der Fall vor, dass der spätestmögliche Anfangszeitpunkt SAZ(i) größer als der frühestmöglichen Anfangszeitpunkt FAZ(i) ist, dann besteht bei diesem Vorgang (Arbeitspaket) ein zeitlicher Puffer. Dieser wird als Gesamtpuffer GP ausgewiesen und ermittelt sich wie folgt: GP(i) = SAZ(i) FAZ(i) = SEZ(i) FEZ(i). Wichtig: Alle Vorgänge (Arbeitspakete) mit GP = 0 liegen auf dem sog. kritischen Weg. Die Addition der Dauer d(i) dieser Vorgänge ergibt die Projektdauer D. Daraus folgt: Jede Verzögerung bei einem der kritischen Vorgänge (Arbeitspakete) führt betragsgleich zur Verlängerung der Projektdauer D! Umgekehrt gilt dies nicht automatisch, denn durch die Verkürzung der Dauer d(i) eines kritischen Vorgangs kann sich bei der Rückwärtsrechnung ein anderer kritischer Weg auftun, der vorher als subkritisch galt! Liegen für alle Vorgänge (Arbeitspakete) die kalenderzeitlosen Termine vor, dann kann mit der Einordnung dieser Termine in einen Fabrikkalender (des Unternehmens) unter Beachtung des Arbeitszeitregimes und anderer Aspekte vorgenommen werden. Wird mit D die ermittelte Projektdauer (als Summe der Dauer d(i) aller kritischen Vorgänge) bezeichnet, dann können folgende Berechnungen angestellt werden: Ermittlung des frühestmöglichen Ende des Projekts durch Vorwärtsrechnung: FEZ (Ziel) = FAZ(Start) + D. Ermittlung des spätestmöglichen Starts des Projekts durch Rückwärtsrechnung: SAZ (Start) = SEZ(Start) - D. 5. Projektabschluss Die letzte Phase in einem Projekt beinhaltet in der Regel jene Aufgaben, die a) zum Abschluss eines Vorhabens unabdingbar zu erledigen sind sowie b) Aufgaben, die die Nutzung des Projektergebnisses vorbereiten und absichern sollen. Die Phase des Projektabschlusses stellt noch einmal an den Projektleiter hohe Anforderungen, sowohl aus inhaltlicher wie auch aus psychologischer Sicht.

12 IWK: Web-basiertes Prüfungstraining Exkurs Projektmanagement 12 PROJEKT Start Projektteam Abschluss Projektdauer Projektziel (Inhalt, Qualität, Quantität) Projektabschlussbericht Projektleiter Projektkosten Klärung der Abnahmebedingungen Abschlussbericht erstellen, präsentieren Umsetzung sichern (Multipliktoren) Feedback einholen, Dank, Würdigung Sicherung der Reintegration der Teammitglieder Erfahrungen zusammenstellen und nutzen Projektdokumentation Nutzungsphase Finanzmittelverbrauch Aus inhaltlicher Sicht geht es darum, den Projektabschlussbericht zu erstellen und darin aufzuzeigen, wie die Projektziele (nach Zweck des Projekts, nach erreichter Qualität und Quantität) erfüllt wurden, ob der Endtermin eingehalten, unterschritten oder überschritten wurde (Frage der Projektdauer), wie das Kostenbudget eingehalten (unterschritten oder überschritten) wurde, wie der Finanzplan eingehalten wurde u. a. m. In psychologischer Hinsicht geht es darum, die Projekt-Teilnehmer noch einmal zu motivieren, denn meist ist am Ende der Projektdurchführung "die Luft raus", die Beteiligten kümmern sich schon um neue Aufgaben, die Abschlussarbeiten (z. B. Berichte schreiben) sind wenig motivierend u. a. m. Wichtig ist, dass im Projektabschlussbericht neben einer Wertung der Zusammenarbeit im Projektteam und zu anderen Projekt-Beteiligten auch Erkenntnisse und Erfahrungen notiert werden, deren Auswertung für Folgeprojekte (gleicher oder ähnlicher Art) nützlich ist. Zum Projektabschluss gehört auch die wichtige Arbeit des Erstellens der Enddokumentation zum Vorhaben. Diese Dokumentation ist die Grundlage für die reibungslose Übernahme der Projektergebnisse in die Nutzungsphase. Ende der Ausarbeitung

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