Bieterfrage 2.2: Was ist mit den Themen Datensicherung, Storage Bereitstellung und Administration? Wer übernimmt diese Aufgabe?

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1 Treffen Bieteranfragen zu Ausschreibungen des Bayerischen Staatsministeriums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst ein, werden diese baldmöglichst beantwortet und die Antworten zusammen mit den Anfragen in anonymisierter Form auf der Homepage eingestellt. Bieterfrage 1: Zeitablauf: Ende der Vergabefrist: , Start Übernahme des Produktivbetriebes: Der hier gewählte Zeitansatz lässt keinen Zeitraum für eine Transition vom heutigen Betriebsprovider auf einen neuen Provider zu noch Zeit für eine Transformation (z.b. CMO nach TOM, Einführung des neuen Monitorings). Nach unseren Erfahrungen ist mit einem Zeitraum von bis zu 6 Monaten für einen Überführung des Betriebs zu rechnen. Wie stellt sich der Auftraggeber die Phase der Transition und Transformation vor angesichts der aufgeführten Eckdaten? Mit dem Tag Vertragsabschluss beginnt die Bestandsaufnahme, die 4 Wochen andauert. In dieser Zeit arbeitet sich der Auftragnehmer komplett in das System ein. Ein sicherer Basisbetrieb muss jedoch ab gewährleistet sein, auch wenn dieses Startdatum in die Phase der Bestandsaufnahme fällt. Eine Transition auf einen neuen Provider ist weder vorgesehen noch möglich. Die Systemlandschaft wird so übernommen wie sie vorhanden ist, d.h. Server im ITDLZ Süd und der ALP in Dillingen. Bieterfrage 2.1: Wie weit reichen die Housing Leistungen des IT DLZ? Siehe Vergabeunterlagen, Anlage 1, Seite 3 und 24. Bieterfrage 2.2: Was ist mit den Themen Datensicherung, Storage Bereitstellung und Administration? Wer übernimmt diese Aufgabe? Datensicherung: siehe Vergabeunterlagen, Anlage 1, Seite 18 Storage-Bereitstellung: Storage wird vom ITDLZ bzw. der ALP Dillingen bereitgestellt Administration: Siehe Vergabeunterlagen, Anlage 1, Seite 15ff. Bieterfrage 2.3: Wie sieht das Prozessmodell des IT DLZ US IN DER Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern aus?

2 Prozesse werden über verschiedene Systeme angestoßen. Die Hierarchie der Systeme gestaltet sich momentan wie folgt: Ticketsystem - Hotline - persönlicher Kontakt mit den am ITDLZ zuständigen Personen Bieterfrage 2.4: Ist der Zugriff auf Systeme des IT DLZ nur über ALP Dillingen möglich oder auch vom Standort des Providers? Siehe Vergabeunterlagen, Anlage 1, Seite 3 & 4. Bieterfrage 2.5: Ist es möglich zusätzliche Software auf den Systemen im IT DLZ zu installieren? Z.B. für die Umsetzung der Monitoring Anforderungen? Wie bei Hosting-Angeboten üblich, ist das möglich, aber nicht uneingeschränkt, sondern muss sich an den Betriebsrichtlinien des ITDLZ orientieren. Bieterfrage 3: Kapitel 2.2: Die aufgeführten Server sind virtuelle oder physikalische Rechner? Wir haben physikalische und virtuelle Server. Siehe Vergabeunterlagen, Anlage 1, Seite 4ff. Bieterfrage 4.1: Kapitel : Das Melden von Störungen an die Mebis Projektgruppe gilt für alle Störungen unabhängig ihrer Priorität? Ja, siehe Vergabeunterlagen, Anlage 1, Seite 6. Bieterfrage 4.2: Kapitel : Da der Provider keine E-2-E Verantwortung hat (Clients sind nicht in der Betreuung), wie kann er dann vollumfänglich Störungen beheben? Wie ist die Abgrenzung gegenüber der Clientwelt? Siehe auch Kapitel Die Systeme müssen mit Standardsoftware (z.b. gängige Browserversionen) für normale Benutzer einwandfrei zu verwenden sein. Die Verbindung zwischen ITDLZ und Anwender fällt in den Aufgabenbereich des Betriebsdienstleisters. Die Kommunikation beim Bug-Reporting oder etwaigen Störungen in der Erreichbarkeit übernimmt der Betriebsdienstleister.

3 Bieterfrage 5.1: Kapitel 3.2.2: Ist das Tool Icinga zur Implementierung und Nutzung des Monitorings verbindlich oder können auch andere Monitoring Produkte Provider eigene Tools) genutzt werden? Icinga ist verbindlich, siehe Vergabeunterlagen, Anlage 1, Seite 12. Bieterfrage 5.2: Kapitel 3.2.2: Wer stellt die IT Ressourcen (Server, Storage etc.) für die im Monitoring Daten und Reports zur Verfügung? IT DLZ? Diese IT-Ressourcen werden innerhalb des vertragsgegenständlichen IT-Systems und der Systemumgebung zur Verfügung gestellt. Siehe auch Vergabeunterlagen, Anlage 1, Seite 3ff. Bieterfrage 6: Kapitel 3.2.4: Ist das Reporting Tool für das Performance Reporting schon vorhanden und muss an die Anforderungen abgepasst werden oder muss es neu entwickelt / bereitgestellt werden? Das muss während der Bestandsaufnahme mit dem vorherigen Betriebsdienstleister geklärt werden. Im Zweifel muss es neu entwickelt/bereitgestellt werden. Bieterfrage 7.1: Kapitel 3.2.4: Die Rücksicherung von Daten ist vom Provider durchzuführen oder ein Bestandteil des IT DLZ Backup/Restore Services? Sowohl ITDLZ als auch der Auftragnehmer sind für die Rücksicherung verantwortlich. Der Auftragnehmer nutzt dafür die Systeme des ITDLZ. Siehe auch Vergabeunterlagen, Anlage 1, Seite 18. Bieterfrage 7.2: Kapitel 3.2.4: In welchem Umfang hat der Provider Zugang / Zugriff auf die DaSi Systeme des IT DLZ? Backups können on demand durch das ITDLZ zurückgespielt werden, allerdings nicht datei-basiert. Bieterfrage 8: In welchen Intervallen sollen die Checks durchgeführt werden?

4 Es findet ein 24/7 Monitoring statt. Außerdem muss das System in Absprache mit der mebis-projektgruppe und nach besonderen Ereignissen gecheckt werden. Bieterfrage 9: Lässt sich der Umfang der Beratungs- und Unterstützungsleistungen quantifizieren? Nein, abhängig vom Bedarf. Bieterfrage 10: Ist die Bestandsaufnahme identische mit einer Due Diligence? D.h. treffen diese Begrifflichkeiten denselben Sachverhalt? Zur Begriffsklärung, siehe Vergabeunterlagen, EVB-IT Service-AGB, Seite 2. Bieterfrage 11: Sind Rufbereitschaften erforderlich? Nein, siehe Vergabeunterlagen, EVB-IT Servicevertrag, Seite 5 & 17. Bieterfrage 12: Bislang sind wir bei der Bearbeitung der Ausschreibung davon ausgegangen, dass das Staatsministerium einen neuen Provider im Rahmen eines offenen Wettbewerbs sucht. Durch Ihre Antwort (zur Bieterfrage 1) Eine Transition auf einen neuen Provider ist weder vorgesehen noch möglich wird die Übernahme des Betriebs durch einen neuen Provider ausgeschlossen. Durch die von Ihnen definierte Vorgehensweise ist es offensichtlich nur dem bisherigen Provider möglich, die Umsetzung ab dem durchzuführen. Sollten sie das aber mit der Beantwortung der Bieterfrage nicht gemeint haben, bitten wir kurzfristig um Richtigstellung. Der Betrieb von mebis durch einen neuen Betriebsdienstleister ist möglich. Ausgeschlossen ist jedoch eine Transition der IT-Systeme vom IT - Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern (ITDLZ) zu einem anderen Anbieter (im Deutschen ebenfalls ein Provider ). Staatliche Webangebote müssen im ITDLZ gehostet werden, da Bayern-CERT keine Freigaben für extern gehostete Systeme erteilt.

5 Bieterfrage 13: Nach den bisherigen Antworten fassen wir unser Verständnis zu Rollen und Verantwortlichkeiten im Betriebsumfeld MEBIS zusammen: Das IT DLZ ist verantwortlich für das IT Housing. Aus unserer Sicht geht die Verantwortung des IT DLZ bis zur Bereitstellung von Systemen ohne Betriebssystem. Ab Betriebssystemebene beginnt die Verantwortung des MEBIS Betriebsdienstleisters (aktueller / neuer). Sonstige Leistungen des IT DLZ werden vom MEBIS Projekt bezogen auf Basis des IT DLZ Service Kataloges. Ein neuer MEBIS Betriebsdienstleister hat demzufolge (ab dem ): - sich in 4 Wochen einzuarbeiten, - die Bestandsaufnahmen durchzuführen und - den Betrieb gem. SLA sicherzustellen. Nach 4 Wochen erfolgt der MEBIS-Betrieb eigenständig durch den neuen MEBIS Betriebsdienstleister Bitte bestätigen Sie dieses Verständnis bzw. korrigieren dieses ausführlich und detailliert. Die in Anlage 1 zum EVB-IT Servicevertrag unter Punkt 2.2 beschriebenen Systeme werden mit Betriebssystem (Ubuntu LTS) bereitgestellt. Für den Auftragnehmer besteht jedoch die Möglichkeit, ggf. in Absprache mit dem IT DLZ, notwendige Konfigurationen vorzunehmen. Die Betriebsdienstleistungen sind ab eigenständig vom Auftragnehmer zu erbringen. Die Bestandsaufnahme beginnt mit Zuschlagserteilung, die voraussichtlich bereits Anfang Dezember erfolgen wird. Bieterfrage 14: Steht der aktuelle / bisherige Betriebsdienstleister mindestens für den Zeitraum der Bestandsaufnahme für folgende Aufgaben zur Verfügung: Leisten des Betriebes mit Einarbeitung des neuen Betriebspersonals Erstellen / Aktualisieren / Vervollständigen der Betriebsdokumentation Wissenstransfer zum neuen Betriebsdienstleister Bitte bestätigen Sie dieses bzw. korrigieren ausführlich und detailliert. Der bisherige Betriebsdienstleister steht für den Zeitraum der Bestandsaufnahme, d.h. ab dem Tag der Zuschlagserteilung (vgl. Antwort zu Frage 13) für eine Dauer von 4 Wochen, zur Verfügung.

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