Reiserichtlinien im Geschäftsreisemanagement - Einblicke und Vergleiche 2011

Transkript

1 - Prepared by Tom Wilkinson Kesselrun Corporate Travel Solutions LLC

2 Reiserichtlinien im - Überblick Die Reiserichtlinien beinhalten mögliche Regeln und Verfahren, die Geschäftsreisenden ein ausgewogeneres Verhältnis zwischen Bequemlichkeit und Komfort sowie Sicherheit und Einsparungen ermöglichen. Von großem Interesse für die meisten Firmen, können Reiserichtlinien flexibel an fast alle Unternehmenskulturen und Geschäftsanforderungen angepasst werden. Im Jahr 2010 wurde von der Global Business Travel Association Foundation (GBTA) die Studie Perspektiven der Europäischen Reiserichtlinien durchgeführt, die von Egencia, einem Unternehmen der Expedia Inc. Gruppe, gesponsert wurde. Die Studie erläuterte die Ergebnisse der europaweiten Umfrage, in der folgende Bereiche untersucht wurden: Auswirkungen und Durchsetzung der Reiserichtlinien Richtlinien in Bezug auf Reisebüros, Online-Buchungstools (OBTs) und Zahlungsarten Voraussetzungen für Serviceklassen und bevorzugte Anbieter/Leistungsträger Konzept des niedrigsten verfügbaren Preises Kontrolle und Durchsetzung der Reiserichtlinien Größere Unternehmen sind oft in der Lage, die Reisekosten im Rahmen zu halten, indem sie Preisnachlässe mit bevorzugten Leistungsträgern ausgehandelt haben. Die Reiserichtlinien sind dabei behilflich, die Ausgaben noch besser zu verwalten. So wird festgelegt, wann die Reisenden diese Rabatte nutzen sollen. Mit Hilfe des Reisemanagement wird die Beschaffung von Reisedienstleistungen durch ein oder mehrere designierte Reisebüros effektiver abgewickelt. Ohne eine Konsolidierung des Travel Managements kann ein Unternehmen viele Reiserichtlinien nicht umsetzen und: keine Preisnachlässe mit bevorzugten Leistungsträgern vereinbaren, keine Kontrollen am Verkaufsort durchführen, um Reisende auf kostengünstige Optionen aufmerksam zu machen, keine Reportings über Reiseaufkommen und -gewohnheiten sowie die Einhaltung der Richtlinien erhalten, keine ungenutzten Tickets ermitteln, zurücknehmen und neu verwenden, Reisende in Not nicht ausfindig machen und Hilfe leisten. Sobald eine Kooperation mit einem oder mehreren Reisebüros besteht, können die Kunden Richtlinien bezüglich folgender Details vereinbaren und überwachen: Wie und wann Reisen zu buchen sind Kostengünstige Auswahl von Fluggesellschaft, Hotel und Bodentransport Wie Reiseaufwendungen gezahlt, genehmigt und rückerstattet werden 1 Corporate Travel Policy: Benchmarking and Insight, An Industry-Wide Research Study, July, Egencia, LLC and the NBTA Foundation. All rights reserved. Reiserichtlinien im - 2

3 Konsolidiertes Reisen bietet u. a. die folgenden Vorteile und Möglichkeiten: Kontrollen am Verkaufsort (TMC), um Reisende auf kostengünstige Optionen aufmerksam zu machen Einhaltung der Reiserichtlinien zur Nachverfolgung von Reiserouten und Erkennen von Buchungen, die nicht den Richtlinien entsprechen Automatische Ermittlung, Rücknahme und Neuverwendung unbenutzter Tickets Reisende in Not suchen, ausfindig machen und Hilfe leisten Erhalt von Reportings, um Strategien zur Kosteneinsparung zu entwickeln, wie beispielsweise Rabattverträge mit Hauptanbietern aushandeln. Neuigkeiten im Jahr 2011 Die Umfrage 2011 wurde zwischen dem 18. Mai und 8. Juni mit Mitgliedern der GBTA sowie Unternehmenskunden und potentieller Kunden von Egencia durchgeführt. Insgesamt haben 330 Travel Manager an der Umfrage teilgenommen. Während ein Großteil der im Jahr 2010 erhaltenen Informationen aktualisiert wurde, bestand ein zentraler Aspekt der Studie über europäische Richtlinien 2011 auch darin zu untersuchen, wie Unternehmen auf die zusätzlichen Gebühren reagiert haben, die von Fluggesellschaften für sogenannte Zusatzleistungen erhoben wurden. Mittels der Umfrage 2011 wurden dahingehend Informationen gesammelt, ob und wie Unternehmen die Entwicklung dieser Gebühren verfolgen und ob von Hotels ähnliche Gebühren erhoben werden. Des Weiteren wurde ermittelt, wie mit diesen Extra-Gebühren für Flüge und Hotels umgegangen wird und inwiefern es Unternehmen gelungen ist, auch für diese Zusatzleistungen Rabatte zu erhalten. Weitere Informationen und Einblicke entnehmen Sie bitte der kompletten Studie und/oder den gesamten Daten der Umfrage, die diesem Bericht als Anlage beigefügt sind. der Ergebnisse Demografie und Profil der Befragten Profil der Befragten Sowohl 2010 als auch 2011 waren bei der Umfrage Unternehmen mit höchst unterschiedlichem Reisebudget vertreten, von weniger als 1 Mio. Euro jährlich bis hin zu 10 Mio. Euro oder mehr. In der nachfolgenden Tabelle werden die Travel Manager in drei Prozentklassen dargestellt, um Unterschiede bei der Unternehmenspolitik von Firmen mit verschiedenen Reiseausgaben festzustellen. Jährliche Reiseausgaben <1 Million (Mio.) 30 % 33 % 1 Mio. - <10 Mio. 32 % 22 % > 10 Mio. 26 % 18 % Unklar 13 % 27 % Diese Travel Manager sind auch nicht gleichermaßen für das Thema Reiserichtlinien verantwortlich: 40 % der Befragten nannten Reiserichtlinien als ihren wichtigsten Aufgabenbereich 17 % sind mitverantwortlich für die Gestaltung von Richtlinien 21 % gehören Ausschüssen an, die dafür verantwortlich sind, und 22 % gaben an, dass sie wenig Einfluss haben (im Vergleich zu 7 % im Jahr 2010) Die befragten Travel Manager der Umfrage 2011 kamen aus den folgenden 17 Ländern: Land Prozentsatz Frankreich 34 % Deutschland 28 % Vereinigtes Königreich 17 % Niederlande 7 % Finnland 3 % Schweiz 3 % Norwegen 2 % Dänemark 1 % Irland 1 % Schweden 1 % Reiserichtlinien im - 3

4 Jeweils ein oder zwei der befragten Travel Manager (<1 %) stammten auch aus Andorra, Belgien, Kanada, Guatemala, Nigeria und Südafrika. Unternehmensart der Befragten Die befragten Travel Manager spiegeln eine breite Palette an Branchen wider. Bei der Auswahl der Unternehmenskategorie wurden folgende Angaben gemacht: Art der Organisation Prozentsatz Produktion 11 % Finanzdienstleistungen 10 % Prof. Services/Consulting 9 % Gesundheit/Pharma 8 % Medien/Kommunikation 7 % Groß- und Einzelhandel 6 % Versorgungs-, Öl- und 4 % Energiekonzerne Transport/Versand 4 % Automobilbranche 3 % Regierung/öffentlicher Dienst 3 % Gastronomie 2 % Luft- und Raumfahrt/Verteidigung 1 % Land-/Forstwirtschaft 1 % Baugewerbe 1 % Bildung/Ausbildung 1 % Non-Profit-Unternehmen 1 % Sport/Unterhaltung 1 % Sonstige 24 % Zuordnung des Bereichs Reisemanagement Bei der diesjährigen Umfrage gab es mehr Auswahlmöglichkeiten bei der Frage, wem (also welcher Management-Abteilung) der Bereich Reisemanagement untergestellt ist. Im Vergleich zum Vorjahr 2010 stieg der Prozentsatz an Reiseprogrammen unter der Verantwortung von CFOs (Finanzvorständen) und Schatzmeistern von 15 % auf 21 % an und der Prozentsatz an Reiseprogrammen unter der Leitung der Bereiche Einkauf/Beschaffung stieg von 29 % auf 36 %. Dies entspricht der weitverbreiteten Auffassung, dass das Reisemanagement zunehmend als Einkaufstätigkeit angesehen wird. Der Prozentsatz an Reiseprogrammen unter der Verantwortung von CEOs und Präsidenten verringerte sich von 16 % auf 10 % gegenüber dem Vorjahr. Standpunkte zu den Reiserichtlinien und Durchsetzung dieser Im Rahmen der Umfrage wurden folgende Punkte allgemein von Travel Managern beklagt: 50 % stimmten zu, dass Reiserichtlinien für Richtlinien stehen, die von Mitarbeitern eingehalten werden sollen (unverändert gegenüber 2010). 47 % stimmten zu, dass die Reiserrichtlinien Regeln beinhalten, die Mitarbeiter im Rahmen ihrer Anstellung zwingend befolgen sollten (7 % mehr als im Vorjahr 2010). Nur in 2 % der Unternehmen gibt es keine schriftliche Reisepolitik, eine Verringerung von fast 10 % gegenüber dem Vorjahr Unternehmen mit einem umfangreicheren Reisebudget neigen mehr dazu, Reiserichtlinien als verpflichtende Aufgabe anzusehen. Einhaltungsquote der Reiserichtlinien Travel Manager berichteten, dass die Einhaltungsquote der Richtlinien bei Flug- (76 %) und Bahnreisen (73 %) am höchsten ist und etwas weniger bei der Buchung von Hotels (62 %) oder bei Mietwagenreservierungen (66 % ). Oftmals bevorzugen Reisende, direkt bei dem Hotel oder der Mietwagenfirma zu buchen. Der Hauptgrund hierfür ist, dass sie mehr Einfluss auf die Reservierung haben, wenn beispielsweise ein bestimmtes Zimmer oder Fahrzeug gewünscht wird. Insgesamt waren die Einhaltungsquoten bei Unternehmen mit Ausgaben in Höhe von mehr als 10 Mio. Euro am höchsten (82 %) und bei Unternehmen mit Ausgaben in Höhe von weniger als 1 Mio. Euro am niedrigsten (69 %). Konsequenzen bei Richtlinienverletzungen Europäische Unternehmen zeigten sich 2011 im Vergleich zum Vorjahr weniger tolerant gegenüber Richtlinienverletzungen. Dies zeigt sich deutlich in der nachfolgenden Tabelle, in der die Konsequenzen bei Verstößen gegen die Richtlinien beschrieben werden. Reiserichtlinien im - 4

5 Management fordert künftige Einhaltung 58 % 64 % Mögliche 21 % 14 % Nichterstattung der Kosten Mögliche 3 % 2 % Disziplinarmaßnahmen oder Kündigung Keine Konsequenzen 13 % 20 % Keine Überprüfung von Verstößen 4 % -- Diese Auswertung ergibt, dass die Forderung nach zukünftiger Einhaltung der Richtlinien und die dazugehörigen Verwarnungen ein wichtiges Thema sind. Es ist ein positiver Trend für das Reisemanagement, dass sich die Zahl der Unternehmen verringert hat, bei denen Verletzungen keine Folgen haben oder Reisende lediglich aufgefordert werden, die Richtlinien zukünftig einzuhalten. Aktualisieren der Reiserichtlinien Im Einklang mit den anerkannten bestmöglichen Verfahrensweisen haben die meisten Unternehmen kürzlich ihre Reiserichtlinien überarbeitet oder sind dabei, dies zu tun. Tatsächlich gaben nur 13 % an, dass ihre Richtlinien in den letzten zwei Jahren nicht überarbeitet wurden (im Vergleich zu 10 % im Jahr 2010) und nur 6 % planen keine Aktualisierung (im Vergleich zu 3 % im Jahr 2010). Unternehmen mit höherem Budget aktualisieren ihre Reiserichtlinien öfter als solche mit geringeren Ausgaben. Beschränkung der Flugkosten für die Business Class Die Veränderungen im Rahmen der jüngsten Beobachtungen der Reisepolitik in Firmen führten weg vom Motto Bequemlichkeit und Komfort und gingen in Richtung Kostenkontrolle, welche die Unternehmen brauchen. 73 % der Travel Manager, die ihre Reiserichtlinien in den vergangenen zwei Jahren aktualisiert haben, haben die Flugreisen in der Business Class eingeschränkt. Dieser Wert bleibt gegenüber 72 % im Vorjahr 2010 weitgehend unverändert. Einschränkung bevorzugter Hotels Die Umfrage 2011 war mehr auf Hotels ausgerichtet als die Vorgängerversion Es wurde nicht nur nach jüngsten Veränderungen bzgl. der Flug- Buchungsklassen in den Richtlinien gefragt, sondern auch danach, ob Hotelreservierungen auf bestimmte Servicestufen oder -klassen beschränkt wurden. Dies war nur bei 38 % der Travel Manager der Fall und ist deutlich geringer als der Anteil der Manager, die Premium-Flugreisen eingeschränkt haben. Reisebüros Buchung über das Reisebüro erforderlich Wie oben beschrieben ist die Konsolidierung von Reisebüros die Grundlage des Reisemanagements. Daher erstaunt es nicht, dass 78 % der Unternehmen in dieser Studie fordern, dass alle Geschäftsreisen über ein einziges designiertes Reisebüro gebucht werden. Weitere 14 % verlangen, dass alle Reisenden bei einem oder mehreren Reisebüros buchen. Am Häufigsten bestimmten Unternehmen mehrere Reisebüros, wenn sie verschiedene Agenturen in verschiedenen Ländern oder Regionen benötigen (z. B. ein Reisebüro in Nordamerika und ein weiteres für den Wirtschaftsraum EMEA). Nur 9 % gestatten den Reisenden, bei dem Reisebüro oder Anbieter ihrer Wahl zu buchen. Im Jahr 2011 wurde gegenüber 2010 ein Anstieg von 8 % bei den Unternehmen verzeichnet, die Buchungen bei einem bestimmten Reisebüro fordern. Dies wurde teilweise ausgeglichen durch einen Rückgang von 3 % bei den Unternehmen, die Buchungen bei einem oder mehreren Reisebüros fordern. Insgesamt stieg der Prozentsatz an Unternehmen, die Buchungen bei einem oder mehreren Reisebüros vorschreiben auf 92 % gegenüber 88 % im Jahr Die Konsolidierung ist am gängigsten bei Unternehmen mit hohen Ausgaben: 98 % der Unternehmen mit jährlichen Ausgaben von über 10 Mio. Euro weisen die Reisenden an, ihre Reise bei einem oder mehreren designierten Reisebüro(s) zu buchen, verglichen mit 95 % der Unternehmen mit Ausgaben in Höhe von zwischen 1 Mio. Euro und 10 Mio. Euro und 84 % der Unternehmen, die jährlich weniger als 1 Mio. Euro für Reisen ausgeben. Reiserichtlinien im - 5

6 Onlinebuchung Onlinebuchungen haben sich mittlerweile als bestmögliche Verfahrensweise in Reisemanagement- Programmen etabliert. Im Jahr 2011 antworteten 51 % (im Vergleich zu 47 % im Vorjahr) der europäischen Travel Manager, dass Reisen nach Möglichkeit durch ein hierfür bestimmtes Online-Buchungstool (OBT) gebucht werden sollten. Weitere 15 % fordern, dass einige Reisen online gebucht werden sollten, was gegenüber 14 % im Vorjahr kaum eine Veränderung bedeutet. Der Prozentsatz an Unternehmen, die über ein OBT verfügen, dessen Anwendung jedoch nicht als verbindlich vorschreiben (14 %), war nur geringfügig niedriger als im Vorjahr 2010 (15 %). Die gute Nachricht ist, dass sich der Prozentsatz der Unternehmen, die angaben, kein OBT zu haben (20 %), gegenüber 2010 um 4 % verringert hat. Meist (62 %) sind es Unternehmen, die weniger als 1 Mio. Euro für Reisen ausgeben, welche die Anwendung eines OBT bei allen Reisen fordern, im Vergleich zu 42 % der Unternehmen mit einem Budget zwischen 1 Mio. Euro und 10 Mio. Euro und 41 % derer mit einem Budget von mehr als 10 Mio Euro. Da viele Unternehmen die Erfahrung gemacht haben, dass bei Onlinebuchungen sowohl die Flugpreise als auch die Transaktionsgebühren der Reisebüros niedriger sind, deckt sich dies mit anderen Bereichen der Reiserichtlininen, z. B. verstärkte Anwendung von Strategic Meetings Management, wobei Unternehmen, die mehr für Reisen ausgeben, tendenziell strengere Richtlinien haben. Travel Manager aus Frankreich (78 %) fordern tendenziell viel öfter, dass ein OBT verwendet wird, als dies bei Unternehmen in Deutschland (47 %) oder Großbritannien (35 %) der Fall ist. Reiserichtlinien für Flüge Serviceklasse der Fluglinie Während Reisende die Vorteile von Flugreisen in der ersten Klasse bzw. Business Class zu schätzen wissen, geht mit diesem Niveau an Komfort und Annehmlichkeit ein hoher Preisaufschlag einher. In der Umfrage 2011 wurde erneut die Frage aus der Umfrage 2010 über Zielorte gestellt, bei denen europäische Unternehmen ihren Angestellten zugestehen, diese Reisen in der Business Class zu unternehmen. Der Prozentsatz an Travel Managern, die Flugaufpreise gestatten, nahm gegenüber 2010 bei Zielorten außerhalb Europas zu: Zielort Differenz Überall in Europa 4 % 8 % - 4 % Einige Länder in Europa 10 % 6 % + 4 % Nordamerika 46 % 34 % +12 % Südamerika 44 % 33 % +11 % Asien-Pazifik 38 % 28 % +10 % Indien, Naher Osten, 50 % 38 % +12 % Afrika Premiumklasse nicht 42 % 46 % - 4 % möglich Keine Angabe 3 % 9 % -6 % Der Prozentsatz an Travel Managern, die interkontinentale Flüge in der Business Class genehmigten, stieg im Schnitt um fast 12 %. Dies bestätigt die Zunahme von Business-Class-Flügen bei nordamerikanischen Unternehmen und ist auf die wirtschaftliche Erholung in beiden Gebieten gegenüber dem Vorjahr zurückzuführen. Je höher die Reiseausgaben eines Unternehmens sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass dieses Unternehmen Flüge in der Premiumklasse in alle Regionen genehmigt. Bei französischen Unternehmen ist die Bereitschaft, für eine höhere Serviceklasse zu bezahlen, geringer als bei Unternehmen in Deutschland oder dem Vereinigten Königreich. Geringster verfügbarer Preis Der geringste verfügbare Preis ist der niedrigste Preis oder Preissatz, den ein Reisender gemäß den Reiserichtlinien des Unternehmens akzeptieren muss. Aufgrund der Richtlinien für geringste verfügbare Preise in Europa müssen Reisende den niedrigsten Preis gemäß der nachfolgenden Parameter akzeptieren: Reiserichtlinien im - 6

7 Zeitfenster: Flüge, die vor oder nach einer festgelegten Zeit starten (56 %). Verglichen mit 43 % im Jahr 2010 Nicht erstattungsfähiges Ticket: muss bei Verfügbarkeit anstelle eines flexibleren Tarifs gebucht werden (66 %). Verglichen mit 52 % im Jahr 2010 Umsteigeverbindungen: gefordert, falls diese die Reisezeit nicht unverhältnismäßig verlängern (35 %). Verglichen mit 20 % im Jahr 2010 Alternative Flughäfen: erwünscht bei besonderer Nähe zum eigentlichen Zielort (29 %). Verglichen mit 17 % im Jahr 2010 Je höher die Reiseausgaben eines Unternehmens sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass die nachfolgenden Parameter ebenfalls bei der Festlegung der Richtlinien bzgl. der geringsten verfügbaren Preise eine Rolle spielen: Kriterien für den geringsten verfüg. Preis <1 Mio. 1 Mio. - < 10 Mio. >10 Mio. Zeitfenster beim Abflug 31 % 62 % 81 % Nicht erstattungsfähiges Ticket Umsteigeverbindungen akzeptieren 60 % 69 % 74 % 18 % 37 % 53 % Alternative Flughäfen 20 % 32 % 37 % Die Umfrage 2011 beinhaltet ebenfalls die Frage danach, ob Unternehmen zusätzliche Gebühren, die von Fluggesellschaften berechnet werden (z. B. für Gepäckaufgabe etc.), in die Berechnung des geringsten verfügbaren Preises mit einkalkulieren. Derzeit fordern 54 % der europäischen Unternehmen von Reisenden, diese Zusatzgebühren der Fluggesellschaften in die Berechnung des geringsten verfügbaren Preises einzuschließen. Bei deutschen Unternehmen ist es gängiger (70 %), die Kosten für zusätzlichen Service in die Berechnung mit einzukalkulieren als dies bei Unternehmen im Vereinigten Königreich (49 %) oder in Frankreich (42 %) der Fall ist. Bevorzugte Leistungsträger Ein Hauptziel des Reisemanagements besteht darin, Preisnachlässe mit Fluggesellschaften und anderen Reiseanbietern auszuhandeln. Travel Manager, die Preisnachlässe mit Fluggesellschaften und/oder anderen Anbietern ausgehandelt haben, müssen typischerweise Marktanteile an diese bevorzugten Anbieter abtreten und sind bei der Erfüllung dieser Ziele oft auf Reiserichtlinien angewiesen. In der Umfrage 2011: forderten 24 % der Unternehmen, dass die Reisenden Flüge bei bevorzugten Airlines buchen wann immer diese verfügbar sind. forderten nur 51 %, dass Reisende mit bevorzugten Transportunternehmen reisen, wenn die Preise gleich oder niedriger sind als bei anderen Anbietern. forderten 10 % nie, dass Reisende bei bevorzugten Fluggesellschaften buchen. haben 16 % keine Preisnachlässe mit Fluglinien ausgehandelt. Die Antworten weichen jedoch stark von den tatsächlichen jährlichen Reisekosten ab. Mit steigenden Kosten fordern Unternehmen auch vermehrt, dass Reisende mit bevorzugten Fluggesellschaften fliegen, insbesondere wenn diese Fluggesellschaften auch den geringsten auf dem Markt verfügbaren Preis anbieten. Vorausbuchung Es ist nicht immer möglich, von den Geschäftsreisenden zu verlangen, dass diese ihre Reisen weit im Voraus buchen, da deren Reisepläne nicht immer genau feststehen. In der nachfolgenden Tabelle wird dargestellt, ob und inwiefern europäische Unternehmen von Reisenden fordern, im Voraus zu buchen oder dies begrüßen. Mindestens 7 Tage 8 % 12 % Mindestens 14 Tage 16 % 19 % Mindestens 21 Tage 5 % 8 % Erwünscht, jedoch 63 % 42 % kein Zeitrahmen Keine Vorabbuchung 8 % 14 % notwendig Keine Angabe NA 4 % Reiserichtlinien im - 7

8 Im vergangenen Jahr haben europäische Unternehmen scheinbar mit weniger Nachdruck gefordert, dass Reisende vorab buchen. Lediglich der Prozentsatz an Unternehmen, die es zwar befürworten aber nicht vorschreiben, dass Reisende im Voraus buchen, stieg um 21 Prozentpunkte. Reiserichtlinien für Hotels Buchung bei bevorzugten Hotelanbietern Bei vielen Reiserichtlinien wird gefordert, dass bevorzugte Hotels gebucht werden, mit denen Preisnachlässe vereinbart wurden. Ähnlich gibt es Regeln, die Reisende dazu veranlassen, nach Möglichkeit bei bevorzugten Fluggesellschaften zu buchen. In der folgenden Tabelle sind die Antworten zu den Fragen der Erhebung in Bezug auf bevorzugte Hotelanbieter zusammengefasst: Buchungen bei bevorzugten Hotels vorgeschrieben Buchungen bei bevorzugten Hotels erwünscht Reisende können zwischen bevorzugten oder nichtbevorzugten Hotels entscheiden Kein Programm für bevorzugte Hotels 24 % 29 % 40 % 40 % 16 % 26 % 20 % 5 % Der Rückgang von 26 % im Vorjahr 2010 auf 16 % 2011 der Unternehmen, die den Reisenden die Wahl des Hotels überlassen, unabhängig davon, ob es ein bevorzugtes Hotel ist, wird weitgehend durch die Zunahme an Unternehmen ausgeglichen, die kein Programm für bevorzugte Hotels haben, was eine Lockerung der Richtlinien in diesem Bereich bedeutet. Buchung nicht-bevorzugter Hotels Am Häufigsten müssen Reisende kein bevorzugtes Hotel buchen, wenn diese vom eigentlichen Zielort zu weit entfernt sind (80 %). Weitere Gründe: Wenn andere Übernachtungsmöglichkeiten günstiger sind als bevorzugte (58 %) Wenn der Reisende ein leitender Angestellter oder sonstiger Mitarbeiter mit Ausnahmeregelung ist (24 %) Wenn Reisen eine bestimmte Anzahl an Tagen überschreiten (9 %) Nur ein Prozent der Unternehmen gestattet Reisenden nie ein nicht-bevorzugtes Hotel zu buchen. Vereinbarte Annehmlichkeiten des Hotels Die häufigsten Annehmlichkeiten, die in Vereinbarungen mit Hotels gratis mit eingeschlossen sind, sind Frühstück (70 %), Internet (57 %), Parken (21 %) und Zimmer- Upgrades (19 %). Bei den Unternehmen mit den höchsten Reiseausgaben sind mehr Annehmlichkeiten bei Vereinbarungen mit bevorzugten Hotels beinhaltet als bei solchen mit geringerem Budget. Information über Annehmlichkeiten im Hotel Nach der Verhandlung mit dem Hotel informieren die Travel Manager ihre Reisenden über die Annehmlichkeiten, die im Hotel verfügbar sind. Dazu werden verschiedene Kommunikationskanäle genutzt. Hierzu zählen insbesondere: Verfügbare Annehmlichkeiten werden in OBTs der Unternehmen hervorgehoben (39 %), Mitarbeiter werden gebeten, die Reisenden telefonisch über die Annehmlichkeiten zu informieren (18 %) und es wird angenommen, dass die Hotels die Reisenden beim Einchecken über die Annehmlichkeiten informieren (19 %). Zweifelsohne besteht die bestmögliche Verfahrensweise darin, die Reisenden vor der Buchung zu informieren, obwohl 30 % der Unternehmen diesbezüglich überhaupt keine Informationen weitergeben. Außerdem ist bei 72 % der Reiserichtlinien der Betrag begrenzt, den Mitarbeiter pro Hotelübernachtung ausgeben dürfen und 22 % setzen Grenzen bei der Hotelklasse, die gebucht werden kann. Reiserichtlinien im - 8

9 Sonstige Reiseanbieter Richtlinien für Mietwagen und Bahn Bei 60 % (gegenüber 57 % im Vorjahr) der Reiserichtlinien müssen die Reisenden bei einem bevorzugten Mietwagenanbieter buchen. 39 % der Travel Manager fordern, dass die Reisenden Mittelklasse-Fahrzeuge (B/C) buchen. Im Vergleich dazu fordern 33 %, dass Fahrzeuge der Kompaktklasse (A/B) gebucht werden. Dies ist eine interessante Veränderung gegenüber 2010, als 49 % der Travel Manager die Reisenden verpflichteten, Fahrzeuge der Klasse A/B zu mieten und 33 % das Mieten eines Fahrzeugs der Klasse C gestatteten. Reiserichtlinien für Bahnverbindungen 87 % der europäischen Unternehmen haben verbindliche Vorgaben für die Serviceklasse, die Reisende bei Zugreisen buchen dürfen. 33 % dieser ist gestattet eine Reise in der ersten Klasse (gegenüber 42 % im Vorjahr 2010) und 56 % fordern eine Bahnreise in der zweiten Klasse (verglichen mit 64 % im Vorjahr). Größere Unternehmen neigen mehr dazu, Bahnreisen in der ersten Klasse zu gestatten. Bei den Unternehmen mit einem Budget von über 10 Mio. Euro erlauben 58 % Reisen in der ersten Klasse, verglichen mit 31 % der Unternehmen mit einem Budget von weniger als 1 Mio. Euro und 27 % der Budgetkategorie zwischen 1 Mio. Euro und 10 Mio. Euro. Überwachung und Durchsetzung der Richtlinien Vor-Abreise Genehmigungsverfahren Insgesamt fordern 53 % der Unternehmen, dass alle Reisen vor Antritt genehmigt werden. Außerdem: fordern 11 %, dass Reisen nur bei denjenigen Mitarbeitern genehmigt werden müssen, die nicht im Vorstand sind; fordern 12 %, dass nur Reisen zu bestimmten Zielorten (z. B. internationale Reisen) genehmigt werden müssen; fordern 13 %, dass nur Reisen genehmigt werden müssen, die voraussichtlich einen bestimmten Kostenrahmen überschreiten. 21 % der Budgetgruppe von über 10 Mio. Euro fordern Vorabgenehmigungen von Reisen an gewisse Zielorte, verglichen mit 12 % der Unternehmen insgesamt. Nur 19 % der Unternehmen fordern keine Vorabgenehmigung von Reisen. Reportings über die Nicht-Einhaltung von Reiserichtlinien Im Wesentlichen gibt es zwei Sorten von Ausnahme- Reportings, die für Reservierungen von Flügen, Hotels und Mietwagen verfügbar sind: Ob Reisende niedrigere Tarife oder Preise abgelehnt haben, die gemäß den Richtlinien vorgeschrieben sind, z. B. geringste verfügbare Tarife oder Preise. Ob Reisende eine Buchung bei verfügbaren bevorzugten Anbietern gemäß den Richtlinien unterlassen haben. Es wurde ein bemerkenswerter Anstieg des Prozentsatzes europäischer Unternehmen verzeichnet, die ein Reporting über die Richtlinienverletzung bei Flugreisen erhalten, wie aus der nachfolgenden Tabelle ersichtlich wird: Flug: geringster verfügbarer Preis nicht akzeptiert Flug: Bevorzugter Anbieter nicht akzeptiert Hotel: Günstigerer Tarif nicht akzeptiert Hotel: Bevorzugtes Hotel nicht akzeptiert Auto: Vereinbarter Tarif nicht akzeptiert Auto: Bevorzugter Anbieter nicht akzeptiert 55 % 45 % 30 % 20 % 18 % 25 % 16 % 15 % 14 % 15 % 10 % 13 % Keine 27 % 28 % Ausnahmeberichte Keine Angabe 11 % 20 % Reiserichtlinien im - 9

10 Wer erhält die Reportings über die Nicht-Einhaltung der Reiserichtlinien? Im Rahmen der Best Practice werden die Reisemanagement Berichte für eine verbesserte Transparenz bei den Reisekosten über den Travel Manager an weitere Abteilungen und Führungskräfte verteilt. Die nachfolgende Tabelle zeigt, dass zwar ein höherer Prozentsatz an Travel Managern Berichte erhält, allerdings kein Fortschritt dahingehend gemacht wurde, mehr leitende Manager und Führungskräfte mit einzubinden. Travel Manager 91 % 84 % Direkte Vorgesetzte 16 % 16 % Leiter der entspr. Abteilung Sonstige/Keine Angabe Risiko-Management Vorbereitung auf Notfälle 10 % 14 % 10 % 7 % Es wird zunehmend erkannt, dass Arbeitgeber möglicherweise haftbar sind, wenn sie ihrer Sorgfaltspflicht nicht nachkommen, reisende Angestellte abzusichern. Das steigende Haftungspotential wurde durch den Corporate Manslaughter Act 2008 [Gesetz über die Strafbarkeit von Unternehmen bei Todesfällen] im Vereinigten Königreich deutlich, laut welchem Unternehmen für Schäden haftbar sind, die Angestellten durch Versagen des Managementsystems und dessen Praktiken entstehen. Trotz verstärktem Bewusstsein müssen viele Unternehmen erst noch entsprechende Pläne entwickeln. 54 % der europäischen Unternehmen haben Notfallpläne parat 34 % verfügen nicht über derartige Pläne 12 % keine Angabe Es ist schwierig, diese Ergebnisse unmittelbar mit denen von 2010 zu vergleichen, da die diesjährige Umfrage auch die Antwort Keine Angabe enthielt antworteten 62 % mit Ja und 38 % mit Nein. Dies legt nahe, dass es gegenüber dem Vorjahr kaum eine Veränderung gab. Gruppenreisen und Meetings Gruppenreisen und Meetings, Notfälle Unter Strategic Meetings Management (SMM) versteht man eine Reihe bestmöglicher Verfahrensweisen, die darauf abzielen, die Organisation von Meetings mit konventionellen Punkt-zu-Punkt -Reisen oder Kurzreisen zu koordinieren. Dieses Jahr wurde ein Anstieg um acht Prozentpunkte bei den Unternehmen verzeichnet, welche die zentrale Buchung von Meetings und Gruppenreisen fordern sowie ein Anstieg um 4 % bei den Unternehmen, die eine zentrale Prüfung der Verträge für MICE Dienstleistungen fordern. Bedauerlicherweise sind Gruppenreisen und Meetings in den Reiserichtlinien eines hohen Prozentsatzes an Unternehmen nicht berücksichtigt, wie aus der nachfolgenden Tabelle ersichtlich wird: Meetings nach Teilnehmerzahl festlegen Meetings nach Projektbudget festlegen Zentrale Buchung von Meetings vorgeschrieben Zentrale Prüfung von Verträgen für MICE Dienstleistungen Gruppenreisen und Meetings sind in den Reiserichtlinien nicht berücksichtigt 14 % 14 % 9 % 4 % 18 % 10 % 10 % 6 % 59 % 62 % Keine Angabe 10 % 14 % Obwohl Unternehmen mit höheren Reiseausgaben diese Kernaspekte bei der Festlegung von Richtlinien eher in Betracht ziehen als Unternehmen mit geringeren Ausgaben, sind die Unterschiede nicht statistisch signifikant. Management von Tagespauschalen für Hauptmahlzeiten und sonstigen Auslagen Richtlinien bzgl. Tagespauschalen Tagespauschalen stellen für Unternehmen eine effektive Möglichkeit dar, die Ausgaben zu verwalten, besonders bei Kategorien, in denen kaum andere Kontrollmechanismen möglich sind. Die Prozentsätze der Unternehmen, die Tagespauschalen in ihren Reiserichtlinien berücksichtigen wird in dieser Tabelle dargestellt: Reiserichtlinien im - 10

11 Am häufigsten erheben Hotels zusätzliche Gebühren für: Hotel-Tagespauschalen festlegen 56 % Keine Hotel-Tagespauschalen 42 % Keine Angabe 3 % Tagespauschale für Hauptmahlzeiten und sonstige Auslagen festlegen 56 % Keine Tagespauschale für 40 % Hauptmahlzeiten und sonstige Auslagen Keine Angabe 3 % Tagespauschalen sind bei Unternehmen mit Ausgaben von weniger als 1 Mio. Euro für Reisen am beliebtesten und weniger üblich bei Unternehmen mit höheren Ausgaben. Dies liegt möglicherweise daran, dass Unternehmen häufiger über andere Möglichkeiten verfügen, die Kosten im Rahmen zu halten, wie beispielsweise vereinbarte Preissätze. Zusatzgebühren Flug- und Hotelzuschläge Seit Jahrzehnten bieten Hotels gegen Bezahlung zusätzliche Leistungen außer der reinen Übernachtung an. Die nachfolgende Tabelle zeigt den Prozentsatz an Unternehmen, die den Reisenden gestatten, gewisse gebührenpflichtige Leistungen der Fluggesellschaften und Hotels in Anspruch zu nehmen. Die gängigsten Zusatzgebühren, die für Flugreisende übernommen werden, sind die Folgenden: 73 % Gepäckgebühren 51 % Änderungen der Reiseroute 30 % Essen an Board 21 % Bevorzugte Sitzplätze 19 % Internet an Board 19 % Priority Boarding 17 % Zusätzliche Beinfreiheit 76 % Parken 70 % Internet 51 % Flughafen-Shuttle 25 % Spätes Auschecken 24 % Safe im Zimmer Weniger als 10 % der Unternehmen genehmigen Minibars, Fitnessstudios oder Unterhaltungselektronik. Überprüfung zusätzlicher Gebühren Derzeit überprüfen 63 % der europäischen Unternehmen die zusätzlichen Gebühren über Rückerstattungssysteme und Kundenkreditkarten- Auszüge. Bei den Unternehmen, die Aufwendungen nicht nachverfolgen: gehen 25 % davon aus, diese innerhalb der nächsten 12 Monate zu überprüfen, gehen 12 % davon aus, diese innerhalb der nächsten 2 Jahre zu überprüfen, gehen 2 % davon aus, dass mehr als 2 Jahre notwendig sind, um mit der Überprüfung dieser Gebühren zu beginnen, und sind 60 % nicht sicher oder gehen davon aus, dass dies nie geschehen wird. Schlussfolgerung Diese Kurzfassung hat sich nur mit einem Teil der Eckdaten aus der Reiserichtlinien-Umfrage des Jahres 2011 befasst. Wir hoffen, dass die Leser nun genauere Informationen, Daten und Einblicke in diese Reiserichtlinien erhalten. Wir bitten die Leser, den ganzen Bericht ausführlich zu lesen und glauben, damit selbst den wissbegierigsten Geschäftsreisenden zum Thema Reiserichtlinien zufriedenzustellen. Weniger als 10 % der Unternehmen erstatten den Reisenden Kosten für Alkohol oder Unterhaltung an Bord. Reiserichtlinien im - 11