e LEARNING Kurz-Anleitung zum Erstellen einer Sprechzeit

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1 Kurz-Anleitung zum Erstellen einer Sprechzeit Foto: E-Learning Service Die Aktivität Sprechzeit (oder Terminplaner) ermöglicht es Dozierenden, auf einfache Weise Sprechstunden- oder auch Prüfungstermine zu vergeben. Zum einen direkt an einzelne Studierende, um diese z. B. zu einem bestimmten Termin einzuladen, zum anderen ist diese Aktivität komfortabel, da sie einen Selbsteintrag der Studierenden in vorgegebene Zeitfenster ermöglicht. Man definiert Slots, und die Kursteilnehmer tragen sich selbst ein oder auch aus. Sie können Termine auch leicht absagen oder umlegen. Sämtliche zustande kommenden Termine werden automatisch in die jeweiligen Moodle-Terminkalender (von Ihnen und den Studierenden) übernommen und können zusätzlich als Liste exportiert und ausgedruckt werden. Haben Sie in Ihrem Kurs Gruppen definiert, können Sie mit einem Klick auch diese einladen. 1

2 1. Sprechzeit einrichten Wählen Sie: Bearbeiten: Anschalten Diese Option finden Sie im Administrationsblock oder in der Navigationsleiste (oben rechts). Aktivität anlegen: Wählen Sie: Sprechzeit Name: Wählen Sie eine Bezeichnung für Ihre Sprechzeit (z. B. Sprechstunde von Dr. Fritz Knobel ) Beschreibung: In diesem Textfeld sind Zusatzinformationen zum Workshop möglich. 2

3 2. Kriterien bearbeiten Der Modus Terminanzahl entscheidet, ob sich Studierende jeweils nur einen einzigen Termin holen dürfen (etwa bei einer Prüfung) oder nach dem ersten abgeschlossenen auch einen zweiten usw. (etwa bei laufenden Sprechstunden im ganzen Semester). Geben Sie an, wie lange ein Termin dauern soll (z. B. 15 Minuten), geben Sie eine beliebige Zahl ein. Die anderen Einstellungen können Sie in den Grundeinstellungen belassen. Es wäre jedoch auch möglich, ganze Kursgruppen einzuladen, die einzelnen Gespräche mit Punkten zu bewerten (etwa bei Prüfungen) und die benachrichtigungen abzuschalten. => Änderungen speichern 3

4 3. Termine festlegen Sie sehen nun die Startseite Ihrer Sprechstunde. Unten befindet sich die Liste jener Studierenden, die noch keine Termine haben (das sind jetzt noch alle...). Um eine ganze Reihe an Zeitfenstern festzulegen, in die sich die Studierenden selbst eintragen können, wählen Sie in der Mitte Zeitfenster einfügen. Dazu sehen Sie weiter auf Seite 5. Es besteht ebenso die Möglichkeit einen Termin für eine Gruppe festzulegen. Dies erfolgt in gleicher Weise wie für eine Person. Folgen Sie dazu Seite 5. Mit Klick auf Einladung bzw. Erinnerung können Sie die Studierenden per aufrufen, sich einen Termin auszusuchen bzw. können Sie auch über einen Termin informieren. Die Option Erledigt gibt Ihnen die Möglichkeit, für die einzelnen Studierenden einen Termin festzulegen. In diesem Fall folgen Sie bitte der Erklärung auf Seite 4, ansonsten gehen Sie bitte weiter auf die Seite 5. 4

5 Sie wollen für einen einzelne Studierende einen Termin festlegen und haben die Option Erledigt angeklickt. Das daraus folgende Formular gibt die Möglichkeit Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort des Termins festzulegen. Ebenso kann der Studierende selbst Vorschläge für einen Termin einbringen. Achten Sie bitte auf die Option Termin wiederverwenden. Termin wiederverwenden. Es besagt bei JA, dass dieser Termin auch bei Absage des Studierenden als freier Termin beibehalten bleibt, damit sich jemand anders eintragen kann. NEIN würde bei Absage den ganzen Termin löschen. Aber wozu der Aufwand mit Einzeleinladungen? Es geht auch komfortabel: Siehe Zeitfenster einfügen. 5

6 4. Zeitfenster einfügen Beispiel: Nehmen wir an, Sie möchten das ganze Semester über immer Montags von bis Uhr Sprechstunden vergeben, für jeweils 20 Minuten in Einzelkonsultationen. An Feiertagen und am xx. Juni aber nicht. So gehen Sie vor: a) Wählen Sie den Maximalzeitraum des Semesters, machen Sie ein Kreuz nur vor Montag und stellen Sie die Zeit von Uhr ein. b) Geben Sie einen Ort ein und wählen Sie "In Terminfenster aufteilen" JA. Bei Dauer können Sie für diese Zeitleiste die Voreinstellung überschreiben, geben Sie hier 20 (Minuten) ein. Alles andere belassen Sie in den Grundeinstellungen. => Speichern 6

7 4. Termine hinzufügen oder löschen Nun sehen Sie die einzelnen Zeitfenster. Löschen Sie nun am Ende jeder Zeile jene Termine an Feiertagen. Und das war es schon. Jetzt können sich Ihre Studierenden eintragen. Wenn diese nicht allein darauf kommen, schreiben Sie eine Nachricht ins Forum. Mit der Zeitleiste erscheinen darüber zusätzliche Schaltflächen: Jederzeit können Sie neue Termine hinzufügen oder bestehende löschen. Beim Löschen haben Sie zwei Möglichkeiten: Alle (wirklich alle) und alle ungenutzten (die zu diesem Zeitpunkt ohne Terminvereinbarung sind). Dies gilt auch, wenn Sie hier mehr als nur einen Trainer eingetragen haben. Also Vorsicht beim Löschen! Löschen Sie auch niemals die gesamte Aktivität, wenn noch Termine aktiv sind - in diesem Fall erfolgt keine Absage in den einzelnen Terminkalendern! Unterhalb der Zeitfenster sehen Sie stets eine Liste jener, die noch keinen Termin haben oder (bei Einstellung... mehrere Termine wählbar ) auch jene, die bereits einmal da waren und erneut wählen können. 7

8 4. Kommentar Wenn sich Studierende eingetragen haben (oder von Ihnen zu einem Termin bestellt sind) sehen Sie die Terminliste mit den Namen. Sie können nun einmal eine Notiz zu jedem Termin (nur für Sie) einfügen, wenn Sie den Termin in der Spalte Aktivität editieren. Nach einem Termin können Sie den Studierenden aber auch einen Kommentar/eine Aufgabenstellung mitgeben. Dazu müssen Sie auf den Namen in der Liste Studierende klicken, den Kommentar schreiben und unter Kommentar speichern sichern. Dieser Kommentar wird jedoch erst für den Studierenden sichtbar, wenn Sie den Termin als erledigt gespeichert haben. Ebenso kann sich die- oder derjenige erst nach dieser Freigabe wieder für einen erneuten Termin eintragen. Sie selbst sehen Ihre eingetragenen Kommentare stets in der Übersicht. Achtung: Sobald Sie die absolvierten Termine löschen (mit dem roten x), sehen Sie die Auswertung des Treffens nicht mehr in Ihrer Übersicht und auch die Studierenden sehen von Ihnen gegebene Kommentare nicht mehr. Also warten Sie mit dem Löschen der absolvierten Termine. Markieren Sie ihn in jedem Fall als erledigt (Häkchen setzen). 8

9 5. Einsatzszenarien/Beispiele 1. Sprechstundenplanung: Geben Sie Zeitleisten vor, lassen Sie die Studierenden sich selbst eintragen und behalten Sie immer den aktuellen Überblick. Sagen Sie mit einem Klick Termine ab, richten Sie zusätzliche Zeitfenster ein oder bestellen Sie einzelne Studierende oder ganze Gruppen zu Sonderkonsultationen. 2. Prüfungstermine: Planen Sie auf diese Weise auch Prüfungstermine: das Verfahren ist fair, transparent und übersichtlich. Und die Noten ( Bewertung ) können Sie auch gleich mit bekannt geben. 3. Planen Sie auf diese Weise auch die Vergabe der Seminarreferate: Tragen Sie die Termine des Seminars ein, die Studierenden wählen dann selbst Ihr Thema (vorausgesetzt, die Themen stehen schon im Kurs). 4. Exportieren der fertigen Terminlisten in papierne Aushanglisten: Gehen Sie in der Sprechstunde oben rechts auf den Reiter Exportieren und wählen Sie ein Format. Wir empfehlen hier Excel, das funktioniert. 9

10 6. Hinweise und Kontakte Moodle Hilfe für Autoren: (zuletzt geprüft: 08/2007) Weitere Hilfe unter: (zuletzt geprüft: 08/2007) Zahlreiche Infos finden Sie auch unter folgenden Links: (--> Kurzeinführung für Lehrende) (zuletzt geprüft: 08/2007) (zuletzt geprüft: 08/2007) Link der UBL (Universitätsbibliothek Leipzig) (--> Benutzung und Service ) (zuletzt geprüft: 04/2008) Ansprechpartner: (zuletzt geprüft: 08/2007) 10

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