Handbuch simap.ch - Teil Auftraggeber Inhaltsverzeichnis

Transkript

1 Handbuch simap.ch - Teil Auftraggeber Inhaltsverzeichnis Was ist der Publikationsdienst?...2 Beschreibung Publikationsdienst...2 Vom Veröffentlichen einer Ausschreibung bis zum Zuschlag...3 Anmeldung...3 So registrieren Sie sich...4 Projektübersicht...6 Beschreibung Projektmanager...6 Projektliste...6 Detailansicht Projekte...7 Beschreibung Detailansicht...7 Informationen zum Projekt...8 Informationen zu einzelnen Publikationen...9 Arbeiten mit einzelnen Publikationen...9 Status von Publikationen...10 Textvorlagen / Formularvorgaben...11 Publizieren (Ausschreibung (offen, selektiv) / Wettbewerb (offen, selektiv))...12 Anlegen eines neuen Projekts...12 Publizieren einer Neuen Ausschreibung...13 Zusammenfassung auf Französisch...19 Publizieren eines Neuen Wettbewerbs...20 Fertigstellen und Einreichen einer Publikation...23 Ausschreibungsunterlagen...23 Beschreibung Ausschreibungsunterlagen...23 Arbeiten mit Ausschreibungsunterlagen...24 Bewerber...26 Beschreibung Eingetragene Bewerber...26 Beschreibung Bewerberliste...27 Arbeiten mit der Bewerberliste...28 Arbeiten mit einzelnen Bewerbern...30 Forum...32 Beschreibung Forum...32 Arbeiten mit dem Forum...32

2 Was ist der Publikationsdienst? Beschreibung Publikationsdienst Vom Veröffentlichen einer Ausschreibung bis zum Zuschlag Beschreibung Publikationsdienst Der Publikationsdienst richtet sich an Stellen, die Ausschreibungen und Wettbewerbe veröffentlichen. Nach der Registrierung des Auftraggebers können Ausschreibungen und Wettbewerbe online erfasst, verwaltet und publiziert werden. Der persönliche Projektmanager unterstützt die ausschreibende Stelle in der Verwaltung aller aktuellen Projekte. Von hier aus erstellen Sie neue Publikationen, erhalten eine Übersicht über die von Ihnen gemachten Publikationen und können diese auch bearbeiten und verwalten. Der Administrator eines Kantons oder einer Gemeinde kann für die Erfassung von Ausschreibungen, Wettbewerben und Zuschlägen Texte in den entsprechenden Formularen als Textvorlage vordefinieren. Wenn Sie als Auftraggeber vom Typ Kanton oder Gemeinde ein Formular, für das der Administrator Texte eingegeben hat, öffnen, so werden die Texte in den vorbelegten Feldern eingeblendet. Sie können Ihrerseits die Vorbelegungen übernehmen, ändern (überschreiben) oder um weitere Vorbelegungen ergänzen. Anschliessend können Sie Ihre individuelle Formularvorlage speichern und als Grundlage für Ihre Ausschreibungen verwenden. Über die Detailansicht eines Projektes haben Sie die Möglichkeit, sich alle zu einem Projekt gehörenden Publikationen anzeigen zu lassen. Sie können sich eine ausgewählte Publikation im HTML-Format anzeigen lassen, sie aktualisieren, in ein neues Projekt kopieren oder auch löschen. Ferner können Sie eine Zusammenfassung für eine Ausschreibung oder einen Wettbewerb erstellen. Zu jedem Projekt können vom Auftraggeber online Ausschreibungsunterlagen bereit gestellt werden, die Bewerber sich direkt herunterladen können. Die Beschaffungsstelle hat einen jederzeit aktuellen Überblick, welche Firmen sich für eine Ausschreibung eingetragen haben, entsprechende Unterlagen heruntergeladen oder ein Angebot eingereicht haben. Ausserdem wird vom Publikationsdienst eine Verwaltung der eingetragenen Bewerber bis hin zur Erteilung des Zuschlags für eine Ausschreibung zur Verfügung gestellt. Mit Hilfe eines internetbasierten Forums können sowohl Bewerber als auch Meldestellen Fragen zu einem Projekt stellen, die von der Meldestelle beantwortet werden. simap.ch

3 Vom Veröffentlichen einer Ausschreibung bis zum Zuschlag Im Folgenden wird der Prozess vom Anmelden als Auftraggeber über das Erfassen einer Ausschreibung bis hin zum Erteilen des Zuschlags in Kürze beschrieben. Um eigene Publikationen veröffentlichen zu können, müssen Sie sich zuerst als Meldestelle anmelden. Vom Projektmanager aus legen Sie ein neues Projekt an, indem Sie Neue Ausschreibung wählen. Sie können auch ein bereits bestehendes Projekt auswählen. Erfassen Sie anschließend alle relevanten Daten zur Ausschreibung im Formulardienst und reichen Sie die Publikation ein. Stellen Sie nach dem Einreichen der Ausschreibung die dazugehörigen Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung. Bearbeiten Sie die im Forum zur Auschreibung eingestellten Beiträge und Fragen. Verwalten Sie die Liste der Bewerber, indem Sie Bewerber erfassen, Ausschreibungsunterlagen verschicken und den Eingang von Angeboten vermerken. Erteilen Sie den Zuschlag für die Ausschreibung über das Menü Eingetragene Bewerber Anmeldung Um eigene Publikationen veröffentlichen zu können, müssen Sie sich zuerst als Auftraggeber anmelden. simap.ch

4 Wenn Sie bereits registriert sind, dann geben Sie bitte Benutzername und Passwort ein. Das durch die Registrierung erstellte Profil muss freigestellt werden. Erst danach ist der Zugang zum Publikationsdienst möglich. Sie werden umgehend per über die Zugriffsberechtigung informiert. Das Meldestellenprofil kann anschliessend jederzeit aktualisiert werden. Nach einer Aktualisierung muss das Meldestellenprofil nochmals freigegeben werden. Wurde Ihr Profil freigegeben, werden Sie wiederum per informiert. So registrieren Sie sich Das Formular besteht aus drei Seiten. Alle Pflichtangaben sind mit einem Stern (*) markiert. Wenn Sie ein Pflichtfeld nicht oder nicht ausreichend ausfüllen, so erhalten Sie beim Drücken der Schaltfläche Weiter eine Fehlermeldung. Das fehlerhaft ausgefüllte Feld ist rot markiert. Durch Klicken auf die Schaltfläche Zurück können Sie jederzeit auf bereits ausgefüllte Formularseiten zurückspringen. Durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter können Sie auf die nächste Formularseite gelangen, sofern alle Pflichtfelder der davor liegenden Formulare korrekt ausgefüllt sind. simap.ch

5 Auf der ersten Seite des Registrierungsformulars werden die Zugangsdaten erfasst (Zugang). Ihre individuellen Zugangsdaten können Sie frei wählen. Bitte beachten Sie: Benutzername und Passwort müssen aus mindestens sechs Zeichen bestehen. Das Passwort muss mindestens eine Zahl enthalten. Auf der zweiten Seite des Registrierungsformulars werden Angaben zum Auftraggeber (Beschaffungsstelle) erfasst (Beschaffungsstelle/Organisator). Bitte beachten Sie: Die -Adresse muss die Form haben. Auf der dritten Seite des Registrierungsformulars werden Angaben zu Ansprechpartner und Rechnungsadresse gemacht (Kontaktdaten). Ansprechpartner: Name und Adresse des verantwortlichen Sachbearbeiters. Auf die angegebene - Adresse gehen später alle Meldungen im Zusammenhang mit den vom Auftraggeber erfassten Publikationen (Ausschreibungen) ein. Bitte beachten Sie: Die -Adresse muss die Form haben. Sie haben die Möglichkeit, als Rechnungsadresse die Adresse des Auftraggebers zu übernehmen. Sind alle von Ihnen eingegebenen Daten korrekt, klicken Sie auf Registrieren, um die Anmeldung abzuschliessen. Sie erhalten eine Bestätigung per , dass Ihre Registrierung eingegangen ist und momentan geprüft wird. Wurde Ihr Profil freigegeben, werden Sie wiederum per informiert. simap.ch

6 Wenn Sie eingeloggt sind, klicken Sie auf Profil aktualisieren, um beliebige Angaben in Ihrem Registrierungsformular zu ändern. Der Benutzername kann nicht geändert werden. Nach einer Aktualisierung muss das Meldestellenprofil nochmals freigegeben werden. Wurde Ihr Profil freigegeben, werden Sie wiederum per informiert. Projektübersicht Beschreibung Projektmanager Projektliste Beschreibung Projektmanager Nach der erfolgreichen Anmeldung wird Ihr persönlicher Projektmanager dargestellt. Von hier aus erstellen Sie neue Projekte, erhalten eine Übersicht über die von Ihnen erstellten Projekte und können diese auch bearbeiten und verwalten. Ein Projekt besteht aus mehreren Publikationen wie z.b. einer Ausschreibung und dem dazugehörigen Zuschlag. Über den Projektmanager legen Sie ein neues Projekt an oder wählen ein bereits bestehendes Projekt aus, indem Sie auf den Link eines Projektes unterhalb von ID oder Referenz klicken. Wenn Sie ein bereits bestehendes Projekt auswählen, dann gelangen Sie von der Projektübersicht aus zur Detailansicht. Dort können Sie Folgepublikationen erstellen, Forumsbeiträge beantworten oder Ausschreibungsunterlagen bereitstellen. Projektliste simap.ch

7 Die Projektübersicht zeigt für jedes Projekt folgende Informationen an: ID Identifikationsnummer, die automatisch bei der Erstellung eines neuen Projekts vergeben wird Referenz Individuell vergebene Referenz eines Projekts WTO WTO-konforme Ausschreibung / Wettbewerb Auftragsart Dienstleistung, Bau, Lieferauftrag oder Wettbewerb Verfahrensart offen oder selektiv Pub.Dat Publikationsdatum der letzten Publikation im angezeigten Projekt Status der letzten Publikation Unterhalb von Status wird der Status der zuletzt erstellten Publikation angezeigt. Der Status beinhaltet die Publikationsart: Vergebene Aufträge, Ausschreibung, Wettbewerb, Teilnehmerauswahl, Korrektur oder Abbruch und den Publikationsstatus Die Projektliste kann nach den Eigenschaften ID und Pub.Dat. sortiert werden. Klicken Sie für eine Sortierung auf die entsprechende Bezeichnung. Klicken Sie erneut, um die Reihenfolge der Sortierung zu ändern. Detailansicht Projekte Beschreibung Detailansicht Informationen zum Projekt Informationen zu einzelnen Publikationen Arbeiten mit einzelnen Publikationen Beschreibung Detailansicht Klicken Sie auf die ID oder die Referenz eines Projektes, um sich die Detailansicht eines ausgewählten Projektes anzeigen zu lassen. Über die Detailansicht eines Projektes haben Sie die Möglichkeit, sich alle zu einem Projekt gehörenden Publikationen anzeigen zu lassen. Sie können sich eine ausgewählte Publikation im HTML-Format anzeigen lassen, sie aktualisieren, in ein neues Projekt kopieren oder auch simap.ch

8 löschen. Ferner können Sie eine Zusammenfassung für eine Ausschreibung oder einen Wettbewerb erstellen. Ausserdem haben Sie hier folgende Möglichkeiten: Veröffentlichung: Abbruch einer Publikation Veröffentlichung: Korrektur (Berichtigung einer Publikation) Bearbeiten von Ausschreibungsunterlagen In das Forum zu dieser Publikation eintreten Bewerberliste anzeigen lassen, bearbeiten und den Zuschlag für eine Ausschreibung erteilen. Bitte beachten Sie, dass die oben genannten Funktionen nicht immer zur Verfügung stehen, sondern abhängig von Ihrem Projekt ein bzw. ausgeblendet werden. Informationen zum Projekt ID Identifikationsnummer, die automatisch bei der Erstellung eines neuen Projekts vergeben wird Referenz Referenz eines Projekts, die individuell von der ausschreibenden Stelle bei der Anlage eines neuen Projekts vergeben wird (Feld 01, Dossierreferenz). Die Referenz wird nicht publiziert. WTO WTO-konforme Ausschreibung / Wettbewerb Auftragsart Dienstleistung, Bau, Lieferauftrag oder Wettbewerb Verfahrensart offen, selektiv oder freihändig Pub.Dat Publikationsdatum der letzten Publikation im angezeigten Projekt simap.ch

9 Status der letzten Publikation Unterhalb von Status wird der Status der zuletzt erstellten Publikation angezeigt. Der Status beinhaltet die Publikationsart: Vergebene Aufträge, Ausschreibung, Wettbewerb, Korrektur oder Abbruch und den Publikationsstatus Informationen zu einzelnen Publikationen Status Publikationsstatus Aktualisiert Zeitpunkt der letzten Aktualisierung Dokument-Nr. Dokumentnummer, die automatisch bei der Erstellung eines neuen Projekts vergeben wird Art (Art der Publikation) Ausschreibungen, Vergebene Aufträge, Teilnehmerauswahl, Abbruch, Ausschreibungen (Zusammenfassung), Korrektur, Wettbewerbe, Vergebene Wettbewerbe Sprache Sprache der Publikation Pub.Dat (Publikationsdatum) Publikationsdatum der letzten Publikation im angezeigten Projekt Arbeiten mit einzelnen Publikationen Durch Auswahl der entsprechenden Funktionen können Sie sich eine einzelne Publikation anzeigen lassen und bearbeiten. In Abhängigkeit vom Status und von der Art der Publikation können verschiedene Funktionen auf die einzelnen Publikationen eines Projektes angewendet werden. Anzeigen ( ) Alle Publikationen können im HTML-Format angezeigt und ausgedruckt werden. Aktualisieren ( ) Publikationen mit dem Status teilerstellt oder erstellt können aktualisiert werden. Eine Publikation mit dem Status eingereicht, zurückgewiesen, im Druck (nur für Veröffentlichungen, die im SHAB publiziert werden), freigegeben oder publiziert kann nicht mehr aktualisiert werden. Zusammenfassung ( ) Eine Zusammenfassung kann für die Publikationsarten Ausschreibung und Wettbewerb simap.ch

10 erstellt werden. Es besteht hier die Wahl zwischen verschiedenen Sprachen, in denen die Zusammenfassung einer bereits bestehenden Publikation erstellt werden soll. Die relevanten Eingaben (Termine, Codes, usw.) werden aus der ursprünglichen Ausschreibung übernommen. Texte (Projektbeschrieb, Bemerkungen, usw.) müssen manuell übersetzt werden. Nach Abschluss der Eingaben wird die neue Publikation zum Projekt hinzugefügt. Der Empfang der Meldung bei Simap wird per bestätigt. Kopieren / übersetzen (( ) Die relevanten Eingaben (Termine, Codes, usw.) werden aus der ursprünglichen Ausschreibung übernommen. Texte (Projektbeschrieb, Bemerkungen, usw.) müssen manuell übersetzt werden. Nach Abschluss der Eingaben wird die neue Publikation zum Projekt hinzugefügt. In neues Projekt kopieren ( ) Die Publikationsarten Ausschreibung und Wettbewerb können in ein neues Projekt kopiert werden. Das neue Projekt können Sie unter Projektübersicht anwählen. Löschen ( ) Alle Publikationen mit dem Status teilerstellt oder erstellt können gelöscht werden. Einreichen ( ) Publikationen mit dem Status erstellt können eingereicht werden. Eine Publikation mit dem Status teilerstellt, eingereicht, zurückgewiesen, im Druck (nur für Veröffentlichungen, die im SHAB publiziert werden), freigegeben oder publiziert kann nicht eingereicht werden. Wenn eine Publikation eingereicht wurde, wird diese von der Zuständigen Beschaffungsstelle (Auswahl unter Schritt 1 bei einer Ausschreibung / einem Wettbewerb) kontrolliert. Die Zuständigen Beschaffungsstelle gibt die Meldung frei, wenn diese die Anforderungen erfüllt. Ist dies nicht der Fall, dann wird die Meldung von der Zuständigen Beschaffungsstelle zurückgewiesen. Status von Publikationen Teilerstellt Die Publikation wurde erst teilweise erstellt. Es fehlen noch Pflichtangaben (*) zur Fertigstellung. Erstellt Die Publikation wurde neu erstellt (über Blankoformular oder durch Kopieren einer vorhandenen Publikation) und zum ersten Mal gespeichert. Eingereicht Die Publikation wurde zur Veröffentlichung eingereicht. Eine eingereichte Publikation kann nicht mehr verändert werden. simap.ch

11 Freigegeben Die Publikation wurde zur Veröffentlichung freigegeben. Im Druck (nur für Veröffentlichungen, die im SHAB publiziert werden). Die Publikation befindet sich in der Druckvorbereitung bzw. im Druck. Zurückgewiesen Die Publikation wurde von der Validierungsstelle (Kontroleur) zurückgewiesen. In diesem Fall wird der Meldungsersteller direkt von der Validierungsstelle benachrichtigt, die mit ihm das weitere Vorgehen abspricht. Publiziert Die Publikation Textvorlagen / Formularvorgaben Der Administrator eines Kantons oder einer Gemeinde hat die Möglichkeit, für die Erfassung von Ausschreibungen, Wettbewerben und Zuschlägen Texte in den entsprechenden Formularen vorzudefinieren. Die Felder eines Formulars werden dann mit den verfassten Texten vorbelegt. simap.ch

12 Wenn Sie als Auftraggeber vom Typ Kanton oder Gemeinde ein Formular, für das der Administrator Texte eingegeben hat, öffnen, so werden die Texte in den vorbelegten Feldern eingeblendet. Voraussetzung ist, dass das Kanton des Auftraggebers dem Kanton des kantonalen Administrators entspricht. Sie können Ihrerseits die Vorbelegungen unverändert übernehmen, ändern (überschreiben) oder um weitere Vorbelegungen ergänzen. Anschliessend können Sie Ihre individuelle Formularvorlage speichern und als Grundlage für Ihre Ausschreibungen verwenden. Wichtig: Wenn der Administrator zu einem späteren Zeitpunkt seine Textvorlagen aktualisiert, so wird dies für den Auftraggeber, der mit seiner individuellen Vorlage arbeitet, nicht sichtbar. Das Formular unterscheidet sich in folgenden Punkten von dem Formular, in dem Publikationen erfasst werden: Statt der Anmerkung Mit * markierte Angaben sind zwingend notwendig wird Bitte geben Sie Ihre Vorgaben ein angezeigt. Die Losverwaltung ist für die Formularvorgaben nicht zugänglich. Formularvorlagen werden in einer Liste verwaltet. Hier können Sie als Auftraggeber neue Formularvorlagen erstellen oder bereits erstellte Vorlagen bearbeiten oder löschen. Sie sind hier: Online Hilfe> Publizieren (Ausschreibung (offen, selektiv) / Wettbewerb (offen, selektiv)) Seite drucken Publizieren (Ausschreibung (offen, selektiv) / Wettbewerb (offen, selektiv)) Anlegen eines neuen Projekts Publizieren einer Neuen Ausschreibung Zusammenfassung auf Französisch Publizieren eines Neuen Wettbewerbs Fertigstellen und Einreichen einer Publikation Anlegen eines neuen Projekts Wenn Sie ein neues Projekt anlegen möchten, dann wählen Sie im Projektmanager ein Projekt aus. Folgende Projekte stehen zur Verfügung: Neue Ausschreibung Hier erstellen Sie eine neue Ausschreibung in den Bereichen Dienstleistung, Lieferung oder Bau. Alle Folgepublikationen sind diesem Projekt zugeordnet. simap.ch

13 Neuer Wettbewerb Hier erstellen Sie einen Wettbewerb; dies ist eine spezielle Ausschreibung, die sich in die Typen Ideenwettbewerb, Projektwettbewerb, Gesamtleistungswettbewerb und Studienauftrag gliedert. Alle Folgepublikationen sind diesem Projekt zugeordnet. Freihändiges Verfahren (Dienstleistung/Lieferung/Bau) Hier vergeben Sie einen Auftrag in den Bereichen Dienstleistung, Lieferung oder Bau. Bei einem freihändigen Verfahren vergibt der Auftraggeber einen Auftrag direkt und ohne Ausschreibung einem Anbieter oder einer Anbieterin. Freihändiges Verfahren (Wettbewerb) Hier vergeben Sie einen Auftrag. Ein Wettbewerb gliedert sich in die Typen Ideenwettbewerb, Projektwettbewerb, Gesamtleistungswettbewerb und Studienauftrag. Bei einem freihändigen Verfahren vergibt der Auftraggeber einen Auftrag direkt und ohne Ausschreibung einem Anbieter oder einer Anbieterin. Zusammenfassung ohne Ausschreibung Es besteht die Möglichkeit, eine Zusammenfassung ohne Ausschreibung zu publizieren. Die ist die Kurzversion einer Ausschreibung. Publizieren einer Neuen Ausschreibung Hier erstellen Sie eine neue Ausschreibung in den Bereichen Dienstleistung, Lieferung oder Bau. Wählen Sie in der Projektübersicht Neue Ausschreibung. Das Formular Neue Ausschreibung besteht aus acht Seiten. Wenn Sie die Publikation fertig gestellt haben, kann sie eingereicht werden. Hinweise zur Datenerfassung simap.ch

14 Schritt 1: Angaben zur Ausschreibung Dossierreferenz Interne Nummer für das Beschaffungsvorhaben. Wird in der Projektübersicht als Suchbegriff angezeigt. Auftragsart Als Auftragsart wählen Sie Dienstleistungsauftrag, Lieferauftrag oder Bauauftrag. Je nach gewählter Auftragsart unterscheiden sich in den folgende Formularen die Auswahlmöglichkeiten in Schritt 3 bei Art des Auftrages die Auswahlmöglichkeiten in Schritt 3 bei Gemeinschaftsvokabular die Bezeichnungen in Schritt 3 bei Liefertermin oder Ausführungstermin Verfahrensart Beim offenen Verfahren kann nach der Ausschreibung der Zuschlag erfolgen, beim selektiven Verfahren muss zuerst die Präqualifikation durchgeführt werden. Wählen Sie Offenes Verfahren oder Selektives Verfahren. Wenn Sie Selektives Verfahren gewählt haben, dann werden auf der sechsten Seite des Formulars Neue Ausschreibung folgende zusätzliche Bedingungen zur Ausschreibung erfasst: Anzahl max. zugelassener Teilnehmer (Schritt 4) Vorgesehener Termin für die Bestimmung der ausgewählten Teilnehmer (Schritt 4) simap.ch

15 Vorgesehene Frist für die Einreichung des Angebots (Schritt 4) WTO Publikationen, die dem WTO unterstellt sind, enthalten eine Rechtsmittelbelehrung (Standardtext) Gewünschtes Publikationsdatum in Simap Publikation wird auf sichtbar sein. Gewünschtes Publikationsdatum in SHAB Publikation wird im Schweizerischen Handelsamtsblatt veröffentlicht. Es wird überprüft, ob das eingegebene Datum vor dem nächstmöglichen Erscheinungsdatum liegt. Schritt 2: Angaben zum Auftraggeber sowie Termine für Fragen und und die Einreichung des Angebots Gewünschter Termin für schriftliche Anfragen gibt an, bis zu welchem Termin Fragen im Forum vom Auftraggeber beantwortet werden. Das Datum muss nach dem Publikationsdatum liegen. Zum angegebenen Termin wird das Forum automatisch geschlossen. Dies bedeutet, dass Inhalte im Forum angezeigt, aber nicht mehr bearbeitet werden können. Frist für die Einreichung des Angebotes gibt an, bis zu welchem Datum und bis zu welcher Uhrzeit ein Angebot dem Auftraggeber vorliegen muss. Die Applikation überprüft die Einhaltung der vom Gesetz geforderten Fristen. simap.ch

16 Schritt 3: Angaben zum Beschaffungsobjekt Die Auswahlmöglichkeiten Art des Auftrages unterscheiden sich je nach in Schritt 1 gewählter Auftragsart (Dienstleistungsauftrag, Lieferauftrag oder Bauauftrag). Gemeinschaftsvokabular: Durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche rechts neben dem Eingabefeld ( ) können Sie die gewünschten Codes aus den Listen auswählen oder die Suchfunktion benutzen. Mehrere Codes sind durch ein Komma zu trennen. Die Auswahlmöglichkeiten unter Gemeinschaftsvokabular unterscheiden sich je nach in Schritt 1 gewählter Auftragsart (Dienstleistungsauftrag, Lieferauftrag oder Bauauftrag). Unter Aufteilung in Lose geben Sie an, ob eine Aufteilung in Lose erfolgt. Wenn keine Aufteilung in Lose oder eine Aufteilung in Lose ohne Spezifizierung erfolgt, so ist Schritt 4 deaktiviert. Wenn eine Aufteilung in Lose erfolgt, dann werden die Lose in Schritt 4 spezifiziert. Bei einer Aufteilung in Lose wird bei Art der Lose gewählt zwischen Lose und mehrere Beschaffungen. simap.ch

17 Schritt 4: Losverwaltung Die Aktivierung dieser Seite erfolgt in Abhängigkeit von Aufteilung in Lose (Schritt 3). Wenn keine Aufteilung in Lose oder eine Aufteilung in Lose ohne Spezifizierung erfolgt, so ist Schritt 4 deaktiviert. Wenn eine Aufteilung in Lose erfolgt, dann werden die Lose in Schritt 4 definiert. Über die Schaltfläche Neues Los / Beschaffung erstellen geben Sie die einzelnen Lose ein. Die Losnummer wird automatisch vergeben. Gemeinschaftsvokabular: Durch Klicken auf die entsprechende Taste rechts neben dem Eingabefeld können Sie die gewünschten Codes aus den Listen auswählen oder die Suchfunktion benutzen. Über die Los- / Beschaffungsverwaltung können ausgewählte Lose aktualisiert, kopiert oder gelöscht werden. Für jedes einzelne Los oder auch für alle Lose zusammen können Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung gestellt werden. Schritt 5: Weitere Angaben zur Ausschreibung: Umfang der Angebote und vorgesehener Liefertermin Hier werden weitere Angaben zum Wettbewerbsobjekt gemacht. simap.ch

18 Schritt 6: Bedingungen zur Ausschreibung Die Bedingungen unterscheiden sich je nach unter 0.3 gewählter Verfahrensart (Offenes Verfahren oder Selektives Verfahren). Wenn Sie Selektives Verfahren gewählt haben, dann werden im Formular folgende Angaben zusätzlich erfasst: Anzahl max. zugelassener Teilhnehmer Vorgesehener Termin für die Bestimmung der ausgewählten Teilnehmer Vorgesehene Frist für die Einreichung des Angebots Schritt 7: Angaben zum Bezug der Ausschreibungsunterlagen simap.ch

19 Schritt 8: Ergänzende Informationen zur Ausschreibung Zusammenfassung auf Französisch Unter folgenden Voraussetzungen wird im Anschluss an Schritt 8 obligatorisch eine Zusammenfassung auf Französisch erstellt: oder der Auftraggeber ist eine Gemeinde oder ein Kanton der angegebene WTO-Status ist ja der Auftraggeber ist der Bund die in Schritt 1 angegebene Auftragsart ist Bauauftrag der angegebene WTO-Status ist ja simap.ch

20 Die Erfassung der französischen Zusammenfassung erfolgt in den Schritten 9 und 10. Sind die genannten Voraussetzungen nicht erfüllt, stehen die Schritte 9 und 10 nicht zur Verfügung. Einige Werte, die automatisch aus den bereits ausgefüllten Formularfeldern übernommen werden (z.b. Gemeinschaftsvokabular), können nicht mehr verändert werden. Publizieren eines Neuen Wettbewerbs Hier erstellen Sie einen Wettbewerb; dies ist eine spezielle Ausschreibung, die sich in die Typen Ideenwettbewerb, Projektwettbewerb, Gesamtleistungswettbewerb und Studienauftrag gliedert. simap.ch

21 Wählen Sie im Projektmanager Neuer Wettbewerb. Das Formular Neuer Wettbewerb besteht aus neun Seiten. Wenn Sie die Publikation fertig gestellt haben, kann sie eingereicht werden. Hinweise zur Datenerfassung Schritt 1: Allgemeine Angaben zum Wettbewerb Als Verfahrensart wählen Sie Offenes Verfahren oder Selektives Verfahren. Wenn Sie Selektives Verfahren gewählt haben, dann werden auf der sechsten Seite des Formulars "Neuer Wettbewerb" folgende zusätzliche Bedingungen zur Ausschreibung erfasst: Anzahl max. zugelassener Teilnehmer Vorgesehener Termin für die Bestimmung der ausgewählten Teilnehmer Vorgesehene Frist für die Einreichung des Angebots Die Zuständige Beschaffungsstelle (Schritt 1) kontrolliert die in einem Wettbewerb gemachten Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität. Schritt 2: Angaben zum Auftraggeber Gewünschter Termin für schriftliche Anfragen gibt an, bis zu welchem Termin Fragen im Forum vom Auftraggeber beantwortet werden. Das Datum muss nach dem Publikationsdatum liegen. Zum angegebenen Termin wird das Forum automatisch geschlossen. Dies bedeutet, dass Inhalte im Forum angezeigt, aber nicht mehr bearbeitet werden können. Frist für die Einreichung des Angebotes gibt an, bis zu welchem Datum und Uhrzeit ein Angebot dem Auftraggeber vorliegen muss. Geben Sie den Typ des Wettbewerbs an. Wählen Sie zwischen den angebotenen Wettbewerbstypen Ideenwettbewerb, Projektwettbewerb, Gesamtleistungswettbewerb und Studienauftrag. Schritt 3: Angaben zum Wettbewerbsobjekt Gemeinschaftsvokabular: Durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche rechts neben dem Eingabefeld ( ) können Sie die gewünschten Codes aus den Listen auswählen oder die Suchfunktion benutzen. Die Auswahlmöglichkeiten unter Art der Wettbewerbsleistung sind spezifisch für die Publikation eines Wettbewerbs. Unter Aufteilung in Lose geben Sie an, ob eine Aufteilung in Lose erfolgt. Wenn keine Aufteilung in Lose oder eine Aufteilung in Lose ohne Spezifizierung erfolgt, so ist Schritt 4 deaktiviert. Wenn eine Aufteilung in Lose erfolgt, dann werden die Lose in Schritt 4 spezifiziert. simap.ch

22 Schritt 4: Losverwaltung Die Aktivierung dieser Seite erfolgt in Abhängigkeit von Aufteilung in Lose (Schritt 3). Wenn keine Aufteilung in Lose oder eine Aufteilung in Lose ohne Spezifizierung erfolgt, so ist Schritt 4 deaktiviert. Wenn eine Aufteilung in Lose erfolgt, dann werden die Lose in Schritt 4 definiert. Über die Schaltfläche Neues Los / Beschaffung erstellen geben Sie die einzelnen Lose ein. Die Losnummer wird automatisch vergeben. Gemeinschaftsvokabular: Durch Klicken auf die entsprechende Taste rechts neben dem Eingabefeld können Sie die gewünschten Codes aus den Listen auswählen oder die Suchfunktion benutzen. Über die Los- / Beschaffungsverwaltung können ausgewählte Lose aktualisiert, kopiert oder gelöscht werden. Für jedes einzelne Los oder auch für alle Lose zusammen können Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung gestellt werden. Schritt 5: Weitere Angaben zum Wettbewerbsobjekt Hier werden weitere Angaben zum Wettbewerbsobjekt gemacht. Schritt 6: Bedingungen zum Wettbewerb Die Bedingungen unterscheiden sich je nach in Schritt 1 gewählter Verfahrensart (Offenes Verfahren oder Selektives Verfahren). Wenn Sie Selektives Verfahren gewählt haben, dann werden im Formular folgende Angaben zusätzlich erfasst: Anzahl max. zugelassener Teilhnehmer Vorgesehener Termin für die Bestimmung der ausgewählten Teilnehmer Vorgesehene Frist für die Einreichung des Angebots Schritt 7: Angaben zum Bezug der Ausschreibungsunterlagen simap.ch

23 Schritte 8 und 9: Ergänzende Informationen zum Wettbewerb Fertigstellen und Einreichen einer Publikation Wenn Sie die Publikation fertig stellen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig. Sie haben die Möglichkeit, die Publikation jetzt einzureichen oder später einzureichen oder sich die erstellte Publikation im HTML-Format anzeigen zu lassen. Anschliessend können Ausschreibungsunterlagen zu dieser Publikation in das Portal geladen werden. Nur Publikationen mit dem Status erstellt können eingereicht werden. Eine Publikation mit dem Status teilerstellt, eingereicht, zurückgewiesen, im Druck (nur für Veröffentlichungen, die im SHAB publiziert werden), freigegeben oder publiziert kann nicht eingereicht werden. Die erfolgreiche Übermittlung wird angezeigt, die Publikation erhält eine Nummer. Der Empfang der Meldung wird per bestätigt. Bitte beachten Sie, dass eine eingereichte Publikation nicht mehr korrigiert bzw. aktualisiert werden kann. Ausschreibungsunterlagen Beschreibung Ausschreibungsunterlagen Arbeiten mit Ausschreibungsunterlagen Beschreibung Ausschreibungsunterlagen Zu jedem Projekt können von der Meldestelle Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung gestellt werden. Die Beschaffungsstelle hat einen jederzeit aktuellen Überblick, welche Firmen sich für eine Ausschreibung eingetragen und entsprechende Unterlagen heruntergeladen haben. Im Bereich Dokumente zur Ausschreibung haben Sie folgende Möglichkeiten: Liste von eingestellten Dokumenten anzeigen lassen Eingestellte Dokumente bearbeiten und löschen Neue Dokumente einstellen Ausschreibungsunterlagen herunterladen simap.ch

24 Ausschreibungsunterlagen für Lose einstellen und herunterladen Arbeiten mit Ausschreibungsunterlagen Liste von eingestellten Dokumenten anzeigen lassen Klicken Sie in der Detailansicht Projekte auf Ausschreibungsunterlagen. Eine Übersicht über bereits eingestellte Ausschreibungsunterlagen wird angezeigt. Sie können die Dokumente bearbeiten oder löschen. Bitte beachten Sie, dass Ausschreibungsunterlagen nach dem Publikationsdatum bzw. nach der Vorgesehenen Frist für die Einreichung des Angebots (Kapitel 3.13 in einer Ausschreibung / einem Wettbewerb) nicht mehr bearbeitet werden können. Dokumente bearbeiten( ) Klicken Sie auf die Funktion Bearbeiten rechts neben einem Dokument. Sie können das Dokument jetzt bearbeiten. Alle Pflichtangaben sind mit einem Stern (*) markiert. Wenn Sie ein Pflichtfeld nicht oder nicht ausreichend ausfüllen, so erhalten Sie beim Drücken der Schaltfläche Dokument hochladen und speichern eine Fehlermeldung. Das fehlerhaft ausgefüllte Feld ist rot markiert. Dokumente löschen( ) Klicken Sie auf die Funktion Löschen rechts neben einem Dokument. Sie werden gefragt, ob Sie das Dokument wirklich löschen wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument löschen, wenn Sie das Dokument wirklich löschen möchten. simap.ch

25 Neue Dokumente einstellen Klicken Sie in der Detailansicht Projekte auf Ausschreibungsunterlagen. Klicken Sie auf ein neues Dokument einstellen, wenn Sie neue Ausschreibungsunterlagen hinzufügen möchten. Erfassen Sie jetzt Informationen über die Ausschreibungsunterlagen. Alle Pflichtangaben sind mit einem Stern (*) markiert. Wenn Sie ein Pflichtfeld nicht oder nicht ausreichend ausfüllen, so erhalten Sie beim Drücken der Schaltfläche Dokument hochladen und speichern eine Fehlermeldung. Das fehlerhaft ausgefüllte Feld ist rot markiert. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um ein Dokument auszuwählen. Klicken Sie auf Dokument hochladen und speichern, um das ausgewählte Dokument hochzuladen. Teilnehmerunterlagen für Selektives Verfahren einstellen Wenn Sie sich in einem selektiven Verfahren befinden, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, anzugeben, ob es sich bei den Unterlagen um Ausschreibungs- oder Teilnahmeunterlagen handelt. Die von Ihnen bereitgestellten Ausschreibungsunterlagen können dann erst nach der Teilnehmerauswahl (Präqualifikation) und nur von ausgewählten Bewerbern eingesehen bzw. heruntergeladen werden. Ausschreibungsunterlagen herunterladen simap.ch

26 Klicken Sie in der Detailansicht Projekte auf Ausschreibungsunterlagen. Eine Übersicht über bereits eingestellte Ausschreibungsunterlagen wird angezeigt. Wählen Sie ein Dokument aus, indem Sie auf den Titel klicken. Informationen über das Dokument werden angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausschreibungsunterlagen herunterladen, wenn Sie das ausgewählte Dokument herunterladen möchten. Falls das gewünschte Dokument als Download zur Verfügung steht, so erhalten Sie hierüber eine Mitteilung. Klicken Sie mit der Maustaste auf den Dokumentnamen. Der Download startet danach unverzüglich. Ausschreibungsunterlagen für Lose einstellen und herunterladen Wird in einem Projekt eine Ausschreibung mit Losen angelegt, so wird beim Einstellen von Dokumenten festgelegt, für welches Los das Dokument erstellt wurde. Der Auftraggeber kann wählen zwischen einer einzelnen Losnummer und allen Losen ( Alle ). Alle kann z.b. für ein Deckblatt ausgewählt werden. Wenn ein Bewerber sich für eine Ausschreibung anmeldet, so werden unter der Funkion Ausschreibungsunterlagen genau die Dokumente für Lose angezeigt, für die er sich beworben hat. Dies gilt nicht für eine Ausschreibung mit Losen ohne Spezifizierung. Bewerber Beschreibung Eingetragene Bewerber Beschreibung Bewerberliste Arbeiten mit der Bewerberliste Arbeiten mit einzelnen Bewerbern Beschreibung Eingetragene Bewerber Zu jedem Projekt wird vom Publikationsdienst eine Verwaltung der eingetragenen Bewerber bis hin zur Erteilung des Zuschlags für eine Ausschreibung zur Verfügung gestellt. Unter Eingetragene Bewerber stehen alle Beweber, die sich auf das Projekt beworben haben bzw. die von der ausschreibenden Stelle über die Funktion Bewerber hinzufügen erfasst worden sind. Nicht eingetragene Bewerber sind Bewerber, denen durch die ausschreibende Stelle der Status Nicht berücksichtigte Bewerber zugeordnet wurde oder die bei einer Teilnehmerauswahl nicht berücksichtigt wurden (selektives Verfahren). Hier haben Sie folgende Möglichkeiten: Liste von eingetragenen Bewerbern anzeigen lassen (Bewerberliste) Bewerber hinzufügen Bewerber editieren Angebotsstatus protokollieren und anzeigen lassen Ausschreibungsunterlagen verschicken Bewerberdaten in Excel-Datei laden Erstellen von Muster-Vorlagen simap.ch

27 Erstellen von Protokollen Zuschlag erteilen Beschreibung Bewerberliste Klicken Sie in der Detailansicht Projekte auf Eingetragene Bewerber. Sie haben jetzt die Möglichkeit, sich die Listen Aktuelle Bewerber und Nicht berücksichtigte Bewerber anzeigen zu lassen. Durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche (Reiter) können Sie zwischen den beiden Listen wechseln. Unter Eingetragene Bewerber stehen alle Bewerber, die sich auf das Projekt beworben haben bzw. die von der ausschreibenden Stelle über die Funktion Bewerber hinzufügen erfasst worden sind. Nicht eingetragene Bewerber sind Bewerber, denen durch die ausschreibende Stelle der Status Nicht berücksichtigte Bewerber zugeordnet wurde oder die bei einer Teilnehmerauswahl nicht berücksichtigt wurden (selektives Verfahren). Wurde eine Ausschreibung mit Losen angelegt, dann können Sie sich durch Auswahl der entsprechenden Losnummer die Bewerber für jedes einzelne Los anzeigen lassen. Dies gilt nicht für eine Ausschreibung mit Losen ohne Spezifizierung. Die Bewerberliste für eine ausgewähltes Projekt zeigt folgende Informationen an: ID Identifikationsnummer, die automatisch bei der Erstellung eines neuen Projekts vergeben wird Firmenname Firmenname des Bewerber Adresse Adresse des Bewerbers Ansprechpartner Ansprechpartner des Bewerbers simap.ch

28 Versanddatum Unterlagen Das Versanddatum gibt das Datum an, zu dem der Bewerber sich die Unterlagen selber heruntergeladen hat (Datumseingabe erfolgt automatisch) oder das Datum, zu dem die ausschreibende Meldestelle dem Bewerber die Ausschreibungsunterlagen zugeschickt hat (Datumseingabe erfolgt über die Funktion Ausschreibungsunterlagen verschicken). Grundsätzlich steht es einem Bewerber frei, die Ausschreibungsunterlagen in Papierform zu verlangen. Dieser Vorgang muss in der Liste der aktuellen Bewerber dokumentiert werden. Beachten Sie, dass ohne entsprechenden Eintrag später kein Zuschlag erteilt werden kann. Angebotsstatus (Kein Angebot eingereicht, Verzicht durch Anbieter am (Datum), Teilnahmeantrag am (Datum), Angebotseingabe am (Datum)) Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche ( ), um sich detaillierte Informationen über einen Bewerber anzeigen zu lassen. Arbeiten mit der Bewerberliste Bewerber hinzufügen Firmen, welche sich nicht über dieses Portal anmelden, können manuell erfasst werden. Klicken Sie in der Detailansicht Projekte auf Eingetragene Bewerber. Klicken Sie auf Bewerber hinzufügen, wenn Sie der Liste der aktuellen Bewerber einen neuen Bewerber hinzufügen möchten. Erfassen Sie jetzt Informationen über den Bewerber. Alle Pflichtangaben sind mit einem Stern (*) markiert. Wenn Sie ein Pflichtfeld nicht oder nicht ausreichend ausfüllen, so erhalten Sie beim Drücken der Schaltfläche Weiter eine Fehlermeldung. Das fehlerhaft ausgefüllte Feld ist rot markiert. Sie haben die Möglichkeit, ein neues Benutzerprofil anzulegen oder ein vorhandenes Benutzerprofil durch Eingabe der Zugangsdaten zu übernehmen. simap.ch

29 Hinweise zur Datenerfassung Der Bewerber wird nur temporär für die betreffende Ausschreibung gespeichert. Es wird kein Benutzername und Passwort für ein Login vergeben. Die Firma wird nicht per über die Anmeldung informiert. Die erfolgreiche Anmeldung wird angezeigt. Die Liste der Bewerber wurde um die Firma erweitert. Bewerberliste drucken ( ) Klicken Sie in der Detailansicht Projekte auf Eingetragene Bewerber. Klicken Sie auf Drucken. Die aktuelle Liste der Bewerber zu einem ausgewählten Projekt wird gedruckt. Bewerberdaten in Excel-Datei laden ( ) Klicken Sie in der Detailansicht Projekte auf Eingetragene Bewerber. Klicken Sie auf Bewerber-Download. Eine Excel-Datei mit Informationen über alle eingetragenen Bewerber zu dem ausgewählten Projekt wird geöffnet. Die Excel-Datei kann bearbeitet werden. Die Datei kann insbesondere als Datenquelle für die Erstellung von Serienbriefen verwendet werden. Erstellen von Muster-Vorlagen ( ) Der Publikationsdienst stellt folgende Vorlage für Briefe zur Verfügung: Briefvorlage Zusage Briefvorlage Absage Briefvorlage Ausschreibungsunterlagenversand Klicken Sie auf den entsprechenden Link, um die gewünschte Vorlage zu öffnen. Sie können jetzt die Vorlage um Ihre individuellen Angaben ergänzen (Angaben zu Ausschreibende Stelle). Das so angepasste Dokument dient als Vorlage für die Erstellung von Serienbriefen. Als Datenquelle für einen Serienbrief können Sie die vom Publikationsdienst unter Bewerber-Download zur Verfügung gestellte Excel-Datei verwenden. Erstellen von Protokollen ( ) Folgende Protokolle stehen zur Verfügung: Protokoll zur Angebotseingabe Protokoll über die Öffnung der Angebote simap.ch

30 Protokoll zur Teilnahmeantrags-Eingabe (bei selektivem Verfahren) Protokoll über die Öffnung der Teilnahmeanträge (bei selektivem Verfahren) Arbeiten mit einzelnen Bewerbern Bewerber editieren ( ) Klicken Sie auf die Schaltfläche Bewerber editieren, um das Profil des Bewerbers zu ändern. Bitte beachten Sie, dass Sie nur diejenigen Bewerberprofile ändern können, die Sie selber eingegeben haben. Angebotsstatus ändern ( ) Simap unterstützt keine digitale Angebotsabgabe. Angebote werden in Papierform eingereicht. Sie haben die Möglichkeit, den aktuellen Angebotsstatus zu einem Bewerber zu protokollieren und anzeigen zu lassen. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche Angebotsstatus ändern. Folgende Status stehen zur Verfügung: Teilnahmeantrag abgeben (bei selektivem Verfahren) Verzicht durch den Anbieter Angebotseingabe Geben Sie unter Angebotseingabe das Datum des Eingangs der Bewerbungsunterlagen ein. Das Datum wird unter Angebotsstatus angezeigt. Wenn Sie Verzicht durch den Anbieter auswählen, dann wechselt der aktuelle Anbieter von der Liste Aktuelle Bewerber zur Liste Nicht berücksichtigte Bewerber. Bitte beachten Sie, dass der Menüpunkt "Angebotseingabe" nur zur Verfügung steht, wenn unter "Versanddatum Unterlagen" vermerkt ist, dass die Ausschreibungsunterlagen an den Bewerber versandt wurden. Bem.: Bei selektiven Verfahren steht bis zur Teilnehmerauswahl statt "Angebotseingabe" der Menüeintrag "Teilnahmeantrag abgegeben" zur Verfügung. Ausschreibungsunterlagen verschicken ( ) Sobald ein Bewerber die Ausschreibungsunterlagen über seinen registrierten Account herunterlädt, wird dies in der Bewerberliste angezeigt. Grundsätzlich steht es einem Bewerber frei, die Ausschreibungsunterlagen in Papierform zu verlangen. Dieser Vorgang muss in der Liste der aktuellen Bewerber dokumentiert werden. (Ohne entsprechenden Eintrag kann später kein Zuschlag erteilt werden.) Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausschreibungsunterlagen verschickt. Sie können das voreingestellte aktuelle Tagesdatum ändern, wenn es nicht mit dem Datum übereinstimmt, an dem Sie die Unterlagen verschickt haben oder verschicken wollen. Bestätigen Sie die Eingabe mit ok. Das Versanddatum der Unterlagen wird angezeigt. simap.ch

31 Bem.: Bitte beachten Sie, dass bei selektiven Verfahren zuerst die Schaltfläche "Teilnahmeunterlagen verschicken" angezeigt wird. Erst nach der Teilnehmerauswahl (Präqualifikation) ändert sich der Menüpunkt in "Ausschreibungsunterlagen verschicken" Teilnahmeunterlagen verschicken ( ) Sobald ein Bewerber die Teilnahmeunterlagen über seinen registrierten Account herunterlädt, wird dies in der Bewerberliste angezeigt. Grundsätzlich steht es einem Bewerber frei, die Ausschreibungsunterlagen in Papierform zu verlangen. Dieser Vorgang muss in der Liste der aktuellen Bewerber dokumentiert werden. (Ohne entsprechenden Eintrag kann später kein Zuschlag erteilt werden.) Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausschreibungsunterlagen verschickt. Sie können das voreingestellte aktuelle Tagesdatum ändern, wenn es nicht mit dem Datum übereinstimmt, an dem Sie die Unterlagen verschickt haben oder verschicken wollen. Bestätigen Sie die Eingabe mit ok. Das Versanddatum der Unterlagen wird angezeigt. Zuschlag erteilen Unter Aktuelle Bewerber haben Sie die Möglichkeit, einem Bewerber den Zuschlag für das Projekt zu erteilen. Wählen Sie den gewünschten Bewerber aus, indem Sie auf die Checkbox links neben der Bewerber-ID klicken. Ein Bewerber kann nur dann ausgewählt werden, wenn unter Angebotsstatus eine Angebotseingabe vermerkt ist. Bei einer Ausschreibung mit Losen muss für jedes einzelne Los ein Zuschlag erteilt werden. Dies gilt nicht für eine Ausschreibung mit Losen ohne Spezifizierung. Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Zuschlag. Die meisten Informationen, die für den Zuschlag benötigt werden, werden automatisch aus der Ausschreibung übernommen. Füllen Sie nun das Formular Vergebene Aufträge aus. Alle Pflichtangaben sind mit einem Stern (*) markiert. Wenn Sie ein Pflichtfeld nicht oder nicht ausreichend ausfüllen, so erhalten Sie beim Drücken der Schaltfläche Weiter eine Fehlermeldung. Das fehlerhaft ausgefüllte Feld ist rot markiert. Hinweise zur Datenerfassung simap.ch

32 Ausgewählte Bewerber präqualifizieren Bei einem Selektiven Verfahren kann ein Zuschlag den Bewerbern erteilt werden, die die Teilnahmeunterlagen erhalten und in der Folge einen Antrag eingereicht haben. Kennzeichnen Sie gewünschte Bewerber und klicken Sie auf die Schaltfläche "Selektierte Bewerber präqualifizieren". Entscheiden Sie, ob Sie die Teilnehmerauswahl mittels einer Meldung publizieren oder ob Sie den Entscheid anders kommunizieren wollen. Mit der Präqualifikation werden die nicht berücksichtigten Bewerber automatisch in das entsprechende Register verschoben. Der Status der verbleibenden Anbieter wird geändert. Das Versanddatum der Teilnahmeunterlagen wird nicht mehr angezeigt. Forum Beschreibung Forum Arbeiten mit dem Forum Beschreibung Forum Zu jeden Projekt wird ein internetbasiertes Forum zur Verfügung gestellt, mit dessen Hilfe sowohl Bewerber als auch Auftraggeber Fragen einstellen können. Nur ein Auftraggeber kann Fragen beantworten. Fragen können entweder direkt im Forum oder in einer Excel- Datei beantwortet und anschliessend wieder im Forum eingestellt werden. Bitte beachten Sie, dass die im Forum eingestellten Fragen und Antworten zu einem Projekt von allen Bewerbern einsehbar sind. Der vom Auftraggeber beim Erfassen einer Ausschreibung angegebene Gewünschte Termin für schriftliche Anfragen gibt an, bis zu welchem Termin Fragen im Forum vom Auftraggeber bearbeitet werden. Das Datum muss nach dem Publikationsdatum liegen. Zum angegebenen Termin wird das Forum automatisch geschlossen. Dies bedeutet, dass Inhalte nach diesem Termin im Forum angezeigt, aber nicht mehr bearbeitet werden können. Als Auftraggeber haben Sie im Forum folgende Möglichkeiten: Liste von Forumsbeiträgen anzeigen lassen Forumsbeitrag direkt im Forum bearbeiten und löschen Forumsbeitrag ins Forum stellen Die Inhalte eines Forums in einer Excel-Datei bearbeiten Das Forum schliessen Arbeiten mit dem Forum Liste von Forumsbeiträgen anzeigen lassen Klicken Sie in der Detailansicht Projekte auf Fragen zur Ausschreibung. Sie befinden sich simap.ch

33 jetzt im Forum zur Ausschreibung. Eine Übersicht über Beiträge (Fragen und Antworten) wird angezeigt. Sie können die Beiträge bearbeiten oder löschen. Forumsbeitrag direkt im Forum bearbeiten ( ) Klicken Sie auf die Funktion Bearbeiten rechts neben einer Frage bzw. Antwort. Sie können die Frage bzw. die Antwort jetzt bearbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beitrag speichern, wenn Sie Ihre Eingabe speichern möchten. Forumsbeitrag direkt im Forum löschen ( ) Klicken Sie auf die Funktion Löschen rechts neben einer Frage bzw. Antwort. Sie werden gefragt, ob Sie den Forumsbeitrag wirklich löschen wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beitrag löschen, wenn Sie den Beitrag wirklich löschen möchten. Forumsbeitrag ins Forum stellen Klicken Sie in der Detailansicht Projekte auf Forum. Sie befinden sich jetzt im Forum zur Ausschreibung. Klicken Sie auf Eine Frage stellen. Geben Sie eine Frage ein. Sie haben die Möglichkeit, die Frage direkt zu beantworten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beitrag speichern, wenn Sie Ihre Eingabe speichern möchten. Die Inhalte eines Forums in einer Excel-Datei bearbeiten Klicken Sie in der Detailansicht Projekte auf Forum. Sie befinden sich jetzt im Forum zur Ausschreibung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Forum Download/Upload. Alle Beiträge im Forum werden jetzt in einer Exceldatei aufgeführt. Sie haben hier die Möglichkeit, die Beiträge komfortabel zu bearbeiten. Anschliessend können Sie die Beiträge wieder ins Forum übernehmen. Klicken Sie dazu erneut auf die Schaltfläche Forum Download/Upload, um die Datei mit den bearbeiteten Beiträge ins Forum zu laden. simap.ch

34 Das Forum schliessen Das Forum wird automatisch geschlossen am Gewünschten Termin für schriftliche Anfragen, die der Auftraggeber beim Erfassen einer Ausschreibung angegeben hat. Klicken Sie auf Forum schliessen, wenn Sie das Forum zu einem früheren Zeitpunkt schliessen möchten. Wenn das Forum geschlossen ist, können keine neuen Beiträge eingestellt werden und keine bestehenden Beiträge bearbeitet werden. Es ist aber weiterhin möglich, existierende Beiträge im Forum anzeigen zu lassen. simap.ch