IMAS REGATTA ONLINE. Ihr System für. einfache und effiziente Regattaplanung. schnelle Rennklassen und Zeitplanerstellung

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1 IMAS REGATTA ONLINE Ihr System für einfache und effiziente Regattaplanung schnelle Rennklassen und Zeitplanerstellung einfache Sportler- und Vereinsmeldungen Rechnungsabwicklung einfache Verbreitung von Regattainformationen

2 Inhaltsverzeichnis 1. Registrierung Login Zu einer Regatta melden Sportler anlegen Regatta auswählen Regattainformationen Rennen auswählen Meldung erstellen Meldung bearbeiten Meldung abschließen Regatta erstellen Regattainformationen eingeben Altersklassen Bootsklassen Rennklassen anlegen und bearbeiten Gebühren anlegen und bearbeiten Hilfe und Support... 21

3 Allgemein Mit der Online Meldeplattform IMAS Regatta Online sind Sie in der Lage schnell und elegant Regatten anzulegen und zu verwalten. Erstellen Sie Ausschreibungen, Rennen, Zeitpläne und vieles mehr online oder stellen Sie sich eine Regatta aus Ihren vorgefertigten Excel-Tabellen zusammen. Als Verein haben Sie die Möglichkeit, Sportler mit wenigen Klicks anzulegen oder zu importieren und diese zu den Regatten zu melden. Drucken Sie ihre Meldungen, Meldekosten und Regattainformationen ganz einfach aus oder lassen Sie sich ein PDF zur Speicherung erstellen.

4 1. Registrierung Um IMAS Regatta Online nutzen zu können, müssen Sie sich auf registrieren. Klicken Sie dazu auf und geben Ihre Daten korrekt ein. Um eine möglichst gute Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, wählen Sie bitte ein sicheres Passwort (bestehend aus Groß/Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen). Beachten Sie, dass schon bei der Registrierung ausgewählt werden muss, ob der Verein als normaler Verein oder als Renngemeinschaft behandelt werden soll. Den Sicherheitscode entnehmen Sie bitte dem Bild rechts vom Eingabefeld. Mit einem Klick auf registrieren wird Ihnen eine mit einem Bestätigungslink zugeschickt. Öffnen Sie die , die innerhalb von wenigen Sekunden bei Ihnen eintreffen sollte und klicken Sie auf den Aktivierungslink, um die Registrierung abzuschließen. Nun können Sie sich mit Benutzerdaten einloggen. Info: Möchten Sie selbst Regatten erstellen und verwalten, dann schreiben Sie eine an Wir können Ihren Verein als Veranstalter freischalten.

5 2. Login Melden Sie sich mit den Benutzerdaten, welche Sie per erhalten haben, auf an. Bitte aktivieren Sie die richtige Auswahlbox Renngemeinschaft oder Verein. War der Login erfolgreich, gelangen Sie auf die Übersichtsseite. Auf dieser Seite finden Sie alle weiteren Schritte, die für eine erfolgreiche Meldung nötig sind. Am einfachsten ist es, wenn Sie die Schritte chronologisch abarbeiten. 3. Zu einer Regatta melden Um sich bei einer Regatta zu melden sind folgende Schritte notwendig: Vereinsdaten ausfüllen Sportler anlegen (nur einmal nötig, können danach auch für andere Regatten verwendet werden) Regatta auswählen Nacheinander Rennklassen wählen, in die Sie melden wollen Boote mit den zuvor angelegten Sportlern besetzen

6 3.1. Vereinsdaten eingeben Klicken Sie in der Übersicht auf den Link. Auf der folgenden Seite sehen Sie Ihren Vereinsnamen mit den zugehörigen Daten. Bitte vervollständigen und überprüfen Sie die Daten auf Richtigkeit. Mit Hilfe dieser Daten werden später die Rechnungsund Meldeformulare erstellt. Außerdem brauch der Veranstalter die Daten um Sie zu kontaktieren. Speichern Sie die Daten mit einem Klick auf.

7 3.2. Sportler anlegen Um Sportler zu verwalten klicken Sie auf der Übersichtsseite auf. Prinzipiell haben Sie jetzt zwei Möglichkeiten Sportler anzulegen. Entweder klicken Sie auf Sportler hinzufügen um manuell Sportler anzulegen oder Sie wählen importiere Exceldatei, um Sportler aus einer fertigen Exceltabelle hinzuzufügen. Variante 1: Sportler manuell hinzufügen Nach dem Klick auf Sportler hinzufügen öffnet sich folgende Seite: Bitte geben Sie die korrekten Sportlerdaten ein und bestätigen mit einem Klick auf. Die Sportler-Nr. ist je nach Sportart die Nummer auf dem DKV- Ausweis oder die zugeordnete Nummer einer anderen Institution. Bitte wählen Sie auch die richtige Nation für den Sportler aus. Dies erleichtert später das Filtern nach Sportlern. Bitte geben Sie dem Sportler die gleiche Nationalität wie das Land des Vereins. Nach dem Speichern erscheinen Schaltflächen zum Hochladen eines Sportlerfotos. Dies kann für die Übersichtlichkeit und eine schnelle und komfortable Akkreditierung genutzt werden. Klicken Sie auf um ein Bild auszuwählen. Nach der Auswahl des Bildes wird der Upload mit einem Klick auf hochladen. gestartet. Bitte nur.jpg-bilder mit einer max. Größe von 2 MB

8 Anschließend muss ein Bildausschnitt mit dem Kopf des Sportlers gewählt und gespeichert werden. Mit einem Klick auf zurück kommen Sie zurück zur Sportlerübersicht. In der Sportlerübersicht sind alle Sportlerdaten zusammengefasst. Um einen Sportler zu bearbeiten, muss auf das Symbol mit dem Bleistift geklickt werden. Ein Sportler kann mit einem Klick auf gelöscht werden. Bei Drachenbootsportlern werden als Gastsportler gekennzeichnete Athleten farbig hinterlegt dargestellt.

9 Variante 2: Excel-Tabellen importieren Mit einem Klick auf importiere Exceldatei können Sie Ihre Sportler importieren. Bitte formatieren Sie Ihre Excel-Tabelle wie in diesem Beispiel, damit der Import reibungslos funktioniert (optional kann eine Vorlagendatei runtergeladen werden). Dabei ist es wichtig, dass die Spalten richtig angeordnet sind. Das Datum muss im Format vorliegen. Als Geschlecht werden Bezeichnungen wie m, männl., man, Herren für männliche Sportler und f, w, weibl., Damen für weibliche Sportler akzeptiert. Nach dem Hochladen der Datei werden die Sportler automatisch in die Übersichtsliste übernommen. Dort haben Sie dann die Möglichkeit Fotos für die Sportler festzulegen.

10 3.3. Regatta auswählen Zur Regattaauswahl kommen Sie entweder mit einem Klick auf im Übersichtsmenü oder indem Sie in der oberen Menüleiste auf Regatta auswählen klicken. Auf der rechten Seite können Sie die Sportart wählen, für die Sie eine Regatta suchen. Wenn Ihr Verein beispielsweise als Kanu-Rennsport Verein eingetragen ist, werden Sie dort die Vorauswahl Kanu-Rennsport finden. In der Tabelle sehen Sie alle aktuellen Regatten. Alle Regatten, die bei Status einen grünen Punkt haben, sind zur Meldung geöffnet. Der Status ist in 2 Rubriken unterteilt. Einmal in Bootsmeldung und in Sportlermeldung. Dies ermöglicht bei bestimmten Regatten, dass die Boote bis zu einem bestimmten Zeitraum gemeldet sein müssen, die Sportler aber dennoch später eingetragen werden können. Mit einem Klick auf den Regattanamen können Sie weitere Informationen über die Regatta aufrufen. Um Sportler zu der Regatta zu melden, können Sie auf den Regattanamen oder das grüne Plus im Feld Aktionen klicken.

11 3.4. Regattainformationen Nachdem Sie eine Regatta ausgewählt haben, sehen Sie die allgemeinen Informationen über diese Regatta. Hier gibt es die Möglichkeit, die Regattainformationen und Regattaausschreibung als PDF zu erstellen. Klicken Sie dazu auf der rechten Seite auf den jeweiligen Link. Mit einem Klick auf den Menüpunkt Rennen gelangen Sie zu einer Liste mit allen Rennen dieser Regatta. Im Menü Gebühren erfahren Sie mehr über Dopinggebühren und andere Gebühren wie zeltplatzgebühr etc. Die Gebühren der einzelnen Rennklassen finden Sie direkt bei den Rennen Rennen auswählen In der Übersicht sind alle Rennen zu der ausgewählten Regatta aufgelistet. In der rechten Spalte sehen Sie, wie viele Boote Sie in der jeweiligen Rennklasse gemeldet haben.

12 Info: Sind Sie der Veranstalter der Regatta, wird auf der rechten Seite die Anzahl der gesamten Meldungen für diese Rennklasse angezeigt. Um eine neue Meldung zu tätigen oder eine vorhandene Meldung zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen der gewünschten Rennklasse. Info: Meldungen können nur erstellt und bearbeitet werden, wenn Sie sich im Meldezeitraum befinden. Der Veranstalter hat allerdings auch vor und nach dem Meldezeitraum die Möglichkeit, Meldungen zu ändern. Auf der rechten Seite können PDF-Dokumente zur Übersicht erstellt werden. Mit Hilfe der Liste lassen sich die Meldungen überprüfen.

13 3.6. Meldung erstellen Mit einem Klick auf die gewünschte Rennklasse haben Sie nun die Seite zum Erstellen und Bearbeiten der Meldungen geöffnet. Wenn die Meldung geöffnet ist, erscheint unter dem Rennklassennamen ein gelbes Fenster, um die Meldung zu erstellen. Mit den Auswahlfeldern Sportler und Ersatzsportler können Sie ein Boot so besetzen, wie es bei der Regatta antreten soll. Info: Sollten die Auswahlfelder leer sein, haben Sie entweder noch keine Sportler angelegt oder die eingetragenen Sportler haben nicht das richtige Geschlecht und Alter für diese Rennklasse. Möchten Sie beispielsweise einen Sportler in einer anderen Altersklasse als vorgesehen starten lassen, können Sie den Haken bei nach Alter filtern entfernen und auf Filter aktualisieren klicken. Nun sollte der Sportler im Auswahlfeld erscheinen. Bitte benutzen Sie diese Funktion nur in Absprache mit dem Veranstalter, da es sein kann, dass dieser falsch gemeldete Sportler nicht zulässt. Mit einem Klick auf Boot speichern wird die Meldung fertig gestellt. Das eben erstellte Boot sollte nun in der Übersichtstabelle auftauchen.

14 3.7. Meldung bearbeiten In der Tabelle Sie alle Ihre Meldungen. Mit einem Klick auf können Sie das Boot löschen. Ein Klick auf öffnet den Bearbeitungsmodus. Dort werden die Sportler im Meldefenster eingetragen und können bearbeitet werden. Info: Sollten die Sportler nicht im Bearbeitungsfenster erscheinen, kann es daran liegen, dass die Sportler ohne Filter eingefügt wurden. Möchten Sie die Sportler dennoch anzeigen, entfernen Sie die Haken aus den Filterboxen sollte/n der/die Sportler angezeigt werden. und klicken auf. Nun 3.8. Meldung abschließen Ihre Meldung kann sofort vom Veranstalter eingesehen werden. Es sind keine weiteren Schritte zur Meldung nötig. Zur Kontrolle der Meldedaten drucken Sie sich einfach die Meldedaten auf der Seite mit der Rennübersicht aus. Nach Ablauf der Meldefrist wird die Meldung gültig und kann von Ihnen nicht mehr bearbeitet werden.

15 4. Regatta erstellen Für die Erstellung einer Regatta müssen Sie den Status eines Veranstalters haben. Sollten Sie noch keinen Veranstalterstatus haben, wenden Sie sich bitte an Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle Möglichkeiten um eine Regatta zu verwalten. Um eine neue Regatta anzulegen, klicken Sie auf Regatta erstellen. Es öffnet sich eine Seite, auf der der Regattaname und allgemeine Informationen zur Regatta festgelegt werden können.

16 4.1. Regattainformationen eingeben Bitte füllen Sie die Felder wie in der Beispieleingabe aus und speichern die Seite nach der vollständigen Eingabe ab. In der rechten Menüleiste können weitere Eingabeseiten geöffnet werden. Sie haben die Möglichkeit vorhandene Regattaausschreibungen im PDF-Format hochzuladen und den Vereinen zur Verfügung zu stellen. Im Menü Regatta verwalten finden Sie alle wichtigen Seiten für ihre Regatta. Bitte arbeiten Sie diese Liste chronologisch von oben nach unten ab. Als erstes sollten Sie Boots- und Altersklassen für Ihre Regatta anlegen. Im Anschluss können die Rennklassen eingetragen werden. Bei Meldungen finden Sie einen Überblick über alle Rennklassen und alle gemeldeten Sportler und Vereine. Mit einem Klick auf Gebühren können beispielsweise Zeltplatzgebühren festgelegt werden.

17 4.2. Altersklassen Bitte tragen Sie Ihre Altersklassen wie im Beispiel ein. Eine korrekte Angabe des Alters ist für die Meldung sehr wichtig. Sollten Sie auf Ihrer Regatta Doping- Gebühren ausweisen wollen, können sie für jede Altersklasse festgelegt werden. Mit einem Klick auf den Bleistift lassen sich die Daten bearbeiten. Ein Klick auf das X löscht die Daten. Mit Altersklasse speichern wird die aktuelle Altersklasse überspeichert. Mit einem Klick auf speichere als neue Altersklasse werden die Daten erneut angelegt.

18 4.3. Bootsklassen Legen Sie die Bootsklassen wie im Beispiel an. Die korrekte Sportleranzahl pro Boot ist wichtig, damit das Programm weiß wie viele Sportler in ein Boot gemeldet werden können. Wenn die Bootsklasse ein Steuermann hat, dann gehört dieser nicht mit zur Anzahl der Sportler im Boot. Also muss bei einem Boot mit 4 Sportlern und einem Steuermann auch nur die Zahl 4 eingetragen werden. Bearbeiten und Löschen der Daten funktioniert simultan zu den Altersklassen.

19 4.4. Rennklassen anlegen und bearbeiten Nach dem Klick auf Rennklassen hat sich das Formular zum Anlegen und Bearbeiten von Rennklassen geöffnet. Es gibt nun die Möglichkeiten, Rennen einzeln zu erstellen oder vorhandene Excel-Tabellen zu importieren. Das Importieren der Rennen aus Excel-Tabellen erfolgt analog zum Import der Sportlerdaten. Bitte beachten Sie wieder, dass die Tabellenstruktur die gleiche wie im Beispiel sein muss. Mit einem Klick auf Rennen erstellen können Sie manuell Rennen anlegen. Bitte füllen Sie alle Informationen wie im folgenden Beispiel aus. Die Angabe eines kurzen Rennnamens und der Zeit sind fakultativ, können aber bei der Sortierung in den Übersichtstabellen behilflich sein.

20 Relevant sind ein eindeutiger Name, Bootsklasse, Altersklasse, die Distanz und das Geschlecht der Rennklasse. Alter und Geschlecht der Sportler, die in dieser Rennklasse starten dürfen, sind wichtig für die Filterung und Anzeige der Sportlerdaten für die meldenden Vereine. So verhindern Sie, dass die Sportler in falschen Alters- oder Rennklassen gemeldet werden. Mithilfe der Angabe des Preises können sich die Vereine nach den Meldungen eine Rechnung über den zu zahlenden Betrag erstellen. Mit einem Klick auf speichern können Sie das Rennen speichern. Durch einen Klick auf speichere als neues Rennen wird eine Kopie des Rennens gespeichert. Dies ist nützlich, wenn lediglich kleine Änderungen (z.b. Änderung der Distanz) erfolgen. Mit einem Klick auf zurück gelangen Sie zu Rennklassenübersicht. In der Rennklassenübersicht sehen Sie die von Ihnen angelegten Rennklassen. Durch einen Klick auf können Sie das Rennen löschen und öffnet den Bearbeitungsmodus.

21 4.5. Gebühren anlegen und bearbeiten Mit einem Klick auf Gebühren gelangen Sie zum Gebührenformular. Auf dieselbe Art und Weise wie bei den Rennklassen können hier Gebühren angelegt und zu bearbeitet werden. 5. Hilfe und Support Haben Sie Fragen zur Bedienung unserer Meldeplattform können Sie sich auf unserer Internetpräsenz unter informieren oder eine an schreiben. Wir werden Ihnen selbstverständlich schnellstmöglich weiter helfen.

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