Einzelaufzeichnungs-, Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht

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1 Einzelaufzeichnungs-, Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht Wer braucht eine Registrierkasse? Wer ist von den Bestimmungen ausgenommen? Und wie ist die Übergangsregelung genau definiert? Wir haben die maßgeblichen Bestimmungen ab 2016 bzw für Sie zusammengefasst. 900 Mio. Euro erhofft sich der Staat von der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs ein großer Posten im Rahmen der Gegenfinanzierung, der bereits von zahlreichen Experten massiv angezweifelt wurde. Einzelaufzeichnungspflicht Ab müssen alle buchführungs- und rechnungslegungspflichtigen bzw. freiwillig buchführenden Unternehmer unabhängig von ihrer Größe alle Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln aufzeichnen (vor der Steuerreform erst ab Jahresumsatz > Euro) z.b. Tischabrechnung im Restaurant (Tageslosung der Restaurantkassa reicht nicht). Sowohl Einnahmen-Ausgaben-Rechner als auch Überschuss-Rechner (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) sollen alle Bargeschäfte einzeln festhalten, wobei im Gesetz hier das Wort täglich fehlt. Registrierkassenpflicht Ab einem Netto-Jahresumsatz von Euro sind alle Betriebe (daher nicht außerbetriebliche Einkunftsarten wie Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung wie z.b. kleine Vermietung mit bis zu 10 Zimmern oder 5 Appartements), die mehr als Euro der Umsätze bar einnehmen, verpflichtet, ihre Bareinnahmen mittels elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem zu erfassen, das den Vorgaben der Kassenrichtlinie (KRL 2012) entspricht und Belege ausstellt, die den Anforderungen des 132a BAO entsprechen (siehe unten). Barumsätze sind neben Bargeld auch: Umsätze durch Kredit- und Bankomatkarten oder mittels vergleichbarer elektronischer Zahlungsformen getätigte Umsätze, Barschecks, Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen etc. Fristen: Wird die Registrierkassenpflicht in der Zeit vom 01. Jänner 2016 bis 31. März 2016 nicht erfüllt, wird dies keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen (vgl. 25 Finanzstrafgesetz (FinStrG)) haben. Die Abgabenbehörden und deren Organe werden keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen setzen, sondern vielmehr die Unternehmerinnen und Unternehmer proaktiv unterstützen. Seite 1 von 5

2 Wird die Registrierkassenpflicht in der Zeit vom 01. April 2016 bis 30. Juni 2016 nicht erfüllt, sind keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen zu erwarten, wenn der Unternehmer/die Unternehmerin Gründe für die Nichterfüllung dieser Pflichten glaubhaft machen kann (wie beispielsweise: Anschaffung einer Registrierkasse aufgrund Lieferschwierigkeiten durch einen Kassenhersteller nicht möglich; Installation der notwendigen Software war mangels notwendiger fachlicher Beratung durch IT-Servicefachmann nicht rechtzeitig möglich; erforderliche Einschulung des Unternehmers und seiner Erfüllungsgehilfen war nicht zeitgerecht durchführbar). Die Verfolgung und Bestrafung von Hinterziehungen und Verkürzungen von Abgaben bleibt für beide Zeiträume davon unberührt. Ab muss diese Registrierkasse zusätzlich über eine technische Sicherheitseinrichtung (Signaturerstellungseinheit) verfügen, die die Kasse manipulationssicher macht. In der Folge muss auf allen Belegen eine Signatur durch diese Signaturerstellungseinheit angedruckt werden. Ab besteht die Möglichkeit, die eingesetzte Registrierkasse in Finanzonline zu registrieren, ab besteht die Pflicht dazu. Bei Ausfällen der Kasse darf weiter kassiert werden, die Geschäftsvorfälle müssen händisch erfasst und Belege erteilt werden. Diese Belege sind später in einer Registrierkasse nachzuerfassen. Grundsätzlich sollen gemäß 17 Abs. 4 RKS-V bei einem Ausfall der Signaturerstellungseinheit die Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse (mit Anbindung zu einer Signaturerstellungseinheit) erfasst werden. Sollte die Erfassung an einer Kasse ohne Sicherheitseinrichtung erfolgen (Ausfall der Signatureinrichtung aufgrund z.b. einer defekten Karte), so ist am Beleg ein entsprechender Aufdruck Sicherheitseinrichtung ausgefallen anzudrucken. Bei Wiederinbetriebnahme ist ein signierter Sammelbeleg zu erstellen. Die Erfassung auf Papier (mit Durchschlag/Zweitschriften und Nacherfassung) ist dann erforderlich, wenn keine andere Registrierkasse zur Verfügung steht. Eine Meldung ( 17 RKS-V) über den Systemausfall an Finanz Online hat ohne unnötigen Aufschub in folgenden Fällen zu erfolgen: Ausfall nicht nur vorübergehend (mehr als 48 Stunden) Diebstahl oder Verlust der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse Funktionsverlust der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse Außerbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse (Schlussbeleg ist zu drucken) Dabei sind Grund und Beginn des Ausfalls oder der Außerbetriebnahme bekanntzugeben. Seite 2 von 5

3 Förderungen: Aufwendungen für Anschaffung oder Umrüstung eines bestehenden Aufzeichnungssystems können in voller Höhe als Betriebsausgabe abgesetzt werden und werden mit einer einmaligen Prämie in der Höhe von 200 Euro unterstützt (kann mit der jährlichen Steuerklärung im Beilagenformular E 108c beantragt werden). Gefördert werden nur die Anschaffung bzw. die Umrüstung, die Miete einer Registrierkasse daher nicht. Registrierkassensicherheitsverordnung (RKS-V): Ab müssen alle Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (Signaturerstellungseinheit) verfügen. Diese Signaturerstellungseinheiten können bei einem im EU-/EWR-Raum oder in der Schweiz niedergelassenen Zertifizierungsdienstanbieter, der qualifizierte Signaturzertifikate anbietet, erworben werden. In Österreich werden diese sicheren Signaturerstellungseinheiten, die den Erfordernissen der Registrierkassensicherheitsverordnung entsprechen, derzeit von den folgenden zwei akkreditierten Zertifizierungsdienstleistern angeboten: A-Trust e-commerce monitoring GmbH Lassen Sie sich von Ihrem Kassenanbieter bestätigen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden (Steuerreformgesetz 2015/2016, Barumsatzverordnung 2015, Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), Kassenrichtlinie, Bundesabgabenordnung) bzw. zeitgerecht nachgerüstet werden (z.b. Update-Garantie). Die WKO hat zur Orientierung eine Checkliste mit Anforderungen ab zusammengestellt. Belegerteilungs- und Belegannahmeverpflichtung Ab 2016 muss jeder bar (siehe Definition oben) zahlende Gast einen Beleg erhalten und jeder Gast ist verpflichtet, den Beleg entgegenzunehmen (Verweigerung der Annahme ist ohne Konsequenzen). Belege können auch elektronisch übermittelt werden (z.b. via ), der Transfer muss vom Ersteller ausgehen. Ein reines Zeigen auf einem Display genügt nicht. Seite 3 von 5

4 Beleg-Inhalte (auch für handschriftlich erstellte Belege): Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden Tag der Belegausstellung Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung Betrag der Barzahlung Bei Vorliegen der Registrierkassenpflicht und damit Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung müssen (spätestens ab ) noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen: Kassenidentifikationsnummer Datum und Uhrzeit der Belegausstellung Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt maschinenlesbarer Code (z.b. QR-Code) Für wen gelten Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht NICHT? Gemäß Barumsatzverordnung 2015 gibt es auch die Möglichkeit einer vereinfachten Losungsermittlung bei der die gesamten Bareingänge eines Tages durch Rückrechnung aus dem ausgezählten End- und Anfangsbestand ermittelt werden. Die Ermittlung des Kassenanfangs- und Kassenendbestandes sowie der Tageslosung durch Rückrechnung muss nachvollziehbar sein und entsprechend dokumentiert werden und hat spätestens zu Beginn des nächstfolgenden Arbeitstages und für jede Kassa gesondert zu erfolgen Wer darf das? Umsätze im Freien (nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten) sind bis Euro netto nicht registrierkassenpflichtig (sogenannte Kalte-Hände-Regelung). Beispiele: Christbaumhändler, mobile Eisverkäufer, Maronibrater, Fiakerfahrer oder offene Fahrgeschäfte. wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (sprich: kleine Vereinsfeste) unter folgenden Voraussetzungen: max. 48 Stunden/Kalenderjahr, Organisation und Verpflegung durch Mitglieder bzw. deren nahe Angehörige und für Unterhaltung wird max Euro/Stunde verrechnet. Sonderregelungen für Automaten Seite 4 von 5

5 Weitere Sonderregelungen bestehen gemäß Barumsatzverordnung 2015 für: Fahrausweisautomaten für Beförderungen im Personenverkehr Onlineshops Unternehmer, die ihre Lieferungen und sonstigen Leistungen außerhalb einer Betriebsstätte erbringen (z.b. Tierärzte, Masseure), dürfen diese Umsätze nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfassen, wenn sie bei Barzahlung dem Leistungsempfänger einen Beleg ausfolgen und davon eine Durchschrift aufbewahren. Werden die Umsatzgrenzen in einem Jahr nicht überschritten und ist absehbar, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, so fällt die Registrierkassenpflicht mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres weg. Weiterführende Informationen: Das Bundesministerium für Finanzen publiziert Informationen (FAQs) zur Aufzeichnungs-, Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht, die laufend erweitert werden. Die WKO hat einen Registrierkassen-Onlineratgeber erstellt. Die Prodinger Steuerberatung ist Mitglied im Netzwerk der PRODINGER GFB. Das PRODINGER GFB Netzwerk, mit Hauptsitz in Zell am See, ist eine der führenden Wirtschaftsberatungen in Österreich. Sie unterstützt ihre Kunden in den Haupt-Geschäftsfeldern Steuerberatung, Unternehmensberatung, Marketing und Tourismus. Investment- und Finanzierungskonzepte, sowie Green Business Solutions erweitern das Leistungsspektrum. Das Netzwerk hat Standorte in Bad Hofgastein, Bozen, Lech, Mittersill, München, Saalfelden, Salzburg, St. Johann im Pongau, Velden, Wien, Zagreb und Zell am See. Die Netzwerkgruppe betreut aktuell mehr als 500 Hotelbetriebe, 30 Destinationen und 40 Bergbahnen. Derzeit sind 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 14 Standorten tätig. Rückfragenachweis: PRODINGER STEUERBERATUNG Mag. Stefan Rohrmoser, Kontakt: PRODINGER GFB TOURISMUSBERATUNG, Thomas Reisenzahn, Franzensgasse 14/1+7, 1050 Wien, Tel , reisenzahn@progfb.com Seite 5 von 5