Rechtssichere Archivierung mit elektronischen Signaturen in der öffentlichen Verwaltung

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1 Prof. Dr. Rolf H. Weber Rechtssichere Archivierung mit elektronischen Signaturen in der öffentlichen Verwaltung 3. Dezember 2003 Lehrstuhl für Privat-, Wirtschafts- und Europarecht Hirschengraben Zürich Wiederkehr Forster Rechtsanwälte Bahnhofstrasse 44/ Zürich

2 Problemstellung Informationsflut Informationsströme Effizienz Kassandra Konfusion intern extern Verwaltungsrechtliche Grundprinzipien Weber 2

3 Finanzhaushaltsverordnung Archivierungsgesetz Rechtsquellen zur Belegsverwahrung Weisungen über die Aktenführung in der Bundesverwaltung Finanzhaushaltsgesetz (ZH) Finanzkontrollgesetz (ZH) Privatrecht (OR 957) Weber 3

4 Zertifizierungsdienste- Verordnung BG über die elektronische Signatur Rechtsquellen elektronische Archivierung Geschäftsbücherverordnung ElDI-Verordnung (MWSt) Weber 4

5 Zeit Buchhaltung: 10 Jahre MWSt/unbewegliche Gegenstände: 20 Jahre Überblick Belegverwahrung Aktenführung Organisation: Zentrales Rechnungswesen Archivierung Weber 5

6 Grundsätze: vollständig, verlässlich, systematisch Aktenführung Umfassendes Ordnungssystem Informationsträger Archivtauglichkeit Weber 6

7 Gebräuchlich-, Archivtauglichkeit Konformität technische Standards Informationsträger für Aktenführung Einhaltung Sicherheitsanforderungen Übergangskonformität Lesbarkeit bei kryptograhischen Verfahren Weber 7

8 Charakter der Unterlagen Archivierung Unterlagen unabhängig von Informationsträger Archivwürdigkeit Rechtliche/administrative Bedeutung Grosser Informationswert Weber 8

9 Möglichkeit analoger Anwendung Privatrecht Revidierte Art OR Gleichstellung Führung/Aufbewahrung Einheitlicher Begriff Ordnungsmässigkeit Technikneutralität der Regelung Weber 9

10 Aufzubewahrende Unterlagen Informationssystem Speichermedien Dokumentation Weber 10

11 Vertraulichkeit Elektronische Belegsverwahrung Spannungsfelder Vor- und Nachteile Intakte Überlieferung Schutz Dritter Bessere Recherchemöglichkeit Grosse Speicherkapazität Begrenzte Lebensdauer Dynamik der Information Weber 11

12 Verfügbarkeit Integrität Allgemeine Grundsätze der (elektronischen) Belegsverwahrung Lückenlosigkeit Prüfbarkeit Vertraulichkeit Weber 12

13 Unveränderbare Informationsträger Informationsträger gemäss Art. 9 GeBüV Veränderbare Informationsträger Integrität (digitale Signatur) Zeitstempel Organisation Weber 13

14 Integrität (Echtheit, Unverfälschbarkeit) Sorgfaltspflichten Ordnungsgemässe Aufbewahrung Verfügbarkeit Trennung aktueller/archiverter Informationen Verantwortlichkeit Inventarisierung, Zugriffsprotokoll Weber 14

15 Regelmässige Prüfung Integrität Lesbarkeit Andauernde Pflichten Migration in andere Datenformate Erhaltung Richtigkeit/ Vollständigkeit Verfügbarkeit/Lesbarkeit (Protokollierung) Weber 15

16 Entstehung Internationale Norm ISO /2001 Inhalt Bedeutung für Unternehmensorganisation Weber 16

17 Datenschutz Outsourcing Revisionsfähigkeit, Wiedergabebereitschaft Verantwortlichkeit bleibt Weber 17

18 GeBüV ElDIV technische Verfahren Integrität ZertDV ausdrücklich Zeitstempel nur indirekt (nicht identisch) Dokumentation Migration (nicht identisch) Weber 18

19 Konformitätsbeurteilung (Vergleichbarkeit) GeBüV/ElDIV Integrität: Analogie Anwendungsbereich GeBüV weiter Fixierung der Speicherung Weitere technische Verfahren Weber 19

20 Pflichtenheft Checkliste für Aufbewahrungsprojekte I Triage der aufzubewahrenden Dokumente Informatiksicherheit Versionierung Konverter und Rendition-Management Weber 20

21 Revisionsfähigkeit Checkliste für Aufbewahrungsprojekte II Verwaltung der elektronischen Signaturen/Zertifikate Datenschutz Aufbewahrungsmittel Controlling und Compliance Weber 21

22 Aussonderung nicht benötigter Akten Checkliste für Übernahme in Archiv Abgabe der Akten in vollständiger Form Erstellung von elektronischen Verzeichnisse und Dateien Definition Aussonderungsschnittstelle/ Exportformate Weber 22

23 Verantwortlichkeitsgesetz (Bund) Haftungsgesetz (ZH) Verantwortlichkeit Spezialgesetze Prozessrecht: Art. 963 OR? Weber 23

24 Obrigkeitliches Handeln Schaden Haftungsvoraussetzungen Widerrechtlichkeit Kausalzusammenhang Verschulden? Weber 24

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