Von der automatischen Rechnungsprüfung bis zur vertraulichen Vertragseinsicht. Der Einsatz der Doxis4-Lösungen bei KRONE

Transkript

1 Thema des Vortrags Von der automatischen Rechnungsprüfung bis zur vertraulichen Vertragseinsicht Der Einsatz der Doxis4-Lösungen bei KRONE Dr. Goy-Hinrich Korn Lars Schmerge Kathrin Hempen

2 Umsatz in Mio. Umsatzentwicklung der KRONE Gruppe nach Bereichen Landtechnik Nutzfahrzeuge / / / / / / /13

3 Die Historie der KRONE Gruppe 2010: Offizielle Stabübergabe von Dr. Bernard Krone an seinen Sohn Bernard 2009: Eröffnung der Krone UK als Vertriebs- und Service-Tochter in Großbritannien 2007: Eintritt der vierten Generation in das Unternehmen Bernard Bernard Heinz 2006: Krone feiert 100-jähriges Firmenjubiläum 2000: Kauf der Produktionsgesellschaft Norfrig A/S Dänemark, heute Bernard Krone A/S (Produktion von Kühlaufliegern) 1971: Beginn der Fertigung von Nutzfahrzeugen in Werlte 1963: Bau des Werkes in Werlte 1962: Eintritt der dritten Generation in das Unternehmen 1930: Aufnahme einer kleinen Fertigung landtechnischer Geräte Eintritt der zweiten Generation: Bernard und Heinrich Krone Bernard Heinrich 1906: Gründung des Unternehmens in Spelle durch Bernhard und Anna Krone als Schmiede- und Handwerksbetrieb 1897: Erste gepachtete Schmiede in Ochtrup 1896: Meisterbrief für Bernhard Krone als Schmied Bernhard Anna

4 KRONE Nutzfahrzeuge und Landtechnik KRONE Nutzfahrzeuge Auftragsfertigung Programm: Kühlsattelauflieger Kofferauflieger Pritschensattelauflieger Container-Fahrgestelle KRONE Landtechnik Serienfertigung Komplett-Programm: Mäher, Wender, Schwader Rundballen- und Großpackenpressen Kofferauflieger Ladewagen Anhänger Wechselpritschen und Boxen LKW-Aufbauten BIG M: selbstfahrender Mähaufbereiter BiG X: Häckslerprogramm von 489 PS PS

5 Gründe für die Einführung eines DMS Systems Sämtliche Dokumente waren in den verschiedenen Abteilungen verteilt. Kenntnisse über den Aufbewahrungsort der Dokumente waren nur in den jeweiligen Fachabteilungen vorhanden. Wissen und Informationen gingen beim Mitarbeiterwechsel verloren. Nur dezentraler Zugriff auf Dokumente möglich. Manuelle Rechnungseingangsbearbeitung war zu zeitintensiv. Rechnungsprüfungsläufe dauerten zu lange Skontofrist verfällt!

6 Angestrebte Ziele mit der Einführung eines DMS Systems Einheitliche Dokumenten-Basis Einfachere und transparentere Prozesse (z.b. automatische Wareneingangsprüfung) Transparente und zeitnahe Rechnungseingangsbearbeitung Performance-Steigerung für das SAP-System Ablösung des Altarchivs Erhöhung der Transparenz durch die Einführung von eakten

7 Phasenplan für die Einführung des Doxis4 Systems Phase 1 Phase 2 Phase 3 Aufbau der Infrastruktur Rechnungslesung & -prüfung Vertragsmanagement basiert auf den eaktenservice Phase 4 eakten Teil 1 Kundenakte Auftragsakte Fahrzeugakte Phase 5 (Ausblick) eakten Teil 2 Maschinenakte Lieferantenakte Personalakte

8 Installierte Doxis4 Lösungen in 2014 Doxis4 wird in den großen Unternehmensbereichen eingesetzt Rechnungseingangsverarbeitung durchgängig von Finanzbuchhaltung über den Einkauf bis hin zu der IT und der Personalabteilung In neun Gesellschaft aktiv über 850 Nutzer Doxis4 Lösungsbausteine sind in erster Linie Automatisierte Rechnungsverarbeitung Integration in externe Systeme, aktuell in SAP und COS Elektronische Datenverwaltung z.b. Lieferscheine, Ausgangsrechnung Management von Verträgen (im Aufbau)

9 Phase 1 Bereitstellung der Infrastruktur Aufbau der revisionssicheren Archivierung Aufbau des Kern Doxis4 ECM-Systems: Doxis4 Content Service Bus inkl. Archivierungsservice Anbindung des revisionssicheren Speichersystems NetApp: Doxis4 Storage Service Einrichten der MSSQL-Datenbank SAP Anbindung an das Doxis4 System mit Doxis4 HTTP Content Server als Archive Link Schnittstelle mit Doxis4 AutoIndexer zur SAP-Dokumentindexierung Migration von Magellan (Archiv) nach Doxis4 Archiv mit Doxis4 File Import Service

10 Phase 2 Herausforderungen Rechnungslesung & -prüfung Bearbeiten von ca Rechnungen pro Arbeitstag Reduzieren der aufwendigen manuellen Rechnungsbearbeitung Einhalten der Skontofristen durch Reduktion der Liege- und Weiterleitungszeiten für Rechnungsfreigaben. Erhöhung der Planungssicherheit durch Schaffung der Übersicht über alle offenen Rechnungen bei Krone. Auskunftsfähigkeit erhöhen dadurch, dass der Status einer Rechnungen auf Knopfdruck angezeigt werden kann. Ablehnung der Rechnungen nun einheitlich durch die Buchhaltung Herr Dr. Korn/Datum

11 Phase 2 Lösungsbausteine Rechnungslesung & -prüfung Verarbeiten von per übermittelten Rechnungen Doxis4 Importer Rechnungen digitalisieren und Rechnungsdaten erfassen Doxis4 Capture Doxis4 InvoiceMaster Read Rechnungsprüfung für SAP-User Doxis4 InvoiceMaster SAP Control Rechnungsprüfung für NON-SAP-User Doxis4 InvoiceMaster WEB Control

12 Phase 3 Herausforderungen beim Vertragsmanagement Revisionssichere und rechtssichere Archivierung von Verträgen und vertragsrelevanten Dokumenten Änderungsreporting - wer hat was, wann an welchen Dokumenten vorgenommen Detailliertes Rollen-Berechtigungskonzept Termingerechte Wiedervorlagen von Vertragsinhalten Monitoring von Kündigungs- bzw. Verlängerungsfristen von Verträgen

13 Phase 3 Vertragsmanagement Ablage von Vertragsdokumenten in elektronischen Vertragsakten Eine Akte pro Vertrag Auswahl von Vertragspartnern anhand von SAP-Stammdaten Auswahl von Vertragsverantwortlichen direkt im DMS Automatische Erinnerungen z.b. bei Kündigungsfristen Aktuell als Prototyp in der IT im Einsatz

14 Phase 4 & 5 eakten Teil 1 - Start noch in 2014 Kundenakte Auftragsakte Fahrzeugakte Teil 2 - Spätere Phase Lieferantenakte Personalakte Maschinenakte

15 Phase 4 eakten Aufbau Aufbau der eakten Kundenakten, Auftragsakte und Fahrzeugakte als zentraler Zugriffspunkt für Dokumente aus unterschiedlichen Quellen (SAP- Belege, s, MS-Office, Papierbelege ) Möglichkeit zum kontextbezogenen Absprung zwischen Aktentypen Automatische Anlage und Pflege der Akten über SAP-Schnittstelle

16 Phase 4 eakten Teil 1 Kundenakte Aktendeckel mit Übersicht über Kundenstammdaten Aktenregister für strukturierte Dokumentrecherche Absprung zur Auftrags- und Fahrzeugakte

17 Phase 4 eakten Teil 1 Auftragsakte Aktendeckel mit Übersicht über Auftragsstammdaten Aktenregister für strukturierte Dokumentrecherche Absprung zur Kunden-, Fahrzeug- und Vorgängerauftragsakten (später auch Maschinenakten)

18 Phase 4 eakten Teil 1 Fahrzeugakte Aktendeckel mit Übersicht über Fahrzeugstammdaten Aktenregister für strukturierte Dokumentrecherche Absprung zu Kundenakten und Auftragsakten

19 Ausblick: Phasen 5 eakten Teil 2 Lieferantenakte, Maschinenakte und Personalakte

20 Fazit: Wir haben schon etliches realisiert und wir haben noch viel vor!