Optimierung betrieblicher Prozesse durch Groupwareund Workflow-Systeme im Intra- und Internet

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1 Optimierung betrieblicher Prozesse durch Groupwareund Workflow-Systeme im Intra- und Internet Dr. Wolfgang Buchholz eic-partner wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 1

2 AGENDA Problemstellung und Begriffsklärung Anwendungsbeispiele aus der Praxis Nutzen von Groupware- und Workflow-Systemen Zusammenfassung wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 2

3 AGENDA Problemstellung und Begriffsklärung Anwendungsbeispiele aus der Praxis Nutzen von Groupware- und Workflow-Systemen Zusammenfassung wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 3

4 Konsequenzen für Organisation und IKS aus aktuellen Entwicklungstrends der Ökonomie Konsequenzen für die Unternehmensorganisation Aktuelle Entwicklungstrends in der Ökonomie Kooperationen Internationale Vernetzung Informationsökonomie Unternehmensintern: Prozessorganisation Unternehmensübergreifend: Netzwerkstrukturen Prozessorientierung Dezentralisierung Kundenorientierung... Konsequenzen für Informations- und Kommunikationssysteme (IKS) Nutzung von internetbasierten IKS: Intranet Internet Nutzung von kollaborativen IKS: Groupware-Systeme Workflow-Systeme wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 4

5 Begriffsklärung zu Groupware-Systemen Groupware-Systeme: Informationstechnologie-basierte Werkzeuge zur Unterstützung von Gruppenarbeit bei schlecht strukturierbaren Aufgabenkomplexen mit niedriger Wiederholfrequenz Mitglieder einer Gruppe können unabhängig von zeitlichen und räumlichen Restriktionen gemeinsam Informationen sammeln, speichern und bearbeiten wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 5

6 Begriffsklärung zu Workflow-Systemen Workflow-Systeme: Informationstechnologie-basierte Werkzeuge zur prozessorientierten Unterstützung gut strukturierter, standardisierter Arbeitsabläufe Abläufe werden automatisiert, wodurch eine durchgängige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen durch mehrere Akteure ohne Medienbrüche ermöglicht wird Art elektronischer Umlaufmappe (aktenlose Just-in-time-Kommunikation) wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 6

7 Der Einsatz von IuK-Technologien sollte möglichst aufgabengerecht erfolgen Workplace- Technologien autarke Komplettbearbeitung von gut strukturierten Aufgaben Technische Unterstützung des Einzelarbeitsplatzes Geeignet für autonome Individualarbeit Inhaltsaspekt der Informationsverarbeitung Bsp.: Microsoft-Office Workflow-Systeme kooperative Bearbeitung gut strukturierter Prozessketten Unterstützung übergreifender Aufgaben durchgängige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen ohne Medienbrüche elektronische Umlaufmappe Bsp.: elektronische Rechnungsprüfung Workgroup- Technologien kooperative Bearbeitung schlecht strukturierter Aufgabenkomplexe Unterstützung von Gruppenarbeit flexible Datenverarbeitung und prozessorientierte Kommunikation Bereitschaft zur Zusammenarbeit bei den Gruppenmitgliedern notwendig Bsp.: Lotus Notes Quelle: entwickelt nach Picot/Reichwald/Wiegand, Die grenzenlose Unternehmnung, Wiesbaden 2001, S.279ff. wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 7

8 AGENDA Problemstellung und Begriffsklärung Anwendungsbeispiele aus der Praxis Nutzen von Groupware- und Workflow-Systemen Zusammenfassung wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 8

9 Funktionalitäten der Groupware-Lösung von ICG Commerce auf der Basis von Lotus Notes Anwesenheit der Teilnehmer zu gleicher Zeit (synchron) zu unterschiedlichen Zeiten (asynchron) am gleichen Ort Entscheidungs-Unterstützungs- Systeme DV-gestützte Sitzungsmoderation Präsentationssoftware Terminverwaltung Ressourcenkoordination Projektmanagement Software IT-Helpdesk an unterschiedlichen Orten Videokonferenzen Diskussionsforen, Informations-Pools Mehrfachautoren Software CRM-Anwendungen (Internet) wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 9

10 Beschaffungsprozess über elektronische Kataloge als Beispiel einer Workflow-Anwendung Elektronischer Katalog Bestellung Vorgesetzter Besteller in bestimmten Fällen Genehmigung Auftrag Vertrieb Lieferant Lieferung Abrechnung Einkauf Budget, Legitimation, Auswertung Abnehmer manuell veranlasste / durchgeführte Aktivitäten Workflow ohne manuelle Eingriffe/Aktivitäten wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 10

11 AGENDA Problemstellung und Begriffsklärung Anwendungsbeispiele aus der Praxis Nutzen von Groupware- und Workflow-Systemen Zusammenfassung wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 11

12 Zielsystem zur Beurteilung des Nutzens von Groupware- und Workflow-Systemen Das magische Viereck als mögliches Zielsystem Kosten Qualität Nutzenpotenziale von Groupware- und Workflow-Systemen Zeit Flexibilität Verbesserung der Effektivität und Effizienz von betrieblichen Prozessen Erhöhung der Leistungsfähigkeit der gesamten Organisation wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 12

13 Der Nutzen von Groupware-Systemen liegt eher in den Kategorien Qualität und Flexibilität... Kosten Effizienzsteigerung durch optimierte Zusammenarbeit Zeit Beschleunigte Kommunikation Nutzen von Groupware-Systemen Qualität Flexibilität Verbesserte Kommunikation im Rahmen von Teamarbeit Förderung von Team-Spirit Instrument des Wissens- Management (Umwandlung vom implizitem in explizites Wissen) Unterstützung virtueller Organisationsformen Zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit im Team möglich Permanente Zugriffsmöglichkeit auf aktuelle Informationsbasis Verbesserte Integration von Mitarbeitern wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 13

14 ...wohingegen Workflow-Systeme stärker auf Kostenund Zeitverbesserungen abzielen Kosten Zeit Erhöhung der Prozesseffizienz Reduzierung von Prozesskosten Standardisierung von Prozessen Automatisierung von Bearbeitungsschritten Vermeidung von Medienbrüchen Verringerung der Durchlaufzeiten Entlastung bei Routineentscheidungen Prozessvereinfachung bei Ausnahmeregelungen Parallelisierung von Bearbeitungsschritten Nutzen von Workflow-Systemen Qualität Erhöhung der Prozesstransparenz Fehlerreduzierung Flexibilität Bessere Mitarbeiterauslastung wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 14

15 AGENDA Problemstellung und Begriffsklärung Anwendungsbeispiele aus der Praxis Nutzen von Groupware- und Workflow-Systemen Zusammenfassung wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 15

16 Die wichtigsten Merkmale von Groupwareund Workflow-Systemen im Überblick Groupware-Systeme: Workflow-Systeme: Prozesse Wenig strukturierte Teamarbeit, projektorientiert Gut strukturierte Geschäftsabläufe, prozessorientiert Anwender- vs. Systemrolle Team ist das steuernde Element, System hat hier eher die passive Rolle System steuert Abläufe, löst Aktionen aus, Anwender ist eher passiv Art der Vorgangsmodellierung Kein Eingriff in Abläufe, hauptsächlich Bereitstellung von Daten Aktiver Eingriff in die Gestaltung von Arbeitsabläufen Anwendung Instrument für Entscheidungs-, Projekt- und Teamaufgaben Unterstützung von Sachbearbeitung und Routineaufgaben Quelle: nach Riggert, W., Betriebliche Informationskonzepte, 2. Aufl., Braunschweig/Wiesbaden 2000, S.238 wbuchholz_groupware_orkflow.ppt 16

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