Digitale Archivierung

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1 Digitale Archivierung Von der elektronischen Patientenakte zur digitalen rechtssicheren Langzeitarchivierung 14. Nov Deutscher Krankenhaustag Medica 2007 Prof. Dr.-Ing. Wolfgang Riedel, IfK Braunschweig,

2 Institut für Krankenhauswesen Braunschweig Arbeitsgebiete: IT TK Netzwerke Internet Extranet KIS / KAS EPA / APA Dig. Archiv PACS Radiologie Labor Dienstplang. Zeitwirtsch. TK-Anlagen Patienten- Telefon/ Fernsehen DECT VoIP W-VoIP für Sprache/ Daten/ Video Funknetze WLAN VoIP Video-IP Webpräs. Intranet Extranet Telemedizin DSL Video- Streaming e-learning Institut für Krankenhauswesen Braunschweig Prof. Dr. Riedel 2

3 Unsere Ziele: Institut für Krankenhauswesen Braunschweig Ganzheitliche Beratung der Krankenhäuser und Firmen auf allen I+K-Gebieten: IT-Konzepte Planungen, Ausschreibungen Organisationsberatung Einführungsunterstützung Im Rahmen eines Verbundes von fachkundigen Wissenschaftlern und Praktikern 3

4 Ausgangssituation Aktuelle Themen: Medizin. Dokumentation Elektron. Patientenakte Digitale Dokumentenarchivierung rechtssichere Langzeitarchivierung Digitale Bildarchivierung PACS Institut für Krankenhauswesen Braunschweig Prof. Dr. Riedel 4

5 Aktuelle IT-Problemfelder EPA ist meist eine proprietäre Akte (Datenbank, Datenformat) Hohe Abhängigkeit vom Anbieter! Bei Systemwechsel: aufwendige Migration nötig! Strategisches Ziel: - Unabhängigkeit von einem Anbieter und seiner proprietären Lösung - Digitale neutrale Langzeitarchivierung - Rechtssichere Langzeitarchivierung von - Dokumenten (Patientenakten) - Sonstigen Dokumenten der Verwaltung 5

6 Modellprojekt Archivierung In 2004: Untersuchung der Ist-Situation in ausgewählten Krankenhäusern Modellprojekt Im Rahmen eines Modellprojektes wurde die Ist-Situation in unterschiedlichen Krankenhäusern erhoben mit dem Ziel, daraus Handlungsleitlinien abzuleiten, um das Ziel einer modernen digitalen Archivierung in Verbindung mit einer elektronischen Patientenakte für unterschiedliche Umgebungen zu erreichen. Dabei sollten die unterschiedlichen Rahmenbedingungen in den einzelnen Häusern im Hinblick auf folgende Parameter berücksichtigt werden: EPA-Modell, IT-Umfeld, Archivkonzept: Hybridarchivierung, Mikroverfilmung, digitale Archivierung mit/ohne digitale Signatur etc. 6

7 Modellprojekt Archivierung Vorgehensweise In den Häusern, die an diesem Modellprojekt teilnahmen, wurde folgendes erhoben: Situation des Krankenaktenarchivs (Papierarchiv, ggf Mikrofilmarchiv) Art und Struktur der Patienten-Papierakte (Zahl und Art der Belege und deren Herkunft) Workflow der Belege für die Patientenakte und speziell die manuelle Signatur Art und Umfang der elektronischen Patientenakte, z.b. im Rahmen des KIS (Krankenhaus-Informations-System) Evtl. vorliegende Zielplanungen zur Weiterentwicklung von elektronischer Patientenakte und Langzeitarchivierung 7

8 Modellprojekt Archivierung Fazit: Krankenhäuser sind auf digitale Langzeitarchivierung nicht oder nur ungenügend vorbereitet! Art und Struktur der Papierakte teilweise chaotisch Elektronische Akte wenn überhaupt meist nur rudimentär eingeführt Keine Langfriststrategien zur Umsetzung von digitaler Archivierung (mit Signatur, ohne Papierakte) Keine optimalen Prozesse zur Umsetzung 8

9 Fazit Warum überhaupt Digitale Archivierung? Wie kann die Strategie für eine digitale Archivierung aussehen? Darauf sollen Antworten gegeben werden!!! 9

10 Ausgangssituation Diverse Archive für Patientenakten parallel: Papierakte Digitale Akutakte Digitale Archivakte Mikrofilmakte 10

11 Ausgangssituation Größter Fehler der deutschen Krankenhäuser: Mehrfacharchivierung! Hohe Kosten (durch Personal + Archivsysteme) Es werden mehrere Archive parallel betrieben: - Papierakte - Elektronische Patientenakte (proprietär) - Digitale Archivakte (noch selten) - Mikrofilmakte 11

12 Digitale Archivierung Typische primäre strategische Ziele im Hinblick auf eine digitale Archivierung: Reduzierung von Archivraum für Papierakten (z.b. weil Kapazität erschöpft) Schaffung von Unabhängigkeit vom Lieferanten von KIS/EPA Reduzierung des Papier-Workflows Reduzierung von Kosten Abschaffung der Mikroverfilmung/Hybridarchivierung Optimierung des Zugriffs auf Altakten Optimierung des Workflows im klinischen Bereich (Arzt/Pflege)..?... 12

13 Integration des Archivs in die EPA Detailproblem: Integration des digitalen Langzeitarchivs (Langzeitakte) in die EPA (Akutakte) 13

14 Ist-Situation Elektron. Patientenakte Patientenakte Papier Scannen KAS Papierdokument Papierarchiv Mikrofilmarchiv EPA Digitale Patientenakte: langzeitfähig, rechtssicher? Datenbank Meier 4711 ABC Institut für Krankenhauswesen Braunschweig Prof. Dr. Riedel 14

15 Ausgangssituation Begriffe: EPA = Elektronische Patientenakte System zur elektronischen Verwaltung aller Daten eines Patienten für einen konkreten Fall, klinisches Arbeitsplatzsystem (KAS) APA = Archivierte elektronische Patientenakte System zur digitalen Langzeitarchivierung aller Dokumente einer Patientenakte PACS = Archiv digitaler Bilder System zur digitalen Archivierung aller Bilder eines Patienten 15

16 Systemintegration Die Systeme sind bisher nur unzureichend integriert! KIS admin. EPA (KAS) PACS Radiologie APA Archivsystem Institut für Krankenhauswesen Braunschweig Prof. Dr. Riedel 16

17 Umfeld der elektronischen Patientenakte Archivkonzept in Verbindung mit klinischem Arbeitsplatzsystem KAS PACS EPA APA/Archiv Arzt / Pflege Institut für Krankenhauswesen Braunschweig Prof. Dr. Riedel 17

18 Ausgangssituation Meine Thesen: Nicht die Auswahl einer Archivsoftware und eines Dienstleisters (z.b. für Scannen) ist für eine optimale Archivierung entscheidend! Es gibt nicht die gute Archivlösung Archivlösungen müssen für jedes Krankenhaus unterschiedlich sein Jedes Krankenhaus muss sein Archivmodell entwickeln Dabei muss die individuelle Situation berücksichtigt werden (KIS, EPA, Subsysteme, PACS etc.) Die Archivlösung muss in eine generelle IT-Strategie eingebunden sein Die gesamte Krankenhausorganisation muss auf das neue Archivkonzept angepasst werden Nur die Optimierung aller Faktoren ergibt eine optimale Archivlösung 18

19 Ausgangssituation Personal (z.b. Ärzte) müssen in mehreren Systemen arbeiten: Akutakte (EPA) Archivakte (APA) Oft mit unterschiedlichen Systemumgebungen und Bedienungsoberflächen! 19

20 Archivkonzept Projektziele für digitales Archiv 20

21 Archivkonzept Zielplanung: Ausbau der rechnergestützt erstellten Objekte Maßstab: Zahl der digital in EPA gespeicherten Objekte, z.b. 30% (schlecht) bis 90 % (sehr gut), vorab ermitteln. Ziel: Digitalisierungsgrad der Objekte für das eigene Haus ermitteln und in einer Zielplanung (Stufenlösung) vorgeben: z.b. Steigerung von 40% über 55% auf 70% oder mehr! Ziel: digitales Archiv als alleinige Archivlösung, evtl. Übergangslösung Verzicht auf Mikroverfilmung allein digitale Archive anstreben abgestimmtes Archivkonzept für alle Objekte (Dokumente, Bilder, ) institutionsübergreifende Kommunikation (Gesundheitsakte) einplanen 21

22 Subsysteme PACS Radiologie EPA Kardiologie Labor RIS Pathologie - Welche Subsysteme sollen noch angebunden werden? - Klärung der Schnittstellen zu den Subsystemen - Wieviel Dokumente einer Akte liegen künftig digital vor? Stufenplan? 22

23 Archiv-Grobkonzept Digitales Dokument Scanner Beleg Dokument PACS Radiologie APA Archivsystem EPA Ausdruck Signatur Beleg Dokument Arzt / Pflege EPA = Elektron. Patientenakte APA = Archivierte Patientenakte 23

24 Ergebnis Meine Prognose: Jedes Krankenhaus wird künftig 3 Systemwelten betreiben: EPA APA PACS + diverse Subsysteme als Zuliefersysteme von Daten / Bildern 24

25 Neues Archivmodell - Prozesse Mitgebrachte Dokumente des Patienten EPA 4 Scanner Sonstige Systeme 3 Export online 1 Sonstige Dokumente 2 Online- Dokument 7 Aufruf 6 Import online, mit/ohne Signatur APA Archivsystem 5 Scanner Dokumente vernichten 25

26 Digitale Archivierung EPA APA Archivsystem Varianten: Schnittstelle EPA APA: Szenarien: Übergabe der Dokumente aus EPA an APA (APA an EPA?) Aufruf der Dokumente aus APA in EPA 26

27 Digitale Archivierung Varianten: Schnittstelle EPA APA: Übergabe der digitalen Dokumente aus EPA an APA: a.) permanent (mit EPA-Anbieter klären, ob möglich) b.) nach Abschluss des Falles/der Akte 27

28 Digitale Archivierung Varianten: Schnittstelle EPA APA: Kritischste Schnittstelle! Kein einheitlicher Standard! Technologien für Integration: XML Verabschiedung von HL7 3.0 CORBAmed SIG Visual Integration, CCOW DICOM ActiveX Seit Version 2.0 vom Dezember 1994 stagniert die Weiterentwicklung, attackiert vom MS- ActiveX Leistungsstarke Desktop-Integration aber beschränkte Verfügbarkeit verbreitet im Bildbereich Weit verbreitet, MS-proprietär 28

29 Digitale Archivierung APA-Integration in EPA (Beispiel): 29

30 Digitale Archivierung APA-Integration in EPA (Beispiel): Institut für Krankenhauswesen Braunschweig Prof. Dr. Riedel 30

31 Digitale Archivierung APA-Integration in EPA (Beispiel): Institut für Krankenhauswesen Braunschweig Prof. Dr. Riedel 31

32 Digitale Archivierung APA-Integration in EPA (Beispiel): Institut für Krankenhauswesen Braunschweig Prof. Dr. Riedel 32

33 Digitale Archivierung APA-Integration in EPA (Beispiel): Institut für Krankenhauswesen Braunschweig Prof. Dr. Riedel 33

34 Digitale Archivierung APA-Integration in EPA (Beispiel): Institut für Krankenhauswesen Braunschweig Prof. Dr. Riedel 34

35 Zusammenfassung 1. Der digitalen Archivierung gehört die Zukunft 2. Die EPA ist die Basis für eine digitale Langzeitarchivierung 3. möglichst viele Dokumente sind digital zu erzeugen und zu speichern, möglichst auf Belege verzichten 4. Integration der digitalen Akte (APA) in die Akutakte (EPA) 5. Integration digitaler Bilder aus Radiologie etc. in die EPA und Langzeitarchivierung APA 6. Reproduktion der digitalen Objekte nur in Ausnahmefällen 7. Digitale Signatur in Stufenlösung einführen 35

36 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!! 36

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