Martin Gatti Kundenberater Kanton Zürich. Bauverwaltung. Inhalte effizient bearbeiten

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1 Martin Gatti Kundenberater Kanton Zürich Bauverwaltung Inhalte effizient bearbeiten

2 Die Ziele der E-Government-Strategie 2. Die Behörden haben ihre Prozesse modernisiert und verkehren untereinander elektronisch. Behörden 1. Die Wirtschaft wickelt den Verkehr mit den Behörden elektronisch ab. 3. Die Bevölkerung kann die wichtigen - häufigen oder mit grossem Aufwand verbundenen - Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln.

3 Umsetzung der E-Government-Strategie 3. Die Bevölkerung kann die wichtigen - häufigen oder mit grossem Aufwand verbundenen - Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln.

4 Mit welchen Herausforderungen sehen Sie sich derzeit in Ihrer Verwaltung konfrontiert? Mehrfachantworten möglich, in % der befragten Verwaltungen. Anpassung der Informatik auf Veränderungen in der Verwaltung (z.b. Gemeindereformen) 66.1% Effizienzsteigerung, Optimierung der Geschäftsprozesse 54.5% egovernment-strategie 52.9% Steigender Kostendruck, Budgetrestriktionen 47.9% Sicherheitsgefährdung im Informatik-Bereich (Unbefugter Zugriff, Viren etc) 38.8% Politische Einflüsse 23.1% GEVER-Standardisierung 8.3% Klimawandel (Green ICT, steigende Anforderungen an Energieverbrauch der Informatik) 5.8%

5 Welche Faktoren stehen für Sie im Vordergrund, wenn es um Einsatz und Realisierung künftiger Informatik-Projekte geht? Was sind die Treiber bei einer Projektrealisierung? Mehrfachantworten möglich, in % der befragten Verwaltungen. Verbesserung der Geschäftsprozesse 64.5% Steigerung der Produktivität in der Verwaltung 63.6% Vorgaben durch Bund/Kanton 62.0% Kostenersparnis beim Informatik-Betrieb 27.3% Erhöhte Flexibilität, schnelleres Reagieren bei Veränderungen Kostenersparnis bei Informatik- Investitionen 22.3% 25.6% Schnellere Problemlösungen 21.5% Erhöhte Verfügbarkeit der Informatik 18.2%

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7 egovweb Einwohner Bewohner Unternehmen Gewerbe Behörden Institutionen 7x24 h öffentlicher / privater Zugang Digitaler Behördengang Externe Prozesse Portal Bus Lebenslagen Geschäftssituation Sicherheit Information Publikation Transaktion Kooperation Reporting Zahlungsabwicklung Austauschservice Kommunikation Gemeindeverwaltung Desk Branchenlösung Dienstleistungen Führungscockpit Universallösung Geschäftsdokumentenverwaltung Interne Prozesse

8 Gesamtlösung Geschäftsverwaltung Bau- Verwaltung Finanzbeleg- Verwaltung Dossier- Verwaltung Raum- Verwaltung Protokoll- Verwaltung Wiedervorlage Pendenzen-Kontrolle Abo-Funktion Vertrags- Verwaltung Branchen- und Portal- Lösungen Office Integration Rapport- Verwaltung Personalakten- Verwaltung Postablage- Verwaltung Archivierung

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11 Anforderungen Begleitung vom Baugeschäft Automatisierte Prozesse Automatisierte Korrespondenz (Vorlagen) Aktenweitergabe (Aktenverfolgung) Terminierung / Fristenkontrolle Verwaltung von Bauakte Einfache Aktenerfassung / umfangreiche Suche Lückenlose und automatische Aktenhistorie Langzeitarchivierung

12 Prozess Baugesuch Vorprüfung Bewilligungsverfahren Einreichen Baugesuch Administration Publikation / Baugesuch Vorprüfung & Weiterleitung / Selektion Volumen Unterlagen i.o. / Weiterleitung n nächste Stelle Bekanntgabe/ Rückweisung an Gesuchsteller Einspruchsfrist / Rückweisungen / Neuauflage Publikation / Baubewilligung Aktueller Status des Baugesuches Baubeginn / Überwachung

13 Ruf Bauverwaltung Erfassung Verarbeitung Anzeigen Scanner Bauverwaltung Archiv Elektronisch

14 Vorteile RUF Bauverwaltung Alle Dokumente, Pläne, Formulare, etc. mit einem Klick finden Gleichzeitiger Zugriff auf jede Information von jedem Arbeitsplatz Komfortable Suchfunktionen inkl. ausgereifter Volltextsuche Einbindung von Office Programmen Anbindung an Branchenapplikation / Portal Rechtssichere Archivierung aller beliebiger Objekte (Dokumente, Pläne, s etc.)

15 Ablagestruktur Bauverwaltung Eine Akte/Ordner besteht aus mehreren Registern (bzw. Vorgängen), die (Antrag, Genehmigung, Verfahren etc.) Bauaktenschrank unterschiedlichste Dokumente enthalten. (Formulare, Schreiben, s, Faxe, Gesprächsnotizen etc.)

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19 Zusammenfassung Bauverwaltung Effiziente Bearbeitung der Baugesuche Strukturierte und zentrale Ablage aller Daten und Dokumente Anbindung an bestehende Applikationen (Office, EWK) Prozessorientierte Bearbeitung von Dokumenten Schnelle Auskunftsbereitschaft Verkürzung von Bearbeitungszeiten

20 Danke für Ihre Aufmerksamkeit Ihre Partner für elektronische Geschäftsverwaltung

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