Ascent Capture. Erste Schritte mit Ascent Capture. Das multifunktionale Erfassungssystem Revision A

Transkript

1 Ascent Capture Das multifunktionale Erfassungssystem Erste Schritte mit Ascent Capture Revision A

2 Copyright Copyright 2005, Kofax Image Products, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Gedruckt in den USA. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind Eigentum von Kofax Image Products, Inc. Aus dem Erhalt oder Besitz dieses Dokuments lassen sich keinerlei Rechte auf eine Genehmigung zur Vervielfältigung oder Veröffentlichung des Inhalts oder von Teilen davon ableiten. Dazu ist die vorherige schriftliche Genehmigung von Kofax Image Products, Inc. erforderlich. Im Hinblick auf die Verwendung der hierin enthaltenen Informationen wird allerdings keine Patenthaftung übernommen. Marken Kofax, das Kofax-Logo, Ascent, Ascent Capture, Ascent Capture Internet Server, VirtualReScan, das VRS VirtualReScan -Logo, Adrenaline und ImageControls sind eingetragene Marken und VRS ist eine Marke von Kofax Image Products, Inc. Alle anderen Produktnamen und Firmenzeichen sind Marken und Dienstleistungsmarken der jeweiligen Unternehmen. Haftungsausschluss Die Anleitungen und Beschreibungen in diesem Dokument waren zum Zeitpunkt der Drucklegung zutreffend und richtig. Wir behalten uns jedoch vor, Nachfolgeprodukte und -dokumentationen ohne vorherige Ankündigung zu ändern. Daher übernimmt Kofax Image Products, Inc. keinerlei Haftung für Schäden, die direkt oder indirekt durch Fehler oder Auslassungen in diesem Dokument bzw. durch Diskrepanzen zwischen dem Produkt und diesem Dokument entstehen. Es wurde versucht, alle zulässigen Werte (soweit zutreffend) in diesem Dokument anzugeben. Bei Verwendung von anderen als den genannten Werten oder Parametern können sich unvorhersehbare Resultate ergeben.

3 Inhalt Hinweise zu diesem Handbuch xi Einführung xi Aufbau dieses Handbuchs xi Zugehörige Dokumentation xii Schulung xiv Kofax Technischer Support xiv 1 Übersicht Dokumenten- und Datenerfassung Was ist Ascent Capture? Der Ascent Capture-Prozess im Überblick Verwaltungs-Modul Stapelmanager-Modul Scan-Modul Qualitätskontroll-Modul Erkennungsserver-Modul OCR-Volltext-Modul Kofax-PDF-Erzeugungs-Modul Validierungs-Modul Bestätigungs-Modul Übergabe-Modul Kurzbeschreibung Einführung Weiterreichende Informationen Verwaltungs-Modul Scan-Modul Erste Schritte mit Ascent Capture iii

4 Spätere VRS-Qualitätskontrolle Erkennungsserver-Modul Validierungs-Modul Bestätigungs-Modul OCR-Volltext-Modul Kofax-PDF-Erzeugung Qualitätskontroll-Modul Spätere VRS-Qualitätskontrolle Übergabe-Modul Stapelmanager Trennblatt-Dienstprogramm Benutzeroberfläche von Ascent Capture Elemente der Benutzeroberfläche Menüleiste Kontextmenüs Symbolleisten Statusleiste Bildanzeige Definitionsstrukturansicht Stapelinhalt-Bedienfeld Scan-Steuerung Tabellensteuerung Vermerkfeld Stapelminigrafiken Grundlagen Einführung Weitergehende Informationen Einrichten von Stapelklassen Übersicht Bereichsübergreifendes Verwenden von Ascent Capture Konvertieren von Ländereinstellungen Sprachübersetzung Elemente, die nicht konvertiert/übersetzt werden Anzeigenamen Erstellen der Feldtypen Wörterbücher iv Erste Schritte mit Ascent Capture

5 Volltext-Wörterbuch Bereichswörterbuch Bekannte Feldtypenwerte Erstellen der Ordnerklassen Info zur Ordnererstellung Grundlegendes zur automatischen Ordnererstellung Indexfelder Erstellen einer Ordnerklasse Erstellen der Dokumentenklassen Indexfelder OCR-Volltexteinstellungen Erkennungsprofile Einstellungen für die Kofax-PDF-Erzeugung Erkennungsprofile Validierungsskripts Datenbankvalidierung Externe Datenbankvalidierung Übergabeskripts Anforderungen an die Zieldatenbank Mehrere Übergaben Erstellen der Formulartypen Dauerhafte Bildreinigung Bildreinigungsprofile Seitenregistrierung Automatische Indexfelderkennung Barcodes auf Seitenebene Zeichenerkennung Extraktion und Erkennung Validierung Barcode-Erkennung Module für Barcode-Erkennung Erweitertes Barcode-System im Vergleich zum Standard-Barcode-System. 75 Barcode-Erkennungsprofile Dokumententrennung mit Barcodes in Farbbildern Musterseiten Info zu Bereichen Indexbereiche Registrierbereiche Trennbereiche Formularidentifizierungsbereiche Indexgruppenbereiche (SmartGroups) Erste Schritte mit Ascent Capture v

6 Arbeiten mit Bereichen Auswählen von Erkennungsprofilen Zeichnen von Bereichen Temporäre Bildreinigung für Bereiche Erstellen eines Indexgruppenbereichs (SmartGroup) Ergebnisse aus einem Indexgruppenbereich OMR-Grenz- oder Schwellenwerteinstellungen und Bereichsgröße Testen von Bereichen mit QuickZones Erstellen der Stapelklassen Verarbeitungswarteschlangen Stapelfelder Dokumententrennungs- und Formularidentifizierungsprofile Weiterverarbeitung bei Fehlern Veröffentlichen der Stapelklassen Farbunterstützung Komprimierung für Farbbilder Einstellen der Bildqualität Farbbildreinigungsprofile Anzeigen von Farbbildern edocument-unterstützung Anzeigen von edocuments Indizieren mit edocuments Dokumententrennung und Formularidentifizierung für edocuments Übergabeskript-Unterstützung für edocuments Unterstützung von edocuments durch benutzerdefinierte Module Importieren von PDF-Dateien Importieren von PDF-Dateien als edocuments Behandeln von PDF-Dokumenten als TIFF-Bilddateien Importieren von Nur-Bild- PDF-Dateien als Musterseiten Benutzerdefinierte Skripts und Anwendungen Ascent Capture-Werte Scannerprofile VRS (VirtualReScan)-Scannerprofile Automatische Stapeltrennung (Selbständig arbeitender Modus) Benutzerverwaltung Einführung Benutzer- und Gruppenprofile vi Erste Schritte mit Ascent Capture

7 Benutzer- oder Gruppenprofile Standardprofile Aktivieren der Funktion "Benutzerprofile" Deaktivieren der Funktion "Benutzerprofile" Arbeiten mit Benutzerprofilen Hinzufügen eines Benutzerprofils Kopieren eines Benutzerprofils Bearbeiten eines Benutzerprofils Löschen eines Benutzerprofils Arbeiten mit Gruppenprofilen Hinzufügen eines Gruppenprofils Kopieren eines Gruppenprofils Bearbeiten eines Gruppenprofils Löschen eines Gruppenprofils Zentrale Benutzerverwaltung Lokale oder zentrale Benutzerverwaltung Lokale Benutzerverwaltung Zentrale Benutzerverwaltung Verknüpfen von Gruppen oder Benutzern Verwalten von Links zu Betriebssystembenutzern oder -gruppen Benutzer- und Gruppensymbole Überprüfen des Links bei zentraler Benutzerverwaltung Erstellen von Benutzer- und Gruppenprofilzuweisungen Benutzerprofile Festlegen und Zuweisen von allgemeinen Berechtigungen an Benutzer Zuweisen von Stapelklassen an Benutzer Zuweisen von Ascent Capture-Modulen an Benutzer Zuweisen eines Benutzers an Gruppen Gruppenzuweisungen Festlegen und Zuweisen von allgemeinen Berechtigungen an Gruppen Zuweisen von Stapelklassen an Gruppen Zuweisen von Ascent Capture-Modulen an Gruppen Zuweisen von Benutzern an eine Gruppe Auswählen von Standardgruppen für neue Stapelklassen Überprüfen der Stapelklassenzuweisungen Verfolgen der Benutzeraktivität Verfolgen verknüpfter Benutzer Aktivieren und Deaktivieren der Benutzerverfolgungsfunktion Benutzerverfolgungsdaten Datensätze zur Benutzeraktivität Datentabellen für die Benutzerverfolgung Erste Schritte mit Ascent Capture vii

8 5 Verwalten der Ascent Capture-Umgebung Einführung Protokolldateien Systemprotokolldateien Verlaufsprotokolldatei Protokolldateien der Verarbeitungsmodule Info zum Datenbankdienstprogramm Benutzeroberfläche des Datenbankdienstprogramms Registerkarte Datenbank Registerkarte "SecurityBoost" Registerkarte "Identifikation" Registerkarte "Stapelinformations-Editor" Registerkarte "Reparatur und Komprimierung" Info zum Lizenzdienstprogramm Benutzeroberfläche des Lizenzdienstprogramms Bereich "Systemlizenzen" Bereich "Stationslizenzen" Bereich "Mengenlizenzen" Info zu SecurityBoost A Standardfunktion für den automatischen Import Einführung Importieren von Bilddateien und Indexdaten Bilddateiinformationen und Indexdaten (ASCII-Textdatei) Logik der Syntaxanalyse Assoziierte Stapelinformationen (.INI-Datei) Protokolldatei für den automatischen Import Automatischer Import von Bilddateien und Indexdaten Import nur für Bilddateien Nur Bilddateiinformationen Keine Indexdaten (INI-Datei) Automatischer Import nur für Bilddateien Aspekte des automatischen Imports B XML Auto-Importfunktion Einführung Funktionsweise von XML Auto-Import Selbständiges XML Auto-Import-Modul viii Erste Schritte mit Ascent Capture

9 Menü Datei Menü "Extras" Menü "Hilfe" Ereignisprotokoll Statusleiste Befehlszeilenargumente XML Auto-Importdateien Erstellen einer XML Auto-Importdatei Allgemeine Struktur der XML Auto-Importdatei Elemente und Attribute <Ordner>... </Ordner> <Tables>... </Tables> <Tabelle>... </Tables> <TableRows>... </TableRows> <TableRow>... </TableRows> Beispiele für XML Auto-Importdateien Dateien vor der Verarbeitung Beispiel Dateien nach der Verarbeitung Ereignisprotokollierung Fehlerbehandlung Fehlertypen Fehlermeldungen in der XML Auto-Importdatei Löschen von fehlerhaften Stapeln Fehlermeldungen C Installieren von Diensten Einführung Schritt 1 Installation von Ascent Capture Schritt 2 Einrichten von Stapelklassen Schritt 3 Installation der Ascent Capture-Dienste Schritt 4 Konfiguration der Ascent Capture-Dienste Schritt 5 Starten/Stoppen der Ascent Capture-Dienste Überwachen der Ascent Capture-Dienste Entfernen der Ascent Capture-Dienste Index Erste Schritte mit Ascent Capture ix

10 x Erste Schritte mit Ascent Capture

11 Hinweise zu diesem Handbuch Einführung Das Handbuch Erste Schritte mit Ascent Capture enthält wichtige Informationen zum Einsatz von Ascent Capture. Es wird vorausgesetzt, dass Sie mit den Windows-Standards sowie mit Anwendungen und Benutzeroberflächen unter Windows grundlegend vertraut sind. Das Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und Entwickler, die eine Beschreibung der Ascent Capture-Anwendung und seiner Benutzeroberfläche benötigen. Aufbau dieses Handbuchs Dieses Handbuch besteht aus folgenden Kapiteln und Anhängen: Kapitel 1 Übersichtenthält eine grundlegende Beschreibung des Prozesses der Daten- und Dokumentenerfassung sowie der Ascent Capture-Software. Kapitel 2 Kurzbeschreibungstellt die Verarbeitungsmodule von Ascent Capture sowie einige Elemente der jeweiligen Benutzeroberflächen vor. Kapitel 3 Grundlagenenthält eine Einführung in die grundlegenden Techniken zum Einrichten von Stapelklassen mit Ascent Capture. Darüber hinaus werden einige Verarbeitungsfunktionen von Ascent Capture erläutert. Erste Schritte mit Ascent Capture xi

12 Hinweise zu diesem Handbuch Kapitel 4 Benutzerverwaltungbeschreibt die Funktion Benutzerprofile, mit der in Ascent Capture Konten für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen eingerichtet werden können. Weiterhin enthält das Kapitel Informationen zur zentralen Benutzerverwaltung, die Sie zum Verknüpfen vorhandener Windows- Benutzer oder -Gruppen mit Ascent Capture verwenden können, sowie zur Benutzerverfolgung. Kapitel 5 Verwalten der Ascent Capture-Umgebungenthält Tipps zum Sichern von Ascent Capture-Dateien, Löschen von Protokolldateien usw. Anhang A Die Standardfunktion für den automatischen Importbeschreibt ein Verfahren für den automatischen Import von Stapeln in das Ascent Capture- System. Die Standardfunktion für den automatischen Import ermöglicht das Starten des Scan-Moduls in anderen Anwendungen, um Stapel zu importieren. Anhang B XML Auto-Importfunktionerläutert, wie mittels XML-Datei Stapel in Ascent Capture geladen werden können. Zudem werden die Befehlszeilen- Schnittstelle für diese Funktion und alle Parameter beschrieben. Anhang C Installieren von Dienstenerläutert, wie Sie die Erkennungsserver-, OCR-Volltext- und Übergabe-Module als Dienste installieren und ausführen können. Zugehörige Dokumentation Neben dem vorliegenden Handbuch Erste Schritte mit Ascent Capture stehen für Ascent Capture 7.0 die folgenden Dokumentationen zur Verfügung: Installationshandbuch für Ascent Capture und Ascent Capture Internet Server Das Installationshandbuch enthält Anleitungen zum Installieren von Ascent Capture und Ascent Capture Internet Server. Es enthält darüber hinaus Informationen zum Planen der Installation, zu zertifizierten Betriebssystemen und anderen Systemanforderungen sowie auch wichtige Installationshinweise. Lernprogramm für Ascent Capture Das Handbuch Lernprogramm für Ascent Capture enthält schrittweise Anweisungen für grundlegende Aufgaben, die mit Ascent Capture ausgeführt werden können. Es enthält beispielsweise Anleitungen für das Definieren von Stapelklasseneinstellungen und das Verwenden dieser Einstellungen für die Verarbeitung von Stapeln in den Ascent Capture-Modulen. xii Erste Schritte mit Ascent Capture

13 Hinweise zu diesem Handbuch Erste Schritte mit Ascent Capture Internet Server Das Handbuch Erste Schritte mit Ascent Capture Internet Server stellt die Komponenten und Hauptfunktionen von ACI-Server vor. Gebrauchsanweisung für erweiterte Ascent Capture-Funktionen Im Handbuch Erweiterte Funktionen in Ascent Capture finden Sie Informationen zur Anpassung von Ascent Capture. So wird beispielsweise beschrieben, wie Sie den Standardmodulen von Ascent Capture benutzerdefinierte Bedienfelder und Menüs sowie dem Ascent Capture-Arbeitsablauf benutzerdefinierte Module hinzufügen und die Verarbeitung von Ascent Capture mit benutzerdefinierten Skripts erweitern können. Online-Hilfe zu Ascent Capture Die Online-Hilfe von Ascent Capture bietet Online-Unterstützung für Systemadministratoren und Bedienungspersonen. Sie können wie folgt auf die Online-Hilfe zugreifen: In der Taskleiste: Wählen Sie Start, Programme, Ascent Capture, Ascent Capture-Hilfe, um das Hauptthema des Hilfesystems anzuzeigen. In der Symbol- oder Menüleiste eines Moduls: Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Hilfe, oder wählen Sie in der Menüleiste die Optionen Hilfe, Ascent Capture-Hilfethemen, um das Haupthilfethema des Moduls anzuzeigen. In einem Dialogfeld: Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe oder drücken Sie die F1-Taste, um kontextbezogene Hilfeinformationen zum Dialogfeld anzuzeigen. Kurzübersichten Diese Karten enthalten eine Kurzbeschreibung der häufigsten Aufgaben der verschiedenen Ascent Capture-Module. Versionshinweise In den Versionshinweisen finden Sie die aktuellsten Produktinformationen. Lesen Sie diese Versionshinweise sorgfältig durch, da sie Informationen enthalten, die in der übrigen Ascent Capture-Dokumentation evtl. noch nicht enthalten sind. Erste Schritte mit Ascent Capture xiii

14 Hinweise zu diesem Handbuch Schulung Kofax bietet Schulungen und computerbasierte Lernprogramme an, damit Sie Ihre Ascent Capture-Lösung optimal nutzen können. Weitere Einzelheiten zu den verfügbaren Schulungsmöglichkeiten und Terminen können der Kofax-Website ( entnommen werden. Kofax Technischer Support Zusätzliche technische Informationen zu Kofax-Produkten sind auf der Kofax- Website unter verfügbar. Dort können die entsprechenden Optionen über das Menü Support aufgerufen werden. Auf den Support-Seiten von Kofax finden Sie produktspezifische Informationen, wie beispielsweise die aktuellen Versionsstufen, die neuesten Treiber und Software-Patches, Online-Dokumentation und Benutzerhandbücher, ggf. Aktualisierungen der Hinweise zu den einzelnen Produktversionen, technische Tipps sowie eine umfassende Wissensdatenbank mit Suchfunktion. Die Kofax-Website enthält außerdem Informationen zu den Support-Optionen für Kofax-Produkte. Details zu den verfügbaren Supportoptionen finden Sie auf der Website. Wenn Sie als berechtigter Vertreter eines autorisierten Unternehmens Kontakt zum technischen Support von Kofax aufnehmen müssen, sollten Sie die folgenden Informationen zur Hand haben: Ascent Capture-Softwareversion ACIS-Softwareversion Betriebssystem und Service Pack-Version Netzwerk- und Clientkonfiguration Kopien von Fehlerprotokolldateien Scannertyp und -modell Typ des Scannersystems (Karte) Informationen zu speziellen/benutzerdefinierten Konfigurationen oder Integrationen xiv Erste Schritte mit Ascent Capture

15 Kapitel 1 Übersicht Dokumenten- und Datenerfassung Bei Standorten mit großem Scan-Volumen liegt der Hauptschwerpunkt im Allgemeinen auf der Dokumentenerfassung oder auf der Datenerfassung. Der Unterschied zwischen beiden Konzepten ist einfach: Bei einer Installation zur Dokumentenerfassung werden Dokumente gescannt und dauerhaft archiviert. Aus jedem Bild wird nur eine kleine Datenmenge extrahiert, die zur Indizierung und somit zum späteren Wiederauffinden des Bildes dient. Bei einer Installation zur Datenerfassung stellen die Dokumente meistens Formulare dar, und die Bilder werden nach dem Scannen nicht gespeichert. Stattdessen wird jedes Feld des Formulars extrahiert und die entsprechenden Daten werden in einer Datenbank oder einer passenden Geschäftsanwendung gespeichert. Ascent Capture unterstützt in einer einzelnen Anwendung sowohl die Dokumenten- /Datenerfassung als auch das Produktions-/Ad-hoc-Scannen. Sowohl strukturierte als auch nicht strukturierte Dokumente können in einem Stapel gescannt werden. Das System erkennt automatisch jedes Dokument im Stapel und verarbeitet es aufgrund der Merkmale, die Sie zuvor definiert haben. Der Definitionsprozess ist einfach, schnell und bietet Ihnen außergewöhnliche Kontrolle über die Art und Weise der Dokumentenverarbeitung. Ascent Capture kombiniert die Dokumenten- und Datenerfassung mit Internet-basierter Erfassung. Kostengünstige Erfassungsstationen lassen sich problemlos an externen Standorten einrichten (bereichsübergreifend oder im gleichen Gebäude) und über das Internet mit einem zentralen Erfassungsstandort synchronisieren. Die offene Architektur von Ascent Capture ermöglicht eine einfache Erweiterung der Basisanwendung, um komplexe Formulare mit hohem Volumen zu verarbeiten und Informationen direkt an den externen Standorten zu erfassen. Mit Hilfe der automatischen Konvertierung in regionale Formateinstellungen und der Möglichkeit, Stapelklassen in anderen lokalisierten Spracheinstellungen von Ascent Capture gemeinsam zu nutzen, können alle Arten von Dokumenten überall und jederzeit erfasst werden. Erste Schritte mit Ascent Capture 1

16 Kapitel 1 Was ist Ascent Capture? Ascent Capture ist ein stapelorientiertes Erfassungsprogramm, mit dem sich große Mengen von Dokumenten und Formularen bei hoher Geschwindigkeit und niedrigen Kosten verarbeiten lassen. In einer einzigen Anwendung sind folgende Fähigkeiten und Funktionen integriert: Definition und Einrichtung von Stapeln Scan-Prozess (extern und lokal) Dokumententrennung Formularidentifizierung Bildbereinigung Automatische Erkennung, einschließlich optischer Zeichenerkennung (OCR = Optical Character Recognition), intelligenter Zeichenerkennung (ICR = Intelligent Character Recognition), optischer Markierungserkennung (OMR = Optical Mark Recognition), Barcode- und Patchcode-Erkennung Indizierung und Datenvalidierung Qualitätskontrolle und Neuscannen Bildübergabe zur langfristigen Speicherung und Datenübergabe an eine Zieldatenbank, Textdatei oder nachgeschaltete Geschäftsanwendung Abbildung 1-1. Standardprozess für die Dokumenten-, Daten- und Internet-Erfassung 2 Erste Schritte mit Ascent Capture

17 Übersicht Der Ascent Capture-Prozess im Überblick Ascent Capture ist eine Einzelanwendung, die sich aus mehreren Modulen zusammensetzt. Bei kleinen Installationen werden diese Module oft auf einem einzelnen PC ausgeführt; bei Installationen mit großem Verarbeitungsvolumen werden sie dagegen auf separaten Workstations ausgeführt. Die Dokumentenstapel werden in der Regel über das Scan-Modul, den automatischen Import oder über Importskripts in das System eingegeben. Nach Abschluss der einzelnen Verarbeitungsschritte werden sie automatisch von einem Modul zum nächsten weitergeleitet. Die Weiterleitungsschritte können von Stapel zu Stapel unterschiedlich sein und werden vor der Verarbeitung für jede Stapelklasse im Verwaltungs-Modul definiert. Im letzten Verarbeitungsschritt dem Übergabe-Modul werden die in Bearbeitung befindlichen Bilder und Daten an langfristige Speichermedien übertragen und anschließend aus dem Ascent Capture-System gelöscht. Abbildung 1-2. Ascent Capture-Module Erste Schritte mit Ascent Capture 3

18 Kapitel 1 Verwaltungs-Modul Das Verwaltungs-Modul dient Systemadministratoren zur Einrichtung von Stapelklassen und zur Pflege des Ascent Capture-Systems. Über dieses Modul kann der Systemadministrator die Dokumententypen für die Verarbeitung festlegen und die Art ihrer Indizierung definieren; entscheiden, welche Module die Dokumente während der Verarbeitung durchlaufen und in welcher Reihenfolge dies geschieht; Verarbeitungsprofile definieren, z. B. für die Dokumententrennung, Formularidentifizierung, Bildreinigung und Erkennung; Benutzerprofile einrichten, in denen festgelegt wird, auf welche Stapelklassen und Ascent Capture-Module jeder Benutzer zugreifen kann; die Benutzerverfolgung aktivieren; benutzerdefinierte Module registrieren. Stapelmanager-Modul Mit dem Stapelmanager-Modul können Sie den Status von Stapeln überwachen oder deren Verarbeitungsablauf im Ascent Capture-System steuern. Dieses Modul wird von Systemadministratoren häufig zum Erstellen, Löschen oder Verarbeiten von Stapeln eingesetzt. Scan-Modul Mit dem Scan-Modul werden Stapel erstellt, Dokumente gescannt und importiert sowie Stapelinhalte bearbeitet. Nach Erstellung der Stapel erfolgt ihre Aufnahme in den temporären Speicher des Ascent Capture-Systems. Sie stehen dann den nachfolgenden Modulen für die Verarbeitung zur Verfügung. Qualitätskontroll-Modul Mithilfe dieses Moduls können Sie die Qualität der einzelnen Stapel optisch prüfen und sicherstellen, dass die gescannten Bilder lesbar und die Formulare richtig identifiziert sind. Das Modul kann als notwendiger Verarbeitungsschritt für alle Stapel vorgeschrieben oder als Ausnahmewarteschlange für solche Stapel festgelegt werden, die abgelehnte Seiten bzw. Dokumente enthalten. 4 Erste Schritte mit Ascent Capture

19 Übersicht Erkennungsserver-Modul Das Erkennungsserver-Modul teilt die Stapel automatisch in einzelne Dokumente auf, identifiziert Formulartypen und extrahiert Bilddaten mithilfe von OCR, ICR, OMR und Barcode-Erkennung. Dies ist ein selbständiges Modul. OCR-Volltext-Modul Das OCR-Volltext-Modul führt die optische Zeichenerkennung (OCR) im gesamten Dokument durch und erstellt eine Datei im angegebenen Format (z. B. Microsoft Word oder ASCII). Auf diese Weise werden Papierdokumente rasch in bearbeitungsfähige Dateien umgewandelt. Dies ist ein selbständiges Modul. Kofax-PDF-Erzeugungs-Modul Das Kofax-PDF-Erzeugungs-Modul führt eine optische Texterkennung (OCR = Optical Character Recognition) im ganzen Dokument durch und speichert anschließend die Ergebnisse im angegebenen PDF-Format (Nur PDF-Bild oder PDF-Bild + Text). Auf diese Weise werden Papierdokumente rasch in PDF-Dateien umgewandelt. Dies ist ein selbständiges Modul. Validierungs-Modul Mithilfe des Validierungs-Moduls werden die mit einem Dokument assoziierten Daten eingegeben oder validiert. Dieses Modul kann Daten validieren, die über eine automatische Erkennungstechnologie, wie OMR, OCR, ICR oder Barcode-Erkennung, extrahiert oder über ein automatisches Datenbanksucherverfahren eingegeben wurden. Auch können Daten, die von den integrierten Erkennungssystemen erkannt werden, über dieses Modul manuell eingegeben werden. Die Skriptfunktionalität des Moduls ermöglicht es dem Benutzer, einfache Skripts zu erstellen, die mit Visual Basic vergleichbar sind. Diese Skripts können automatisierte Validierungsprozeduren ausführen, wie z. B. benutzerdefinierte Datenbanksuchen, Feldvergleiche, Listenbestätigungen usw. Bestätigungs-Modul Mit dem Bestätigungs-Modul können Sie die Daten nach der Verarbeitung durch das Validierungs-Modul erneut bestätigen lassen. Dies ist normalerweise bei kritischen Datenfeldern erforderlich, deren Genauigkeit zu 100 % gewährleistet sein muss. Erste Schritte mit Ascent Capture 5

20 Kapitel 1 Übergabe-Modul Die letzte Stufe der Ascent Capture-Verarbeitung ist die Übergabe der Dokumente in einem Stapel zur langfristigen Speicherung. Das Übergabe-Modul übergibt die Bilddateien an einen permanenten Speicher und die Datenwerte an eine Zieldatenbank bzw. an ein nachgeschaltetes Dokumentenverwaltungssystem. Ascent Capture wird mit zwei Standard-Übergabeskripts geliefert. Eines dieser Skripts veranlasst die Datenübergabe an eine Microsoft Access- oder eine ODBCkompatible Datenbank. Das andere Skript übergibt die Daten an eine Textdatei. Neben den Standardskripts können Sie mit Ascent Capture eigene Übergabeskripts erstellen, um den Übergabeprozess an Ihre Bedürfnisse anzupassen. So könnten Sie beispielsweise Ihre Dokumente an eine eigene nachgeschaltete Datenbank oder an eine Datenbank, die nicht mit ODBC kompatibel ist, übergeben. Kofax stellt spezielle Übergabeskripts für alle gängigen Content-Management-, Dokumentenverwaltungs- und Workflow-Systeme zur Verfügung. Eine aktuelle Aufstellung der unterstützten Systeme finden Sie auf der Kofax-Webseite unter 6 Erste Schritte mit Ascent Capture

21 Kapitel 2 Kurzbeschreibung Einführung Ascent Capture besteht aus einer Vielzahl von Verarbeitungsmodulen, die zusammen verwendet werden, um einen Ascent Capture-Arbeitsablauf für die Stapel zu definieren. Mit dem Scan-Modul werden beispielsweise Stapel in das Ascent Capture-System gescannt oder importiert, mit dem Validierungs-Modul werden die auf den Bildern erfassten Datenfelder validiert, und mit dem Übergabe-Modul werden Stapel an ein nachgeschaltetes System Ihrer Wahl übergeben. Mit anderen Modulen können Sie automatische Erkennung, zusätzliche Datenüberprüfung, OCR-Volltextverarbeitung, PDF-Erzeugung usw. in den Arbeitsablauf aufnehmen. Dieses Kapitel stellt die einzelnen Module von Ascent Capture vor und beschreibt kurz die jeweiligen Komponenten der Benutzeroberfläche. Weiterreichende Informationen Details zu jedem Thema dieses Kapitels finden Sie in der Online-Hilfe. Diese Hilfe können Sie über die Ascent Capture-Programmgruppe oder in jedem Ascent Capture- Modul über das Hilfemenü aufrufen. Die zu Beginn vieler Abschnitte genannten Schlüsselwörter sollen Ihnen die Suche nach relevanten Hilfethemen in der Online- Hilfe erleichtern. Erste Schritte mit Ascent Capture 7

22 Kapitel 2 Verwaltungs-Modul Schlüsselwörter in der Online-Hilfe: Info >Verwaltungs-Modul Das Verwaltungs-Modul dient dem Systemadministrator zur Einrichtung der Stapel- Verarbeitungsoptionen und zur Pflege des Ascent Capture-Systems. Über dieses Modul können Sie die folgenden Aufgaben erledigen: Definieren von Stapelklassen, über die die Verarbeitungsoptionen für alle Dokumente in den Stapeln angegeben werden. Definieren von Dokumentenklassen, über die die Verarbeitungsoptionen für Gruppen von Formularen angegeben werden. Die Dokumentenklassen enthalten beispielweise Definitionen von Indexfeldern für die mit den Formularen assoziierten Daten. Definieren von Ordnerklassen, durch die die Eigenschaften von Ordnern für eine Stapelklasse definiert werden. Ordner werden erstellt und mit Dokumenten gefüllt, während die Dokumente mittels Ascent Capture- Arbeitsablauf verarbeitet werden. Definieren von Formulartypen, durch die die zu verarbeitenden Formulare definiert werden. Die Formulartypeinstellungen beziehen sich auf die Anzahl der erwarteten Formularseiten sowie auf die Einstellungen für Bildreinigung usw. Zeichnen von Bereichen für Indexfelder, durch die die im Formular zu verarbeitenden Bereiche definiert werden. Sie können beispielsweise auf einer Musterseite ein Textfeld zum Bereich machen und erlauben, dass Ascent Capture bei der Verarbeitung automatisch Daten aus diesem definierten Bereich erfasst. Aktivieren von Ascent Capture-Benutzerprofilen, um bei Bedarf Berechtigungen und Zugriffsrechte für Bedienungspersonen zu definieren. Aktivieren der Benutzerverfolgung, um bei Bedarf die Aktivitäten von Bedienungspersonen zu protokollieren und zu überwachen. Erstellen/Bearbeiten von Validierungsskripts, und zwar mit Softbridge Basic, einer voll funktionsfähigen Skriptsprache. Validierungsskripts steuern die Validierung von Indexdaten bei der Verarbeitung. Der Softbridge Basic- Editor ist in das Verwaltungs-Modul integriert. Einrichten und Verwalten von Übergabeskripts, um die Übergabe von Dokumenten aus dem Ascent Capture-System zu steuern. Konfigurieren von externen Standortprofilen für Ascent Capture Internet Server. Externe Standortprofile enthalten Einstellungen zur Verwaltung der Stapelverarbeitung zwischen zentralem Ascent Capture-Standort und externem ACIS-Standort. 8 Erste Schritte mit Ascent Capture

23 Kurzbeschreibung Importieren von s mithilfe von Ascent Capture Import. Diese Funktion ermöglicht den automatischen Import von s und - Anlagen aus gängigen- -servern, wie z. B. Microsoft Exchange oder Lotus Notes. Hinweis: Siehe Kapitel 3 Grundlagen auf Seite 35, um Informationen über Stapelklassen, Dokumentenklassen, Formulartypen und andere Einstellungen, die Verarbeitung von Stapeln mit Ascent Capture steuern, zu erhalten. Abbildung 2-1 zeigt den Hauptbildschirm des Verwaltungs-Moduls. Das Modul unterstützt im Windows-Format angelegte Menüs und Symbolleistenelemente, die Sie zum Einrichten einer Stapelklasse verwenden können. Abbildung 2-1. Hauptbildschirm des Verwaltungs-Moduls Nähere Informationen zu den Elementen der Benutzeroberfläche finden Sie im Abschnitt Benutzeroberfläche von Ascent Capture auf Seite 25. Erste Schritte mit Ascent Capture 9

24 Kapitel 2 Scan-Modul Schlüsselwörter in der Online-Hilfe: Info > Scan-Modul Das Scan-Modul ist im Allgemeinen das erste Modul in der Stapelverarbeitung. Im Scan-Modul können Stapel erstellt, geöffnet, ausgesetzt, gelöscht und geschlossen werden. Außerdem lässt sich der Inhalt der Stapel bearbeiten, bevor sie an das nächste Modul weitergeleitet werden. Das Scan-Modul wird normalerweise überwacht und durch eine Scan-Bedienungsperson gehandhabt. Zu den Aufgaben dieser Bedienungsperson gehören: Stapelvorbereitung: Vor dem Scannen bereitet die Bedienungsperson die Papierdokumente manuell vor, fügt (bei Bedarf) Trennblätter hinzu, zählt ggf. die Anzahl der im Stapel enthaltenen Seiten und lädt den Stapel in ein Scannermagazin. Stapelerstellung: Die Bedienungsperson wählt den Stapeltyp, d. h. die Stapelklasse aus und scannt oder importiert die Dokumente und Seiten, um auf diese Weise den Stapel zu erstellen. Die Dokumentenbilder werden für die weitere Verarbeitung durch Ascent Capture in einem temporären Ordner gespeichert. Stapelbearbeitung: Nachdem der Stapel erstellt wurde, kann die Bedienungsperson die Dokumente oder Seiten optisch prüfen und sie ggf. bearbeiten. Zu den Bearbeitungsfunktionen gehören Ersetzen, Neuordnen oder Ablehnen von Dokumenten und Seiten. Ganze Dokumente oder einzelne Seiten können gedreht und in diesem Zustand gespeichert werden. Die Scan-Bedienungsperson kann den selbständigen Modus verwenden. In diesem Modus können mehrere Stapel nacheinander ohne Eingriffe durch die Bedienungsperson gescannt werden. Um diese Funktion verwenden zu können, muss die Scan-Bedienungsperson besondere Stapeltrennblätter in einen Stapel von Papierdokumenten einfügen. Die Stapeltrennblätter enthalten einen Patchcode, der den Wechsel zu einem neuen Stapel auslöst. Abbildung 2-2 zeigt den Hauptbildschirm des Scan-Moduls. Siehe Benutzeroberfläche von Ascent Capture auf Seite 25, um weitere Informationen über die Elemente der Benutzeroberfläche zu erhalten. 10 Erste Schritte mit Ascent Capture

25 Kurzbeschreibung Spätere VRS-Qualitätskontrolle Schlüsselwörter in der Online-Hilfe: Scan-Modul > Spätere VRS-Qualitätskontrolle Im Lieferumfang von Ascent Capture ist auch die Funktion Spätere VRS- Qualitätskontrolle enthalten, mit der Sie im Arbeitsablauf fehlerhaft gescannte Bilder reparieren können, ohne dazu die Dokumente neu scannen zu müssen. Bei aktivierter Funktion Spätere VRS-Qualitätskontrolle wird die VRS-Benutzeroberfläche erst dann eingeblendet, wenn sie von Ascent Capture aufgerufen wird, um Bildanpassungen vorzunehmen. Dadurch kann Zeit eingespart werden, und die höhere Bildqualität führt möglicherweise zu besseren Erkennungsergebnissen. Bei Bedarf können die Bilder schon direkt an der Scanstation angepasst werden, so dass sie nicht an das Qualitätskontroll-Modul weitergegeben werden brauchen. Abbildung 2-2. Hauptbildschirm des Scan-Moduls Erste Schritte mit Ascent Capture 11

26 Kapitel 2 Erkennungsserver-Modul Schlüsselwörter in der Online-Hilfe: Info > Erkennungsserver-Modul Im Erkennungsserver-Modul werden Stapel in Dokumente aufgeteilt, Formulartypen identifiziert, Bildreinigungen durchgeführt und Daten aus dem Bild extrahiert. Diese Verarbeitung ist für alle Stapel mit automatischer Formularidentifizierung, automatischer Dokumententrennung, automatischer Bildreinigung oder automatischer Datenerfassung erforderlich. Der Erkennungsserver ist ein selbständig arbeitendes Modul. Durch Ausführung dieses Moduls werden für den Erkennungsserver bereite Stapel automatisch verarbeitet und anschließend an das nächste für den Stapel angegebene Modul gesendet. Abbildung 2-3 zeigt den Hauptbildschirm des Erkennungsserver-Moduls. Siehe Benutzeroberfläche von Ascent Capture auf Seite 25, um weitere Informationen über die Elemente der Benutzeroberfläche zu erhalten. Abbildung 2-3. Hauptbildschirm des Erkennungsserver-Moduls 12 Erste Schritte mit Ascent Capture

27 Kurzbeschreibung Validierungs-Modul Schlüsselwörter in der Online-Hilfe: Info > Validierungs-Modul Über das Validierungs-Modul können die Bedienungspersonen die Felddaten für die einzelnen Dokumente im Stapel manuell eingeben oder auswählen. Außerdem können auf diese Weise die mithilfe einer automatischen Erkennungsmethode (OCR, Barcode-Erkennung usw.) erfassten Daten validiert werden. Die Validierung wird normalerweise von Validierern überwacht und verwendet, zu deren grundlegenden Aufgaben die manuelle Dateneingabe, die Datenvalidierung und eventuell auch die Stapelbearbeitung zählen. Die Validierung kann auch durch Validierungsskripts vorgenommen werden, die mit der Stapelklasse assoziiert sind. Die durch die Validierungs-Standardskripts vorgenommene Prüfung beschränkt sich auf die Feldlänge und den im Feld enthaltenen Datentyp. Zusätzliche Prüfungen können außerdem durch benutzerdefinierte Validierungsskripts durchgeführt werden. Weitere Informationen über benutzerdefinierte Skripts finden Sie im Handbuch Erweiterte Funktionen in Ascent Capture. Erste Schritte mit Ascent Capture 13

28 Kapitel 2 Siehe Benutzeroberfläche von Ascent Capture auf Seite 25, um weitere Informationen über die Elemente der Benutzeroberfläche zu erhalten. Abbildung 2-4. Hauptbildschirm des Validierungs-Moduls 14 Erste Schritte mit Ascent Capture

29 Kurzbeschreibung Bestätigungs-Modul Schlüsselwörter in der Online-Hilfe: Info > Bestätigungs-Modul Über das Bestätigungs-Modul können Sie die Daten nach Verarbeitung durch das Validierungs-Modul noch einmal bestätigen lassen. Die Bestätigung erfolgt für jedes Feld, das mit dem Attribut Bestätigen für eine Dokumentenklasse markiert ist. Abbildung 2-5 zeigt den Hauptbildschirm des Bestätigungs-Moduls. Siehe Benutzeroberfläche von Ascent Capture auf Seite 25, um weitere Informationen über die Elemente der Benutzeroberfläche zu erhalten. Abbildung 2-5. Hauptbildschirm des Bestätigungs-Moduls Erste Schritte mit Ascent Capture 15

30 Kapitel 2 OCR-Volltext-Modul Schlüsselwörter in der Online-Hilfe: Info > OCR-Volltext-Modul Das OCR-Volltext-Modul führt im gesamten Dokument eine optische Zeichenerkennung (OCR) durch und speichert die Ergebnisse im angegebenen Ausgabeformat (z. B. Microsoft Word oder ASCII). Das Ausgabeformat ist in der mit dem Dokument verknüpften Dokumentenklasse festgelegt. Der Ordner, in den die Dateien übergeben werden, ist im Übergabeskript festgelegt, das mit der Stapelklasse/Dokumentenklasse verknüpft ist. OCR-Volltext ist ein selbständig arbeitendes Modul. Bei Ausführung des OCR- Volltext-Moduls werden die für dieses Modul bereiten Stapel automatisch verarbeitet und anschließend an das nächste für den Stapel angegebene Modul gesendet. Abbildung 2-6 zeigt den Hauptbildschirm des OCR-Volltext-Moduls. Siehe Benutzeroberfläche von Ascent Capture auf Seite 25, um weitere Informationen über die Elemente der Benutzeroberfläche zu erhalten. Abbildung 2-6. Hauptbildschirm des OCR-Volltext-Moduls 16 Erste Schritte mit Ascent Capture

31 Kurzbeschreibung Kofax-PDF-Erzeugung Schlüsselwörter in der Online-Hilfe: Info > Kofax-PDF-Erzeugungs-Modul Die Kofax-PDF-Erzeugung führt im gesamten Dokument eine optische Zeichenerkennung (OCR) durch und speichert die Ergebnisse im angegebenen PDF-Format (Nur PDF-Bild oder PDF-Bild + Text). Der Ausgabetyp ist in der mit einem Dokument verknüpften Dokumentenklasse festgelegt. Die Kofax-PDF-Erzeugung ist ein selbständig erbeitendes Modul. Wenn die Kofax- PDF-Erzeugung ausgeführt wird, werden die für dieses Modul bereiten Stapel automatisch verarbeitet und anschließend an das nächste für den Stapel angegebene Modul gesendet. Abbildung 2-7 zeigt den Hauptbildschirm des Kofax-PDF-Erzeugungs-Moduls. Siehe Benutzeroberfläche von Ascent Capture auf Seite 25, um weitere Informationen über die Elemente der Benutzeroberfläche zu erhalten. Abbildung 2-7. Hauptbildschirm des PDF-Erzeugungs-Moduls Erste Schritte mit Ascent Capture 17

32 Kapitel 2 Qualitätskontroll-Modul Schlüsselwörter in der Online-Hilfe: Info > Qualitätskontroll-Modul Es gibt zwei Möglichkeiten, Stapel an die Qualitätskontrolle zu senden: Als normalen Schritt innerhalb des definierten Arbeitsablaufs: Wenn Sie die Qualitätskontrolle als Verarbeitungsmodul für eine Stapelklasse aktiviert haben, werden alle Stapel, die auf dieser Stapelklasse beruhen, automatisch über die Qualitätskontrolle weitergeleitet. Auf diese Weise lässt sich die Qualität aller Bilder im Stapel überwachen. Als Ausnahmefall: Wenn Dokumente oder Seiten von einem Modul abgelehnt werden, gelangen sie ebenfalls zur Qualitätskontrolle. Dadurch können Ausnahmen im System verarbeitet werden. Wenn die Qualitätskontrolle als Ausnahmewarteschlange gestartet wird, erscheint der Name Qualitätskontrolle (Neu scannen) in der Titelleiste. Das Qualitätskontroll-Modul wird in der Regel von der für die Scan- oder Qualitätskontroll-Station verantwortlichen Bedienungsperson überwacht. Zum Hauptaufgabenbereich dieser Bedienungsperson zählt u. a. Folgendes: Qualitätssicherung: Die Bedienungsperson kann die Integrität aller Dokumentenbilder optisch überprüfen. Die Bedienungsperson kann den Stapel bei Bedarf bearbeiten. Stapelbearbeitung: Zu den Stapelbearbeitungsfunktionen zählen Ersetzen, Neuordnen oder Ablehnen von Dokumenten und Seiten. Abbildung 2-8 zeigt den Hauptbildschirm des Qualitätskontroll-Moduls. Beachten Sie, dass die abgelehnten Dokumente und Seiten im Stapelinhaltsfeld mit einem roten X markiert sind. Spätere VRS-Qualitätskontrolle Schlüsselwörter in der Online-Hilfe: VirtualReScan > Korrigieren fehlerhafter Scans Mit Ascent Capture können Sie fehlerhafte Scans korrigieren, ohne die Dokumente neu scannen zu müssen. Mithilfe der Funktion Spätere VRS-Qualitätskontrolle können Durchsatz und Produktivität drastisch erhöht werden. Eine Ascent Capture-Bedienungsperson, der die Funktion Spätere VRS- Qualitätskontrolle zur Verfügung steht, kann Bilder ohne Scanner korrigieren. Ascent Capture kennzeichnet ein fehlerhaftes Bild automatisch und gibt es in der Regel zur Reparatur an das Qualitätskontroll-Modul weiter. 18 Erste Schritte mit Ascent Capture