Zusammenfassung und Handlungsempfehlungen

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1 Zusammenfassung und Handlungsempfehlungen Die vorliegenden zusammenfassenden Papiere dienen der Abbildung der Ausführungen und Diskussionen am Tag des Zukunftsforums Digitale Bürgerbeteiligung selbst sowie der begleitend oder im Nachhinein abgegebenen Kommentare. Sie setzen sich zusammen aus den Vorträgen der Projektgruppe, den Vorträgen des Calls for Sessions, den Workshops, Kommentaren aus den Pads sowie Kommentaren, die im Nachgang der Veranstaltung verfasst und veröffentlicht wurden. Den Verfasserinnen lagen neben ihren am Tag selbst erstellten Notizen die Audioprotokolle und Transkriptionen der verschiedenen Beiträge vor, die Workshopergebnisse der jeweiligen Workshopleiter sowie die online veröffentlichten Kommentare. In den vier Papieren finden sich je themenspezifische Hinweise, Kritik und Empfehlungen, die sich auf verschiedene Teilaspekte vom Grundverständnis von Open.NRW, Transparenz, Beteiligung und Zusammenarbeit beziehen. Diese werden unten noch einmal als Handlungsempfehlungen zusammengefasst. Neben diesen spezifischen Hinweisen gibt es aber auch solche, die sich über mehrere oder alle vier Themen erstrecken und in mehreren oder allen vier Papieren vergleichsweise unverändert erscheinen. Hierzu zählt in erster Linie der Hinweis darauf, dass alle Beteiligten (Anbieter, Benutzer, Experten, Zielgruppen, Landesverwaltung, kommunale Verwaltung, Zivilgesellschaft etc.) frühzeitig in die Planungen einbezogen werden sollten. Es wird vielfach wiederholt, wie wichtig eine transparente Kommunikation auf Augenhöhe ist, die sowohl Kritik und Bedenken wie auch Ideen und Empfehlungen aller Akteure ernsthaft behandelt und - wo möglich - in die (weitere) Entwicklung der Struktur(en), Leitlinien und Umsetzungsprozesse einfließen lässt. Als weiterer wichtiger Punkt wird immer wieder genannt, dass verbindliche Ziele definiert, Rollen beschrieben, Richtlinien und Handlungsleitfäden entwickelt werden müssen, und, vor allem: dass der Prozess / die Prozesse, die für die Umsetzung der genanten Ziele notwendig sind, eindeutig festgelegt werden und die Besonderheit verschiedener Akteure berücksichtigen müssen. Die Beteiligten wünschen sich klare, eindeutige Ansagen und Orientierung. Für das Verwaltungspersonal gilt ebenfalls übergreifend, dass dieses sich dringend wünscht, diesen Prozessen und Anforderungen entsprechend qualifiziert zu werden. Immer wieder wird außerdem auf die Notwendigkeit Bezug genommen, keinen auszuschließen. Die Entwicklung von Angeboten muss jederzeit berücksichtigen, dass Menschen mit Behinderung, geringerer Kenntnisstände, mangelnder Zeit oder mangelnder technischer Ausstattung dennoch in der Lage sein müssen, zu den verschiedenen Zielen beizutragen, sie mitzugestalten oder von ihnen zu profitieren. Dies gilt in ähnlichem Maße auch für Fragen Offener Standards, offener Daten, kompatibler Systeme, freier Lizenzierungsmodelle u. ä. Es wird in allen Bereichen gefordert, dass möglichst

2 wenige Hürden in der Veröffentlichung und dem Austausch von Wissen (Daten), den Möglichkeiten der Weiterbearbeitung, der Nutzung für Partizipation und Zusammenarbeit aufgebaut werden. Und schließlich spielt auch die Frage der Kosten eine erhebliche Rolle: Wiederholt wird darum gebeten, recht frühzeitig die Kosten zur Umsetzung der verschiedenen Ziele zu spezifizieren und sich Gedanken über eine Aufteilung dieser Kosten zwischen Land und Kommunen zu machen. Handlungsempfehlungen 1. Grundverständnis von Open.NRW Strategie Definition der Rolle und Aufgaben der zivilgesellschaftlichen Akteure und der politischen Verwaltung, Beschreibung der jeweiligen Zielgruppen Identifizierung von beispielhaften politischen Vorhaben, die in den Augen der zivilgesellschaftlichen Akteure bzw. der Bürger/-innen drängend sind Entwicklung von (anfangs kleineren) Maßnahmen, die eine frühzeitige Einbindung von verschiedenen Zielgruppen zur öffentlichen Auseinandersetzung mit diesen Themen ermöglichen und das vorhandene Wissen / die vorhandenen Erfahrungen nutzen Gewährleistung der größtmöglichen öffentlichen Transparenz in Bezug auf Vorhaben, Prozesse, Ergebnisse; frühe Rückspiegelung der (Teil-)Ergebnisse Rückkopplung von Wissen / Hinweisen seitens zivilgesellschaftlicher Akteure in den Strategieprozess (Bottom-up) Umsetzung Schaffung von zielgruppenspezifischen Zugängen bzw. offenen Formaten, die unterschiedlichen Gruppen die sinnvolle Beteiligung ermöglichen (Beispiel Transparenz: Zurverfügungstellen von Dokumenten für Bürger/-innen; Zurverfügungstellen von Daten zur Weiterbearbeitung für Experten ), Verwendung verständlicher Sprache (Inklusion) Berücksichtigung von Offline-Formaten Entwicklung einheitlicher Verfahren und Offener Standards Einigung über Zuständigkeiten (welche Inhalte sollen von wem veröffentlicht werden) Für die Verwaltung: Entwicklung (verbindlicher) Prozesse der Umsetzung und sowohl aktive (Schulungen, Kompetenzzentren, Ausbildung) als auch differenzierte Vermittlung an die Verwaltung (Berücksichtigung der vorherrschenden Bedingungen, auch und gerade im Kommunalbereich) Schnelle Klärung der entstehenden Kosten (gerade im Hinblick auf Einbindung der Kommunen)

3 Forderung an das Eckpunktepapier: Bezugnahme auf schon bestehende gesetzlichen Vorgaben (EU, z. B. Inspire, Bund) Forderung an die Projektgruppe: Erweiterung um weitere Akteure (Experten, Wissenschaftler etc.) oder Gründung einer weiteren Gruppe, die diese umfasst. Zur Struktur der begleitenden Gremien: Beirat (Mitglieder der Zivilgesellschaft, Wirtschaft und Wissenschaft) und Teilnehmerkonferenz (bestehend aus Personen, die Erfahrungen mit entsprechenden Projekten haben) sollen an eine Steuerungsgruppe (Open.NRW-Projektgruppe) angebunden sein, die zentrale Geschäftsstelle soll die Steuerungsgruppe unterstützen. 2. Transparenz (Open Data) Bezüglich der Verknüpfung mit dem Bundesportal gov.data: Frühzeitige Entscheidung für ein eigenes Portal, einen Datenaustausch oder eine bloße Zulieferung von Daten, unter Berücksichtigung der im zusammenfassenden Papier aufgelisteten Argumente Bezüglich des Open.NRW-Portals: Prüfung der Kooperation mit bestehenden Open-Data-Initiativen für einen Prozess in kleinen Schritten Einbeziehung von Nutzer(inne)n in die Entwicklung, Berücksichtigung bereits gemachter Erfahrungen Einbeziehung der Kommunen in die Entwicklung Aber auch: nochmalige Prüfung, ob ein Portal für alle Zielgruppen bzw. für alle durch das Eckpunktepapier angesprochenen Themen funktionieren kann (aufbereitete Daten sind für Bürger(innen) interessant, Rohdaten für Experten; und Open Data und E-Partizipation sprechen womöglich unterschiedliche Zielgruppen an; für die unterschiedlichen Positionen hierzu s. zusammenfassendes Papier) Erarbeitung von Wunschlisten / Leitfäden für Open Data Entwicklung von Standards und gemeinsamen Formaten Klärung der Frage nach einheitlicher Lizenzierung der Daten Umgang mit Daten Berücksichtigung von Daten und Dokumenten beim Aufbau eines Portals (Daten für Experten zur Weiterverarbeitung, Dokumente für interessierte Bürger(innen)) Verzicht auf zu frühe Bewertung von Daten als relevant oder irrelevant (Bürgerinteressen können ganz anders aussehen als Experteninteressen) Zunehmende Behandlung von Daten (auch neuen) als Open Data (Beispiel: Geodaten) Veröffentlichung offener Daten zum frühstmöglichen Zeitpunkt (bereits vor Entwicklung eines Open.NRW-Portals), Ergänzung bereits stark genutzter Datenkataloge

4 Zur Kommunikation: Frühzeitige Einbindung von Verwaltungsmitarbeiter(inne)n, um auf Vorteile für die Arbeit hinzuweisen (Beispiele: Ressourcenschonung, aufwandsfreier Austausch von Datenbeständen, Integration von Hinweisen von Bürger(inne)n) Frühzeitige Einbindung von Datenvermittlern (Personen, die Rohdaten der Verwaltung für Bürger(innen) aufbereiten) 3. E-Partizipation Prozessentwicklung (nochmalige) Definition verschiedener Modelle der Beteiligung bzw. ihrer Einsatzmöglichkeiten und Grenzen Veröffentlichung dieser Modelle zur Vermeidung von Missverständnissen / Frustrationen (Zeitpunkt der Einbeziehung von Beteiligten, Maß an Beteiligung, Rolle der Beteiligten, Verwendung der Ergebnisse etc.) Entwicklung von Modellen der E-Partizipation, die eine Kommunikation mit den Bürger(inne)n auf Augenhöhe und die frühzeitige Rückspiegelung der (Teil-)Ergebnisse gewährleisten Diskutieren: Ergänzung der bisherigen Top-down-Modelle der Online-Beteiligungsverfahren durch von Bürger(inne)n initiierte Bottom-up-Verfahren (unter Berücksichtigung (verfassungs-)rechtlicher Bedingungen; Öffnung der Verwaltung im Sinne eines Kulturwandels) Klare, bürgerfreundliche Formulierung von Rahmenbedingungen Transparenter Umgang mit Möglichkeiten und Grenzen von Beteiligung (welche Entscheidungsspielräume haben Bürger(innen) in einer konkreten Konsultation?) Umsetzung Stetige Rückführung der Beteiligungsergebnisse in Beratungs- und Entscheidungsprozesse Erhöhung der Reaktionsgeschwindigkeit der Verwaltung bei Beteiligungsprozessen (Kritik: Verwaltungsapparate lassen der Auseinandersetzung mit den Beiträgen der Bürger(innen) häufig das direkte und / oder angemessene Feedback sowie die nötige Schnelligkeit vermissen) Entwicklung von Maßnahmen zur Verstetigung von Beteiligungsverfahren: Bereitstellung einer einheitlichen, leichtverständlichen Plattform Zügige und transparente Auswertung, Nachbereitung und Veröffentlichung der Ergebnisse (Ehrliche Evaluation) Ergänzung durch Offline-Beteiligungsmöglichkeiten Kulturwandel (langfristige Etablierung einer Beteiligungskultur): Die hiermit verbundenen Handlungsempfehlungen können nicht kurzfristig umgesetzt werden: Maßnahmen sind notwendig, die zu einer Öffnung der Verwaltung gegenüber neuen Formen der Beteiligung und Zusammenarbeit führen. Verbunden damit sind mehr Informalität, tatsächlicher oder vermeintlicher Kontroll -Verlust

5 und Konflikte zwischen verschiedenen Interessen. Langfristig sollte aber versucht werden, durch Qualifizierung von und Kommunikation mit den Verwaltungsmitarbeiter(inne)n zu vermitteln, dass eine Integration von Beteiligungsprozessen in bestehende Strukturen lohnend und ressourcenschonend, effizient und bezüglich des Arbeitsklimas positiv ist. Notwendigkeit von Ressourcen: Bereitstellung der erforderlichen Technik (Plattformen), Schulung des Personals, Angebot an Bildungsmöglichkeiten, Entwicklung von Evaluationsverfahren, Einbeziehung von Übersetzern, die politisch-administratives Wissen verständlich aufbereiten, so dass es an Bürger(innen) oder verschiedene Zielgruppen vermittelt werden kann Inklusion Gewährleistung der Digitalen Barrierefreiheit nach Maßgabe der Barrierefreien Informationstechnik-Verordnung (BITV) als Grundvoraussetzung der Online-Beteiligung Berücksichtigung unterschiedlicher Formen von Partizipationsfähigkeit Vermeidung von Ausschlusswirkungen (zu komplizierte oder Fachsprache, zu hohe Voraussetzungen etwa bei Bildung oder verfügbarer Zeit) Zurverfügungstellen der notwendigen technischen Anschlüsse, etwa durch öffentliche Computerterminals 4. E-Zusammenarbeit Prozessentwicklung: Aufnahme von konkreten Zielen und Aufgaben für E-Zusammenarbeit in die Eckpunktestrategie Entwicklung von für den Bürger transparenten, klar strukturierten Prozessen zur E-Zusammenarbeit mit der Verwaltung Berücksichtigung von (Eigen-)Initiativen von Bürger(inne)n (diese wünschen, Zusammenarbeit auch selbst initiieren zu können) Aufnahme von Vertreter(inne)n der Zivilgesellschaft in die Projektgruppe Open.NRW Umsetzung: Nutzung bestehender Netzwerke für einen "kleinen" Anfang, der einen klaren organisatorischen Rahmen sowie konkrete Ziele hat (erst in einem zweiten Schritt sollte die "große" Lösung, etwa in Form eines eigenen sozialen Verwaltungsnetzwerks, stehen) Allgemeine Veröffentlichung der Inhalte / Ergebnisse von E-Zusammenarbeit Einsatz von (barrierefreier) Open-Source-Software, aber auch Nutzung (kommerzieller) Social-Media-Anwendungen (da Bürger/-innen und auch Verwaltungsmitarbeiter/-innen hierin zunehmend geübt und dementsprechend leichter zu motivieren sind)

6 Aufbau eines eigenen (Verwaltungs-)Netzwerks: Suche nach geeigneter (freier) Software, Beachtung Offener Standards, Lösung der Problematik unterschiedlicher Urheberrechte / Lizenzierungsmodelle Entwicklung (zusätzlicher) Offline-Angebote, um möglichst alle Interessierten einzubeziehen Zum Thema Kulturwandel : Aufnahme der Kultur des gemeinsamen Arbeitens in die Verwaltungsausbildung und gemeinsame Verbesserung der Offenheit gegenüber Kritik und Umgang mit Fehlern Zum Thema Ressourcen: Klärung der Frage der personellen und finanziellen Ressourcen, besonders mit Hinblick auf die Einbeziehung der kommunalen Verwaltung, Vorschlag aus den Kommunen: selbstentwickelte Musterlösungen für andere Kommunen adaptieren und die Entwicklungskosten aufteilen Entwicklung von Richtlinien: Dienstrecht: Erarbeitung von Richtlinien zur Abbildung von Online-Verwaltungsstrukturen und verantwortlichkeiten (Beispiel: Wann treten Mitarbeiter(innen) online als private Person, als Mitarbeiter(in) der Behörde oder im Auftrag der Behörde in Erscheinung?) allgemein: Erarbeitung von Social-Media-Richtlinien oder Social-Media- Handlungsempfehlungen, die unter anderem die Netiquette sowie Hinweise zum Umgang mit Fehlern oder mit störender Kommunikation berücksichtigen.