Social Media und Web 2.0 in der Verwaltung?

Transkript

1 Social Media und Web 2.0 in der Verwaltung? Alles spricht für 2.0 Karin Engelhardt Karin Engelhardt 1

2 3 Fragen, die uns beschäftigen: Weshalb einsteigen? Warum (gefühlt) lieber nicht? Und wenn, dann Wie? 2

3 Welche anstehenden Aufgaben können wir mittels Web Social Media besser - bzw. mit Mehrwert lösen? Und wenn, dann Wie? 3

4 Einerseits für die Verwaltung nichts Neues Stammtisch Zeitung Leserbriefe Bürgermeister auf Veranstaltungen, Bürgersprechstunden Bürgerbüro Umfragen Kooperieren / informieren / kommunizieren / sich vernetzen

5 Andererseits Reichweite / jeder redet mit Interaktivität Ort- und Zeitunabhängigkeit Geschwindigkeit => GuttenPlagWiki Dauerhaftigkeit / Schriftlichkeit Hierarchien werden aufgeweicht Dialogfähigkeit g / offene Kommunikation

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7 2008 Pflegeplatzbörse Freiwilligenbörse Regionaler Businessplan Stadtratsfernsehen Schulplattform Kindergarten- plattform Ferienbörse Digitales Stadtgedächtnis

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9 Geschichte h kann man sehen, hören und fühlen eben e erleben. e e Das Digitale Stadtgedächtnis soll Orte in der Stadt mit der 950- jährigen Stadtgeschichte und den persönlichen Geschichten der Bürger verbinden. Zu jedem Ort oder Gebäude in der Stadt sollen multimediale Inhalte (Texte/Bilder/Videos) gespeichert werden können. Bürger und Besucher sollen dieses gesammelte Wissen auf einfachste Weise sowohl virtuell (über Internet) als auch real (am jeweiligen Ort) abrufen können.

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11 Kooperationspartner Historische Gesellschaft Stadtarchiv Initiative Stadtmuseum Schloss Callenberg St. Augustin Landesbibliothek Staatsarchiv Tourismus Coburg Kunstsammlungen der Veste AWO Seniorentreff Autoren zahlreicher historischer Arbeiten Unter der Schirmherrschaft von Prinz Andreas von Sachsen-Coburg und Gotha

12 Was ist Social Media aus Verwaltungssicht? Für jede Verwaltung möglicherweise etwas anderes Zuhören / Stimmungen einfangen / Tendenzen aufspüren/ Hintergründe aufzeigen / Reichweite und Glaubwürdigkeit aufbauen / Kosten reduzieren durch Bestandspflege / Hilfe zur Selbsthilfe. 12

13 Twitter: Bund Online Information 13

14 Verfassungsgericht 14

15 Regierungssprecher 15

16 Netzpolitik 16

17 Initiative D21 17

18 Twitterliste Politik 18

19 Deutsche Lufthansa Informationen Über Twitter Zusätzlicher Presseverteiler 19

20 Arbeitgeberverband Gesamtmetall Informationen über facebook 20

21 Blogs Besserer Einblick in das Verwaltungsgeschehen 21

22 Walthers Säfte - Image 22

23 The British Monarchy Image / facebook 23

24 Telekom_hilft Service Verlängerter Arm des Bürgerbüros / Angebote verbessern 24

25 MAN Careers Werbung für Azubis Die Verwaltung als Arbeitgeber 25

26 Vernetzung innerhalb der Plattformen nutzen 26

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28 Bürgerhaushalt Potsdam Teilhabe an Entscheidungen / mit Bürgern diskutieren 28

29 Bürgerhaushalt Gütersloh Bürgerschaftliches Engagement und politische Teilhabe fördern 29

30 "Braucht die Stadt Coburg eine Facebook-Seite?" 30

31 "Braucht die Stadt Coburg eine Facebook-Seite?" "Für welches Anliegen / welche Aufgabenstellung kann uns eine Facebook-Seite dienlich sein. 31

32 Mögliche Einsatzbereiche Facebook: direkte Kontakte zu Unterstützern und Interessenten Xing: Interessengruppen + Vernetzung Twitter: Neuigkeiten Wikis: Informationen und Datenbestände werden dezentral aufgebaut

33 ERGEBNIS Phase 1: Idee zur Frage: Welche (Kommunikations) Aufgabe wollen wir mit Web 2.0 bearbeiten? 33

34 Tipps zu Phase 1 - STARTEN Entwickeln Sie gemeinsam ein Gefühl für die Vielfalt im Netz. Vielleicht bleiben Sie am Anfang undercover testen Sie! Web 2.0 verstehen und denken lernen Um auszuloten, welche Möglichkeiten, Folgen und auch Gefahren Social-Media-Aktivität mit sich bringt, braucht man Erfahrung und Überblick. Daher unbedingt erst informieren, dann im Echtbetrieb publizieren. i Mitarbeiter, die im realen Leben nicht netzwerken und den Austausch mit anderen pflegen, werden auch mit Networking-Plattformen im Internet nicht glücklich werden. 34

35 Phase 2: PLANEN => Menschen Ziele Strategie Technologie 35

36 Phase 2: PLANEN 5 Punkte Wir hatten genau unsere Zielgruppe vor Augen Wir hatten eine Strategie + konkrete Ziele erarbeitet Wir hatten Inhalte und Kooperationspartner Wir hatten ein Tool Wir haben Menschen vor Ort, die von unserer 36 Idee begeistert sind und mitmachen.

37 2 Planen - Investition in Strategie lohnt sich Social Media ist Echtzeitkommunikation Informationsflüsse sind nicht mehr so leicht zu kontrollieren Hierarchische Organisationsstrukturen werden abgelöst Social Media Aktivitäten kosten Zeit. Geschwindigkeit: Kommunikationsmaßnahmen müssen ständig angepaßt werden 37

38 2 Planen - Der Weg zu neuen Konzepten Was wollen Sie wirklich mit der Social Media Präsenz erreichen? Interne Kommunikationsprozesse in Augenschein nehmen. Wo entstehen Informationen, wer bereitet sie auf, wie werden sie weitergegeben. Welche Vorgehensweise bietet sich an? Medienmix? Aktivitäten in Social Media sind Teil der Gesamtkommunikation - entwickeln sie eine Gesamtstrategie Kompetenzen und Rahmen müssen neu definiert i werden. 38

39 Phase Überschrift 3: DURCHFÜHREN Verantwortung übernehmen 39

40 5 Durchführen - Verantwortung übernehmen Qualität der Inhalte / Mehrwerte Synchronisierung mit anderen Medien Dauerhafte Präsenz Wille und Glaubwürdigkeit Monitoring i und Controlling 40

41 Die Facebook-freie Amtsstube Geht das?

42 AG Web 2.0 Und was ist, wenn wir einfach nichts machen? Wir müssen nicht gleich los twittern wichtig ist, sich damit zu beschäftigen. Prävention durch Aufklärung

43 Aber privat diskutieren in Deutschland 18 Mio Menschen am virtuellen Facebook-Stammtisch. Ungefiltert, ungesteuert, hemmungslos, emotional. Web 2.0 ist gefährlicher als eine Grillparty! Schriftlich, schnelle Verbreitung, nachvollziehbar. 1,2 Mio Menschen arbeiten im öffentlichen Dienst. für Mitarbeiter von Behörden stellt sich die Frage nach Abgrenzung zwischen privaten und dienstlichen Aktivitäten. Sobald das Profil einen Hinweis auf die Behörde enthält, sind die Aktivitäten nicht mehr rein privat. Die Behörde braucht Regelungen für die Kommunikation innerhalb der Sozialen Medien.

44 Don t write anything stupid. Core Media die private Internetnutzung ist meist bereits geregelt Social Media Richtlinien sind Vorgaben, innerhalb derer sich die twitternden und facebookenden Mitarbeiter selbständig und ohne lange Absprachen bewegen können müssen.

45 Prävention durch Aufklärung Die Bürgerbetreuung sowie die kommunale Öffentlichkeitsarbeit wird vor neue Aufgaben gestellt, die einer entsprechenden Regelung dürfen. Die Kommunikation über soziale Netzwerke im Internet ist ein Instrument der Öffentlichkeitsarbeit. Stellen e Sie sicher, dass Sie alles, was Sie veröffentlichen auch vertreten können und mit den Regelungen der Stadt übereinstimmt. Augsburg

46 Social Media Guidelines Abgrenzung zwischen privaten und dienstlichen Aktivitäten ität Dienstlich heißt = alle Rahmenbedingungen der Dienststelle gelten Wahrung des Amtsgeheimnisses sowie Datenschutz ist zu beachten Regeln und Gesetze müssen bekannt sein und beachtet t werden (Urheberrecht, Markenrecht, Wettbewerbsrecht und Datenschutzrecht + Regeln der Plattformen) offizielle Informationen werden durch autorisierte Personen im Rahmen der ihnen übertragenen dienstlichen Aufgaben veröffentlicht.

47 Entwicklung einer Social Media Policy 1. [Definition] Was versteht die Organisation unter sozialen Netzwerken und interaktiven Medien? 2. [Eingrenzung] Auf welche Medien bezieht sich die Regelung? 3. [Sinn] Was will die Organisation erreichen? Organisationseigene g Medien 4. [Zielgruppe] Wer soll angesprochen werden? 5. [Identität] Welche Elemente der Corporate Identity können übernommen werden? 6. [Du/Sie] Wie wird die Zielgruppe angesprochen? 7. [Wir/Ich] Welchen Absender hat eine Nachricht? 8. [Freunde] Wie geht die Organisation mit externen Inhalten um? Wer sind die Freunde der Organisation? 9. [Copyright] Welche Materialien dürfen verwendet, welche externen Medien eingebunden werden? 47

48 Entwicklung einer Social Media Policy Entwicklung einer Social Media Policy Persönliche Mediennutzung ng 10. [Bezug] Welche Medien wie z.b. Foren, Blogs, Netzwerke und Profile sind relevant für uns? 11. [Fördern/Verbieten] Ist eine eigenständige Interaktion von Mitarbeitern erwünscht? 12. [Zeit] Dürfen soziale Netzwerke während der Arbeitszeit genutzt werden? 13. [Ausnahmen] Über welche Bereiche soll in keinem Fall gesprochen werden? 14. [Zugehörigkeit] Wie und wann wird die Zugehörigkeit zur Organisation gezeigt? 15. [Netiquette] Welche Verhaltensregeln sollen Mitarbeiter online befolgen? Anwendung der Social Media Policy 16. [Verantwortung] Wer ist für soziale Medien zuständig? 17. [Anwendung] Wie wird eine Social Media Policy in die Organisation eingeführt? 18. [Verletzung] Was passiert, wenn die Social Media Policy verletzt wird? 19. [Veröffentlichung] Müssen wir die Social Media Policy veröffentlichen? 20. [Dauer] Ist die Social Media Policy für immer festgeschrieben? 48

49 Was wäre ein Erfolg für die Verwaltung? 1 Mio x geliked auf facebook? 1 Mio followers auf twitter?

50 Was wäre ein Erfolg für die Verwaltung? wirkliche Follower, die den Ideen der Kommune und der Politik folgen echte Fans, die uns bei unseren Vorhaben auch tatsächlich unterstützen die stolz sind auf ihre Stadt und den Lebensraum und selbst sowohl am Stammtisch also auch bei Facebook dazu beitragen.

51 Alles spricht für 2.0 Richtiger strategischer Einsatz kann Kosten sparen und echte Fans und Follower bringen

52 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

53 Auch wenn die Technik immer besser wird die Nachrichten werden auch in zehn Jahren nicht vor dem Ereignis verbreitet werden. Karin Engelhardt Stadt Coburg / Hauptamt Leiterin Abteilung E-Government / Verwaltungsmodernisierung Fachjournalistin (FJS) Projektmanagerin Markt 1 D Coburg +49-(0) karin.engelhardt@coburg.de